Tag: tiedonhaun opetus

Posted on

Paluu arkeen – Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2022 | Back to Normal – The University of Eastern Finland Library’s Annual Report 2022

(Please, scroll down to read in English.)

Vuosi 2022 muistetaan varmasti pitkään koronatoimien päättymisestä. Yliopistollekin pääsi taas vapaasti. Pohdimme kirjastossa alkuvuodesta, mahtavatko asiakkaat löytää takaisin tiloihimme. Iloksemme saatoimme todeta vastauksen positiiviseksi. Esimerkiksi syyslukukauden alku oli meille yhtä juhlaa, kun saimme tuta uusien opiskelijoiden hämmennyksen ja riemun opiskelun alkamisesta. Nuorten into tarttuu meihinkin, työelämässä kiinni oleviin kirjastolaisiin.

Useimmat aineistojamme käyttävistä asiakkaistamme tekevät työtään etänä, joten kirjaston palveluidenkin pitää olla saavutettavissa verkossa. Sähköisten aineistojen käyttö kasvaa koko ajan. Tukea siihen tarvitaan kuitenkin jatkuvasti. Siksi laadimme uuden tiedonhakijan oppaan sekä otimme käyttöön kaksi uutta palvelujen tukijärjestelmää, Efecten ja chattibotin. Ensin mainittu on kirjaston sisäinen järjestelmä, jolla voimme entistä tehokkaammin kohdentaa sähköisesti tulevat kysymykset oikean asiantuntijan vastattavaksi. Chattibotti Uffe puolestaan auttaa vastaamalla yksinkertaisiin kysymyksiin, monimutkaisemmat ohjautuvat edelleen asiantuntijoillemme.

Näkymä oven läpi Kuopion kampuskirjastoon | A view through a door to the Kuopio Campus Library.
Kuopion kampuskirjasto | Kuopio Campus Library. Kuva | Photo: Raija Törrönen.

Opiskelu ja tutkimus eivät enää katso aikaa ja paikkaa, joten kirjaston tilojenkin on oltava käytettävissä vuorokauden ympäri joka päivä. Niinpä laajensimme tilojen ympärivuorokautista käyttöä myös pyhäpäiviin. Käyttö edellyttää kulkutunnisteen hankkimista sekä sitoutumista käyttösääntöjen noudattamiseen. Menneenä vuonna havaitsimme muutamia käyttöhäiriöitä. Onneksi keskusteluilla ja tiedottamisella tilanteet purkautuivat nopeasti. On kaikkien kannalta parasta, että asiakkaamme antavat toisilleen työrauhan.

Yliopiston kampuskehityshanke käynnistyi viime vuonna. Opiskelun ja tutkimuksen teon muutokset edellyttävät uutta ajattelua myös tilojen käyttöön. Kirjastolle tämä on mahdollisuus. Esimerkiksi painettujen aineistojen vähenemisen myötä kokoelmille varattuja tiloja voidaan muuntaa asiakaskäyttöön. Kirjasto on myös luonteva paikka yliopistolaisten ja kaupunkilaisten yhteisiin tilaisuuksiin. Tämän suuntaisia tilankäytön muutoksia on jo ideoitu, toivottavasti ne tulevaisuudessa myös toteutuvat.

Opetuksen muutokset

Korona-aika joudutti kovasti yliopiston opetuksen monimuotoistumista. Pakkoetäopetus on koronan väistymisen myötä takana, hybridiopetus on tullut tilalle. Kansallinen Digivisio 2030 -hanke lisää opiskelijoiden mahdollisuuksia suorittaa etäkursseja eri yliopistoista. Tämä kaikki edellyttää paljon myös oppimateriaaleilta. Pelkkä painettu aineisto ei riitä, etäopetus ja korkeakoulujen välinen opetus kaipaavat kovasti sähköisiä aineistoja. Kirjastolle tämä on uhka ja mahdollisuus. Sähköiset kurssikirjat ovat jo lyöneet läpi, mutta ne ovat kalliita hankkia. Avoimet oppimateriaalit ovat hyvä ja joustava vaihtoehto, mutta niiden käyttö edellyttää vielä paljon pohtimista ja käytännön toimia ennen kuin ne saadaan laajalti käyttöön.

Kirjasto on saanut ottaa tärkeän askeleen opetuksen suunnittelussa, kun sen edustajat ovat päässeet mukaan tiedekuntien koulutuksen kehittämisen toimikuntiin (KOTO). Näin kirjasto saa tarpeellista tietoa opetussuunnitelmatyöstä ja voi olla mukana tarjoamassa omaa opetustaan mukaan kurssitarjottimiin. Erilaiset opintojaksomme ovat olleet kovin suosittuja ja niitä kaivataan lisää. Erityisesti tiedonhaku, tiedon luotettavuuden arviointi, saalistajajulkaisujen tunnistaminen sekä aineistonhallintasuunnitelman teko olivat aiheita, joista meiltä kaivattiin opastusta opintojen eri vaiheisiin. Kurssitarjontamme onkin laajenemassa edelleen.

Vuonna 2021 päättyneen datatukihankkeen palvelut saatiin vakinaistettua osaksi kirjaston toimintaa vuoden 2022 alussa. Näille palveluille onkin laaja tarve tutkimuksen digitalisoitumisen myötä. Tutkijoiden on saatava tukea datanhallintaan työnsä kaikissa vaiheissa aineistonhallintasuunnitelman laatimisesta datan elinkaaren päättymiseen asti. Kirjastolla on merkittävä rooli tämän kokonaisuuden hahmottamisessa sekä palvelutarjonnan koordinoinnissa. Kirjastossa on laadittu oma sivustonsa tutkimusdataan liittyville kysymyksille, ja se on jo osoittautunut tarpeelliseksi.

Avoin tiede

Kirjaston lokakuussa 2022 järjestämät valtakunnalliset Tiedejulkaisemisen päivät kokosivat korkeakoulujen väkeä pohtimaan avoimien aineistojen tulevaisuutta sekä haasteita. Alati kohoavien tieteellisten julkaisujen lisenssimaksujen rinnalle ovat tulleet korkeat julkaisujen avoimeksi saattamisen kustannukset. Sen lisäksi, että niistä on tullut kiinteä osa kustantajien lisenssimaksuja, yliopistossa maksettiin noin 400 000 euroa näitä niin sanottuja APC-maksuja. Kotimaisten tieteellisten lehtien avoimeksi saattaminen ei vieläkään edennyt, koska sopivaa kustannusmallia ei ole saatu aikaiseksi. Pohdinta jatkuu niiltäkin osin.

Yksi yliopistomme strategisista tavoitteista on olla avoimen tieteen edelläkävijä. Yliopistolle perustettu uusi avoimen tieteen työryhmä pohtii, mitä tämä tarkoittaa sekä tekee esityksiä avoimen tieteen linjaamiseksi sekä edistämiseksi. Sen agendalla ovat niin avoin julkaiseminen, avoin data kuin avoin oppiminenkin. Työryhmä pohtii, miten kansalliset linjaukset ja kansainväliset suositukset saadaan sovitettua toiminnaksi yliopistossamme. Se tekee esityksiä päättäville tahoille eli tutkimuksen johtoryhmälle sekä opetuksen ohjausneuvostolle. Työ on vasta alussa, mutta tahti on kiihtyvä.

Painetut aineistot

Vaikka lähes kaikki uutuushankinta suuntautuu sähköisiin aineistoihin, kirjaston laajat painetun aineiston kokoelmat ovat edelleen hyvin varteenotettava lähdemateriaali monille tutkimusaloille. Voidaankin puhua humanistisesta infrastruktuurista. Etenkin kirjaston vapaakappalekokoelma on vielä osin löytämätön voimavara, siksi sen markkinointiin panostettiin viime vuonna. Kokoelma käsittää lähes kaiken Suomessa painetun aineiston noin neljän vuosikymmenen ajalta. Vapaakappaleiden löytyvyys on parantunut, kun aineistoa on saatu näkyviin kirjaston Primo-hakupalveluun.

Toinen yllätyksiäkin tarjoava vapaakappaleiden osa-alue on Kansalliskirjaston keräämä sähköinen aineisto. Se on vapaasti käytettävissä kirjaston molemmilla kampuksilla olevilla työasemilla.

Kirjaston tehtävänä on pitää osaltaan huolta siitä, että yliopistolaiset menestyvät opinnoissaan, tutkimuksissaan ja muissa töissään. Nykyisin tämä tarkoittaa kirjastolle hyvin moninaisia tehtäviä. Työtehtävien vaativuus on kasvanut, mutta henkilökuntamme on vastannut haasteeseen laajentamalla osaamistaan. Uusissa rekrytoinneissa tohtorikoulutuksen saaneiden henkilöiden osuus on kasvanut. Tämä vahvistaa tutkijoille annettavien palvelujen tarjontaa entisestään. Kirjaston mahdollisuus tukea yliopiston menestystä on hyvissä käsissä.

Näkymä portaikkoon Joensuun kampuskirjastossa | A view to a staircase in the Joensuu Campus Library.
Joensuun kampuskirjasto | Joensuu Campus Library. Kuva | Photo: Varpu Heiskanen.

The year 2022 will certainly be long remembered as the year when the corona measures came to an end, and the university too was once again freely available. At the beginning of the year, we at the library discussed whether customers would find their way back to our premises. We were pleased to confirm that the answer was positive. For example, the beginning of the autumn semester was a throughout celebration for us, as we got to know the confusion and joy of new students about to start their studies. Despite being firmly in working life ourselves, the enthusiasm of young people attached onto us librarians as well.

Most of the customers that use our materials work remotely, so the library services must also be accessible online. The use of electronic materials is growing continuously, and support for this use is also needed. This is why we created the new Guide to Information Retrieval and introduced two new service support systems, Efecte and a chatbot. The former is the library’s internal system, with which we can forward electronic queries efficiently to the right expert. The chatbot Uffe, on the other hand, helps by answering simple questions, although the more complex ones are still directed to our experts.

Studying and research are no longer tied to time and place, so the library facilities must also be available around the clock, every day. Thus, we extended the round-the-clock use of the facilities to public holidays as well. 24/7 use requires the acquisition of a personal access badge and commitment to comply with the terms of use. We noticed a few failures to comply in the past year. Fortunately, the situations quickly unravelled with discussion and proper informing. It is best for everyone that our customers grant each other a peaceful environment.

The university’s campus development project was launched last year. Changes in studying and research also require new ideas for the utilisation of facilities. We view this as an opportunity for the library. For example, with the decrease in printed materials, spaces previously reserved for collections can now be converted for customer use. The library is also a suitable environment for joint events between university students and personnel as well as other city residents. There has already been brainstorming regarding changes towards this direction, and these ideas will hopefully also be implemented in the future.

Changes in teaching

The coronavirus pandemic hastened the diversification of university teaching significantly. Compulsory remote education is behind us as the coronavirus has receded, and hybrid teaching has taken its place. The national Digivisio 2030 programme increases students’ opportunities to take online courses from different universities. All this requires much in terms of educational material. Printed material alone is not enough, as distance education and inter-university teaching are in dire need of electronic materials. For the library, this is both a threat and an opportunity. Electronic course books are already in wide use, but they are expensive to acquire. While open educational resources are a good and flexible option, a great deal of consideration and practical action is needed before they can serve as the main solution.

The library has been able to take an important step in the planning of teaching by having its representatives included in the faculties’ committees for the development of education (KOTO). This way, the library receives necessary information about the curriculum work and can participate by offering its own teaching to the list of courses. Our various courses have been a success and there is a demand for more. We were sought guidance from particularly on the topics of information retrieval, evaluation of the reliability of information, identification of predatory publishing, and the creation of a data management plan. Our list of courses is ever-expanding.

The services that were a part of our data support project, which ended in 2021, were made a permanent part of the library’s operations at the beginning of 2022. The digitalisation of research ensures a widespread need for these services. Researchers must receive support for data management at all stages of their work, from the preparation of a data management plan to the end of the data life cycle. The library plays a significant role in shaping the overall picture and coordinating the range of services. The library has created a specific website for questions related to research data, and it has already seen much use.

Open science

The Research Publishing Days 2022, organised by the library in October, brought together people from higher education institutions to reflect on the future and challenges of open materials. In addition to the ever-increasing licensing fees for research publications, there are now also the high costs of making them open access. These have become an integral part of publishers’ license fees, and the university spent close to 400,000 euros on these so-called APC fees. The process of making domestic scientific journals open access has not yet proceeded, because a suitable cost model has not been found. The reflection continues on those points as well.

One of the strategic goals of our university is to be a forerunner in open science. The new open science working group of the university will consider the topic and further propose actions for the outlining and promotion of open science. Open access publishing, open data, and open learning are all included in its agenda. The working group will consider how national policies and international recommendations are to be adapted into actions at our university. It will make proposals to the decision-making bodies, i.e., the research management team and the Council for Teaching and Guidance. The work is just beginning, but the pace is accelerating.

Printed materials

While almost all new material acquisitions are electronic in nature, the library’s extensive collections of printed material remain noteworthy information resources for many fields of research. It is suitable to talk about humanistic infrastructure. The library’s legal deposit collection, in particular, remains underutilised as a resource, which is why we invested in its marketing last year. The collection comprises almost all material printed in Finland over a period of about four decades. The findability of legal deposit copies has improved as the material has been made available in the Library’s UEF Primo search service.

Another, sometimes surprising area of the legal deposit activity consists of the electronic materials collected by the National Library of Finland. The collection is freely available on the legal deposit workstations on both campuses of the library.

The library’s task is to ensure that university students as well as staff members succeed in their studies, research, and other work. Today, this comes with a wide range of tasks for the library. The requirements for the tasks’ completion have increased, but our staff has responded to the challenge by developing their expertise. In new recruitments, the number of applicants with doctoral training has increased. This will further improve the services provided to researchers. The library’s opportunity to support the success of the university is in good hands.

Ari Muhonen
Kirjaston johtaja | Library Director

***

Tilastot 2022 | Statistics 2022
Katso myös Tilastopalikat syöksykierteessä | See also Statistical blocks in a tailspin

Henkilökunta 2022 | Library staff 2022

Kirjaston henkilökunnan julkaisut 2022 | Library staff’s publications 2022

Kirjaston henkilökunnan luennot, esitelmät, konferenssiosallistumiset ja asiantuntijatehtävät 2022 | Library staff’s lectures, presentations, conference participation and expert activities in 2022

Share
Posted on

Tiedonhakijan opas -oppimateriaalin kehittäminen | Developing learning material Guide to Information Retrieval

(Please, scroll down to read in English.)

Kehittämishankkeen sisältö

Vuoden 2022 Itä-Suomen yliopiston opetuksen ja ohjauksen kehittämisen rahoituksella tuettiin verkko- ja monimuotopedagogiikkaa, uudistuvia opetusmenetelmiä, opetusyhteistyötä, jatkuvaa oppimista, opiskelijoiden ohjausta ja opiskeluhyvinvointia, koulutusvientiä ja geneeristä osaamista koskevia kehittämishankkeita. Yksi opetuksen kehittämisrahahankkeista oli Kirjaston koulutuspalveluiden kehittäminen -hanke.

Kirjaston koulutuspalveluiden kehittämishankkeen laajana tavoitteena oli kirjaston koulutuspalvelujen – tiedonhaun opintojaksot, lyhytkoulutukset, ohjaukset, oppimateriaalit – palvelumuotoileminen tuotekokonaisuudeksi. Kirjaston koulutuspalvelujen palvelumuotoilu aloitettiin Jatkuvan oppimisen keskuksen fasilitoimalla palvelumuotoiluprojektilla, jossa kirjaston kouluttajat suunnittelivat yhdessä kirjaston koulutuspalveluita.

Kehittämishankkeen ydin oli informaatiotaitojen avoimen oppimateriaalin tuottaminen. Oppiainekohtaisten tiedonhaun kurssimateriaalien pohjalta rakennettiin informaatiotaitojen avoin verkko-oppimateriaali suomeksi ja englanniksi. Oppimateriaali on käytettävissä itseopiskelumateriaalina, opintojaksojen oppimateriaalina ja yksilöohjausten tukimateriaalina. Rakenne mahdollistaa syventyvän osaamisen jatkumon opiskelu- ja työuran eri vaiheisiin aloittavista opiskelijoista tutkijoihin.

Kehittämishankkeen toimijat

Kirjaston koulutuspalvelujen kehittämishanke toteutettiin kirjaston kouluttajien yhteisenä kehittämistyönä. Parinkymmenen hengen kouluttajaryhmällä pidettiin parin viikon välein hankekokouksia, joissa muun muassa pohdittiin tieteenalakohtaisten materiaalien roolia sekä hankkeessa koottavan oppimateriaalin luonnetta ja sisältöä. Pienemmissä työryhmissä työstettiin tarkemmin oppimateriaalin teemasisältöjä.

Työryhmien sisällöntuotannon kokoamisesta vastasivat oman toimen ohella tietoasiantuntijat Jussi Hyvärinen ja Marika Mahlavuori. Oppimateriaalin kääntämisestä vastasi projektityöntekijä Niko Niskanen ja teknisestä toteutuksesta projektityöntekijä Anni Tarkiainen .

Oppimateriaalin sisällöntuotanto

Hanketyö käynnistyi keväällä suurten linjojen hahmottelulla sekä meillä ja muissa korkeakouluissa tuotettujen tiedonhaun materiaalien kartoittamisella. Suunnitteluvaiheessa pohdimme, kenelle oppimateriaalia laaditaan. Kaikille avoimessa materiaalissa tulee huomioida erilaisten tiedonhakijoiden erilaiset sekä suunnitelmallisen että satunnaisen tiedonhaun tarpeet. Tärkeäksi nähtiin tiedonhaun termien avaaminen yleistajuisesti opiskelijoille, tutkijoille ja kaikille kirjaston asiakkaille.

Olemassa olevissa oppimateriaaleissa pääpaino oli omaa opinnäytetyötä kirjoitettaessa tehtävässä tiedonhaussa. Sitä pidimme edelleen tärkeänä, mutta myös sitä, että oppimateriaali on opiskelijan käytettävissä opintojen alusta alkaen – myös silloin, kun tiedonhakija ei ole opiskelija, vaan kuka tahansa tutkittua tietoa ammatillisesta tai henkilökohtaisesta kiinnostuksesta etsivä kirjaston käyttäjä. Saman sivuston tuli siis olla käytettävissä sekä oppaana että oppimateriaalina, suomeksi ja englanniksi.

Sisällöntuotannon palauteprosessi

Keväällä alettiin koota ns. raakatekstitiedostoa, johon koottiin ja muokattiin jo olemassa olevaa ja luotiin uutta tiedonhakua käsittelevää sisältöä. Kirjaston kouluttajien palautteen perusteella raakatekstiä hiottiin ja täydennettiin mm. tieteenalakohtaisin esimerkein.

Palautevaiheessa tajusimme konkreettisesti eri tieteenaloja tuntevien, kokeneiden tietoasiantuntijoiden tärkeyden. Heiltä löytyi tietoa niin lääketieteen kuin historian julkaisukäytännöistä, tietokannoista, asiasanastoista ja tiedonhaun kompastuskivistä. Saimme käyttöömme eri tieteenalojen hakuesimerkkejä ja knoppeja havainnollistamaan ja tarkentamaan yleisellä tasolla liikkuvaa opasta. Opimme, että mikä pätee yhdellä tieteenalalla, ei välttämättä koske toista. Tästä suurkiitos kollegoillemme!

Oppimateriaalin kääntäminen

Käyttömahdollisuuksien laajentamiseksi oppimateriaali haluttiin toteuttaa kaksikielisenä. Oppimateriaalin tiedonhaun sanastosta tehtiin myös englanninkielinen versio, jota avuksi käyttäen oppimateriaali käännettiin englanniksi. Projektityöntekijä Niko Niskanen teki myös oppimateriaalin kielenhuollon, mikä osaltaan auttoi yhtenäistämään toteutettuja oppimateriaaleja.

Hankemuotoinen prosessityöskentely mahdollisti projektin eri osioiden limittymisen, minkä ansiosta oppimateriaalista saatiin yhtenäisempi. Aiempi tiedonhankinta auttoi myöhempää sisällöntuotantoa, ja tiedon asettuminen kontekstiin helpotti tarkistamista ja karsi ylimääräistä ja päällekkäistä työtä.

Oppimateriaalin rakentaminen WordPress-alustalle

Kirjaston avoimet oppimateriaalit on aiemmin tuotettu pääsääntöisesti WordPress-alustalle ja näin päätettiin tehdä myös tämän oppimateriaalin kohdalla. WordPress mahdollistaa laajasti erilaisten työkalujen ja upotusten käyttämisen, mikä todettiin hyväksi oppimateriaalien laatimisessa. Muutamalla lisäosalla saatiin myös toimivat kieliversioinnit sekä mahdollisuus lisätä kuvatyökaluna käytetyn ThingLinkin upotuskoodit sivuille.

Tekstisisällön lisääminen sivuille oli lopulta nopeaa. Aikaa kului kuitenkin ennakoitua enemmän kielikäännöksiin sekä kuvien työstämiseen. ThingLink mahdollisti oppimateriaalin yhtenäisen ulkoasun myös kuvien osalta. Uusien kuvien ja esitysten tuottaminen ThingLinkin avulla oli kätevää ja muodostunutta kuvapankkia on helppo ylläpitää myös jatkossa.

Oppimateriaalin saavutettavuus

ThingLink-kuvien saavutettavuus oli yksi asia, jota pohdimme projektin edetessä. Palveluntarjoajan mukaan ThingLink täyttää WCAG 2.1 AA-tason saavutettavuudessa, kun käytetään palvelussa valmiina olevaa saavutettavaa soitinta. Oppimateriaalissamme saavutettavan soittimen saa käyttöönsä Siirry tästä kuvan saavutettavaan versioon -linkistä.

Halusimme verkko-oppimateriaalista paitsi teknisesti toimivan myös kognitiivisesti saavutettavan. Totesimme työn edetessä, että verkkosivustolle upotetuilla ThingLink-esityksillä on omat rajoitteensa, eikä tavoittelemamme saavutettavuus toteutuisi pelkän soittimen varassa. Nämä laajan kuvamateriaalin ja ThingLinkin käyttöön liittyvät haasteet ratkaisimme täydentämällä kuvatekstien kerrontaa, tuottamalla sisältöä esimerkkien ympärille ja muokkaamalla alkuperäisten kuvien ja infograafien sisältöjä erilaiset käyttäjäryhmät huomioiden.

Seuraavat askeleet

Tiedonhakijan opas -oppimateriaalin toteuttamiseen osallistui monta kirjastolaista. Tekstisisällön kommenttikierrokset hankeryhmän kesken, kirjaston kouluttajien palaute ja kommenttien ja palautteen pohjalta tehdyt sisältömuutokset vaikuttivat oppimateriaalin tekniseen toteutukseen, kuvamateriaaliin ja käännöstyöhön. Onneksi Tiedonhakijan oppaan osalta oli mahdollista siirtää osa kehittämisideoista myöhempään ajankohtaan.

Kehittämishankkeessa tuotettu Tiedonhakijan opas -oppimateriaali ja aloitettu kirjaston koulutuspalvelujen palvelumuotoilu muodostavat pohjan kirjaston koulutuspalveluiden kehittämiselle seuraavina vuosina. Tiedonhakijan oppaalla ja muulla kirjaston oppimateriaalikokonaisuudella sekä kirjaston opetus- ja ohjauspalveluilla kirjasto tukee opiskelijoiden tutkitun tiedon hankintaa opintojen aloituksesta opinnäytetöihin tekemiseen. Kirjaston oppimateriaalikokonaisuus palvelee myös opetus- ja tutkimushenkilöstöä opetuksessa, opinnäytetöiden ohjauksessa ja omassa tutkimustyössä.

Jatkamme Tiedonhakijan opas -oppimateriaalin ylläpitoa ja kehittämistä osana normaalia kirjaston opetuksen kehittämistä. Jatkossa muun muassa lisäämme oppaaseen tieteenalakohtaisuutta, liitämme oppaan materiaaleja kirjaston Uffe-chattibottiin ja pohdimme oppaan sisältöjä käyttäjiltä saadun palautteen avulla. Yhteisen oppimateriaalin pohjalta kehitämme yhteisiä oppimistehtäviä, verkkokurssitoteutuksia ja automatisoituja harjoitteita ja pelejä, joilla pystyy testaamaan taitojaan itse.

Oppimateriaali Uffe-chattibottiin

Tiedontarvitsijan ja Tiedonhakijan oppaan kohtaamista edistää se, että kirjaston Uffe-chattibotti ohjaa jatkossa tiedonhakijan myös Tiedonhakijan oppaan sisältöön. Uffe-chattibotin tiedonhaun osuuden kehittäminen on aloitettu ja Uffen informaatiotaitoja ja tiedonhakua koskeva tietämys saadaan käyttöön keväällä.

Kuulemisiin Uffen tiedonhaun ohjaustaitojen kehittymisestä ja muista Tiedonhaun oppaan kehittämisen asioista alkavana vuonna.

Tiedonhakijan opas // UEF-kirjasto – Itä-Suomen yliopiston kirjaston tiedonhaun avoin oppimateriaali (linkki avautuu uuteen välilehteen)

Henkilö tietokoneen äärellä. Person at a computer.
Kuva: Jaakko Nyrönen | Photo: Jaakko Nyrönen

The development project’s content and the persons carrying out the project

In 2022, the University of Eastern Finland’s funding for the development of teaching and guidance was used to support development projects dealing with online and multi-modal pedagogy, innovative teaching methods, collaborative teaching, continuous learning, student guidance and well-being, educational exports and generic competence. One project where teaching development funds were used was the UEF library’s educational services development project.

Broadly speaking, the goal of the library’s educational services development project was to fashion the library’s educational services – courses on information retrieval, short training courses, guidance, learning materials – into a set of products. The service design process of the library’s education services began with a service design project facilitated by the Centre for Continuous Learning, where the library’s trainers planned out the library’s educational services together.

Creating open learning materials for information skills was at the heart of the development project. An open and online set of learning materials for information skills was created in Finnish and in English based on subject-specific course materials. The learning materials are available as self-study materials, as course learning materials and as support materials for individual guidance. The structure enables a continuum of in-depth knowledge during the different stages of study and working careers, from students just starting their studies to researchers.

Development project participants

The library’s educational services development project was carried out as a joint development project between the library’s trainers. The group of trainers, which consisted of about twenty people, held project meetings every couple of weeks. Among other things, the role of discipline-specific materials as well as the nature and content of the study materials drafted during the project were discussed in these meetings. Smaller working groups handled the thematic contents of the leaning materials in more detail.

Information Specialists Jussi Hyvärinen and Marika Mahlavuori compiled the contents produced by the working groups as an in addition to their other duties. Project workers Niko Niskanen and Anni Tarkiainen were responsible for translating the learning materials and and for their technical implamentation respectively.

Content production of the learning materials

The project began in the spring with the drafting of a broad outline as well as a review of learning materials related to information retrieval produced by our university and other higher education institutions. During the planning stage, we considered the target audience of the learning materials being drafted. In materials that are accessible to everyone, the different information retrieval needs – both systematic and occasional – of information seekers must be taken into account. Explaining information retrieval terminology to students, researchers and all of the library’s patrons in a comprehensible way was viewed as important.

Existing learning materials focused mainly on information retrieval carried out while writing one’s thesis. We still considered it to be important, but we also focused on the fact that students will have access to the learning materials from the beginning of their studies – even if the information seeker is not a student, but rather, any library patron looking for research data out of professional or personal interest.  Therefore, the same website needed to be available as both a guide and as learning materials, in Finnish and in English.

The feedback process

In the spring, work began on a so-called raw text file, in which existing content on information retrieval was compiled and edited and new content was created. Based on the feedback from the library’s trainers, the raw text was refined and supplemented with i.a. discipline-specific examples.

During the feedback stage, we were provided with a tangible understanding of the importance of experienced information specialists familiar with different disciplines. They provided information on publishing practices, databases, glossaries and stumbling blocks from medicine to history. We were given examples of searches and trivia related to different disciplines to illustrate and specify the guide, which had been written as more general. We learned that what applies in one discipline does not necessarily apply to another. Many thanks to our colleagues for this!

Translation of the learning materials

To increase the range of possible use, it was decided that the learning materials would be drafted in a bilingual fashion. An English version of the information retrieval glossary in the learning materials was also created. The glossary was then used to translate the learning materials into English. Project worker Niko Niskanen was also responsible for proofreading the learning materials, which helped to harmonise the drafted learning materials.

Project-based processing allowed different parts of the project to overlap, which resulted in the learning materials being more coherent. Information gathered earlier helped in later content production, and seeing the information in context both made reviewing it easier and reduced unnecessary and duplicated work.

Setting up the learning materials on a WordPress platform

Previously, the library’s open learning materials have mainly been produced on a WordPress platform, and it was decided that the new learning materials would be handled in the same way. WordPress allows for a wide range of tools and embeddings to be used, which was found useful during the preparation of learning materials. A few add-ons also provided working language versions and the option to add embedding codes for ThingLink, which was used as an image tool, to the site.

Adding text content to the site could ultimately be done fast. However, translations and image processing took more time than expected. ThingLink made it possible for the images in the learning material to also look consistent. Producing new images and presentations with ThingLink was convenient, and the maintaining the generated image bank will be easy to maintain in the future.

Accessibility of the Material

The accessibility of ThingLink images was one issue that was discussed during the project. According to the service provider, ThingLink meets the WCAG 2.1 AA level of accessibility when the player that is already part of the service is used. In our learning materials, the accessible player can be opened by clicking on the “Click here to open the accessible version of this image” link.

We wanted to make the online learning materials both technically functional and cognitively accessible. As the work progressed, we discovered that ThingLink presentations embedded on a website have their own limitations, and the accessibility that we were aiming for could not be reached using only the player. We solved these issues related to the extensive image data and ThingLink by supplementing the image texts, producing content around examples and editing the contents of original images and infographics while taking different user groups into account.

Several library employees participated in the creation of the learning material Guide to Information Retrieval. Rounds of comments within the project team on the text content, feedback from library trainers along with changes made to the content based on comments and feedback had an impact on the technical implementation, images and translation of the learning materials. Fortunately, some of the development ideas regarding the Guide to Information Retrieval could be postponed to a later date.

Next steps

The learning material Guide to Information Retrieval created during the development project as well as the library service design project that has been launched form a basis for how the library’s educational services will be developed in the upcoming years. With the Guide to Information Retrieval and the library’s other learning materials, along with the library’s teaching and guidance services, the library supports students as they search for scientific information – from the start of their studies to the completion of their theses. The library’s learning materials package also helps teachers and researchers in teaching, thesis guidance and their own research.

We will continue to maintain and develop the Guide to Information Retrieval as part of the library’s usual teaching development. Going forward, we will i.a. add discipline-specific information to the guide, link the guide’s materials to the library’s Uffe chatbot and evaluate the contents of the guide based on user feedback.

We will use common learning materials to develop common learning activities, online course implementations and automated exercises/games that allow users to test their own skills.

Linking the guide to library bot Uffe

Information seekers will also have an easier time accessing the Guide to Information Retrieval due to the fact that, going forward, the library’s Uffe chatbot will direct information seekers to the contents of the Guide to Information Retrieval . Development has started on the Uffe chatbot’s information retrieval, and Uffe’s information skills and information retrieval capabilities will become usable in the spring.

We will learn more about how Uffe’s information retrieval guidance skills have improved and other development issues related to the Guide to Information Retrieval in the coming year!

Guide to Information Retrieval (link opens in a new tab)

Jussi Hyvärinen, tietoasiantuntija | information specialist
Marika Mahlavuori, tietoasiantuntija | information specialist
Jaakko Nyrönen, tietoasiantuntija | information specialist
Katri Rintamäki, palvelupäällikkö | head of services
Anni Tarkiainen, projektityöntekijä | project worker
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Niko Niskanen, tietopalveluneuvoja | information services advisor
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Share
Posted on

Yksilöllistä, yhteistä vai jotain siltä väliltä? – Yksi esimerkki opetuksen kehittämisestä kirjastossa | Personalized, general or something in between? – An example about the library’s teaching development

(Please, scroll down to read in English.)

Vaikka on helppoa ajatella tietävänsä mitä toiset tarvitsevat, tulisi välillä muistaa kuunnella myös muita. Opetusta kehitettäessä toisten kuuleminen pätee yhtä lailla työkavereiden, opiskelijoiden kuin oppiaineidenkin suuntaan. Esimerkiksi opiskelijat saattavat tulla eri lähtötilanteista kirjaston opintojaksoille, sillä opintojen loppuunsaattaminen on voinut syystä tai toisesta viivästyä tai opiskelija tulee yliopistoon suoraan maisterivaiheeseen. Tällöin vaikkapa tiedonhaussa ja viitteidenhallinnassa käytettävät välineet ovat muuttuneet tai ovat kokonaan uusia ja asioiden kertaamiselle on tarvetta uusien asioiden opettelemisen lisäksi.

Monet kirjaston opintojaksoilla läpikäytävät, esimerkiksi tiedonhaun tekniikoihin liittyvät aiheet, ovat ainakin periaatteiltaan samankaltaisia eri tieteenaloilla. Tästä huolimatta tieteenalakohtaisuus ja opiskelijoiden erilaiset tarpeet tulisi kuitenkin ottaa riittävällä tavalla huomioon opetusta suunniteltaessa. Oman tieteenalan esimerkit alalle relevanteista aineistoista ja tietokannoista sekä opetuksen oikea-aikaisuus tekevät asioista mielekkäitä ja tukevat myös oppiaineiden toimintaa. Sisältöjen tarjontaa voi aina ajatella tieteenaloittain laajemminkin, koska vaikkapa lähteiden käyttö voi painottua eri tavalla eri oppiaineissa. Tässäkin kommunikointi oppiaineiden ja kirjaston välillä nousee tärkeäksi.

Perinteisen tiedonhaun lisäksi kirjaston vastuulle on viime vuosina tullut myös avoimen tieteen edistäminen ja neuvonta tutkimusaineistojenhallinnassa. Tutkimusaineistoilla tarkoitetaan aineistoa, johon  tutkimus perustuu ja jolla tutkimuksen tulokset voidaan todentaa. Tutkimusaineistoa ovat esimerkiksi mittaustulokset, haastattelujen tuottama aineisto, muistiinpanot, lähdekoodit ja fyysinen tai digitalinen aineisto (esim. näytteet ja äänitteet). Aineistonhallintaan kuuluu mm. aineistojen (jotka ovat useimmiten digitaalisessa muodossa datana) laillinen, eettinen ja tietoturvallinen käsittely, aineiston dokumentointi ja tallennus sekä aineistojen hävittäminen.

Avoin tiede pyrkii edistämään tieteellisen tiedon saatavuutta kaikille kansalaisille riippumatta siitä toimivatko he akateemisessa yhteisössä vai eivät. Kirjasto järjestää koulutuksia avoimesta tieteestä ja aineistonhallinasta henkilökunnalle, mutta tulevaisuudessa nämä aiheet tulee sisällyttää tavalla tai toisella myös perusopiskelijoiden opetukseen.

Kirjaston järjestämän opetuksen sisältöjen lisäksi on mietittävä, missä vaiheessa sitä on tarjolla. Voisiko tarjolla olla avoin oppimateriaali tai oppimisympäristö, jossa opiskelijat voisivat valita sisältöä oman toiveensa mukaan? Mahdollinen olisi myös vaihtoehto, jossa yhteisen perussisällön päälle voisi valita itselleen sopivimmat syventävät osiot. Vai olisiko opettajavetoinen opetus pienemmissä ryhmissä ja henkilökohtaisemmalla otteella sittenkin sitä, mitä halutaan?

Kuinka siis ottaa huomioon opiskelijoiden erilaiset tarpeet ja eri tieteenalojen näkökulmat siten, että opinnot tarjoavat sekä perusasioiden kertaamista että vastauksia oman osaamisen syventämiseen? Onko tätä kaikkea pakko edes tarjota samassa paketissa? Yhtenä vaihtoehtona tämän tiedon saamiseen on kysyminen.

Notes on hands
Kuva | Picture: Maarit Putous

Kirjaston opetustarjonta löytyy Kirjaston OPSista

Kirjasto on mukana tällä hetkellä lähes neljälläkymmenellä myös kirjaston opetussuunnitelmasta löytyvällä opintojaksolla. Opintoja tarjotaan kandidaatti- ja maisterivaiheessa sekä jatko-opiskelijoille. Suuri osa etenkin perustutkinto-opiskelijoille tarkoitetuista opintojaksoista liittyy kiinteästi esimerkiksi tutkielmavaiheeseen, jolloin opetus tapahtuu ajallisesti sopivassa kohdassa. Tämän lisäksi on myös koko lukuvuoden auki olevia opintojaksoja, jolloin niiden suorittaminen on vapaampaa, mutta usein myös vähemmän opettajavetoista.

Opintojaksomuotoisen opetuksen ulkopuolella kirjasto tarjoaa myös yksilöllistä ohjausta opiskelijoille, jolloin opiskelijat voivat ottaa yhteyttä oman alansa tietoasiantuntijaan kirjastossa ja saada tarvitsemiaan neuvoja esimerkiksi opinnäytetyön tiedonhakuun liittyen. Lisäksi kirjaston sivuilla on paljon tiedonhankintaa tukevia avoimia materiaaleja ja kirjasto järjestää räätälöityjä koulutuksia ja lyhytkursseja yliopiston tutkijoille ja henkilökunnalle esimerkiksi avoimesta tieteestä ja tutkimusaineistonhallinnasta.

Vaikka opetusta sekä avoimia oppimateriaaleja on runsaasti, tulee silti mieleen ajatus, kuinka hyvin tämä kaikki on löydettävissä sekä mahdollisesti myös tiedossa ja käytössä opiskelijoilla ja yliopiston laitoksilla? Kuinka keskusteluyhteyttä oppiaineisiin voisi vielä parantaa? Onko järkevää tehdä uutta, vai tulisiko miettiä, kuinka jo olemassa olevaa voisi mahdollisesti käyttää monipuolisemmin? Voisiko tehtyä työtä, oli se sitten uutta tai jo olemassa olevaa, hyödyntää esimerkiksi avoimena oppisympäristönä tai oppimateriaalina myös yliopiston ulkopuolella?

Miten opetuksen sisältöjä voisi kehittää?

Palataan vielä toisten kuulemiseen ja toisilta kysymiseen. Itä-Suomen yliopiston kirjaston palvelupäällikkö Katri Rintamäen marraskuisessa blogikirjoituksessa kirjaston opetuksen hyvinä puolina opiskelijapalautteessa pidettiin esimerkiksi käytännönläheisyyttä, vaihtoehtoisia suoritustapoja sekä rakentavaa ja kannustavaa ilmapiiriä. Mikäli opintojen sisältö on helpommin kytkettävissä käytäntöön, se myös koetaan usein merkityksellisemmiksi. Palautteessa arvostettiin opettajavetoista opetusta, mutta toisaalta myös itseopiskelun tuomaa joustavuutta suoritustapoihin ja aikatauluihin.

Normaalien kurssipalautekyselyiden lisäksi kirjasto teki viime keväänä kyselyn perusopiskelijoiden aineistonhallinnan opetuksesta ja ohjauksesta  kartoittaakseen minkä verran aineistonhallintaa yleensä opetetaan, kuinka hyvin opettajat tuntevat aineistonhallinnan eri osa-alueet ja mihin vaiheeseen opintoja aineistonhallinnan opetus tulisi kohdistaa. Tulokset olivat rohkaisevia sen suhteen, että opettajat ja ohjaajat yleisesti ottaen kokivat aineistonhallinnan opetuksen tärkeäksi osaksi opintoja. Toisaalta opettajat ja ohjaajat kokivat, että he tarvitsevat apua aiheen opettamiseen. Etenkin aineistonhallinnassa korostuvat tieteenalakohtaiset erot, joten sen opettaminen on tehtävä yhteistyössä oppiaineiden kanssa. Aineistonhallinnan opetuksen jalkauttamisessa perusopiskelijoille kirjasto on ensimmäisen askeleena kokoamassa tutkimusaineistojen hallintaan liittyen ohjaajaan opasta, jolla varmistetaan, että opinnäytetyön ohjaajilla on käytössään sopivaa materiaalia aineistonhallinnan opetuksen. Lisää kyselystä ja sen tuloksista voi lukea lokakuisesta blogikirjoituksesta.

Vaikka palaute kirjaston tällä hetkellä järjestämistä kursseista on ollut pääsääntöisesti positiivista, on kirjaston opetus- ja tietopalveluiden henkilöstö menneen syksyn aikana pyrkinyt vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin kehittämällä opetusta palvelumuotoilun keinoin. Uusien opetusvastuiden lisäksi kansainvälisten opiskelijoiden ja avoimen yliopiston väylää tulevien tutkinto-opiskelijoiden määrät tulevat lisääntymään. Tämä tarkoittaa sitä, että lisääntyneiden opiskelijamäärien lisäksi tulevaisuuden opiskelijoilla tulee olemaan hyvin erilaiset taidot ja taustat tiedonhakuun, avoimeen tieteeseen ja tutkimusaineistojen hallintaan, mikä tulee ottaa huomioon myös niiden opetuksessa.

Kysymällä tietoa opintojaksojen kehittämiseen

Kirjaston opetussuunnitelmassa on vapaavalintaisia opintoja, joiden tavoitteena on esimerkiksi auttaa opiskelijoita opinnäytetyön tekemisessä. Yhtenä esimerkkinä vapaavalintoisista opinnoista on opinnäytetyövaiheen maisteriopiskelijoille suunnattu yhden opintopisteen opintojakso Syventävät informaatiotaidot.

Opintojaksoa olisi mahdollista kehittää jatkossa siten, että se toimisi mahdollisimman hyvin opiskelijoille yhteisten ja valittavien sisältöjen sekä ajankohdan puolesta. Yhtenä vaihtoehtona tähän voisi olla modulaarisuus. Opiskelijoilta saadun palautteen mukaan opintojaksolta toivotaan toisaalta kertausta, mutta myös jo opittujen taitojen syventämistä. Samoin palautteessa arvostetaan opettajavetoista opetusta, mutta toivotaan myös itsenäistä opiskelua. Tämä mahdollistaisi paremmin sen, että opintojakson voisi suorittaa haluamanaan ajankohtana ja valinnaisemmilla sisällöillä. Tällöin henkilökohtaisen ohjauksen tarjoama tuki jäisi kuitenkin vähäisemmäksi.

Opintojakson kehittäjien taholla on herännyt kysymyksiä ainakin tieteenalakohtaisuudesta, modulaarisuudesta, kurssin saatavuudesta, kieliversioista ja siitä tulisiko sisällön olla enemmän kertaavaa vai nimensä mukaisesti syventävää. Opintojakson toteutusmuoto myös mietityttää: Voisiko kurssi olla tarjolla itseopiskeltavampana koko lukuvuoden vai koetaanko opettajavetoinen opetus ja henkilökohtaisempi ohjaus kuitenkin tärkeämmäksi?

Voit auttaa kehittämään kirjaston kurssien sisältöjä ja toteutustapoja vastaamalla tähän lyhyeen kyselyyn.

Personalized, general or something in between? – An example about the library’s teaching development

Although it is easy to think that you know what others want, it is also important to ask regularly whether it still holds true. When developing teaching, it is utmost important to hear students, staff, and departments. For example, some students may have delayed their studies or come directly to master’s studies without prior university level information retrieval skills. In those cases, the tools used in information retrieval may need to be updated or completely new, meaning that there is a need for revising existing or learning new skills.

The principles of the information retrieval techniques taught in library courses are similar regardless of the field of study. However, the field specific examples and databases, along with the right timing, make the course contents interesting for the students. Therefore, it is important that there is regular communication between the library and the departments/schools, so that the library knows what they need and the other way around, they know what the library can offer.

In addition to the traditional library services, the university libraries are now responsible also for data management training and promoting open science. Data management means that data that is collected during the research process is treated according to the legislation and ethical principles, is stored securely, and documented and destroyed appropriately. Open science is a movement where scientific outputs, such as publications, software, and data, are brought available to all citizens, regardless of their involvement in the academia. The new responsibilities have already trickled into staff trainings, but in the future, they should be also more integrated into the student trainings.

In addition to the course contents, also the timing of the course is crucial and it can vary between students. Should library offer open materials and learning environments where students could freely select the most relevant and interesting content for themselves? Should the courses be available always as an online course? Maybe contact teaching with a more restricted study period would be preferred? How can the library accommodate all needs of the students?

You can find the library courses from the study guide

The library currently offers almost 40 courses that can be found in the study guide. The courses are offered for Bachelor, Master, and PhD level students. The timing of most library teaching is bound to the preparation of the thesis, which is a time point when information retrieval skills are needed. There are also courses available throughout the academic year, but naturally those courses contain very little or no contact teaching. The library also offers personal guidance upon request, for example when students need help in finding references for their thesis.

Although there are plenty of courses and material available, you wonder how well all that can be found by students and staff? How to improve the communication between the library and departments? Do we need new materials or develop the existing ones to be better utilized? Should we prepare learning material that can be utilized also after graduation, because many topics taught by the library are general skills that are needed in working life, too.

Notes on paper
Kuva | Picture: Marja Aho

How should the course contents be developed?

Let’s get back to asking and listening. In this blog post Katri Rintamäki, head of library’s teaching and information services, goes over feedback collected from courses taught by the library. Overall, the feedback was very positive and students liked the constructive and supportive atmosphere during the courses. Some students liked contact teaching while others preferred self-study. Regardless which was preferred, flexibility on how to complete the course was valued.

In addition to the normal course feedback, the library conducted a survey last spring about teaching and supervision of data management. The survey was targeted towards teaching and research staff who usually oversee Master’s thesis supervision. The results of the survey revealed that although data management is not systematically taught, the thesis supervisors felt that this is an important topic that should be taught more. Thesis supervisors also thought that they need further training for themselves on data management to be able to teach it properly. As a response to the survey results, the library will prepare next year a supervisor’s guide for data management. You can read more about the survey and its results from this blog post.

Although the feedback about the library courses and trainings has been overall positive, the library must also look into the future. The increasing numbers of international students and the students entering via the open university means that the skills levels of students attending the library courses can be very heterogeneous; hence course contents and learning materials should accommodate a wide variety skill level.

Survey to develop course contents

There are optional library courses which purpose is, for example, to support thesis writing. One such course is a master’s level course about information skills (1 cp, offered currently only in Finnish). This course could be developed so that it would serve better and have more students. The feedback from the course indicated, that many students are selecting this course to update their information retrieval skills although other topics are also taught in this course. The students valued contact teaching but wished flexibility on the timing of the course. The flexibility however means that there will be more self-study. Perhaps the increase in the amount of self-study could be compensated by modular course structure where students could pick modules that are the most interesting and useful for them. The library would like to hear more about the hopes and wishes regarding the field specificity, modularity, availability, and teaching languages of its courses in this short questionnaire. Thank you for your input!

Jaakko Nyrönen, tietoasiantuntija | Information specialist
Helena Jäntti, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Share