Muutosvoimia: Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2021 | Powers of change: University of Eastern Finland Library – Annual Report 2021

Miksi kirjasto on? Tätä kysyi edeltäjäni Jarmo Saarti viimeisessä kirjaston blogiin kirjoittamassaan tekstissä. Jarmo perusti vastauksensa intialaisen kirjastonhoitaja S. R. Ranganathanin viiteen lakiin, jotka tämä määritteli jo vuonna 1931. Ne ovat edelleen ajankohtaisia, joskin uudella tavalla tulkittuna. Tärkein viesti oli kuitenkin se, että kirjastolle on edelleen paikkansa.

Itselleni on tärkeää kysyä, miten kirjasto parhaiten palvelee asiakkaitaan eli yliopiston henkilökuntaa, opiskelijoita ja kansalaisia. Kirjaston tehtävä yliopiston yksikkönä tulee täytetyksi tätä kautta. Siksi en näe, että kirjaston pitäisi olla paras joillakin luvuilla tai adjektiiveilla määriteltynä. Asiakkaidemme menestys on tärkeämpää. Kun he menestyvät, me olemme onnistuneet. Tämän mittaaminen onkin sitten vaikeampi juttu.

Tilastojen tulkinnan vaikeus

Painettujen aineistojen aikakaudella kirjaston keskeistä toimintaa kyettiin kuvaamaan kohtuullisen hyvin esimerkiksi kävijä- ja lainaustilastoilla. Enää nuo luvut eivät yksinään kerro kuin osatotuuden toiminnastamme, koska kirjaston palveluvalikoima on kasvanut parina viime vuosikymmenenä huomattavasti. Kokonaiskuvan hahmottamiseen vaaditaan nyt paljon enemmän tietoa.

Sähköisten palvelujemme tilastoluvut antavat vielä oman mausteensa soppaan, koska niiden tulkinta ei ole helppoa. Jos kirjaston sähköisten tiedonhakujen vuotuinen määrä ylittää kolme miljoonaa (kuten se tekee), mitä se meille kertoo? Yksittäisen luvun merkitys ei välttämättä avaudu mitenkään, aikasarja kertoo jo enemmän. Monesti tilastojen käyttäjät eivät näe, miten luku on tuotettu tai kaivettu tietojärjestelmien syvyyksistä. Näin luvun vertaaminen muiden yliopistokirjastojen antamiin tietoihin ei oikein ole mielekästä, sillä yhteismitallisuus ei ole taattu.

Hankaluuksista huolimatta tilastot ovat edelleen tärkeitä, niitä vain pitää osata lukea oikein. Vuoden 2021 tilastoista voimme esimerkiksi hyvin päätellä, että korona sekä kirjastotilojen remontit hankaloittivat edelleen kirjaston toimintaa. Kirjojen lainaus pieneni noin neljänneksen ja kävijämäärät kirjastoissa hieman yli kolmannekseen vuoden 2019 lukuihin verrattuna. Parempaan suuntaan ollaan onneksi menossa nyt, kun kampuskirjastot saavat olla taas normaalisti avoinna. Veikkaan kuitenkin, että entiset ajat eivät enää palaa, vaan etäily on tullut jäädäkseen.

Kirjaston toimintakulut ovat kasvaneet jokseenkin kohtuullisesti, nousu vuodesta 2017 vuoteen 2021 on 11 %. Samana aikana aineistokustannukset ovat kasvaneet lähes 25 %, eli kuutisen prosenttia vuodessa. Avoimesti saatavilla olevien aineistojen käyttö ei vielä ole tuonut riittävästi painetta niin, että kustantajat olisivat maltillistaneet hintojensa korotuksia. Avoimen tieteen saralla on vielä paljon tehtävää.

Kirjaston henkilöstökustannusten kasvu on pysynyt varsin maltillisena, nousu vuodesta 2017 vuoteen 2020 on kaikkiaan vain kaksi prosenttia. Viime vuoden kasvupyrähdys johtuu pääosin datatukihankkeen kustannuksista. Olenkin ylpeä kirjaston henkilökunnasta, joka on hienosti kyennyt laajentamaan kirjaston palvelutarjontaa kehittämällä osaamistaan ja muokkaamalla toimenkuviaan. Samalla olen kyllä huolissani työn määrän kasvusta, uusia palveluita varten tarvitsemme jatkossa myös uusia vakansseja.

Arjen kuvausta

Kirjaston asiantuntijat tekevät paljon asiakkaille näkymätöntä työtä. Arkemme moninaisuudesta saa hyvän kuvan blogistamme, jossa kuvaamme työtämme ja sen tuloksia. Tekstit ovat niin mainioita, että päätimme rakentaa vuosikertomuksemme muutaman hyvän esimerkin varaan.

Avoin tiede on noussut merkittävään asemaan yliopiston toiminnassa. Kirjastolla on ollut luonnollinen rooli tutkijoiden tukena, lähtihän koko tieteen avoimuus liikkeelle julkaisujen avaamisesta vapaasti kaikkien käyttöön. Avoimen tieteen edistäminen on kuitenkin koko yliopiston asia. Se edellyttää mielenmaiseman muuttamista, toiminnan katsomista kokonaisvaltaisesti avoimen tieteen näkökulmasta. Myös tässä kirjasto on mukana.

Vuoden 2021 merkittävimmässä hankkeessamme rakensimme tutkijoille tutkimusdatanhallinnan palvelua. Jo tutkimusrahoitusta haettaessa pitää tutkijan osata kuvailla, miten dataa kerätään, tallennetaan ja säilytetään. Lokakuisessa seminaarissamme tutkijat toivat esille tarpeensa saada lisää tukea aineistonsa elinkaaren suunnitteluun. Hanke jatkuu vuoden 2022 ajan, ja tavoitteena on saada aikaan yhden luukun palvelu, josta tutkijat saavat monipuolista tukea avoimen tieteen toimintaansa.

Tietotaitojen opetusta

Kaiken avoimuuden ja internetin maailmassa opiskelija ja miksei tutkijakin voi välillä olla eksyksissä tiedon virrassa. Kirjastolla on pitkät perinteet tiedonhaun ja tutkimustaitojen opetuksessa. Viimeisen kahden vuoden aikana ne ovat korostuneet, kun opiskelijat ovat joutuneet opiskelemaan paljolti itsenäisesti etäyhteyden varassa. Siksi useimmat kirjaston järjestämät kurssitkin voi suorittaa etänä ja monet niistä missä vaiheessa opintoja tahansa.

Kirjasto on rakentanut koulutuspaketit, jotka tukevat opiskelua sen kaikissa vaiheissa. Avoin tiede on nyt yksi opetettavista aiheista, onhan esimerkiksi aineistonhallinta hyvä opetella heti samalla, kun tutkimuksen tekoa ryhdytään harjoittelemaan.

Uusittuja tiloja

Kirjaston käyttö opiskelu- ja työskentelytilana on tunnetuista syistä vähentynyt parin viime vuoden aikana huomattavasti. On tällä kuitenkin ollut myös puolensa, kun kampuskirjastojen tiloissa tehdyt remontit on saatu tehtyä pienemmin häiriöin kuin mitä alun perin ajateltiin. Kuopion kampuskirjasto palvelee entistä paremmin lukutilana. Joensuussa konservatorion rakentaminen Carelia-rakennuksen kylkeen pienensi hieman kirjaston tiloja, jolloin esimerkiksi asiakaspalvelupiste piti siirtää uuteen paikkaan. Nyt remontit ovat ohi, ja kirjasto voi taas palvella täysimittaisesti molemmilla kampuksilla.

Joensuussa myös kirjaston henkilökunnan tiloja uusittiin. Ensimmäiseen kerrokseen saatiin monitoimityötila avarine työskentelyalueineen. Häiriöttömään työskentelyyn on tarjolla vetäytymis- ja neuvottelutiloja sekä taukoja varten kahvihuone. Siitä on tullut yhteisöllisyyskeskus, jossa voi vapaasti keskustella kollegojen kanssa niin työ- kuin muistakin asioista.

Työskentely uudentyyppisissä tiloissa edellytti kampuskirjaston henkilökunnan sitoutumista yhteisiin pelisääntöihin. Ne laadittiin hyvällä meiningillä koko porukan kesken, ja homma pyörii nyt erinomaisesti. Akustiikka toimii hyvin, kun sisustusmateriaalit vaimentavat äänet sopivasti, eikä kohtuullisella äänellä puhuminen vaikuta muiden työskentelyyn. Vastamelukuulokkeita voi tarvittaessa käyttää lisävaimennukseen sekä etäkokousten kuunteluun.

Kirjasto on saavuttanut vuodelle 2021 asetetut tavoitteet vaikeista olosuhteista huolimatta. Kiitän kaikkia kirjaston työntekijöitä hyvin suoritetusta työstä. Jarmo Saarti lopetti blogikirjoituksensa seuraavin sanoin: “Hyvä kirjasto elää aina ajassa ja muuttuu sen mukana”. Tämä meidän kannattaa pitää mielessämme.

Ari Muhonen hymyilee
Kirjaston johtaja Ari Muhonen | Library Director Ari Muhonen

Why does the library exist? This was my predecessor Jarmo Saarti’s question in his final blog text. He based his answer on the five laws of library science established in 1931 by S. R. Ranganathan, which remain relevant to this day, with some reinterpretation. The most important message is that the library still has its place. 

To me, it is important to ask how the library can best serve its customers, i.e. the university staff, the students and the general population. This is how the library can fulfil its mission as a university unit. That’s why I don’t see that a library should be the best as defined by any numbers or adjectives. The success of our customers is more important. When they do well, we have done our job right. However, measuring success can be tricky. 

The difficulty of interpreting statistics 

In the era of printed materials, figures such as visitor and loan statistics were a reasonably accurate way of describing the library’s core operations. At this point, they only represent a part of our activities since the library’s range of services has expanded significantly in the past two decades. Much more data is now required to cover the whole picture.  

Statistics on our online services stir the pot further, as they are not easy to interpret. If the annual number of online searches of library resources exceeds three million (which it does), what does this tell us? The meaning of an individual figure may not be apparent in any way – a time series can be more informative. Many times, the users of statistics have no way of telling how a figure has been produced or drenched up from the depths of the data systems. This means that comparing such figures with the data provided by university libraries is not meaningful as comparability is not guaranteed. 

Despite the difficulties, statistics remain important – we simply need to be able to read them correctly. For example, the 2021 statistics indicate that the Covid-19 pandemic and renovations of library premises continued to hamper library operations. Book loans dropped by roughly a quarter and visitor numbers decreased by slightly more than a third from 2019. Fortunately, the situation is now improving since campus libraries are allowed to remain open as normal. That being said, I suspect that there is no going back to what once was and studying and working remotely are here to stay. 

The library’s operating expenses have increased somewhat moderately: the increase from 2017 to 2021 is 11%. During the same period, material costs have increased by nearly 25%, i.e. about 6% a year. The use of open access resources has not yet put enough pressure on publishers to make their price increases more reasonable. There is still a great deal of work to do regarding open science. 

The increase of the library’s personnel costs has remained moderate: the total increase from 2017 to 2020 is only 2%. Last year’s sharp rise was primarily due to the costs of the data support project. In this regard, I am very proud of our library staff who have succeeded in expanding the library’s range of services by developing their expertise and adapting their job descriptions. At the same time, I am concerned about the increased workload. We will need new positions to cover all the new services to come. 

 Describing the day-to-day activities 

Library experts conduct a lot of work that remains invisible to the customers. Our blog, which we use to describe our work and its results, provides a good idea of the diversity of our daily activities. The texts have been so good that we even decided to build our annual report around a few good examples.  

Open science has reached a substantial position in the university’s operations. The library has had a natural role in supporting researchers. After all, the whole idea of open science started with making publications available to everyone. However, promoting open science is a task for the entire university. It requires changing one’s thinking and viewing the operations as a whole from the perspective of open science. The library is also involved in these efforts.  

Our most important project in 2021 involved building a research data management service for researchers. Even when applying for research funding, the researcher must be able to describe how the data will be collected, saved and stored. In our seminar in October, researchers brought up their need to gain more support for planning the life cycle of their materials. The project will continue through 2022, and the aim is to produce a one-stop shop service that will provide researchers with a diverse range of support for activities related to open science. 

Teaching information skills 

In the modern era of openness and the internet, students and researchers alike can sometimes find themselves lost in the never-ending stream of information. The library has a long tradition in teaching the skills related to information retrieval and research. In the past two years, these skills have become even more important than before, as students have had to complete much of their studies independently over remote connections. Therefore, most courses provided by the library can be taken remotely, and students can complete many of them at any time during their studies.  

The library has created training packages that support studies in all phases. Open science is now one of the subjects covered since it is good to learn about data management right away when beginning to practice research activities. 

Renovated premises 

For reasons we all know, the use of the library for studies and work has seen a substantial decline in the past two years. However, this has also had its upsides since the renovations of the campus libraries were completed with fewer interruptions than expected. The Kuopio Campus Library is now better than ever before as a reading space. In Joensuu, the construction of the Conservatory of music next to the Carelia building cut into the library premises slightly, which is why the customer service point had to be relocated, for example. The renovations are now over, and the libraries can once again provide a full range of services on both campuses. 

In Joensuu, the library staff’s premises were also renovated. The first floor now has a multipurpose working space with plenty of room to work. Work pods and conference rooms are also available for uninterrupted work, alongside a break room for enjoying the occasional cup of coffee. The break room has become something of a community hub where you can freely discuss work and other matters with colleagues.  

Working in the new kinds of premises required the campus library staff to commit to shared rules. They were prepared jointly with the right amount of enthusiasm, and everything is now running smoothly. The acoustics are good, and the interior materials dampen sound sufficiently that talking at a moderate volume does not affect other workers. If necessary, noise cancelling headphones can be used for added sound attenuation and listening to remote meetings. 

Despite the difficult conditions, the library has reached the goals it set for 2021. I would like to thank all employees of the library for a job well done. Jarmo Saarti concluded his blog text with the following words: ”A good library lives in time and changes with it.” This is something we should all keep in mind. 

Ari Muhonen, kirjaston johtaja | Library director

***

Tilastot 2021 | Statistics 2021

Henkilökunta 2021 | Library staff 2021

Kirjaston henkilökunnan julkaisut 2021 | Library staff’s publications 2021

Kirjaston henkilökunnan luennot, esitelmät, konferenssiosallistumiset ja asiantuntijatehtävät 2021 | Library staff’s lectures, presentations, conference participation and expert activities in 2021

Share

Kirjaston henkilökunnan luennot, esitelmät, konferenssiosallistumiset ja asiantuntijatehtävät 2021 | Library staff’s lectures, presentations, conference participation and expert activities in 2021

(Please, scroll down to read in English)

Luennot ja esitelmät

Itä-Suomen yliopiston kirjastolaiset luennoivat ja esitelmöivät vuonna 2021 pääasiassa ammatillissa konferensseissa ja seminaareissa. Monet esitykset pidettiin korona-pandemia-ajan vuoksi etäyhteydellä, mutta joihinkin tapahtumiin päästiin myös paikan päälle.

Kansainväliset konferenssit ja muut tapahtumat

Pandemiasta johtuen kansainvälisiin konferensseihin ja muihin tapahtumiin osallistuttiin ainostaan etäyhteydellä. Tämä mahdollisti sen, että osallistujia voi samaan konferenssiin olla useita, kun paikan päälle yhteen tapahtumaan voi yleensä osallistua vain yksi tai kaksi kirjastolaista. Monet kirjastolaiset pystyivät poikkeukselliseti myös osallistumaan useaan tapahtumaan samana vuonna, kun matka- ja majoituskuluja ei ollut. Toisaalta suurin osa kirjastolaisista ei osallistunut lainkaan kansainvälisiin tilaisuuksiin.

  • Open Science Conference, ZBW–Leibniz Information Centre for Economics, 17.-19.2.2021, etäyhteys. Osallistujat:  Kaisa Hartikainen ja Tomi Rosti. Raportti
  • EOSC-Nordic Policy Workshop: Nordic and Baltic collaboration as EOSC enabler, DeIC 9.3.2021, etäyhteys. Osallistuja: Tomi Rosti
  • YERUN SDG Staff Days, University of Southern Denmark, 7.-8.4.2021, etäyhteys. Osallistuja: Tuulevi Ovaska. Raportti
  • LIS Bibliometrics Conference, New tools and new technologies: bibliometrics in action for a new decade, 28.4. & 5.5.2021, etäyhteys. Osallistuja: Tuulevi Ovaska
  • LIBER Citizen Science Working Group workshop, Citizen Science: Framing the roles of libraries, 29.4.2021, etäyhteys. Osallistuja: Tomi Rosti. Blogiteksti avoimen tieteen edistämisestä kansalaistieteen keinoin
  • EOSC Symposium 2021, 15.-18.6.2021, etäyhteys. Osallistuja: Tomi Rosti
  • LIBER 50th annual conference, 23.-25.6.2021, etäyhteys. Osallistujat: Marja Kuittinen, Heta Mikkonen, Tuulevi Ovaska, Katri Rintamäki ja Tomi Rosti. Raportti
  • IFLA World Library and Information Congress (WLIC) / Let’s work together for the future / Discover | Discuss | Present | Provoke | Solve 17.-19.8.2021, etäyhteys. Osallistuja: Taisa Sallinen
  • BETH (Bibliothèques Européennes de Théologie) online conference 6.-7.9.2021, etäyhteys. Osallistuja: Jussi Hyvärinen
  • BIBFRAME Workshop in Europe, 21.-23.9.2021, etäyhteys. Osallistuja: Katja Hyvärinen
  • NordILL 2021 The 14th Nordic Resource Sharing, Reference, and Collection Management Conference | Empowering knowledge – Accelerating access. 25.-26.10.2021, etäyhteys. Osallistujat: Tero Heiskanen, Harri Kalinen, Marja Kuittinen ja Liisa Tervonen. Raportti
  • Virtual SciDataCon2021, organised by CODATA (the ISC’s Committee on Data) and the WDS (the ISC’s World Data System International Programme Office), 18.-28.10.2021, etäyhteys. Osallistujat: Helena Jäntti, Anne Karhapää, Tomi Rosti ja Manna Satama

Asiantuntijatehtävät

Monet kirjastolaiset toimivat aktiivisesti yliopiston erilaisissa kehittämis-, koordinointi- ja työryhmissä, erilaisissa toimikunnissa ja verkostoissa. Kirjaston henkilökuntaa kuuluu paljon myös kansallisiin kirjastoalan, tutkimuksen tuen ja avoimen tieteen asiantuntija- ja työryhmiin. Kirjaston henkilökunnassa on myös luottamusmiehiä sekä ammattiliittojen ja yhdistysten johtokuntien ja hallitusten puheenjohtajia ja jäseniä. Kirjaston henkilöstöä toimii myös kansainvälisissä organisaatioissa ja konferenssien kansainvälisissä ohjelmakomiteoissa sekä tieteellisten ja ammattillisten julkaisujen vertaisarvioijina sekä toimituskuntien jäseninä.

Aho, Marja
Itä-Suomen yliopisto, ohjauksen koordinointi- ja kehittämisryhmä (OKKE), jäsen 2014–2021
Hartikainen, Kaisa
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: datan avoimuus, jäsen 2020–
Hirvonen, Helena
Itä-Suomen yliopisto, 1. varatyösuojeluvaltuutettu 2013–2021
Itä-Suomen yliopisto, yhteistoimintaneuvottelukunnan jäsen 2013–
Itä-Suomen yliopistoyhteisön henkilöstöyhdistys (ISYHY), varsinainen luottamusmies 1.7.2019–2021
Holopainen, Riitta
Itä-Suomen yliopisto, tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustoimikunta, jäsen 2021–
Suomen tieteellinen kirjastoseura, informaatiolukutaitotyöryhmä, jäsen 2020-
Hyvärinen, Katja
Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä (KUMEA), jäsen 2018–, puheenjohtaja 2020–
Melinda-Alma-toimintamallityöryhmä, jäsen 11/2019–2021
Hyvärinen, Jussi
Informaatioalan akateemiset (INA) ry, johtokunnan jäsen 2019–, varapuheenjohtaja 2021
Jussila, Juho
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen saatavuuden kokonaiskustannukset -työryhmä, jäsen 2021
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: julkaisemisen avoimuus, jäsen 2020–
Jäntti, Helena
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: avoimet oppimateriaalit, jäsen 2021–
Suomen vesiyhdistys, Limnologian alajaosto: hallituksen jäsen 2015– (aiemmin Suomen limnologinen yhdistys)
Kananen, Jukka
Tieteentekijöiden liitto ry., Informaatioalan ja avoimen tieteen työryhmä, jäsen 2020–
Karhapää, Anne
Kansallinen DMP-ohjetyöryhmä, jäsen 2021
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: datan avoimuus, jäsen 2018–
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: avoin oppiminen, jäsen 2018–
Kuittinen, Marja
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: toimintakulttuurin avoimuus, jäsen 2019–2021
Itä-Suomen yliopiston opetusalan alueyhdistys ry, hallituksen jäsen 2008–
Itä-Suomen yliopiston opetusalan alueyhdistys ry, taloudenhoitaja 2010–
Finn-ARMA-verkosto, julkaisumetriikkatyöryhmä, jäsen 2019–
Laurila, Antti
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: julkaisujen avoimuus, jäsen 2018–
Lavikainen, Armi
Itä-Suomen yliopiston työhyvinvoinnin kehittäjä -verkosto, jäsen, kirjaston työhyvinvoinnin kehittäjä (TyKe), 2010-2021
Meriläinen, Kaarina
FinELib, Full OA –projekti, jäsen 2020–
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: julkaisemisen avoimuus, jäsen 2018–
Mikkonen, Heta
Suomen tieteellinen kirjastoseura (STKS), tutkijapalveluiden työryhmä 2021–
Muhonen, Ari
Ilmavoimamuseon säätiö, hallituksen jäsen 2020-
KITT järjestelmäryhmä, puheenjohtaja 2021
Tieteellisten seurain valtuuskunta, kokooma- ja yksittäisteosten avoimen saatavuuden osalinjauksen työryhmä, jäsen 2021-2022
Sanastokeskus ry, hallituksen puheenjohtaja 2003-
Suomen yliopistokirjastojen verkosto (FUN), puheenjohtaja 2021-
Tieteellisten kirjastojen tilastointiryhmä, puheenjohtaja 1.4.2021-
Varastokirjasto, johtokunnan puheenjohtaja 2019-
Ovaska, Tuulevi 
ASIS&T Annual Meeting, peer reviewer, 2015-
EAHIL 2023 workshop, international programme committee, jäsen, 2021– 2023
Signum, toimitusverkosto, jäsen, 2020–
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: avoin oppiminen, alatyöryhmä: viestintä, jäsen 2021-
Parikka, Laura
Itä-Suomen yliopisto, oppimisympäristötyöryhmä, jäsen 2019–
Parviainen, Harri
Hansel, kausijulkaisujen välityspalveluiden asiakastyöryhmä, jäsen 2019–
Putous, Maarit
Itä-Suomen yliopisto, muun henkilöstön arviointiryhmä, varajäsen 2012–
Itä-Suomen yliopisto, yliopistokollegio, jäsen 2014–
Itä-Suomen yliopisto, ohjauksen koordinointi- ja kehittämisryhmä, varajäsen 2014–
Rintamäki, Katri
Itä-Suomen yliopisto, opintoasioista vastaavien työryhmä, jäsen 2021–
Itä-Suomen yliopisto, osaamisen kehittämisen työryhmä, jäsen 2021–
Rosti, Tomi
Ammattiliitto Pro, aluejohtokunta, jäsen 2019–
Ammattiliitto Pro, yliopistojen neuvottelukunta, jäsen 2019–
Finn-ARMA-verkosto, julkaisumetriikkatyöryhmä, jäsen 2014–
Finn-ARMA-verkosto, tutkimuksen arviointiryhmä, jäsen 2014–
Finn-ARMA-verkosto, viitearkkitehtuurityöryhmä, jäsen 2014–
Finn-ARMA-verkosto, tutkimushallinnon tietomallityöryhmä, jäsen 2014–
Itä-Suomen yliopisto, hallitus, jäsen 2014–
Itä-Suomen yliopisto, muun henkilöstön arviointiryhmä, jäsen 2010–
Itä-Suomen yliopistoyhteisö, henkilöstöyhdistys ry (ISYHY), puheenjohtaja 2009–
Itä-Suomen yliopistoyhteisön henkilöstöyhdistys ry (ISYHY), varapääluottamusmies 2010–
Opetus- ja kulttuuriministeriö, tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon ohjausryhmä, jäsen 2021–
Pohjois-Karjalan maakuntaliitto, Pohjois-Karjalan maakuntaohjelman (POKAT) koulutus- ja ennakointiryhmä, jäsen 2018–2021
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: julkaisujen avoimuus, jäsen 2018–
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: datan avoimuus, jäsen 2018–
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: datan avoimuus: tutkimusaineistojen avoimen saatavuuden linjaus -työryhmä, puheenjohtaja 2020–2021
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: toimintakulttuuri, jäsen 2018–
Tuuli (aineistonhallintasuunnitelmatyökalu) -verkoston ohjeryhmä, jäsen 2017–2021
Yliopistojen ja tutkimusalan henkilöstöliitto YHL ry, hallituksen jäsen 2009–
Yliopistojen ja tutkimusalan henkilöstöliitto YHL ry, työvaliokunnan jäsen 2009–
Yliopistojen ja tutkimusalan henkilöstöliitto YHL ry, varapuheenjohtaja 2009–
Saarti, Jarmo
European Commission, Horizon 2020, Research and Innovation Framework Programme, EOSC-Nordic, member of the Governing Board, 1.9.2019 – 31.8.2021
Itä-Suomen yliopiston opetus- ja ohjausneuvosto, jäsen 2014–
Publications of the University of Eastern Finland, General Series, toimittaja 2010–
Journal of Academic Librarianship (JAL), peer rewiever 2012–
Library Management, Editorial Advisory Board, member 2013–
Sahlman, Taina
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: julkaisemisen avoimuus, jäsen 2018–
Sallinen, Taisa
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: tutkijan datapalveluiden markkinointi, jäsen 2020–2021
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: datakoulutukset, alatyöryhmä: osaamistavoitteet, jäsen 2021–
Satama, Manna
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: tutkijan datapalveluiden markkinointi, jäsen 2021
Tieteellisten seurain valtuuskunta, avoimen tieteen asiantuntijaryhmä: datakoulutukset, jäsen 2021–
Bysantin tutkimuksen seura, hallituksen jäsen 2010–
Suomen kulttuuri- ja tiedeinstituutit ry, hallituksen jäsen 2016–
Tiihonen, Jari
Itä-Suomen yliopiston työhyvinvoinnin kehittäjä -verkosto, jäsen, kirjaston työhyvinvoinnin kehittäjä (TyKe), 2017–
Turunen, Tarja
Sisällönkuvailun asiantuntijaryhmä, jäsen 2020–

auditorio, istuimia, ihmisiä. auditorium, seats, people

Lectures and presentations

Library staff lectured and presented mainly at professional conferences and other events. Many presentations were held online due to the Covid-19 pandemic, but some events were on-site.

International conferences and events

International conferences and other events were attended online. Thus, it was possible for several participants to attend the same conference, as usually only one or two are allowed to travel for the same conference. Many staff members were also able to participate in several events in the same year as there were no travel and accommodation expenses. On the other hand, most of the staff members did not attend any international events.

  • Open Science Conference, ZBW–Leibniz Information Centre for Economics, 17-19 February 2021, online. Attendees:  Kaisa Hartikainen ja Tomi Rosti. Report
  • EOSC-Nordic Policy Workshop: Nordic and Baltic collaboration as EOSC enabler, DeIC, 9 March 2021, online. Attendee: Tomi Rosti
  • YERUN SDG Staff Days, University of Southern Denmark, 7-8 April 2021, online. Attendee: Tuulevi Ovaska. Report
  • LIS Bibliometrics Conference, New tools and new technologies: bibliometrics in action for a new decade, 28 April & 5 May 2021, online. Attendee: Tuulevi Ovaska
  • LIBER Citizen Science Working Group workshop, Citizen Science: Framing the roles of libraries, 29 April 2021, online. Attendee: Tomi Rosti. Blog post on promoting open cooperation through citizen science
  • EOSC Symposium 2021, 15-18 June 2021, online. Attendee: Tomi Rosti
  • LIBER 50th annual conference, 23-25 June 2021, online. Attendees: Marja Kuittinen, Heta Mikkonen, Tuulevi Ovaska, Katri Rintamäki and Tomi Rosti. Report
  • IFLA World Library and Information Congress (WLIC) / Let’s work together for the future / Discover | Discuss | Present | Provoke | Solve 17-19 August 2021, online. Attendee: Taisa Sallinen
  • BETH (Bibliothèques Européennes de Théologie) online conference 6-7 September 2021, online. Attendee: Jussi Hyvärinen
  • BIBFRAME Workshop in Europe, 21-23 September 2021, online. Attendee: Katja Hyvärinen
  • NordILL 2021 The 14th Nordic Resource Sharing, Reference, and Collection Management Conference | Empowering knowledge – Accelerating access. 25-26 October 2021, online. Attendee: Tero Heiskanen, Harri Kalinen, Marja Kuittinen and Liisa Tervonen. Report
  • Virtual SciDataCon2021, organised by CODATA (the ISC’s Committee on Data) and the WDS (the ISC’s World Data System International Programme Office), 18-28 October 2021, online. Attendees: Helena Jäntti, Anne Karhapää, Tomi Rosti and Manna Satama

Expert activities

Many library staff members are active in the university’s various development, coordination and working groups, committees and networks. The library staff also participates in many expert and working groups related to the library field, to research support and to open science on national level. There are library staff members who are employees’ representatives, chairpersons and board members of trade unions and associations. Some staff members are also active in international organizations and members of the international programme committees of conferences as well peer reviewers for scientific and professional publications, and members of editorial boards. (See the list of these expert activities above the photo.)

Tuulevi Ovaska, erityistietoasiantuntija | Senior information specialist
Jussi Hyvärinen, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Mikko Meriläinen, tietoasiantuntija | Information specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection services

Share

NordILL 2021 – Kaukolainausta | NordILL 2021 – Inter-library Loaning

(Please, scroll down to read in English)

Tieto toimitustapoineen muuttuu ja on hyvin tavallista, että tiedon olisi oltava välittömästi saatavilla sähköisenä julkaisuna. Onko se kuitenkaan kaikkien saatavilla, ja mikä on kirjastojen rooli sen jakelussa?

Joka toinen vuosi järjestettävä pohjoismainen aineistojen yhteiskäytön ja kokoelmatyön NordILL-konferenssi pidettiin 25.-26.10.2021 verkossa Helsingistä käsin. Konferenssin teemana oli tällä kertaa ”Em­power­ing know­ledge – Ac­cel­er­at­ing ac­cess”. Tarjolla oli yhteenveto ajankohtaisesta kehityksestä eri kirjastosektoreilla sekä Pohjoismaissa että Baltiassa. Kutsuttuja puhujia oli neljä: Peter Collins, OCLC:n Resurssien jakamisen johtaja; Bar­bara Lison, IFLAn Pres­id­entti; Aslak S. Myhre, Norjan kansalliskirjaston johtaja sekä Andy Appleyard, British Library:n toiminnan johtaja. Heidän lisäkseen oli 21 muuta puhujaa seitsemästä eri maasta.

Ensimmäinen päivä

Konferenssin avaussanat lausui Suomen Kansalliskirjaston ylikirjastonhoitaja Cecilia af Forselles, jonka jälkeen päivän aikana oli tarjolla kaksi kutsuttua puhujaa sekä kolme sessiota esittäjineen. Päivän päätteeksi kuultiin lavarunoutta Kasper Salosen esittämänä.

IFLA:n kuulumisia ja e-kirjojen lainauksesta

Puheenvuorossaan IFLA:n (International Federation of Library Associations) presidentti Barbara Lison kertoi järjestön toiminnasta ja tulevaisuuden suuntauksista. IFLAn tavoitteena on voimistaa maailmanlaajuisesti kirjastojen vaikutusta yhteiskuntaan ja edistää ammatillista osaamista kirjastoalalla.

Muissa puheenvuoroissa aamupäivän teemana oli e-kirjojen ottaminen osaksi kirjastojen kokoelmaa ja niiden saattaminen asiakkaiden käyttöön. Yhteisenä haasteena projekteissa on ollut hankaluus kustantajien kanssa toimimisessa. Toisaalta maailmanlaajuinen koronapandemia nopeutti e-aineistojen käyttöönottoa ja suosiota kirjastoissa. Pohdinnoissa tuli esille monenlaiset vanhan aineiston digitointihankkeet ja myös tarve painetun aineiston säilyttämiselle ja sujuvalle saavutettavuudelle.

Virva Nousiainen-Hiiri (Helsingin kaupunginkirjasto) esitteli Digimedia palvelukonseptihanketta. Sen pyrkimyksenä on mahdollistaa tasa-arvoinen ja saumaton pääsy yleisten kirjastojen e-aineistoon. Tavoitteena on luoda yhden luukun e-kirjasto, joka tarjoaa helposti kirjastojen e-aineistoja jokaiselle suomalaiselle yhdenvertaisesti asuinpaikasta riippumatta.

Mikkel Christoffersen (eReolen) esitteli Tanskan eReolen-palvelua. Se on varsin pitkälle kehittynyt yleisen kirjaston e-portaali, josta löytyy aineistoa lähes kaikilla formaateilla. Palvelu on hyvin suosittu Tanskassa ja käyttäjämäärät ovat väestöön nähden varsin korkeat. Hän käsitteli esityksessään myös kirjastojen yleistä kilpailutilannetta ihmisten ajankäytöstä.

Tämän session päätteeksi Trygve Kikut (Vestfold and Telemark County Library) esitteli vanhan aineiston digitointiprojektia Norjassa. Tämän projektin pyrkimyksenä on yhtenäistää e-aineistojen saatavuus saman portaalin alle sekä digitoida painettua aineistoa mahdollisimman laajalti kaikkien norjalaisten käyttöön.

Painetun aineiston tulevaisuus ja OA-lehdet

Iltapäivän aloitti Peter Collins (Online Computer Library Center, OCLC), joka käsitteli painetun aineiston tulevaisuutta digitaalisessa maailmassa.  Lisäksi hän puhui siitä, miten pandemia on muuttanut toimintatapoja ja kuinka e-aineistot ovat lisääntyneet – koronapandemian aikana e-aineiston välitys on kasvanut huomattavasti. Toisaalta myös perinteisille formaateille löytyy käyttäjiä. Nykyteknologia mahdollistaa erilaisten aineistojen nopean ja helpon saatavuuden jokaiselle älypuhelimen avulla, ja kirjastoilla onkin oma tärkeä roolinsa oikean tiedon löytymiselle.

Sofie Wennström (Ruotsin Kansalliskirjasto) esitteli tänä vuonna julkaistua Publicera-palvelua (Publicera.kb.se), joka on Ruotsin kansalliskirjaston ylläpitämä palvelu ruotsalaisille tieteellisille avoimille lehdille. Toteutusalustana tällä sekä kaikilla muillakin tässä sessiossa kuvatuilla palveluilla on Open Journal Systems (OJS), joka on ilmainen ohjelmisto vertaisarvioitujen akateemisten lehtien hallintaan. Hallinnoinnista vastaa sidosryhmien (rahoittajat, yliopistot ja julkaisut) edustajista koostuva neuvosto. Palvelu on aloittanut pilotoinnin kolmella lehdellä ja sen tavoitteena on tulla indeksoiduksi DOAJ-palveluun (Directory of Open Access Journals).

Antti-Jussi Nygård (Tieteellisten seurain valtuuskunta, TSV) kertoi suomalaisesta, TSV:n hallinnoimasta Journal.fi-palvelusta, joka on otettu käyttöön vuonna 2017. Palvelu sisältää tällä hetkellä 110 lehteä ja noin 57 000 artikkelia. Palvelun päätavoitteena on pienentää avoimen saatavuuden lehtien julkaisemisen kustannuksia Suomessa. Vastaavanlainen suomalaisille monografioille ja kokoomateoksille tarkoitettu palvelu edition.fi on julkaistu tänä vuonna.

Jeroen Sondervan (Utrecht University) kertoi hollantilaisesta Openjournals.nl-palvelusta, joka on otettu käyttöön tammikuussa 2021. Palvelua ylläpitää Royal Netherlands Academy of Arts and Sciences ja tällä hetkellä palvelusta löytyy 12 lehteä. Tavoitteena on päästä indeksoiduksi DOAJ-palveluun.

Jesper Boserup Thestrup (Royal Danish Library) esitteli tanskalaista tidsskrift.dk-palvelua, joka on perustettu jo vuonna 2007. Palvelua ylläpitää Royal Danish Library ja palvelun kautta on tällä hetkellä saatavilla 174 lehteä, joista 130 toimii aktiivisesti. Tulevaisuuden tavoitteina on saada nykyistä parempi yhteys julkisiin kirjastoihin, parempi aineistojen löydettävyys, lähempi yhteistyö sidosryhmien kanssa sekä päästä mukaan DOAJ-palveluun ja OpenAIRE:en (eurooppalainen Open Access -infrastruktuuri).

Aineistojen jakamisen uudet palvelut

Päivän viimeisessä sessiossa oli puhujina Anne Koivisto (Jyväskylän kaupunginkirjasto), Olga Gorbunova (Venäjän Kansalliskirjasto), Riin Olonen (Viron Kansalliskirjasto) sekä Lovisa Karlsson Kjellin ja Tobias Willstedt (Ruotsin Kansalliskirjasto).

Anne Koivisto kertoi Shokkiuutinen-projektista, jonka tavoitteena on kehittää Jyväskylän kulttuuritoimijoiden toimintaa, mukaan lukien kaupunginkirjasto. Erityisesti hän keskittyi esityksessään osaprojekteihin VATI ja ATTE, jotka ovat kaukolainauksen yhteistyöprojekteja, joissa on vahvasti mukana mm. Varastokirjasto. VATI-osaprojektissa on tavoitteena saada Varastokirjaston kokoelmat Jyväskylän kaupunginkirjaston asiakkaille helposti saataville – erityisesti tavoitteena on saada Varastokirjaston aineisto samaan asemaan kuin Keski-Finnan omat aineistot kaikkine asiakastoimintoineen. ATTE-osaprojektissa puolestaan tavoitellaan kansallista alustariippumatonta kaukolainauspalvelua, jossa sekä Varastokirjasto että Kansalliskirjasto ovat merkittävä osa palvelua.

Olga Gorbunova esitteli Venäjän Kansalliskirjaston kokoelmia, joihin kuuluu mm. Digitaalinen Kirjasto, jonka aineistoista osaan on kenen tahansa mahdollista päästä käsiksi mistä päin maailmaa tahansa. Lisäksi Kansalliskirjaston ILL-osasto tarjoaa kaukolainausta e-aineistona ja kirjalainauksena sekä kirjastoille ympäri Venäjää että yksityisille kansalaisille. Myös muut instituutiot, kuten museot ja tutkimuskeskukset, voivat käyttää Kansalliskirjaston palveluja. Venäläisten kirjastojen osalta palvelu on sopimusperustaista, kun taas ulkomaalaisia kirjastoja palvellaan IFLA:n Voucher Scheme -järjestelyn puitteissa. Vuosittain ulkomailta on tullut muutamia kymmeniä kaukolainauspyyntöjä ja muutamia satoja e-aineistojen pyyntöjä.

Kolmantena tässä sessiossa esiintynyt Riin Olonen kertoi Viron Kansalliskirjaston työn alla olevasta uudesta palvelusta Books on the Move, joka on kansallinen koko maan kattava kirjojen kaukolainauspalvelu. Tarkoituksena on mahdollistaa kesästä 2022 alkaen kirjojen lainaus kaikista Viron kirjastoista riippumatta siitä, missä kirjastossa kirja sijaitsee tai missä päin maata asiakas sattuu olemaan. Huhtikuussa 2021 tehdyn käyttäjätutkimuksen mukaan palvelu on herättänyt suurta kiinnostusta ja valtaosa vastaajista olisi halukas maksamaan saamastaan palvelusta.

Session viimeisinä puhujina Lovisa Karlsson Kjellin ja Tobias Willstedt esittelivät Bläddra-palvelua, joka tarjoaa ilmaisen pääsyn Ruotsin kansallisilla virallisilla kielillä (suomi, jiddiš, meänkieli, romani ja saamen kieli) kirjoitettuihin kirjoihin. Bläddra-palvelu on osa suurempaa kokonaisuutta, jossa julkiset kirjastot kiinnittävät erityistä huomiota kansallisiin vähemmistöihin. Työn alla on applikaatio, joka palvelee viihdelukijoita heidän omalla kielellään – toistaiseksi kieliversioista on tarjolla vain romani (41 nimekettä) ja saamen kieli (30 nimekettä). Tällä hetkellä applikaation kautta voi lukea vain e-kirjoja, mutta äänikirjat ovat mukana toivelistalla.

Toinen päivä

Toisen konferenssipäivän avasivat Varastokirjaston johtaja Johanna Vesterinen ja Kansalliskirjaston varajohtaja Liisa Savolainen. Muilta osin päivän ohjelma koostui kahdesta kutsutusta puhujasta, kolmesta sessiosta sekä parista “välipalasta”, joista ensimmäisessä nähtiin neljän suomalaisen kirjaston virtuaalikierrokset ja toisessa päästiin tutustumaan lukukoira Sylviin kolmen lyhytfilmin välityksellä. Konferenssin loppuhuipentumana oli Okra Playground -yhtyeen musiikkiesitys.

Digitalisaatiosta ja kulttuurista

Heidän jälkeensä kuultiin kolmatta kutsuttua puhujaa Aslak Sira Myhreä (National Library of Norway) aiheenaan Digitalisaatio ja kulttuuri. Aluksi hän taustoitti esityksessään Norjan kulttuurista menneisyyttä, erityisesti sitä, miten teoksia tulisi saadaan säilytettyä myös tulevaisuudessa. Mikäli ennustusten mukaisesti siirrytään digitaalisiin materiaaleihin, on edessä valtava digitointityö, jotta fyysiset kokoelmat saadaan käyttöön. Norjassa digitointia on tehty jo varsin paljon, mutta vielä menee useita vuosia ennen kuin kaikki haluttu materiaali on käsitelty. Tavoitteisiin kuuluu se, että kaikesta paperilla tuotetusta materiaalista saataisiin tulevaisuudessa myös digitaalinen versio, jolloin Norjan kansalliskirjastosta tulisi aidosti verkkokirjasto. Tämä muutos vaatisi työprosessien muuttamista tukemaan uutta toimintaperiaatetta. Haasteena tässä kokonaisuudessa on kolme asiaa: 1) digitaalinen saatavuus, 2) kuinka ihmiset saadaan käyttämään digitaalisia aineistoja ja 3) pitää lopettaa puhuminen digitaalisuudesta, koska kyseessä on vain alusta, ei itse asia. Digitaaliseen aineistoon liittyy dilemma, jonka mukaan materiaalien helppo saatavuus verkossa saa ajattelemaan, että kaikki mahdollinen on siellä saatavilla. Todellisuudessa vain murto-osa erilaisista aineistoista on digitoitu ja saatavilla verkossa. Tästä syystä kirjastolaisia tarvitaan kertomaan ihmisille siitä, mitä he eivät tiedä edes olevan olemassa.

Digitaalisen kulttuuriperinnön portaaleista

Päivän ensimmäisen session teemana olivat digitaaliset palvelut. Riitta Peltonen (Kansalliskirjasto) esitteli kansallista Finna.fi -palvelua, joka on monipuolinen digitoitujen ja perinteisten materiaalinen hakuportaali kaikille kansalaisille. Tulevaisuudessa Finnan toivotaan edistävän erityisesti organisaatiorajat ylittävää luotettavien aineistojen ja materiaalien löytämistä ja hyödyntämistä sekä kaikille avointen aineistojen näkyvyyttä. Tuula Pääkkönen (Kansalliskirjasto) kertoi Kansalliskirjaston digitoitujen aineistojen digi.kansalliskirjasto.fi -palvelusta, digitointiprosessista, digitoitujen aineistojen käyttöliittymästä ja aineiston erilaisista digitointiformaateista. Palvelu huolehtii myös digitaalisen kulttuuriperintöaineiston pysyväissäilytyksestä. Palvelun tekijänoikeuden alaisia aineistoja voi käyttää vapaakappalekirjastoissa erillisillä työasemilla. Itä-Suomen yliopiston kirjasto on yksi vapaakappalekirjastoista ja molemmissa kampuskirjastoissa on työasemat kansallisten digitaalisten aineistojen käyttöä varten.

Artürs Žoglas (Latvian kansalliskirjasto) kertoi, kuinka Latvian kansalliskirjasto onnistui neuvottelemaan kahdessa viikossa kulttuuriministeriön avustamana kansallisen tekijänoikeustoimiston (AKKA/LAA) kanssa maanlaajuisen sopimuksen kansalliskirjaston digitaalisen kirjaston avoimesta käytöstä COVID-pandemian alkaessa. Ennen pandemian alkamista tekijänoikeuden alaisia aineistoja pystyi käyttämään vain Latvian yleisissä kirjastoissa. Avoimen käytön alettua aineistojen käyttö on pysyvästi kaksinkertaistunut. Avoimesta käytöstä sovittujen korvausten maksamista varten kansalliskirjasto tallentaa anonymisoidut tarkat lokitiedot digitaalisen kirjaston käytöstä. Samaa tietoa on voitu hyödyntää laajasti myös digitaalisen kirjaston aineistojen ja käytön tutkimuksessa vuosina 2020–2021. Lisäksi Latvian kansalliskirjasto on tutkinut sitä, mihin tarkoitukseen digitaalisen kirjaston aineistoja käytetään. Mielenkiintoista on esim. se, että aineistoista löytyvää faktatietoa käytetään ratkaistaessa sosiaalisessa mediassa syntyneitä kiistoja. Tällä hetkellä neuvotellaan avoimen käyttöoikeuden jatkosta vuoden 2021 jälkeen.

British Library – Kaukolainauspalvelut muutoksessa

Konferenssin neljäs kutsuttu puhuja Andy Appleyard (British Library) käsitteli esityksessään kirjastojen keskinäistä lainausta. Pohjustuksena aiheeseen hän totesi kirjastoilla olevan kaksi tehtävää: aineistojen saatavuuden mahdollistaminen ja aineistojen säilyttäminen. British Library pyrkii huolehtimaan näistä tehtävistä kolmen toimipisteensä voimin: St. Pancras, Leeds ja Boston Spa. Näistä kolmesta St. Pancras Lontoossa on omistettu tieteelliselle tutkimukselle ja oppimiselle, Leeds puolestaan palvelee Pohjois-Englannin n. 11 milj. asukasta ja Boston Spassa Yorkshiressä on käytettävissä n. seitsemän miljoonaa dokumenttia käsittävä kansalliskokoelma. Viimeksi mainittua Boston Span kokonaisuutta uusitaan parhaillaan ja tässä yhteydessä British Library on asettanut yhdeksi tavoitteekseen hiilineutraliuden, missä se onkin onnistunut varsin hyvin: Boston Span vuoden 2010 lukemasta 300 kgCO2/m2 on päästy vuoteen 2021 mennessä alle 10 kgCO2/m2 – vuoden 2025 tavoite on siis pyöreä nolla. Yhtenä haasteena Boston Spassa on logistiikka: kuinka valtaisa kansalliskokoelma saadaan siirrettyä sille rakennettavaan uudisrakennukseen sekä miten tulevaisuudessa haluttu dokumentti löydetään kokoelmasta. Yhtenä tavoitteena onkin se, että Britannian henkinen perintö saadaan kaikkien saataville niin tutkimukseen, inspiraatioon kuin nautintoonkin.

Uusia tapoja kaukolainaukseen

Useissa maissa kehitetään asiakasystävällistä aineistonvälitystä kaukopalvelun tarpeisiin, kuten Frida Leijon Lundqvist Tukholman yliopiston kirjastosta kertoi projektissa kehitetystä yhteisestä hankinta- ja kaukolainatilauslomakkeesta. Helsingin yliopiston kirjaston Elina Kähö ja Juha Leppämäki puolestaan esittelivät Alma- ja Primo-kirjastojärjestelmän kautta järjestettyä kaukopalvelutilausta. Tätä mallia harkitaan käyttöönotettavaksi myös muissa Alma-kirjastoissa Suomessa, mukaan lukien Itä-Suomen yliopiston kirjasto.

Avoin tiede akateemisissa kirjastoissa

Konferenssin viimeisen session aloitti Arja Tuuliniemi (FinELib), jolla oli aiheenaan Transformatiiviset sopimukset – tie täysin avoimeen saatavuuteen. Transformatiivinen sopimus on väliaikainen tapa saada lehdet siirtymään OA-lehdiksi ja siirtää lehtien tilausmaksuja avoimeen julkaisuun. Syitä tällaiseen menettelyyn on ensiksi se, että tutkimustulosten tulisi olla avoimia kaikille. Toiseksi pyritään kiihdyttämään siirtymää avoimeen saatavuuteen, mahdollistamaan välitön avoin saatavuus sekä rajoittamaan kuluja ja pääsemään eroon kaksinkertaisesta rahastuksesta. Lisäksi esiteltiin tähän mennessä saatuja tuloksia sekä pohdittiin, mikä tilanne mahtaa olla vuonna 2024 FinELib:ssa tehtävän transformatiivisten sopimusten vaikutusten arvioinnin aikaan.

Session toisen esityksen puhujat olivat Lise Baltzer ja Michael Svendsen Royal Danish Library’sta. Heidän aiheenaan oli Supporting the implementation of Open Science, perspectives from the Royal Danish Library. Aluksi he kertoivat avoimen tieteen edistämiseen satsatuista henkilöresursseista sekä prosessista, jolla asiaa on edistetty, ja kuinka Kööpenhaminan yliopiston kirjasto pyrkii edistämään avointa tiedettä. Lisäksi kuulijoille esiteltiin avoimen tieteen elinkaari monine vaiheineen ja kirjaston antama tuki kullekin vaiheelle. Lopuksi he esittelivät Tanskan kansallisen strategian avoimelle saatavuudelle. Strategian tavoitteena on se, että vuodesta 2025 alkaen kaikilla tanskalaisilla on esteetön digitaalinen pääsy kaikkiin julkisten viranomaisten ja/tai yksityisten säätiöiden rahoittamiin, tanskalaisten tutkimuslaitosten tekemiin artikkeleihin korkeintaan 12 kuukauden embargolla. Tavoitteen toteutumisen seurantaan heillä on käytössään vuonna 2016 luotu barometri, jonka avulla he seuraavat avoimuuden toteutumisastetta.

Lopuksi

Konferenssin esitysten ja keskusteluiden perusteella voidaan todeta, että ongelmat ja pohdinnat ovat  hyvin samansuuntaisia eri maissa. E-aineistojen lainaaminen on toistaiseksi vaihtelevasti säänneltyä ja siksi toteutettavissa korkeintaan kansallisella tasolla. Keskusteltiin paljon kirjastojen roolista luotettavan tiedon/aineistojen välittäjänä ja säilyttäjänä. Kirjastoilla on yhä tärkeämpi rooli ihmisten ohjaamisessa luotettavan tiedon lähteille, olipa se missä muodossa tahansa.

Kirjastoalan muutos on meneillään kaikkialla – meidän on opittava katsomaan asioita uudesta näkökulmasta, jotta saavutamme uudet visiomme. Konferenssin loppuyhteenvedossa nousi esille muutamia avainasioita, joista ensimmäisenä mainittiin toimien näkyvyys, jolla lisätään yhteisymmärrystä ja asiakkaiden luottamusta siihen, että kirjastojen digitaaliset kokoelmat ovat yhtä luotettavia kuin perinteiset kokoelmat. Toisena avainasiana tuotiin esille kirjastovirkailijan rooli – mikä se on: opas, navigoija, välineiden käytön ammattilainen sekä reitin etsijä, joka johdattaa asiakkaan avoimen tieteen lähteille. Tärkeimmäksi avainasiaksi nostettiin yhteistyö kaikkien osapuolten kesken. Kaikkiaan esitykset antoivat ajattelemisen aihetta sekä synnyttivät uusia ideoita, joiden työstämisen parissa on hyvä jatkaa eteenpäin.

NordILL- konferenssin logo. Kirjapinoa vasten nojaava padlet, jonka näytöllä on teksti: NordILL 2021, The 14th Nordic Re­source Shar­ing, Ref­er­ence and Col­lec­tion Man­age­ment Conference 25-26 Oc­to­ber 2021, Helsinki Em­power­ing know­ledge – Ac­cel­er­at­ing ac­cess.
The 14th Nordic Re­source Shar­ing, Ref­er­ence and Col­lec­tion Man­age­ment Conference. 25-26 Oc­to­ber 2021, Helsinki. Em­power­ing know­ledge – Ac­cel­er­at­ing ac­cess.

NordILL 2021 – Inter-library Loaning

Information and the way we are supplied with it are changing, and the need to have information immediately available in an electronic format has become very common. Is information available to everyone after all, and what is the role of libraries in distributing information?

The biennial NordILL conference on Nordic resource sharing, reference and collection management was held online on 25–26 October 2021 in Helsinki. This time, the conference’s theme was ‘Empowering knowledge – Accelerating access.’ The conference featured a summary of current developments in the library sectors as well as in the Nordic and Baltic countries. Four speakers were invited to address the conference: Peter Collins, Director of Resource Sharing at OCLC; Barbara Lison, IFLA President; Aslak S. Myhre, National Librarian at the National Library of Norway; and Andy Appleyard, Head of Operations (North) at the British Library. In addition to the above, 21 speakers from seven different countries gave talks at the conference.

Day 1

The conference was opened by national librarian of the National Library of Finland Cecilia af Forselles, after which the day’s programme included two invited speakers and three sessions with presentations. The day finished with slam poetry by Kasper Salonen.

Current matters at IFLA and e-book loans

In her talk, IFLA (International Federation of Library Associations) President Barbara Lison elaborated on the federation’s activities and future outlines. IFLA’s goal is to strengthen the impact of libraries on society worldwide and further professional competence in the library sector.

The other talks of the morning focused on including e-books in library collections and making them available to customers. The shared challenge in these projects has proved to be working together with publishers. On the other hand, the global COVID-19 pandemic accelerated the implementation and success of e-materials in libraries. The discussions highlighted various projects aimed at digitising old materials and the need to preserve printed materials and keep them readily available.

Virva Nousiainen-Hiiri (Helsinki City Library) presented the Digimedia service concept project. It is aimed at enabling equal and seamless access to the electronic materials of public libraries. The objective is to create a one-stop e-library that offers easy access to the e-material of libraries equally to all Finns regardless of where they live.

Mikkel Christoffersen (eReolen) presented the Danish eReolen service. It is an advanced general library e-portal including material in nearly all formats. The service is extremely popular in Denmark and the number of users is quite high in proportion to the population. He also touched on the general competition libraries are engaged in for people’s time.

To end the session, Trygve Kikut (Vestfold and Telemark County Library) presented a Norwegian project on digitising old materials. The objective of this project is to harmonise the availability of e-materials under one portal and digitise printed materials as comprehensively as possible for the use of all Norwegians.

The future of printed material and OA journals

The afternoon was started by Peter Collins (Online Computer Library Center, OCLC) who discussed the future of printed material in the digital world.  He also talked about how the pandemic has changed operating methods and how e-materials have become more common – the use of e-materials has increased significantly during the COVID-19 pandemic. On the other hand, the traditional format also has its users. Current technology enables quick and easy access to different materials to everyone with the help of smartphones, and libraries play an important role in finding the correct information.

Sofie Wennström (the National Library of Sweden) presented the Publicera service (Publicera.kb.se), which was published this year. The service is maintained by the National Library of Sweden for Swedish open access scientific journals. This service and other services described during this session are based on the Open Journal Systems (OJS) platform, which is free software for managing peer-reviewed academic journals. A council consisting of representatives of interest groups (financiers, universities and publications) manages the platform. The service piloted three journals and aims to be indexed in the DOAJ service (Directory of Open Access Journals).

Antti-Jussi Nygård (the Federation of Finnish Learned Societies, TSV) presented the Finnish Journal.fi service that was implemented in 2017 and is managed by the TSV. Currently, the service contains 110 journals and approximately 57,000 articles. The primary objective of the service is to reduce the cost of publishing open access journals in Finland. Edition.fi, a similar service intended for Finnish monographs and edited volumes, was published this year.

Jeroen Sondervan (Utrecht University) talked about the Dutch Openjournals.nl service that was implemented in January 2021. The service is maintained by the Royal Netherlands Academy of Arts and Sciences and currently contains 12 journals. The service aims to be indexed in the DOAJ service.

Jesper Boserup Thestrup (Royal Danish Library) presented the Danish tidsskrift.dk service that was already established in 2007. The service is maintained by the Royal Danish Library and currently provides access to 174 journals, 130 of which are active. Future objectives for the service include an improved connection with public libraries, improved findability of materials, closer cooperation with interest groups and inclusion in the DOAJ and OpenAIRE (a European Open Access infrastructure) services.

New services for sharing materials

The last session of the day featured Anne Koivisto (Jyväskylä Main Library), Olga Gorbunova (the National Library of Russia), Riin Olonen (the National Library of Estonia) and Lovisa Karlsson Kjellin and Tobias Willstedt (the National Library of Sweden).

Anne Koivisto talked about the ‘Shokkiuutinen’ (shocking news) project aimed at developing the activities of cultural operators in Jyväskylä, including the main library. In her presentation, she paid special attention to the subprojects VATI and ATTE, which are inter-library loaning cooperation projects with strong participation from the National Repository Library, for example. The VATI subproject aims at making the collections of the National Repository Library easily available to customers of the Jyväskylä Main Library – a specific goal is to create a similar status for materials from the National Repository Library as the materials in Keski-Finna with all the functions offered to customers. The ATTE subproject, in turn, aims at creating a national inter-library loaning service that works on any platform with the National Repository Library and the National Library of Finland as significant parts of the service.

Olga Gorbunova presented the collections of the National Library of Russia, which include e.g. a digital library with some material available to anyone anywhere in the world. In addition to this, the ILL department of the National Library also offers inter-library loans as e-materials and book loans to both libraries and private individuals all over Russia. Other institutions, such as museums and research centres, can also use the services of the National Library. In terms of Russian libraries, the service is contract-based, whereas foreign libraries are served through the IFLA Voucher Scheme. A few dozen inter-library loan requests and a few hundred e-material requests are made from abroad each year.

The third speaker in this session was Riin Olonen, who talked about a new service being developed by the National Library of Estonia, Books on the Move, which is a national inter-library loaning service covering the whole of Estonia. The objective is to enable book loans from all Estonian libraries as of summer 2022 regardless of which library a book is located in or where in Estonia the customer happens to be. According to a user survey conducted in April 2021, the project has received widespread interest and most of the respondents would be willing to pay for this service.

The last speakers of the session, Lovisa Karlsson Kjellin and Tobias Willstedt, presented the Bläddra service, which offers free access to books written in the national official languages of Sweden (Finnish, Yiddish, Meänkieli, Romany and Sámi). The Bläddra service is part of a greater entity in which public libraries pay special attention to national minorities. An application serving recreational readers in their own mother tongue is in the works – the app currently only offers material in the Romany (41 titles) and Sámi languages (30 titles). At the moment, the application can only be used to read e-books, but users have wished for audio books, as well.

Day 2

The second day of the conference was opened by the Director of the National Repository Library Johanna Vesterinen and Deputy Library Director of the National Library of Finland Liisa Savolainen. The rest of the day consisted of two invited speakers and three sessions.

On digitalisation and culture

They were followed by a third invited speaker, Aslak Sira Myhre (National Library of Norway), talking about digitalisation and culture. He prefaced his talk with the cultural past of Norway, focusing on how works should also be preserved in the future. If we move on to digital materials, as has been predicted, we are faced with an immense digitisation task to make physical collections available. Digitisation is far along in Norway, but it will still take several years to process all the desired material. One of the objectives is to create a digital version of all printed material in the future, making the National Library of Norway a true online library. This change would require changing work processes to support the new operational principle. This project has three challenges: 1) digital availability, 2) making people use digital materials and 3) stopping the use of the word ‘digital,’ because it only refers to the platform, not digital materials. The dilemma with digital materials is that easy availability of materials online will lead people to think that all material is available online. In reality, only a fraction of different materials has been digitised and made available online. This is why library employees are needed to refer people to materials that they are unaware of.

On portals of digital cultural heritage

The theme of the first session of the day was digital services. Riitta Peltonen (the National Library of Finland) presented the national Finna.fi service, which is a versatile search portal for digital and traditional material for all citizens. In the future, Finna is expected to promote finding and utilising reliable sources and materials across organisational borders and the visibility of materials open to the public. Tuula Pääkkönen (the National Library of Finland) talked about the digi.kansalliskirjasto.fi service for the digitised material of the National Library of Finland, the digitisation process, the user interface for digitised material and the various digitisation formats used on the materials. The service has also been tasked with the permanent storage of digital cultural heritage material. The copyrighted material in the service can be used on separate work stations in legal deposit libraries. The University of Eastern Finland Library is one of the legal deposit libraries in Finland and both campus libraries have work stations for using national digital materials.

Artürs Žoglas (the National Library of Latvia) talked about how the National Library of Latvia was able to negotiate a national agreement on open access to the digital material of the national library at the start of the COVID-19 pandemic with the Copyright and Communication Consulting Agency / Latvian Authors Association (AKKA/LAA) in just two weeks with the help of the Ministry of Culture. Before the pandemic, copyrighted material could only be used in public libraries in Latvia. Since access was opened, the use of the materials has doubled permanently. In order to pay the agreed reimbursements for open access, the national library records precise, anonymised log data on the use of the digital library. This same information has been comprehensively utilised in research on digital library materials and use in 2020–2021. The National Library of Latvia has also examined the purposes for which the digital material is used. Interestingly, facts in the materials are used to resolve disputes on social media, for example. Negotiations for continuing the open access beyond 2021 are under way.

The British Library – Changing inter-library loans

The fourth invited speaker at the conference, Andy Appleyard (British Library), discussed inter-library loans in his presentation. He prefaced the subject by stating that libraries have two tasks: enabling access to materials and storing materials. The British Library strives to ensure that these tasks are carried out in its three locations: St. Pancras, Leeds and Boston Spa. Of the three, St. Pancras in London is dedicated to scientific research and learning, whereas Leeds serves the approximately 11 million residents of northern England, and Boston Spa in Yorkshire houses the national collection consisting of roughly seven million documents. The latter Boston Spa entity is currently being renewed and the British Library has set a goal of carbon neutrality for the project, which has been quite successful: Boston Spa’s 300 kgCO2/m2 in 2010 was reduced to less than 10 kgCO2/m2 by 2021 – the objective for 2025 is zero. One of the challenges at Boston Spa is logistics: how can the immense national collection be moved to the new building built for it and how can specific documents be found in the collection in the future. Indeed, one of the goals is to make immaterial British heritage available to everyone for the purposes of research, inspiration and enjoyment.

New methods of inter-library loaning

Several countries are developing customer-friendly material brokering methods for the use of inter-library loans, as explained by Frida Leijon Lundqvist from Stockholm University Library, discussing the shared procurement and inter-library loaning form developed in the project. Elina Kähö and Juha Leppämäki from Helsinki University Library, in turn, presented inter-library loaning orders arranged through the Alma and Primo library systems. There are talks of also implementing this model in other Alma libraries in Finland, including the University of Eastern Finland Library.

Open science in academic libraries

The last session of the conference was kicked off by Arja Tuuliniemi (FinELib) with her presentation on transformative agreement – a road to fully open access. Transformative agreement is a way of making journals temporarily available as OA journals and allocate journal subscription fees to open publishing. Firstly, this is done to make research results available to everyone. Secondly, this aims to accelerate the transition to open access, enable immediate open access and limit costs and eliminate double payment. The presentation also included results received thus far and discussed possible scenarios for 2024 when the impact of the transformative agreements in FinELib will be evaluated.

The second presentation of the session was given by Lise Baltzer and Michael Svendsen from the Royal Danish Library. Their theme was ‘Supporting the implementation of Open Science, perspectives from the Royal Danish Library’.They started by telling us about the human resources invested in promoting open science and the process of promoting the issue, and how Copenhagen University Library strives to promote open science. The audience were also presented with the life cycle of open science with all of its phases along with the library’s support in each phase. Finally, they presented the Danish national strategy on open availability. The strategy aims at ensuring that as of 2025, all Danes have unobstructed digital access to all articles funded by authorities and/or private foundations and created by Danish research institutions with a maximum embargo of 12 months. They employ a barometer created in 2016 to monitor the progress and level of openness.

Conclusion

Based on the presentations and discussions at the conference, it can be stated that different countries are faced with very similar issues and debates. The regulations concerning loaning e-materials vary greatly for the time being, resulting in loaning only being possible on a national level, at most. The role of libraries in brokering and storing reliable information/materials generated plenty of discussion. Libraries play an increasingly important role in guiding people to sources of reliable information, no matter the format.

The change in the library sector can be seen all over – we must learn to look at things from a new perspective to be able to realise our new visions. Some key issues were highlighted in the closing summary of the conference, the first of which was the visibility of the measures increasing mutual understanding and customer trust in the fact that the digital collections of libraries are as trustworthy as traditional collections. Another key point was the role of the library employee – what is it: guide, navigator, tool expert or route-finder who leads the customer to the source of open science? Cooperation between all the parties was highlighted as the most important issue. Overall, the presentations provided plenty of food for thought and generated new ideas that we can now take and further develop.

Tero Heiskanen, Tietopalveluneuvoja | Information Services Advisor
Liisa Tervonen, Tietopalveluneuvoja | Information Services Advisor
Asiakaspalvelut | Customer services

Harri Kalinen, Tietoasiantuntija | Information Specialist
Marja Kuittinen, Tietoasiantuntija | Information Specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Share