Tyytyväinen työssäoppija kiittää! | Happy trainee gives thanks!

Please, scroll down to read in English

Opiskelen kirjastoalan ammattitutkintoa Keudassa, Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymässä. Onnekseni onnistuin saamaan harjoittelupaikan Itä-Suomen yliopiston Kuopion kampuskirjastolta kuudeksi viikoksi. Heti alkuun pitää kehua kirjaston työntekijöitä ja terhakkaa työilmapiiriä. Kiitellä kyllä kelpaakin, sillä koin alusta alkaen, että minut otettiin vastaan arvostavasti heti ensimmäisenä työpäivänä ja kohdeltiin kuin vertaisena vähintään. Itse työ yliopiston kirjastossa oli sopiva sekoitus tiimityötä ja itsenäistä aherrusta.

Harjoittelujaksoni teemana oli viestintä ja markkinointi, mutta pääsin paneutumaan varsin monipuolisesti kirjaston työtehtävien koko kirjoon, kun työstään innostuneet ammattilaiset perehdyttivät mielellään omiin vastuualueisiinsa. Lisäksi viestintä laajasti ajateltuna liittyy kutakuinkin kaikkeen toimintaan kirjastotyössä. Sisäisessä viestinnässä moninaiset palaverit ja kokoukset työtapana ovat jo osa itse työn toteutusta ja erilaisia viestintävälineitä hyödynnetään laajasti. Isossa työyhteisössä toimiva sisäinen viestintä myös takaa työn sujuvuuden, kun taas ammattitaitoinen asiakasviestintä liittyy olennaisesti kirjaston keskeiseen arvoon eli asiakaslähtöisyyteen. Viestintä onkin hyvin suunnitelmallista toimintaa, jota jokainen työntekijä toteuttaa päivittäisessä työssään tavalla tai toisella. Kirjasto tavoittaa asiakkaansa moninaisten kanavien kautta ja vastaavasti kirjastoon voi ulkoapäin olla yhteydessä vaihtelevien väylien välityksellä.

Tutustuminen tieteellisen kirjaston työmaahan avarsi ansiokkaasti näkemystäni kirjastokentän työmahdollisuuksista. Työhönsä sitoutunut henkilökunta ja innostunut ilmapiiri vahvistivat entisestään omaakin motivaatiota alalle asettumiseen. Vaikka viestintä ja markkinointi toisaalta ovat pitkälti suunniteltua ja säädeltyä toimintaa, niin käytännön viestintätaidoista kertoo kuitenkin enemmän se, miten toivotat hyvät huomenet työkavereillesi ja hymyillen tervehdit asiakkaita.

Kirjoittaja hymyilee työhuoneessa

Tyytyväinen harjoittelija työnsä äärellä. | Happy trainee at work.

I’m studying information and library services in Keuda. I was lucky to get a practical training placement in the Kuopio Campus Library for six weeks. I must praise the library personnel and the wonderful working climate: from the first day I felt that I was warmly welcomed and appreciated like I was an equal colleague, to say the least.

The work at the university library has been a good mixture of teamwork and independent work. The theme of my traineeship was communication and marketing, but I have been able to familiarise myself versatilely with the whole spectrum of the library’s duties as experts enthusiastic of the work have been eager to introduce their own areas of responsibility to me. Furthermore, communication in a broad sense is pretty much connected to every activity in the library work. In the internal communication, different meetings as a work method are already a part of the implementation of the work and different communication channels are widely used. In a large work community, well-functioning internal communication ensures the fluency of the work, whereas skilled customer communication is quintessentially linked with the library’s core value of customer orientation. Therefore, communication is a well-planned activity that all employees implement in their daily work one way or another. The library reaches its customers via various channels and similarly the library can be contacted multiple ways.

Getting to know the work being done at an academic library has considerably widened my perception on the job opportunities available in the library field. Personnel committed to the work and enthusiastic working climate have further reinforced my motivation to make it my niche. Even though communication and marketing are well planned and regulated activities, more revealing of your practical communication skills is how you say good morning to your colleague or greet a customer with a smile on your face.

Pauliina Heikkinen, tieto- ja kirjastopalvelujen opiskelija, Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä, kirjaston harjoittelija | student in information and library services, Keuda, library trainee
Käännös | Translation: Suvi Tolvanen
Kuva | Photo: Piia Pietarinen

Jaa tämä / Share this
Share

Uusin Joensuun kampuksen kirjastolainen esittäytyy | Newest in the Joensuu Campus Library

(Please, scroll down to read in English.)

Täällä kirjoittelee Joensuun kampuskirjaston uusin työntekijä Terhi Rautiainen. Olen työskennellyt kirjastossa tietopalveluneuvojana maaliskuun 2019 puolivälistä lähtien, pääasiassa kokoelmatyössä ja asiakaspalvelussa. Olen itsekin Joensuun yliopiston/UEF:n kasvatti, pääaineenani opiskelin Suomen historiaa. Lisäksi olen opiskellut hallinto-oikeutta, yhteiskuntatieteitä, informaatiotutkimusta sekä museologiaa. Joensuun kampuskirjasto on siis minulle ennestään jo hyvinkin tuttu paikka, näkökulma vain on muuttunut asiakkaasta asiakaspalvelijaksi.

Opiskeluaikanani työskentelin myyjänä ja ennen valmistumista siirryin kesätöiden kautta museoamanuenssiksi Kaivosmuseoon Outokumpuun. Siellä vierähti yhdeksän työntäyteistä ja mukavaa vuotta. Nyt olen opetellut innolla uutta alaa ja viihtynyt erinomaisesti. Muistan omalta opiskeluajaltani kirjaston ystävällisen ja ammattitaitoisen henkilökunnan sekä kirjaston paikkana, jossa oli helppo etsiä ja löytää tietoa sekä syventyä opintoihin. Näitä asioita toivon nyt itse olevani mukana välittämässä kirjaston asiakkaille.

Työltä ja perheeltä ylijäävän ajan käytän liikuntaan, mieluiten ulkoilmassa. Kulkuvälineinä on vaihtelevasti omat jalat, sukset, polkupyörä tai rullaluistimet. Tunnustaudun myös Koli-hulluksi. Kansallismaisemaa ihastelemaan, eri vaarojen huipuilta, on päästävä useita kertoja vuodessa.

 

kirjoittaja kurkistaa kirjan takaa

Kokoelmatyötä uutuskirjan parissa. | Working with the collections. Kuva: Elli Piirainen.

 

I am Terhi Rautiainen, a new Information Services Advisor at the Joensuu Campus Library. I have been working here for two months now. My main duties are at the customer service and with the collections. I have graduated from the UEF, my major was Finnish History. I have also studied Administrative Law, Social Sciences, Information Studies and Museology. Therefore, the campus library is a very familiar place to me, only my point of view has now changed from a customer to a staff member.

Before graduation I started working in the Outokumpu Mining Museum and ended up working there as a curator for nine years. Now I have been learning things about the UEF Library, customer services, collections etc. and have enjoyed the new challenges. From my days as a student, I remember the library staff’s friendly attitude and expertise and the library itself as a place where it was easy to seek and find information and to study. I hope that now I, too, can convey such mental images to our customers.

In my spare time (what is left from work and family life) I like to exercise, preferably outdoors. I like to go jogging, skiing, cycling or inline skating. I am also in love with Koli and go there several times a year for hiking or snowshoeing.

Terhi Rautiainen, tietopalveluneuvoja | Information Services Advisor                            Tietoaineistopalvelut | Collection Services
Joensuun kampuskirjasto | Joensuu Campus Library

Jaa tämä / Share this
Share

Mitä tilastoja kirjastossa kerätään? | What kind of statistics we collect at the library?

Please, scroll down to read a summary in English.

Yliopiston kirjasto kerää joko vuosi suuren määrän toiminnastaan ja asiakkaistaan kertovia tilastotietoja. Osa näistä tiedoista kerätään vain kirjaston oman toiminnan seuraamista ja kehittämistä varten, mutta suurin osa myös Suomen tieteellisten kirjastojen yhteistilaston (KITT2) tarpeisiin. Tämä tilastotietokanta sisältää yliopistokirjastojen lisäksi tietoja myös Helsingissä sijaitsevasta kansalliskirjastosta, ammattikorkeakoulukirjastoista ja useista erikoiskirjastoista (esimerkkinä eduskunnan kirjasto). Me suomalaiset haluamme tavallisesti tehdä kaikki meille annetut tehtävät mahdollisimman perusteellisesti, ja näin ollen olemme jatkuvasti keränneet parhaiten maailman tieteellisten kirjastojen kansainvälisen ohjeistuksen mukaista, monikielistä kirjastotilastoa, joka lisäksi on vapaasti verkossa luettavissa.

Mihin kaikkeen tätä tietoa sitten tarvitaan? Kirjastot voivat käyttää yhteistilastoa näyttöön perustuvaan johtamiseen ja kirjastojen väliseen vertailuun. Yhteistilastoa varten kerättyjä tietoja hyödynnetään vuosikertomuksissa, tulosneuvotteluissa ja tulevan toiminnan suunnittelussa. Tilastokeskus saa yhteistilastosta vuosittain tarvitsemansa tiedot ja välittää niitä myös kansainvälisiin tilastoihin. Yhteistilaston tietoja käytetään myös tutkimuksessa, opetuksessa ja lähteenä julkaisutoiminnassa. Sekä EU että kansallinen lainsäädäntö velvoittavat jo sinällään kirjastojakin keräämään standardisoituja tietoja toiminnastaan.

KITT2-tietokantaan toimitetaan kunkin yliopistokirjaston perustiedot, kuten toimipisteiden määrä ja yliopiston opiskelijamäärä. Myös kokoelmien suuruus kuvataan vuosittain sekä painetun että elektronisen aineiston osalta. Kuten kaikki ovat varmasti huomanneet, elektronisen aineiston määrä kasvaa vuosi vuodelta. Kokonaismäärien lisäksi raportoidaan myös kokoelmien kartunta ja poistot.

Asiakasryhmiä tilastoidaan hyvinkin monipuolisesti. Kirjaston omalta kannalta tärkeimmät asiakasryhmät ovat luonnollisesti omat opiskelijat, avoimen yliopiston opiskelijat ja yliopiston henkilökunta. KITT2:n tarpeita varten selvitämme kuitenkin myös sen, ovatko niin sanotut ”muut asiakkaat” esimerkiksi ammattikorkeakoulun tai jonkin toisen yliopiston opiskelijoita vaiko elinkeinoelämän tai julkishallinnon edustajia. Usein löytyy kuitenkin sellaisia uusia ”muita asiakkaita”, joille ei tarkempaa luokitusta löydy. Suomessa yliopistokirjastot ovat julkisia kirjastoja, joten on hyvä että myös suuri yleisö käyttää palveluitamme. Nehän ovat kuitenkin julkisesti rahoitettuja. Uusien asiakkaiden määrän lisäksi raportoimme myös ”aktiivisten lainaajien” määrän. He ovat lainanneet ainakin yhden teoksen tilastointivuoden aikana.

KITT2:een on toimitettava sekä kotisalilainojen, lukusalilainojen, kaukolainojen että e-kirjojen lainojen kokonaismäärät, uusintoja unohtamatta. Lisäksi raportoidaan asiakkaiden tekemät tiedonhakupyynnöt. Nämä lasketaan vuosittain määrättävien otantapäivien perusteella. Otantapäivät on jaettu mahdollisimman tasaisesti ympäri vuoden niin että viikonpäivistä kaikki aukiolopäivät ovat edustettuina. Tervetuloa esimerkiksi 15.5. tiedonhakutilastoja kartuttamaan! Kirjaston on myös raportoitava järjestämistään tapahtumista, kuten esimerkiksi näyttelyistä. Koska yhä suurempi osa kokoelmistamme on elektronisessa muodossa, eri tietokantojen käyttömääriä on pyrittävä seuraamaan. Sekin olisi selvitettävä, kuinka moni asiakas käy kirjaston www-sivuilla.

Fyysisesti kirjastoon tulevien asiakkaisen määriä lasketaan automaattisilla kävijälaskureilla. Vuosikymmenien kokemus ja käsin suoritetut kontrollilaskut ovat antaneet sellaiset kertoimet, joiden avulla kävijälaskurin lukema saadaan vastaamaan todellista kävijämäärää. Vaikka kävisit välillä syömässä tai kahvilla, tilastoidut silti suunnilleen vain yhdeksi kävijäksi! Sinänsä Itä-Suomen yliopiston opiskelijat viihtyvät hyvin kirjastoyksiköissämme, ja se on vuosien kuluessa herättänyt jopa ihmetystä kansallisella tasolla. Kirjasto tilastoi myös antamaansa käyttäjäkoulutusta, sekä annettujen opetustuntien määrää että suoritettuja opintopisteitä. Näissä olemme todella haka, opintopisteissä toisena heti Aalto-yliopiston jälkeen! Aukiolopäivät ja aukiolotunnit on luonnollisesti laskettava, samoin kuin asiakkaiden käytössä olevat työasemat ja muut työskentelypaikat.Näiden asiakkaille näkyvien toimintojen lisäksi raportoimme esimerkiksi kirjastoyksiköiden tilat pinta-aloittain ja todella paljon tietoja kirjaston taloudesta ja henkilökunnan määrästä ja toiminnasta.

Kaiken tämän tietomäärän kerääminen vaatii paljon työtä, ja sitä on tehtävä jatkuvasti jo seuraavaa vuotta silmällä pitäen. Aina alkuvuodesta edellisen vuoden tiedot kootaan yhteen ja raportoidaan sitten keskitetysti KITT2-tietokantaan. Sieltä ne päätyvät yleiseksi hyödyksi sekä yliopistossamme, kansallisella tasolla että myös kansainvälisesti. Tervetuloa tilastoitumaan!

Briefly in English:

Every year the University of Eastern Finland Library collects a vast amount of statistical data, which it passes to KITT2 Research Library Statistics Database. From here you can find information about our collections and customers. We also report how many books our customers have checked out in a whole year and how many students we have taught. We also calculate just how many people visit the different library units each day, and also give many other indicators about our different functions. From this database you can find out how we manage compared to other Finnish university libraries. All in all, pretty well!

Tapani Toivanen, tietoasiantuntija / information specialist
Opetus- ja tietopalvelut / Training and information services

Jaa tämä / Share this
Share

Ilmoita julkaisutiedot hyvissä ajoin myös vuonna 2019 | Publication data collecting has started for 2019

Kirjasto aloitti maaliskuussa vuoden 2019 julkaisutietojen tarkistuksen ja hyväksynnän julkaisuraportointiin. Ohjeiden mukaan julkaisut on suositeltavaa ilmoittaa palvelulomakkeella kirjastossa tallennettaviksi. Lomakkeelle täytetään vain minimitiedot, joiden perusteella kirjasto tallentaa ministeriön vaatimat julkaisutiedot SoleCRIS-järjestelmään. Mukaan kannattaa liittää julkaisun final draft rinnakkaistallentamista varten.

Rinnakkaistallentaminen ja muu avoin julkaiseminen onkin juuri nyt erityisen tärkeää, sillä uudessa OKM:n rahoitusmallissa tieteelliset vertaisarvioidut julkaisut (A, C), jotka ovat avoimesti saatavilla, saavat lisäkertoimen 1,2. Myös vuosien 2017-2018 julkaisuja kannattaa siis vielä rinnakkaistallentaa UEF eRepoon takautuvasti. Niiden final draftit tulee lähettää osoitteeseen erepo@uef.fi.

Ennen kesälomalle lähtöä jokaisen kannattaa siis tarkistaa, että kaikki tähän mennessä ilmestyneet alkuvuoden julkaisut ja mahdollisesti vuoden 2018 puuttuvat julkaisut on ilmoitettu palvelulomakkeella (tai tallennettu SoleCRISiin). Näin voi olla varma, että kaikki julkaisut ehtivät mukaan lopulliseen julkaisuraportointiin eivätkä jumitu vuodenvaihteen ruuhkaan.

julkaisutietojen ilmoittamislomakkeen alkua

Publication data collecting has started for 2019

Annual reporting has started for the year 2019. It is recommended to send the publication information to the library to be saved into the SoleCRIS by using the e-services form. The library will add the rest of the information needed. It is also recommended to include the final draft in the form. It will be added to UEF eRepository for self-archiving.

It is now even more important to self-archive or in other way publish open access, because the Ministry of education and culture will add additional 1.2% factor to every peer reviewed publication (types A, C). This has an effect on funding and affects also publications from 2017 to 2018. The final drafts of these older publications should be sent by e-mail to: erepo@uef.fi.

So before the summer reaches us, it is important to check that every needed publication information is reported to  the library already or it can be found in the SoleCris-system. Next autumn and winter will be busy for everyone, so it is better be on time with publication data collecting.

Mari Niemi, tietoasiantuntija | Information specialist
Taina Sahlman, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Jaa tämä / Share this
Share