Paluu arkeen – Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2022 | Back to Normal – The University of Eastern Finland Library’s Annual Report 2022

(Please, scroll down to read in English.)

Vuosi 2022 muistetaan varmasti pitkään koronatoimien päättymisestä. Yliopistollekin pääsi taas vapaasti. Pohdimme kirjastossa alkuvuodesta, mahtavatko asiakkaat löytää takaisin tiloihimme. Iloksemme saatoimme todeta vastauksen positiiviseksi. Esimerkiksi syyslukukauden alku oli meille yhtä juhlaa, kun saimme tuta uusien opiskelijoiden hämmennyksen ja riemun opiskelun alkamisesta. Nuorten into tarttuu meihinkin, työelämässä kiinni oleviin kirjastolaisiin.

Useimmat aineistojamme käyttävistä asiakkaistamme tekevät työtään etänä, joten kirjaston palveluidenkin pitää olla saavutettavissa verkossa. Sähköisten aineistojen käyttö kasvaa koko ajan. Tukea siihen tarvitaan kuitenkin jatkuvasti. Siksi laadimme uuden tiedonhakijan oppaan sekä otimme käyttöön kaksi uutta palvelujen tukijärjestelmää, Efecten ja chattibotin. Ensin mainittu on kirjaston sisäinen järjestelmä, jolla voimme entistä tehokkaammin kohdentaa sähköisesti tulevat kysymykset oikean asiantuntijan vastattavaksi. Chattibotti Uffe puolestaan auttaa vastaamalla yksinkertaisiin kysymyksiin, monimutkaisemmat ohjautuvat edelleen asiantuntijoillemme.

Näkymä oven läpi Kuopion kampuskirjastoon | A view through a door to the Kuopio Campus Library.
Kuopion kampuskirjasto | Kuopio Campus Library. Kuva | Photo: Raija Törrönen.

Opiskelu ja tutkimus eivät enää katso aikaa ja paikkaa, joten kirjaston tilojenkin on oltava käytettävissä vuorokauden ympäri joka päivä. Niinpä laajensimme tilojen ympärivuorokautista käyttöä myös pyhäpäiviin. Käyttö edellyttää kulkutunnisteen hankkimista sekä sitoutumista käyttösääntöjen noudattamiseen. Menneenä vuonna havaitsimme muutamia käyttöhäiriöitä. Onneksi keskusteluilla ja tiedottamisella tilanteet purkautuivat nopeasti. On kaikkien kannalta parasta, että asiakkaamme antavat toisilleen työrauhan.

Yliopiston kampuskehityshanke käynnistyi viime vuonna. Opiskelun ja tutkimuksen teon muutokset edellyttävät uutta ajattelua myös tilojen käyttöön. Kirjastolle tämä on mahdollisuus. Esimerkiksi painettujen aineistojen vähenemisen myötä kokoelmille varattuja tiloja voidaan muuntaa asiakaskäyttöön. Kirjasto on myös luonteva paikka yliopistolaisten ja kaupunkilaisten yhteisiin tilaisuuksiin. Tämän suuntaisia tilankäytön muutoksia on jo ideoitu, toivottavasti ne tulevaisuudessa myös toteutuvat.

Opetuksen muutokset

Korona-aika joudutti kovasti yliopiston opetuksen monimuotoistumista. Pakkoetäopetus on koronan väistymisen myötä takana, hybridiopetus on tullut tilalle. Kansallinen Digivisio 2030 -hanke lisää opiskelijoiden mahdollisuuksia suorittaa etäkursseja eri yliopistoista. Tämä kaikki edellyttää paljon myös oppimateriaaleilta. Pelkkä painettu aineisto ei riitä, etäopetus ja korkeakoulujen välinen opetus kaipaavat kovasti sähköisiä aineistoja. Kirjastolle tämä on uhka ja mahdollisuus. Sähköiset kurssikirjat ovat jo lyöneet läpi, mutta ne ovat kalliita hankkia. Avoimet oppimateriaalit ovat hyvä ja joustava vaihtoehto, mutta niiden käyttö edellyttää vielä paljon pohtimista ja käytännön toimia ennen kuin ne saadaan laajalti käyttöön.

Kirjasto on saanut ottaa tärkeän askeleen opetuksen suunnittelussa, kun sen edustajat ovat päässeet mukaan tiedekuntien koulutuksen kehittämisen toimikuntiin (KOTO). Näin kirjasto saa tarpeellista tietoa opetussuunnitelmatyöstä ja voi olla mukana tarjoamassa omaa opetustaan mukaan kurssitarjottimiin. Erilaiset opintojaksomme ovat olleet kovin suosittuja ja niitä kaivataan lisää. Erityisesti tiedonhaku, tiedon luotettavuuden arviointi, saalistajajulkaisujen tunnistaminen sekä aineistonhallintasuunnitelman teko olivat aiheita, joista meiltä kaivattiin opastusta opintojen eri vaiheisiin. Kurssitarjontamme onkin laajenemassa edelleen.

Vuonna 2021 päättyneen datatukihankkeen palvelut saatiin vakinaistettua osaksi kirjaston toimintaa vuoden 2022 alussa. Näille palveluille onkin laaja tarve tutkimuksen digitalisoitumisen myötä. Tutkijoiden on saatava tukea datanhallintaan työnsä kaikissa vaiheissa aineistonhallintasuunnitelman laatimisesta datan elinkaaren päättymiseen asti. Kirjastolla on merkittävä rooli tämän kokonaisuuden hahmottamisessa sekä palvelutarjonnan koordinoinnissa. Kirjastossa on laadittu oma sivustonsa tutkimusdataan liittyville kysymyksille, ja se on jo osoittautunut tarpeelliseksi.

Avoin tiede

Kirjaston lokakuussa 2022 järjestämät valtakunnalliset Tiedejulkaisemisen päivät kokosivat korkeakoulujen väkeä pohtimaan avoimien aineistojen tulevaisuutta sekä haasteita. Alati kohoavien tieteellisten julkaisujen lisenssimaksujen rinnalle ovat tulleet korkeat julkaisujen avoimeksi saattamisen kustannukset. Sen lisäksi, että niistä on tullut kiinteä osa kustantajien lisenssimaksuja, yliopistossa maksettiin noin 400 000 euroa näitä niin sanottuja APC-maksuja. Kotimaisten tieteellisten lehtien avoimeksi saattaminen ei vieläkään edennyt, koska sopivaa kustannusmallia ei ole saatu aikaiseksi. Pohdinta jatkuu niiltäkin osin.

Yksi yliopistomme strategisista tavoitteista on olla avoimen tieteen edelläkävijä. Yliopistolle perustettu uusi avoimen tieteen työryhmä pohtii, mitä tämä tarkoittaa sekä tekee esityksiä avoimen tieteen linjaamiseksi sekä edistämiseksi. Sen agendalla ovat niin avoin julkaiseminen, avoin data kuin avoin oppiminenkin. Työryhmä pohtii, miten kansalliset linjaukset ja kansainväliset suositukset saadaan sovitettua toiminnaksi yliopistossamme. Se tekee esityksiä päättäville tahoille eli tutkimuksen johtoryhmälle sekä opetuksen ohjausneuvostolle. Työ on vasta alussa, mutta tahti on kiihtyvä.

Painetut aineistot

Vaikka lähes kaikki uutuushankinta suuntautuu sähköisiin aineistoihin, kirjaston laajat painetun aineiston kokoelmat ovat edelleen hyvin varteenotettava lähdemateriaali monille tutkimusaloille. Voidaankin puhua humanistisesta infrastruktuurista. Etenkin kirjaston vapaakappalekokoelma on vielä osin löytämätön voimavara, siksi sen markkinointiin panostettiin viime vuonna. Kokoelma käsittää lähes kaiken Suomessa painetun aineiston noin neljän vuosikymmenen ajalta. Vapaakappaleiden löytyvyys on parantunut, kun aineistoa on saatu näkyviin kirjaston Primo-hakupalveluun.

Toinen yllätyksiäkin tarjoava vapaakappaleiden osa-alue on Kansalliskirjaston keräämä sähköinen aineisto. Se on vapaasti käytettävissä kirjaston molemmilla kampuksilla olevilla työasemilla.

Kirjaston tehtävänä on pitää osaltaan huolta siitä, että yliopistolaiset menestyvät opinnoissaan, tutkimuksissaan ja muissa töissään. Nykyisin tämä tarkoittaa kirjastolle hyvin moninaisia tehtäviä. Työtehtävien vaativuus on kasvanut, mutta henkilökuntamme on vastannut haasteeseen laajentamalla osaamistaan. Uusissa rekrytoinneissa tohtorikoulutuksen saaneiden henkilöiden osuus on kasvanut. Tämä vahvistaa tutkijoille annettavien palvelujen tarjontaa entisestään. Kirjaston mahdollisuus tukea yliopiston menestystä on hyvissä käsissä.

Näkymä portaikkoon Joensuun kampuskirjastossa | A view to a staircase in the Joensuu Campus Library.
Joensuun kampuskirjasto | Joensuu Campus Library. Kuva | Photo: Varpu Heiskanen.

The year 2022 will certainly be long remembered as the year when the corona measures came to an end, and the university too was once again freely available. At the beginning of the year, we at the library discussed whether customers would find their way back to our premises. We were pleased to confirm that the answer was positive. For example, the beginning of the autumn semester was a throughout celebration for us, as we got to know the confusion and joy of new students about to start their studies. Despite being firmly in working life ourselves, the enthusiasm of young people attached onto us librarians as well.

Most of the customers that use our materials work remotely, so the library services must also be accessible online. The use of electronic materials is growing continuously, and support for this use is also needed. This is why we created the new Guide to Information Retrieval and introduced two new service support systems, Efecte and a chatbot. The former is the library’s internal system, with which we can forward electronic queries efficiently to the right expert. The chatbot Uffe, on the other hand, helps by answering simple questions, although the more complex ones are still directed to our experts.

Studying and research are no longer tied to time and place, so the library facilities must also be available around the clock, every day. Thus, we extended the round-the-clock use of the facilities to public holidays as well. 24/7 use requires the acquisition of a personal access badge and commitment to comply with the terms of use. We noticed a few failures to comply in the past year. Fortunately, the situations quickly unravelled with discussion and proper informing. It is best for everyone that our customers grant each other a peaceful environment.

The university’s campus development project was launched last year. Changes in studying and research also require new ideas for the utilisation of facilities. We view this as an opportunity for the library. For example, with the decrease in printed materials, spaces previously reserved for collections can now be converted for customer use. The library is also a suitable environment for joint events between university students and personnel as well as other city residents. There has already been brainstorming regarding changes towards this direction, and these ideas will hopefully also be implemented in the future.

Changes in teaching

The coronavirus pandemic hastened the diversification of university teaching significantly. Compulsory remote education is behind us as the coronavirus has receded, and hybrid teaching has taken its place. The national Digivisio 2030 programme increases students’ opportunities to take online courses from different universities. All this requires much in terms of educational material. Printed material alone is not enough, as distance education and inter-university teaching are in dire need of electronic materials. For the library, this is both a threat and an opportunity. Electronic course books are already in wide use, but they are expensive to acquire. While open educational resources are a good and flexible option, a great deal of consideration and practical action is needed before they can serve as the main solution.

The library has been able to take an important step in the planning of teaching by having its representatives included in the faculties’ committees for the development of education (KOTO). This way, the library receives necessary information about the curriculum work and can participate by offering its own teaching to the list of courses. Our various courses have been a success and there is a demand for more. We were sought guidance from particularly on the topics of information retrieval, evaluation of the reliability of information, identification of predatory publishing, and the creation of a data management plan. Our list of courses is ever-expanding.

The services that were a part of our data support project, which ended in 2021, were made a permanent part of the library’s operations at the beginning of 2022. The digitalisation of research ensures a widespread need for these services. Researchers must receive support for data management at all stages of their work, from the preparation of a data management plan to the end of the data life cycle. The library plays a significant role in shaping the overall picture and coordinating the range of services. The library has created a specific website for questions related to research data, and it has already seen much use.

Open science

The Research Publishing Days 2022, organised by the library in October, brought together people from higher education institutions to reflect on the future and challenges of open materials. In addition to the ever-increasing licensing fees for research publications, there are now also the high costs of making them open access. These have become an integral part of publishers’ license fees, and the university spent close to 400,000 euros on these so-called APC fees. The process of making domestic scientific journals open access has not yet proceeded, because a suitable cost model has not been found. The reflection continues on those points as well.

One of the strategic goals of our university is to be a forerunner in open science. The new open science working group of the university will consider the topic and further propose actions for the outlining and promotion of open science. Open access publishing, open data, and open learning are all included in its agenda. The working group will consider how national policies and international recommendations are to be adapted into actions at our university. It will make proposals to the decision-making bodies, i.e., the research management team and the Council for Teaching and Guidance. The work is just beginning, but the pace is accelerating.

Printed materials

While almost all new material acquisitions are electronic in nature, the library’s extensive collections of printed material remain noteworthy information resources for many fields of research. It is suitable to talk about humanistic infrastructure. The library’s legal deposit collection, in particular, remains underutilised as a resource, which is why we invested in its marketing last year. The collection comprises almost all material printed in Finland over a period of about four decades. The findability of legal deposit copies has improved as the material has been made available in the Library’s UEF Primo search service.

Another, sometimes surprising area of the legal deposit activity consists of the electronic materials collected by the National Library of Finland. The collection is freely available on the legal deposit workstations on both campuses of the library.

The library’s task is to ensure that university students as well as staff members succeed in their studies, research, and other work. Today, this comes with a wide range of tasks for the library. The requirements for the tasks’ completion have increased, but our staff has responded to the challenge by developing their expertise. In new recruitments, the number of applicants with doctoral training has increased. This will further improve the services provided to researchers. The library’s opportunity to support the success of the university is in good hands.

Ari Muhonen
Kirjaston johtaja | Library Director

***

Tilastot 2022 | Statistics 2022
Katso myös Tilastopalikat syöksykierteessä | See also Statistical blocks in a tailspin

Henkilökunta 2022 | Library staff 2022

Kirjaston henkilökunnan julkaisut 2022 | Library staff’s publications 2022

Kirjaston henkilökunnan luennot, esitelmät, konferenssiosallistumiset ja asiantuntijatehtävät 2022 | Library staff’s lectures, presentations, conference participation and expert activities in 2022

Tilastopalikat syöksykierteessä | Statistical blocks in a tailspin

(Please, scroll down to read in English.)

Suomen tieteellisissä kirjastoissa on kerätty tilastotietoja Kansalliskirjaston Tieteellisten kirjastojen tilastotietokantaan (KITT) vuodesta 2002 alkaen. Tilastointi on ollut hyvin kattavaa, joltain osin jopa liiankin kattavaa. Kansalliskirjasto päätti luopua tilastotietokannan ylläpidosta, joten vuoden 2020 tilastot olivat viimeiset, jotka tallennettiin KITT-tietokantaan.

Kansalliskirjaston päätettyä luopua tilastoinnin valtakunnallisesta koordinoinnista on Suomen yliopistokirjastojen verkosto (FUN) ottanut vastuun siitä, että valtakunnallinen tilastointi jatkuu. Tilastointiin tulee muutoksia ja tilastoitavia asioita on jatkossa vähemmän. Tilastoinnin tulevaisuutta pohtii FUNin ja AMKIT-konsortion asettama Tieteellisten kirjastojen tilastoinnin asiantuntijaryhmä.  Valtakunnallisen tilastoinnin lisäksi kirjastoissa on tarpeen selvittää, mitä muita tilastotietoja toiminnasta tarvitaan. Tätä mietitään nyt myös UEFin kirjastossa. Tilastotietojen keräämisen lisäksi olisi tarpeellista löytää keinoja mitata myös toiminnan vaikuttavuutta sekä löytää toimintaa kuvaavia laadullisia mittareita.

UEFin kirjastossa on vuosien varrella kerätty paljon tilastotietoa kertomaan kirjaston toiminnasta määrällisin mittarein:

    • kuinka paljon ihmisiä kirjastossa käy
    • paljonko he kirjaston aineistoja käyttävät
    • minkä verran aineistoja hankitaan
    • miten paljon kirjastolla on tiloja
    • kuinka monta henkilötyövuotta kirjastossa tehdään

ja mitä tämä kaikki maksaa.

Tilastoista on muodostunut aikasarjoja, joiden kautta on nähtävissä kirjaston toiminnan trendejä ja kehityssuuntia. Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomuksessa on julkaistu vuosien mittaan myös tilasto-osa, jossa on esitetty toimintatilastoja viideltä edelliseltä vuodelta sekä kerrottu lyhyesti yhteenveto niistä. Vuodesta 2021 alkaen vuosikertomus koki muutoksen eikä sitä julkaista enää yliopiston General Series -sarjassa painettuna eikä e-versiona. Vuosikertomus julkaistaan nyt pelkästään UEF Library -blogissa ja sen myötä myös kirjaston tilastot löytyvät jatkossa samasta yhteydestä.

Sen lisäksi tilastotietoja on hyödynnetty kirjaston tulosneuvotteluissa sekä johdonkatselmuksessa. Tilastojen avulla on myös peilattu omaa toimintaa muiden kirjastojen toimintaan. Tilastot ovat mitä suurimmassa määrin johtamisen väline ja kehittämisen työkalu.

Ryhmitelty pylväsdiagrammi, joka kuvaa Itä-Suomen yliopiston kirjaston käyttölukuja vuosina 2017–2021. Esitetyt käyttöluvut ovat seuraavat: lainat, e-kirjojen lataukset, e-lehtien lataukset ja kirjastokäynnit. Vuonna 2017 Lainat 140 644 kappaletta E-kirjojen lataukset 2 053 271 kappaletta E-lehtien lataukset 869 315 kappaletta Kirjastokäynnit 550 209 kertaa Vuonna 2018 Lainat 134 216 kappaletta E-kirjojen lataukset 1 443 558 kappaletta E-lehtien lataukset 1 009 833 kappaletta Kirjastokäynnit 557 870 kertaa Vuonna 2019 Lainat 129 886 kappaletta E-kirjojen lataukset 2 160 207 kappaletta E-lehtien lataukset 1 011 543 kappaletta Kirjastokäynnit 512 384 kertaa Vuonna 2020 Lainat 99 424 kappaletta E-kirjojen lataukset 2 875 238 kappaletta E-lehtien lataukset 1 111 566 kappaletta Kirjastokäynnit 204 189 kertaa Vuonna 2021 Lainat 101 471 kappaletta E-kirjojen lataukset 1 401 968 kappaletta E-lehtien lataukset 1 190 714 kappaletta Kirjastokäynnit 188 152 kertaa
Itä-Suomen yliopiston kirjaston käyttölukuja.

Finnish research libraries have collected statistical data in the National Library’s Research Library Statistics Database (KITT) since 2002. Statistics have been very comprehensive, even too comprehensive in some respects. The National Library decided to abandon the maintenance of the statistical database, so the statistics for 2020 were the last to be stored in the KITT database.

Following the decision of the National Library to abandon the national coordination of statistics, the Finnish University Libraries’ Network (FUN) has taken responsibility for ensuring that national statistics continue. There will be changes to statistics and fewer things to be stated in the future. The future of statistics is considered by the “Expert Group on Statistics of Scientific Libraries” set up by FUN and the AMKIT consortium. In addition to national statistics, in libraries it is necessary to find out what other statistical information is needed on the activity. This is also now being pondered in the UEF Library. In addition to collecting statistical data, it would be necessary to find ways to measure the effectiveness of activities as well as to find qualitative measures describing the activity.

A lot of statistical information has been collected in the UEF Library over the years to inform the library’s activities by quantitative metrics:

    • How many people visit the library
    • How much library materials they use
    • What amount of data will be acquired
    • How much facilities the library has
    • How many working years are done in the library

and what does all this cost.

The statistics have formed time series through which trends in library activity can be seen. The annual report of the University of Eastern Finland Library has also published a statistical section over the years, showing activity statistics for the previous five years and a summary of them. Beginning in 2021, the annual report underwent a change and is no longer published in the University General Series in print or e-version. The annual report will now be published only on the UEF Library blog and the library’s statistics will also be found in the same context in the future.

In addition, the statistics have been used in the results negotiations of the library and in the management review. They have also been used to mirror the library’s own activities to that of other libraries. Statistics are, to the greatest extent, a tool of management and a tool of development.

A grouped bar chart describing the usage figures of the University of Eastern Finland Library from 2017 to 2021. The usage figures shown are as follows: loans, e-book downloads, e-journal downloads, and library visits. Year 2017 Loans 140 644 pieces E-book downloads 2 053 271 times E-journal downloads 869 315 times Library visits 550 209 times Year 2018 Loans 134 216 pieces E-book downloads 1 443 558 times E-journal downloads 1 009 833 times Library visits 557 870 times Year 2019 Loans 129 886 pieces E-book downloads 2 160 207 times E-journal downloads 1 011 543 times Library visits 512 384 times Year 2020 Loans 99 424 pieces E-book downloads 2 875 238 times E-journal downloads 1 111 566 times Library visits 204 189 times Year 2021 Loans 101 471 pieces E-book downloads 1 401 968 times E-journal downloads 1 190 714 times Library visits 188 152 times
Usage figures from the University of Eastern Finland Library.

Anu Eskelinen, tietoasiantuntija | Information Specialist
Harri Kalinen, tietoasiantuntija | Information Specialist
Marja Kuittinen, tietoasiantuntija | Information Specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Marja Maijala, palvelupäällikkö | Head of Services
Asiakaspalvelut | Customer services

Muutosvoimia: Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2021 | Powers of change: University of Eastern Finland Library – Annual Report 2021

(Please, scroll down to read in English.)

Miksi kirjasto on? Tätä kysyi edeltäjäni Jarmo Saarti viimeisessä kirjaston blogiin kirjoittamassaan tekstissä. Jarmo perusti vastauksensa intialaisen kirjastonhoitaja S. R. Ranganathanin viiteen lakiin, jotka tämä määritteli jo vuonna 1931. Ne ovat edelleen ajankohtaisia, joskin uudella tavalla tulkittuna. Tärkein viesti oli kuitenkin se, että kirjastolle on edelleen paikkansa.

Itselleni on tärkeää kysyä, miten kirjasto parhaiten palvelee asiakkaitaan eli yliopiston henkilökuntaa, opiskelijoita ja kansalaisia. Kirjaston tehtävä yliopiston yksikkönä tulee täytetyksi tätä kautta. Siksi en näe, että kirjaston pitäisi olla paras joillakin luvuilla tai adjektiiveilla määriteltynä. Asiakkaidemme menestys on tärkeämpää. Kun he menestyvät, me olemme onnistuneet. Tämän mittaaminen onkin sitten vaikeampi juttu.

Tilastojen tulkinnan vaikeus

Painettujen aineistojen aikakaudella kirjaston keskeistä toimintaa kyettiin kuvaamaan kohtuullisen hyvin esimerkiksi kävijä- ja lainaustilastoilla. Enää nuo luvut eivät yksinään kerro kuin osatotuuden toiminnastamme, koska kirjaston palveluvalikoima on kasvanut parina viime vuosikymmenenä huomattavasti. Kokonaiskuvan hahmottamiseen vaaditaan nyt paljon enemmän tietoa.

Sähköisten palvelujemme tilastoluvut antavat vielä oman mausteensa soppaan, koska niiden tulkinta ei ole helppoa. Jos kirjaston sähköisten tiedonhakujen vuotuinen määrä ylittää kolme miljoonaa (kuten se tekee), mitä se meille kertoo? Yksittäisen luvun merkitys ei välttämättä avaudu mitenkään, aikasarja kertoo jo enemmän. Monesti tilastojen käyttäjät eivät näe, miten luku on tuotettu tai kaivettu tietojärjestelmien syvyyksistä. Näin luvun vertaaminen muiden yliopistokirjastojen antamiin tietoihin ei oikein ole mielekästä, sillä yhteismitallisuus ei ole taattu.

Hankaluuksista huolimatta tilastot ovat edelleen tärkeitä, niitä vain pitää osata lukea oikein. Vuoden 2021 tilastoista voimme esimerkiksi hyvin päätellä, että korona sekä kirjastotilojen remontit hankaloittivat edelleen kirjaston toimintaa. Kirjojen lainaus pieneni noin neljänneksen ja kävijämäärät kirjastoissa hieman yli kolmannekseen vuoden 2019 lukuihin verrattuna. Parempaan suuntaan ollaan onneksi menossa nyt, kun kampuskirjastot saavat olla taas normaalisti avoinna. Veikkaan kuitenkin, että entiset ajat eivät enää palaa, vaan etäily on tullut jäädäkseen.

Kirjaston toimintakulut ovat kasvaneet jokseenkin kohtuullisesti, nousu vuodesta 2017 vuoteen 2021 on 11 %. Samana aikana aineistokustannukset ovat kasvaneet lähes 25 %, eli kuutisen prosenttia vuodessa. Avoimesti saatavilla olevien aineistojen käyttö ei vielä ole tuonut riittävästi painetta niin, että kustantajat olisivat maltillistaneet hintojensa korotuksia. Avoimen tieteen saralla on vielä paljon tehtävää.

Kirjaston henkilöstökustannusten kasvu on pysynyt varsin maltillisena, nousu vuodesta 2017 vuoteen 2020 on kaikkiaan vain kaksi prosenttia. Viime vuoden kasvupyrähdys johtuu pääosin datatukihankkeen kustannuksista. Olenkin ylpeä kirjaston henkilökunnasta, joka on hienosti kyennyt laajentamaan kirjaston palvelutarjontaa kehittämällä osaamistaan ja muokkaamalla toimenkuviaan. Samalla olen kyllä huolissani työn määrän kasvusta, uusia palveluita varten tarvitsemme jatkossa myös uusia vakansseja.

Arjen kuvausta

Kirjaston asiantuntijat tekevät paljon asiakkaille näkymätöntä työtä. Arkemme moninaisuudesta saa hyvän kuvan blogistamme, jossa kuvaamme työtämme ja sen tuloksia. Tekstit ovat niin mainioita, että päätimme rakentaa vuosikertomuksemme muutaman hyvän esimerkin varaan.

Avoin tiede on noussut merkittävään asemaan yliopiston toiminnassa. Kirjastolla on ollut luonnollinen rooli tutkijoiden tukena, lähtihän koko tieteen avoimuus liikkeelle julkaisujen avaamisesta vapaasti kaikkien käyttöön. Avoimen tieteen edistäminen on kuitenkin koko yliopiston asia. Se edellyttää mielenmaiseman muuttamista, toiminnan katsomista kokonaisvaltaisesti avoimen tieteen näkökulmasta. Myös tässä kirjasto on mukana.

Vuoden 2021 merkittävimmässä hankkeessamme rakensimme tutkijoille tutkimusdatanhallinnan palvelua. Jo tutkimusrahoitusta haettaessa pitää tutkijan osata kuvailla, miten dataa kerätään, tallennetaan ja säilytetään. Lokakuisessa seminaarissamme tutkijat toivat esille tarpeensa saada lisää tukea aineistonsa elinkaaren suunnitteluun. Hanke jatkuu vuoden 2022 ajan, ja tavoitteena on saada aikaan yhden luukun palvelu, josta tutkijat saavat monipuolista tukea avoimen tieteen toimintaansa.

Tietotaitojen opetusta

Kaiken avoimuuden ja internetin maailmassa opiskelija ja miksei tutkijakin voi välillä olla eksyksissä tiedon virrassa. Kirjastolla on pitkät perinteet tiedonhaun ja tutkimustaitojen opetuksessa. Viimeisen kahden vuoden aikana ne ovat korostuneet, kun opiskelijat ovat joutuneet opiskelemaan paljolti itsenäisesti etäyhteyden varassa. Siksi useimmat kirjaston järjestämät kurssitkin voi suorittaa etänä ja monet niistä missä vaiheessa opintoja tahansa.

Kirjasto on rakentanut koulutuspaketit, jotka tukevat opiskelua sen kaikissa vaiheissa. Avoin tiede on nyt yksi opetettavista aiheista, onhan esimerkiksi aineistonhallinta hyvä opetella heti samalla, kun tutkimuksen tekoa ryhdytään harjoittelemaan.

Uusittuja tiloja

Kirjaston käyttö opiskelu- ja työskentelytilana on tunnetuista syistä vähentynyt parin viime vuoden aikana huomattavasti. On tällä kuitenkin ollut myös puolensa, kun kampuskirjastojen tiloissa tehdyt remontit on saatu tehtyä pienemmin häiriöin kuin mitä alun perin ajateltiin. Kuopion kampuskirjasto palvelee entistä paremmin lukutilana. Joensuussa konservatorion rakentaminen Carelia-rakennuksen kylkeen pienensi hieman kirjaston tiloja, jolloin esimerkiksi asiakaspalvelupiste piti siirtää uuteen paikkaan. Nyt remontit ovat ohi, ja kirjasto voi taas palvella täysimittaisesti molemmilla kampuksilla.

Joensuussa myös kirjaston henkilökunnan tiloja uusittiin. Ensimmäiseen kerrokseen saatiin monitoimityötila avarine työskentelyalueineen. Häiriöttömään työskentelyyn on tarjolla vetäytymis- ja neuvottelutiloja sekä taukoja varten kahvihuone. Siitä on tullut yhteisöllisyyskeskus, jossa voi vapaasti keskustella kollegojen kanssa niin työ- kuin muistakin asioista.

Työskentely uudentyyppisissä tiloissa edellytti kampuskirjaston henkilökunnan sitoutumista yhteisiin pelisääntöihin. Ne laadittiin hyvällä meiningillä koko porukan kesken, ja homma pyörii nyt erinomaisesti. Akustiikka toimii hyvin, kun sisustusmateriaalit vaimentavat äänet sopivasti, eikä kohtuullisella äänellä puhuminen vaikuta muiden työskentelyyn. Vastamelukuulokkeita voi tarvittaessa käyttää lisävaimennukseen sekä etäkokousten kuunteluun.

Kirjasto on saavuttanut vuodelle 2021 asetetut tavoitteet vaikeista olosuhteista huolimatta. Kiitän kaikkia kirjaston työntekijöitä hyvin suoritetusta työstä. Jarmo Saarti lopetti blogikirjoituksensa seuraavin sanoin: “Hyvä kirjasto elää aina ajassa ja muuttuu sen mukana”. Tämä meidän kannattaa pitää mielessämme.

Ari Muhonen hymyilee
Kirjaston johtaja Ari Muhonen | Library Director Ari Muhonen

Why does the library exist? This was my predecessor Jarmo Saarti’s question in his final blog text. He based his answer on the five laws of library science established in 1931 by S. R. Ranganathan, which remain relevant to this day, with some reinterpretation. The most important message is that the library still has its place. 

To me, it is important to ask how the library can best serve its customers, i.e. the university staff, the students and the general population. This is how the library can fulfil its mission as a university unit. That’s why I don’t see that a library should be the best as defined by any numbers or adjectives. The success of our customers is more important. When they do well, we have done our job right. However, measuring success can be tricky. 

The difficulty of interpreting statistics 

In the era of printed materials, figures such as visitor and loan statistics were a reasonably accurate way of describing the library’s core operations. At this point, they only represent a part of our activities since the library’s range of services has expanded significantly in the past two decades. Much more data is now required to cover the whole picture.  

Statistics on our online services stir the pot further, as they are not easy to interpret. If the annual number of online searches of library resources exceeds three million (which it does), what does this tell us? The meaning of an individual figure may not be apparent in any way – a time series can be more informative. Many times, the users of statistics have no way of telling how a figure has been produced or drenched up from the depths of the data systems. This means that comparing such figures with the data provided by university libraries is not meaningful as comparability is not guaranteed. 

Despite the difficulties, statistics remain important – we simply need to be able to read them correctly. For example, the 2021 statistics indicate that the Covid-19 pandemic and renovations of library premises continued to hamper library operations. Book loans dropped by roughly a quarter and visitor numbers decreased by slightly more than a third from 2019. Fortunately, the situation is now improving since campus libraries are allowed to remain open as normal. That being said, I suspect that there is no going back to what once was and studying and working remotely are here to stay. 

The library’s operating expenses have increased somewhat moderately: the increase from 2017 to 2021 is 11%. During the same period, material costs have increased by nearly 25%, i.e. about 6% a year. The use of open access resources has not yet put enough pressure on publishers to make their price increases more reasonable. There is still a great deal of work to do regarding open science. 

The increase of the library’s personnel costs has remained moderate: the total increase from 2017 to 2020 is only 2%. Last year’s sharp rise was primarily due to the costs of the data support project. In this regard, I am very proud of our library staff who have succeeded in expanding the library’s range of services by developing their expertise and adapting their job descriptions. At the same time, I am concerned about the increased workload. We will need new positions to cover all the new services to come. 

 Describing the day-to-day activities 

Library experts conduct a lot of work that remains invisible to the customers. Our blog, which we use to describe our work and its results, provides a good idea of the diversity of our daily activities. The texts have been so good that we even decided to build our annual report around a few good examples.  

Open science has reached a substantial position in the university’s operations. The library has had a natural role in supporting researchers. After all, the whole idea of open science started with making publications available to everyone. However, promoting open science is a task for the entire university. It requires changing one’s thinking and viewing the operations as a whole from the perspective of open science. The library is also involved in these efforts.  

Our most important project in 2021 involved building a research data management service for researchers. Even when applying for research funding, the researcher must be able to describe how the data will be collected, saved and stored. In our seminar in October, researchers brought up their need to gain more support for planning the life cycle of their materials. The project will continue through 2022, and the aim is to produce a one-stop shop service that will provide researchers with a diverse range of support for activities related to open science. 

Teaching information skills 

In the modern era of openness and the internet, students and researchers alike can sometimes find themselves lost in the never-ending stream of information. The library has a long tradition in teaching the skills related to information retrieval and research. In the past two years, these skills have become even more important than before, as students have had to complete much of their studies independently over remote connections. Therefore, most courses provided by the library can be taken remotely, and students can complete many of them at any time during their studies.  

The library has created training packages that support studies in all phases. Open science is now one of the subjects covered since it is good to learn about data management right away when beginning to practice research activities. 

Renovated premises 

For reasons we all know, the use of the library for studies and work has seen a substantial decline in the past two years. However, this has also had its upsides since the renovations of the campus libraries were completed with fewer interruptions than expected. The Kuopio Campus Library is now better than ever before as a reading space. In Joensuu, the construction of the Conservatory of music next to the Carelia building cut into the library premises slightly, which is why the customer service point had to be relocated, for example. The renovations are now over, and the libraries can once again provide a full range of services on both campuses. 

In Joensuu, the library staff’s premises were also renovated. The first floor now has a multipurpose working space with plenty of room to work. Work pods and conference rooms are also available for uninterrupted work, alongside a break room for enjoying the occasional cup of coffee. The break room has become something of a community hub where you can freely discuss work and other matters with colleagues.  

Working in the new kinds of premises required the campus library staff to commit to shared rules. They were prepared jointly with the right amount of enthusiasm, and everything is now running smoothly. The acoustics are good, and the interior materials dampen sound sufficiently that talking at a moderate volume does not affect other workers. If necessary, noise cancelling headphones can be used for added sound attenuation and listening to remote meetings. 

Despite the difficult conditions, the library has reached the goals it set for 2021. I would like to thank all employees of the library for a job well done. Jarmo Saarti concluded his blog text with the following words: ”A good library lives in time and changes with it.” This is something we should all keep in mind. 

Ari Muhonen, kirjaston johtaja | Library director

***

Tilastot 2021 | Statistics 2021

Henkilökunta 2021 | Library staff 2021

Kirjaston henkilökunnan julkaisut 2021 | Library staff’s publications 2021

Kirjaston henkilökunnan luennot, esitelmät, konferenssiosallistumiset ja asiantuntijatehtävät 2021 | Library staff’s lectures, presentations, conference participation and expert activities in 2021