Olen Minna Rahnasto-Rilla, Itä-Suomen yliopiston uunituore tietoasiantuntija. Noin pari kuukautta sitten minulle avautui mahdollisuus työskennellä aineistonhallinnan parissa Itä-Suomen yliopiston kirjastolla. Datanhallinnan palvelua halutaan kehittää tutkijalähtöisesti ja minulla on kokemusta tutkimustyöstä yli 20 vuotta Itä-Suomen/Kuopion yliopistossa. Koulutukseltani olen farmasian tohtori vuosimallia 2009, proviisori ja filosofian maisteri pääaineena biokemia. Urallani olen tehnyt tutkimustyötä lääkekehityksen parissa ja opettanut farmasian laitoksella. Kiinnostus terveyteen liittyvään tutkimustyöhön vei minut pariksi vuodeksi National Institutes of Health -lääketutkimuskeskukseen Yhdysvaltoihin tutkimaan vanhuusiän sairauksiin vaikuttavia tekijöitä. Viime vuosina olen tutkinut luonnon- ja muiden aineiden vaikutuksia rintasyöpään.
Uudessa työssäni olen jo päässyt kurkistamaan tutkimusaineistojen hallinnan kysymyksiin ja auttamaan tutkijoita aineistonhallinnansuunnitelmien tekemisessä. Mahtavaa onkin työskennellä edelleen tutkimustyön parissa, vaikkakin eri näkökannalta. Vapaa-aikani kuluu musiikkia kuunnellen, lenkkeilyn merkeissä tai lyhyillä vaellusreissuilla. Välillä unohdan itseni puutarhatöiden pariin.
Tietoasiantuntija Minna Rahnasto-Rilla työn ääressä. | Information specialist Minna Rahnasto-Rilla at work. Kuva | Photo: Maarit Putous.
I’m Minna Rahnasto-Rilla, a fresh information specialist at the University of Eastern Finland. A couple of months ago, I had the opportunity to start working on the data support services at the University of Eastern Finland Library. With an emphasis on developing the data support services from the perspective of the researcher, and I have experience with research work more than 20 years at the University of Eastern Finland/Kuopio. My academic background is in pharmacy and biochemistry, I got my PhD in pharmacy in 2009. In my career, I have done research work on drug development as well as teaching work at the Department of Pharmacy. My interest in health research led me to the National Institutes of Health, the USA to do research work on age-related disease for two years. In recent years, I have studied the effects of natural and other compounds on breast cancer.
At my new job, I have already got to know the data support services and helped researchers to carry out their data management plans. I am grateful that I can continue working with the research work, but now I can see it from a different aspect. During my spare time, I like jogging and hiking, working in the garden and listening to the music.
Minna Rahnasto-Rilla, tietoasiantuntija | information specialist Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Itä-Suomen yliopistossa on paneuduttu viime vuosina tutkimusdatan hallinnan tukipalveluiden kehittämiseen. Tätä työtä ovat tehneet kirjaston tietoasiantuntijat, aluksi muiden tehtäviensä ohella ja sittemmin erillisen projektin turvin. Kaksi vuotta sitten, talvella 2021, käynnistyi kirjaston koordinoima projekti “Datatuen kehittäminen osana tutkimuksen tukea”. Projekti päättyi 31.12.2022. Sen kattotavoitteeksi määriteltiin toimivan palvelun, osaamisen ja asiantuntijaverkoston kehittäminen yliopiston tutkimusdatan tukipalveluun.
Tässä blogissa kerromme, miten projektin tavoitteet ovat toteutuneet ja mitä datatuen perustoiminnassa on työn alla.
Datatuen kehittäminen osana tutkimuksen tukea: projektin alkumetrit ja tavoitteiden täsmentyminen
Viime vuosina tutkimusdatanhallinta on noussut vahvasti esiin avoimen tieteen yhteydessä. Osaltaan tähän on vaikuttanut alati kasvava tutkimusdatan määrä sekä uusien dataformaattien ja -settien monimuotoisuus. Tutkimusdatan avaamisesta on tullut ainakin puheen tasolla yleinen tavoite ja samalla on herätty datanhallinnan toteuttamisen käytäntöihin, jotta dataan liittyvät eettiset ja juridiset seikat voidaan huomioida hallitusti ja riskit ennakoiden. Samalla tutkijoiden tukitarpeet ovat lisääntyneet huomattavasti.
UEFilla on ollut tutkimusdatan hallintaan liittyviä tukipalveluita jo useamman vuoden. Palvelut ovat kuitenkin olleet osin hajallaan, niitä ei tunneta, eikä siten löydetä, mikä kävi ilmi vuosina 2019 ja 2020 UEFin tutkijoille toteutetuissa kyselyissä. Kyselyt vahvistivat myös sen, että käyttäjälähtöisten tukipalveluiden kehittämiselle on kasvava tarve. Tutkijat kaipaavat usein nopean vastauksen johonkin tiettyyn ja vahvasti sidonnaiseen ongelmaan, jolloin yleistason ratkaisut eivät välttämättä sovellu useamman tukipyynnön ratkaisuiksi.
Helmikuun alussa 2021 käynnistyneessä datatuen kehittämishankkeessa tarkoituksena oli jatkokehittää yliopistossa jo olevia palveluita, ei rakentaa uutta palvelua. Avuksi otettiin käyttäjälähtöisyyttä korostava palvelumuotoilu, jota hyödyntäen datatuen sisäisiä prosesseja pyrittiin selkeyttämään.
Projektiin palkattiin 12 kuukaudeksi kaksi tutkijataustaista suunnittelijaa eri tieteenaloilta. Tämä auttoi erilaisten tutkimusaineistojen tarpeiden ymmärtämistä jo heti projektin alkumetreiltä. Projektille saatiin jatkoa vuoden 2022 loppuun yhden projektisuunnittelijan palkkauksen ja yhden opintovapaan sijaisuuden turvin.
Projektin vetovastuussa oli kirjaston tietoasiantuntija, joka oli jo toiminut useamman vuoden tutkimusdatan hallinnan tukitehtävien parissa UEFissa. Ohjausryhmä tuki projektin etenemistä tarpeen mukaan tarkentaen, mihin seuraavaksi kannattaisi kiinnittää huomioita ja keihin yliopistolla voisi olla yhteydessä. Projektin alku, sen ohjausryhmä ja projektisuunnittelijat on esitelty maaliskuussa 2021 julkaistussa blogissa Datatuen projektisuunnittelijoiden terveiset.
Keväällä 2021 saimme ohjausryhmältä myös tehtäväksi hahmotella datatuen tiekarttaa, joka selventäisi UEFin kannalta akuuteimmat datatuen palvelutavoitteet. Jaottelimme tiekartan neljään keskeiseen teemaan: linjaukset ja strategiatyö, datatuen palvelut, datanhallinnan koulutukset ja datanhallinnan asiantuntijatyö. Linjaus- ja strategiatyössä osallistuminen kansalliseen ja kansainväliseen avoimen tieteen työryhmätoimintaan on tärkeässä roolissa. Tieteellisten seurain valtuuskunnan avoimen tieteen ja tutkimuksen koordinaatiossa tehdään parhaillaan perustavanlaatuista linjaustyötä, ja UEFin datanhallinnan parissa työskentelevät asiantuntijat ovatkin olleet siinä aktiivisesti mukana jo ennen datanhallinnan tukipalveluiden kehittämisprojektia, projektin aikana ja sen jälkeen. Datanhallinnan ja tutkimusaineistojen avoimuuden lisäämisen kannalta on tärkeä saada UEFin datapolitiikka päivitettyä. Sitä edistetään nyt UEFin tasolla kirjaston vetämässä Avoimen tieteen työryhmässä, joka aloitti toimintansa syksyllä 2022.
Kirjaston datatuesta yliopiston datatuen yhden luukun palveluksi
Tiekartan toinen kokonaisuus, datatuen palvelut, olivat kehittämishankkeen keskiössä. Jo ennen projektia toiminut aineistonhallintasuunnitelmien kommentointipalvelu tarjosi hyvän lähtökohdan, josta pystyimme jäsentämään kehittämistarpeita. Tavoitteena oli virtaviivaistaa keskitettyjen datatuen palveluiden tarjoamista yhdestä luukusta. Kommentointipalvelu auttoi myös pohjustamaan uutta tehtävää eli tutkimusinfrastruktuurien aineistonhallintalinjausten (ns. DMPol) kommentointia. Projektin ensimmäisellä kaudella saimme luotua pohjat uudistuville palveluille ja jatkokaudella pääsimme pilotoimaan niitä.
Datatuen palvelut ovat tyypillisesti laaja-alaisia, sillä usein tukipyyntöjen purkaminen vaatii moniammatillista yhteistyötä ja useamman asiantuntijan osaamista. UEFissa datanhallinnan tukipalveluista löytyy asiantuntemusta esimerkiksi avoimesta tieteestä ja sen vaatimuksista, tietosuojasta, tietoturvasta, IT-palveluista, tiedonhallinnasta ja sopimuslaista. Tukipalvelua koordinoi kirjasto. Tutkimusdatanhallinnan tukipalvelut koostuvat yleensä organisaation sisällä kehitettävistä ja tarjottavista palveluista sekä ns. kolmansien osapuolien palveluista, joita organisaatiot voivat hyödyntää, sillä kaikkea ei voi eikä kannata tehdä ja tuottaa itse. UEFissa hyödynnetään ja UEFin tutkijat käyttävät eri tarkoituksiin myös ulkopuolisia palveluita, kuten CSC:n laskentapalveluja, aineistonhallintasuunnitelman laatimiseen DMPTuuli-palvelua ja aineistojen tallentamiseen ja arkistointiin vaikkapa Kielipankkia tai Tietoarkistoa. Tätä osin hajanaista kokonaisuutta halusimme saada paremmin haltuun.
Tutkimusinfrastruktuurit ovat lähellä tutkimusdatanhallinnan teemoja. Tutkimusinfrastruktuurit tuottavat usein suuriakin määriä dataa. Laitteiden lisäksi ne voivat käsittää alustoja tai palveluita, jotka pitävät sisällään esimerkiksi alakohtaisia tietoaineistoja. Siten tutkimusinfrastruktuurit voivat toimia myös erilaisten datanhallinnan teknisten ratkaisujen ajureina. UEFin tutkimusinfrastruktuuriohjelmassa (2021–2024) käynnistyi infrakoordinaattorien toiminta loppuvuodesta 2021. Tämä tarjosi omalle hankkeellemme erinomaisen mahdollisuuden verkostoitua tutkimusinfran osaajien kanssa. Yhytimme myös esimerkiksi tiedekuntien dekaanit ja varadekaanit ja järjestimme tutkijoille suunnattuja työpajoja. Kaikissa tapaamisissa kävi vahvasti ilmi tahto tehdä yhteistyötä levein hartioin, jotta vältettäisiin hajallaan olevan tieto ja päällekkäinen tekeminen.
Palvelumuotoilu kehittämistyön avuksi
Kehittämishankkeessa tavoiteltiin siis aiempaa selkeämpää ja jäsennellympää datatukipalvelua, jossa datanhallintaan liittyvä tieto olisi keskitetysti saatavilla yhden luukun palveluna. Tätä lähdettiin työstämään hankkeelle räätälöidyn palvelumuotoilukoulutuksen avulla. Kouluttajana toimi Sanna Soppela UEFin Jatkuvan oppimisen keskukselta. Koulutus- ja sparrauskerrat kokosivat yhteen datatuessa toimivaa verkostoa. Pääsimme yhdessä määrittelemään keskeisiä kohderyhmiä palvelulle, palvelun tarkoitusta ja käytännön järjestämistä palvelukanavineen. Pitkin matkaa työstimme palvelulupausta eli niitä yhteisen palvelun sisältöjä ja resursseja, joihin datatukea tuottavat yksiköt voivat sitoutua.
Nopeat ja kevyestikin rakennetut palautetoteutukset ovat osa palvelumuotoilun laajaa työkalupakkia. Tapaamiskertojen välillä pääsimmekin myös testaamaan suunnittelemiamme ratkaisuja palvelun keskeisimpien kohderyhmien kanssa. Punaiseksi langaksi yhden luukun palvelulle muodostui melko pian tuen saaminen oikeaan aikaan. Jäsentelimme datanhallintaan liittyviä teemoja tutkimuksen elinkaaren mukaiseksi palveluksi, jolloin tutkija ihannetapauksessa saa tarvitsemansa tuen aina kulloiseenkin tutkimusvaiheeseen selkeästi ja yhdestä paikasta. Palvelumuotoilun yksi konkreettinen tulos näkyy mainiosti UEF Datatuen verkkosivulla, joka myös tutkijoilta saadun palautteen perusteella haluttiin avoimeksi ja melko kattavaksi tietolähteeksi. Painotus ei siten olisi vain lukuisten linkkien tarjoamisessa, vaan keskeistä tietoa olisi avattu myös suoraan verkkosivustolle.
Toinen tärkeä palvelukanava on ollut uuden palvelunhallinta- eli tikettijärjestelmän käyttöönotto myös datatuen palveluissa; Hanketta edeltävällä ajalla datatukeen tulleita palvelupyyntöjä käsiteltiin sähköpostitse. Jos verkkosivut konkretisoivat datatuen palvelua tuen tarvitsijan kannalta, niin tikettijärjestelmä tekee eräällä tapaa sitä samaa tuen tuottajien näkökulmasta. Palvelumuotoilu terävöitti tutkimusaineistojen tuen parissa olevaa verkostoa, joka on nyt selkeämmin jäsennelty niin sanottuihin datatuen ydintoimijoihin ja laajempaan tutkimusaineistojen tuen verkostoon. Prosessi selkeytti myös palvelun brändäystä ja viestintää uudistuneen yhden luukun palvelun nimen vakiintuessa UEF Datatueksi. UEF Datatuen ydintoimijat ovat aktiivisesti mukana esimerkiksi datatuen tukipyyntöjen purkamisessa, ja nämä asiantuntijat kokoontuvat säännöllisesti noin kerran kuussa. Laajemman verkoston kokoonpano on joustava ja jäsenistössä on vaihtuvuutta. Se kokoontuu muutaman kerran lukukaudessa ajankohtaisten asioiden äärelle. Koordinaation ja UEFin datatukipalvelun vetovastuun tärkeys tuli selkeästi esille.
Datatuen palveluiden kehittämisen tiekartan kolmantena pääteemana on datanhallinnan koulutus. Vaikka opetus ja koulutus eivät sellaisenaan kuuluneet projektimme alkuperäisiin tavoitteisiin, on niiden merkitys datanhallinnan palveluissa ja niiden jatkuvuuden takaamisessa suuri. Koulutus on osa palvelua ja vastaa osaamistasojen saavuttamisen tavoitteisiin eri vaiheessa opinto- ja tutkimuspolkuja. Osaamistasoista on käyty paljon keskustelua muun muassa kansallisessa avoimen tieteen työryhmätyössä, mihin osallistuimme aktiivisesti. Olimme myös projektilaisina mukana oman kirjastomme aineistonhallinnan opetuksen kehittämisessä.
Aineistonhallinnan jäsentynyttä osaamista peräänkuulutetaan jo perusopintovaiheessa. Kansallisesti on asetettu tavoitteeksi, että vuoteen 2024 mennessä opinnäytetyön ohjaajat pystyvät arviomaan ja kommentoimaan opiskelijoiden aineistonhallintasuunnitelmia osana ohjaustyötään. Datanhallinta sisältyy – tai saattaa sisältyä – jo nyt luonnollisena osana opinnäytetyön ohjaukseen, mutta jatkossa tavoitteena on tarkastella datanhallintaa kokonaisuutena sekä kirkastaa myös opiskelijalle, mistä datanhallinnassa on kyse. Kirjastossa toteutettiin aiheesta kysely oppiaineiden opettajille ja opinnäytetyön ohjaajille loppukeväästä 2022. Siihen saatiin 130 vastausta kaikista tiedekunnista ja useimmilta laitoksilta tai osastoilta. Viesti oli selvä: Aineistonhallinnan opetukseen kaivataan tukea Itä-Suomen yliopistossa (ks. blogikirjoitus tuloksista).
Kouluttamisen teemaan liittyy erottamattomasti myös datatuen kehittämisen tiekartan neljäs kokonaisuus, datanhallinnan ammattilaisuus. Projektin kuvauksessa hankkeen yhdeksi tavoitteeksi oli asetettu tiedekuntien parempi linkittyminen datatukeen. Sitä kautta ryhdyimme pohtimaan datanhallintaan liittyvää osaamista ja osaamistarpeita ja melko pian totesimme, että datanhallinnan asiantuntijuus ja ammattilaisuus ovat erottamattomasti osa datatuen kokonaisvaltaista kehittämistä. Tiedekuntien näkökulmaa huomioiden laadimme sisäiseen käyttöön selvityksen, jonka tavoitteena oli tuottaa suosituksia siitä, millaista tieteenalakohtaista asiantuntijuutta tarvittaisiin täydentämään datatukea. Tässä meille hyödyllistä taustatietoa tarjosi Helsingin yliopiston koordinoima lukupiiri, jossa tutustuttiin erilaisiin eurooppalaisiin toteutuksiin datanhallinnan ammattilaisuuden ja ns. data stewardshipin määrittelyssä ja kehittämisessä. Lukupiiri toimi ponnistuslautana myöhemmin vuonna 2021 aloittaneeseen Avoimen tieteen ja tutkimuksen työryhmään, jossa edistetään datanhallinnan asiantuntijuuden tunnistamista, terävöitetään työrooleja sekä tarkennetaan erilaisia työnimikkeitä ja suunnitellaan alalle kouluttautumista.
Datatuen pysyvyys
Koordinaation merkitys tulee esiin kaikessa tutkimusdatanhallintaan liittyvässä tukityössä. Tutkimusaineistonhallinnan tuen kokonaisuudessa ja asiantuntijuuksia määriteltäessä erityistä huomioita on myös kiinnitettävä siihen, että tutkimusaineistot ovat eri aloilla erilaisia. Aineistojen uudelleenkäytön tarpeet ja tavat vaihtelevat tutkimusalasta toiseen ja niihin kohdistuu valtava toimenpiteiden ja hallinnan käytäntöjen kirjo. Osaamistasot ja -vaatimukset liikkuvat teknisestä datanhallinnasta tutkimusaineistojen hallinnan kokonaiskuvan ymmärtämiseen. Yksi asiantuntija ei pysty vastaamaan kaikkiin vaatimuksiin eivätkä yhden tieteenalan osaamisvaatimukset saa määritellä koko kenttää. Siksi on ehdottoman tärkeää, että jokainen tutkimusala ja -aineistotyyppi saa äänensä kuuluviin ja tarvitsemansa palvelut ja infrat. Sen mahdollistaa pysyvä, yliopiston yhteinen datatuki, joka yhdistää eri asiantuntijat verkostoksi palvelun taustalle. Yliopistossamme ollaankin hyvällä tiellä. Projektin päätyttyä kirjastolle on saatu kaksi uutta työtehtävää, joiden toimenkuva liittyy täysimääräisesti datanhallinnan tukeen ja koulutukseen. Tiedekunnissakin tapahtuu: Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnassa aloittaa keväällä tiedekunnan yhteinen datanhallinnan asiantuntija. Tästä on ilo jatkaa yhteisen palvelun ja osaamisen kehittämistä.
Kuva | Source: Alexa, Piaxabay (CC0)
In recent years, the University of Eastern Finland has focused on the development of research data management support services, initially alongside the other tasks of the library’s information experts and later with the support of a separate project. Two years ago, in the winter of 2021, the project “Development of data support as part of research support” started, coordinated by the library. The project ended on 31 December 2022. Its overarching goal was defined as the development of a functional service, know-how and expert network for the university’s research data support service.
In this blog, we shed light on how the project’s goals have been realized and what is being worked on as part of the daily functions of UEF Data Support.
Development of data support as part of research support: the project’s initial meters and specification of goals
In recent years, research data management has strongly emerged in the context of open science. In part, this has been influenced by the ever-increasing amount of research data and the diversity of new data formats and data sets. Opening of research data has become a general goal, at least at the level of speech. And at the same time, there has been a wake-up call to implement data management practices, so that the ethical and legal issues related to data can be resolved in a controlled manner and in anticipation of risks. This has meant that the support needs of researchers have increased considerably.
UEF has had support services related to research data management for several years. However, the services have been scattered to some extent, they are not well known and thus cannot be found, which was evident in the surveys carried out for UEF researchers in 2019 and 2020. The surveys also confirmed that there is a growing need for developing user driven support services. Researchers often need a quick answer to a specific and very context dependent problem, and in such cases general-level solutions are not necessarily adequate.
The purpose of the “Development of data support as part of research support” project, coordinated by the library, was not to build a new service from scratch but rather to develop the existing support services of the university. With an emphasis on making the services more user driven, service design was utilised in clarifying the internal processes and external service model of data support. Two project planners with a research background from different disciplines were hired for the project for 12 months, which helped to increase understanding about the varying needs of different research disciplines and datatypes from the very beginning of the project. The project was extended for one additional year, until the end of 2022, thanks to the hiring of one project planner and one substitute on study leave.
The project was led by the library’s information specialist, who had already worked for several years in research data management support tasks at UEF. A steering group was set up in support of the project progress, with a task of clarifying what should be paid attention to next and who was the most suitable contact person at the university in various topics. The beginning of the project, its steering group and the project planners are presented in the blog “Greetings from the data support project planners” published in March 2021.
In the spring of 2021, the steering group gave us a task to begin outlinining a road map for data management support services on a longer time span, which would help in delineating the most acute service goals of UEF. We divided the roadmap into four key themes: policies and strategy work, data support services, data management training and data management expert work. Participation in national and international open science working groups plays an important role in the policy and strategy work. Fundamental policy work is currently being conducted in the coordination of open science and research by the Federation of Finnish Learned Societies, and the experts working on data management at UEF have been actively involved in it before, during and after the data support development project. In terms of data management and increasing the transparency of research materials, it is important to have UEF’s data policy updated, and this is now being promoted at UEF level in the Open Science working group led by the library. The working group has started its activities in autumn 2022.
From a library data support to a university one-stop shop data support service
The second entity of the road map, data support services, was also the focus of the development project. Even before the project, a commenting service for data management plans at UEF offered a good starting point from which we could structure the development needs. The goal was to streamline the provisioning of centralised data support services from a one-stop shop. The commenting service also helped to establish a new support task, namely the commenting of research infrastructures’ data management policies (so-called DMPol’s).
In the first season of the project, we were able to lay the foundations of the renewing services, and in the second season we proceeded to piloting them. Data support services are typically wide-ranging, because resolving support requests often requires the involvement and expertise of several professionals from different units. In the data management support services at UEF, you can find expertise in, for example, open science and its requirements, data protection, information security, IT services, information management and contract law. The support service is coordinated by the library.
Besides the services offered and developed within the organisation, there are also so-called third-party data management services that organisations can use, because organisations cannot and should not do everything by themselves. The third-party services utilised by UEF researchers cover various purposes, such as CSC’s computing services, the DMPTuuli service for preparing a data management plan, and the Language Bank of Finland or the Finnish Social Science Data Archive for storing and archiving research data, to name a few. We wanted to get a better hold of this partly fragmented whole.
Research infrastructures are close to the themes of research data management. Research infrastructures often produce large amounts of data, and in addition to equipment, they can also consist of larger entities that contain, for example, discipline-specific databases. Thus, research infrastructures can also act as drivers of various technical solutions for data management. A number of infrastructure coordinators started working at the end of 2021 as part of UEF’s Research infrastructure program (2021-2024). This offered our development project an excellent opportunity to network with experts on research infrastructures. We also brought together, for example, the deans and vice-deans of the faculties and organized workshops for researchers. All the meetings showed a strong will to cooperate with broad shoulders, in order to avoid scattered information and duplication of effort.
Service design to aid the development work
The development project aimed to build a clearer and more structured data support service, where information related to data management would be centrally available as a one-stop shop service. To help in achieving this goal, the project was able to utilise a tailored service design training package. The trainer was Sanna Soppela from UEF’s Continuing Learning Center. The service design training and sparring sessions brought together members of the UEF data support network. Together, we managed to define the key target groups for the service, its purposes, and the practical organisation including the main service channels. Along the way, we worked on a service promise, i.e. the contents and resources of the common service that the units producing data management support can commit to. Fast and light feedback implementations are part of the extensive toolbox of service design. Between the meetings, we were able to test our planned solutions with the most important target groups of the service.
Getting support at the right time soon became a red thread for the one-stop shop service. We organised the various data management themes into a service that aligns accordingly with the research life cycle, so that ideally the researchers get the support they need for each research phase clearly and from one place. One concrete result of the service design process can be seen perfectly on the UEF Data Support website. The construction of the website was influenced by feedback received from the researchers, with an aim to provide an open and a fairly comprehensive source of information. Instead of providing numerous links to other sources, the emphasis was on providing key information directly findable on the website.
Another important development of data support service channels has been the introduction of a new service management (aka ticket) system; During the period preceding the project, service requests that came to data support were handled via e-mail. If the website concretizes the data support service from the point of view of the support user, then the ticket system does the same from the point of view of the support producers. The service design training and process helped to clarify the UEF network involved in supporting research materials and data. The network is now more clearly structured into data support core operators and to a wider research materials and data support network. The process also clarified the branding of and communication about the service, as the name of the renewed one-stop shop service became fixed as UEF Data Support.
UEF Data Support’s core operators are actively involved in e.g. solving data management support requests, and these experts meet regularly about once a month. The composition of the wider network is flexible and there is some turnover in membership. The network meets a few times per semester to discuss current issues in data management. The importance of coordination and the main responsibilities underlying the UEF Data Support service became clearer during the service design process. We have discussed our experiences and thoughts about utilising service design for developing data support services in an article called “Better data support with service design” (Signum 2/2022).
Competence, training and expertise
The third main theme of the data support service development roadmap is data management training. Although teaching and training as such were not parts of the original goals of our project, their importance in data management services and in guaranteeing service continuity is major. Education is part of the service and meets the goals of achieving appropriate data management competence levels at different stages of studies and research career paths. There has been a lot of discussion about data management competence levels and skills, for example in the national open science working group, in which we actively participate in. As project planners, we were also able to take part in developing the UEF Library’s research data management teaching.
Structured expertise in data management is already being called for during the Bachelor degree phase, and a national goal has been set that by the year 2024, all thesis supervisors should be able to evaluate and comment students’ data management plans as part of their supervision work. Data management is already included – or may be included – in varying degrees as a natural part of thesis supervision. However, the future goal is to consider data management as an entity in order to clarify for the student what data management is all about. The library conducted a survey on the topic for subject teachers and thesis supervisors during late spring of 2022. The survey garnered 130 responses from all faculties and most departments. The message was clear: Support is needed for the teaching of data management at the University of Eastern Finland (see the blog post about the results).
The theme of training is also inextricably linked to the fourth entity of the data support development roadmap, the professionalisation of data management expertise. In the project description, one of the goals was to link the faculties to the data support services more efficiently. From this viewpoint, we started to think about the skills and competences needed for data management expertise and pretty soon concluded, that the professionalisation of data management is an inseparable part of the overall development of data support. Taking into account the faculties’ perspective, we prepared a report for internal use, the aim of which was to produce recommendations on the types of discipline-specific expertise and skills needed to supplement the university data support service. In preparation of the report, were gained useful background information by attending a study circle coordinated by the University of Helsinki, where we got to know various European solutions in implementing the professionalisation of data management experts and on defining and developing data stewardship in general. The study circle served as a springboard for the Open Science and Research Working Group, which started later in 2021 and aims to promote the identification of expertise in data management, to sharpen job roles and specify various job titles, and to plan training of professionals in the field.
The continuity of data support services
The importance of coordination emerges in all support work related to research data management. From the perspective of general research data management support and when defining skills and expertise, special attention must also be paid to the fact that, despite the similarities among some disciplines, the research materials and data tend to differ depending on the field of study. Hence the needs and ways of reusing research materials vary from one research field to another and are subject to a huge range of procedures and management practices. Competence levels and requirements move from technical data management to understanding the overall picture. One expert cannot meet all requirements, and the competence requirements of one discipline must not define the entire field. That is why it is absolutely important that each field of research and type of data gets its voice heard and the services and infrastructure it needs.
This is made possible by the university’s permanent and shared data support, which connects different experts into a network behind the one-stop shop service. At our university, we are on the right path. Since the development project has come to an end, the UEF Library has received two new positions, where the job descriptions are specific to data management support and training. Things are also moving forward in the faculties: the Faculty of Social Sciences and Business Studies will have a joint data management expert in the spring. It is a pleasure to continue the development of joint services and to build expertise together.
Niina Nurmi, tietoasiantuntija | Information specialist
Manna Satama, tietoasiantuntija | Information specialist
Tutkimuksen tuki | Research support
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
(Please, scroll down to read a summary in English.)
Osallistuimme Prahassa, Tšekissä järjestettyyn ESRAM-koulutukseen lokakuun 2022 loppupuolella. ESRAM eli Early Stage Research Administrator Masterclass on tutkimushallinnon asiantuntijoille suunnattu lyhyt koulutus. Se on eritoten räätälöity työnsä muutaman vuoden sisään aloittaneille, eri taustoista alalle tulleille henkilöille. ESRAMin toteutuksesta vastaa EARMA. Tässä blogissa kerromme hiukan taustaa EARMAsta ja kokemuksistamme ESRAM-koulutukseen osallistumisesta.
EARMA ja ESRAM
European Association of Research Managers and Administrators (EARMA) edustaa tutkimushallinnon ammattilaisia. Vuonna 1995 Italiassa perustettu yhdistys syntyi tarpeesta luoda yhteinen verkostoitumispaikka ja foorumi, jossa tutkimushallinnon asiantuntijat voisivat vaihtaa ammatillisia kokemuksiaan. Tätä nykyä Brysselistä käsin toimivassa EARMAssa on muutama sata jäsenorganisaatiota – UEF näiden joukossa – kymmenistä Euroopan maista. Suomessa kansallisella tasolla toimiva Finn-ARMA-verkosto edustaa suomalaisissa korkeakouluissa ja tutkimusorganisaatioissa työskenteleviä tutkimushallinnon ammattilaisia, ja sillä on edustajisto EARMAn johtokunnassa.
Early Stage Research Administrator Masterclass eli ESRAM on modulaarisesti rakennettu kurssi, joka koostuu ennakkotehtävistä, lyhyistä luennoista, interaktiivisista työpajoista, tapauskohtaisista esimerkeistä ja yhteisistä keskusteluista. Kurssille otetaan yleensä noin 30 uraansa aloittavaa tutkimushallinnon asiantuntijaa (Research Manager and Administrator, jäljempänä RMA). Sen tavoitteena on selkeyttää tutkimushallinnon työrooleja ja urapolkuja sekä hahmottaa, millaista tukea tutkimushallinnon ammattilaiset tarjoavat eri vaiheissa tutkimusprosessia. ESRAM-koulutus järjestetään kaksi kertaa vuodessa eri puolilla Eurooppaa. Syksyn 2022 koulutus pidettiin Diplomat Vienna House -hotellissa. Kurssimaksuun oli mahdollista hakea EARMAn stipendiä ja matkakuluihin puolestaan Erasmus+ -tukea.
Tutkimushallinnon asiantuntijoiden urapolkuja ja työnkuvia
Kurssilaisemme edustivat melko tyypillisiä taustoja: osa oli tutkijataustaisia ja osalla oli kokemusta hallinnollisesta työstä. Moni heistä työskenteli eurooppalaisissa tutkimusorganisaatioissa, mutta joukossa oli myös mm. valtiollisen tutkimusrahoittajan palveluksessa työskenteleviä asiatuntijoita. Kurssin ohjaajilla oli taustallaan vuosien työkokemus eri organisaatioista, yritysten kanssa tehtävästä yhteistyöstä ja hallinnon eri osa-alueista. Osalla oli myös tutkijataustaa.
ESRAM kurssilaiset. | The participants of the ESRAM course. Kuva | Photo: Terezia Minarikova
Tutkimushallinnon asiantuntijoiden työnkuvia ei voine tyhjentävästi kertoa, mutta useimmiten nämä asiantuntijat auttavat rahoitushakemuksen valmistelussa, etsivät sopivia rahoituksia ja tulkitsevat avoimen tieteen linjauksia. Lisäksi he ylläpitävät yhteistyötä lakiosaston, TKI-osaston (Tutkimus-, Kehittämis- ja Innovaatiotoiminta) ja kirjaston välillä. Niinpä RMA:t yleensä sijoittuvat tutkimusstrategian, rahoittajan strategian ja organisaation strategian rajapintaan. Organisaatiot voivat järjestää tutkimuspalvelunsa monin eri tavoin. Koulutuksen osana meille esiteltiin Milanon teknillisen korkeakoulun esimerkki dynaamisesti rakennettavasta palvelusta. Proaktiivisessa palvelussa voidaan hyödyntää erilaisia työkaluja (esim. Scival) ja yliopistosta kerättyä dataa (esim. tutkimusryhmien osaamisalueista). Näiden tietojen pohjalta tutkimushallinnon asiantuntijat voivat haravoida eri tutkimusryhmille sopivia rahoitusinstrumentteja ja paikantaa erilaisia teemahakuja.
Useissa organisaatiossa RMA:t työskentelevät määräaikaisissa pesteissä, jotka rahoitetaan esimerkiksi viiden vuoden ajaksi. Työ on monipuolista ja vaativaa eritoten silloin, jos organisaatiossa ei ole erillisiä pre-award- ja post-award-yksikköjä. Tällöin yksi ja sama asiantuntija voi joutua tukemaan yksittäistä hanketta suunnitteluvaiheesta (ennen rahoituksen saamista eli pre-award) raportointivaiheeseen (rahoituksen myöntämisen jälkeen eli post-award). Rahoitushakuprosessin ns. pre-award-vaiheisiin lukeutuvat muun muassa tuki konsortion rakentamisessa ja tutkimussuunnitelman kirjoittamisessa sekä yhteydenpito rahoittajatahoon. RMA:lle lankeaa myös erityyppisten muodollisten menettelytapojen selvittämistä, kuten vaikkapa se, kenen pitää mikäkin asiakirja allekirjoittaa ja missä muodossa allekirjoitus vaaditaan. Rahoitusmyönnön jälkeisiin työtehtäviin eli ns. post-award-puoleen kuuluvat esimerkiksi budjetoinnissa avustaminen ja käytettyjen varojen raportoiminen. Myös hankkeen kulkua on seurattava siltä varalta, ettei jotain hankkeen luvatuista tuotoksista (ns. deliverable) olekaan mahdollista toteuttaa.
Ohjaajat vasemmalta oikealle | The instructors from left to right: Angela Noble (Leiden University), Ellen Schenk (Holland Proton Therapy Center, Delft, The Netherlands & DrEAMS Funding Consultancy), Stefania Grotti (Politecnico di Milano), Olaf Svenningsen (Research Lighthouse), John Donovan (TU Dublin). Kuva | Photo: Terezia Minarikova
Roolit ja kommunikointi
Tutkimushallinnon asiantuntijoiden tehtäviä harjoiteltiin roolipelin avulla, mikä auttoi konkretisoimaan tarvittavaa osaamista. Roolipeliin liittyi myös saamamme ennakkotehtävä. Tehtävässä oli pitänyt listata asioita, joihin tulisi valmistautua ennen EU:n Horisontti-rahoitusta hakevan tutkijan tapaamista. Roolipelissä kurssilaiset jaettiin pienryhmiin, joissa jokainen valitsi itselleen jonkin asiantuntijaroolin (esim. tietosuoja, henkilöstö, sopimukset, tutkimusaineistot, avoin tiede). Kurssin ohjaajat toimivat tutkimusryhmän päätutkijan eli PI:n (principal investigator) roolissa.
Roolipeli valaisi meille osallistujille hyvin niitä ennakkovalmisteluja, joita suuria EU:n rahoittamia tutkimushankkeita valmistellessa tulisi huomioida. Yhtenä kohtana esiin nousivat kansainväliset konsortiot, joissa on tärkeää sopia ennalta esimerkiksi datan jakamisen ja yhteistyön sujuvuus. Toinen tärkeä esiinnoussut teema koski immateriaalioikeuksia (IPR) ja omistajuudesta sopimista, eritoten jos EU-hankkeen osana on tarkoitus tuottaa myös kaupallisesti hyödynnettäviä ratkaisuja.
Yksi keskeinen opetus oli kommunikaation tärkeys. On osattava kuunnella tutkimusryhmän johtajaa ja muita tutkimusryhmän jäseniä ja selittää tarvittavat toimenpiteet ymmärrettävästi. Kuten yksi kurssin ohjaajista muistutti, meille on annettu kaksi korvaa ja yksi suu, ja tämän suhdeluvun mukaisesti tutkimushallinnon asiantuntijan on oltava läsnä tutkimusryhmän kanssa kommunikoidessa: kuuntele x 2, puhu x 1. Tutkimuspalveluiden sisäinen kommunikaatio on yhtä lailla keskeistä. On tärkeää, että keskustelussa ja palvelussa on mukana juuri oikeat asiantuntijat, sillä yksi ihminen ei voi hallita kaikkia osa-alueita tarvittavalla perusteellisuudella.
Avoin tiede, etiikka ja tutkimusaineistonhallinta
Meitä datanhallinnan asiantuntijoita lähellä olevia teemoja käsiteltiin paljon. Avoin tiede, tutkimusetiikka ja tutkimusaineistonhallinta olivat esillä molempien kurssipäivien luennoilla ja roolipelissä. Niitä pitää osata sekä sanoittaa rahoitushakemuksissa että toteuttaa itse tutkimuksessa. Vaikka moni asia olikin itselle ennestään tuttua, oli hyödyllistä kuulla pohdintaa tieteen etiikasta ja tutkimusdatan jakamisesta tutkimushallinnon laajemmassa yhteydessä.
Tutkimusetiikka on osa vastuullisen tieteen tekemistä. Esimerkiksi tutkimusmenetelmien eettiset kysymykset, kuten koe-eläinten käytön tarpeellisuuden arviointi, ihmisiin kohdistuvien tiedonkeruiden tietosuojan varmistaminen tai ympäristölle tapahtuvan vahingon ehkäisy ja minimointi ovat tyypillisiä tutkimusetiikkaan liittyviä teemoja. Tutkimusetiikka pitää sisällään hyvän tieteellisen käytännön (HTK) noudattamisen (englanniksi Responsible Conduct of Research eli RCR). Tutkijan ammattietiikka liittyy puolestaan siihen, miten tutkimusdataa hallitaan, miten julkaistaan vastuullisesti ja miten huolehditaan velvollisuuksista kollegoita ja organisaatiota kohtaan.
Tutkimushallinnon asiantuntijuuteen kuuluu keskeisesti eettisten seikkojen ymmärtäminen, jotta asiantuntija pystyy neuvomaan tutkimusryhmää ennalta ennen kuin vakavia rikkeitä tapahtuu. Tässä kohdin muistutettiin, että tutkimushallinnon asiantuntijan vaikeimpia tilanteita ovat ne, joissa hän on ollut mukana tutkimusetiikkaa rikkoneessa tutkimushankkeessa – tietämättään. Tutkimushankkeiden avoimuus ja luottamus hankkeen sisällä onkin ensiarvoisen tärkeää. EARMAssa toimii kollegiaalinen yhteisö, Ethics and Research Integrity Officer Network (ERION), jossa voidaan jakaa tietoa ja hyviä käytänteitä tutkimusetiikan käytännön toteuttamiseen.
Tutkimusaineistonhallinnan kohdalla listattiin erityisen hankalia asioita, jotka me datanhallinnan ihmiset taisimme jo tietääkin. Tällaisina mainittiin tutkimusdatan avoimeksi saattaminen mahdollisuuksien mukaan ja sen toteuttaminen käytännössä, aineistonhallintasuunnitelman monimutkaisuus, kansainväliset hankkeet ja datan jakaminen, eettiset kysymykset ja tietosuoja. Ja kaiken päätteeksi esitettiin tuttuakin tutumpi kysymys, miten tutkimusdata ylipäätään määritellään. Eikä tälläkään kurssilla kysymykseen saatu kaikenkattavaa vastausta.
Kokonaisuutena kurssi oli erittäin antoisa. Se tarjosi kattavan kuvan tutkimushallinnon asiantuntijatehtävistä, antoi ajatuksia oman osaamisen kehittämiseen ja hahmotti oman asiantuntijuuden sijoittumiseen tutkimushallinnon tehtävien kirjossa.
Kaupunkinäkymää kongressihotellin lähistöltä. | Cityscape nearby the congress hotel. Kuva | Photo: Manna Satama
Tuliaisina kurssilta myös uusia tuttavuuksia ja turisti-iltapäivä
Kurssi ei ollut pelkkää luentosalissa istumista, olihan yksi sen tavoitteista auttaa osallistujia verkostoitumaan eri puolilla Eurooppaa työskentelevien kollegoiden kanssa. Tähän tarjottiin mahdollisuus jo varsinaisia kurssipäiviä edeltävänä iltana. Kokoonnuimme kongressihotelliin drinkeille, mistä jatkoimme matkaa paikallista tšekkiläistä perinneruokaa tarjoavaan ravintolaan. Kävelymatkan aikana tehtävämme oli jutella mahdollisimman monen kurssilaisen kanssa muutaman ennalta annetun kysymyksen pohjalta.
Ensimmäisen kurssipäivän illallinen tarjottiin kongressihotellissa. Illallisen jälkeen me kurssilaiset jäimme pienryhmissä ratkomaan monipuolista, tosin hieman keskieurooppalaisvetoista pubivisaa, jonka tulokset julistettiin seuraavana päivänä. Voittoa ei meidän ryhmällemme tullut mutta kärkisijoja silti hätyyttelimme. Vajaat kaksi päivää olivat kaikkinensa tehokkaita siis myös uusiin kollegoihin tutustumisen kannalta.
Kaupungille kerkesimme varsinaista kurssipäivää edeltävänä päivänä ennen yhteistä kurssi-illallista. Aurinkoa ja lämpöä oli juuri sopivasti tehokkaaseen kävelykierrokseen Prahan historiallisessa keskustassa. Museoita emme kolunneet vaan ihailimme ja ihmettelimme kapeita katuja, rakennusten arkkitehtonisia yksityiskohtia ja turistien kansoittamia nähtävyyksiä. Matkatuomiset jäivät pääosin valokuviin ja työpaikan kahvipöytään tuotuihin paikallisiin herkkuihin.
Arkkitehtoninen yksityiskohta. | An architectural detail. Kuva | Photo: Manna Satama
English summary
We participated in the ESRAM training organized in Prague, Czech Republic at the end of October 2022. ESRAM, i.e. Early Stage Research Administrator Masterclass, is a short training aimed at experts in research administration. It is especially tailored for people who have started their work within a few years. In this blog, we tell a little background about EARMA (the organization responsible for the course) and our experiences of participating in the ESRAM training.
EARMA and ESRAM
The European Association of Research Managers and Administrators, or EARMA, represents research administration professionals. The association, founded in Italy in 1995, arose out of the need to create a common networking place and a forum where experts in research administration could exchange their professional experiences. Today EARMA operates from Brussels and has a few hundred member organizations – UEF among them.
The Early Stage Research Administrator Masterclass or ESRAM is a modularly structured course consisting of preliminary assignments, short lectures, interactive workshops, case-specific examples and joint discussions. About 30 research management experts (Research Manager and Administrator, hereinafter RMA) are usually accepted for the course. Its goal is to clarify the work roles and career paths of research administration and to understand what kind of support research administration professionals offer at different stages of the research process. This year the bi-annual ESRAM course was held at the Diplomat Vienna House hotel in Prague. It is possible to apply for an EARMA scholarship for course fees and Erasmus+ support for travel expenses.
Paikallinen ruokalaji vepřo knedlo zelo (naudalihaa ja vehnämykyjä) tiistain tutustumisillallisella. | The local delicacy vepřo knedlo zelo (beefstew and breaddumplings) on Tuesdays get together dinner. Kuva | Photo: Niina Nurmi
Career paths and job descriptions of experts in research administration
Our fellow course attendants represented fairly typical backgrounds: some came from a research background or others from a diverse background in administrative work. The participants mostly worked in European research organizations. The course instructors had years of work experience in various organizations and different areas of research administration, with some also coming from a researcher background. The job descriptions of research administration experts cannot be given exhaustively, but they mostly deal with preparation of funding applications, looking for suitable funding, interpreting e.g. guidelines for open science and maintaining cooperation between the legal and the R&D departments. Hence, they are positioned at the interface of research strategy, funder’s strategy and organizational strategy.
As part of the training, we were presented with one organizational example of a dynamically built research office service in Italy. Taking a proactive approach, RMAs can identify suitable funding instruments for different research groups and locate funding calls with a relevant theme. An RMAs job is versatile and demanding, especially if the organization does not have separate pre-award and post-award units. In this case, one and the same expert may have to support a certain project from the pre-award to the post-award phases. The pre-award phases include, for example, support in building a consortium and writing a research plan. The post-award tasks include assistance in budgeting and reporting of used funds, among others. The progress of the project must also be monitored.
Roles and communication
We had a chance to practise some RMA’s tasks during a role-playing game. The role-playing game included a preliminary assignment we had received before the ESRAM. The assignment had been to list things that and RMA should prepare and find out before meeting the researcher applying for an EU’s Horizon funding call. For the role-playing game, we were divided into small groups, where everyone chose an expert role (e.g. data protection, personnel, contracts, research materials, open science) and the instructors took the PI (principal investigator) role. During the game, issues with international consortia, intellectual property rights and data ownership were raised, among other themes. The importance of communication was a key take-away message. As one of the instructors reminded us, we have been given two ears and one mouth, and according to this ratio, the research administration expert must be present when communicating with the research team: listen x 2, speak x 1. Internal communication in research services is equally important.
Open science, ethics and research data management
Many themes relevant to research data management experts were discussed during the lectures and role-play, including open science, research ethics and research data management. Despite being familiar with many of them, it was useful for us to hear reflections on the ethics of science and the sharing of research data in a broader context of research administration.
Research ethics is part of conducting responsible science. Ethical questions concerning research methods, such as assessing the necessity of using laboratory animals, ensuring data protection of data collection on humans, or preventing and minimizing damage to the environment are typical themes within research ethics. A researcher’s professional ethics, on the other hand, is related to how research data is managed, how to publish responsibly and how to take care of obligations towards colleagues and the organization. Research management’s expertise includes understanding ethical issues, so that the expert can advise the research team in advance before serious violations occur. At this point, it was reminded that the most difficult situations for a research administration expert are those where he has been involved in a research project that violated research ethics – unknowingly. The openness of research projects and trust within the project is of paramount importance. EARMA has a collegial community, the Ethics and Research Integrity Officer Network (ERION), where information and good practices for the practical implementation of research ethics can be shared.
Particularly difficult issues in research data management, already familiar to us working on the topic, were listed. Among these were the opening of research data as much as is possible, the complexity of the data management plan, international projects and data sharing, ethical issues and data protection, to name a few. At the end, the even more familiar question arose, namely how to define research data. This course didn’t provide an all-encompassing answer to the question either. Overall, the course was very rewarding. It offered a comprehensive picture of expert tasks in research administration, gave ideas for developing one’s own expertise and outlined the placement of one’s expertise in the spectrum of tasks in research administration.
New acquaintances and a tourist afternoon
Another goal of ESRAM was to help the participants network with colleagues from around Europe and beyond. In the evening before the actual course days, we gathered at the congress hotel for drinks, followed by a walk to a nearby restaurant serving traditional Czech food. The following evening, we course participants stayed after dinner in small groups to attend a pub quiz. Just short of two days, the ESRAM was effective also in terms of getting to know new colleagues. In the afternoon before the actual course day, we had a brief chance to check out the main historic sites of old Prague city centre. Instead of touring museums, our main takeaways were mostly photos and local delicacies brought to the workplace coffee table.
Katunäkymää. | A streetview. Kuva | Photo: Manna Satama
Niina Nurmi, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Manna Satama, tietoasiantuntija | Information specialist
Tutkimuksen tuki | Research support
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
