Työpäivä kirjastossa 3: viestintä | Workday at the library 3: communications

(Please, scroll down to read in English.)

Tämä teksti jatkaa kirjoitussarjaa, jossa Itä-Suomen yliopiston kirjaston työntekijät kertovat tavallisesta työpäivästään. Sarjan tarkoituksena on havainnollistaa nykypäivän tieteellisten kirjastojen erilaisia tehtäviä ja vastuita.

Näyttöjen välissä. | Between displays. Kuva | Photo: Raija Törrönen

Työskentelen Itä-Suomen yliopiston kirjastossa nimikkeellä erityistietoasiantuntija. Suurin osa työajastani (70 %) kuluu kirjaston viestinnän koordinoimisen ja kehittämisen tehtävissä ja loput (30 %) lääketieteen ja lähialojen tietoasiantuntijan tehtävissä. Teen monipaikkatyötä eli työskentelen kolmessa paikassa: Kuopion yliopistollisen sairaalan (KYS) tieteellisessä kirjastossa, Kuopion kampuskirjastossa ja kotona eli etänä. Nykyisen kaltainen toimenkuva minulla on ollut vuodesta 2016. Aiemmin olen työskennellyt erilaisissa kirjastotehtävissä Itä-Suomen yliopistossa, Kuopion yliopistossa sekä kaupunginkirjastoissa Kuopiossa ja Savonlinnassa; ja parissa hankkeessakin. Koulutukseltani olen filosofian maisteri yleisestä kirjallisuustieteestä. Tutkintoni osana olen suorittanut informaatiotutkimuksen (silloin nimeltään kirjastotiede ja informatiikka) aineopinnot.

Keskiviikkona 20. maaliskuuta 2024 kirjasin Timecon-järjestelmään työpäivän alkaneeksi kotona kello 8.13. Koska minulla oli etätyöpäivä, merkitsin tilani Teamsissa sen mukaisesti.

Aloitin päiväni kirjautumalla tietokoneelle ja tarkistamalla uudet viestit sähköpostissa, Teamsissa, Viva Engagessa ja Efectessä (palveluhallintajärjestelmä, jonne päätyvät palvelusähköpostiosoitteisiin ja lomakkeilla lähetyt viestit). Sähköpostissa oli pari mainoksen tapaista ja yhden opiskelijan viesti, joka liittyi sovittuun tiedonhaun ohjaustapaamiseen pääsiäisloman jälkeen. Efectessä tietopalvelun jonossa odotti vain yksi roskaposti, jonka merkitsin hylätyksi.

Tavalliseen keskiviikkoiseen tapaani kirjauduin sitten Feedbacklyyn, joka on yliopiston verkkosivujen palautejärjestelmä, nähdäkseni, oliko kirjaston sivuista annettu palautetta, johon tulisi reagoida. Tällä kertaa sellaista ei ollut.

Seuraavaksi oli taas kirjauduttava, nyt Siteimprove-työkaluun, joka auttaa parantamaan verkkosivujen sisällön laatua. Sen avulla voi löytää sivuilta muun muassa rikkinäisiä linkkejä, kirjoitusvirheitä ja saavutettavuusongelmia. Tarkistin kolme mahdollisesti rikkinäistä linkkiä ja korjasin yhden, joka johtui kirjaston sivuilla tehtyjen päivitysten vaikutuksesta yhteen alisivuun. Korjaaminen vaati jälleen yhden kirjautumisen, tällä kertaa Drupal-järjestelmään, jolla yliopiston verkkosivut on tehty. Toisesta toimimattomaksi merkitystä linkistä kilautin kollegalle, jonka kanssa päädyimme yhdessä siihen tulokseen, ettei ohjelman pari viikkoa sitten havaitsema linkki ole enää rikki. Kolmas risainen linkki johti pois kirjaston sivuilta ja sen kohdesivu oli muuttanut, joten etsin ajantasaisen sivun ja päivitin linkin. Tein vastaavat korjaukset myös englanninkielisille sivuille. Korjasin myös muutaman suomenkielisten sivujen kirjoitusvirheen, joita työkalu oli löytänyt. Siteimprove tuottaa myös verkkosivuanalytiikkaa eli esimerkiksi dataa sivuilla liikkumisesta, mutta siihen en tällä kertaa paneutunut.

Kirjoitusvirheiden korjaaminen jäi kesken, sillä kirjaston johtoryhmän kokous (Teams) alkoi klo 9.30. Toisin kuin johtaja, neljä palvelupäällikköä ja kaksi henkilökunnan edustajaa, en ole johtoryhmän jäsen, mutta osallistun johtoryhmän kokouksiin viestinnän asiantuntijan roolissani silloin, kun asialistalla on tiedotukseen ja viestintään liittyviä kohtia. Näitä olivat tällä kertaa kirjaston asiakaskyselyn tulokset, niiden käsittely ja niistä viestiminen sekä upouudet Webropol-lomakkeet, joilla keräämme palautetta vierailijoilta (esim. henkilökuntavaihto) ja harjoittelijoilta tavoitteenamme kehittää vierailu- ja harjoitteluohjelmiamme.

Kokous päättyi aikataulutettua aiemmin jo kello 10.15, joten tiedotin yllä mainituista uusista lomakkeista kirjaston henkilökunnan Viva Engage -yhteisössä, pyysin kollegaa hoitamaan kokouksessa esille tulleen asian ja vastasin toisen kollegan sähköpostiin koskien tähän blogiin tekeillä olevan kirjoituksen toimittamista. Ennätin vielä ennen lounasta korjata liudan suomenkielisiä kirjoitusvirheitä kirjaston verkkosivuilta sekä pyytää kollegaa korjaamaan yhden sivun. Lisäksi korjasin yhdellä sivulla pieniä epäjohdonmukaisuuksia, joista kollega oli lähettänyt sähköpostia. Siteimproven havaitsemat englanninkieliset typot jäivät odottamaan huomista, sillä kello 11.30 pidin lounastauon.

Lounaan jälkeen ennätin antaa aiemmin mainittujen uusien lomakkeiden muokkausoikeudet kirjaston IT-palveluneuvojille ennen kuin valmistauduin johtamaan puhetta kirjaston viestintäryhmän Teams-palaverissa, joka alkoi kello 12.30. Kerran kuukaudessa kokoustavaan viestintäryhmän jäseniä ovat lisäkseni kirjaston johtaja ja kaikki neljä palvelupäällikköä, ja sille kuuluvat kirjaston viestinnän linjaukset, resursointi ja seuranta. Listallamme oli tällä kertaa kolme asiaa, joista yksi on vakiokohta, jossa tarkastelemme kirjaston viestintäsuunnitelman toteutumista. Toinen asia liittyi kirjaston toimintasuunnitelmaan asiakasviestinnän osalta ja kolmas harjoittelujen vai vaihtojen ohjeistukseen ja dokumentointiin. Palaveri päättyi kello 13.

Kirjoitin viestintäryhmän kokouksessa esille tulleesta UEFin mediapankkia koskevasta asiasta sähköpostia ja vastasin muutamaan viestiin sekä vilkaisin Efecteä ja Viva Engagea. Tarkistin edellisenä päivänä laatimani oman osuuteni kirjaston käyttäjäkyselyn tulosten esittelydiasarjasta, jonka kyselyn toteuttanut ryhmä valmistelee perjantaiksi. Silloin kerromme tuloksista kaikille kirjastolaisille. Asiakkaillemme tuloksista kerrotaan tässä blogissa.

Pienen taukojumppa- ja banaanitauon jälkeen oli päivän kolmannen Teams-palaverin vuoro kello 14.15. Olen kahden kollegani kanssa osallistumassa BMF ry:n (Bibliothecarii Medicinae Fenniae, lääke- ja terveystieteiden sekä lähialojen kirjasto- ja tietopalveluammattilaisten yhdistys) opintomatkalle Vaasaan, joten sovimme matka-aikatauluista ja majoituksesta sekä pyysimme kirjaston matkasihteeriä tekemään meille varaukset. Työskentelemme kaikki kolme Kuopion kampuksen molemmissa kirjastoissa, joten päädyimme puhumaan myös KYSin tieteellisen kirjaston asioista, erityisesti KYSiläisille tarjottavasta tiedonhaun ja viitteidenhallinnan yms. koulutuksesta, ja kirjoittamaan yhteisen vastauksen saamaamme KYSiläisten kirjastopalveluita koskevaan sähköpostiviestiin.

Aikataulullisista syistä (lue: edellinen palaveri venyi yli aikansa enkä huomannut sitä) peruin, anteeksi pyydellen, päivän neljännen palaverin, jonka oli tarkoitus alkaa kello 15 yhden kollegan kanssa aiheena kirjaston viestinnän työpajapäivän suunnittelu. Onneksi meillä oli jo valmiiksi sovittuna toinen palaveri perjantaille. Työpaja on sovittu pidettäväksi 30.5. ja siihen on kutsuttu kirjaston viestinnän keskeiset toimijat eli viestintäryhmä, uutishuone (viikoittain palaveeraava ajankohtaisviestinnän koordinoija ja toimija), somettajat eli Facebook- ja Instagram-sisällöntuottajat sekä aineistonostoryhmä, joka koordinoi kirjaston näyttelyitä ja muita nostoja kokoelmistamme.

Palaveeraamisen sijaan luin vielä sähköposteja, joista suurimpaan osaan reagoiminen jätin huomiselle tai perjantaille, koska ne eivät olleet kiireellisiä.

Päivän viimeisenä tehtävänä kirjoitin tämän blogikirjoituksen, jota varten olin tehnyt muistiinpanoja pitkin päivää, lähetin englanninkielisen version kollegalle kielentarkastukseen ja pyysin kahta muuta kollegaa toimittamaan tekstini ja arvoimaan kuvavalintojani.

Työpäiväni lopuksi pakkasin tietokoneeni ja muuta tarpeellista reppuun torstain ja perjantain kampuspäiviä varten ja kirjauduin ulos kello 17.15.

Kirjaston somettajien työpaja toukokuussa 2022 | Library’s social media content providers’ workshop in May 2022.

This text continues a series of posts in which the University of Eastern Finland Library staff describe their ordinary days at work. The intention of the series is to illustrate the different tasks and responsibilities involved in present day academic libraries.

This text continues a series of posts in which the University of Eastern Finland Library staff describe their ordinary days at work. The intention of the series is to illustrate the different tasks and responsibilities involved in present day academic libraries.

I work at the University of Eastern Finland Library as a Senior Information Specialist. Most of my working time (70%) is spent on coordinating and developing communications at the library, and the rest (30%) is spent on working as information specialist in medicine and related fields. I work in three locations: Kuopio University Hospital (KUH) Medical Library, Kuopio Campus Library and at home. I have had this job description since 2016. In the past, I have worked in various library positions at the University of Eastern Finland, the University of Kuopio, and in city libraries in Kuopio and Savonlinna, and in a couple of projects as well. I am a Master of Arts in Comparative Literature. As part of my degree, I have completed the intermediate studies of Information Science (then called Library Science and Informatics).

On Wednesday, March 20, 2024, I logged in to Timecon Worktime from home at 8.13 a.m. Since I had a remote workday, I marked my status in Teams accordingly.

I started my day by logging in to my computer and checking new messages in email, Teams, Viva Engage, and Efecte (service management system that collects messages from service email addresses and forms). The emails included a couple of advertisements and one student’s message related to the agreed information retrieval guidance meeting after Easter holidays. In Efecte, the information service queue only had one spam message waiting, which I marked as rejected.

As usual on Wednesdays, I then logged in to Feedbackly, a feedback system on the university website, to see if there was any feedback regarding the library website that required actions. This time there were none.

Next, I signed up for Siteimprove, a tool that helps improve the quality of website content. It can be used to find broken links, typographical errors, and accessibility problems, among other things. I checked three potentially broken links and fixed one caused by updates on the library’s website on a subpage. The repair required another login, this time to the Drupal system with which the university’s website was created. I called my colleague about another inoperable link, and we concluded that the link detected by the program a couple of weeks ago was no longer broken. A third tangled link led the users away from the library pages and the target had moved, so I searched for an up-to-date page and updated the link. I also made similar corrections to the English pages having started with the Finnish ones. I also corrected a few spelling errors in the English pages that the tool had found. Siteimprove also produces website analytics, i.e., data on website navigation, but I did not focus on that this time.

I did not manage to correct all spelling errors, as the library management team meeting (Teams) began at 9.30 a.m. Unlike the director, four service heads and two staff representatives, I am not a member of the management team, but I attend the meetings of the management team in my role as a communications expert when there are items on the agenda related to information and communication. These included the library’s customer survey results, their processing and communication, and brand new Webropol forms to collect feedback from visitors (e.g., staff exchange) and trainees with the aim of developing our visiting and internship programs.

The meeting ended earlier than scheduled at 10.15 a.m., so I informed about the above-mentioned forms in the Viva Engage community of the library staff, asked a colleague to take care of a matter raised at the meeting, and responded to another colleague’s email regarding the editing of a post for this blog. I still had time before lunch to fix a bunch of Finnish spelling errors on the library’s website and to ask a colleague to fix a certain page. I also corrected some inconsistencies on a webpage that a colleague had emailed me about. The English typos detected by Siteimprove had to wait, as at 11.30 a.m. I had my lunch break.

After lunch, I had time to grant editing rights of the previously mentioned new forms to the library’s IT service advisors before preparing to be the chairperson at the library’s communications group’s meeting, which began at 12.30 p.m. In addition to me, the library director and all four service heads are members of the communications group that meets once a month. The group manages the library’s communications policies, resourcing, and monitoring. There were three things on our agenda this time, one of which was the standard point where we look at the implementation of the library’s communication plan. The second issue was related to the library’s action plan in terms of customer communications, and the third related to instructions and documentation for internships or exchanges. The meeting ended at 1 p.m.

I wrote an email about the UEF media bank issue that came up at the meeting of the communications group, responded to a few messages, and looked at Efecte and Viva Engage. I checked my own part (created on Tuesday) of the presentation slide series of the library user survey results, which the group that conducted the survey prepares for Friday. We will then report the results to the library staff. Our clients will be informed of the results on this blog.

After a short exercise and banana break, it was time for the third Teams meeting of the day at 2.15 p.m. My two colleagues and I will be attending a study trip to Vaasa, organized by BMF (Bibliothecarii Medicinae Fenniae, the Finnish Association of Library and Information Service Professionals in Medicine and Health Sciences and Related Fields), so we agreed on travel schedules and accommodation, and asked the library’s travel secretary to make reservations for us. We all work in both libraries on the Kuopio campus, so we also ended up talking about matters related to the KUH medical library, especially information retrieval and reference management training, and writing a joint response to an email regarding the KUH library services.

For scheduling reasons (read: the previous meeting stretched over time, and I did not notice it) I cancelled, apologising, the fourth meeting of the day, which was supposed to start at 3 p.m. with one colleague on planning the library’s communications workshop. Fortunately, we already had another meeting scheduled for Friday. The workshop will be on 30th May, and the key actors in the library’s communications – the communications group, newsroom (coordinator and operator of topical communications that gathers weekly), social media content providers (Facebook and Instagram), and the book display group, which coordinates the library’s exhibitions and other picks from our collections – have been invited.

In place of the cancelled meeting, I read more emails, most of which I left for tomorrow or Friday because they were not urgent.

At the end of the day, I wrote this blog post for which I had taken notes throughout the day, sent the English version to a colleague for a language check and asked two other colleagues to edit my text and judge my image choices.

At the end of my working day, I packed my computer and other necessities into a backpack for campus days on Thursday and Friday, and checked out at 5.15 p.m.

Tuulevi Ovaska, erityistietoasiantuntija | Senior information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Tiedonhaun oppimispolku | Learning path of information retrieval

(Please, scroll down to read in English.)

Tiedonhaun opetus kirjastoissa on ikiaikaista. Itse olen osallistunut 1980-luvun lopulla opetukseen, jossa käytiin läpi painettuja bibliografioita ja tutustuttiin tieteellisiin lehtiin. Opettajana olen vetänyt niin atk-passia kuin erilaisia tiedonhaun verkko- tai lähikursseja 2000-luvun alusta alkaen. Sisällöt ja opetusmuodotkin ovat olleet vuosien varrella myllerryksessä, mutta tiedonhaun opetuksen tärkeys on kirjastossa ollut tunnustettu läpi vuosikymmenten. Tämä perustavanlaatuinen tuki ja opetukseen resursoiminen on ollut keskeinen edellytys tiedonhaun opetuksen jatkuvaksi kehittämiseksi.

Pikkuhiljaa tiedonhaun opetuksesta onkin rakentunut kokonaisuus, joka läpäisee opiskelijan koko opintopolun: tavoitteena on tarjota oikea-aikaisesti taitoja ja välineitä, joita tarvitaan opiskelun, oppimistehtävien ja opinnäytteiden vaatiman tieteellisen tiedon, erityisesti lähdekirjallisuuden, hankkimiseksi.

Tämä oppimispolku on nyt nähtävillä kirjaston verkkosivuilla. Sivulla kuvataan lyhyesti opetuksen tarkoitus ja sisällöt, jotta opiskelijat voivat hahmottaa tiedonhakuun liittyvän oppimiskokonaisuuden ja vaikkapa opettajat olla selvillä siitä, millaisia taitoja kirjasto opiskelijoille opettaa.

Kaaviokuva tiedonhaun opetuksesta opiskelujen eri vaiheissa.
Tiedonhaun oppimispolku tiivistettynä.

Oppimispolun rungon muodostavat tiedonhaun kurssit, jotka ovat tarjolla sekä perus- että jatko-opiskelijoille. Tiedonhaun opintojaksot on Itä-Suomen yliopiston kirjastossa linkitetty vahvasti opiskelijan omaan tekemiseen sekä osittain oppiainekohtaisesti räätälöidyn sisällön että oppimistehtävien kautta. Opiskelija pääsee tekemään tiedonhaun harjoituksia johonkin omaan, todelliseen tiedontarpeeseen liittyen ja saa myös henkilökohtaista palautetta tekemisestään.

Tiedonhaun kurssit opettavatkin ensisijaisesti laajempaa tiedonhakua, kun tarvitaan kattavaa kuvaa tiettyyn aiheeseen liittyvästä tieteellisestä kirjallisuudesta: kirjoista ja artikkeleista. Näin järeää tietopakettia ei tarvita eikä siten ole tarkoituksenmukaista tarjotakaan kaikissa tilanteissa, esimerkiksi ihan opiskelujen alkuun riittää vaikkapa tieto siitä, kuinka löytää kurssikirjan, verkosta tai painettuna.

Toisaalta monet esimerkiksi tiedonhaun tekniikkaan liittyvät pienet mutta tärkeät asiat unohtuvat herkästi, jos ja kun laajaa, syvällistä tiedonhakua ei ole koko ajan tarpeen tehdä. Siksi oppimispolkua täydentävät erimuotoiset muut opetukset, joissa sekä kerrataan jo aiemmin opittua että tuodaan rinnalle uusia taitoja ja tietoja.

Varsinaisen opetuksen rinnalla on aina kulkenut myös ajatus erilaisista oppaista, joihin tukeutumalla voi kukin tiedontarvitsija milloin vain saada selville, kuinka käyttää yliopistokirjastoa ja hankkia tietoa erilaisiin tarpeisiin. Oppaita onkin kertynyt melkoinen määrä, eikä varmaksi voi luvata, etteikö lisääkin vielä tulisi. Ongelma on, kuten aina, löytävätkö käyttäjät nämä tiedot juuri silloin kun tarve on. Kirjaston oppaisiin on linkki kirjaston etusivuilla ja googlaamallakin niitä voi löytää. Myös kirjastobotti Uffe linkittyy kirjaston verkkosivujen oppaisiin ja ohjeisiin. Tiedonhaun ohjaus, henkilökohtainen tai ryhmässä tapahtuva, täydentää varsinaista opetusta ja itseopiskelua.

Tiedon digitalisoituminen 90-luvulta alkaen oli valtavan suuri murros tiedonhankinnan maailmassa. Tuleeko tekoälyn uusimmasta kehitysharppauksesta yhtä iso muutos? Se jää nähtäväksi, mutta täällä sitä edelleenkin ollaan, kirjastolla valmiina tallaamaan tiedonhaun polkua uusille urille.

Kulkija vehreän metsän polulla. A walker in a path of a green forest.
Kuva | Photo: Laura Parikka.

The teaching of information retrieval is a long-time activity in libraries. In the late 1980s, as a student, I participated in a teaching that went through printed bibliographies and became familiar with scientific journals. As a teacher, I have been instructing in various online or classroom courses in information retrieval since year 2001. Contents and forms of teaching have changed over the years, but the importance of teaching information retrieval has been recognized in the library throughout the decades. This fundamental support and resourcing for teaching has been a key prerequisite for the continuous development of information retrieval teaching.

Gradually, the teaching of information retrieval has become an entity that spans over a student’s entire study path: the goal is to provide in a timely manner the skills and tools needed to acquire the scientific information, especially literature sources, required for studying, learning assignments and theses.

This learning path is now available on the library’s website. The page briefly describes the teaching so that students can discover purpose, contents and timing related to information retrieval, and teachers, for example, are aware of the kinds of skills the library teaches students.

A graph of information retrieval teaching in different stages of studies.
Information retrieval learning path in UEF Library.

The core of the learning path consists of information retrieval courses, which are available to both undergraduate and postgraduate students. The information retrieval courses at the UEF Library are strongly linked to students’ own work through partially subject-specific tailored content and learning assignments. Students will be able to do information retrieval exercises related to their own topics of interest and will also receive personal feedback on their work.

Information retrieval courses primarily teach extensive information retrieval skills when a comprehensive picture of the scientific literature related to a particular topic is needed. Such an exhaustive information package is not needed and it is not appropriate to offer in all situations, for example in the beginning of studies, when just an ability to find a course book, online or in print, is quite enough.

Alongside the actual teaching, there is the idea of online guides, on which each customer can at any time find out how to use the university library and search information for different needs. Indeed, quite a number of guides have been published, and even more might appear. The problem is, as always, whether users can find this information exactly when the need arises. There is a link to the library’s guides on the library’s front page and even by googling they can be found. The library bot Uffe also relies on guides and instructions from the library’s website. Information retrieval guidance, personal or in a group, supplements the actual teaching and self-studying.

The digitalisation of information since the 1990s was a huge transformation in the world of information supply. Will the latest development leap in AI become just as big a change? It remains to be seen, but here we are still, in the library ready to tread the path of information retrieval onto new trails.

Laura Parikka, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Miten ja ennen kaikkea miksi ihmeessä avaisin omat oppimateriaalini? | How and most importantly why should I open my own educational material?

(Please, scroll down to read in English.)

Hyvää avoimen oppimisen viikkoa kirjaston opetus- ja tietopalvelusta! Minulla on sinulle tämän viikon hengessä monta kysymystä ja muutama ehdotus. Opetatko? Teetkö omia oppimateriaaleja? Jos teet, mitä kautta ne jaat? Moodlessa? Oletko miettinyt, kuka Moodleen pääsee (ja kuka ei) ja kuinka pitkäksi aikaa? Löytyykö tekemäsi oppimateriaali sen jälkeen, kun kurssisi on ohi ja Moodle suljettu opiskelijoilta? Oletko koskaan ajatellut, voisiko joku muu kuin omat opiskelijasi hyötyä laatimastasi materiaalista? Oletko koskaan etsinyt tai käyttänyt itse jonkun toisen tekemää avointa oppimateriaalia?

Paljon kysymyksiä, joihin minulla on muutamia vastauksia ja kourallinen vinkkejäkin. Väitän, että me UEFissa alasta riippumatta tuotamme hyvää ja korkealaatuista oppimateriaalia. On tekstiä, kuvia, kaavioita, podcasteja, videoita, Power Pointeja, ThingLinkejä ja kaikkea mahdollista digitaalista taivaan ja maan väliltä. Iso osa oppimateriaaleista asuu Moodlen sisällä. Voisiko osa materiaaleista tulla sieltä pois, kenen tahansa löydettäväksi, kenen tahansa opiskeltavaksi tai uudelleen käytettäväksi?

Avoimiin oppimateriaaleihin liittyy monia hyviä puolia. Materiaaliin pääsee käsiksi kuka tahansa mistä tahansa, ilman käyttäjätunnuksia. Oppimateriaali jää myös opiskelijoiden käyttöön kurssin sulkeuduttua puhumattakaan siitä, että avoin materiaali tuo näkyvyyttä sen tekijälle. Voi myös olla, että oppimateriaalin julkaiseminen avoimesti lisää sen laatua entisestään (voi ajatella vaikka näin: “Wau, nythän kaikki näkevät, millaista materiaalia minä väsäilen!”). Parhaassa tapauksessa avoin oppimateriaali lisää myös opetusyhteistyötä ja luo verkostoja yli organisaatiorajojen. Ja tarttuvathan ne Google-hakuihinkin ja lisäävät näin oman yliopistomme näkyvyyttä.

Jos sain sinut vakuutettua oman oppimateriaalisi avaamisesta, pääset liikkeelle näin

  • Laita ensin saavutettavuus kuntoon, sillä avoin oppimateriaali = saavutettava oppimateriaali. Tarkista siis verkkosivumuotoisen oppimateriaalin kohdalla ainakin nämä: kieli on selkeää, linkit toimivat, kontrasti ja fonttikoko ovat riittävät, kuvat on kuvailtu, videot on tekstitetty ja materiaali toimii eri laitteilla ja skaalautuu mukavasti vaikkapa älypuhelimeen.
  • Laita luvat ja tekijätiedot kuntoon. Voit avata vain sellaista materiaalia, jonka osalta sinä olet tekijä tai jonka olet saanut käyttöösi käytön mahdollistavalla lisenssillä eli käyttöluvalla. Mainitse alkuperäiset/muut osallistuvat tekijät asianmukaisesti, itseäsi unohtamatta. Eli kunnia sille kelle kunnia kuuluu! Muistathan myös, että avoin lisensointi ei tarkoita tekijänoikeuksista luopumista, vaan se on tapa antaa muille käyttöoikeuksia teokseensa. Valitse siis sinulle sopiva Creative Commons eli CC-lisenssi. CC-lisenssi kertoo käyttöehdot, joiden mukaisesti muut saavat aineistoa hyödyntää. Avoimille oppimateriaaleille sopivia lisenssejä ovat esimerkiksi CC BY-SA eli Nimeä ja JaaSamoin (alkuperäisteoksesta muokattujen johdannaisteosten käyttö ja levittäminen on siis sallittu ainoastaan samalla lisenssillä kuin alkuperäisteoksen ja alkuperäinen tekijä on mainittava) sekä CC BY 4.0 Nimeä (teoksen käyttö, muokkaaminen ja levittäminen on vapaata, tekijän nimi on kuitenkin mainittava selkeästi). Lisenssit eivät ole vaikeita, vaikka vähän kryptisille näyttävätkin. Hyvä muistisääntö on se, että mitä pidempi CC-lisenssi, sen rajatumpi käyttöoikeus.
Erilaisia CC-lisenssikuvakkeita. Jokainen alkaa CC-logolla ja sisältää vähintään maninnan BY.
CC-lisenssejä löytyy vähän joka lähtöön. Mitä pidempänä rimpsuna lisenssi on, sen rajatumpi käyttöoikeus.
  • Tallenna materiaalisi paikkaan, joka mahdollistaa siihen pääsyn ilman kirjautumista. Minun tiedonhaun oppimateriaaleilleni tällainen paikka on WordPress, jonka käyttöön yliopistomme tarjoaa tukea (ja joka on muuten räätälöity jo lähtökohtaisesti saavutettavaksi!). WordPress on aivan kuin kotisivu, jonka sisällöt löytää vaivatta vaikkapa googlaamalla.
  • Mieti vielä lopuksi, olisiko oppimateriaalisi sellaista, että se kannattaisi jakaa myös valtakunnallisessa Avointen oppimateriaalien kirjastossa? Aoe-kirjastoon oman avoimen oppimateriaalin voi kuvailla muiden löydettäväksi – oppimateriaalin kuvaileminen onkin tärkeää, jotta se tarttuu hakijan haaviin. Aoe-kirjaston materiaaleja voi hakea myös kansallisen Finnan kautta, kun kohdistaa hakunsa avoimiin oppimateriaaleihin.

Haluaisitko lopuksi nähdä, miltä minun avoimet oppimateriaalini näyttävät? Yhtenä esimerkkinä tarjoilen videomateriaalista koostuvan Kulttuuritieteiden tiedonhaun kurssin. Sen olen lisensoinut lempparilisenssilläni CC-BY-SA. Tiedonhaun kurssieni oppimateriaalit ovat olleet avoimina jo reilun vuosikymmenen, enkä keksi enää yhtään syytä, miksi haluaisin pitää ne suljettuina.

Lue lisää avoimista oppimateriaaleista ja tutustu niiden tallennuspaikkoihin:

Avointen oppimateriaalien määrittely ja määrä opetushallituksen palvelukokonaisuus eDuuni wikissä

Tietoa Creative Commons-lisensseistä

Avointen oppimateriaalien kirjasto (Kurkkaa, millaisia oppimateriaaleja muut ovat tehneet)

Avointen oppimateriaalien haku kansallisesta Finnasta (Tätäkin kautta voit hakea avoimia oppimateriaaleja)

Blue and white logo of Open Educational Resources. In the logo there are three waving hands and the text "Open Educational Resources" on an open book.
Logo: CC BY Jonathas Mello

Happy Open Education Week from the Library’s Training and information services! I have many questions and a few suggestions for you in the spirit of this week. Do you teach? Do you make your own educational resources / teaching material? If you do, where do you store and share them? In Moodle? Have you thought about who can (and who can’t) log into the Moodle and for how long? Who can access the material after your course is over and Moodle is closed? Have you ever wondered if someone other than your own students could benefit from the material you have created? Have you ever searched for or used open educational resources made by someone else?

A lot of questions to which I have a few answers and a handful of tips. I argue that we at UEF, regardless of the subject we teach, produce good and high-quality educational material. There are texts, images, charts, podcasts, videos, Power Points, ThingLinks and all kind of digital material you can think of. A great amount of the teaching material live inside Moodle. Could some of the materials come out of there, for anyone to find, for anyone to study or re-use?

There are many advantages to open educational resources. The material can be accessed by anyone from anywhere, without usernames, logins, or passwords. The material will also remain available to students after the course closes, not to mention that the open material will bring visibility to its author. It may also be that publishing the educational resources openly increases its quality even more (you can think of it this way: “Wow, now everyone can see what kind of material I’m working on!”). In the best case, open educational resources also increase teaching collaboration and creates networks across organizational boundaries. And, of course, Google finds them and increases the visibility of our own university.

If I convinced you to open your own educational material, here’s how to get started

  • Pay particular attention to accessibility, as open educational material = accessible educational material. So check these at least: language is clear and understandable, links work properly, contrast and font size are sufficient, images have alternative texts, videos are subtitled and the material works on different devices and scales comfortably, for example, to a smartphone.
  • Put the permits and the author’s records in order. You may only open material for which you are the author or which you have been provided with a license allowing you to use it. Mention the original/other contributing authors appropriately, not forgetting yourself. Also, remember that open licensing does not mean giving up copyright; it is a way to give others access to your work. So choose the appropriate Creative Commons (CC) license, for you. The CC license states the terms of use under which others may make use of the material. For example, licenses suitable for open educational resources include CC BY-SA, i.e. Name and ShareAlike (use and distribution of derivative works modified from the original work is allowed only under the same license as the original work and the original author must be mentioned) and CC BY 4.0 Name (use, editing and distribution of the work is free, however, the author’s name must be clearly stated). Licenses aren’t difficult, even if they look a little cryptic. A good rule of thumb is that the longer the CC license, the more limited the right of use.
A few examples of Creative Commons licenses.
There are many types of CC licenses. The longer the license, the more limited the right of use.
  • Store your material in a place that allows anyone to access it without logging in. For my information retrieval materials, this kind of place is WordPress, which our university offers support for (and which is otherwise tailored to be accessible by default!). WordPress is like a website which content can be easily found by googling, for example.
  • Finally, think about whether your open eduactional material would be worth sharing in the Library of Open Educational Resources? In the Library of Open Educational Resources, it is a good idea to describe your own material for others to find. Materials from the Aoe Library can also be searched through the national Finna.

Finally, would you like to see what my open educational material look like? As an example, I give you a course Information retrieval in Cultural Studies which consists of video material (the course is only in Finnish). The educational materials for my information retrieval courses have been open for well over a decade, and I can’t think of any reason why I would want to keep them closed.

Did you get interested? Read more and search for open educational resources:

UNESCO’s webpage on Open Educational Resources

OER Commons, a public digital library of open educational resources

About Creative Commons licenses

Riitta Holopainen, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services