Lukuvuonna 2022–2023 Itä-Suomen yliopiston kirjasto tuotti Itä-Suomen yliopiston opetustarjontaan 38 opintopisteytettyä opintojaksoa. Tiedonhaun ja -hallinnan opetusta toteutettiin 27 suomenkieliselle kandidaatintutkinto-ohjelmille ja 7 englanninkieliselle kandidaatin- tai maisteriohjelmalle. Tiedonhaun opintojaksot toteutetaan pääosin erillisinä yhden opintopisteen opintojaksoina tieteenaloittain. Lääketieteen opinnoissa ja toksikologian maisteriopinnoissa tiedonhaku on integroitu osaksi laajempia viestinnän ja akateemisten opiskelutaitojen opintojaksoja Lääketieteellinen tieto ja viestintä (3 op) ja Academic Study Skills in Toxicology (5 op).
Opintopisteytettyjen opintojaksojen lisäksi kirjasto tarjoaa tiedonhaun ja -hallinnan sekä tutkimuksen tuen lyhytkursseja UEFin opiskelijoille ja UEFin ja KYSin henkilöstölle. Lukuvuonna 2022–2023 suosittuja olivat mm. Zotero-viitteidenhallintaohjelman ja aineistonhallintasuunnitelmien (DMP) lyhytkurssit. Kirjaston opetusta toteutetaan etä-, lähi- ja hybridiopetuksena ja opintojaksoja toteutetaan verkko- ja monimuoto-opetuksena.
Lukuvuoden 2022-2023 opintojaksopalautetta
Kirjaston lukuvuoden 2022–2023 opintojaksojen opiskelijapalautteissa erinomaisina pidettiin opintojaksojen tehtäviä ja oppimateriaaleja, joita kiitettiin hyviksi, hyödyllisiksi, selkeiksi ja innostaviksi. Muistathan, että kirjaston tuottamat oppimateriaalit ovat avoimesti saatavissa kaikille tiedonhakijoille myös opintojaksojen ulkopuolella. Kiitosta saivat myös tiedonhaun käytännön harjoitukset, tehtävien liittyminen omaan tutkimusaiheeseen, opintojaksojen viestintä ja vuorovaikutus, opettajan antama palaute sekä mahdollisuus suorittaa opintojakso itsenäisesti ja joustavasti omassa aikataulussa. Opintojaksoja kokonaisuudessaan kiitettiin hyvin jäsennellyiksi, kattaviksi ja hyödyllisiksi.
Kandidaattiopiskelijoille suunnatut tiedonhaun opintojaksot suositellaan suoritettaviksi kandidaatintutkielman yhteydessä. Tämä suoritusajankohta sai kiitosta myös opiskelijapalautteissa, sillä tiedonhaun opintojakso myös auttoi kandidaatintutkielman kirjoittamisen aloittamisessa. Tiedonhaun opintojakson opintojensa loppuun jättäneet puolestaan katuivat opintojakson lykkäämistään. Kehittämisehdotuksissa toivottiin sekä lisää vuorovaikutusta, visualisointia ja video-oppimateriaaleja että kirjallista oppimateriaalia yhtenä (PDF-tiedosto) kokonaisuutena pienempien osasten sijaan. Huomioimme nämä palautteet opintojaksojen kehittämistyössämme.
Opintojaksolla opittuina hyödyllisinä asioina mainittiin tiedonhaku, tiedonhakutekniikat, hakusanojen valinta, maksulliset tietokannat, tieteellisen tiedon merkitys sekä tekoälyn käyttömahdollisuudet. Maisteriopintojen Syventävät informaatiotaidot -opintojakso ja tohtorikoulun opintojaksot saivat samoin kiitosta mielenkiintoisista sisällöistä, joista uusina opittuina asioina nostettiin esille asiasanoitus, viitteidenhallinta, tieteellinen julkaiseminen, tutkijan näkyvyys, bibliometriikka, data-arkistot, tutkimusdatan käsittelyn periaatteet ja avoimen tieteen mahdollisuudet työelämässä.
Lopuksi
Kirjasto kiittää annetusta opintojaksopalauteesta! Palautteet ovat arvokas lisä kirjaston tiedonhaun ja tutkimuksen tuen opintojaksojen kehittämistyössä. Kirjastolle voi antaa palautetta ja tehdä kehittämisehdotuksia myös opintojaksojen ulkopuolella mm. kirjaston palautelomakkeella. Samoin kirjasto järjestää koulutuksia niin opiskelija- kuin henkilöstöryhmille myös tilauksesta. Kaikki kirjaston kouluttajat tavoittaa sähköpostiosoitteella tietopalvelu@uef.fi. Otahan yhteyttä!
In the study year 2022-2023, the University of Eastern Finland’s Library produced 38 credited study units for the University’s study catalogue. Teaching on information retrieval and management was produced for 27 Finnish-language bachelor’s programs and 7 English-language bachelor’s or master’s programs. Study units on information retrieval are mainly organised as separate, discipline-specific courses worth one credit each. For studies in medicine and the master’s degree studies in toxicology, information retrieval is integrated as part of the broader study units in communication and academic study skills Philosophy of science and communications in medicine (3 cp) and Academic Study Skills in Toxicology (5 cp).
In addition to credit courses, the library offers short courses in information retrieval and management as well as research support for UEF students and UEF and KUH staff. In the academic year 2022-2023, popular short courses included the short courses in the reference management software Zotero and Data Management Plans (DMP). The library’s teaching is organised as distance, face-to-face and hybrid teaching, and courses are organised online and in blended learning.
Course feedback for the study year 2022–2023
The student feedback on the library’s courses for the academic year 2022-2023 included mentions of excellent assignments and learning materials, which were praised as good, useful, clear, and inspiring. It is worth mentioning that the learning materials produced by the Library are openly available to all information seekers, even outside the course. The practical exercises for information retrieval, the linking of the assignments to individual research topics, the communication and interaction during the course, the feedback from the teacher, and the possibility to complete the course independently and flexibly within one’s own schedule were also praised. The courses as a whole were praised as well-structured, comprehensive, and practical.
The information retrieval courses for bachelor’s degree students are recommended to be taken while working on the bachelor’s thesis. This timing was also praised in the student feedback, as the course was considered helpful for the starting of the thesis writing itself. Similarly, those who had left the course to the end of their studies regretted having postponed it. Suggestions for improvement included more interaction, visualisation, and the inclusion of video learning materials, as well as compiling the written learning materials into a single (PDF) file rather than smaller chunks. We will consider this feedback in our course development work.
Students listed information retrieval, information retrieval techniques, search term selection, knowledge on paid databases, the importance of scientific information, and the potential uses of artificial intelligence as valuable things they learned on the course. The master’s degree course in advanced information skills and the doctoral school courses were also praised for their interesting content, with the following new lessons being highlighted: subject indexing, reference management, scientific publishing, researcher visibility, bibliometrics, data archives, principles of research data management, and the potentials of open science in working life.
Finally
The library thanks you for your feedback! The feedback is a valuable asset to the library’s work in developing courses in information retrieval and research support. You can also give feedback to the library and make suggestions for improvements outside the course, for example by using the library’s feedback form. The library also organises training sessions for both student and staff groups, also on request. All library trainers can be contacted by e-mail at information.services@uef.fi. Please contact us!
Katri Rintamäki, palvelupäällikkö | Head of services Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Thank You Niko Niskanen for helping with the translation!
(Please, scroll down to read a summary in English.)
Osallistuimme Prahassa, Tšekissä järjestettyyn ESRAM-koulutukseen lokakuun 2022 loppupuolella. ESRAM eli Early Stage Research Administrator Masterclass on tutkimushallinnon asiantuntijoille suunnattu lyhyt koulutus. Se on eritoten räätälöity työnsä muutaman vuoden sisään aloittaneille, eri taustoista alalle tulleille henkilöille. ESRAMin toteutuksesta vastaa EARMA. Tässä blogissa kerromme hiukan taustaa EARMAsta ja kokemuksistamme ESRAM-koulutukseen osallistumisesta.
EARMA ja ESRAM
European Association of Research Managers and Administrators (EARMA) edustaa tutkimushallinnon ammattilaisia. Vuonna 1995 Italiassa perustettu yhdistys syntyi tarpeesta luoda yhteinen verkostoitumispaikka ja foorumi, jossa tutkimushallinnon asiantuntijat voisivat vaihtaa ammatillisia kokemuksiaan. Tätä nykyä Brysselistä käsin toimivassa EARMAssa on muutama sata jäsenorganisaatiota – UEF näiden joukossa – kymmenistä Euroopan maista. Suomessa kansallisella tasolla toimiva Finn-ARMA-verkosto edustaa suomalaisissa korkeakouluissa ja tutkimusorganisaatioissa työskenteleviä tutkimushallinnon ammattilaisia, ja sillä on edustajisto EARMAn johtokunnassa.
Early Stage Research Administrator Masterclass eli ESRAM on modulaarisesti rakennettu kurssi, joka koostuu ennakkotehtävistä, lyhyistä luennoista, interaktiivisista työpajoista, tapauskohtaisista esimerkeistä ja yhteisistä keskusteluista. Kurssille otetaan yleensä noin 30 uraansa aloittavaa tutkimushallinnon asiantuntijaa (Research Manager and Administrator, jäljempänä RMA). Sen tavoitteena on selkeyttää tutkimushallinnon työrooleja ja urapolkuja sekä hahmottaa, millaista tukea tutkimushallinnon ammattilaiset tarjoavat eri vaiheissa tutkimusprosessia. ESRAM-koulutus järjestetään kaksi kertaa vuodessa eri puolilla Eurooppaa. Syksyn 2022 koulutus pidettiin Diplomat Vienna House -hotellissa. Kurssimaksuun oli mahdollista hakea EARMAn stipendiä ja matkakuluihin puolestaan Erasmus+ -tukea.
Tutkimushallinnon asiantuntijoiden urapolkuja ja työnkuvia
Kurssilaisemme edustivat melko tyypillisiä taustoja: osa oli tutkijataustaisia ja osalla oli kokemusta hallinnollisesta työstä. Moni heistä työskenteli eurooppalaisissa tutkimusorganisaatioissa, mutta joukossa oli myös mm. valtiollisen tutkimusrahoittajan palveluksessa työskenteleviä asiatuntijoita. Kurssin ohjaajilla oli taustallaan vuosien työkokemus eri organisaatioista, yritysten kanssa tehtävästä yhteistyöstä ja hallinnon eri osa-alueista. Osalla oli myös tutkijataustaa.
ESRAM kurssilaiset. | The participants of the ESRAM course. Kuva | Photo: Terezia Minarikova
Tutkimushallinnon asiantuntijoiden työnkuvia ei voine tyhjentävästi kertoa, mutta useimmiten nämä asiantuntijat auttavat rahoitushakemuksen valmistelussa, etsivät sopivia rahoituksia ja tulkitsevat avoimen tieteen linjauksia. Lisäksi he ylläpitävät yhteistyötä lakiosaston, TKI-osaston (Tutkimus-, Kehittämis- ja Innovaatiotoiminta) ja kirjaston välillä. Niinpä RMA:t yleensä sijoittuvat tutkimusstrategian, rahoittajan strategian ja organisaation strategian rajapintaan. Organisaatiot voivat järjestää tutkimuspalvelunsa monin eri tavoin. Koulutuksen osana meille esiteltiin Milanon teknillisen korkeakoulun esimerkki dynaamisesti rakennettavasta palvelusta. Proaktiivisessa palvelussa voidaan hyödyntää erilaisia työkaluja (esim. Scival) ja yliopistosta kerättyä dataa (esim. tutkimusryhmien osaamisalueista). Näiden tietojen pohjalta tutkimushallinnon asiantuntijat voivat haravoida eri tutkimusryhmille sopivia rahoitusinstrumentteja ja paikantaa erilaisia teemahakuja.
Useissa organisaatiossa RMA:t työskentelevät määräaikaisissa pesteissä, jotka rahoitetaan esimerkiksi viiden vuoden ajaksi. Työ on monipuolista ja vaativaa eritoten silloin, jos organisaatiossa ei ole erillisiä pre-award- ja post-award-yksikköjä. Tällöin yksi ja sama asiantuntija voi joutua tukemaan yksittäistä hanketta suunnitteluvaiheesta (ennen rahoituksen saamista eli pre-award) raportointivaiheeseen (rahoituksen myöntämisen jälkeen eli post-award). Rahoitushakuprosessin ns. pre-award-vaiheisiin lukeutuvat muun muassa tuki konsortion rakentamisessa ja tutkimussuunnitelman kirjoittamisessa sekä yhteydenpito rahoittajatahoon. RMA:lle lankeaa myös erityyppisten muodollisten menettelytapojen selvittämistä, kuten vaikkapa se, kenen pitää mikäkin asiakirja allekirjoittaa ja missä muodossa allekirjoitus vaaditaan. Rahoitusmyönnön jälkeisiin työtehtäviin eli ns. post-award-puoleen kuuluvat esimerkiksi budjetoinnissa avustaminen ja käytettyjen varojen raportoiminen. Myös hankkeen kulkua on seurattava siltä varalta, ettei jotain hankkeen luvatuista tuotoksista (ns. deliverable) olekaan mahdollista toteuttaa.
Ohjaajat vasemmalta oikealle | The instructors from left to right: Angela Noble (Leiden University), Ellen Schenk (Holland Proton Therapy Center, Delft, The Netherlands & DrEAMS Funding Consultancy), Stefania Grotti (Politecnico di Milano), Olaf Svenningsen (Research Lighthouse), John Donovan (TU Dublin). Kuva | Photo: Terezia Minarikova
Roolit ja kommunikointi
Tutkimushallinnon asiantuntijoiden tehtäviä harjoiteltiin roolipelin avulla, mikä auttoi konkretisoimaan tarvittavaa osaamista. Roolipeliin liittyi myös saamamme ennakkotehtävä. Tehtävässä oli pitänyt listata asioita, joihin tulisi valmistautua ennen EU:n Horisontti-rahoitusta hakevan tutkijan tapaamista. Roolipelissä kurssilaiset jaettiin pienryhmiin, joissa jokainen valitsi itselleen jonkin asiantuntijaroolin (esim. tietosuoja, henkilöstö, sopimukset, tutkimusaineistot, avoin tiede). Kurssin ohjaajat toimivat tutkimusryhmän päätutkijan eli PI:n (principal investigator) roolissa.
Roolipeli valaisi meille osallistujille hyvin niitä ennakkovalmisteluja, joita suuria EU:n rahoittamia tutkimushankkeita valmistellessa tulisi huomioida. Yhtenä kohtana esiin nousivat kansainväliset konsortiot, joissa on tärkeää sopia ennalta esimerkiksi datan jakamisen ja yhteistyön sujuvuus. Toinen tärkeä esiinnoussut teema koski immateriaalioikeuksia (IPR) ja omistajuudesta sopimista, eritoten jos EU-hankkeen osana on tarkoitus tuottaa myös kaupallisesti hyödynnettäviä ratkaisuja.
Yksi keskeinen opetus oli kommunikaation tärkeys. On osattava kuunnella tutkimusryhmän johtajaa ja muita tutkimusryhmän jäseniä ja selittää tarvittavat toimenpiteet ymmärrettävästi. Kuten yksi kurssin ohjaajista muistutti, meille on annettu kaksi korvaa ja yksi suu, ja tämän suhdeluvun mukaisesti tutkimushallinnon asiantuntijan on oltava läsnä tutkimusryhmän kanssa kommunikoidessa: kuuntele x 2, puhu x 1. Tutkimuspalveluiden sisäinen kommunikaatio on yhtä lailla keskeistä. On tärkeää, että keskustelussa ja palvelussa on mukana juuri oikeat asiantuntijat, sillä yksi ihminen ei voi hallita kaikkia osa-alueita tarvittavalla perusteellisuudella.
Avoin tiede, etiikka ja tutkimusaineistonhallinta
Meitä datanhallinnan asiantuntijoita lähellä olevia teemoja käsiteltiin paljon. Avoin tiede, tutkimusetiikka ja tutkimusaineistonhallinta olivat esillä molempien kurssipäivien luennoilla ja roolipelissä. Niitä pitää osata sekä sanoittaa rahoitushakemuksissa että toteuttaa itse tutkimuksessa. Vaikka moni asia olikin itselle ennestään tuttua, oli hyödyllistä kuulla pohdintaa tieteen etiikasta ja tutkimusdatan jakamisesta tutkimushallinnon laajemmassa yhteydessä.
Tutkimusetiikka on osa vastuullisen tieteen tekemistä. Esimerkiksi tutkimusmenetelmien eettiset kysymykset, kuten koe-eläinten käytön tarpeellisuuden arviointi, ihmisiin kohdistuvien tiedonkeruiden tietosuojan varmistaminen tai ympäristölle tapahtuvan vahingon ehkäisy ja minimointi ovat tyypillisiä tutkimusetiikkaan liittyviä teemoja. Tutkimusetiikka pitää sisällään hyvän tieteellisen käytännön (HTK) noudattamisen (englanniksi Responsible Conduct of Research eli RCR). Tutkijan ammattietiikka liittyy puolestaan siihen, miten tutkimusdataa hallitaan, miten julkaistaan vastuullisesti ja miten huolehditaan velvollisuuksista kollegoita ja organisaatiota kohtaan.
Tutkimushallinnon asiantuntijuuteen kuuluu keskeisesti eettisten seikkojen ymmärtäminen, jotta asiantuntija pystyy neuvomaan tutkimusryhmää ennalta ennen kuin vakavia rikkeitä tapahtuu. Tässä kohdin muistutettiin, että tutkimushallinnon asiantuntijan vaikeimpia tilanteita ovat ne, joissa hän on ollut mukana tutkimusetiikkaa rikkoneessa tutkimushankkeessa – tietämättään. Tutkimushankkeiden avoimuus ja luottamus hankkeen sisällä onkin ensiarvoisen tärkeää. EARMAssa toimii kollegiaalinen yhteisö, Ethics and Research Integrity Officer Network (ERION), jossa voidaan jakaa tietoa ja hyviä käytänteitä tutkimusetiikan käytännön toteuttamiseen.
Tutkimusaineistonhallinnan kohdalla listattiin erityisen hankalia asioita, jotka me datanhallinnan ihmiset taisimme jo tietääkin. Tällaisina mainittiin tutkimusdatan avoimeksi saattaminen mahdollisuuksien mukaan ja sen toteuttaminen käytännössä, aineistonhallintasuunnitelman monimutkaisuus, kansainväliset hankkeet ja datan jakaminen, eettiset kysymykset ja tietosuoja. Ja kaiken päätteeksi esitettiin tuttuakin tutumpi kysymys, miten tutkimusdata ylipäätään määritellään. Eikä tälläkään kurssilla kysymykseen saatu kaikenkattavaa vastausta.
Kokonaisuutena kurssi oli erittäin antoisa. Se tarjosi kattavan kuvan tutkimushallinnon asiantuntijatehtävistä, antoi ajatuksia oman osaamisen kehittämiseen ja hahmotti oman asiantuntijuuden sijoittumiseen tutkimushallinnon tehtävien kirjossa.
Kaupunkinäkymää kongressihotellin lähistöltä. | Cityscape nearby the congress hotel. Kuva | Photo: Manna Satama
Tuliaisina kurssilta myös uusia tuttavuuksia ja turisti-iltapäivä
Kurssi ei ollut pelkkää luentosalissa istumista, olihan yksi sen tavoitteista auttaa osallistujia verkostoitumaan eri puolilla Eurooppaa työskentelevien kollegoiden kanssa. Tähän tarjottiin mahdollisuus jo varsinaisia kurssipäiviä edeltävänä iltana. Kokoonnuimme kongressihotelliin drinkeille, mistä jatkoimme matkaa paikallista tšekkiläistä perinneruokaa tarjoavaan ravintolaan. Kävelymatkan aikana tehtävämme oli jutella mahdollisimman monen kurssilaisen kanssa muutaman ennalta annetun kysymyksen pohjalta.
Ensimmäisen kurssipäivän illallinen tarjottiin kongressihotellissa. Illallisen jälkeen me kurssilaiset jäimme pienryhmissä ratkomaan monipuolista, tosin hieman keskieurooppalaisvetoista pubivisaa, jonka tulokset julistettiin seuraavana päivänä. Voittoa ei meidän ryhmällemme tullut mutta kärkisijoja silti hätyyttelimme. Vajaat kaksi päivää olivat kaikkinensa tehokkaita siis myös uusiin kollegoihin tutustumisen kannalta.
Kaupungille kerkesimme varsinaista kurssipäivää edeltävänä päivänä ennen yhteistä kurssi-illallista. Aurinkoa ja lämpöä oli juuri sopivasti tehokkaaseen kävelykierrokseen Prahan historiallisessa keskustassa. Museoita emme kolunneet vaan ihailimme ja ihmettelimme kapeita katuja, rakennusten arkkitehtonisia yksityiskohtia ja turistien kansoittamia nähtävyyksiä. Matkatuomiset jäivät pääosin valokuviin ja työpaikan kahvipöytään tuotuihin paikallisiin herkkuihin.
Arkkitehtoninen yksityiskohta. | An architectural detail. Kuva | Photo: Manna Satama
English summary
We participated in the ESRAM training organized in Prague, Czech Republic at the end of October 2022. ESRAM, i.e. Early Stage Research Administrator Masterclass, is a short training aimed at experts in research administration. It is especially tailored for people who have started their work within a few years. In this blog, we tell a little background about EARMA (the organization responsible for the course) and our experiences of participating in the ESRAM training.
EARMA and ESRAM
The European Association of Research Managers and Administrators, or EARMA, represents research administration professionals. The association, founded in Italy in 1995, arose out of the need to create a common networking place and a forum where experts in research administration could exchange their professional experiences. Today EARMA operates from Brussels and has a few hundred member organizations – UEF among them.
The Early Stage Research Administrator Masterclass or ESRAM is a modularly structured course consisting of preliminary assignments, short lectures, interactive workshops, case-specific examples and joint discussions. About 30 research management experts (Research Manager and Administrator, hereinafter RMA) are usually accepted for the course. Its goal is to clarify the work roles and career paths of research administration and to understand what kind of support research administration professionals offer at different stages of the research process. This year the bi-annual ESRAM course was held at the Diplomat Vienna House hotel in Prague. It is possible to apply for an EARMA scholarship for course fees and Erasmus+ support for travel expenses.
Paikallinen ruokalaji vepřo knedlo zelo (naudalihaa ja vehnämykyjä) tiistain tutustumisillallisella. | The local delicacy vepřo knedlo zelo (beefstew and breaddumplings) on Tuesdays get together dinner. Kuva | Photo: Niina Nurmi
Career paths and job descriptions of experts in research administration
Our fellow course attendants represented fairly typical backgrounds: some came from a research background or others from a diverse background in administrative work. The participants mostly worked in European research organizations. The course instructors had years of work experience in various organizations and different areas of research administration, with some also coming from a researcher background. The job descriptions of research administration experts cannot be given exhaustively, but they mostly deal with preparation of funding applications, looking for suitable funding, interpreting e.g. guidelines for open science and maintaining cooperation between the legal and the R&D departments. Hence, they are positioned at the interface of research strategy, funder’s strategy and organizational strategy.
As part of the training, we were presented with one organizational example of a dynamically built research office service in Italy. Taking a proactive approach, RMAs can identify suitable funding instruments for different research groups and locate funding calls with a relevant theme. An RMAs job is versatile and demanding, especially if the organization does not have separate pre-award and post-award units. In this case, one and the same expert may have to support a certain project from the pre-award to the post-award phases. The pre-award phases include, for example, support in building a consortium and writing a research plan. The post-award tasks include assistance in budgeting and reporting of used funds, among others. The progress of the project must also be monitored.
Roles and communication
We had a chance to practise some RMA’s tasks during a role-playing game. The role-playing game included a preliminary assignment we had received before the ESRAM. The assignment had been to list things that and RMA should prepare and find out before meeting the researcher applying for an EU’s Horizon funding call. For the role-playing game, we were divided into small groups, where everyone chose an expert role (e.g. data protection, personnel, contracts, research materials, open science) and the instructors took the PI (principal investigator) role. During the game, issues with international consortia, intellectual property rights and data ownership were raised, among other themes. The importance of communication was a key take-away message. As one of the instructors reminded us, we have been given two ears and one mouth, and according to this ratio, the research administration expert must be present when communicating with the research team: listen x 2, speak x 1. Internal communication in research services is equally important.
Open science, ethics and research data management
Many themes relevant to research data management experts were discussed during the lectures and role-play, including open science, research ethics and research data management. Despite being familiar with many of them, it was useful for us to hear reflections on the ethics of science and the sharing of research data in a broader context of research administration.
Research ethics is part of conducting responsible science. Ethical questions concerning research methods, such as assessing the necessity of using laboratory animals, ensuring data protection of data collection on humans, or preventing and minimizing damage to the environment are typical themes within research ethics. A researcher’s professional ethics, on the other hand, is related to how research data is managed, how to publish responsibly and how to take care of obligations towards colleagues and the organization. Research management’s expertise includes understanding ethical issues, so that the expert can advise the research team in advance before serious violations occur. At this point, it was reminded that the most difficult situations for a research administration expert are those where he has been involved in a research project that violated research ethics – unknowingly. The openness of research projects and trust within the project is of paramount importance. EARMA has a collegial community, the Ethics and Research Integrity Officer Network (ERION), where information and good practices for the practical implementation of research ethics can be shared.
Particularly difficult issues in research data management, already familiar to us working on the topic, were listed. Among these were the opening of research data as much as is possible, the complexity of the data management plan, international projects and data sharing, ethical issues and data protection, to name a few. At the end, the even more familiar question arose, namely how to define research data. This course didn’t provide an all-encompassing answer to the question either. Overall, the course was very rewarding. It offered a comprehensive picture of expert tasks in research administration, gave ideas for developing one’s own expertise and outlined the placement of one’s expertise in the spectrum of tasks in research administration.
New acquaintances and a tourist afternoon
Another goal of ESRAM was to help the participants network with colleagues from around Europe and beyond. In the evening before the actual course days, we gathered at the congress hotel for drinks, followed by a walk to a nearby restaurant serving traditional Czech food. The following evening, we course participants stayed after dinner in small groups to attend a pub quiz. Just short of two days, the ESRAM was effective also in terms of getting to know new colleagues. In the afternoon before the actual course day, we had a brief chance to check out the main historic sites of old Prague city centre. Instead of touring museums, our main takeaways were mostly photos and local delicacies brought to the workplace coffee table.
Katunäkymää. | A streetview. Kuva | Photo: Manna Satama
Niina Nurmi, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Manna Satama, tietoasiantuntija | Information specialist
Tutkimuksen tuki | Research support
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Vaikka on helppoa ajatella tietävänsä mitä toiset tarvitsevat, tulisi välillä muistaa kuunnella myös muita. Opetusta kehitettäessä toisten kuuleminen pätee yhtä lailla työkavereiden, opiskelijoiden kuin oppiaineidenkin suuntaan. Esimerkiksi opiskelijat saattavat tulla eri lähtötilanteista kirjaston opintojaksoille, sillä opintojen loppuunsaattaminen on voinut syystä tai toisesta viivästyä tai opiskelija tulee yliopistoon suoraan maisterivaiheeseen. Tällöin vaikkapa tiedonhaussa ja viitteidenhallinnassa käytettävät välineet ovat muuttuneet tai ovat kokonaan uusia ja asioiden kertaamiselle on tarvetta uusien asioiden opettelemisen lisäksi.
Monet kirjaston opintojaksoilla läpikäytävät, esimerkiksi tiedonhaun tekniikoihin liittyvät aiheet, ovat ainakin periaatteiltaan samankaltaisia eri tieteenaloilla. Tästä huolimatta tieteenalakohtaisuus ja opiskelijoiden erilaiset tarpeet tulisi kuitenkin ottaa riittävällä tavalla huomioon opetusta suunniteltaessa. Oman tieteenalan esimerkit alalle relevanteista aineistoista ja tietokannoista sekä opetuksen oikea-aikaisuus tekevät asioista mielekkäitä ja tukevat myös oppiaineiden toimintaa. Sisältöjen tarjontaa voi aina ajatella tieteenaloittain laajemminkin, koska vaikkapa lähteiden käyttö voi painottua eri tavalla eri oppiaineissa. Tässäkin kommunikointi oppiaineiden ja kirjaston välillä nousee tärkeäksi.
Perinteisen tiedonhaun lisäksi kirjaston vastuulle on viime vuosina tullut myös avoimen tieteen edistäminen ja neuvonta tutkimusaineistojenhallinnassa. Tutkimusaineistoilla tarkoitetaan aineistoa, johon tutkimus perustuu ja jolla tutkimuksen tulokset voidaan todentaa. Tutkimusaineistoa ovat esimerkiksi mittaustulokset, haastattelujen tuottama aineisto, muistiinpanot, lähdekoodit ja fyysinen tai digitalinen aineisto (esim. näytteet ja äänitteet). Aineistonhallintaan kuuluu mm. aineistojen (jotka ovat useimmiten digitaalisessa muodossa datana) laillinen, eettinen ja tietoturvallinen käsittely, aineiston dokumentointi ja tallennus sekä aineistojen hävittäminen.
Avoin tiede pyrkii edistämään tieteellisen tiedon saatavuutta kaikille kansalaisille riippumatta siitä toimivatko he akateemisessa yhteisössä vai eivät. Kirjasto järjestää koulutuksia avoimesta tieteestä ja aineistonhallinasta henkilökunnalle, mutta tulevaisuudessa nämä aiheet tulee sisällyttää tavalla tai toisella myös perusopiskelijoiden opetukseen.
Kirjaston järjestämän opetuksen sisältöjen lisäksi on mietittävä, missä vaiheessa sitä on tarjolla. Voisiko tarjolla olla avoin oppimateriaali tai oppimisympäristö, jossa opiskelijat voisivat valita sisältöä oman toiveensa mukaan? Mahdollinen olisi myös vaihtoehto, jossa yhteisen perussisällön päälle voisi valita itselleen sopivimmat syventävät osiot. Vai olisiko opettajavetoinen opetus pienemmissä ryhmissä ja henkilökohtaisemmalla otteella sittenkin sitä, mitä halutaan?
Kuinka siis ottaa huomioon opiskelijoiden erilaiset tarpeet ja eri tieteenalojen näkökulmat siten, että opinnot tarjoavat sekä perusasioiden kertaamista että vastauksia oman osaamisen syventämiseen? Onko tätä kaikkea pakko edes tarjota samassa paketissa? Yhtenä vaihtoehtona tämän tiedon saamiseen on kysyminen.
Kuva | Picture: Maarit Putous
Kirjaston opetustarjonta löytyy Kirjaston OPSista
Kirjasto on mukana tällä hetkellä lähes neljälläkymmenellä myös kirjaston opetussuunnitelmasta löytyvällä opintojaksolla. Opintoja tarjotaan kandidaatti- ja maisterivaiheessa sekä jatko-opiskelijoille. Suuri osa etenkin perustutkinto-opiskelijoille tarkoitetuista opintojaksoista liittyy kiinteästi esimerkiksi tutkielmavaiheeseen, jolloin opetus tapahtuu ajallisesti sopivassa kohdassa. Tämän lisäksi on myös koko lukuvuoden auki olevia opintojaksoja, jolloin niiden suorittaminen on vapaampaa, mutta usein myös vähemmän opettajavetoista.
Opintojaksomuotoisen opetuksen ulkopuolella kirjasto tarjoaa myös yksilöllistä ohjausta opiskelijoille, jolloin opiskelijat voivat ottaa yhteyttä oman alansa tietoasiantuntijaan kirjastossa ja saada tarvitsemiaan neuvoja esimerkiksi opinnäytetyön tiedonhakuun liittyen. Lisäksi kirjaston sivuilla on paljon tiedonhankintaa tukevia avoimia materiaaleja ja kirjasto järjestää räätälöityjä koulutuksia ja lyhytkursseja yliopiston tutkijoille ja henkilökunnalle esimerkiksi avoimesta tieteestä ja tutkimusaineistonhallinnasta.
Vaikka opetusta sekä avoimia oppimateriaaleja on runsaasti, tulee silti mieleen ajatus, kuinka hyvin tämä kaikki on löydettävissä sekä mahdollisesti myös tiedossa ja käytössä opiskelijoilla ja yliopiston laitoksilla? Kuinka keskusteluyhteyttä oppiaineisiin voisi vielä parantaa? Onko järkevää tehdä uutta, vai tulisiko miettiä, kuinka jo olemassa olevaa voisi mahdollisesti käyttää monipuolisemmin? Voisiko tehtyä työtä, oli se sitten uutta tai jo olemassa olevaa, hyödyntää esimerkiksi avoimena oppisympäristönä tai oppimateriaalina myös yliopiston ulkopuolella?
Miten opetuksen sisältöjä voisi kehittää?
Palataan vielä toisten kuulemiseen ja toisilta kysymiseen. Itä-Suomen yliopiston kirjaston palvelupäällikkö Katri Rintamäen marraskuisessa blogikirjoituksessa kirjaston opetuksen hyvinä puolina opiskelijapalautteessa pidettiin esimerkiksi käytännönläheisyyttä, vaihtoehtoisia suoritustapoja sekä rakentavaa ja kannustavaa ilmapiiriä. Mikäli opintojen sisältö on helpommin kytkettävissä käytäntöön, se myös koetaan usein merkityksellisemmiksi. Palautteessa arvostettiin opettajavetoista opetusta, mutta toisaalta myös itseopiskelun tuomaa joustavuutta suoritustapoihin ja aikatauluihin.
Normaalien kurssipalautekyselyiden lisäksi kirjasto teki viime keväänä kyselyn perusopiskelijoiden aineistonhallinnan opetuksesta ja ohjauksesta kartoittaakseen minkä verran aineistonhallintaa yleensä opetetaan, kuinka hyvin opettajat tuntevat aineistonhallinnan eri osa-alueet ja mihin vaiheeseen opintoja aineistonhallinnan opetus tulisi kohdistaa. Tulokset olivat rohkaisevia sen suhteen, että opettajat ja ohjaajat yleisesti ottaen kokivat aineistonhallinnan opetuksen tärkeäksi osaksi opintoja. Toisaalta opettajat ja ohjaajat kokivat, että he tarvitsevat apua aiheen opettamiseen. Etenkin aineistonhallinnassa korostuvat tieteenalakohtaiset erot, joten sen opettaminen on tehtävä yhteistyössä oppiaineiden kanssa. Aineistonhallinnan opetuksen jalkauttamisessa perusopiskelijoille kirjasto on ensimmäisen askeleena kokoamassa tutkimusaineistojen hallintaan liittyen ohjaajaan opasta, jolla varmistetaan, että opinnäytetyön ohjaajilla on käytössään sopivaa materiaalia aineistonhallinnan opetuksen. Lisää kyselystä ja sen tuloksista voi lukea lokakuisesta blogikirjoituksesta.
Vaikka palaute kirjaston tällä hetkellä järjestämistä kursseista on ollut pääsääntöisesti positiivista, on kirjaston opetus- ja tietopalveluiden henkilöstö menneen syksyn aikana pyrkinyt vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin kehittämällä opetusta palvelumuotoilun keinoin. Uusien opetusvastuiden lisäksi kansainvälisten opiskelijoiden ja avoimen yliopiston väylää tulevien tutkinto-opiskelijoiden määrät tulevat lisääntymään. Tämä tarkoittaa sitä, että lisääntyneiden opiskelijamäärien lisäksi tulevaisuuden opiskelijoilla tulee olemaan hyvin erilaiset taidot ja taustat tiedonhakuun, avoimeen tieteeseen ja tutkimusaineistojen hallintaan, mikä tulee ottaa huomioon myös niiden opetuksessa.
Kysymällä tietoa opintojaksojen kehittämiseen
Kirjaston opetussuunnitelmassa on vapaavalintaisia opintoja, joiden tavoitteena on esimerkiksi auttaa opiskelijoita opinnäytetyön tekemisessä. Yhtenä esimerkkinä vapaavalintoisista opinnoista on opinnäytetyövaiheen maisteriopiskelijoille suunnattu yhden opintopisteen opintojakso Syventävät informaatiotaidot.
Opintojaksoa olisi mahdollista kehittää jatkossa siten, että se toimisi mahdollisimman hyvin opiskelijoille yhteisten ja valittavien sisältöjen sekä ajankohdan puolesta. Yhtenä vaihtoehtona tähän voisi olla modulaarisuus. Opiskelijoilta saadun palautteen mukaan opintojaksolta toivotaan toisaalta kertausta, mutta myös jo opittujen taitojen syventämistä. Samoin palautteessa arvostetaan opettajavetoista opetusta, mutta toivotaan myös itsenäistä opiskelua. Tämä mahdollistaisi paremmin sen, että opintojakson voisi suorittaa haluamanaan ajankohtana ja valinnaisemmilla sisällöillä. Tällöin henkilökohtaisen ohjauksen tarjoama tuki jäisi kuitenkin vähäisemmäksi.
Opintojakson kehittäjien taholla on herännyt kysymyksiä ainakin tieteenalakohtaisuudesta, modulaarisuudesta, kurssin saatavuudesta, kieliversioista ja siitä tulisiko sisällön olla enemmän kertaavaa vai nimensä mukaisesti syventävää. Opintojakson toteutusmuoto myös mietityttää: Voisiko kurssi olla tarjolla itseopiskeltavampana koko lukuvuoden vai koetaanko opettajavetoinen opetus ja henkilökohtaisempi ohjaus kuitenkin tärkeämmäksi?
Voit auttaa kehittämään kirjaston kurssien sisältöjä ja toteutustapoja vastaamalla tähän lyhyeen kyselyyn.
Personalized, general or something in between? – An example about the library’s teaching development
Although it is easy to think that you know what others want, it is also important to ask regularly whether it still holds true. When developing teaching, it is utmost important to hear students, staff, and departments. For example, some students may have delayed their studies or come directly to master’s studies without prior university level information retrieval skills. In those cases, the tools used in information retrieval may need to be updated or completely new, meaning that there is a need for revising existing or learning new skills.
The principles of the information retrieval techniques taught in library courses are similar regardless of the field of study. However, the field specific examples and databases, along with the right timing, make the course contents interesting for the students. Therefore, it is important that there is regular communication between the library and the departments/schools, so that the library knows what they need and the other way around, they know what the library can offer.
In addition to the traditional library services, the university libraries are now responsible also for data management training and promoting open science. Data management means that data that is collected during the research process is treated according to the legislation and ethical principles, is stored securely, and documented and destroyed appropriately. Open science is a movement where scientific outputs, such as publications, software, and data, are brought available to all citizens, regardless of their involvement in the academia. The new responsibilities have already trickled into staff trainings, but in the future, they should be also more integrated into the student trainings.
In addition to the course contents, also the timing of the course is crucial and it can vary between students. Should library offer open materials and learning environments where students could freely select the most relevant and interesting content for themselves? Should the courses be available always as an online course? Maybe contact teaching with a more restricted study period would be preferred? How can the library accommodate all needs of the students?
You can find the library courses from the study guide
The library currently offers almost 40 courses that can be found in the study guide. The courses are offered for Bachelor, Master, and PhD level students. The timing of most library teaching is bound to the preparation of the thesis, which is a time point when information retrieval skills are needed. There are also courses available throughout the academic year, but naturally those courses contain very little or no contact teaching. The library also offers personal guidance upon request, for example when students need help in finding references for their thesis.
Although there are plenty of courses and material available, you wonder how well all that can be found by students and staff? How to improve the communication between the library and departments? Do we need new materials or develop the existing ones to be better utilized? Should we prepare learning material that can be utilized also after graduation, because many topics taught by the library are general skills that are needed in working life, too.
Kuva | Picture: Marja Aho
How should the course contents be developed?
Let’s get back to asking and listening. In this blog post Katri Rintamäki, head of library’s teaching and information services, goes over feedback collected from courses taught by the library. Overall, the feedback was very positive and students liked the constructive and supportive atmosphere during the courses. Some students liked contact teaching while others preferred self-study. Regardless which was preferred, flexibility on how to complete the course was valued.
In addition to the normal course feedback, the library conducted a survey last spring about teaching and supervision of data management. The survey was targeted towards teaching and research staff who usually oversee Master’s thesis supervision. The results of the survey revealed that although data management is not systematically taught, the thesis supervisors felt that this is an important topic that should be taught more. Thesis supervisors also thought that they need further training for themselves on data management to be able to teach it properly. As a response to the survey results, the library will prepare next year a supervisor’s guide for data management. You can read more about the survey and its results from this blog post.
Although the feedback about the library courses and trainings has been overall positive, the library must also look into the future. The increasing numbers of international students and the students entering via the open university means that the skills levels of students attending the library courses can be very heterogeneous; hence course contents and learning materials should accommodate a wide variety skill level.
Survey to develop course contents
There are optional library courses which purpose is, for example, to support thesis writing. One such course is a master’s level course about information skills (1 cp, offered currently only in Finnish). This course could be developed so that it would serve better and have more students. The feedback from the course indicated, that many students are selecting this course to update their information retrieval skills although other topics are also taught in this course. The students valued contact teaching but wished flexibility on the timing of the course. The flexibility however means that there will be more self-study. Perhaps the increase in the amount of self-study could be compensated by modular course structure where students could pick modules that are the most interesting and useful for them. The library would like to hear more about the hopes and wishes regarding the field specificity, modularity, availability, and teaching languages of its courses in this short questionnaire. Thank you for your input!
Jaakko Nyrönen, tietoasiantuntija | Information specialist
Helena Jäntti, tietoasiantuntija | Information specialist Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
