VALMENTAVA ESIMIES Lead and Coach! – How to enhance employees’ motivation to success
Koulutukseen osallistunut johtaja kertoi kuinka alussa työntekijöiden valmentamiseen tuntui menevän aikaa. Hyödyt näkyivät kuitenkin nopeasti. Aikaisemmin työntekijät olivat lähestyneet pomoa: ”Hei pomo, meillä on ongelma, mitä tehdään?”.
Valmennuskeskustelujen myötä työntekijöistä tuli ratkaisijoita. He lähestyivät esimiestään sanoilla ”Hei pomo, meillä ongelma, mutta minulla on idea kuinka se ratkaistaan.” Esimies kertoi, että valmennuskeskustelun myötä hänellä jäi enemmän aikaa muihin esimiestöihin, kun aikaisemmin hän oli ratkaissut ongelmia työntekijöidensä puolesta.
5 hyötyä
pystyt tukemaan työntekijöidesi motivaatiota uudella tavalla
innostat työntekijöitäsi ja vahvistat heidän uskoaan tavoitteiden saavuttamiseksi
opit valmentamisen perusteet ja hyödyntämään valmentajan kolmea positiota
opit oivalluttamaan
opit käsittelemään ongelmia ratkaisukeskeisesti
opit käyttämään eteenpäin vieviä kysymyksiä
Lisäksi koulutusryhmän toiveiden mukaan koulutuksessa voidaan käsitellä mm. tavoitteeseen liittyvien huolien käsitteleminen, epätoivon kohtaaminen, ”en minä mutta muut…” tilanteen käsitteleminen, ”minulla ei ole ongelmaa” – tilanteen käsitteleminen tai muita esimiestyön tilanteita.
Kohderyhmä
Johtajat ja esimiehet, HR
Kesto, laajuus ja rakenne
Sisältää koulutuspäivän, pariharjoituksia sekä omatoimista harjoittelua ja etätehtävän. Koulutuksen laajuus on 1 opintopiste. Enintään 20 osallistujaa.
Veroton palvelu. Yliopistolla on oikeus lisätä hintaan arvonlisävero arvonlisäverolain mahdollisten muutosten mukaisesti. Kouluttajan matka- ja/tai majoituskustannukset lisätään hintaan.
Suurin osa meistä suunnittelee mihin aikansa laittaa ja kuinka tavoitteensa saavuttaisi. Kuitenkin lähes 60% ihmisistä kärsii jatkuvasti tunteesta, ettei ehdi tehdä työpäivän aikana kaikkea sitä mitä pitäisi. Tuntuu, että pitäisi olla vähintään neljä kättä. Lisäksi työuupumus lisääntyy jatkuvasti. Nyt kouluista valmistuu jo ihmisiä, jotka pelkäävät uupuvansa ennen 30. ikävuottaan. Suomalaisessa tutkimuksessa todettiin että neljännes työkyvystä huolestunut alle 40-vuotias piti nykyisen työn sisällöttömyyttä suurimpana uhkana työkyvylleen. Lisäksi työn mielekkäällä sisällöllä oli näille ihmisille suurempi merkitys kuin työyhteisöllä. Työn sisältö muuttuu jatkuvasti ja työmme vaatii parempaa psyykkistä toimintakykyä kuin 20 vuotta sitten. Tietotyö on informaation käsittelyä ja tapahtuu entistä enemmän vuorovaikutuksessa toisten ihmisten kanssa.
Tuloksellista tietotyötä?
Tietotyöläisen keskeinen tehtävä on ajatella
Tietotyöläisen tuloksellisuus perustuu siihen, kuinka hyvin hän pystyy ja kykenee hyödyntämään ajatteluaan. Ajatustyötä hankaloittavat kuitenkin mm. rasittavat keskeytykset, informaatiotulva, stressi, useat samanaikaiset työtehtävät, tekemättömät työt, aikapaine sekä unen ja levon puute. Ajattelun tehokkuuteen vaikuttavat työtavat ja ajattelun tavat. Näin ollen voidaan yleistäen tiivistää, että tietotyöläisen tehokkuuden ja laadullaan ajattelun mahdollistavat tulokselliset ajattelutavat sekä toiminta- ja elintavat.
Tulevaisuuden työlle on leimallista toimintaympäristön muutosvauhdin kiihtyminen ja kognitiivisen ei-rutiininomaisen työn lisääntyminen. Tämä edellyttää tietotyöläisen työtapojen kehittämistä ja muuttamista sekä erityisesti jatkuvaa oppimista. Jos tietotyötä tehdään tulevaisuudessa samalla tavalla kuin nyt, niin saadaan samoja (60% ihmisistä kärsii jatkuvasti tunteesta, ettei ehdi tehdä työpäivän aikana kaikkea sitä mitä pitäisi ) tai huonompia tuloksia. ”Näin on aina tehty” ajattelu tavan voi siis unohtaa. Tilalle tarvitaan jotain uutta. Mitä asialle voisimme tehdä?
Vanhat työtavat eivät sovi muuttuvaan työhön?
Tarvitsemme uusia kokeiluja
Me tarvitsemme kokeilukulttuuria joka tukee tietotyötä. Työtavat ovat toimintatapoja, automaattisia toimintatapoja. Jopa 90% toiminnastamme perustuu automaattisiin toimintatapoihin. Tämän takia me ihmiset olemme äärimmäisen tehokkaita. Mutta nyt voi olla, että muutosvauhti ajaa omaksumiemme toimintatapojen yli ja ohi. Omaksumamme tavat tehdä tietotyötä eivät yksinkertaisesti enää riitä. Tästä syntyy riittämättömyyden tunne, ja se ahdistaa. Tarvitsemme uusia tapoja tehdä tietotyötä.
Entäs jos tietotyöläisen toimintatapoja kehitettäisiin siten, että ne vastaisivat vielä paremmin nykyistä työelämää? Entä jos osaisimme sanoa ei kiireelle, taklata yllättävät tilanteet ja keskeytykset, osaisimme keskittyä vielä paremmin sekä suunnitella töitämme siten, että ne kaikista tärkeimmät asiat tulisi tehdyksi – olisiko työn tekeminen mielekkäämpää ja kokisimmeko saavamme enemmän aikaan? Ehkä.
”rauhallisempaa porukkaa ja tässä hetkessä olevia”,
”pitempi pinna”,
”keskittyminen olennaiseen parempi”,
”menetelmät tarjoavat tavan huoltaa aivoja ja palauttaa keskittymiskyky”
”kiireen hallitsee paremmin”,
”kaikkea ei tarvitse myydä, esim. lakisääteisiä ruokataukoja”
”palavereissa keskitytään nyt palavereihin, ei vilkuilla kännykkään”
”ahaa elämyksiä”
”kokouksessa ei kannata käydä kahvinjuonnissa”
Osallistujat kokivat, että eivät enää olleet ”virran vietävinä”, vaan he itse päättivät keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Yksi keskittymisharjoituksia kokeillut totesi, että ”aamuiset harjoitukset pelastavat – uskon, että ne ovat pelastaneet minut kahdelta hirvikolarilta”. Keskittymisharjoituksia sisällytettiin työpaikan nykyisiin käytänteisiin kuten taukojumppaan.
Toivomme asiakkaillemme uusia työskentelytapoja ja siten kokemusta mielekkäästä työn tekemistä. Tarkoituksena on, että asiakkaamme kokevat vähemmän häiritseviä keskeytyksiä, osaavat keskittyä vielä paremmin, osaavat käyttää erilaisia menetelmiä ja tekniikoita työnsä aikatauluttamiseksi, suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi.
Ja erityisesti, toivomme tunnetta hallinnasta ja aikaansaamisesta.
Opiskelu on yksi niistä harvoista toiminnoista, jota elämässä ei voi ikinä katua. Unelmiin siis kannattaa uskoa. (Satu, 43, virkamies)
Vuodesta 2003 olen kulkenut aktiivisesti mukana ja sivusta seurannut aikuisopiskelijoiden arkea avoimessa yliopistossa oikeustieteiden opinnoissa. Opiskelijoiden kautta koen olevani näköalapaikalla, mitä yhteiskunnassa ja työelämässä tapahtuu ja miten opiskelijoiden elämänkaaren eri vaiheet vaikuttavat opiskelutavoitteisiin. Avoimen yliopiston ja oikeustieteiden laitoksen tiivis yhteistyö aikuisopiskelijoiden tutkintotavoitteisen opiskelun mahdollistamisessa myös muualla kuin Joensuun kampuksella on johtanut positiiviseen tilanteeseen, jossa kaikki voittavat – niin opiskelija, tiedelaitos kuin avoin yliopisto. Mikäpä yliopisto ei haluaisi motivoituneita opiskelijoita, jotka suorittavat opintoja varmasti ja haahuilematta, vaikkakin joskus hitaammin johtuen mitä erilaisimmista elämäntilanteista. Aikuisopiskelijat tuovat luentosaleihin työelämän ongelmia ja kokemusta haastaen myös opettajia kehittymään.
FAQ pykälien pänttäämisestä
Pärjäänkö opinnoissa? – ahkeralla opiskelulla kyllä. Voinko aloittaa ilman aikaisempia oikeustieteiden opintoja, lukio-opintoja? – kyllä. Voiko oikeasti suorittaa opintoja/tutkintoa etänä? – kyllä. Paljonko vie aikaa? – tapauskohtaista. Olenko liian vanha? – et, jokainen ikä on hyvä aloittaa opiskelu. Pääseekö tutkinto-opiskelijaksi ilman pääsykokeita? – kyllä (Hallintotieteiden kandidaatti/maisteri). Em. kaltaisiin kysymyksiin tulee vastattua lähes päivittäin. Opintojen saatavuuteen on helppo vastata myöntävästi, sillä opintoja voi suorittaa lähes missä vain, kiitos laajan yhteistyöoppilaitosverkoston ja joustavien opintojen. Jokaisella opiskelijalla on oma polkunsa ja valmiudet opiskeluun, joten se vaikuttaa myös opintojen edistymiseen eikä yhtä yhtenäistä aikataulua tutkinnon suorittamiseen ole. Liian ruusuista kuvaa en opiskelusta pyri maalaamaan, sillä opiskelu muun elämän ohessa on aina rankkaa. Lukemista, kirjoittamista, lukemista – aikaa siihen menee ja mutta ahkeralla opiskelulla myös pärjää. Aika ja sen riittämättömyys onkin suurin haaste aikuisopiskelussa, joten hyvä ajankäytön ja opintojen suunnittelu on kaiken A ja O, muuta elämää unohtamatta. Parhaimmillaan jo opintojen aikana avautuu uusia työmahdollisuuksia ja urahaaveet voivat vahvistua, mutta yhtä hyvin täsmentyä, että tämä ei olekaan haluamani juttu. Tutkintokin koostuu yksittäisistä opintojaksoista, joten pienestä on hyvä lähteä liikkeelle.
Läpi harmaan kiven – Motivaatio
”Motivaation tulee olla suuri ja se kantaakin pitkälle. Ainakaan vielä en ole katunut päätöstäni, vain sitä, etten aloittanut tätä aiemmin! (Taija, 33, vanhempi rikoskonstaapeli)”
Tämän ison M:n edessä olen aina ihan myyty, mistä nämä opiskelijat löytävät ajan ja innon herätä klo 4 aamulla lukemaan tenttiin ennen töihin lähtemistä ja tehdä tehtäviä lomilla? Sisältähän se lähtee, vaikka toki ulkoinenkin kimmoke, esim. uralla eteneminen/työpaikan vaihtuminen/häviäminen voikin olla opintojen aloittamisen laukaiseva tekijä. Tämä M on se kannatteleva tekijä, kun tentti ei mene läpi, lapset sairastavat, työtehtäviä riittää, arki pyörii täysillä eikä aikaa ole kunnolla mihinkään. Opiskeluun kuuluu ylä- ja alamäkiä luontaisesti, mutta koko matkasta ja vauhdista vastaa iso M.
Tutkintotodistusta hakemassa kampuksella
Yksi tapaus vuosien varrelta muistuu elävästi mieleen, kun kaksi nohevaa opiskelijanaista tuli Kainuusta hakemaan hallintotieteiden kandidaatin papereita tiedekunnasta. Kumpikaan ei ollut ennen sitä käynyt Joensuun kampuksella opintoihin liittyen, vaan olivat suorittaneet opintonsa Kajaanista käsin, mutta tutkintopapereita tultiin siis hakemaan. Yhdessä olivat opintoja suorittaneet työn ohessa ja toisiaan tsempanneet läpi opiskelun. Tarinaan kuului itkua, naurua, paljon työtä ja suuria tunteita ja mielestäni matka sai arvoisensa päätöksen, kun toisen mies oli kuskina ja tuoreet kandit istuivat kotimatkan auton takapenkillä kuohuviiniä nauttien. Jotenkin tuossa reissussa kulminoitui opiskelunilo, tärkeä vertaistuki sekä ajatus jostain paremmasta uuden tutkinnon myötä – kevyt ei matka ollut maaliin saakka, mutta kannatti.
Opintoihin mukaan?
Vuosittain avoimessa yliopistossa oikeustieteiden opinnoissa opiskelee n. 1600 opiskelijaa, suurin osa ihan jossain muualla kuin Joensuussa ja monella tutkinto tavoitteena. Omassa työssäni minulla on siis monta opiskelutarinaa kuunneltavana, opiskelijaa ohjattavana ja unelmaa tuettavana.
RATKAISUKESKEINEN TYÖYHTEISÖ – Solution Focused Working Environment
”Tykkäsin koulutuksesta, erittäin hyvä!”
6 hyötyä – osallistujat oppivat kuinka
omalle työpaikalle luodaan vielä parempi ilmapiiri
vaikuttaa omaan ja kollegoiden motivaatioon
ongelmia käsitellään ratkaisukeskeisesti
annetaan korjaavaa palautetta
otetaan vastaan kriittistä palautetta
käsitellään työpaikalla tapahtuvia loukkaantumisia
Kohderyhmä
Työyhteisöt, työntekijät ja esimiehet, luottamusmiehet ja työsuojelu.
Kesto, laajuus ja rakenne
Ben Furmanin ja Tapani Aholan kehittämä koulutus, joka sisältää kaksi koulutuspäivää, monia pari- ja ryhmäharjoituksia sekä omatoimista harjoittelua. Osallistujat saavat Ratkaisukeskeinen työyhteisö kirjan (Furman, Ahola). Koulutuksen laajuus on 1 opintopiste. Enintään 30 osallistujaa.
Hinta ja ilmoittautuminen
720 € / osallistuja, 980 € jos työyhteisöstä 2 osallistujaa
Veroton palvelu. Yliopistolla on oikeus lisätä hintaan arvonlisävero arvonlisäverolain mahdollisten muutosten mukaisesti. Kouluttajan matka- ja/tai majoituskustannukset lisätään hintaan.
Edellisessä blogissani kirjoitin mm. innostumisesta uuden toiminnan aloittamisessa. Mites tuota innostuksen tunteen voi säilyttää?
Uusien toimintatapojen muuttaminen on kovaa työtä (ks. esim. Työkirja. Tuominen, Pohjakallio). Käymme täydennyskoulutuksessa, luemme kiinnostavan blogin tai tutkimusartikkelin ja opimme jotain uutta. Innostumme ja saatamme kokeilla oppimaamme käytännössä. Menee muutama viikko ja sitten huomaamme tekevämme töitä samalla tavalla kuin ennenkin, ja ne niin hienot uudet työtavat jäävät arjen jalkoihin. Vuoden vaihteessa lupaamme muuttaa ruokailu- ja liikuntatottumuksia. Parisen viikkoa menee ihan hyvin, mutta kun stressi ja kiireen tuntu iskee, niin huomaamme täyttävämme lautasen kuten ennenkin ja uudet lenkkitossut jäävät nurkkaan.
”Mutta kun nii-in innostuin tästä uudesta jutusta?! Miten saisin ylläpidettyä uusia toimintatapoja?”
Jos neurotieteeseen on uskominen, niin aivoissa toimintatavat näyttäytyvät neuronien välisinä yhteyksinä. Ja mitä totutumpi tapa, sitä vahvemmat yhteydet. Väitetään, että neuronien välisiä yhteyksiä on erittäin vaikea, miltei mahdotonta purkaa. Tämän takia tarvitsemme uuden korvaavan toimintatavan aikaisemman tilalle. Aivoissa tämä tarkoittanee uusia neuronien välisiä yhteyksiä. Neuronien väliset yhteydet vahvistuvat mitä useammin ne akvitoituvat (Hebb’s rule). Ja käyttämättömät neuronien väliset yhteydet heikkenevät ja katoavat. (ks. esim. Coaching With The Brain in Mind. Rock, Page.) Jos edellä esitetty pitää paikkaansa, niin meidän pitää toistaa uutta toimintatapaa sitkeästi, kunnes siitä tulee uusi korvaava toimintatapa.
Tahdonvoiman sanotaan olevan rajallinen. Kun opettelemme uusia toimintatapoja, niin joudumme käyttämään tahdonvoimaa (nyt lähden ulos lenkille, enkä jää sohvalle makaamaan kuten aikaisemmin). Tahdonvoiman kuvataan olevan kuin lihas. Kun sitä käyttää tarpeeksi pitkään, niin siitä loppuu voima. (ks. esim. Be Excellent At Anything. Schwartz) Näin ollen uusia toimintatapoja opeteltaessa kannattaisi järjestää elämänsä siten, että tahdonvoimaa ei kulu muuhun. Eli yksi uusia asia kerrallaan.
Entäs jos sitten lipsahtaa kerran aikaisempaan tapaansa? Todennäköisesti näin tapahtuu. Joskus auttaa varautuminen takaiskuihin ja hidasteisiin ja varasuunnitelman tekeminen. Näin lipsahtaminen ei tunnu niin kovalta pettymykseltä, vaan pikemmin normaalina poikkeamana. Kun lipsahtaa, niin varasuunnitelman ansiosta tietää miten saa itsensä takaisin uusille raiteille.
Uusien työtapojen juurruttamisessa on toiminut prosessinmainen valmennus, joka perustuu kokeilukulttuuriin. Talvella 2015-16 pidimme valmennusta 10 ryhmälle, jotka kokeilivat Tuloksellisen tietotyön menetelmiä. Kannustus ja joskus pieni ystävällinen tuuppaisu kokeilujen suuntaan tuotti tulosta. Kokeillussa olleet työtavat jäivät arkeen. (Lue lisää tästä.)
Toinen käytännössä testattu tapa on etsiä kannustajia ja sopia heidän kanssaan sopivasta muistuttamistavasta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kannustajat saavat muistuttaa uudesta toimintatavasta. Näin muistuttaminen koetaan hyvänä, kannustavana asiana. Kerran kuulin ensihoitajan kertovan, että hälytysajossa ambulanssia kuljettava henkilö ja potilasta hoitava henkilö ovat sopineet turvasanasta. Kun kuljettaja hälytysajossa ajaa liian lujaa mutkaan, niin hoitava henkilö saa huutaa ”sinivalokuume”. Näin kuljettaja muistaa höllätä jalkaansa kaasupolkimella.
Kolmisen vuotta sitten olin valmentamassa isoa esimiesryhmää, joka pohti vuorovaikutusta ja luottamusta. Porukka innostui yhdessä asiaa kehittämään ja sopivat uusista toimintatavoista. Esitin kysymyksen, miten he saavat toisiaan muistuttaa sovituista asioista ja mikä on sopiva tapa muistuttaa kiireen keskellä? Porukka vastasi: turvasana ”arttu”.
Kirjoittaja: Arttu Puhakka, ratkaisukeskeinen työyhteisö kouluttaja ja valmentaja, Koulutus- ja kehittämispalvelu Aducate, etunimi.sukunimi@uef.fi, @arttucoach, arttupuhakka.com
Teksti alunperin julkaistu 2014, päivitetty syyskuussa 2016.
Koulutukseen osallistunut johtaja kertoi kuinka alussa työntekijöiden valmentamiseen tuntui menevän aikaa. Hyödyt näkyivät kuitenkin nopeasti. Aikaisemmin työntekijät olivat lähestyneet pomoa: ”Hei pomo, meillä on ongelma, mitä tehdään?”.
Arttu Puhakka, suunnittelijaratkaisukeskeinen työyhteisö –kouluttaja, ratkaisukeskeinen coach,
