Muutosvoimia: Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2021 | Powers of change: University of Eastern Finland Library – Annual Report 2021

Miksi kirjasto on? Tätä kysyi edeltäjäni Jarmo Saarti viimeisessä kirjaston blogiin kirjoittamassaan tekstissä. Jarmo perusti vastauksensa intialaisen kirjastonhoitaja S. R. Ranganathanin viiteen lakiin, jotka tämä määritteli jo vuonna 1931. Ne ovat edelleen ajankohtaisia, joskin uudella tavalla tulkittuna. Tärkein viesti oli kuitenkin se, että kirjastolle on edelleen paikkansa.

Itselleni on tärkeää kysyä, miten kirjasto parhaiten palvelee asiakkaitaan eli yliopiston henkilökuntaa, opiskelijoita ja kansalaisia. Kirjaston tehtävä yliopiston yksikkönä tulee täytetyksi tätä kautta. Siksi en näe, että kirjaston pitäisi olla paras joillakin luvuilla tai adjektiiveilla määriteltynä. Asiakkaidemme menestys on tärkeämpää. Kun he menestyvät, me olemme onnistuneet. Tämän mittaaminen onkin sitten vaikeampi juttu.

Tilastojen tulkinnan vaikeus

Painettujen aineistojen aikakaudella kirjaston keskeistä toimintaa kyettiin kuvaamaan kohtuullisen hyvin esimerkiksi kävijä- ja lainaustilastoilla. Enää nuo luvut eivät yksinään kerro kuin osatotuuden toiminnastamme, koska kirjaston palveluvalikoima on kasvanut parina viime vuosikymmenenä huomattavasti. Kokonaiskuvan hahmottamiseen vaaditaan nyt paljon enemmän tietoa.

Sähköisten palvelujemme tilastoluvut antavat vielä oman mausteensa soppaan, koska niiden tulkinta ei ole helppoa. Jos kirjaston sähköisten tiedonhakujen vuotuinen määrä ylittää kolme miljoonaa (kuten se tekee), mitä se meille kertoo? Yksittäisen luvun merkitys ei välttämättä avaudu mitenkään, aikasarja kertoo jo enemmän. Monesti tilastojen käyttäjät eivät näe, miten luku on tuotettu tai kaivettu tietojärjestelmien syvyyksistä. Näin luvun vertaaminen muiden yliopistokirjastojen antamiin tietoihin ei oikein ole mielekästä, sillä yhteismitallisuus ei ole taattu.

Hankaluuksista huolimatta tilastot ovat edelleen tärkeitä, niitä vain pitää osata lukea oikein. Vuoden 2021 tilastoista voimme esimerkiksi hyvin päätellä, että korona sekä kirjastotilojen remontit hankaloittivat edelleen kirjaston toimintaa. Kirjojen lainaus pieneni noin neljänneksen ja kävijämäärät kirjastoissa hieman yli kolmannekseen vuoden 2019 lukuihin verrattuna. Parempaan suuntaan ollaan onneksi menossa nyt, kun kampuskirjastot saavat olla taas normaalisti avoinna. Veikkaan kuitenkin, että entiset ajat eivät enää palaa, vaan etäily on tullut jäädäkseen.

Kirjaston toimintakulut ovat kasvaneet jokseenkin kohtuullisesti, nousu vuodesta 2017 vuoteen 2021 on 11 %. Samana aikana aineistokustannukset ovat kasvaneet lähes 25 %, eli kuutisen prosenttia vuodessa. Avoimesti saatavilla olevien aineistojen käyttö ei vielä ole tuonut riittävästi painetta niin, että kustantajat olisivat maltillistaneet hintojensa korotuksia. Avoimen tieteen saralla on vielä paljon tehtävää.

Kirjaston henkilöstökustannusten kasvu on pysynyt varsin maltillisena, nousu vuodesta 2017 vuoteen 2020 on kaikkiaan vain kaksi prosenttia. Viime vuoden kasvupyrähdys johtuu pääosin datatukihankkeen kustannuksista. Olenkin ylpeä kirjaston henkilökunnasta, joka on hienosti kyennyt laajentamaan kirjaston palvelutarjontaa kehittämällä osaamistaan ja muokkaamalla toimenkuviaan. Samalla olen kyllä huolissani työn määrän kasvusta, uusia palveluita varten tarvitsemme jatkossa myös uusia vakansseja.

Arjen kuvausta

Kirjaston asiantuntijat tekevät paljon asiakkaille näkymätöntä työtä. Arkemme moninaisuudesta saa hyvän kuvan blogistamme, jossa kuvaamme työtämme ja sen tuloksia. Tekstit ovat niin mainioita, että päätimme rakentaa vuosikertomuksemme muutaman hyvän esimerkin varaan.

Avoin tiede on noussut merkittävään asemaan yliopiston toiminnassa. Kirjastolla on ollut luonnollinen rooli tutkijoiden tukena, lähtihän koko tieteen avoimuus liikkeelle julkaisujen avaamisesta vapaasti kaikkien käyttöön. Avoimen tieteen edistäminen on kuitenkin koko yliopiston asia. Se edellyttää mielenmaiseman muuttamista, toiminnan katsomista kokonaisvaltaisesti avoimen tieteen näkökulmasta. Myös tässä kirjasto on mukana.

Vuoden 2021 merkittävimmässä hankkeessamme rakensimme tutkijoille tutkimusdatanhallinnan palvelua. Jo tutkimusrahoitusta haettaessa pitää tutkijan osata kuvailla, miten dataa kerätään, tallennetaan ja säilytetään. Lokakuisessa seminaarissamme tutkijat toivat esille tarpeensa saada lisää tukea aineistonsa elinkaaren suunnitteluun. Hanke jatkuu vuoden 2022 ajan, ja tavoitteena on saada aikaan yhden luukun palvelu, josta tutkijat saavat monipuolista tukea avoimen tieteen toimintaansa.

Tietotaitojen opetusta

Kaiken avoimuuden ja internetin maailmassa opiskelija ja miksei tutkijakin voi välillä olla eksyksissä tiedon virrassa. Kirjastolla on pitkät perinteet tiedonhaun ja tutkimustaitojen opetuksessa. Viimeisen kahden vuoden aikana ne ovat korostuneet, kun opiskelijat ovat joutuneet opiskelemaan paljolti itsenäisesti etäyhteyden varassa. Siksi useimmat kirjaston järjestämät kurssitkin voi suorittaa etänä ja monet niistä missä vaiheessa opintoja tahansa.

Kirjasto on rakentanut koulutuspaketit, jotka tukevat opiskelua sen kaikissa vaiheissa. Avoin tiede on nyt yksi opetettavista aiheista, onhan esimerkiksi aineistonhallinta hyvä opetella heti samalla, kun tutkimuksen tekoa ryhdytään harjoittelemaan.

Uusittuja tiloja

Kirjaston käyttö opiskelu- ja työskentelytilana on tunnetuista syistä vähentynyt parin viime vuoden aikana huomattavasti. On tällä kuitenkin ollut myös puolensa, kun kampuskirjastojen tiloissa tehdyt remontit on saatu tehtyä pienemmin häiriöin kuin mitä alun perin ajateltiin. Kuopion kampuskirjasto palvelee entistä paremmin lukutilana. Joensuussa konservatorion rakentaminen Carelia-rakennuksen kylkeen pienensi hieman kirjaston tiloja, jolloin esimerkiksi asiakaspalvelupiste piti siirtää uuteen paikkaan. Nyt remontit ovat ohi, ja kirjasto voi taas palvella täysimittaisesti molemmilla kampuksilla.

Joensuussa myös kirjaston henkilökunnan tiloja uusittiin. Ensimmäiseen kerrokseen saatiin monitoimityötila avarine työskentelyalueineen. Häiriöttömään työskentelyyn on tarjolla vetäytymis- ja neuvottelutiloja sekä taukoja varten kahvihuone. Siitä on tullut yhteisöllisyyskeskus, jossa voi vapaasti keskustella kollegojen kanssa niin työ- kuin muistakin asioista.

Työskentely uudentyyppisissä tiloissa edellytti kampuskirjaston henkilökunnan sitoutumista yhteisiin pelisääntöihin. Ne laadittiin hyvällä meiningillä koko porukan kesken, ja homma pyörii nyt erinomaisesti. Akustiikka toimii hyvin, kun sisustusmateriaalit vaimentavat äänet sopivasti, eikä kohtuullisella äänellä puhuminen vaikuta muiden työskentelyyn. Vastamelukuulokkeita voi tarvittaessa käyttää lisävaimennukseen sekä etäkokousten kuunteluun.

Kirjasto on saavuttanut vuodelle 2021 asetetut tavoitteet vaikeista olosuhteista huolimatta. Kiitän kaikkia kirjaston työntekijöitä hyvin suoritetusta työstä. Jarmo Saarti lopetti blogikirjoituksensa seuraavin sanoin: “Hyvä kirjasto elää aina ajassa ja muuttuu sen mukana”. Tämä meidän kannattaa pitää mielessämme.

Ari Muhonen hymyilee
Kirjaston johtaja Ari Muhonen | Library Director Ari Muhonen

Why does the library exist? This was my predecessor Jarmo Saarti’s question in his final blog text. He based his answer on the five laws of library science established in 1931 by S. R. Ranganathan, which remain relevant to this day, with some reinterpretation. The most important message is that the library still has its place. 

To me, it is important to ask how the library can best serve its customers, i.e. the university staff, the students and the general population. This is how the library can fulfil its mission as a university unit. That’s why I don’t see that a library should be the best as defined by any numbers or adjectives. The success of our customers is more important. When they do well, we have done our job right. However, measuring success can be tricky. 

The difficulty of interpreting statistics 

In the era of printed materials, figures such as visitor and loan statistics were a reasonably accurate way of describing the library’s core operations. At this point, they only represent a part of our activities since the library’s range of services has expanded significantly in the past two decades. Much more data is now required to cover the whole picture.  

Statistics on our online services stir the pot further, as they are not easy to interpret. If the annual number of online searches of library resources exceeds three million (which it does), what does this tell us? The meaning of an individual figure may not be apparent in any way – a time series can be more informative. Many times, the users of statistics have no way of telling how a figure has been produced or drenched up from the depths of the data systems. This means that comparing such figures with the data provided by university libraries is not meaningful as comparability is not guaranteed. 

Despite the difficulties, statistics remain important – we simply need to be able to read them correctly. For example, the 2021 statistics indicate that the Covid-19 pandemic and renovations of library premises continued to hamper library operations. Book loans dropped by roughly a quarter and visitor numbers decreased by slightly more than a third from 2019. Fortunately, the situation is now improving since campus libraries are allowed to remain open as normal. That being said, I suspect that there is no going back to what once was and studying and working remotely are here to stay. 

The library’s operating expenses have increased somewhat moderately: the increase from 2017 to 2021 is 11%. During the same period, material costs have increased by nearly 25%, i.e. about 6% a year. The use of open access resources has not yet put enough pressure on publishers to make their price increases more reasonable. There is still a great deal of work to do regarding open science. 

The increase of the library’s personnel costs has remained moderate: the total increase from 2017 to 2020 is only 2%. Last year’s sharp rise was primarily due to the costs of the data support project. In this regard, I am very proud of our library staff who have succeeded in expanding the library’s range of services by developing their expertise and adapting their job descriptions. At the same time, I am concerned about the increased workload. We will need new positions to cover all the new services to come. 

 Describing the day-to-day activities 

Library experts conduct a lot of work that remains invisible to the customers. Our blog, which we use to describe our work and its results, provides a good idea of the diversity of our daily activities. The texts have been so good that we even decided to build our annual report around a few good examples.  

Open science has reached a substantial position in the university’s operations. The library has had a natural role in supporting researchers. After all, the whole idea of open science started with making publications available to everyone. However, promoting open science is a task for the entire university. It requires changing one’s thinking and viewing the operations as a whole from the perspective of open science. The library is also involved in these efforts.  

Our most important project in 2021 involved building a research data management service for researchers. Even when applying for research funding, the researcher must be able to describe how the data will be collected, saved and stored. In our seminar in October, researchers brought up their need to gain more support for planning the life cycle of their materials. The project will continue through 2022, and the aim is to produce a one-stop shop service that will provide researchers with a diverse range of support for activities related to open science. 

Teaching information skills 

In the modern era of openness and the internet, students and researchers alike can sometimes find themselves lost in the never-ending stream of information. The library has a long tradition in teaching the skills related to information retrieval and research. In the past two years, these skills have become even more important than before, as students have had to complete much of their studies independently over remote connections. Therefore, most courses provided by the library can be taken remotely, and students can complete many of them at any time during their studies.  

The library has created training packages that support studies in all phases. Open science is now one of the subjects covered since it is good to learn about data management right away when beginning to practice research activities. 

Renovated premises 

For reasons we all know, the use of the library for studies and work has seen a substantial decline in the past two years. However, this has also had its upsides since the renovations of the campus libraries were completed with fewer interruptions than expected. The Kuopio Campus Library is now better than ever before as a reading space. In Joensuu, the construction of the Conservatory of music next to the Carelia building cut into the library premises slightly, which is why the customer service point had to be relocated, for example. The renovations are now over, and the libraries can once again provide a full range of services on both campuses. 

In Joensuu, the library staff’s premises were also renovated. The first floor now has a multipurpose working space with plenty of room to work. Work pods and conference rooms are also available for uninterrupted work, alongside a break room for enjoying the occasional cup of coffee. The break room has become something of a community hub where you can freely discuss work and other matters with colleagues.  

Working in the new kinds of premises required the campus library staff to commit to shared rules. They were prepared jointly with the right amount of enthusiasm, and everything is now running smoothly. The acoustics are good, and the interior materials dampen sound sufficiently that talking at a moderate volume does not affect other workers. If necessary, noise cancelling headphones can be used for added sound attenuation and listening to remote meetings. 

Despite the difficult conditions, the library has reached the goals it set for 2021. I would like to thank all employees of the library for a job well done. Jarmo Saarti concluded his blog text with the following words: ”A good library lives in time and changes with it.” This is something we should all keep in mind. 

Ari Muhonen, kirjaston johtaja | Library director

***

Tilastot 2021 | Statistics 2021

Henkilökunta 2021 | Library staff 2021

Kirjaston henkilökunnan julkaisut 2021 | Library staff’s publications 2021

Kirjaston henkilökunnan luennot, esitelmät, konferenssiosallistumiset ja asiantuntijatehtävät 2021 | Library staff’s lectures, presentations, conference participation and expert activities in 2021

Share

“More group study rooms and a coffee machine, please!” International students’ wishes and library user experiences | ”Lisää ryhmätyöhuoneita ja kahvinkeitin, kiitos!” Kansainvälisten opiskelijoiden toiveet ja kirjaston käyttökokemukset

(Lopussa suomenkielinen tiivistelmä)

We at the library often consider whether we can serve all our customers in the best possible way. What kind of things do our international students value, for example? Since things are usually worked out best by asking, we decided to do so. In early spring in the library worked an UEF trainee, Gonzalo, who conducted a user survey for our international students. What kind of ideas and suggestions for development emerged from the survey?

57 students from different countries responded to the survey. The majority of respondents (37) studied in Joensuu, 20 in Kuopio. Many of the respondents have probably returned to their home countries already, but still: thank you very much for participating, every answer and comment is valuable!

Word cloud of the respondents' home countries: for example Italy, Germany, France, Iran, Spain, Pakistan, Turkey, Ireland, Kenya etc.
The students who responded to the survey were from all over the world.

We wanted to know, among other things, what students think about the library facilities, what they do in the library, where they find information about library services and have they encountered challenges or problems in using the library? Three points arose in particular from the responses to the survey:

  1. Students hope for more group study rooms
  2. Finding books on shelves is challenging
  3. Library facilities are functional and comfortable.

“More group study rooms. There are not a lot”

What do international students do and want to do in the library? Work at the computer, study together and borrow books – in the top of the three.

Answers to the question "What do you do in the library": work on the computer, group study work, borrow books, read books, relax, meet friends, other.
Answers to the question “What do you do in the library”.

Studying together and meeting friends at the library also came up in many responses. A wish for spaces where one could speak more freely often repeated: “More collaborative meeting areas where talking is allowed”, “A room to study but being able to talk without bothering others” and “More group work and to have more meeting areas to discuss”. This wish has certainly been identified throughout the university: students yearn for places where one can encounter other students and study together. At the same time, silence and working peace also emerged in the comments: “Have more group study places, and have people respect the silence more. Maybe marking out areas where people are allowed to talk would be a good way.” We at the library start working on a plan for better signposts and clearer spatial communication to ensure working peace for everyone. Adding new group study rooms, unfortunately, is currently almost impossible.

“Finding a book is challenging”

The biggest challenges in using the library involved finding books on the shelf – especially in Joensuu campus library. UEF Primo’s instructions were perceived as difficult and the placement of books on the shelf even illogical: “I would change the way books are classed on the shelves. Sometimes it’s the author’s name, sometimes the first letters of the book’s title, sometimes it’s by topic, sometimes it’s upstairs, sometimes it’s downstairs. Also the software that indicates where the books are is not always accurate. It is annoying to have to look for a long time to find the book I’m looking for.” We are trying to fix this problem as much as possible. Clearer shelf signage and possible changes to the database are already in the design.

“I love your study areas and couldn’t have managed through my first year in the university without the calmness of the library”

What beautiful feedback the library received from its premises! There were many answers to the question “what is your favorite place in the library”. The top three were comfortable chairs (especially those near the windows), group study rooms and all the places where you can relax. Someone even stated the following: “Most of the times I study in the library because it is more comfortable than my student home.” Of course, there is something to be developed: in addition to insufficient group study rooms, a coffee or a snack machine was wanted in the library: “It would be great if we had a place where we can get some coffee / water / snacks after the café is closed”. This is something we promise to ask the university about, because it would certainly serve the users of the library’s 24/7 facilities.

Nojatuoleja ja jalkalamppuja ikkunan luona Joensuun kampuskirjastossa. Comfy chairs and floor lamps close to the windows in Joensuu campus library.

Some other issues that were questioned: only 35% was aware, that there are information skills courses offered by the library available and only 20% had attended them. Those people thought that the course was very useful. We must step up the awareness about these courses, so that more people could gain them in the future. When asked about the channels where people get information about the library and its services, the library’s home page and UEF Primo seemed to be the most popular combination. Still, 20% had never used the library’s homepage. We are going to edit the homepages of both the library and UEF Primo to clarify their purpose – the library’s homepage tells comprehensively about the services, while UEF Primo is one, although the most important, of those services.

We at the Library warmly thank everyone who responded to the survey, and encourage you all to give feedback and wishes in the future. Without you students, the library is just an empty space!

Lyhyesti suomeksi

Kirjasto toteutti kevättalvella 2022 kyselyn palveluistaan kansainvälisille opiskelijoille. Kyselyyn saatiin 57 vastausta eri maiden kansalaisilta. Kyselyn avulla kartoitettiin mm. kirjaston tilojen käyttöä, toiveita, mahdollisia haasteita ja kirjaston palveluiden löytyvyyttä. Kyselyn avulla selvisi kolme pääkohtaa:

  1. Kansainväliset opiskelijat kaipaavat lisää ryhmätyötiloja.
  2. Kirjojen löytäminen hyllyistä tuntuu haastavalta (etenkin Joensuun kampuskirjastossa).
  3. Kirjaston tilat ovat toimivat ja viihtyisät.

Hyvien kehitysehdotusten ja kommenttien avulla kirjasto jatkaa palveluidensa kehittämistä. Ryhmätyötilojen lisääminen ei valitettavasti näillä näkymin onnistu, mutta toivottavasti saamme kehitettyä kirjastotilojen käyttöä ja kirjojen löytyvyyttä esimerkiksi erilaisin opastein. Kehitämme myös edelleen esimerkiksi UEF-Primon etusivua sekä kirjaston kotisivuja, jotta tieto erilaisista palveluista olisi helpommin löydettävissä.

Kirjasto ottaa mielellään vastaan palautetta ja kehitysehdotuksia kaikilta käyttäjiltään jatkossakin – ilman teitä opiskelijoita kirjasto olisi vain tyhjä tila!

Riitta Holopainen, information specialist | tietoasiantuntija
Laura Parikka, information specialist | tietoasiantuntija
Training and information services | Opetus- ja tietopalvelut

 

Share

Monenmoista toimintaa monitoimitiloissa | Versatile activities in new multi-purpose facilities

(Please, scroll down to read in English.)

Viimein se tapahtui: Joensuun kampuskirjaston noin nelikymmenpäinen henkilökunta pääsi tänä syksynä uusiin työtiloihin. Uuden konservatorion rakentaminen kirjastorakennuksen kylkeen joudutti kirjastonkin työtilojen rakentamista. Samalla kun kaivurit jyräsivät vanhoja, tiiliseinäisiä työhuoneita nurin, pohdittiin uusia työtiloja ja niiden toimivuutta erilaisissa verkkotyöpajoissa yhdessä arkkitehtien ja suunnittelijoiden kanssa.

Tavoitteena oli luoda kirjaston henkilökunnan käyttöön monitoimitilat, joissa olisi tilaa niin yhdessä tekemiselle kuin keskittymistä vaativalle työllekin. Korona-aika ja sen mukanaan tuoma etätyö olivat tuoneet nopeita muutoksia myös työntekemisen tapaan: sitä olimme oppineet tekemään yhä enemmän verkossa ja kodin lisäksi erilaisissa väistötiloissa. Paluuta vanhaan ei enää ollut.

Kirjastotyöläinen vanhassa työhuoneessa. A library worker at an old office.
Vanhoista työtiloista ja -tavoista siirrytään uusiin vuoden loppuun mennessä. | Old offices and ways of working will be history by the end of the year.

Uusien työtilojen suunnittelu ei ollut kuitenkaan pelkkien fyysisten tilojen suunnittelua, vaan yhteiset monitoimitilat toivat mukanaan tarpeen myös yhteiselle työtilaetiketille. Jo suunnitteluvaiheessa putkahti monenlaisia kysymyksiä: Jos minulla ei ole enää omaa työhuonetta, minne voin aamulla mennä? Entä jos puheeni häiritsee muita; missä voin puhua puhelimessa, opettaa tai ohjata, osallistua webinaariin? Millainen varustelu työpisteillä on, mitä kuljetan mukanani? Miten varaan neuvotteluhuoneen?

Asioita ratkaisemaan perustettiin etikettityöryhmäksi ristitty joukko, joka koostui vapaaehtoisista Joensuun kampuskirjaston työntekijöistä. Haaste oli vastaanotettu.

Ryhmän tehtävänä oli laatia uusien työtilojen käyttöohjeet, jotka esiteltäisiin kirjaston henkilökunnalle loppuvuodesta 2021. Ryhmä kokoontui viikoittain kuukauden ajan. Tuona aikana henkilökunta alkoi jo ottaa käyttöön uudistettuja tiloja, ja akuuttejakin tarpeita heräsi. Esimerkiksi uusille kokoustiloille järjestettiin varausjärjestelmä jo ennen kuin ryhmä sai esityksensä valmiiksi. Etiketin suunnittelua siis helpotti se, että tilat olivat jo käytössä ja kokemuksia kertyi, eikä enää tarvinnut kuvitella asioita pelkästään paperilla. Lisäksi ryhmällä oli aloittaessaan käytössä aiemmin pidetystä tilasuunnittelutilaisuudesta koostetut henkilökunnan kommentit, joista se lähti keskustelemaan ja rakentamaan etikettiä. Tyhjästä ei tarvinnut nyhjäistä.

Tiloista paljastui myös puutteita: hyvin nopeasti kävi esimerkiksi ilmi, että henkilökunnan iloinen naurunremakka kantautuu kahvihuoneesta muihin tiloihin työntekoa haitaten. Sen sijaan, että kahvihuonekäyttäytymistä lähdettiin rajoittamaan, ehdotti ryhmä käytäville lisäovia ääniä vaimentamaan. Tällaisia jokapäiväisistä huomioista kumpuavia toiveita ja ideoita syntyi runsas määrä varsinaisen etiketin ohessa.

Ryhmän työn kannalta olikin tärkeää oivaltaa, ettei kaikkea tarvitse, saatikka voi, tehdä itse, vaan ryhmä voi välittää tehtäviä muillekin toimijoille. Näin ryhmä saattoi keskittyä varsinaiseen tehtäväänsä ajautumatta keskusteluissaan liian kiemuraisille sivuraiteille – kuten meinasi käydä, kun ryhmä ponnisteli tilojen varausjärjestelmien parissa. Onneksi senkin pallon saattoi heittää kirjaston Verkko- ja julkaisupalveluille. Toinen keskeinen ajatus oli etiketin pitäminen mahdollisimman kevyenä: aikuisten ihmisten työyhteisössä on syytä jättää tilaa maalaisjärjelle ja muistaa, että tuiki tavallisilla käytöstavoilla pärjää pitkälle.

Kolme kirjastotyöläistä Aineistola-neuvotteluhuoneessa. Three library workers in Aineistola meeting room.
Olli, Riitta ja Elli Aineistolassa. | Olli, Riitta and Elli in Aineistola meeting room.

Ei riittänyt, että yhteiset ohjeet jäisivät pelkäksi paperiksi bittiavaruuteen. Tehtävänannossa toivottiin henkilökunnalle työpajaa etiketistä, mutta ryhmä päätti varsin nopeasti, että sellaisia oli pidetty remonttivuosien aikana tiloista jo tarpeeksi. Läpikäynti haluttiin pitää keskustelevana tilaisuutena, aivan kuten ryhmäkin oli koostanut etikettiä keskustellen, kysellen ja näkökulmiaan perustellen.

Sopiva ajankohta löytyi lopulta erään marraskuisen torstaiaamun palaverista, johon osallistuneet olivat saaneet tutustua etikettiin kuluneen viikon verran ja mietiskellä omia havaintojaan. Paikalla oli enimmäkseen Joensuun kampuksen väkeä, sillä ensisijaisesti heitä ajatellen ohjeet oli laadittukin. Työtoverit toivat esille osuvia lisäyksiä ja saimme huomata, että oikeastaan kaikista keskeisistä linjanvedoista tuntui vallitsevan hyväksyvä yksimielisyys. Niinpä etikettityöryhmä sai työnsä päätökseen.

Laatimiseen käytetyistä tunneista huolimatta toimistoetiketti oli vain uuden arkemme lähtölaukaus, ei lukkoon lyöty lopputulos.

Keskustelutilaisuudessa sovittiin, että etiketin hienosäätö olisi jatkossa koko Joensuun henkilökunnan yhteinen asia ja tapahtuisi muita reittejä pitkin, jolloin itse ryhmäkin voitiin hyvillä mielin lakkauttaa. Moni meistä saattaakin nyt arvuutella: millaiselta työnteko ja yhteiselo uusissa monitoimitiloissa näyttää vaikkapa vuoden kuluttua? Ken tietää. Sen sijaan on varmaa, mitä asiakkaamme tämän kaiken keskellä edelleen näkevät: laadukkaita palveluja, joita tarjoaa monenkirjava ja työhönsä sitoutunut kirjastoammattilaisten joukko. On hyvä, että jotkut asiat eivät muutu.

Joensuun uusia kirjaston työtiloja nopeutettuna videona. Footage of the new staff facilities of the Joensuu campus library.
Maaginen mystinen kirjastokierros. | Magical mystery library tour.

Finally, it happened: The Joensuu Campus Library staff of around 40 was able to move into their new workspaces this autumn. The construction of the new conservatory of music on the side of the library building also sped up the construction of the new library facilities. While excavators were pulling down the old brick-walled offices, the new workspaces and their functionality were discussed in various online workshops together with architects and designers.

The objective was to provide the library staff with multi-purpose facilities with spaces for collaborative working as well as work that requires concentration. Remote working due to the coronavirus pandemic had already meant fast changes to the ways of working: More and more was done online and in different temporary spaces in addition to the home. There was no going back.

However, the planning of the new facilities did not simply entail designing physical spaces, as shared multi-purpose facilities created the need for a common workplace etiquette. Many questions arose already during the design phase: If I no longer have a dedicated office, where do I go in the mornings? What if my talking disturbs others: Where can I talk on the phone, offer teaching and guidance or take part in a webinar? How are the workstations equipped, what must I carry with me? How do I reserve a meeting room? The so-called etiquette working group, consisting of volunteers from the Joensuu Campus Library staff, was established in order to solve these issues. The challenge was accepted.

Ihmisiä syömässä pizzaa. People eating pizza.
Henkilökunta on ehtinyt viettää yhden perinteisen pitsapäivän uudessa taukotilassa. | The staff has had already one traditional pizza day in the new break room.

The group’s assignment was to draw up instructions on the use of the new facilities to be presented to the library staff in late 2021. The group met once a week for a month. During that time, the staff were beginning to adopt the renovated facilities, meaning that acute issues also needed to be dealt with. For example, a reservation system for the new meeting rooms was set up while the group was still working.

The etiquette work was facilitated by the fact that people were already using the facilities and gathering experiences, rather than simply envisioning things on paper. Furthermore, the group was able to use staff comments collected at an earlier facility planning event as a starting point of discussion and etiquette work. This meant that the group had something concrete to build on.

Deficiencies in the facilities were also discovered: it very quickly became apparent that the employees’ happy laughter from the break room could disturb people working in other spaces. Instead of regulating coffee break behaviour, the group suggested additional doors on the corridors to reduce the noise. Many wishes and ideas of this kind arising from everyday observations were collected to complement the actual etiquette.

It was also important for the group to realise that they did not have to do everything themselves – nor could they. Instead, the group could also forward tasks to other operators. This allowed the group to focus on their actual task without veering off too much, as almost happened when the group struggled with the reservation systems. Luckily, that challenge could be placed with the Library IT and publishing services. Another key idea was to keep the etiquette as simple as possible: In a working community of grown-ups, room should be left for common sense, remembering that normal good manners go a long way.

Halloweenia varten pukeutunut tietoasiantuntija työskentelee. Information specialist in Halloween outfit in action.
“This is Halloween” Kuva | Photo: Laura Parikka

Simply publishing the shared instructions online was not enough. The assignment called for an etiquette workshop for the staff, but the working group quickly decided that quite enough workshops had been arranged during the years of renovation. Instead, the instructions were to be communicated through discussion, just as the group had worked on the etiquette by discussing, asking questions and justifying their views.

A suitable date for the discussion event was a morning meeting on a November Thursday that offered the participants a week to get to know the etiquette and come up with their observations. The meeting mainly involved people from the Joensuu Campus, as the guidelines were drawn up primarily for them. Colleagues brought up pertinent additions, and we discovered that there was a positive consensus on all central approaches. This meant that the etiquette group’s work was done.

Despite the hours spent in drawing up the office etiquette, it was just a starting point of our new everyday working, not something set in stone. The discussion event concluded that fine-tuning the etiquette would from now on be a shared responsibility of the entire Joensuu staff and take place through other routes, which meant that the group could be happily discontinued. Many of us may now be wondering: How will working and coexisting in the new multi-purpose facilities look in a year from now, for example? Who knows? But one thing is certain: Even among the changes, our customers will still see high-quality services offered by a diverse and committed group of library professionals. It is good that some things do not change.

Olli Hiltunen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Asiakaspalvelut | Customer services
Riitta Holopainen, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Elli Piirainen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Tietoaineistopalvelut | Collection services

Share