Muutosvoimia: Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2021 | Powers of change: University of Eastern Finland Library – Annual Report 2021

Miksi kirjasto on? Tätä kysyi edeltäjäni Jarmo Saarti viimeisessä kirjaston blogiin kirjoittamassaan tekstissä. Jarmo perusti vastauksensa intialaisen kirjastonhoitaja S. R. Ranganathanin viiteen lakiin, jotka tämä määritteli jo vuonna 1931. Ne ovat edelleen ajankohtaisia, joskin uudella tavalla tulkittuna. Tärkein viesti oli kuitenkin se, että kirjastolle on edelleen paikkansa.

Itselleni on tärkeää kysyä, miten kirjasto parhaiten palvelee asiakkaitaan eli yliopiston henkilökuntaa, opiskelijoita ja kansalaisia. Kirjaston tehtävä yliopiston yksikkönä tulee täytetyksi tätä kautta. Siksi en näe, että kirjaston pitäisi olla paras joillakin luvuilla tai adjektiiveilla määriteltynä. Asiakkaidemme menestys on tärkeämpää. Kun he menestyvät, me olemme onnistuneet. Tämän mittaaminen onkin sitten vaikeampi juttu.

Tilastojen tulkinnan vaikeus

Painettujen aineistojen aikakaudella kirjaston keskeistä toimintaa kyettiin kuvaamaan kohtuullisen hyvin esimerkiksi kävijä- ja lainaustilastoilla. Enää nuo luvut eivät yksinään kerro kuin osatotuuden toiminnastamme, koska kirjaston palveluvalikoima on kasvanut parina viime vuosikymmenenä huomattavasti. Kokonaiskuvan hahmottamiseen vaaditaan nyt paljon enemmän tietoa.

Sähköisten palvelujemme tilastoluvut antavat vielä oman mausteensa soppaan, koska niiden tulkinta ei ole helppoa. Jos kirjaston sähköisten tiedonhakujen vuotuinen määrä ylittää kolme miljoonaa (kuten se tekee), mitä se meille kertoo? Yksittäisen luvun merkitys ei välttämättä avaudu mitenkään, aikasarja kertoo jo enemmän. Monesti tilastojen käyttäjät eivät näe, miten luku on tuotettu tai kaivettu tietojärjestelmien syvyyksistä. Näin luvun vertaaminen muiden yliopistokirjastojen antamiin tietoihin ei oikein ole mielekästä, sillä yhteismitallisuus ei ole taattu.

Hankaluuksista huolimatta tilastot ovat edelleen tärkeitä, niitä vain pitää osata lukea oikein. Vuoden 2021 tilastoista voimme esimerkiksi hyvin päätellä, että korona sekä kirjastotilojen remontit hankaloittivat edelleen kirjaston toimintaa. Kirjojen lainaus pieneni noin neljänneksen ja kävijämäärät kirjastoissa hieman yli kolmannekseen vuoden 2019 lukuihin verrattuna. Parempaan suuntaan ollaan onneksi menossa nyt, kun kampuskirjastot saavat olla taas normaalisti avoinna. Veikkaan kuitenkin, että entiset ajat eivät enää palaa, vaan etäily on tullut jäädäkseen.

Kirjaston toimintakulut ovat kasvaneet jokseenkin kohtuullisesti, nousu vuodesta 2017 vuoteen 2021 on 11 %. Samana aikana aineistokustannukset ovat kasvaneet lähes 25 %, eli kuutisen prosenttia vuodessa. Avoimesti saatavilla olevien aineistojen käyttö ei vielä ole tuonut riittävästi painetta niin, että kustantajat olisivat maltillistaneet hintojensa korotuksia. Avoimen tieteen saralla on vielä paljon tehtävää.

Kirjaston henkilöstökustannusten kasvu on pysynyt varsin maltillisena, nousu vuodesta 2017 vuoteen 2020 on kaikkiaan vain kaksi prosenttia. Viime vuoden kasvupyrähdys johtuu pääosin datatukihankkeen kustannuksista. Olenkin ylpeä kirjaston henkilökunnasta, joka on hienosti kyennyt laajentamaan kirjaston palvelutarjontaa kehittämällä osaamistaan ja muokkaamalla toimenkuviaan. Samalla olen kyllä huolissani työn määrän kasvusta, uusia palveluita varten tarvitsemme jatkossa myös uusia vakansseja.

Arjen kuvausta

Kirjaston asiantuntijat tekevät paljon asiakkaille näkymätöntä työtä. Arkemme moninaisuudesta saa hyvän kuvan blogistamme, jossa kuvaamme työtämme ja sen tuloksia. Tekstit ovat niin mainioita, että päätimme rakentaa vuosikertomuksemme muutaman hyvän esimerkin varaan.

Avoin tiede on noussut merkittävään asemaan yliopiston toiminnassa. Kirjastolla on ollut luonnollinen rooli tutkijoiden tukena, lähtihän koko tieteen avoimuus liikkeelle julkaisujen avaamisesta vapaasti kaikkien käyttöön. Avoimen tieteen edistäminen on kuitenkin koko yliopiston asia. Se edellyttää mielenmaiseman muuttamista, toiminnan katsomista kokonaisvaltaisesti avoimen tieteen näkökulmasta. Myös tässä kirjasto on mukana.

Vuoden 2021 merkittävimmässä hankkeessamme rakensimme tutkijoille tutkimusdatanhallinnan palvelua. Jo tutkimusrahoitusta haettaessa pitää tutkijan osata kuvailla, miten dataa kerätään, tallennetaan ja säilytetään. Lokakuisessa seminaarissamme tutkijat toivat esille tarpeensa saada lisää tukea aineistonsa elinkaaren suunnitteluun. Hanke jatkuu vuoden 2022 ajan, ja tavoitteena on saada aikaan yhden luukun palvelu, josta tutkijat saavat monipuolista tukea avoimen tieteen toimintaansa.

Tietotaitojen opetusta

Kaiken avoimuuden ja internetin maailmassa opiskelija ja miksei tutkijakin voi välillä olla eksyksissä tiedon virrassa. Kirjastolla on pitkät perinteet tiedonhaun ja tutkimustaitojen opetuksessa. Viimeisen kahden vuoden aikana ne ovat korostuneet, kun opiskelijat ovat joutuneet opiskelemaan paljolti itsenäisesti etäyhteyden varassa. Siksi useimmat kirjaston järjestämät kurssitkin voi suorittaa etänä ja monet niistä missä vaiheessa opintoja tahansa.

Kirjasto on rakentanut koulutuspaketit, jotka tukevat opiskelua sen kaikissa vaiheissa. Avoin tiede on nyt yksi opetettavista aiheista, onhan esimerkiksi aineistonhallinta hyvä opetella heti samalla, kun tutkimuksen tekoa ryhdytään harjoittelemaan.

Uusittuja tiloja

Kirjaston käyttö opiskelu- ja työskentelytilana on tunnetuista syistä vähentynyt parin viime vuoden aikana huomattavasti. On tällä kuitenkin ollut myös puolensa, kun kampuskirjastojen tiloissa tehdyt remontit on saatu tehtyä pienemmin häiriöin kuin mitä alun perin ajateltiin. Kuopion kampuskirjasto palvelee entistä paremmin lukutilana. Joensuussa konservatorion rakentaminen Carelia-rakennuksen kylkeen pienensi hieman kirjaston tiloja, jolloin esimerkiksi asiakaspalvelupiste piti siirtää uuteen paikkaan. Nyt remontit ovat ohi, ja kirjasto voi taas palvella täysimittaisesti molemmilla kampuksilla.

Joensuussa myös kirjaston henkilökunnan tiloja uusittiin. Ensimmäiseen kerrokseen saatiin monitoimityötila avarine työskentelyalueineen. Häiriöttömään työskentelyyn on tarjolla vetäytymis- ja neuvottelutiloja sekä taukoja varten kahvihuone. Siitä on tullut yhteisöllisyyskeskus, jossa voi vapaasti keskustella kollegojen kanssa niin työ- kuin muistakin asioista.

Työskentely uudentyyppisissä tiloissa edellytti kampuskirjaston henkilökunnan sitoutumista yhteisiin pelisääntöihin. Ne laadittiin hyvällä meiningillä koko porukan kesken, ja homma pyörii nyt erinomaisesti. Akustiikka toimii hyvin, kun sisustusmateriaalit vaimentavat äänet sopivasti, eikä kohtuullisella äänellä puhuminen vaikuta muiden työskentelyyn. Vastamelukuulokkeita voi tarvittaessa käyttää lisävaimennukseen sekä etäkokousten kuunteluun.

Kirjasto on saavuttanut vuodelle 2021 asetetut tavoitteet vaikeista olosuhteista huolimatta. Kiitän kaikkia kirjaston työntekijöitä hyvin suoritetusta työstä. Jarmo Saarti lopetti blogikirjoituksensa seuraavin sanoin: “Hyvä kirjasto elää aina ajassa ja muuttuu sen mukana”. Tämä meidän kannattaa pitää mielessämme.

Ari Muhonen hymyilee
Kirjaston johtaja Ari Muhonen | Library Director Ari Muhonen

Why does the library exist? This was my predecessor Jarmo Saarti’s question in his final blog text. He based his answer on the five laws of library science established in 1931 by S. R. Ranganathan, which remain relevant to this day, with some reinterpretation. The most important message is that the library still has its place. 

To me, it is important to ask how the library can best serve its customers, i.e. the university staff, the students and the general population. This is how the library can fulfil its mission as a university unit. That’s why I don’t see that a library should be the best as defined by any numbers or adjectives. The success of our customers is more important. When they do well, we have done our job right. However, measuring success can be tricky. 

The difficulty of interpreting statistics 

In the era of printed materials, figures such as visitor and loan statistics were a reasonably accurate way of describing the library’s core operations. At this point, they only represent a part of our activities since the library’s range of services has expanded significantly in the past two decades. Much more data is now required to cover the whole picture.  

Statistics on our online services stir the pot further, as they are not easy to interpret. If the annual number of online searches of library resources exceeds three million (which it does), what does this tell us? The meaning of an individual figure may not be apparent in any way – a time series can be more informative. Many times, the users of statistics have no way of telling how a figure has been produced or drenched up from the depths of the data systems. This means that comparing such figures with the data provided by university libraries is not meaningful as comparability is not guaranteed. 

Despite the difficulties, statistics remain important – we simply need to be able to read them correctly. For example, the 2021 statistics indicate that the Covid-19 pandemic and renovations of library premises continued to hamper library operations. Book loans dropped by roughly a quarter and visitor numbers decreased by slightly more than a third from 2019. Fortunately, the situation is now improving since campus libraries are allowed to remain open as normal. That being said, I suspect that there is no going back to what once was and studying and working remotely are here to stay. 

The library’s operating expenses have increased somewhat moderately: the increase from 2017 to 2021 is 11%. During the same period, material costs have increased by nearly 25%, i.e. about 6% a year. The use of open access resources has not yet put enough pressure on publishers to make their price increases more reasonable. There is still a great deal of work to do regarding open science. 

The increase of the library’s personnel costs has remained moderate: the total increase from 2017 to 2020 is only 2%. Last year’s sharp rise was primarily due to the costs of the data support project. In this regard, I am very proud of our library staff who have succeeded in expanding the library’s range of services by developing their expertise and adapting their job descriptions. At the same time, I am concerned about the increased workload. We will need new positions to cover all the new services to come. 

 Describing the day-to-day activities 

Library experts conduct a lot of work that remains invisible to the customers. Our blog, which we use to describe our work and its results, provides a good idea of the diversity of our daily activities. The texts have been so good that we even decided to build our annual report around a few good examples.  

Open science has reached a substantial position in the university’s operations. The library has had a natural role in supporting researchers. After all, the whole idea of open science started with making publications available to everyone. However, promoting open science is a task for the entire university. It requires changing one’s thinking and viewing the operations as a whole from the perspective of open science. The library is also involved in these efforts.  

Our most important project in 2021 involved building a research data management service for researchers. Even when applying for research funding, the researcher must be able to describe how the data will be collected, saved and stored. In our seminar in October, researchers brought up their need to gain more support for planning the life cycle of their materials. The project will continue through 2022, and the aim is to produce a one-stop shop service that will provide researchers with a diverse range of support for activities related to open science. 

Teaching information skills 

In the modern era of openness and the internet, students and researchers alike can sometimes find themselves lost in the never-ending stream of information. The library has a long tradition in teaching the skills related to information retrieval and research. In the past two years, these skills have become even more important than before, as students have had to complete much of their studies independently over remote connections. Therefore, most courses provided by the library can be taken remotely, and students can complete many of them at any time during their studies.  

The library has created training packages that support studies in all phases. Open science is now one of the subjects covered since it is good to learn about data management right away when beginning to practice research activities. 

Renovated premises 

For reasons we all know, the use of the library for studies and work has seen a substantial decline in the past two years. However, this has also had its upsides since the renovations of the campus libraries were completed with fewer interruptions than expected. The Kuopio Campus Library is now better than ever before as a reading space. In Joensuu, the construction of the Conservatory of music next to the Carelia building cut into the library premises slightly, which is why the customer service point had to be relocated, for example. The renovations are now over, and the libraries can once again provide a full range of services on both campuses. 

In Joensuu, the library staff’s premises were also renovated. The first floor now has a multipurpose working space with plenty of room to work. Work pods and conference rooms are also available for uninterrupted work, alongside a break room for enjoying the occasional cup of coffee. The break room has become something of a community hub where you can freely discuss work and other matters with colleagues.  

Working in the new kinds of premises required the campus library staff to commit to shared rules. They were prepared jointly with the right amount of enthusiasm, and everything is now running smoothly. The acoustics are good, and the interior materials dampen sound sufficiently that talking at a moderate volume does not affect other workers. If necessary, noise cancelling headphones can be used for added sound attenuation and listening to remote meetings. 

Despite the difficult conditions, the library has reached the goals it set for 2021. I would like to thank all employees of the library for a job well done. Jarmo Saarti concluded his blog text with the following words: ”A good library lives in time and changes with it.” This is something we should all keep in mind. 

Ari Muhonen, kirjaston johtaja | Library director

***

Tilastot 2021 | Statistics 2021

Henkilökunta 2021 | Library staff 2021

Kirjaston henkilökunnan julkaisut 2021 | Library staff’s publications 2021

Kirjaston henkilökunnan luennot, esitelmät, konferenssiosallistumiset ja asiantuntijatehtävät 2021 | Library staff’s lectures, presentations, conference participation and expert activities in 2021

Share

Tutkijoiden viesti: Lisää tukea, osaamista ja suunnitelmallisuutta tutkimusdatan hallintaan! | Message from the researchers: More support, skills and planning for research data management, please!

(Please, scroll down to read in English.)

Tutkimusaineistoihin liittyy mitä moninaisempaa tietämystä, osaamista ja toimenpidettä. Jossain kohdin törmää yleensä siihen, että omat taidot eivät riitä tai että asiat olisivat sujuneet paremmin, jos olisi tiennyt, mistä apu on löydettävissä. Tästä aihepiiristä UEFin tutkijat ja kirjaston datatuen väki jakoivat ajatuksiaan ja kokemuksiaan 27.10.2021 pidetyssä työpajassa, jonka otsikkona oli “Tutkijoiden dataosaaminen ja -tarpeet esiin”. Teemaa on sivuttu taannoisessa blogkirjoituksessa, jossa pohdimme tutkimusaineistojen asiantuntijoiden rikasta kenttää. Työpajan teema osui selvästi ajankohtaiseen aiheeseen, sillä samalle päivälle sattuneessa Yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunnan strategiapäivässäkin avoin tiede tutkimusaineistoineen keräsi mittavan osallistujajoukon ja herätti vilkasta keskustelua.

Tutkimuksen ja tutkimusaineiston elinkaaret

Tutkimusaineistoa tai -dataa voidaan jäsentää suhteessa tutkimukseen, jonka raaka-aineena se toimii. Tutkimuksen edetessä raakadatasta muokkautuu usein valikoidumpia datasettejä, jotka ovat voineet käydä läpi erilaisia prosesseja ja muokkauksia. Aineistonhallinnan keskustelussa puhutaan usein tutkimuksen ja tutkimusaineistojen elinkaarista. Tutkimuksen elinkaari hahmotetaan kolmeen vaiheeseen: ennen tutkimusta, tutkimuksen aikana ja sen jälkeen. Tutkimusaineistojen elinkaari ulottuu usein tutkimuksen elinkaarta pidemmälle, kun aineistoja hyödynnetään uudelleen.

Työpajassa tunnistettiin tutkimusaineistoihin liittyviä toimenpiteitä ja tietotaitoa erityisesti tutkimuksen aikana. Tällaisina mainittiin vaikkapa datan analysointi, dokumentointi, ohjelmointi, tietokantaosaaminen, sensitiivisen aineiston käsittely ja datan jakaminen tietoturvallisesti yhteistyökumppaninen välillä. Työ on kuitenkin alkanut jo tutkimusta ennen aineiston keruun ja yleisemmin aineistonhallinnan suunnitteluna. Tutkimuksen jälkeen täytyy aineistollekin tehdä jotain: jokin osa aineistosta säilytetään, jokin tuhotaan, ja aineistoa myös avataan tai julkaistaan. Ihannetapauksessa aineisto on uudelleenkäytettävissä jonkin muun tutkimuksen raaka-aineena, jolloin aineiston elinkaari konkretisoi mainiosti asiakirjahallinnan ja arkistotoimen keskustelussa esiintyvää jatkumomallia.

Tutkimusaineiston käsittely edellyttää tutkijoilta usein teknisten taitojen lisäksi yleisiä aineistonhallinnan taitoja vaikkapa terminologian ymmärtämiseen tai tiedon etsimiseen omaan tilanteeseen ja tarkoitukseen sopivista toimenpiteistä ja ratkaisuista. Kaiken pohjana ovat kuitenkin tutkijan perustaidot eli tutkittavan aiheen perustavanlaatuinen tunteminen ja ymmärrys, tutkimusetiikka ja sen käytäntöjen hallinta.

Lisää osaamista ja tukea, kiitos!

UEFin datatuen kehittämisen yksi kulmakivi on yhden luukun palvelun parantaminen, jolloin tutkija pääsisi datasupport@-osoitteen kautta monen eri alan asiantuntijan avulla tuotetun kattavan tuen ja tiedon äärelle. Työpajassa tutkijat saivat vapaat kädet ideoida ja toivoa, mitä palvelua datatuen yhdestä luukusta pitäisi saada ja millainen tuki heitä olisi auttanut eteen tulleissa ongelmatilanteissa ja osaamisen puutteissa. Osa toiveista kohdistui sellaisiin tukipalveluihin, joita on jo nyt tarjolla, mutta joiden olemassaolo ei ole vielä tavoittanut tutkijoita. Esimerkiksi aineistonhallintasuunnitelman (DMP) tukea on saatavilla kommentointipalveluna ja koulutuksina, ja myös kohdennettuna tiettyihin rahoituksiin.

Neuvoja, ohjausta ja koulutusta kaivataan myös datan säilyttämiseen tutkimuksen aikana ja sen jälkeen, datan anonymisointiin, tietokantoihin ja vaikkapa datan käyttämiseen kahden yliopiston yhteisessä hankkeessa eri yliopistojen tunnuksilla. Datanhallinnan ratkaisuihin ja toimintatapoihin toivottiin suunnitelmallisuutta sekä jaettua ymmärrystä ja osaamista vähintäänkin tutkimushankkeiden sisällä. Kokonaisuuden hallinta ei saisi jäädä vain yhden ihmisen varaan.

Yleisemmän aineistonhallinnan tuen rinnalle tunnistettiin tarve aineisto- tai alakohtaisille asiantuntijoille sekä tiedekunnan tasolla oleville tukihenkilöille. Aineistonhallinnan vastuiden konkretian tasot on kuitenkin muistettava: Tukitoimet keskittyvät ohjeistuksiin, koulutuksiin ja neuvoihin, mutta ne eivät pysty vastaamaan varsinaiseen aineistonhallintaan, sillä se on tutkijoiden omalla vastuulla.

Vertaistuesta datatukeen

Vertaistuki on tutkijankin työssä ja aineistonhallinnan asioissa kullan arvoista. Vaikka epäviralliset, usein sattumanvaraiset keskustelut kollegoiden kesken ovat tiedon jakamisen tärkeä kanava, tarvetta on organisoidummalle kollegiaaliselle tuelle. Koulutukset, webinaarit ja oppimisyhteisöt mainittiin hyvinä keinoina jakaa ja saada tietoa. Osastoilla ja laitoksilla voisi olla myös tieteenalakohtaisia datanhallinnan mentoreita, jolloin vertaistukea olisi saatavilla järjestäytyneemmin.

Mikä sitten motivoisi tutkijaa tarjoamaan omaa osaamistaan? Tähänkin kaivataan kannustimia aivan kuten moniin avoimen tieteen käytännön toimiin ylipäätään. Työpajassa mainittiin esimerkkinä koulutuksiin osallistuminen, joka pitäisi pystyä kirjaamaan työraportointeihin. Datanhallinnan taitojen tulisi ylipäätään näkyä selkeämmin tutkijan meritoitumisessa. Tämä antaisi kaivattua nostetta osaamisen kehittämiselle ja lisäisi panostusta tiedekuntien datanhallintaan.

Eräänlaisena yleisenä ohjenuorana ja työpajan kiteytyksenä on suunnitelmallisuus, joka tuli keskustelussa esiin monessa kohdin. Käytännön esimerkkinä mainittiin tutkimushankkeet, joissa datanhallinnan käytänteet pitäisi dokumentoida kunnolla ja joissa niistä pitäisi huolehtia siten, että käytänteet välittyvät myös hankkeisiin tuleville uusille tutkijoille. Tämä saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta tutkimuksen arjessa ideaalit eivät välttämättä toteudu. Aineistonhallinnan suunnittelun olisi löydettävä paikkansa tutkimussuunnitelman kiistattomana osana. Tässä kohdin tiedekuntien vertaistuki ja yliopiston yleinen datatuki voivat täydentää toisiaan luontevasti ja kaikkien erityisasiantuntemusta tehokkaasti hyödyntäen.

 

Arrows depicting the research data cycle from data collection to analysis and to disseminating results
Työpaja oli osa kirjaston OA-viikon ohjelmaa ja liittyi kirjaston koordinoimaan datatuen kehittämishankkeeseen, jonka kuulumisia on esitelty kirjaston blogissa. Työpajaan osallistui tutkijoita kaikista neljästä tiedekunnista. | The workshop was part of the Library’s OA Week program as well as of the data support project coordinated by the Library (see our project update from an earlier blog article). All four faculties were represented in the workshop. Image by: Patrick Hochstenbach (CC-BY)

Working with research data involves a wide variety of know-how. At some point, you may notice that your skills aren’t enough, or that things would have worked out better if you had known where help was to be found. Researchers and the library’s data support staff shared their thoughts and experiences on this theme in a workshop held on 27 October 2021, with the title “Uncovering the data skills and needs of the researchers”. We handled the same theme in our recent blog, reflecting on the wide variety of expertise in research data.

The life cycles of research and research data

Research data may be perceived in relation to the research for which it serves as the raw material. As research progresses, raw data is often modified to select data sets, which may have gone through various processes. In the context of research data management, the life cycle of both the research and the research data are common concepts. Research life cycle is often divided into three phases: before, during and after the research. The life cycle of research data typically extends beyond the life cycle of research when the data may be reutilized.

In the workshop, we identified measures and know-how related to research data particularly during the research, such as analysing and documenting data, programming and database skills, handling sensitive data and safe data sharing with research partners. The work, however, starts even before the research when data collection and managing data are planned. After the research, the data calls for some actions as well: something will be stored, something destroyed, and some data may be opened or published. Ideally, the data can be reused as raw data for new research. In this case, the life cycle of the data concretizes, in a nice way, the continuum model used in records management.

In addition to technical know-how, data handling requires skills and knowledge of a more general kind, for example, understanding the terminology or finding solutions best suited for one’s needs. However, the basic skills of the researcher, namely fundamental knowledge and understanding of the subject matter, research ethics and its practices, are the basis of everything.

More skills and support – yes, please!

Improving the one-stop-shop for data management support services at UEF is one of the cornerstones of the development project: researchers will be able to access extensive support and information through the datasupport@ service channel produced by different professionals coming together from different fields of expertise. Researchers were able to pitch their ideas and make wishes for the kinds of services the one-stop-shop for data management support should offer and what type of support would have helped them during past problems and lack of skills. Portion of the hopes matched services that had already been implemented but that the researchers were not familiar with yet. As an example of existing services, support for writing a research data management plan (DMP) is already in place in the form of a DMP commenting service and various trainings, including targeted training for specific funding instruments.

Advice, guidance, and training are also needed for storing data during and after research, anonymization of data, research data bases, and using data in a collaborative project between two different universities. Researchers also called for well-planned solutions and procedures for data management, including shared understanding and skills at least within individual research projects as a minimum level.

Managing the big picture should not be left on the shoulders of one person. The importance of experts specific to datatypes and disciplines along with support personnel embedded in faculties was recognized in supplementing general research data management support services. One must bear in mind the concrete levels of data management responsibilities though: support measures focus on guidance, training and advice, while they cannot meet the actual management of research data which remains the responsibility of researchers.

From collegial support to datasupport

Collegial support is valuable not only in matters of data management but more generally in the everyday work of a researcher. Although unofficial, often random conversations with colleagues are important channels of information sharing, there is a recognized need for more organized collegial support. Trainings, webinars and learning communities were mentioned during the workshop as good means of sharing and receiving information. Faculties and departments could also have embedded discipline-specific data management mentors, to make peer support more systematically available.

What would, then, motivate researchers to offer their know-how to others? Incentives may be needed for willingness to mentor others, and this is also recognized more widely in relation to many practical measures in open science. The possibility to record attendance on data management training sessions to work reports was mentioned as one suggestion. Overall, research data management skills should be made more visible in meriting researchers. This would give a much-needed lift to developing skills and add investment by faculties on managing research data.

The importance of planning ahead was raised several times during the conversation and hence it can be summarized here as a kind of general guideline and a take-home message from our workshop. There were practical examples from research projects, where research data management practices should be documented well and thoroughly to make sure that they will be available to new researchers entering the project. Although this may sound self-evident, such ideals do not necessarily actualize during everyday research. Data management planning should find its rightful place as an undisputable part of a research proposal. Moreover, it is one of the many avenues, where collegial support of the departments can complement general data support services, making best use of everyone’s expertise most efficiently.

Manna Satama, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Niina Nurmi, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Tutkimuksen tuki | Research support
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Share

”En olisi päässyt opinnäytetyössäni eteenpäin ilman tätä” – Kirjaston opetukset opiskelun ja tutkimuksen tukena | “I wouldn’t have progressed with my thesis without this” – Library lessons to support study and research

(Please, scroll down to read a summary in English)

Vankkaa pohjaa ja uusia avauksia

Itä-Suomen yliopiston kirjasto järjestää vuosittain satoja tiedonhaun ja tutkimuksen tuen koulutuksia UEFin opiskelijoille, tutkijoille ja UEFin ja KYSin muulle henkilökunnalle. Tiedonhaun opintojaksoja on tarjolla kaikissa opintojen vaiheissa: kandidaatinopinnoissa, maisterinopinnoissa ja jatko-opintoissa.

Lukuvuonna 2020–2021 toteutettiin tuttuun tapaan yli 30 kandidaatinopintojen tieteenalakohtaista tiedonhaun opintojaksoa. Viime lukuvuonna uutta maisteriopintojen Syventävät informaatiotaidot -opintojaksoa pilotoitiin osana Joensuun kampuksen opintotarjontaa, ja tänä syksynä opintojakso on tarjolla myös Kuopion kampuksen opiskelijoille. Jatko-opinnoissa viime lukuvuonna pilotoitiin Basics of Open and Responsible Science -opintojaksoa ja rakennettiin uutta Tutkimusaineistonhallinnan perusteet -opintojaksoa. Molemmat opintojaksot ovat suoritettavissa tänä lukuvuonna 2021–2022.

Lukuvuosi 2020–2021 kokonaan verkossa

Koronapoikkeustilan vuoksi kirjaston opetus toteutettiin kokonaisuudessaan verkkokursseina, jotka muodostuivat teksti- ja video-oppimateriaaleista, (ennakko)tehtävistä ja etäopetussessioista. Niin kandidaatin-, maisterin- kuin jatko-opintojenkin opintojaksojen opiskelijapalautteessa kiitosta saivat

  • kattavat, avoimet oppimateriaalit
  • havainnolliset opasvideot ja hakuesimerkit
  • oman tutkielmaan pohjautuvat tehtävänannot ja opetukset
  • joustavat ja itse aikataulutettavissa olevat kurssitoteutukset sekä
  • asiantunteva ja ideoita herättävä opetus.

Palautteenantajat pitivät tärkeänä sitä, että he oppivat tuntemaan olemassa olevia e-aineistoja, hyödyntämään tietokantoja, hakusanoja ja tiedonhakutekniikoita, ymmärtämään tiedonhaun prosessia, suunnitelmallisuutta ja systemaattisuutta, sekä saivat varmuutta omaan tiedonhakuunsa. Tiedonhaku koettiin tärkeimmäksi opituksi asiaksi kaikissa opintojen vaiheissa. Erityisesti jatko-opinnoissa tärkeiksi opeiksi nostettiin myös viitteidenhallinta, aineistonhallinta, julkaiseminen, tieteen avoimuus ja tutkimuksen näkyvyys. Lisääkin opetusta toivottiin tieteellisten, luotettavien tiedonlähteiden tunnistamiseen ja tiedon ja tiedonlähteiden kriittiseen arviointiin.

Verkkokurssitoteutuksen katsottiin sopivan hyvin paljolti digitaalisesti saataviin tiedonlähteisiin perehtymiseen. Kiitosta saivat kuitenkin myös kontaktiopetusosuudet, jotka mahdollistivat reaaliaikaisen vuorovaikutuksen kurssin opettajan ja kurssitoverien kanssa. Myös tehtävien palauttamista avoimelle keskustelualueelle kiiteltiin, sillä kurssitoverien tehtävistä ja palautteista opittiin paljon. Vuorovaikutuksen ja yhteisöllisyyden lisäksi lähiopetuksen arvo nostettiin esille toisestakin näkökulmasta. Tiedonhaun kurssien opiskelijapalautteissa vinkattiin, että ajankohtainen opastuksen aihe voisi olla itse kirjaston käyttö: monelle fyysisen kirjan etsiminen kirjastosta saattaa olla uusi kokemus.

Verkkokursseilla opittiin myös, että kokonaan verkossa toteutettavallakin opintojaksolla voi olla innostava ilmapiiri:

“Opin myös, miten hienosti etäyhteyden välityksellä opettaja voi osoittaa kiinnostusta opiskelijoita kohtaan ja opettaa heitä kuuntelevalla, kunnioittavalla ja lempeällä otteella. Kurssilta jäi tenttipalautetta myöten olo, että opiskelijan oppimisesta välitettiin.”

Oppia oikeista asioista oikeaan aikaan

Monet kiittivät myös mahdollisuutta suorittaa kurssi milloin tahansa opintojen aikana. Perustutkinto-opiskelijoiden tiedonhaun kurssin saa suorittaa valitsemassaan vaiheessa kandidaatinopintoja, vaikka se suositellaankin suoritettavaksi kandidaatintutkielman yhteydessä. Myös opiskelijapalautteissa tiedonhaun kurssin suorittamista samaan aikaan kandidaatintutkielman kanssa pidettiin hyvänä muun muassa siksi, että kurssi auttoi alkuun ja eteenpäin tutkielman lähteiden etsimisessä, koko tutkielmassa tai opinnoissa kokonaisuudessaan.

Toisaalta monet perustutkinto-opiskelijat totesivat, että kurssilla opituille tiedonhakutaidoille olisi ollut tarvetta jo aiemmin, ensimmäisestä opiskeluvuodesta alkaen. Mm. lääketieteiden opinnoissa tiedonhaun opetusta annetaankin jo ensimmäisen vuoden opiskelijoille. Kirjasto myös pyrkii vastaamaan uusien opiskelijoiden tarpeisiin monin tavoin. Uusien perustutkinto- ja jatkuvan oppimisen opiskelijoiden tiedonhaun osaamista tuetaan orientaatioviikon fyysisillä ja virtuaalisilla kirjasto- ja tutorkierroksilla,  Digistartti-perehdytykseen ja Akateemisen opiskelun taidot -kurssille sisältyvillä kirjaston verkko-oppimateriaaleilla sekä kirjaston verkkosivujen Tiedonhaun pikaoppaalla, jota on täksi lukuvuodeksi laajennettu.

Verkossa ja kampuksilla

Koronapoikkeustilan vaatima kirjaston etäopetus ja ohjaus toteutui sujuvasti ja ongelmitta, sillä jo ennen poikkeusaikaa kirjaston oppimateriaalit ja suuri osa opetuksesta oli verkossa. Syksystä 2021 lukien keskeinen kehittämiskohde on vaihtoehtoisten opetukseen osallistumisen ja opintojaksosuoritusten tapojen kehittäminen. Kuten opintojaksopalautteetkin kertoivat, etäopetustoteutukset ovat varsin pidettyjä, mutta myös lähiopetukset ovat arvokkaita vuorovaikutuksen, yhteisöllisyyden ja oppimisen näkökulmasta, ja tukevat samalla uusien opiskelijoiden kotoutumista yliopistoyhteisöön. Varsinkin työn ohella opiskellessa korostuu ajasta ja paikasta riippumattomien opintojaksojen tarve, ja tähän tarpeeseen pyritään vastaamaan kirjaston opintojaksojen suoritustapojen moninaistamisella. Esimerkkinä mainittakoon jatko-opiskelijoille suunnattu Tutkimuksen tiedonhaku ja -hallinta -opintojakso, jota ollaan parhaillaan kehittämässä niin, että se on suoritettavissa joko kokonaan itsenäisenä verkko-opiskeluna tai osittain pienryhmäopetuksessa.

Koko kirjastolle tervetulleita olivat palautteet siitä, että kirjaston henkilökunta ja palvelut koettiin helposti lähestyttäviksi ja hyödyllisiksi:

”Tämän kurssin avulla tuli sellainen tuntuma, että UEF kirjastoon voi ottaa matalalla kynnyksellä yhteyttä tutkimusta tehdessä ja apua saa.”

Juuri tähän kaikissa UEFin kirjastopalveluissa pyritään niin tutkimuksen kuin opiskelunkin tukena. Otahan yhteyttä kirjastoon!

Kuva | Picture athree23 Pixabay

A solid foundation and new initiatives

Every year the UEF library arranges hundreds of training courses on information retrieval and research support for the students, the researchers and other staff of UEF and KUH. Courses on information retrieval are available at all stages: bachelor’s, master’s and postgraduate studies.

As usual, in the academic year 2020–2021, over 30 discipline-specific information retrieval courses were carried out in the bachelor’s degree programmes. Last academic year, the new master’s degree course ‘Syventävät informaatiotaidot’ (Advanced skills in information searching, arranged in Finnish) was piloted as part of the course offering at the Joensuu campus, and this autumn the course is offered to students at the Kuopio campus. Last academic year in postgraduate studies, the Basics of Open and Responsible Science course was piloted and a new Basics of Research Data Management course was developed. Both courses are available this academic year 2021–2022.

Academic year 2020–2021 entirely online

Due to the exceptional circumstances caused by the coronavirus pandemic, the library’s teaching was completely carried out as online courses, consisting of text and video learning materials, (pre-)assignments and distance learning sessions. The student feedback on the bachelor’s, master’s and postgraduate courses praised

  • the comprehensive, open learning materials
  • illustrative tutorial videos and search examples
  • assignments and lessons based on the student’s own thesis
  • flexible course implementations that leave room for independent scheduling and
  • expert teaching that stimulates ideas.

The feedback highlighted the importance of learning about existing e-resources and the use of databases, keywords and information retrieval techniques, understanding the process and methodical and systematic nature of information retrieval, and gaining confidence in information retrieval. Information retrieval was perceived as the most important thing learned at all stages of studies. Reference management, data management, publishing, research visibility and Open Science were also highlighted as important lessons, especially in postgraduate studies. More training was requested on how to identify scientific, reliable sources of information and how to critically evaluate information and its sources.

The online course was considered to be well suited for accessing largely digital sources of information. However, praise was also given to the contact teaching sessions, which allowed for real-time interaction with the course teacher and other participants. The submission of assignments to the open discussion platform was also praised, as a lot was learned from the assignments and feedback of the other participants. In addition to interaction and communality, the value of contact teaching was highlighted from another perspective as well. Student feedback on the information retrieval courses suggested that a topical lesson subject could be library use: for many, finding a physical book in a library can be a new experience.

The online courses also taught that even a fully online course can have an inspiring atmosphere:

“I also learned how well a teacher can show interest in the students and teach them with a listening, respectful and gentle approach when teaching remotely. The course, right down to the exam feedback, left me with the feeling that the student’s learning was considered to be important.”

Learning the right things at the right time

Many also appreciated the possibility of taking the course at any time during their studies. Undergraduate students may take the information retrieval course at any stage of their bachelor’s studies, although it is recommended that it be taken in conjunction with the bachelor’s thesis. Feedback also indicated that it was good to have the course at the same time as the bachelor’s thesis because the course helped the students get started and move forward in their search for sources, and the thesis itself, and supported their further studies as a whole.

On the other hand, many undergraduate students said that they would have needed the information retrieval skills they learned on the course even earlier, from the first year onwards. I.e. in medical sciences, information retrieval training is given for the first-year students. The library aims to meet the needs of the new students in many ways. The information retrieval skills of new undergraduate and continuous learning students are supported by physical and virtual library and tutor tours during orientation week, the library’s online learning materials included in the Digistartti orientation package and University Study Skills courses, and the Quick guide for information searching on the library’s website, which has been expanded for this academic year.

Online and on campus

The library’s remote teaching and guidance required during the state of emergency was smooth and problem-free, as the library’s learning materials and much of the teaching were online even before the pandemic. From autumn 2021 onwards, a key area for development will be the development of alternative ways of participating in teaching and completing courses. As the course feedback indicated, distance learning is well-liked, but contact teaching is also valuable for interaction, communality and learning, and it supports the integration of new students into the university community. Particularly when studying alongside work, the need for courses independent of time and place is emphasised, and efforts are being made to meet this need by diversifying the ways in which the library’s courses can be completed. For example, the Research information retrieval and management course for postgraduate students is currently being developed so that it can either be completed as a fully independent online course or partly taught in small groups.

The library as a whole appreciated the feedback that the library staff and services were perceived as approachable and useful:

“This course gave me the feeling that I can always contact the UEF Library when doing research, and help is available.”

This is exactly what all UEF library services are aiming for, in support of both research and studies. Please contact your library!

Katri Rintamäki, palvelupäällikkö | Head of services
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Share