Itä-Suomen yliopiston julkaisutoiminta on vakiintunut hyvälle ja laadukkaalle tasolle. UEFissa kirjoitetaan vuosittain noin 3500 julkaisua, joista tieteellisten julkaisujen osuus viime vuonna oli hieman alle 2400. Julkaisuista suurin osa on avoimesti saatavilla.
Avoimuuteen panostava toimintakulttuuri näyttää toimivan, sillä avoimen julkaisemisen suhteellinen osuus on edelleen noussut maltillista 10 % vuositahtia. Tällä hetkellä noin 64 % kaikista UEFissa julkaistuista vertaisarvioiduista tieteellisistä artikkeleista on avoimesti luettavissa. Suuntaus on ollut myönteinen viimeisten neljän vuoden ajan, ja tavoite täyteen avoimuuteen lähenee vuosittain.
Myös rinnakkaistallennettujen artikkelien määrä on jatkanut tasaista kasvuaan. Vuonna 2019 UEF-eRepoon tallennettiin 411 sellaista artikkelia, jotka eivät ilman rinnakkaistallentamista olisi avoimesti verkossa (RT+-artikkelit). Luku oli 18 % prosenttia enemmän kuin viime vuonna (347 vuonna 2018).
Tämän lisäksi kirjastossa tehtiin myös takautuvaa rinnakkaistallennusta ja sen ansiosta esimerkiksi vuodelle 2018 lisäystä tuli lähes sata RT+ artikkelia. Takautuvalla tallennuksella on merkitystä, sillä korkeakoulujen rahoitusmalli vuodesta 2021 lähtien huomioi lisäkertoimella 1,2 kaikki avoimesti saatavilla olevat vertaisarvioidut artikkelit vuosilta 2017-2020.
Avoimuus näkyy myös opinnäytetöissä. Niiden avoimuusprosentti lähentelee jo kuuttakymmentä (59,7 %). Kaikki tiedekunnat saivat ensimmäistä kertaa vuonna 2019 yli puolet opinnäytteistään avoimesti verkkoon. Kirjaston ja tiedekuntien yhteistyö tässä kasvussa oli merkittävä tekijä. Lukumäärällisestikin opinnäytetöitä tehtiin UEFissa viime vuonna ennätysmäärä, yli 1500 kappaletta.
Yliopiston omien julkaisusarjojen toimitustyössä keskeisenä tehtävänä oli valmistautuminen saavutettavuusvaatimusten mukaiseen julkaisemiseen. Taittopohjien valmistelu aloitettiin vuonna 2019 ja ne otetaan käyttöön vuoden 2020 aikana.
Itä-Suomen yliopiston julkaisutoiminnan viime vuosi oli lukujen puolesta hyvä ja vakaa, ja sen avoimuuden kehitys jatkui myönteisenä kohti täyttä avoimuutta.
Itä-Suomen yliopiston julkaisujen avoimuuden kehittyminen | Development of the openness of the publications of UEFEri avoimuustyyppien kehitys | Development of different types of openness
The publishing activities of the University of Eastern Finland have normalised at a good level with high quality. About 3,500 publications are written at the UEF each year, and the number of scientific publications among them was slightly under 2,400 last year. Most of the publications are available as open-access materials.
The operating culture based on open access seems to be effective: the relative proportion of open-access publications has continued to grow at a moderate rate of 10% a year. At the moment, about 64% of the peer-reviewed scientific articles published by the UEF are available as open-access materials. The trend has been positive in the past four years, and the target of open access to all publications is closer each year.
The number of parallel-published articles is also growing steadily. In 2019, a total of 411 articles were saved in the UEF eRepo that would not be available as open-access materials online without parallel publishing (RT+ articles) This was 18% higher than the year before (347 articles in 2018).
In addition, parallel publishing was also done retrospectively at the library, resulting in nearly a hundred new RT+ articles for 2018. Retrospective publishing is important, because in the funding model for universities that will come into force in 2021, all openly published peer-reviewed articles from 2017–2020 are given an additional 1.2 multiplier.
Open access is also visible in theses: Nearly sixty per cent (59.7%) of theses are published as open-access materials. In 2019, all faculties were able to publish more than half of their theses online as open-access materials. This was largely thanks to the collaboration between the library and the faculties. Last year, the number of theses at the UEF was also record high, over 1,500.
A central goal in the editorial work on the university’s own publication series was the preparation for publication in compliance with requirements for open access. The preparation of layout templates was started in 2019, and the templates will be taken into use in 2020.
The numbers show that last year was a good and stable one for the University of Eastern Finland in terms of its publication activities, and it maintained a positive trend towards the open access of all publications.
Jarmo Saarti, kirjaston johtaja | Library Director
Jukka Kananen, palvelupäällikkö | Head of Services
Antti Laurila, tietojärjestelmäasiantuntija | IT Systems Specialist
Laura Hämäläinen, tietopalveluneuvoja | Information Services Advisor
Taina Sahlman, ma. tietoasiantuntija | Information Specialist, fixed-term
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and Publishing Services
Niin sanottuja preprinttejä (tai Submitted Version under Review) eli tieteellisen artikkelin kustantajille lähetettyjä käsikirjoitusversioita, joita ei ole vielä vertaisarvioitu, saataville tarjoavat palvelut ovat nyt nousseet suosioon tieteellisessä julkaisutoiminnassa. Vakiintunut matematiikan, fysiikan ja lähialojen arXiv tosin aloitti jo vuonna 1991. Terveystieteiden MedRxiv taas taitaa olla uusimpia.
Preprinttien julkaiseminen on yksi avoimen julkaisemisen muodoista. Esimerkiksi COVID-19-pandemia on tilanne, jossa tutkimustuloksia jaetaan avoimesti ja niihin toivotaan pikaisia kommentteja, kun tutkijat kaikkialla maailmassa pyrkivät ratkomaan virukseen ja sen aiheuttamaan tautiin liittyviä haasteita.
Preprint-arkistojen käyttö ei kuitenkaan rajoitu vain kriisitilanteisiin, vaan kyse on yksinkertaisesti online-julkaisuarkistoista, joihin voi lähettää tieteellisiä julkaisuja, joita ei vielä ole vertaisarvioitu perinteisissä akateemisissa lehdissä.
Artikkelit seulotaan ja tarkistetaan mm. plagioinnin varalta. Preprint voi olla esimerkiksi konferenssiesitelmä, sillä joillain aloilla julkaisun nopeus on oleellisinta ja preprint-arkiston osoitteella niihin voi viitata. Preprinttejä voi kommentoida ja monet pitävät niitä oivana tapana jakaa ja vastaanottaa palautetta meneillään olevista töistä.
Suosittuja preprint-arkistoja:
arXiv – matematiikka, fysiikka, tietojenkäsittelytiede ym.
Zenodo – monialainen, myös muuta kuin preprinttejä, esim. tutkimusdataa
Preprintit ovat nopeasti kasvava osa tieteellistä viestintää. Monien tutkijoiden mielestä perinteinen vertaisarviointiprosessi kestää liian kauan ja viivästyttää tärkeiden tutkimustulosten levittämistä. Altmetriikan avulla seurataan, mistä juuri nyt puhutaan ja kirjoitetaan, jolloin nopeus on etu. Preprint voi tuoda julkaisulle enemmän lukijoita ja viittauksia julkaisulle. Preprint-julkaisemisen etuihin kuuluvat siis ainakin varhainen palaute ja tutkimuksen lisääntyvä näkyvyys.
Rahoittajista esimerkiksi US National Institutes of Health ja Wellcome Trust hyväksyvät preprintit apurahahakemuksissa, mutta Opetus- ja kulttuuriministeriön linjauksen mukaan vertaisarvioimattomia käsikirjoituksia ei raportointivaiheessa lueta avoimiksi julkaisuiksi eli OKM edellyttää julkaisun olevan vertaisarvioitu.
Services providing access to Preprints or Submitted Versions under Review, i.e. manuscripts of scientific articles, sent to publishers but not yet peer-reviewed, have recently become popular in scientific publishing. However, the well-established arXiv of mathematics, physics and other related fields has been operating since 1991. In contrast, the health sciences’ MedRxiv is one of the newest ones.
Preprints are a form of open access publishing. For example, the COVID-19 pandemic has prompted scientists to openly share their findings, hoping for quick comments, as researchers around the globe are trying to solve the problems connected to the virus and the disease it causes.
But the use of preprint repositories is not limited to just crisis situations. Instead, they are online publishing archives where scientific publications can be submitted before they have been peer-reviewed in traditional academic journals.
The articles are screened and checked for plagiarism, among other things. A preprint can be a conference presentation, for example, since in some fields swift publication is key and a preprint archive address allows the citation of these articles. Preprints can be commented on, and many believe they are a great way of sharing and receiving feedback on work still in progress.
Popular preprint repositories include:
arXiv – mathematics, physics, computer science, etc.
Zenodo – a multi-field archive that also contains other material, such as research data
Preprints are a fast-growing part of scientific communications. Many researchers believe that the traditional peer review process is too time-consuming and delays the distribution of important research findings. Altmetrics help users keep track of what is currently being discussed and written about, making speed an asset. Preprints can also attract more readers and citations, and early feedback and increased visibility are among the benefits of this publication form.
Funders including the National Institutes of Health in the US and the Wellcome Trust in the UK accept preprints in grant applications. However, according to the Finnish Ministry of Education and Culture’s policy, manuscripts that have not been peer-reviewed are not considered open access publications in reporting, i.e. the Ministry accepts only peer-reviewed publications.
Tuulevi Ovaska, erityistietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and Information Services
(Please, scrolldown to read a summary in English.)
Avoimen julkaisemisen kehitys (ks. esim. kirjaston blogi 5.6.2019) ja keskitettyyn tukeen oikeutettujen kirjoittajamaksujen maksaminen tiedekunnan tai yksiköiden varoista ovat nostaneet esille tarpeen kirjoittajamaksumenojen seuraamisesta yliopistossamme. Vuoden 2019 alusta Itä-Suomen yliopiston kirjasto ja talouspalvelut ryhtyivät yhteisvoimin seuraamaan yliopiston kautta maksettuja kirjoittajamaksuja. Seurannalla pyritään saamaan selville paitsi keskitetyn tuen mukanaan tuomat kustannukset, myös arvioimaan paremmin julkaisumaksuvirtojen määrää ja kohdentumista esimerkiksi kustantajakohtaisesti. Seurannasta saatuja tietoja voidaan käyttää apuna mm. neuvoteltaessa lisenssisopimuksia kustantajien kanssa. Pidemmällä tähtäimellä avoin julkaiseminen ja kirjoittajamaksut vaikuttavat myös kirjaston kulurakenteeseen: aineistonhankintakustannukset siirtyvät kohti julkaisukustannuksia, kun yhä enemmän aineistoa tulee avoimesti saataville.
Tulokset vuodelta 2019
Seurannan mukaan kirjoittajamaksuja maksettiin Itä-Suomen yliopistossa vuonna 2019 yhteensä 297 083 euroa. Kokonaissummasta 59 % maksettiin täydentävästä rahoituksesta ja 41 % perusrahoituksesta. Kaikista kirjoittajamaksuista 59 % maksettiin Gold OA -julkaisuille ja 41 % hybridijulkaisuille (ks. avoimen julkaisemisen vaihtoehdot). Kirjoittajamaksuja maksettiin yhteensä 175 artikkelista, joten maksettu keskihinta artikkelin saamiseksi avoimesti julkaistuksi oli noin 1 698 €.
Kaaviossa 1 havainnollistetaan Itä-Suomen yliopistossa maksettujen kirjoittajamaksujen jakautumista tiedekunnittain vuonna 2019. Eniten kirjoittajamaksuja vuonna 2019 maksettiin terveystieteiden tiedekunnassa, yhteensä 132 441 € (45 % kaikista kirjoittajamaksuista). Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta kulutti kirjoittajamaksuihin 104 241 € (35 %), yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta 41 605 € (14 %) ja filosofinen tiedekunta 18 797 € (6 %).
Kaavio 1. Itä-Suomen yliopistossa maksettujen kirjoittajamaksujen jakautuminen tiedekunnittain 2019 (%). | Diagram 1. APC distribution among faculties in 2019 (%).
Kaaviossa 2 vertaillaan täydentävästä rahoituksesta ja perusrahoituksesta maksettujen kirjoittajamaksujen määrää tiedekunnittain. Terveystieteiden tiedekunta on maksanut suhteessa jokseenkin saman verran kirjoittajamaksuja perusrahoituksesta ja täydentävästä rahoituksesta. Muiden tiedekuntien kohdalla täydentävän rahoituksen osuus kaikista kirjoittajamaksuista on kuitenkin suhteessa suurempi: filosofisen tiedekunnan osalta 72 %, yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunnassa 71 % ja luonnon- ja metsätieteiden kohdalla 64 %.
Kustantajittain suurimmat rahareiät löytyvät kaaviosta 3. Eniten kirjoittajamaksuja on maksettu Springer Naturelle, yhteensä 74 140 € (25 % kaikista maksetuista kirjoittajamaksuista). Elsevier on laskuttanut yhteensä 43 918 € (15 %) ja yli 20 000 € summia on maksettu myös Frontiers Medialle, MDPI:lle, Taylor & Francisille ja Wiley-Blackwellille. Kuvaavaa on, että yhteensä 71 % maksuista on mennyt näille kuudelle kustantajalle. Kirjoittajamaksuosuuksien vertailua kustantajittain vaikeuttaa kuitenkin eri kustantajien ja kirjaston väliset aineistolisenssisopimukset, joihin voi kuulua myös avoimen julkaisemisen kustannuksia. Näiden myötä esimerkiksi merkittävä osa Itä-Suomen yliopiston Elsevierin lehdissä julkaistuista avoimista artikkeleista on saatu julkaistua 50 % alennuksella listahinnasta.
Kaavio 3. Maksetut kirjoittajamaksut kustantajittain (%). | Diagram 3. Distribution of the APCs with the six largest publishers and the rest of the publishers (%).
Seurannassa näkymättömät kulut
Kirjoittajamaksuseuranta ei siis kuitenkaan kerro koko totuutta avoimen julkaisemisen kustannuksista. Kuten mainittua, kirjoittajamaksuja maksetaan joidenkin kustantajien kohdalla myös aineistojen lisenssimaksujen yhteydessä – tällöin sopimus kustantajan kanssa voi kattaa lehtitilauksen lisäksi esimerkiksi tietyn määrän avoimesti julkaistavia artikkeleita tai alennuksia kirjoittajamaksuihin. Vertailukelpoista tietoa näiden sopimusten kautta maksettavista kirjoittajamaksuista ei voi tällä hetkellä saada, koska sopimuskäytännöt vaihtelevat kustantajittain. UEF:in käytössä olevat kirjoittajamaksuedut on listattu Open UEF -sivustolle.
OpenAPC
Itä-Suomen yliopiston kirjoittajamaksutiedot on soveltuvin osin viety myös OpenAPC-tietokantaan. OpenAPC on Bielefeldin yliopiston kirjaston ja INTACT -projektin hallinnoima kansainvälinen hanke, jonka tarkoituksena on koota yhteen eri tutkimusorganisaatioiden maksamia kirjoittajamaksuja. Tätä kirjoittaessa OpenAPC:hen on osallistunut 259 organisaatiota ympäri maailman. Suomesta tietoja palveluun ovat vieneet Itä-Suomen yliopiston ohella myös Turun, Tampereen ja Jyväskylän yliopistot sekä Laurea ammattikorkeakoulu ja Hanken Svenska handelshögskolan. OpenAPC:hen viedyt tiedot eivät täysin vastaa omaa kirjoittajamaksuseurantaamme OpenAPC:n rajoitusten vuoksi.
Briefly in English
The University of Eastern Finland Library and the university’s Financial Services have started to monitor the article processing charges (APCs) paid by the university from the beginning of 2019. By monitoring the expenses, we are hoping to gain not just an overview of the costs of the UEF’s centralised support, but also to estimate the total expenditure of APCs and to whom the charges are being paid to. This information can be used, for example, when negotiating new licence agreements with publishers. In the long run the costs of Open Access publishing will also affect the library’s cost structure: the more literature is available Open Access, the less money is needed to buy licensed material.
The total sum of APCs paid by the UEF in the year 2019 was €297,083. 59 % of this sum was paid from external funding and 41 % from university’s basic funding. 59 % of the charges were paid to Gold Open Access publications and 41 % were paid to hybrid publications. APCs were paid for 175 articles, so the average charge per article was about €1,698. The UEF’s APC data is also available at the OpenAPC service though it doesn’t completely match with the university’s own monitoring due to the restrictions of the OpenAPC’s data schema.
Diagram 1 (above) shows the APC distribution among faculties. On diagram 2 one can see the share of APCs paid from basic funding in blue and APCs paid from external funding in orange. Diagram 3 shows the distribution of APCs with the six largest publishers and the rest of the publishers. In the diagrams, FILO stands for Philosophical Faculty, LUMET for Faculty of Science and Forestry, TERV for Faculty of Health Sciences and YHKA for Faculty of Social Sciences and Business Studies.
In addition to the charges per article paid to the publishers, the library also pays varying amounts of Open Access fees in licence agreements. These agreements vary so much in their terms and conditions that they cannot be directly compared. The support methods for Open Access publishing gained by these agreements can be found at Open UEF web page.
Juho Jussila
Tietoasiantuntija | Information Specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection Services
Kansalliskirjaston joka toinen vuosi järjestämille Kirjastoverkkopäiville kokoontui tänä vuonna yli 500 kirjastoalan ammattilaista. Tämän kertaisten Kirjastoverkkopäivien alkupalaksi Monica Crump Irlannin kansalliskirjastosta esitti innostavan puheenvuoron kirjastojen tulevaisuudesta. Hän näki, että kirjastotieteen yhden “isän” S. R. Ranganathanin lait eli kirjastotieteen peruspilarit pätevät edelleen. Perinteisen kirjan sijasta hän käyttää kuitenkin laajempaa kaiken tyyppistä sisältöä (content), johon Ranganathanin lakia voidaan soveltaa. Crump kannattaa todellista avointa julkaisemista, jossa kirjastot eivät maksa lisämaksua tieteellisten artikkeleiden avoimesta julkaisemisesta eikä hänen mielestään tutkijoille pitäisi tulla lisätehtäviä tms. liittyen artikkelin avoimeen julkaisemiseen – ”save the time of the reader/author”. Erityisesti mieleen jäi hänen neuvonsa kirjaston asiakaspalvelijalle: “Be a friendly, supportive face in the anonymity of the digital world” sekä hänen mainitsemansa IFLAn Global Vision raportista poimittu kohta sisällön säilyttämisestä tulevaisuuden lukijoille: ”we are the guardians of the memory of the world”.
Pääpuhuja | Keynote speaker Monica Crump
Tiedon paloja rinnakkaisohjelmista ja työpajoista
Rinnakkaisohjelmia | Parallel sessions
Päivä 1
Tekoäly ja aineistojen automattinen kuvailu -osiossa kuultiin tekoälykumppanuudesta, jossa CSC, Kansalliskirjasto ja Kansallisarkisto tekevät yhteistyötä tekoälyn hyödyntämisessä. Projektin lopputuloksena saatua dataa tullaan julkaisemaan avoimesti (lisätietoa tekoälykumppanuudesta).
Toinen puoli osiota esitteli automaattisen sisällönkuvailun työkalun Annifin tulevaisuuden näkymiä sekä miten Annifia käytetään pro gradujen sisällönkuvailun apuvälineenä Jyväskylän yliopistossa. Annifista on tällä hetkellä käytössä jo sen toinen versio, joka toimii huomattavasti paremmin kuin proto-versio. Annifin käyttöä sisällönkuvailun apuvälineenä gradujen lisäksi tullaan käyttämään tulevaisuudessa myös uusien väitöskirjojen kohdalla. Osma Suominen kertoi, että tulevaisuudessa Annifin laatua parannetaan, siitä julkaistaan tuotantokäyttöön sopiva rajapinta, se otetaan käyttöön Kansalliskirjaston järjestelmissä ja sen kansainvälistä käyttäjäyhteisöä laajennetaan.
Iltapäivän rinnakkaisohjelmista kiinnosti tietysti erityisesti Almaan liittyvät integraatiot koska Alma otetaan käyttöön myös Itä-Suomen yliopiston kirjastossa tämän vuoden vaihteessa. Finnan kohdalla integraation tilanne 21.10.2019: kaikki kunnossa. Melindan Alma-integraatiota työstetään parhaillaan. Tiedetään, että Asterin toimija-auktoriteetit ovat käytettävissä Alma-kuvailussa. Myös Finton sanastoista YSO, YSO-paikat ja SLM ovat käytettävissä Almassa.
Ensimmäisen päivän iltapäivän päätti paneelikeskustelu, jossa aiheena oli Kirjastojen matka vuodesta 2020 vuoteen 2030. Panelistien mielenkiintoisessa keskustelussa puhuttiin mm. mitä asioita ottaisi ja mitä ei mukaan tästä ajasta vuoteen 2030.
Alkuiltajuhla, Kansalliskirjaston Kupolisali | Early evening event, National Library of Finland, Joona Toivanen Trio
Päivä 2
Korkeakoulukirjastojen tulevaisuuden tilastointitarpeet-työpajassa keskusteltiin monipuolisesti tulevaisuuden tilastointitarpeista, sillä nykymuotoinen tilastointi päättyy vuoteen 2020. Tilastointia tarvitaan myös sen jälkeen, joten yhteinen tavoite on luoda ”Tulevaisuuden tilasto”, KITT2030. Työpajassa keskusteltiin yleensä, mitä tilastoja tarvitaan? Mikä on ”pakko” ja mikä on ”suotavaa” tilastoida. Tilastokeskuksen ja OKM:n tarvitsemien kansallisen tason tilastotietojen lisäksi kirjastot tarvitsevat itse tietoa vuosikertomukseen ja toiminnan suunnitteluun. Nykyään KITT2:een kerätään yli 600 lukua, joista tilastokeskukselle menee reilu 100 ja OKM:lle pari lukua. Yhtenä ongelmana on ollut se, että juuri mitään lukua ei ole karsittu vuosien saatossa pois. Tiedot kokoelmista, lainauksesta ja rahoituksesta muodostavat kirjastotilastojen ytimen, mutta on myös uudenlaisia tilastointitarpeita, miten saada esim. asiakaskokemus mukaan tilastoihin? Tätä varten voidaan kehittää työpajan vetäjän, Markku Laitisen mukaan uudenlaisia tulevaisuuden indikaattoreita, ”yhdistelmäindeksejä”, jotka voisivat koostua useammasta kuin yhdestä osaindikaattorista.
Tilastolukujen saaminen on kirjastoissa vuosittainen iso ponnistus. Siirtymiset uusiin kirjastojärjestelmiin kuten KOHAan ja Almaan vaativat tietokantojen rakenteisiin tutustumista myös tilastoinnin näkökulmasta. Työpajan alussa Anneli Österman esitteli meille KOHA-järjestelmän tilastointia.
Automaattinen kuvailu: Aaveita koneessa -työpajassa pääsivät osallistujat arvioimaan aineistoihin liittyviä asiasanoja, joita oli tuotettu Annifilla ja/tai ihmisen voimin. Kuten ensimmäisessä Annifin ja ihmisen kohtaamisessa myös tässä toisessa kohtaamisessa ihmisen tuottama sisällönkuvailu oli laadukkaampaa. Tosin Annif on kehittynyt niin, että sen käyttöä sisällönkuvailun apuvälineenä voi jo harkita vakavasti.
Kirjastoverkkopäivät olivat onnistuneet. Mukana kotiin tuli uusia asioita hyödynnettäväksi omassa työssä. Mieleen jäivät isot muutokset, joiden keskellä olemme nyt – julkaisujen saattaminen avoimiksi, tekoälyn tuomat mahdollisuudet, uudet kirjastojärjestelmät ja uudistuvat tilastot. Monenlaisia paloja näiden lisäksi ehtii vielä tulla matkalla kohti vuotta 2030.
Kirjastoverkkopäivien avaus, Cecilia af Forselles | Opening words by Cecilia af Forselles
This year, the biennial Library Network Days (Kirjastoverkkopäivät in Finnish) organised by the National Library of Finland drew more than 500 library professionals. The 2019 Library Network Days kicked off with an inspiring talk about the future of libraries by Monica Crump from the National Library of Ireland. She posited that the Five Laws of Library Science put forward by S. R. Ranganathan, one of the fathers of library science, hold true to this day. However, instead of the book as the traditional library collection item, she spoke more broadly of all types of content to which Ranganathan’s laws can be applied.
Crump advocates genuine open publication wherein libraries would not need to pay extra charges for publishing scientific articles openly, and she finds that researchers should not be burdened with additional tasks and hurdles related to the open publication of their articles – “save the time of the reader/author.” Her advice to customer service staff at libraries was particularly memorable: “Be a friendly, supportive face in the anonymity of the digital world.” She also quoted a section from IFLA’s Global Vision report on retaining content for future readers, stating that “we are the guardians of the memory of the world.”
Nuggets of information from parallel sessions and workshops
Day 1
The portion on artificial intelligence and the automatic description of materials shed light on the partnership between CSC, the National Library of Finland and the National Archives of Finland to utilise artificial intelligence. The data generated by the project will be published openly.
The other half of the portion presented the future prospects of the Annif, tool for automated subject indexing and classification, and how it is used for indexing of master’s theses at the University of Jyväskylä. The second version of Annif, which is vastly improved over the proto version, is already in use. In the future, the Annif tool will also be used for new doctoral dissertations, alongside master’s theses. According to Osma Suominen, the functionalities of Annif will be further improved in the future, and a production-oriented interface will be created based on it and implemented in the National Library’s systems. The solution’s international user community will also be expanded.
As for the parallel programmes in the afternoon, the integrations related to Alma were naturally a draw, since the system will also be introduced at the library of the University of Eastern Finland at the turn of the year. Integration status for Finna on 21st October 2019: everything is in order. Melinda’s Alma integration is currently under way. It is known that the Asteri operator authorities are available in the Alma descriptions. Of the Finto vocabularies, YSO, YSO Places and SLM are also available through Alma.
The first afternoon concluded with a panel discussion on the path of libraries from 2020 to 2030. The fascinating discussion covered many topics, including what the panellists would take with them from today to the year 2030 and what they would leave behind.
Day 2
The workshop on future needs to collect statistics at the libraries of institutes of higher education entailed a diverse discussion on statistical needs in the coming years, as the current model for collecting statistics will be retired in 2020. The need for statistics will obviously not suddenly cease after that, which is why the common goal is to create a “statistical system of the future” – KITT2030. The workshop participants discussed what types of statistics are actually needed on a general level. What kinds of statistics “need” to and “should” be collected. In addition to the nationwide statistics required by Statistics Finland and the Ministry of Education and Culture, the libraries themselves need information for their annual reports and operational planning. At the moment, more than 600 pieces of data are being collected into KITT2, of which more than 100 are relayed to Statistics Finland and a few to the Ministry of Education and Culture. One of the problems has been that very few figures have been trimmed out over the years. Information regarding collections, loans and funding form the core of library statistics, but there are also new kinds of statistical needs, such as how to represent the customer experience in statistical form. According to Markku Laitinen who helmed the workshop, new kinds of indicators – “compound indices” – consisting of multiple part indicators could be developed for the purpose.
The annual compilation of statistics is a considerable effort at libraries each year. Transitions to new library systems, such as KOHA and Alma, require the database structures to be examined from a statistical perspective. At the beginning of the workshop, Anneli Österman introduced us to the compilation of statistics in the KOHA system.
Automated metadata: In the “Ghosts in the Machine” workshop, participants got to evaluate content-related keywords that had been generated through Annif and/or staff effort. As was the case the first time Annif and library employees were pitted against each other, the quality of the metadata created by actual people was higher. However, Annif has developed enough that its use as a tool to support automated indexing and classification can be considered in earnest.
The Library Network Days were a success. The participants took home new lessons and ideas to utilise in their own work. Among the notable topics were the massive changes we are currently tackling: open publication, the opportunities provided by artificial intelligence, new library systems and updated statistics. That being said, many additional pieces will be added to the puzzle on our way to 2030.
Anu Eskelinen, tietoasiantuntija | Information Specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services
Tarja Turunen tietoasiantuntija | Information Specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection services
Vierailin perjantaina 11.10.2019 Edinburghin yliopiston kirjastossa (Library and University Collections). Osallistuin ensin paikallisen kollegan Marshall Dozierin (College Lead for Library Academic Support, Medicine & Veterinary Medicine) opetukseen. Master of Public Health -ohjelman ensimmäisen vuoden opiskelijoiden käytännön harjoitukset pidettiin suuren Argyle House -rakennuksen moderneissa tietokoneluokissa. Mukana oli myös koulutusohjelman johtaja Niall Anderson (Programme Director, MPH & Programme Co-Director, MPH online). Oli todella hyödyllistä, että hän oli mukana harjoituksia ohjaamassa, koska osa opiskelijoista tarvitsi vielä ohjausta aiheidensa analysointiin ja rajaamiseen.
Marshall Dozier flippasi tämän opetuksen ensimmäistä kertaa. Tuoreiden maisteriopiskelijoiden oli(si) pitänyt katsoa ennen harjoituksia kolme videota: yksi kirjallisuuskatsauksista, toinen tiedonhausta ja kolmas tietokannoista. Luokkatilanteessa opiskelijat tekivät verkkotehtävää, jossa heidän piti ensin selostaa hakunsa (opinnäytteensä) aihe ja muodostaa hakulauseita sekä tehdä hakuja ja viedä viitteitä EndNote-viitteidenhallintajärjestelmään. Tarkoitukseni oli vain seurata opetustilannetta, mutta löysin itseni pian opastamasta Boolen logiikkaa. hakusanojen katkaisemista ja muuta tiedonhaun logiikkaa. Miellyttävä kokemus.
Olin juuri edellisellä viikolla opettanut tiedonhaun perusteita omille Master of Public Health -opiskelijoillemme, joten työ tuntui tutulta. Edinburghissa opiskelijoita vain on melkoisesti enemmän, kaikkiaan 84, joista kolmisenkymmentä oli tässä ryhmätilanteessa, jakautuneina kahteen vierekkäiseen luokkatilaan, joissa kiersimme ohjaamassa opastusta tarvitsevia. Osa teki tehtävät täysin ilman apua, mutta joidenkin kanssa opastukseen meni paljonkin aikaa.
Marshall Dozier opetusluokassa | Marshall Dozier in a classroom
Iltapäivällä pääsin mukaan Theo Andrew‘n (Scholarly Communications Manager) sisäiseen koulutukseen, jossa hän kertoi ryhmälle uusia tutkimuksen tuen ja julkaisemisen parissa työskenteleviä yliopistolaisia tieteellisestä viestinnästä ja avoimesta tieteestä Edinburghin yliopistossa. Aiheet olivat kirjaston tutkimuksen tuen henkilöstö ja orgnaisaatio, tutkimustietojärjestelmä (Pure), julkaisuarkisto (Dspace), Open Journals System (OJS), altmetriikka & bibliometrikka, tekijänoikeudet, avoin julkaiseminen, rahoittajien oa-käytännöt, tutkimuksen arviointi (REF2021) ja Plan S. Tuhti tietopaketti siis.
Scholarly Communications -tiimiin kuuluu neljä henkilöä. He kouluttavat ja ylläpitävät palveluita sekä saavat vuodessa noin 2700 yhteydenottoa. Yliopisto tuotti 1.4.2016-28.2.2019 yhteensä 16595 julkaisua tai muuta tuotosta, joista 91,9 % on avoimesti saatavilla. Avoimuuden korkeaa lukemaa selittää muun muassa se, että REF-arviointiin hyväksytään vain oa-julkaisut, mutta Edinburghin yliopisto edistää muutenkin avointa tiedettä ja tutkimusta erittäin voimakkasti ja näkyvästi. APC-maksuja ei enää makseta hybridi-OA:sta, vaan panostetaan “lue & julkaise” sopimuksiin (esim. Springer Compact Agreement) ja suositaan välitöntä vihreää OA:ta (UK Scholarly Communications Licence).
Päivän lopuksi keskustelin vielä Martin Donnellyn (Research Data Support) ja Eleni Kotoulan (Lead Digital Research Services Facilitator) kanssa tutkimusdataan liittyvistä palveluista. Suomessa käytettävä tutkimusaineistonhallintasuunitelmatyökalu DMPTuuli on kotoisin Edinburghista (DMPonline). Heillä on tutkimusdatan hallintaan ja ja säilytykseen kattavat palvelut ja välineet. He myös järjestävät vuosittain sisäisen konferenssin Dealing with Data. Digitaaliset tutkimuspalvelut (Digital Research Services) on laaja kokonaisuus, joka tarjoaa data- ja ohjelmistopalveluita ja välineitä tutkimuksen kaikissa vaiheissa.
Työtila | Office
On Friday 11th October 2019, I visited the Library and University Collections of the University of Edinburgh. First I attended a practical session taught by Marshall Dozier (College Lead for Library Academic Support, Medicine & Veterinary Medicine). Information skills exercises for the first-year students of the Master of Public Health programme were held in modern computer classrooms in the large Argyle House building. It was really helpful that the Programme Director of the MPH Niall Anderson (also Programme Co-Director of MPH Online) was present in the session as some of the students needed guidance in analysing and defining their topic, too, not just information retrieval.
Marshall Dozier used the flipped classroom model for this course for the first time. New graduate students were to watch three videos before the exercise: one about literature reviews, one about information retrieval, and one about databases. In the classroom, students completed an online assignment where they first had to explain the topic of their search (dissertation) and to formulate search queries, as well as to conduct searches and to export the references to the EndNote reference management system. My intention was just to observe the teaching, but I ended up explaining Boolean logic, truncating keywords and other information retrieval basics. A pleasant experience. The week before, I had taught the information skills to our Master of Public Health students, so it felt familiar. In Edinburgh, the number of students (84) is much bigger than at UEF. Thirty of them attended this session, divided into two classrooms where we circulated to guide those in need. Some did their searches on their own, but some took a lot of time to guide.
In the afternoon, I attended Theo Andrew‘s (Scholarly Communications Manager) in-house training. He told a group of new research support and publishing staff members at the University of Edinburgh about scientific communication and open science. Topics included the staffing and the organisation of the Library Research Support, Current Research Information System (Pure), Institutional Repository (Dspace), Open Journals System (OJS), Altmetrics & Bibliometrics, Copyright, Open Access Policy Landscape, Funders’ Open Access policies, Research Excellence Framework (REF2021) and Plan S. A lot of information.
The Scholarly Communications team consists of four people. They train and maintain services and receive about 2,700 calls a year. From April 1, 2016, to February 28, 2016, the University produced a total of 16595 outputs, 91.9% of which are open access. The high level of OA is explained, among other things, by the fact that OA is demanded by REF, but the University of Edinburgh also promotes open science and research in a very powerful and visible way. They stopped paying APCs for individual hybrid-OA, are investigating in Read & Publish deals (eg. Springer Compact Agreement) and have preference for immediate Green OA (UK Scholarly Communications License).
At the end of the day, I talked with Martin Donnelly (Research Data Support) and Eleni Kotoula (Lead Digital Research Services Facilitator) about research data services. The DMPTuuli research data management tool used in Finland comes from Edinburgh (DMPonline). They have comprehensive services and tools for managing and storing research data. They also hold an annual internal conference called Dealing with Data. Digital Research Services is a comprehensive entity that provides data and software services and tools at all stages of research.
Marshall Dozier & Theo Andrew & Edinburgh Castle
Tuulevi Ovaska
erityistietoasiantuntija | communications coordinator & information specilialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training & information services
