“More group study rooms and a coffee machine, please!” International students’ wishes and library user experiences | ”Lisää ryhmätyöhuoneita ja kahvinkeitin, kiitos!” Kansainvälisten opiskelijoiden toiveet ja kirjaston käyttökokemukset

(Lopussa suomenkielinen tiivistelmä)

We at the library often consider whether we can serve all our customers in the best possible way. What kind of things do our international students value, for example? Since things are usually worked out best by asking, we decided to do so. In early spring in the library worked an UEF trainee, Gonzalo, who conducted a user survey for our international students. What kind of ideas and suggestions for development emerged from the survey?

57 students from different countries responded to the survey. The majority of respondents (37) studied in Joensuu, 20 in Kuopio. Many of the respondents have probably returned to their home countries already, but still: thank you very much for participating, every answer and comment is valuable!

Word cloud of the respondents' home countries: for example Italy, Germany, France, Iran, Spain, Pakistan, Turkey, Ireland, Kenya etc.
The students who responded to the survey were from all over the world.

We wanted to know, among other things, what students think about the library facilities, what they do in the library, where they find information about library services and have they encountered challenges or problems in using the library? Three points arose in particular from the responses to the survey:

  1. Students hope for more group study rooms
  2. Finding books on shelves is challenging
  3. Library facilities are functional and comfortable.

“More group study rooms. There are not a lot”

What do international students do and want to do in the library? Work at the computer, study together and borrow books – in the top of the three.

Answers to the question "What do you do in the library": work on the computer, group study work, borrow books, read books, relax, meet friends, other.
Answers to the question “What do you do in the library”.

Studying together and meeting friends at the library also came up in many responses. A wish for spaces where one could speak more freely often repeated: “More collaborative meeting areas where talking is allowed”, “A room to study but being able to talk without bothering others” and “More group work and to have more meeting areas to discuss”. This wish has certainly been identified throughout the university: students yearn for places where one can encounter other students and study together. At the same time, silence and working peace also emerged in the comments: “Have more group study places, and have people respect the silence more. Maybe marking out areas where people are allowed to talk would be a good way.” We at the library start working on a plan for better signposts and clearer spatial communication to ensure working peace for everyone. Adding new group study rooms, unfortunately, is currently almost impossible.

“Finding a book is challenging”

The biggest challenges in using the library involved finding books on the shelf – especially in Joensuu campus library. UEF Primo’s instructions were perceived as difficult and the placement of books on the shelf even illogical: “I would change the way books are classed on the shelves. Sometimes it’s the author’s name, sometimes the first letters of the book’s title, sometimes it’s by topic, sometimes it’s upstairs, sometimes it’s downstairs. Also the software that indicates where the books are is not always accurate. It is annoying to have to look for a long time to find the book I’m looking for.” We are trying to fix this problem as much as possible. Clearer shelf signage and possible changes to the database are already in the design.

“I love your study areas and couldn’t have managed through my first year in the university without the calmness of the library”

What beautiful feedback the library received from its premises! There were many answers to the question “what is your favorite place in the library”. The top three were comfortable chairs (especially those near the windows), group study rooms and all the places where you can relax. Someone even stated the following: “Most of the times I study in the library because it is more comfortable than my student home.” Of course, there is something to be developed: in addition to insufficient group study rooms, a coffee or a snack machine was wanted in the library: “It would be great if we had a place where we can get some coffee / water / snacks after the café is closed”. This is something we promise to ask the university about, because it would certainly serve the users of the library’s 24/7 facilities.

Nojatuoleja ja jalkalamppuja ikkunan luona Joensuun kampuskirjastossa. Comfy chairs and floor lamps close to the windows in Joensuu campus library.

Some other issues that were questioned: only 35% was aware, that there are information skills courses offered by the library available and only 20% had attended them. Those people thought that the course was very useful. We must step up the awareness about these courses, so that more people could gain them in the future. When asked about the channels where people get information about the library and its services, the library’s home page and UEF Primo seemed to be the most popular combination. Still, 20% had never used the library’s homepage. We are going to edit the homepages of both the library and UEF Primo to clarify their purpose – the library’s homepage tells comprehensively about the services, while UEF Primo is one, although the most important, of those services.

We at the Library warmly thank everyone who responded to the survey, and encourage you all to give feedback and wishes in the future. Without you students, the library is just an empty space!

Lyhyesti suomeksi

Kirjasto toteutti kevättalvella 2022 kyselyn palveluistaan kansainvälisille opiskelijoille. Kyselyyn saatiin 57 vastausta eri maiden kansalaisilta. Kyselyn avulla kartoitettiin mm. kirjaston tilojen käyttöä, toiveita, mahdollisia haasteita ja kirjaston palveluiden löytyvyyttä. Kyselyn avulla selvisi kolme pääkohtaa:

  1. Kansainväliset opiskelijat kaipaavat lisää ryhmätyötiloja.
  2. Kirjojen löytäminen hyllyistä tuntuu haastavalta (etenkin Joensuun kampuskirjastossa).
  3. Kirjaston tilat ovat toimivat ja viihtyisät.

Hyvien kehitysehdotusten ja kommenttien avulla kirjasto jatkaa palveluidensa kehittämistä. Ryhmätyötilojen lisääminen ei valitettavasti näillä näkymin onnistu, mutta toivottavasti saamme kehitettyä kirjastotilojen käyttöä ja kirjojen löytyvyyttä esimerkiksi erilaisin opastein. Kehitämme myös edelleen esimerkiksi UEF-Primon etusivua sekä kirjaston kotisivuja, jotta tieto erilaisista palveluista olisi helpommin löydettävissä.

Kirjasto ottaa mielellään vastaan palautetta ja kehitysehdotuksia kaikilta käyttäjiltään jatkossakin – ilman teitä opiskelijoita kirjasto olisi vain tyhjä tila!

Riitta Holopainen, information specialist | tietoasiantuntija
Laura Parikka, information specialist | tietoasiantuntija
Training and information services | Opetus- ja tietopalvelut

 

Monenmoista toimintaa monitoimitiloissa | Versatile activities in new multi-purpose facilities

(Please, scroll down to read in English.)

Viimein se tapahtui: Joensuun kampuskirjaston noin nelikymmenpäinen henkilökunta pääsi tänä syksynä uusiin työtiloihin. Uuden konservatorion rakentaminen kirjastorakennuksen kylkeen joudutti kirjastonkin työtilojen rakentamista. Samalla kun kaivurit jyräsivät vanhoja, tiiliseinäisiä työhuoneita nurin, pohdittiin uusia työtiloja ja niiden toimivuutta erilaisissa verkkotyöpajoissa yhdessä arkkitehtien ja suunnittelijoiden kanssa.

Tavoitteena oli luoda kirjaston henkilökunnan käyttöön monitoimitilat, joissa olisi tilaa niin yhdessä tekemiselle kuin keskittymistä vaativalle työllekin. Korona-aika ja sen mukanaan tuoma etätyö olivat tuoneet nopeita muutoksia myös työntekemisen tapaan: sitä olimme oppineet tekemään yhä enemmän verkossa ja kodin lisäksi erilaisissa väistötiloissa. Paluuta vanhaan ei enää ollut.

Kirjastotyöläinen vanhassa työhuoneessa. A library worker at an old office.
Vanhoista työtiloista ja -tavoista siirrytään uusiin vuoden loppuun mennessä. | Old offices and ways of working will be history by the end of the year.

Uusien työtilojen suunnittelu ei ollut kuitenkaan pelkkien fyysisten tilojen suunnittelua, vaan yhteiset monitoimitilat toivat mukanaan tarpeen myös yhteiselle työtilaetiketille. Jo suunnitteluvaiheessa putkahti monenlaisia kysymyksiä: Jos minulla ei ole enää omaa työhuonetta, minne voin aamulla mennä? Entä jos puheeni häiritsee muita; missä voin puhua puhelimessa, opettaa tai ohjata, osallistua webinaariin? Millainen varustelu työpisteillä on, mitä kuljetan mukanani? Miten varaan neuvotteluhuoneen?

Asioita ratkaisemaan perustettiin etikettityöryhmäksi ristitty joukko, joka koostui vapaaehtoisista Joensuun kampuskirjaston työntekijöistä. Haaste oli vastaanotettu.

Ryhmän tehtävänä oli laatia uusien työtilojen käyttöohjeet, jotka esiteltäisiin kirjaston henkilökunnalle loppuvuodesta 2021. Ryhmä kokoontui viikoittain kuukauden ajan. Tuona aikana henkilökunta alkoi jo ottaa käyttöön uudistettuja tiloja, ja akuuttejakin tarpeita heräsi. Esimerkiksi uusille kokoustiloille järjestettiin varausjärjestelmä jo ennen kuin ryhmä sai esityksensä valmiiksi. Etiketin suunnittelua siis helpotti se, että tilat olivat jo käytössä ja kokemuksia kertyi, eikä enää tarvinnut kuvitella asioita pelkästään paperilla. Lisäksi ryhmällä oli aloittaessaan käytössä aiemmin pidetystä tilasuunnittelutilaisuudesta koostetut henkilökunnan kommentit, joista se lähti keskustelemaan ja rakentamaan etikettiä. Tyhjästä ei tarvinnut nyhjäistä.

Tiloista paljastui myös puutteita: hyvin nopeasti kävi esimerkiksi ilmi, että henkilökunnan iloinen naurunremakka kantautuu kahvihuoneesta muihin tiloihin työntekoa haitaten. Sen sijaan, että kahvihuonekäyttäytymistä lähdettiin rajoittamaan, ehdotti ryhmä käytäville lisäovia ääniä vaimentamaan. Tällaisia jokapäiväisistä huomioista kumpuavia toiveita ja ideoita syntyi runsas määrä varsinaisen etiketin ohessa.

Ryhmän työn kannalta olikin tärkeää oivaltaa, ettei kaikkea tarvitse, saatikka voi, tehdä itse, vaan ryhmä voi välittää tehtäviä muillekin toimijoille. Näin ryhmä saattoi keskittyä varsinaiseen tehtäväänsä ajautumatta keskusteluissaan liian kiemuraisille sivuraiteille – kuten meinasi käydä, kun ryhmä ponnisteli tilojen varausjärjestelmien parissa. Onneksi senkin pallon saattoi heittää kirjaston Verkko- ja julkaisupalveluille. Toinen keskeinen ajatus oli etiketin pitäminen mahdollisimman kevyenä: aikuisten ihmisten työyhteisössä on syytä jättää tilaa maalaisjärjelle ja muistaa, että tuiki tavallisilla käytöstavoilla pärjää pitkälle.

Kolme kirjastotyöläistä Aineistola-neuvotteluhuoneessa. Three library workers in Aineistola meeting room.
Olli, Riitta ja Elli Aineistolassa. | Olli, Riitta and Elli in Aineistola meeting room.

Ei riittänyt, että yhteiset ohjeet jäisivät pelkäksi paperiksi bittiavaruuteen. Tehtävänannossa toivottiin henkilökunnalle työpajaa etiketistä, mutta ryhmä päätti varsin nopeasti, että sellaisia oli pidetty remonttivuosien aikana tiloista jo tarpeeksi. Läpikäynti haluttiin pitää keskustelevana tilaisuutena, aivan kuten ryhmäkin oli koostanut etikettiä keskustellen, kysellen ja näkökulmiaan perustellen.

Sopiva ajankohta löytyi lopulta erään marraskuisen torstaiaamun palaverista, johon osallistuneet olivat saaneet tutustua etikettiin kuluneen viikon verran ja mietiskellä omia havaintojaan. Paikalla oli enimmäkseen Joensuun kampuksen väkeä, sillä ensisijaisesti heitä ajatellen ohjeet oli laadittukin. Työtoverit toivat esille osuvia lisäyksiä ja saimme huomata, että oikeastaan kaikista keskeisistä linjanvedoista tuntui vallitsevan hyväksyvä yksimielisyys. Niinpä etikettityöryhmä sai työnsä päätökseen.

Laatimiseen käytetyistä tunneista huolimatta toimistoetiketti oli vain uuden arkemme lähtölaukaus, ei lukkoon lyöty lopputulos.

Keskustelutilaisuudessa sovittiin, että etiketin hienosäätö olisi jatkossa koko Joensuun henkilökunnan yhteinen asia ja tapahtuisi muita reittejä pitkin, jolloin itse ryhmäkin voitiin hyvillä mielin lakkauttaa. Moni meistä saattaakin nyt arvuutella: millaiselta työnteko ja yhteiselo uusissa monitoimitiloissa näyttää vaikkapa vuoden kuluttua? Ken tietää. Sen sijaan on varmaa, mitä asiakkaamme tämän kaiken keskellä edelleen näkevät: laadukkaita palveluja, joita tarjoaa monenkirjava ja työhönsä sitoutunut kirjastoammattilaisten joukko. On hyvä, että jotkut asiat eivät muutu.

Joensuun uusia kirjaston työtiloja nopeutettuna videona. Footage of the new staff facilities of the Joensuu campus library.
Maaginen mystinen kirjastokierros. | Magical mystery library tour.

Finally, it happened: The Joensuu Campus Library staff of around 40 was able to move into their new workspaces this autumn. The construction of the new conservatory of music on the side of the library building also sped up the construction of the new library facilities. While excavators were pulling down the old brick-walled offices, the new workspaces and their functionality were discussed in various online workshops together with architects and designers.

The objective was to provide the library staff with multi-purpose facilities with spaces for collaborative working as well as work that requires concentration. Remote working due to the coronavirus pandemic had already meant fast changes to the ways of working: More and more was done online and in different temporary spaces in addition to the home. There was no going back.

However, the planning of the new facilities did not simply entail designing physical spaces, as shared multi-purpose facilities created the need for a common workplace etiquette. Many questions arose already during the design phase: If I no longer have a dedicated office, where do I go in the mornings? What if my talking disturbs others: Where can I talk on the phone, offer teaching and guidance or take part in a webinar? How are the workstations equipped, what must I carry with me? How do I reserve a meeting room? The so-called etiquette working group, consisting of volunteers from the Joensuu Campus Library staff, was established in order to solve these issues. The challenge was accepted.

Ihmisiä syömässä pizzaa. People eating pizza.
Henkilökunta on ehtinyt viettää yhden perinteisen pitsapäivän uudessa taukotilassa. | The staff has had already one traditional pizza day in the new break room.

The group’s assignment was to draw up instructions on the use of the new facilities to be presented to the library staff in late 2021. The group met once a week for a month. During that time, the staff were beginning to adopt the renovated facilities, meaning that acute issues also needed to be dealt with. For example, a reservation system for the new meeting rooms was set up while the group was still working.

The etiquette work was facilitated by the fact that people were already using the facilities and gathering experiences, rather than simply envisioning things on paper. Furthermore, the group was able to use staff comments collected at an earlier facility planning event as a starting point of discussion and etiquette work. This meant that the group had something concrete to build on.

Deficiencies in the facilities were also discovered: it very quickly became apparent that the employees’ happy laughter from the break room could disturb people working in other spaces. Instead of regulating coffee break behaviour, the group suggested additional doors on the corridors to reduce the noise. Many wishes and ideas of this kind arising from everyday observations were collected to complement the actual etiquette.

It was also important for the group to realise that they did not have to do everything themselves – nor could they. Instead, the group could also forward tasks to other operators. This allowed the group to focus on their actual task without veering off too much, as almost happened when the group struggled with the reservation systems. Luckily, that challenge could be placed with the Library IT and publishing services. Another key idea was to keep the etiquette as simple as possible: In a working community of grown-ups, room should be left for common sense, remembering that normal good manners go a long way.

Halloweenia varten pukeutunut tietoasiantuntija työskentelee. Information specialist in Halloween outfit in action.
“This is Halloween” Kuva | Photo: Laura Parikka

Simply publishing the shared instructions online was not enough. The assignment called for an etiquette workshop for the staff, but the working group quickly decided that quite enough workshops had been arranged during the years of renovation. Instead, the instructions were to be communicated through discussion, just as the group had worked on the etiquette by discussing, asking questions and justifying their views.

A suitable date for the discussion event was a morning meeting on a November Thursday that offered the participants a week to get to know the etiquette and come up with their observations. The meeting mainly involved people from the Joensuu Campus, as the guidelines were drawn up primarily for them. Colleagues brought up pertinent additions, and we discovered that there was a positive consensus on all central approaches. This meant that the etiquette group’s work was done.

Despite the hours spent in drawing up the office etiquette, it was just a starting point of our new everyday working, not something set in stone. The discussion event concluded that fine-tuning the etiquette would from now on be a shared responsibility of the entire Joensuu staff and take place through other routes, which meant that the group could be happily discontinued. Many of us may now be wondering: How will working and coexisting in the new multi-purpose facilities look in a year from now, for example? Who knows? But one thing is certain: Even among the changes, our customers will still see high-quality services offered by a diverse and committed group of library professionals. It is good that some things do not change.

Olli Hiltunen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Asiakaspalvelut | Customer services
Riitta Holopainen, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Elli Piirainen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Tietoaineistopalvelut | Collection services

Hei uusi asiakas | Hello new customer

(Please, scroll down to read in English.)

Lukuvuosi on jo pitkällä ja monet teistä ovatkin olleet yhteydessä kirjastoon tai käyneet paikan päällä. Tiedoksi ja muistin virkistykseksi kokosimme tähän blogitekstiin joitakin ohjeita kirjaston käyttöön. 

Korona on muuttanut myös kirjaston palveluja. Valitettavasti olemme joutuneet rajoittamaan asiakkaiden oleskelua kirjastossa. Kirjasto palvelee asiakkaitaan mahdollisuuksien mukaan verkossa ja lähiasiakkaitamme kannustamme omatoimiseen kirjaston käyttöön. 

Aiemmasta poiketen voimme tarjota lukupaikkoja, tietokonepaikkoja ja ryhmätyötiloja vain hyvin rajatusti. Emme ole myöskään voineet avata 24/7 -tiloja entiseen tapaan. Pyrimme kuitenkin pitämään kirjastoja avoinna ja siihen tarvitsemme kaikkien panosta. Sekä kirjaston asiakkaat, että henkilökunta huolehtivat omalta osaltaan turvallisuudesta käyttämällä maskeja ja pitämällä yllä turvallisuusvälejä.   

Kirjasto toimii verkossa, Joensuun ja Kuopion kampuksilla ja KYSillä. Saat maksutta käyttöösi kirjoja muistakin kuin oman kampuksen toimipisteestä tekemällä vapaana olevaan kirjaan varauksen UEF-Primossa. Otathan kuitenkin huomioon, että jos kirja löytyy oman kampuksesi kirjastosta, sen varaaminen ei ole maksutonta, vaan hyllystänoutopalvelusta perimme maksun. Muut kirjaston perimät maksut löydät kirjaston palveluhinnastosta. Varaukset pääset noutamaan itsepalveluhyllystä henkilökohtaisella varaajatunnuksellasi kirjastojen aukioloaikoina. Lainaamasi kirjat voit palauttaa kampuksen palautuslaatikkoon myös kirjastojen aukioloaikojen ulkopuolella. 

UEF-Primossa voit paitsi tehdä hakuja ja varauksia, myös hoitaa omia asioitasi tarvitsematta käydä kirjastossa paikan päällä. Kirjautuneena UEF-Primoon voit seurata omia tietojasi, uusia lainojasi ja maksaa kertyneet maksut verkossa. 

Jos olet aloittanut opintosi etäopiskelijana tai olet avoimen yliopiston opiskelija, on sinulle hyödyllistä tutustua verkkosivuillamme elektronisten aineistojen etäkäytön mahdollisuuksin. Etäkäyttöohjeisiin tutustumisen jälkeen voit punnita, onko sinulla tarvetta rekisteröityä asiakkaaksemme tässä vaiheessa opintojasi, vai riittääkö sinulle suppeampi aineistojen käyttötapa.

Sinulla on mahdollisuus saada lainaksi painettuja kirjoja muualle Suomeen myös käyttämällä hyödyksesi kaukopalvelua, joka on kirjastojen välistä toimintaa. Kaukopalvelulainat voit pyytää oman lähikirjastosi kautta ja lainaehdot ja mahdolliset kustannukset määräytyvät lähikirjastosi käytäntöjen mukaan. Jos olet jo lainannut kirjoja asioimalla UEF-kirjastossa, voit tarvittaessa palauttaa kirjat lähettämällä ne kirjaston postilokero-osoitteeseen. 

Ota meihin yhteyttä heti kun sinulla on pulma, jota et osaa itse ratkaista tai kysymys, johon et ole löytänyt vastausta. Vastaamme sinulle kaikilla kanavillamme: puhelimessa, chatissa ja sähköpostissa ja tarvittaessa ohjaamme eteenpäin. Otamme myös mielellämme vastaan palautetta toimintamme kehittämiseksi.

Työniloa pimenevään syksyyn! 

Infograafi, jossa tiivis ohje e-aineistojen etäkäytöstä.
Infograafi opastaa ottamaan e-aineistot haltuun.

Hello new customer

How is it already almost November? So far many of you have already been in contact with the library or visited the campus libraries. In case you haven’t, we put together some instructions for library use.

The corona virus situation has changed the library services as well. Unfortunately, we have had to limit the stay of customers in the library. We serve our customers online, and on site in the library we encourage self-service library use.

We can only offer reading places, customer computers and group work spaces in a very limited way. Nor have we been able to open 24/7 spaces. But we are working to keep libraries open and that is where we need everyone’s input. Both library customers and staff provide safety for their part by using masks and maintaining safe distances. 

The library serves online, at the Joensuu and Kuopio campuses and KUH Medical Library. You can request books for free from other than your own campus library by making a request in UEF Primo. Please note, however, that if a book is found in the library on your campus, we charge a fee for the shelf fetch service. Other fees charged by the library can be found in the library’s list of service fees. Reserved books can be picked up from the reservation shelf  with your personal requester ID during the opening hours of the libraries. Outside opening hours books can be returned through the book drop hatches.

In UEF Primo, you can not only perform searches and make reservations, but also take care of your library affairs without having to visit the library on site. Logged in to UEF Primo, you can renew loans and pay your fees online.

If you have are studying from a distance, it will be useful for you to visit our website and read about the possibilities of remote access to electronic recources. After learning about the remote access, you can weigh whether you need to register as a library customer at this stage of your studies or whether a narrower use of the materials is sufficient for you.

You will also have the opportunity to loan printed books to other parts of Finland by using the interlibrary services. You can request books through your own local library and loan terms and potential costs are determined by your local library’s policies. If you have already borrowed books from the UEF Library you can return them by sending them to the library’s PO box address.

Contact us as soon as you have a dilemma that you don’t know how to solve yourself or a question that you haven’t found an answer to. We will respond to you on all our channels: phone, chat and email. We are also happy to get feedback to develop our sercives. 

Good luck with your studies!

Infographic on how to use e-resources remotely
Infograpic helps you take over e-resources.

Pirkko Kainulainen, tietopalveluneuvoja | Infomation Services Advisor
Piia Pietarinen, tietopalveluneuvoja | Infomation Services Advisor
Asiakaspalvelut | Customer Services