Miten tukea opiskelijaa ja opettajaa aineistonhallinnassa? | How to support students and teachers in data management?

Tutkimusaineistojen hallinnan tärkeys ja vaatimukset ovat viime vuosina tulleet tutkijoille tutuiksi, mutta nyt on aika viedä tietoa tästä myös tutkinto-opiskelijoille. Korkeakoulujen ja tutkimusyhteisön yhteisissä kansallisissa linjauksissa todetaan, että opinnäytetöiden ohjaajien tulee osata osana ohjaustyötään arvioida ja kommentoida opiskelijoiden datanhallintasuunnitelmia. Datanhallinnan koulutus tulisi myös sisällyttää opetussuunnitelmiin perus- ja jatkokoulutuksessa (kts. Tutkimusaineistojen ja -menetelmien avoimuus. Korkeakoulu- ja tutkimusyhteisön kansallinen linjaus ja toimenpideohjelma 2021–2025. Osalinjaus 1: Tutkimusdatan avoin saatavuus). Tämä tietenkin tuo uusia osaamisvaatimuksia niin opiskelijoille kuin opettajille. Näihin liittyviä ajatuksia ja tarpeita lähdettiin kokoamaan opettajien kanssa yhdessä kirjaston toteuttamassa Miten tukea opiskelijaa aineistonhallinnassa -työpajassa kesäkuun alussa. Työpajaan kuului kaksi tapaamiskertaa, joiden välissä osallistujilla oli viikko aikaa pohtia annetun tehtävän kautta oman oppiaineen opiskelijoille olennaisia aineistonhallinnan kysymyksiä.

Aineistonhallinnan koulutus uusien vaatimusten edessä

Aineistonhallintaan on jo koulutusta jonkin verran tarjolla. Vaikka tiedonhaku ja julkaisuasiat ovat kirjaston koulutuksessa olleetkin vahvemmin esillä, kirjasto on tarjonnut tutkijoille koulutusta ja tukea aineistonhallintaan useamman vuoden ajan, lue lisää siitä kirjaston verkkosivuilta. Jatko-opiskelijoiden opinnoissa on ollut myös tarjolla aineistonhallinnan sisältöjä ja syksystä 2021 lähtien kirjasto tarjoaa kokonaisen 1 opintopisteen laajuisen opintojakson Tutkimusaineistonhallinnan perusteet. Osana avoimen tieteen opetusta avointa tutkimusdataa käsitellään Basics of Open and Responsible Science opintojaksolla. Maisterivaiheen opiskelijoille on pieni katsaus aineistonhallintaan Syventävät informaatiotaidot opintojaksolla ja jakson oppimateriaali on avoimesti kaikkien käytettävissä.
Tutkimusaineistojen hallinta on teemana noussut esiin yhä vahvemmin, mihin ovat vaikuttaneet esimerkiksi aineistoihin liittyvät monitahoiset käyttöoikeudet ja omistajuudet tietosuojineen, aineistojen uudelleenkäytön edistäminen ja datamäärien toisinaan eksponentiaalinen kasvu. Aineistonhallinnan osaamisvaatimukset eivät rajoitu pelkästään tutkijoihin, vaan ne kohdistuvat enenevissä määrin myös opiskelijoihin. Aineistonhallinnan perustaidot ovat osa työelämätaitoja, joita tarvitaan kaikkialla – myös tutkijanuran ulkopuolella.

Aineistonhallintaan liittyviä kysymyksiä on opiskelijoiden opetuksessa käsitelty eri oppiaineissa hyvinkin eri tavoin riippuen aineistotyyppien asettamista vaatimuksista sekä ohjaajien ja opettajien kiinnostuneisuudesta ja omasta osaamisesta. Enää ei voida tukeutua oletukseen, että opiskelijat jotain kautta oppivat aineistonhallinnan perustaidot. Opinnäytetöiden ohjaajat ja esimerkiksi menetelmäopetuksesta vastaavat opettajat ovat uusien vaatimusten edessä. Tarvitaan systemaattisempaa aineistonhallinnan opetusta ja tavoitteiden kirjaamista opetussuunnitelmiin.

Työpajassa esiin nousseita huomioita

Työpajassa nousi esiin tärkeitä huomioita tarjolla oleviin ohjeisiin ja materiaaleihin. Ohjeet on suunnattu usein tutkijoille, ne ovat melko pitkiä ja sisältävät paljon opiskelijoille uutta, vaikeaselkoistakin terminologiaa. Ohjeet ja materiaalit kaipaavat muokkausta opiskelijalähtöisemmiksi. Terminologiaa pitäisi selittää yleistajuisesti ja käytännön esimerkkien avulla voitaisiin lisätä ymmärrystä, miten tutkimusaineiston hallinnan asiat linkittyvät tutkimuksen eri vaiheisiin. Esiin nousi myös se, että tarjolla olevia ohjeita ei välttämättä löydetä helposti. Opetusmateriaalin kokoaminen yhteen selkeään paikkaan helpottaisi tutkijoita, opettajia ja opiskelijoita. Syvempää tieteenala- ja aineistotyyppikohtaista tietoa tarvittaisiin lisää. Eri tieteenaloilla käytetään erilaisia aineistoja, jotka puolestaan määrittävät osaltaan mitä aineistonhallinnan osa-alueita tulisi opettaa kattavammin ja mitä asioita on saatettu jo käydä läpi muiden kurssien, kuten menetelmäkurssien, yhteydessä. Myös siinä on vaihtelua, kerätäänkö jo opinnäytetyötä tehdessä uutta vai hyödynnetäänkö olemassa olevaa aineistoa.

Osa opiskelijoista voi tehdä opinnäytetyön laajemman tutkimushankkeen osana, jolloin hankkeessa määritellään, miten aineistoa hallitaan ja millaisia oikeuksia ja velvollisuuksia siihen liittyy. Vaikka opiskelija käyttäisi valmista aineistoa opinnäytetyössään, on tärkeää, että jokainen opiskelija oppii aineistonhallinnan perustaidot, koska ne ovat myös keskeisiä työelämätaitoja. Aineistonhallinnan taidot linkittyvät myös menetelmäosaamiseen ja hyvään tieteelliseen käytäntöön. Siksi on tärkeää, että käsitteitä ja eri osa-alueita avataan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa opintoja.

Osana työpajan tehtäviä käytiin läpi kansallisessa yhteistyössä tuotettuja luonnoksia aineistonhallinnan osaamistasoista eri kohderyhmille perustutkinto-opiskelijoille, jatko-opiskelijoille ja heidän ohjaajilleen. Osaamistavoitteista saatiin arvokkaita kommentteja opettajilta. Ne myös herättivät monenlaisia tunteita; vaikka yhteisesti määritelty osaaminen on tärkeää, se myös asettaa suuria vaatimuksia opettajille. Osaamisvaatimuksia on paljon, niin opiskelijalle kuin opettajalle. Moni opettaja totesikin kaipaavansa ja tarvitsevansa lisäkoulutusta aiheeseen. Aineistonhallinnan teemat ja sisällöt ovat laajoja, uusia asioita pitää omaksua ja osata soveltaa niitä käytäntöön, kuten GDPR ja tietosuoja-asiat ovat osoittaneet. Aineistonhallinnan opetukseen on myös käytettävissä vain rajallinen aika. Tällä hetkellä opettajille ei ole tarjolla heille suunnattua aineistonhallinnan koulutusta, jossa käytäisiin aineistonhallinnan opettamista läpi.

Työpajan keskeisenä tuotoksena voisi todeta, että aineistonhallintaa käsitellään tai sivutaan monessa kohtaa yliopisto-opintoja ja useiden tahojen toimesta, mutta se ei ole järjestelmällistä. Olisi tarve tehdä systemaattisempi katsaus ja työnjako aineistonhallinnan opetukseen; mitä sisällöt ovat, onko päällekkäisyyttä tai aukkoja, miten saadaan opetus kattamaan kaikki opiskelijat? Tästä on syytä avata yliopistotasoinen keskustelu. Aineistonhallinnan opetus ei ole yksin kenenkään vastuulla, ei kirjaston, eikä yksittäisen opettajan, vaan siihen tarvitaan joukko asiantuntijoita ja yhteistyötä, verkoston voimaa.

Kaikille opetus- ja ohjaustyötä tekeville pohdittavaksi: Miten sinä opetat aineistonhallintaa? Miten aineistonhallinnan asiat näkyvät työssäsi? Millaista koulutusta tai materiaalia kaipaat aineistonhallintaan? Kerro ajatuksiasi vastaamalla tähän kyselyyn. Vastuksista saadaan arvokasta tietoa aineistonhallinnan opetuksen kehittämiseen.


In English

In recent years, researchers have become well aware of the importance of and the requirements for research data management. Now it’s time to engage students in these matters as well. The national policies of Finnish universities and research community state that thesis supervisors have to be able to evaluate and comment on the research data management plans of the students. Data management courses should be included in the curriculum of graduate and post graduate studies (See Open research data and methods. National policy and executive plan by the higher education and research community for 2021-2025. Policy component 1: Open access to research data). Thus, new demands face students and teachers alike. This set the stage for a workshop for teachers organised by the Library. The workshop “How to support students in data management” was held in early June in two parts. In between the two sessions, the participants had time to reflect data management issues relevant to their students in their specific research field.

Training of research data management facing new demands

UEF Library has offered data management courses and support for researches for several years read more from Library’s web page although themes such as information retrieval and publishing issues have been at the front line. Post graduate students have been able to include a module on data management in their curriculum, and open research data is part of the course Basics of Open and Responsible Science. The coming fall, the Library will introduce a new course Basics of research data management 1 credit point. For graduate students, these issues are touched on in a course Syventävät informaatiotaidot. The material (in Finnish) for this course is openly available.

Research data management as a theme has emerged ever more strongly into the academic everyday work. The demands of know-how for managing research data concern not only researchers but students as well. The basic skills of data management are needed in working life even outside academic research.

Issues of data management are covered in a variety of ways in graduate studies depending on the department, the academic field, the type of data as well as the interest and the skills of the instructors. However, we no longer can just assume that the students will somehow learn basic data management skills. The thesis supervisors and instructors of graduate research methods face new demands. We need systematic teaching of data management and the competence objectives to be specified and recorded in the curriculum.

Points noted during the workshop

Some important points arose at the workshop concerning the guides and materials offered for data management. They are often targeted for researchers, tend to be rather long and contain a lot of new, complex terminology for students. Both the guides and other materials need to be rendered more student friendly. The terminology should be explained on a more general level, whereas practical examples can elucidate understanding of how different aspects of data management link to the various stages of the research process. It was also noted that the instructions offered currently are not easily found. Gathering the materials in a designated one place would help the researchers, teachers and students.

What is also required is deeper coverage of discipline- and data-specific information. The data collected and used tends to differ among the academic disciplines, which in turn determine partially which sections of research data management should be taught more thoroughly, and which topics may already have been covered during other courses, such as methods training. Another aspect varying among disciplines is, whether the students collect new data for their thesis or dissertation, or make use of existing data. It is also worth noting that some students complete their thesis or dissertation within a larger research project. In such cases, the issues concerning data management and data ownership are already resolved within the project. But whether students reuse existing data in their dissertation or not, it is important that every student learns the basic skills of research data management because such skills are also essential for working life. In addition, proficiency in data management is an integral part of methods skills and best scientific practices. It is therefore important to clarify the various terms and topics of data management during the early stage of studies.

The workshop also covered the draft versions of skill levels of data management for different target groups, including undergraduate students, graduates, and their tutors. These learning goals have been drafted in national collaboration. The learning goals yielded valuable comments from the teachers and evoked mixed feelings; although it is important to determine the desired proficiencies collaboratively, this also sets heavy requirements for the teachers. There are several learning requirements for both the students and the teachers. Many of the teachers participating in the workshop expressed their hopes and needs for more training on the topic. The themes and contents of data management are expansive, necessitating the ability to adopt new concepts and to apply them in practice, as in the case of sensitive data and GDPR. The time that can be allocated to teaching data management tends to be limited. Currently, a training package aimed for teachers on how to teach data management to students is lacking.

Among the central conclusions of the workshop, it could be stated that research data management is covered to some extent, or is touched upon, at several stages of university studies and potentially by several different teachers, yet this type of arrangement is not very structured. There is a clear need for a systematic review of teaching data management, and to discuss how to best organise the work; what are the contents, are there gaps or redundancies among various courses and modules, how to cover each student with the teaching? There is a call for opening a university-level discussion, because teaching data management is not the sole responsibility of a single unit, such as the library, nor a single teacher either. Rather, what is required is the collaborative power in the form of a network of experts, each contributing their strengths.

Anne Karhapää, tietoasiantuntija | Information specialist
Manna Satama, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Niina Nurmi, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Tutkimuksen tuki | Research support
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Jaa tämä / Share this
Share

Datatuen kehittämishanke kesän kynnyksellä | Data support project on the verge of summer

(Please, scroll down to read in English)

Tiivis kevät on takana. Nyt on hyvä hetki koota tähän asti karttunutta tietoa ja ymmärrystä UEFin tutkimusdatatuen kehittämisestä ja itsellekin muistutella, mitä kaikkea on jo keretty tekemään ja mitä on edessä.

Vaikka fyysisesti olemme enemmän tai vähemmän jämähtäneet etätyöpisteisiimme, virtuaalisesti olemme liikkuneet ahkerasti yliopiston kampuksilla osastoilta ja laitoksilta toisiin ja tutustuneet aikamoiseen asiantuntijajoukkoon. Nimet ja usein myös naamat alkavat olla etenkin kirjastolla tuttuja. Eri asia on, miten hyvin nimet ja naamat sitten yhdistyvät, kun syksyn tullessa siirrytään fyysisestikin Careliaan.

Tiivistimme edellisessä blogitekstissämme hankkeen tavoitteeksi kehittää perusta toimivalle, moniammattilaista osaamista tarvitsevalle ja hyödyntävälle tutkijalähtöiselle datatuelle. Totesimme myös, että hankkeen aikana uudelleen muotoillut datatuen palvelut käynnistetään, niitä testataan ja niistä viestitään. Tavoitteet ovat pysyneet samoina, ja niiden tärkeys on muutaman kuukauden aikana vain vahvistunut. Samalla on todettava, että vaikka tavoite on selkeästi ilmaistu ja ytimekäs, sen vaativuus on tullut selvääkin selvemmäksi.

Kokouksia ja webinaareja

Arjen työvälineet lukuisine tietokanavineen eivät enää aiheuta kovin suurta hämmennystä. Teams ja vähintäänkin oman hankkeen kansiorakenne on siis alkanut tuntua tutulta ja Heimosta osaa jo kaivaa yhtä ja toista tärkeää tietoa. Erityiskiitos kuuluu myös avointa toimintakulttuuria hienosti kunnioittaville kirjaston verkkosivuille. Ne palvelevat sekä henkilökuntaa että UEFin ulkopuolisia.

Hankkeen ohjausryhmä on kokoontunut säännöllisesti kuukausittain ja laajempi datatuen verkosto sekin kerran kuussa. Välillä on jo kerennyt tulla ihmetys, joko nyt taas kokouskutsua ja asialistaa olisi laitettava menemään. Tiivis kokoustaminen on kuitenkin pitänyt meidät itsemmekin hyvin ajan tasalla, mitä on tullut tehtyä ja mihin seuraavaksi pitäisi katse kiinnittää.

Suunnittelijan tehtävänkuva on avannut mahdollisuuksia osallistua henkilöstökoulutukseen ja vilkkaana käyvään keskusteluun tutkimusaineistojen hallinnan ympärillä. Olemme käyneet virtuaalisesti esimerkiksi Kansalliskirjaston, Tietoarkiston, CSC:n ja TSV:n järjestämissä tilaisuuksissa ja perehtyneet aineistojen kuvailun, vastuullisen tieteen, aineistojen uudelleenkäytön ja tieteenalakohtaisten data-asiantuntijoiden työnkuvan kysymyksiin.

Haastatteluja ja työpajoja

UEFin eri yksiköihin kuuluvien ja eri tieteenaloja edustavien henkilöiden haastattelut ovat olleet äärettömän mielenkiintoisia. Parikymmentä tapaamista takanamme voimme sanoa, että olemme saaneet monipuolisen kattauksen tutkimuksen, opetuksen ja hallinnon tutkimusdata-asioiden arkeen. Pakollinen etätyö on luultavasti madaltanut kynnystä haastattelujen järjestämiseen, sillä niihin käytettävä aika on ollut suhteellisen helppo sovittaa töiden lomaan eikä haastateltavien ole tarvinnut valmistautua tapaamisiin ennakolta. Pääsääntöisesti kaikki, joita olemme kysyneet haastateltaviksi, ovat siihen suostuneet ja tapaamisissa on ollut myönteinen ja kiinnostunut vire. Suuret kiitokset tätäkin kautta!

Kevään aikana hankkeen painopiste on ollut datatuen verkoston toimijoissa. Työpajoissa on pohdittu toimijoiden rooleja ja hallinnollisten yksiköiden tehtäviä ja toimintatapoja, jotka liittyvät tutkimusaineistojen hallintaan tutkimuksen eri vaiheissa. Keskustelua on käyty datatuen palvelun näkökulmasta esimerkiksi tutkimusdatan omistajuuden määrittymisestä ja omistajuudesta seuraavista vastuista. Aineiston säilyttäminen tutkimuksen aikana ja sen jälkeen, sekä tähän liittyvä arvonmäärittely, ovat myös herättäneet keskustelua. Aiheet ovat kummunneet datatuen palveluihin tulleista tutkijoiden, ohjaajien ja joskus myös opiskelijoiden kysymyksistä. Työpajat ovat osoittaneet, että datatuen palveluissa tarvitaan yhteisen toiminnan hiomista edelleen ja entistä selkeämpää koordinaatiota. Vaihtelevat palvelupyynnöt määrittävät osaltaan, keiden asiantuntemusta missäkin tapauksessa tarvitaan.

Kevään haastattelukierros valotti datatuessa työskentelevien näkökulmaa. Datatuen tehtävien osuus vaihtelee suuresti työnkuvasta toiseen. Osuudesta riippumatta kunkin erityisosaaminen on välttämätöntä, jotta saadaan tuotettua kattava, vaatimukset täyttävä ja käyttäjien tarpeita vastaava tukipalvelu. Syksyllä mietitään tutkijoiden kanssa, miten heidän aineistonhallinnan osaamistaan saadaan mukaan tukipalveluista tuottavaan verkostoon entistä enemmän. Olemme jo hieman pohjustaneet syksyn toimintaa haastattelemalla eri tiedekuntien ja tieteenalojen tutkimus- ja opetushenkilökuntaa. Osalle kirjaston rooli datatuessa ja aineistonhallinnan kysymyksissä ei ole ennen haastattelua ollut tiedossa. Haastattelut ovat siten toimineet jo itsessään datatuen viestinnän välineenä, vaikkakin satunnaisesti ja pienimuotoisesti. Tutkimusaineistojen hallinnan tukipalveluja ei ylipäätään löydetä kovin helposti – ”Heimosta ei löydy” ja “Tieto hukkuu Yammeriin” -lauseet kaikuivat keskusteluissa. Monet viittasivat myös tutkimusaineistojen hallinnan vaikeisiin käsitteisiin ja hankaliin ohjeistuksiin. Kaivataan selkokielisyyttä, termien avaamista ja yhtä selkeää paikkaa, josta tutkijat löytävät ohjeet kattavasti.

Katse lukukauden vaihtumiseen

Haastattelut, työpajat, kokoukset ja tapaamiset ovat kirkastaneet muutamia asioita. Koordinoivalle työlle on entistäkin suurempi tarve. Tämä työ tulee lisääntymään lähivuosina, mihin vaikuttaa hankkeen tavoitteisiinkin kuuluva tiedekuntien ja laitosten kytkeminen vahvemmin mukaan datatuen palveluverkostoon. Tutkimuksen ytimessä syntyvä tieteenala- ja aineistokohtainen osaaminen kasvattaa yhteistä ymmärrystä datatuen tarpeista ja ratkaisuista puolin ja toisin. Syksyllä pääsemme
tähän teemaan käsiksi toden teolla.

Kevään aikana saimme kuulla, että kirjaston johdossa tapahtuu iso muutos Jarmo Saartin lähtiessä eläkkeelle. Meille hankesuunnittelijoille tämä tuli pienoisena järkytyksenä, sillä aloitimme projektissa Jarmon vetämän ohjausryhmän suojissa. Nyt olemme toipuneet järkytyksestä. Kiitämme Jarmoa lämpimästi näistä yhteisistä kuukausista ja toivotamme yhtä lämpimästi kirjaston uuden johtajan, Ari Muhosen, mukaan jännittävälle hankematkalle.

The spring term was busy and tightly scheduled for us in the research data support project. We have learnt a lot and gained understanding of data support and its development at the UEF. Now is a good time to look back on what we have achieved and what lies ahead.

Although we’ve been stuck more or less at our remote desks, we’ve moved around virtually at the university campuses and departments and got to know quite a lot of experts of different fields. Names and faces at the library are already rather familiar. But let’s see how we manage to connect them when returning to Carelia after the summer.

In our first blog, the goal of the project was condensed into developing the foundations for a functional, researcher-friendly data support service which relies on, and takes advantage of, multiprofessional competence. We also stated that during the project the newly designed data support services will be initiated and tested, and they will be communicated effectively. These goals remain and all the more their importance has strengthened during these past months. At the same time, the degree of complexity of the aim – no matter how concisely and clearly put – has become crystal clear.

Meetings and webinars

The daily working tools, with numerous information channels and platforms, no longer cause too much confusion. Teams and the file structure of at least our own project is rather familiar, and we manage to dig information out from Heimo. A special mention goes to the UEF library home pages, which foster the culture of open access. These pages serve both the personnel of UEF and the external users and visitors.

The project steering group holds monthly meetings. Similarly, the network of stakeholders working in the background to provide services and know-how to data support gathers regularly during monthly meetings. Sometimes the meeting schedule takes us by surprise: “Is it already time to prepare agendas and other documents needed?” The tight schedule has, however, kept us on track of what we have accomplished and what to do next.

Our working position as project planners has opened possibilities to attend personnel training and engage in the intensive and diverse discussions on research data management. We’ve attended webinars organized by, for example, National Library, Finnish Social Science Data Archive, CSC and Finnish Federation of Learned Societies, covering topics ranging from documentation and metadata to research integrity, re-use of research data and the job requirements of data specialists.

Interviews and workshops

Conducting interviews with people who belong to different units of UEF, and represent different academic disciplines, has been very interesting. Having completed 20 virtual meetings, we have garnered a versatile set of viewpoints into the everyday matters of research, teaching and managing research data. The enforced remote work-mode has most likely lowered the threshold to arrange interviews, because the time allocated for them has been relatively easy to fit among other tasks. Moreover, the interviewees were not asked to prepare in advance for the meetings. Notwithstanding a few exceptions, everyone we have requested to interview have agreed and the meetings have had a positive and interested atmosphere. Many thanks (to our participants) via this blog, too!

During the spring, the project focus has been on the people working in the data support network. Operational roles and the tasks as well as best practices linked to research data management in relevant administrative units have been the central themes of workshops. Moreover, we structured the workshops with the aim to cover different stages of the research data lifecycle. The conversations, from the perspective of data support services, have revolved around themes such as defining the ownership of research data and the various responsibilities following data ownership. Storing data during, and after, research, including defining the value of data destined for long term storage, have also been points of conversation. The topics stem
from questions sent to data support services by researchers, tutors, and occasionally by students. The workshops have demonstrated the need for refining the processes of working together to find solutions, and clearer coordination of operations. A wide variety of service requests determines and provides context, whose expertise is needed at different stages and cases.

The round of interviews this spring has shed light on the perspectives of those who work in data support services. The proportion of work tasks relevant directly to research data management vary from specialist to specialist depending on the unit and role. Despite this variation, the expertise of each specialist is crucial for providing a comprehensive support service, which matches policy requirements and needs of its users.

This coming autumn, we will brainstorm with the researchers how to better integrate their expertise as part of the wider network of producing data support services. We have already done some groundwork for the themes of this fall by interviewing research and teaching personnel at different faculties and representing various academic disciplines. The role of the library as a provider of data support and a source of guidance in matters of research data management was not obvious or known to some of our interviewees. In this sense, the interviews also function to spread awareness of the data support services, even if on the grassroot level. The research data support services are not always found easily – “I could not find it in Heimo” and “The information gets lost in Yammer” were some of the comments expressed during the interviews. There were also references to difficult concepts and challenging guides. The need for clearly worded guidance and demystification of terms is obvious, along with a central place for all relevant information, where researchers can easily find and access it.

Setting the stage for the fall term

Interviews, workshops and meetings have made some things crystal clear. The need for coordination is ever greater. This will grow in the near future and is tightly connected with the aim of getting the faculties and departments involved even more in the network of data support services. The know-how of managing research data accumulates during the research process and is shaped by discipline specific challenges. This knowledge boosts the shared understanding of the needs and solutions of data support and serves thus both ways. In the fall term, we’ll deal with this theme more properly.

During the spring we heard of a major change in the management of the library as Jarmo Saarti retires. This came as a bit of a shock to us, the project planners, as our work had started under the steering group lead by him. Now we’ve somewhat got over the news. We thank Jarmo warmly for these past months working together, and welcome the new director of the library, Ari Muhonen, equally warmly to the exciting project journey!

 

Manna Satama, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Niina Nurmi, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Tutkimuksen tuki | Research support
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Jaa tämä / Share this
Share

Tukipalvelut aineistonhallintasuunnitelmiin | Support services for DMP

(Please, scroll down to read in English.)

Itä-Suomen yliopiston kirjasto tarjoaa tutkimusaineistojen hallintaan tietoa ja tukea koulutuksissa sekä aineistonhallintasuunnitelmien (DMP) kommentointipalveluna. Kirjaston tutkimuksen tuen data-asiantuntijat kommentoivat pyynnöstä tutkimusta varten tehtyjä aineistonhallintasuunnitelmia. Tukipalvelu toimii palveluosoitteen opendata[at]uef kautta. Palvelu on keskitetty erityisesti tukemaan rahoitusta hakevia tutkijoita, mutta palvelee kaikkia aineistonhallintaa suunnittelevia tutkijoita. Vuoden suurin kommentointiurakka oli syyskuussa Suomen Akatemian hakujen yhteydessä, tässä yhteenvetoa kokemuksista ja tutkijoilta kerätystä palautteesta.

Kommentoitavia suunnitelmia tuli lähes kaksinkertainen määrä edellisen vuoden syksyyn verrattuna. Silti vasta osa Suomen Akatemialta rahoitusta hakevista hyödyntää kommentointipalvelua. Lisätiedotusta palvelusta tarvitaan varmasti vielä. Tutkijat lähettivät kommentointipyynnöt ajoissa, ensimmäiset kommentoitavat aineistonhallintasuunnitelmat tulivat jo elokuun puolivälissä, mikä oli erittäin hyvä; palvelu ei ruuhkautunut ja pystyimme vastaamaan nopeasti kysymyksiin. Tänä syksynä kirjastossa aineistonhallintasuunnitelmia kommentoitiin kahden henkilön voimin, muun työn ohessa. Palvelua toteuttava porukka voi vaihdella työtilanteesta ja resurssista riippuen, joten siksi on tärkeää käyttää kommentointipyyntöihin ja kysymyksiin palveluosoitetta, etteivät viestit jää kenenkään henkilökohtaiseen sähköpostiin, vaan ne tavoittavat oikeat henkilöt.

DMP tuki- ja kommentointityö on todella mielenkiintoista, aina tulee uutta opittavaa eteen. Tänäkin syksynä saimme pohtia esimerkiksi geenidatan, luunäytteiden, haastattelujen, historiallisten tekstien ja MRI-datan hallintaa. Tieteenalojen ja eri tyyppisten tutkimusaineistojen kirjo on valtava, ja me voimme tietenkin antaa tukea vain yleisellä tasolla aineistonhallintaan, vaikka parhaamme mukaan huomioimmekin aina kyseisen aineiston erityisvaatimukset. Kommentoimme esimerkiksi sitä, onko suunnitelmassa vastattu kaikkiin olennaisiin kysymyksiin datanhallinnasta, muistutamme tarvittaessa esimerkiksi siitä, että data tai vähintään metadata eli kuvaileva tieto tutkimusaineistosta tulee avata (edellytys ainakin Suomen Akatemian hauissa), autamme ymmärtämään mitä metadata on, miksi on tärkeää dokumentoida dataa ja muistutamme siitä, että datan varmuuskopioinnista tulee huolehtia. Nämä ovat tärkeitä ennen kaikkea tutkijan työn sujuvuuden takia.

Keräsimme kirjaston DMP kommentointipalvelusta palautetta syksyn rahoitushaun päätyttyä. Palautekyselyn perusteella palvelun käyttäjät olivat hyvin tyytyväisiä palveluun; palvelu sai keskiarvosanaksi 4,6 (asteikko 5 paras – 1 huonoin).  Vastaajat kokivat saaneensa varmuutta oman aineistonhallintasuunnitelman suhteen, sekä uutta tietoa tai näkökulmia aineistonhallintaan. Suunnitelmaan laitettavia valmiita tekstejä toivottiin, mutta niitä on mahdotonta kenenkään muun kuin aineistonsa tuntevan tutkijan kirjoittaa. Sen sijaan tutkijaa aineistonhallinnan suunnittelussa tukevia ohjeita ja materiaalia kehitetään edelleen saadun palautteen perusteella.

Aineistonhallintasuunnitelmien yhteydessä kannattaa huomioida, että siinä vaiheessa, kun rahoitushaku on käynnissä, aika on rajallinen ja tutkijalla on paljon muutakin valmisteltavaa. Eli aineistonhallintaan kannattaa kouluttautua etukäteen, ja niitä oppeja voi hyödyntää sitten kun oman suunnitelman kirjoittaminen on ajankohtaista. Kirjaston tutkimuksen tuen verkkosivuilta löytyy tietoa aineistonhallintaan. Kirjasto toteuttaa yhteistyössä tietotekniikkapalvelun kanssa keväisin ja syksyisin aineistonhallintaan koulutuksia ja työpajoja, joissa tarjotaan perustietoa ja tuetaan rahoitusta hakevia tutkijoita oman suunnitelman tekemisessä. Myös jatko-opiskelijat ja muut aiheesta kiinnostuneet ovat tervetulleita koulutuksiin ja työpajoihin. Jatko-opiskelijoille tarjoamme datanhallinnan opetusta myös tohtorikoulun valinnaisella opintojaksolla. Tutkimusaineistojen avaamiseen kirjasto toteuttaa koulutusta vähintään kerran vuodessa lyhyenä verkkokoulutuksena. Tulemme mielellämme pitämään koulutusta myös vaikka laitokselle tai muulle pienemmälle ryhmälle, jolloin voimme yhdessä syventyä aineistohallintasuunnitelman tekemiseen tai miten tutkimusaineistoja voidaan avata. Kirjaston koulutukset tarjottimella.

DMP kommentointipalvelun palautekyselyn tuloksia | Results from the feedback about DMP commenting service

The University of Eastern Finland Library provides information and support for research data management in trainings and by offering the data management plan (DMP) review service. The Library’s research data experts provide comment on data management plans made for research on request. The support service uses the service email opendata[at]uef. The support service is especially intended to support researchers who apply for research funding, but it likewise serves all researchers planning data management. The largest commenting task of the year involved the Academy of Finland’s applications in September; here is a summary of the experiences and feedback from researchers.

The number of plans that were sent for review almost doubled from the previous year. Nonetheless, only some of the researchers who applied for funding from the Academy of Finland submitted their DMPs for review. More information about the service is definitely needed. The researchers sent their review requests on time; the first DMPs were sent already in mid-August. This was very good for the staff, as the service was not congested during this period and we could respond quickly to the requests. This autumn, two people from the Library reviewed the DMPs in addition to their other work tasks. As the service team can vary depending on the work situation and available resources, it’s vital to use a service address for review requests and questions so that the messages are not left in anyone’s personal email but reach the right people instead.

DMP support work is very interesting because there is always something to learn. This autumn, we helped in planning the management of gene data, bone samples, interviews, historical texts and MRI data. As there are a wide range of disciplines and different types of research data, we can naturally only provide support at a general level for data management, though we always do our best to consider the specific requirements of each data type. We comment, for example, on whether the plan covers all the relevant questions about data management, remind the researchers that data or at least metadata, i.e. the descriptive information about research data, should be opened (which is a requirement at least for Academy of Finland funding) and that it is important to back up data. Above all, these are important aspects for the researcher’s work.

We collected feedback from the Library’s DMP review service after the autumn funding call. According to the feedback survey, the service users were very satisfied with the service; the service received an average score of 4.6 (scale: 5 best – 1 worst). The respondents felt that they gained confidence about their own data management plan, as well as new knowledge or perspectives on data management. The ready-made texts to be included in the plan were desired, but it is impossible for anyone other than the researcher who knows their data to write the texts to the DMP. Instead, the guidance and material supporting the researcher in writing the DMP will be further developed based on the feedback received.

With regard to data management plans, it is worth noting that time is limited and the researcher has much to prepare when applying for funding. Therefore it is a good idea to participate in data management training in advance, and these lessons can be applied when writing your own plan. The Library’s Research Support website provides information on data management. In the spring and autumn, the Library, in cooperation with the IT service, provides training and workshops on data management, offering basic information and support for researchers who are writing DMPs for funding applications. Doctoral students and others interested in the subject are also welcome to training and workshops. For doctoral students, we also offer data management education as an optional course. The Library provides training about open research data at least once a year in the form of a short online training session. We are also happy to provide training for the departments or other smaller groups about data management plans or opening research data. Full details about the Library’s training are provided on a menu.

Anne Karhapää, tietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Jaa tämä / Share this
Share

Ajankohtaista tutkimusdatan hallinnasta ja avaamisesta | Current issues in research data management and sharing

(Please, scroll down to read in English.)

UEFin kirjasto ja tietotekniikkapalvelut järjestivät Tutkimusdatan hallinta ja avaaminen –seminaarin Kuopion kampuksella 4.10.2018 . Päivän ohjelmassa kuultiin UEFin omien tutkimusdatapalvelujen esittelyä, kansallisten palvelujen esittelyä ja tutkijoiden puheenvuoroja.

UEF tietotekniikkapalvelut tarjoaa tutkijoille tutkimuksen IT-palveluja yhteistyössä CSC Tieteen tietotekniikan keskuksen kanssa. Palveluihin kuuluu muun muassa tutkimuksen aikainen datan säilytys. Datan säilytyspalvelu kannattaa valita sen mukaan millaisen suojaustason aineistosta on kysymys. Suojaustasojen tarkemmat kuvaukset löytyvät Heimosta (vain UEFilaisille). Pääasialliset tallennuspaikat ovat Microsoft O365-ympäristön OneDrive for Business sekä ryhmille tarkoitetut Teams-työtilat. Korkean suojaustason aineistot voi tallentaa tutkimuksen levytilaan yliopiston oman konesalin uumeniin. Lisätietoa on saatavilla Heimosta. Tutkimuksen IT-palveluita voi tilata asiointipalvelusta Tutkimuksen palvelut -otsikon alta ja koulutuksia järjestetään pyynnöstä tarpeen mukaan.

Kirjasto tarjoaa monipuolisesti tutkimukseen tukea. Tutkimusdatanhallinnan suunnitteluun ja toteutukseen löytyy kattavasti tietoa kirjaston tutkimuksen tuen verkkosivuilta. Tutkimusdatan avaamiseen löytyy tietoa Open UEF -sivustolta. Tutkimusdatanhallintaan liittyviä kysymyksiä voi lähettää opendata(at)uef.fi osoitteeseen, johon tutkija voi myös lähettää oman aineistonhallintasuunnitelman kommentoitavaksi. Kirjaston UEF eRepo palvelu kokoaa yhteen metatietoja Itä-Suomen yliopiston tutkijoiden tuottamasta tutkimusdatasta. Kirjasto tarjoaa myös koulutuksia, esimerkiksi aineistonhallintatyöpajoja lukuvuosittain molemmilla kampuksilla ja verkossa.

Tietosuojalaki on tuonut täsmennyksiä myös tutkimusaineistojen käsittelyyn. Tietosuojavastaava Helena Eronen kertoi tietosuojan huomioimisesta henkilötietoja sisältävän tutkimusaineiston käsittelyssä. UEF ohjeita aiheeseen koostetaan tietosuoja -sivustolle.

Päivän tärkeintä antia olivat tutkijoiden ja opettajien puheenvuorot. Apulaisprofessori Tomi Kinnunen tietojenkäsittelytieteen laitokselta kertoi tutkijan näkökulmaa tutkimusdatan avaamiseen. Viesti oli selvä, tutkimusdatan avaaminen edistää sekä tiedettä että tutkijan työtä ja uraa, mutta tällä hetkellä avaamiseen liittyvät käytännöt ovat tutkijoille liian hankalia ja työllistäviä. Tarvitaan selkeät ohjeet ja käytännöt. Tomi totesi tutkijoille, että olkaa aktiivisia ja pitäkää ääntä tutkimusdatastanne. Yliopistonlehtori Marja Alastalo yhteiskuntatieteiden laitokselta kertoi omassa esityksessään avattujen aineistojen käytöstä opetuksessa ja oppimisessa, ja totesi myös, että usein aineistojen avaaminen on tutkijalle hankalaa. Aineistojen avaaminen jatkokäyttöön vaatii resursseja eli aikaa, rahaa ja osaamista. Monien paljon käsittelyä, kuten anonymisointia vaativien aineistojen kohdalla resursseja ei ole tällä hetkellä riittävästi. Avattujen tutkimusaineistojen käytöllä opetuksessa on monia hyötyjä; se mahdollistaa opiskelijoille tuntuman oikeaan tutkimukseen ja keskittymisen analyysimenetelmien harjoitteluun. Avatut aineistot siis edistävät paitsi tutkimusta, myös oppimista.

Professori Markku Keinänen ympäristö- ja biotieteiden laitokselta esitteli Sm4rtLab-virtuaalilaboratoriokonseptin soveltamista kasvien automatisoitua kasvatusta ja monitorointia hyödyntävässä oppimisympäristössä. Sm4rtLab-konseptia ja siihen liittyviä IoT (Internet of Things) -palveluja voidaan hyödyntää mielikuvituksellisen monipuolisesti osana opetusta ja tutkimusta.

Tietoarkisto ja CSC tarjoavat kansallisesti palveluja tutkimusdatan avaamiseen ja hallintaan. Hannele Keckman-Koivuniemi esitteli Tietoarkiston palveluja. Aineistoportaali Aila arkistoi ja tarjoaa jatkokäyttöön tutkimusaineistoja. Tietoarkisto tarjoaa palvelua ja laadukasta materiaalia tutkimusaineistojen hallintaan, kuten aineistonhallintakäsikirjan. Anssi Kainulainen kertoi seminaarissa CSC:n tutkimusdatapalveluista. Fairdata-palvelut ovat yliopiston tutkijoille käytettävissä olevia palveluja tutkimusdatan säilytykseen, kuvailuun ja hakemiseen. Jussi Enkovaara kertoi CSC:n tieteellisen laskennan palveluista.

Useilla rintamilla tehdään työtä avoimen tieteen ja avoimen tutkimusdatan edistämiseksi, niin yliopistotason työryhmissä, kuin kansallisissa ja kansainvälisissä yhteistyöryhmissä. Seminaaripäivän esitykset ja syntynyt keskustelu olivat hyvä katsaus tämän hetken tilanteeseen, ja työhön jota on vielä tehtävänä.

In English

UEF Library and IT services arranged a Research data management and sharing seminar at Kuopio campus 4.10.2018. The program included presentations about UEF research data services, national services and views from researchers.

UEF IT services provide IT services for researchers together with CSC. Services include among others data storing during the research. The content of the data and the protection level it requires determines where it can be stored. More information in Heimo (only for UEFians).  The main storage services are Microsoft O365 OneDrive for Business and for groups Teams. High protection level data can be stored to university’s own server. More information in Heimo. Research IT services can be ordered in UEF e-Services and training is arranged on request.

Library offers widely research support services. Research support web pages offer information for research data management.  Open UEF web pages give information about sharing the research data. Questions about research data management can be sent  to opendata(at)uef.fi. Researchers can also sent data management plans for commentry. UEF eRepo gathers the metadata of the research data from the researchers of the University of Eastern Finland. Library also offers training.

The experiences from researchers and teachers were the most important offering of the seminar. Tomi Voutilainen and Marja Alastalo shared their experiences of data sharing and reusing the research data for research and teaching. Open research data advances science and researcher’s work and career. Also using open research data in teaching has several benefits as the students get to work with real research data. However, opening the data is often difficult because there are no straightforward guidelines and practices. It also requires resources: time, money, and expertise.

Markku Keinänen introduced how Sm4rtLab virtual laboratory concept can be used in creative ways in teaching and research.

Data Protection Officer Helena Eronen talked about data protection in scientific research. UEF guidelines can be found here.

The Finnish Social Science Data Archive (FSD)  and CSC Faidata services offer national services for research data management and sharing. CSC also offers computing services.

The presentations and conversations in seminar were a good overview on open science and open data, and to the work we still need to do to promote open data.

Anne Karhapää, tietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Jaa tämä / Share this
Share

Tutkimusjulkaisutiedot talteen meillä ja muualla | Saving research publication data at home and away

(Please, scroll down to read in English.)

Yliopistojen tutkimustoiminta ja siitä syntyvät julkaisut ovat keskeinen osa yliopistojen toimintaa ja muodostavat 13 prosenttia niiden rahoituksesta. Julkaisutiedot kerätään yliopistoissa ja korkeakouluissa vuosittain, sillä ne raportoidaan eteenpäin opetus- ja kulttuuriministeriölle. Julkaisujen erityisasiantuntijuus kirjastoissa tarjoaa hyvän lähtökohdan opastaa ja neuvoa tutkijoita sekä tallentaa ja tarkistaa julkaisutiedot oikeaan, raportoinnissa vaadittavaan muotoon.

Vierailimme maaliskuussa 2018 Tampereen yliopiston kirjastossa, jossa paikalla oli myös TTY:n edustaja, sekä Turun yliopiston ja Åbo Akademin kirjastoissa. Vierailuilla keskustelimme yhdessä muiden kirjaston edustajien kanssa julkaisutiedonkeruusta ja –raportoinnista. Selvisi, että työn tekemisen tavat vaihtelevat jonkin verran eri toimijoiden kesken, mutta kohdatut ongelmat ovat samankaltaisia.

Kirjastot keräävät tietoa tutkimusjulkaisuista muun muassa tuomalla viitteitä tutkimustietojärjestelmiin säännöllisin väliajoin sekä kansainvälisistä (esim. Web of Science, Scopus, PubMed) että kotimaisista (esim. Medic, Arto) viitetietokannoista. Näin saadaan tallennettua merkittävä osa erityisesti luonnontieteen julkaisuista. Humanistisilla aloilla tieto taas saadaan useammin kirjastojen luomilla palvelulomakkeilla tai tutkijoiden suorilla tallennuksilla. Tiedot tallennetaan julkaisutietojärjestelmiin, joita yliopistoilla on erilaisia. Tampereen yliopisto ja Itä-Suomen yliopisto tallentavat julkaisutietonsa SoleCRISiin, kun taas Tampereen teknillinen yliopisto käyttää Purea ja Turun yliopisto ja Åbo Akademi Converista. Järjestelmien tietosisältö vaihtelee eri toimijoittain – toisissa yliopistoissa tallennetaan myös henkilökunnan asiantuntijatehtäviä ja laajempia tietoja hankkeista tai käytetään järjestelmää itsessään julkaisuarkistona. Itä-Suomen yliopiston SoleCRIS-järjestelmä toimii raportoinnin tukena ja viitetietoarkistona.

Järjestelmien erilaisuudesta huolimatta kirjastoissa kohdataan kuitenkin samankaltaisia ongelmia: henkilöresurssien riittävyys ja kohdentaminen raportointi- ja rinnakkaistallennustehtäviin ja järjestelmän ylläpitoon, järjestelmän toimittajien käyttötuen hitaus ja järjestelmien päivittäminen muuttuviin vaatimuksiin (raportointi, tutkijoiden näkyvyys) sekä työn ruuhkautuminen vuodenvaihteessa raportoinnin alla. Yhteistä kaikille on myös se, ettei julkaisujen raportointi ministeriölle onnistu suoraan mistään tutkimustietojärjestelmästä, vaan kaikissa näissä yliopistoissa raportointi tehdään yliopiston oman tietovaraston avulla. Usein myös johto seuraa julkaisumääriä nimenomaan tietovarastoon perustuvan johdon raportointijärjestelmän avulla. Samaa julkaisutietojärjestelmää käyttävillä kirjastoilla on myös eritasoista yhteistyötä keskenään esimerkiksi uusien ominaisuuksien käyttöön saamiseksi.

Yliopistokirjastoilla on myös erilaisia tapoja saada tutkimustietoja tutkijoilta itseltään. Esimerkiksi Tampereen yliopistossa heitä lähestytään neljä kertaa vuodessa sähköpostitse, ja TTY:ssa tutkijat tallentavat itse ne julkaisut, joita ei löydy importointitietokannoista. Itä-Suomen yliopisto kehottaa SoleCRIS-yhteyshenkilöiden kautta tutkijoita pitkin vuotta käyttämään kirjaston tarjoamaa palvelulomaketta, ja erityisesti nämä muistutusviestit painottuvat loppuvuoteen. Lomakkeen avulla julkaisutiedot voi ilmoittaa minimitiedoin kirjastossa tallennettavaksi ja samalla pyytää kirjastoa rinnakkaistallentamaan julkaisun yliopiston eRepo-julkaisuarkistoon. Tavat ovat erilaisia, mutta kaikissa tutustumiskohteina olleissa yliopistokirjastoissa kirjaston rooli julkaisutiedonkeruussa on merkittävä. Henkilöresurssit kuitenkin vaihtelevat. Itä-Suomen yliopistossa CRIS-tallentajia on kuusi, joista vain yksi tällä hetkellä tallentaa rinnakkaistallenteita julkaisuarkistoon. Turussa henkilöitä on tuplasti enemmän, ja kaikki myös tuovat tietoja tietokannoista sekä rinnakkaistallentavat julkaisuja. Muut toimijat sijoittuvat tälle välille. Toki julkaisumäärätkin vaihtelevat melkoisesti (1600–5400). UEF sijoittuu tässä tarkastelussa hyvään keskiarvoon vuosittaisella noin 3400 julkaisullaan. Myös työnjaossa on eroja – toiset kirjastot tekevät tallennukset tiedekuntajaolla ja toiset julkaisutyypeittäin.

Kirjastojen lisäksi julkaisutiedonkeruuseen liittyy olennaisesti yliopiston hallinto ja it-palvelut sekä kansallisella tasolla tieteen tietotekniikan keskus CSC, joka siirtää omalla VIRTA-julkaisutietopalvelullaan tiedot kaikille näkyviksi valtakunnalliseen Juuli-julkaisutietoportaaliin. Tietojen oikeellisuus on tärkeää, ei ainoastaan raportointiteknisesti, vaan myös siksi, että esimerkiksi julkaisujen open access -prosentteja seurataan kansallisella tasolla nimenoman Juulin avulla.

Järjestelmät eivät ole muuttumattomia, ja vaihdoksiakin tapahtuu. Esimerkiksi Åbo Akademi selvittää parhaillaan mahdollista järjestelmänvaihdosta ja Tampereen tulevaisuus on erityisen kovassa murroksessa, kun kolme toimijaa yhdistyy Tampere3-yhteistyöhön. Tämä aiheuttaa väistämättä myös muutoksia tutkimustietojärjestelmään. Muualla muutoksia ei ole tällä hetkellä tulossa, joten Turun yliopisto ja Itä-Suomen yliopisto lähtevät kohti uutta raportointikautta entisillä järjestelmillään ja osittain myös viime vuodelta vakiintuneiden työnjakojen turvin.

Saving research publication data at home and away

Research activities and publications originating from the research are an essential part of the universities’ operations. In fact, publications form 13% of the university funding. The research publication data is collected annually at the universities because the data must be reported to the Ministry of Education and Culture.

In March 2018, we visited Tampere University Library where we also met a representative from Tampere University of Technology (TUT). In addition, on the same tour we paid a visit to Turku University Library and Åbo Akademi University Library. During our visits, we discussed the subject of collecting and reporting research publication data with representatives from the libraries. It became clear to us that the ways of doing the work vary to some degree with different organisations but the encountered problems are similar.
The libraries collect publication data to their systems. Tampere University and University of Eastern Finland save their publication data to SoleCRIS whereas TUT uses a system called Pure and Turku University and Åbo Akademi use a system called Converis. The content of the information saved into the systems varies with different organisations.

The libraries collect data on research publications, for example, by harvesting at regular intervals references to their research publication data systems from both international (e.g. Web of Science, Scopus, PubMed) and national (e.g. Medic, Arto) reference databases.

Despite the differences in the systems, the libraries are facing similar problems: insufficient human resources, as well as difficulties in allocating the human resources to the tasks of reporting, self-archiving and system maintenance. In addition, slowness of the helpdesk services provided by the system suppliers and continuous need to update the systems to meet with the changing demands (reporting, visibility of researchers) cause problems as well as the fact that the workload is clustered around the turn of the year due to the upcoming annual reporting.

The university libraries also have different ways of getting the research publication data from the researchers. The University of Eastern Finland, with the help of the SoleCRIS contact persons, prompts researchers to use the service form provided by the library throughout the year– though the reminder emails are typically sent around the end of the year. With the form, you can report the publication data with minimum information to be saved to the system by the library and at the same time, you can request the library to self-archive the publication into the UEF eRepository. Even though the ways of doing things differ, in all of the universities that we visited the role of the library in collecting the publication data is significant. However, the human resources vary with different universities. At the University of Eastern Finland, we have six CRIS data entry operators of whom, at the moment, only one saves self-archived publications into the UEF eRepository. In Turku, they have twice as much workforce and all of them are involved in both harvesting information from databases and self-archiving publications. The human resources of the rest of the libraries we visited are within these parameters. Of course, also the number of publications varies considerably between these organisations (from 1600 to 5400). In this respect, the University of Eastern Finland ranks somewhere in the middle with about 3400 publications annually.

Besides the libraries, university administration and IT services as well as CSC – IT Center for Science, on a national level, play an inherent part in the collection of publication data. Data provided to CSC’s Virta Research Information Service is then harvested to the national Juuli publications portal where the data becomes visible for all.

Systems may change and sometimes one system is changed to another system altogether. Nevertheless, the University of Eastern Finland heads for the new reporting period with the same system as before and partly following the same division of duties established last year.

 

Mari Niemi, tietoasiantuntija | Information specialist
Taina Sahlman, tietopalveluneuvoja | Information services advisor  Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Käännös | Translation: Suvi Tolvanen

Jaa tämä / Share this
Share