Organisaatioissa yleisesti valitetaan, että mistään ei koskaan kerrota. Siksi järjestetään kokous. Sitten kaikki puolestaan valittavat, että kokouksia on liikaa ja ne vievät tehokaan työajan. Olemme noidankehässä, josta pääsee irti vain uudistamalla toimintatapoja. Olen ollut mukana prosesseissa, joilla on pyritty muuttamaan kokouskulttuuria. Jo muutaman työpajan jälkeen huomasin, että samat ongelmakohdat toistuvat kaikissa organisaatioissa: kokouksissa ei osallistuta, kokoukset on liian pitkiä ja niissä on liikaa osallistujia, sitoutuminen löyhää, kokouksia käytetään vallankäytön välineinä…
Ihmiset ovat hyvin motivoituneita parantamaan palaverejaan ja haluaisivat, että täydelliseen kokoukseen löytyisi jokin yleispätevä ohje. Kävelykokous, palaveri seisten, läppäri- ja multitaskauskielto, myöhästymissakko, kiertävä puheenjohtajuus… Näistä monet ovat hakeneet muutosta kokouskulttuuriinsa ja onnistuneet. Kun asioita tekee eri tavalla ja ravistelee rutiineja, niin se nostaa energiaa. Ei kuitenkaan ole olemassa taikatemppua, sillä kokouksissa on loppujen lopuksi kyse vuorovaikutuksesta ja johtamiskulttuurista – halusta toimia paremmin.
Ihannetilanteessa palaverit toimisivat omalla painollaan kuin jazz-musiikki parhaimmillaan: kokousta tarvitsisi suunnitella vain päälinjoittain ja silti kaikki tietäisivät, mitä tavoitellaan, ilman nuotteja ja rutiineja. Jokainen saisi olla omalla osaamisellaan mukana ja antaa itsestään sen, mitä tarvitaan yhteiseen tavoitteeseen, onnistuneeseen kokoukseen tai improvisoituun jazzmusiikkiin. ”Bändi” sallii ja kannustaa jäseniään soolo-osuuksiin. Onnistuneiden projektien menetystekijä on yksinkertainen: se on keskittyminen ja asioista oikeasti välittäminen. Tekemiseen pitää löytää yhteinen rytmi, skaala ja fiilis, syy olla osa bändiä vielä seuraavanakin aamuna. Onnistunut kokous on voimavaraistava ei energiaa vievä tai latistava. Mitkä ovat avaimet onnistuneeseen kokoukseen? Paras avain on itseohjautuva työntekijä ja hyvä ryhmädynamiikka. On tärkeää, että kaikki osanottajat tuntevat läsnäolonsa kokouksessa tarpeelliseksi ja tasavertaiseksi. Näihin asioihin tulee panostaa koko ajan – ei vain kokouksissa.
On tärkeää erottaa eri kokoustyypit kokouksen tavoitteen mukaan. Osallistujille pitää tehdä selväksi, onko kysymyksessä päätöksentekokokous, vai informaatiokokous. Ei riitä että tavoitteet on hyvin mietitty, pitää miettiä myös miten niihin päästään. Kokouksia pitäisi uskaltaa johtaa eli ottaa vastuu tavoitteiden saavuttamisesta. Fasilitointimenetelmät ovat yksi toimiva ratkaisu. Fasilitointi-sanan alkuperä on latinankielen sanassa ”facil”, joka tarkoittaa helppoa – kyse on siis jonkin asian helpottamista.
Fasilitaattori auttaa ihmisiä toimimaan ryhmänä, joten käytännössä se on onnistuneiden ryhmäprosessien suunnittelua ja toteutusta. Fasilitoijan tehtävä on suunnitella kokouksen työmuodot niin, että tavoitteet saavutetaan eli oivalluttaa, katsoa että puhevalta jakautuu tasaisesti. Myös osallistujilla on tällöin aktiivisempi rooli kokouksissa. Tarinankertojan puheenvuorot saa tiivistettyä esim ottamalla käyttöön minuuttikierros ja introverttien arvokkaat ajatukset saadaan hyödyksi purkupaperilla. Konsensus-hengessä luotu päätös voi saada uusia näkökulmia, kun päätettävää asiaa käsitellään näkökulmavuorotteulla esim. unelmoijan, kriitikon ja realistin näkökulmista.
Kiteytettybä fasilitointi keskittyy rikastavan ja rakentavan yhteistyön edellytysten luomiseen. Kun panostaa myös alussa oikeanlaisen tunnelman saavuttamiseksi, se maksaa itsensä takaisin, Kokousten ohjaajan ei siis tarvitse olla käsiteltävänä olevan aiheen asiantuntija, vaan tehokkaiden ja inspiroivien ryhmätilanteiden asiantuntija. Luonnollisestikin kokouksen aihetta tuntevia asiantuntijoita tarvitaan.
Svengaavia kokouksia sinun bändillesi uusia instrumentteja hyödyntäen!
Reetta Koski, KM ideoija & oivalluttaja on toiminut kouluttajana Aducaten järjestämissä koulutuksissa.
