UEF-Primo – vastine palautteeseen | UEF Primo – response to feedback

(Please, scroll down to read in English.)

Itä-Suomen yliopistossa otettiin joulukuussa 2019 käyttöön uusi Alma-kirjastojärjestelmä ja sen asiakaskäyttöliittymä Primo VE. Niillä korvattiin 20 vuotta käytössä ollut Voyager-järjestelmä ja sen käyttöliittymä UEF-Finna. Voit lukea tarkemmin valintaprosessista ja valinnan perusteista kirjoituksesta Miten Alma / Primo VE tuli Itä-Suomen yliopistoon?

Ymmärrettävästi kirjastojärjestelmän vaihdos aiheutti asiakkaillemme harmia. Saadun asiakaspalautteen perusteella olemme koonneet seuraavaan yleisimmin esille nousseita asioita.

Kirjautuminen

  • Koska kirjastojärjestelmä vaihtui, asiakkaiden kirjautumiseen tuli muutoksia. Suurimmalla osalla yliopiston opiskelijoista ja henkilökunnasta kirjautuminen toimii ongelmitta. Yliopiston ulkopuoliset asiakkaat käyttävät kirjautumiseen kirjastokorttia ja itse luotua salasanaa. Kirjautumisohjeet sekä tietoa etäkäytöstä löytyvät UEF-Primon etusivulta.
  • Käyttöliittymän aikakatkaisu on nyt 6 tuntia. Tämän jälkeen käyttämätön istunto katkaistaan. Kannattaa huomata, että yliopiston tietojärjestelmissä on käytössä kertakirjautuminen, mikä tarkoittaa sitä, että jos kirjaudut yhdestä järjestelmästä ulos, kirjaudut samalla ulos kaikista muistakin järjestelmistä mukaan lukien UEF-Primo.

Asiakaskäyttöliittymä ja tiedonhaku

  • Kielen vaihtaminen käy näppärästi valitsemalla haluttu käyttöliittymän kieli Valikko/Menu-painikkeesta UEF-Primon oikeassa yläkulmassa. Oletuskielen voi valita kohdasta Omat tiedot – Henkilökohtaiset tiedot – Käyttöliittymän oletuskieli. Kielivalinta säilyy kirjautumiskerrasta toiseen samana, jos uloskirjautuminen tapahtuu halutulla kielellä.
  • E-gradut löytyvät toistaiseksi UEF-ePublicationsista ja kansallisesta Finnasta.
  • Vanhat UEF-Finnasta poimitut ja tallennetut aineistolinkit eivät enää toimi, joten ne pitää päivittää.
  • UEF-Primo on kehitysvaiheessa, sen ohjetekstien ja toiminnallisuuksien muokkaaminen jatkuu edelleen.
  • Kirjaston kotisivuilta löytyy ohjeita UEF-Primon käyttöön.

Mitä tapahtui lainauksessa?

  • Lainaussäännöissä ei tapahtunut muutoksia. Laina-ajat säilyivät ennallaan. Lainan voi uusia kunnes kokonaislaina-aika (22 viikkoa tai 44 viikoa aineistosta riippuen) on käytetty. Jos kirjaan on varaus, lainan uusiminen ei onnistu. Henkilökunnan lainat uusitaan automaattisesti. Yölainakäytännöt säilyivät entisellään.
  • Hyllystänoutopyyntöjä ei enää tehdä erikseen. Varaukset kohdistuvat sekä hyllyssä että lainassa oleviin kirjoihin. Varattavaa nidettä ei voi valita.
  • Asiakkaat saavat edelleen sähköpostiinsa ilmoitukset erääntyvistä ja myöhässä olevista lainoista ja saapumisilmoituksen varauksesta. Yliopiston antama sähköpostiosoite on ensisijainen sähköpostiosoite yliopiston sisäisessä viestinnässä ja palveluissa – myös kirjastossa.
  • Kun henkilökunnan ja opiskelijoiden yhteystietoja päivitetään, sähköpostiosoitteeksi muuttuu uef-osoite. Tietoa sähköpostista ja sen uudelleenohjaamisesta henkilökohtaiseen postiin on Kamussa. Yliopiston linjaus Tietotekniikkapalveluiden sivuilla:
    • “Kaikki UEF opiskelijat ja henkilökunta saavat automaattisesti sähköpostin, joka asetetaan UEF tietojärjestelmissä ensisijaiseksi sähköpostiksi. Itä-Suomen yliopiston sähköpostipolitiikan mukaan kaikille opiskelijoille luodaan UEF opiskelijasähköposti ja se asetetaan ensisijaiseksi sähköpostiksi. Henkilökunta ei saa ohjata sähköpostiaan yliopiston ulkopuolisiin osoitteisiin. Asia on ohjeistettu yliopiston sähköpostisäännöissä. Opiskelija voi ohjata sähköpostinsa yliopiston ulkopuoliseen osoitteeseen.”

Asiakaspalaute

Haluamme asiakkailta rakentavaa palautetta voidaksemme onnistua kehitystyössä. Toivomme nimellä annettua palautetta, jotta voimme selvittää ongelmatilanteet entistä paremmin ja kysyä tarvittaessa lisätietoja. Tulossa on asiakkaiden usein kysymiin kysymyksiin perustuva lista usein kysytyistä kysymyksistä.

Palauteosoitteet

The University of Eastern Finland introduced the new Alma library system and the related customer interface Primo VE in December 2019. They replaced the Voyager system that had been in use for 20 years and its user interface UEF Finna. For more information on the selection process and criteria, please refer to the blog post How was Alma/Primo VE selected for the University of Eastern Finland?

Understandably, the change of the library system caused our customers some trouble. Below, we will address some of the most frequently mentioned topics in the feedback we have received.

Logging in

  • The change of library system meant that there were also changes to how customers log in. The majority of the students and staff of the University are able to log in without any problems. External customers log in using their library card and the password that they have created. Instructions for logging in and information on remote use is available on the UEF Primo homepage.
  • The time-out on the user interface is set to six hours. After this time has elapsed, an idle session will expire and you will be logged out. Please note that the University information systems use a single sign-on access control, which means that if you log out of one system, you will be logged out of all other systems as well, including UEF Primo.

Customer interface and information retrieval

  • You can select your preferred language easily by clicking on the Valikko/Menu button on the upper right corner of the UEF Primo interface. You can select your default language at My account – Personal details – Default interface language. Your selected language is retained on your next login if you have used the interface in your preferred language before logging out.
  • At the moment, electronic theses are available at UEF ePublications and the national Finna system.
  • Links to materials in the old UEF Finna system that you may have copied and saved no longer work and they must be updated.
  • UEF Primo is still being developed, and its instructions and functionalities are being processed.
  • For instructions in using UEF Primo, please refer to the library home page.

Were there changes to loans?

  • There were no changes to the rules that apply to loans, and the loan periods remained unchanged. You can renew your loan until you have reached the maximum limit for a loan period (22 weeks or 44 weeks, depending on the type of material). If the book has been reserved, renewing your loan is not possible. Loans are renewed automatically for staff. Overnight loan policies remain unchanged.
  • Separate item requests are no longer needed, and all reservations apply to books that are at the library or on loan. It is not possible to select the item that you wish to reserve.
  • Customers are still notified of their due and overdue loans as well as the availability of their reserved items by email. The email address provided by the University is your primary email address for internal communications at the University, including the library.
  • When the contact information of staff and students are updated, the UEF email address will be set as their email addresses. For information on emails and forwarding your messages to your personal email address, please refer to Kamu. The University policy is described on the IT services website:
    • “Every student and staff of UEF gets an email address automatically, that is set as the primary email address. By the UEF email policy every student will have a UEF student email that is set as the primary email. Staff is not allowed to forward emails to external addresses, more information can be found in the University’s email policy. A student can forward their emails to an external address.”

Customer feedback

We welcome constructive feedback from our customers to help us succeed in the development work. We hope that you leave your contact information in connection with your feedback to enable us to solve any issues more effectively and to contact you for more information, if necessary. We are working on a list of frequently asked questions based on the questions we receive.

Contact details for feedback

 

Marja Kuittinen
tietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Harri Kalinen
tietoasiantuntija | information specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services
Aino Taskinen
tietoasiantuntija | information specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services
Jukka Kananen
palvelupäällikkö | head of services
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Hymy- ja valitusviikot: opiskelijapalautetta kirjastolle, opparille ja tipalle | Smiles and Complaints Week: student feedback to the Library, Oppari and IT Services

(Please, scroll down to read in English.)

Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnan vuotuinen palautekampanja Hymy- ja valitusviikot oli tänä vuonna 30.9.-4.10.2019 sekä Joensuun että Kuopion kampuksella. Palautetta tuli myös kirjastolle, opparille ja tipalle.

Toivottiin, että Kuopion kampuskirjasto olisi pidempään auki, jopa 24/7 kuten Joensuun kampuskirjasto jo nyt on. On iloa kertoa, että ensi vuoden kesällä tämä muutos tehdään. Tosin se tarkoittaa sitä, että Kuopion kampuskirjasto tulee todennäköisesti olemaan kiinni kesällä, kun tilaa remontoidaan.

Tilasuunnittelu on meneillään, ja mukaan on kutsuttu myös opiskelijaedustajia. Kun palautteissa oli toivottu latauspistokkeita lukusaliin, tullaan sekin tässä yhteydessä miettimään. Tosin se on hieman kaksipiippuinen juttu, sillä osa hiljaisen lukusalin käyttäjistä häiriintyy jopa näppäimistöjen äänistä. Mutta pohditaan tätä.

Joensuun kampuskirjastoa koskevissa palautteissa oli aika monta huomiota kirjaston eri salien joko kylmyydestä tai kuumuudesta. Rakennuksella alkaa olla jo ikää ja kaikille sopivan lämpötilan saavuttaminen on haasteellista. Ehkä tässä auttaisi, jos kirjaston käyttäjät tekisivät itse asiasta huoltopyynnön kiinteistöhuoltoon, kun tilanne on akuutti. Sitä varten on lomake (vaatii kirjautumisen Heimoon). Tilanne olisi ehkä helpommin korjattavissa, jos kiinteistöhuollon edustajilla olisi mahdollisuus välittömästi arvioida, mikä syy mahdollisesti on kylmyyden tai kuumuuden takana.

Toinen useamman kerran esiintynyt risukimppu oli toive hiljaisuudesta. Kirjasto on jaettu erilaisiin äänivyöhykkeisiin, esimerkiksi alakerrassa siirrytään pääovelta katsoen asteittain yhä hiljaisempiin tiloihin, joista hiljaisin on lukusali. Tästä syystä sinne ei myöskään ole suunnitteilla pistokepaikkoja, koska osa lukusalin käyttäjistä kokee koneiden naputtelun häiritsevänä.

Esitettiin, että hiljaisuuden toteutumista tulisi valvoa tarkemmin; tai väitettiin, ettei kirjastossa osata ohjeistaa hiljaiseen työskentelyyn. Asia on esillä aina syksyisin tutorkierroksilla, ja hiljaisuudesta viestivät tikkarit ovat paikoillaan ensimmäisessä kerroksessa. Lähtökohtanamme on, että opiskelijat ovat vastuuntuntoisia yliopisto-opiskelijoita, jotka huomioivat työrauhan kirjastossa. Tarvittaessa nostamme työrauhan esille pienimuotoisilla kampanjoilla.

Toivottiin:

  • lepotilaa kirjastoon: Laavua voi käyttää lepäämiseen samoin kuin Ololaa;
  • taukojumppahuonetta: ehkä jokin muu paikka on taukojumppahuoneelle parempi kuin kirjasto;
  • kahvikonetta: koska Carelia-ravintola on vieressä, ei hankinta ole suunnitelmissa;
  • säkkituoleihin lisää täytteitä – entiset hävinneet jonnekin: asia on jo hoidossa ja toivottavasti ratkaisu tähän löytyy.

Kiitos myös ruusuista, joita sateli ”hyvästä ja ihanasta palvelusta” ja siitä että ” henkilökunta on huippua!”. Erään palautteen mukaan Joensuun kampuskirjasto on ”The most beautiful library ever!”

The annual Smiles and Complaints Week feedback campaign of the Student Union of the University of Eastern Finland was held on 30 September – 4 October this year at both the Joensuu and Kuopio campuses. The Library, Oppari and IT Services also received feedback.

Respondents indicated that they would like Kuopio Campus Library to be open later, even 24/7 like the Joensuu Campus Library. We are glad to announce that this change will be made next summer. It does mean, however, that the Kuopio Campus Library will likely be closed during the summer for renovations.

The design process is under way, and we have invited student representatives to participate. A need for charging outlets in reading areas was expressed in the feedback, and we will be addressing this issue as well. This is quite tricky, though, as some users of the quiet reading areas are distracted by sounds of the keyboard. However we will be discussing this issue.

The feedback concerning Joensuu Campus Library contained quite a few remarks on how cold or warm the different areas of the library are. The building is getting old, and achieving a temperature that is suitable for everyone is quite difficult. One solution to this could be that library users should make a facility maintenance request to building maintenance when the problem arises. You can use the facility maintenance request form (requires login to Heimo). The situation might be best resolved if building maintenance had the chance to assess the reason for the temperature on site without delay.

Another theme that kept popping up was the need for peace and quiet. The library is divided into various noise zones; on the ground floor, for example, you move from the main entrance towards quieter areas as you move further inside the library, ending up in the reading room. That is why we are not planning on adding power outlets to the reading room, because some of the users of the quietest reading area feel that fingers on keyboards are distracting.

Some respondents wanted stricter control on keeping the areas quiet, or claimed that the library staff were unable to instruct people to keep quiet. The issue is always brought up on the tutor rounds in the autumn, and signs that remind people to keep quiet are in place on the first floor. Our premise is that our students are responsible university students, who take others into consideration when using the library. We will highlight the issue by running small campaigns, if necessary.

Wishes:

  • Lounge areas in the library: Laavu and Olola can be used for resting;
  • Exercise break facilities: the library may not be the best place for exercise facilities;
  • Coffee machine: because we are located close to the Carelia restaurant, we are not planning on purchasing a coffee machine;
  • More filling for beanbags – the filling has mysteriously disappeared: we are taking care of this matter and hoping for a swift solution.

We would also like to thank you for the positive feedback, which we got for a “friendly and lovely service” and the fact that our “personnel are top notch!” One piece of feedback even read that the Joensuu Campus Library is “the most beautiful library ever!”

Arja Juntunen, palvelupäällikkö | Head of Services
Asiakaspalvelut | Customer services

”Tentti oli mielenkiintoinen eikä tylsä, kuten tentit tavallisesti ovat.” Opiskelijapalautetta tiedonhaun kursseista | Feedback from Information skills courses

(Please, scroll down to read in English.)

Oodituki lähestyy sähköpostilla ” Palauteaika päättyy opetustapahtumassa, jossa olet opettajana…”. Jännittävää! Klikkaan linkkiä kädet ristissä: löytyykö palautetta? Vai onko palautteen antajia niin vähän, että mitään ei saa näkyviin? Näinkin voi käydä, jos opetustapahtumassa on vain kohtuullisen vähän osallistujia.

Ymmärrän opiskelijaparkaa, jolta jatkuvasti pyydetään palautetta paitsi kursseilla, myös ravintolassa, tukipalveluissa, kaupassa, verkkokaupassa, verkkosivuilla, virastoissa … Olenhan itsekin vähän nihkeä täyttämään mitä moninaisempia kyselyitä (Kelan lomakkeista nyt puhumattakaan). Mutta kun ihan oikeasti mielipiteesi on myös meille tärkeä.

Opettajana on inhimillistä ihastua hyvää palautteeseen. Siitä myös tietää olevansa oikealla tiellä. Ja matkahan tämä totisesti on – kamalaa olisi jäädä ikuisesti paikoilleen kehuihin kellumaan.
Rumasta palautteesta tulee totta kai paha mieli. Itse olen opettanut UEFissa tiedonhakua pyöreästi noin tuhannelle opiskelijalle ja haluan kyllä kiittää opiskelijoita siitä, että kritiikki osataan ilmaista asiallisesti; törkeää palautetta en muista koskaan saaneeni, närkästynyttä korkeintaan.

Toki laidasta laitaan mielipiteitä tiedonhaun kursseista on matkan varrella tullut, ”täysin turhasta” ”erittäin hyödylliseen”. Todella moni opiskelija muuten yllättyy positiivisesti tästä opintojaksosta – ilmeisesti tiedonhaun opiskelu ei ennakkoon herätä suuria intohimoja.

Eniten on hyötyä konkreettisista huomioista. Tällaisia asioita on minun ja kirjastokollegoideni kursseilla kehitetty palautteen(kin) perusteella:

  • muutettu lähiopetuksen rakennetta (luennointi vs. käytännön harjoitukset)
  • opeteltu esiintymään selkeämmin
  • lisätty vuorovaikutusta luennoilla
  • parannettu kurssimateriaalin käytettävyyttä
  • käsitelty tarkemmin tiettyjä aiheita
  • selkeytetty tehtävänantoja
  • vähennetty tehtäviä
  • lisätty tehtäviä
  • lähetetty (tehtävä)palautetta opiskelijoille suoremmin
  • parannettu tiedotusta ja yhteistyötä laitosten kanssa
  • opittu huolellisuutta käytännön järjestelyissä

Lämmin kiitos siis palautteestasi!

Image by vedat zorluer from Pixabay

Oodi support is approaching by e-mail “The feedback time ends at the teaching event where you are a teacher…”. Exciting! Clasp my hands and click the link: will there be any feedback available? Or are there so few feedback providers that nothing can be seen? This can happen if there is only a modest number of participants in the teaching event.

I sympathise students who are constantly being asked for feedback not only in the courses, but also in the restaurants, services, shops, online shops, websites, offices … I am somewhat unwilling myself to fill numerous queries out. Nevertheless, your opinion is important to us.

As a teacher, it is only human to enjoy the good feedback. It tells you that you are on the right tracks. Indeed, onwards you must go – a good feeling is not an excuse to stay unchanged forever.

Bad feedback might cause regret but is occasionally inevitable. Therefore, I want to thank our students for their constructive criticism. I have taught information skills courses to about a thousand students in the UEF and I don’t remember any gross feedback, indignant at most.

Of course, all sorts of opinions about library’s courses have been expressed, from “completely futile” to “very useful”. Actually, a great many students have been positively surprised by the information skills course – apparently, studying for information searching does not awake great passions beforehand.

Most of all a teacher can benefit from concrete considerations to develop the course. Things like these have been improved on the basis of feedback by me and my library colleagues:

  • changed the structure of contact teaching (lectures vs. practical exercises)
  • learned to express oneself more clearly
  • increased interaction during lectures
  • improved usability of course material
  • discussed specific topics in more detail
  • clarified assignments
  • reduced tasks
  • added tasks
  • gave more direct feedback to students
  • improved information and cooperation with institutions
  • learned to be very precise in practical arrangements

This owes to all you studious feedback providers, thank you!

Laura Parikka, tietoasiantuntija | Information Specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and Information Services
Joensuun kampuskirjasto | Joensuu Campus Library