Yliopiston julkaisutietojen raportointi ja UEFin avoimet julkaisut | University publication data reporting and UEF’s open access publications

(Please, scroll down to read in English.)

Korkeakoulut ovat velvollisia raportoimaan toiminnastaan vuosittain opetus- ja kulttuuriministeriölle. Tiedot esimerkiksi julkaisuista, taloudesta, henkilöstöstä ja opiskelijoista kerätään KOTA-järjestelmällä. Osa tiedoista kerätään korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelusta ja VIRTA-julkaisutietopalvelusta. Julkaisut ovat mukana yliopistojen rahoitusmallissa. Niiden perusteella tulee 14 prosenttia OKM:n rahoituksesta yliopistoille.

OKM:n tiedonkeruut perustuvat loppuvuodesta korkeakouluille lähetettävään tiedonkeruukirjeeseen, jonka liitteenä on tiedonkeruussa käytettävien tilastotietojen määritelmät. Korkeakoulut toimittavat edellisen kalenterivuoden tiedot seuraavan vuoden alkupuolella tiedonkeruukirjeen aikataulujen mukaisesti.

Julkaisuja painotetaan niiden laatua kuvaavilla kertoimilla, jotka perustuvat julkaisukanavien JUFO-luokitukseen. Tämän lisäksi vertaisarvioitujen julkaisuluokkien A ja C osalta avoimesti saatavilla olevat julkaisut painotetaan kertoimella 1,2. JUFO-luokat päivitetään neljän vuoden välein. Uusin päivitysarviointi tehtiin 2022, ja sitä sovelletaan vuoden 2023 julkaisuihin.

Viime vuodesta lähtien julkaisuista kerättävä tieto on toimitettu attribuuttipohjaisena, mutta julkaisutyyppiluokitusta käytetään silti jatkossakin julkaisutietojen hyödyntämisessä ja tilastoinnissa. Attribuuttipohjaisuus tarkoittaa sitä, että tietoja kerättäessä määritellään ensin esimerkiksi julkaisun muoto, sen ilmestymisalusta sekä sen kohdeyleisö. UEF CRIS -järjestelmässä annetut valinnat ohjaavat aina seuraavia valintoja, ja myös järjestelmän sisäiset ohjeet neuvovat käyttäjää lomakkeen täyttämisessä.

Käytännössä julkaisut siis raportoidaan korkeakoulujen CRIS-tutkimustietojärjestelmillä (Current Research Information System). UEF CRISiin tallennetaan UEFin asiantuntijoiden julkaisut ja muut tuotokset. Itä-Suomen yliopistossa käytetään viime syksynä käyttöön otettua UEF CRIS -järjestelmää, joka rakennettiin yhteistyössä Oulun ja Vaasan yliopistojen sekä Taideyliopiston kanssa eri organisaatioiden tarpeisiin mukautuvaksi.

Kirjasto vastaa julkaisutietojen tarkistamisesta ja Virtaan toimittamisesta. Tutkimustietojärjestelmään importoidaan osa tutkimusjulkaisuista eri viitetietokannoista UEF-affiliaatiohaun avulla. Kaikkia julkaisuja, esimerkiksi suomenkielisiä, konferenssijulkaisuja tai kirjojen lukuja, ei kuitenkaan indeksoida kansainvälisiin tietokantoihin, minkä vuoksi ne on tallennettava manuaalisesti. Myös tutkijat itse syöttävät julkaisutietoja UEF CRISiin. Julkaisun tekijällä on vastuu julkaisutietojen tallentamisesta sekä niiden oikeellisuudesta. Korjaukset ja puutteet pitää ilmoittaa viimeistään viimeisten laitosraporttien oton yhteydessä tammikuussa.

Aktiviteetteja kirjasto ei tarkista, vaan niistä jokainen käyttäjä vastaa itse. Esimerkiksi jos yhteisesitelmässä tekijöitä on kaksi tai useampia, kukin esiintyjä tallentaa aktiviteetin henkilökohtaisesti itselleen. OKM:n julkaisutiedonkeruussa tapahtui syksyllä 2022 tekijyyteen liittyvä muutos, jonka vuoksi mukanaolo tutkimusryhmässä ei automaattisesti takaa enää julkaisun tekijyyttä. Näistä kannattaakin tallentaa itselleen tutkimusaktiviteetti (jäsenyys tutkimusryhmässä).

UEFin avoimet julkaisut

Itä-Suomen yliopisto, kuten useat muutkin yliopistot ja rahoittajat ympäri maailman, edellyttävät sopimusten ja lakien puitteissa tutkimustulosten avointa julkaisemista.

Tutkijalle avoimuus tuo lisää näkyvyyttä, sillä avoimesti saatavilla oleviin tieteellisiin julkaisuihin viitataan useammin kuin esimerkiksi pelkästään maksullisissa lehdissä julkaistuihin artikkeleihin. Avoimen julkaisemisen osuus UEFin vertaisarvioiduista tieteellisistä julkaisuista vaikuttaisi vuonna 2022 nousevan jo hyvin lähelle 80 prosenttia. Lopulliset luvut varmistuvat myöhemmin keväällä.

Opinnäytetöistä avoimia on ollut yli puolet jo viimeiset kuusi vuotta. Hyvään avoimuuslukuun vaikutti aikanaan opinnäytetöiden palautusjärjestelmän sähköistäminen, ja palvelua on kehitetty edelleen myös viime vuonna.

Tieteellisten julkaisujen määrä kasvoi ennätyslukemiin vuonna 2021 kenties koronapandemian myötä, mutta kauas eivät viime vuoden luvutkaan jää. Voisi siis todeta, että Itä-Suomen yliopisto tuottaa laadukkaita julkaisuja ja julkaisutiedonkeruussakin niiden tulos on UEFille jälleen hyvä.

Tieteellisten artikkelien määrät vuosina 2019-2022: 2359 vuonna 2019, 2465 vuonna 2020, 2744 vuonna 2121, 2747 vuonna 2022.
Tieteellisten julkaisujen määrä vuosilta 2019-2022, luku poimittu 20.4.2023 Tiede ja tutkimus -verkkopalvelusta. Luvut sisältävät vertaisarvioidut artikkelit, sekä konferenssijulkaisut (julkaisutyypit A1-A4).

Lisätiedot: cris@uef.fi 

In English

Higher education institutions are required to report on their activities annually to the Ministry of Education and Culture. Information on, for example, publications, finances, personnel, and students is collected using the KOTA system. Some of the data is collected through the VIRTA higher education achievement register and VIRTA publication information service of the National data warehouse for higher education. Publications are included in the funding model for universities. 14 per cent of the funding from the Ministry of Education and Culture is received by universities on the basis of publications.

The Ministry of Education and Culture’s publication data collection is based on a data collection letter sent to higher education institutions at the end of the year. The letter comes attached with definitions of the statistical data used in the data collection. Higher education institutions submit the previous calendar year’s data early in the following year according to the schedule in the data collection letter.

Publications are weighted with quality coefficients based on the publication channels’ JUFO classifications. In addition, for peer-reviewed publication categories A and C, openly available publications are weighted with a coefficient of 1.2. JUFO classifications are updated every four years. The latest update assessment from 2022 will apply to publications from 2023.

Since last year, the data collected from publications has been submitted on an attribute-basis, but type classifications are still used in the utilization of publication data and statistics. In the attribute model, information such as the publication’s format, its host publication type, and its target audience are defined first. The choices made will define the following options, and the internal instructions of the UEF CRIS system also advise the user on how to fill in the form.

In practice, publications are reported using the CRIS (Current Research Information System) systems of higher education institutions. UEF CRIS stores information on the publications and other outputs of UEF experts. The University of Eastern Finland uses the UEF CRIS system that was launched last autumn. The system was built in cooperation with the Universities of Oulu and Vaasa and the University of the Arts Helsinki, so that it could be adapted to the needs of different organisations.

The library is responsible for checking the publication information and submitting it to VIRTA. Some of the research publications are imported to the research information system from different reference databases using the UEF affiliation search. However, not all publications are indexed in international databases. Finnish-language publications, conference proceedings, and book chapters, for example, must be stored manually. Researchers themselves also enter publication information into UEF CRIS. The author of the publication is responsible for the storage and accuracy of the publication information. Corrections and deficiencies must be reported no later than when the last department reports are taken in January.

The library does not check the information on activities, which means that each user is responsible for their accuracy. For example, if there are two or more authors for a joint presentation, each person will record the activity for themselves. In autumn 2022, the Ministry of Education and Culture publication data collection underwent a change related to authorship, and participation in a research group no longer guarantees the authorship of a publication. Thus, it is recommended to save these as personal research activities (membership in a research group).

UEF’s open access publications

The University of Eastern Finland, like many other universities and funders around the world, requires research results to be published openly within the framework of agreements and laws.
For researchers, openness brings more visibility, as openly available research publications are referred to more often than articles published only in paid journals, for example. The share of open access publishing in UEF’s peer-reviewed research publications is expected to be close to 80 per cent in 2022. The final figures will be confirmed later in the spring.

More than half of UEF’s these have been open for the past six years. The good open access figure owes much to the initial digitalisation of the thesis submission system, and the service has continued to be developed up until last year as well.

The number of research publications reached record highs in 2021, perhaps due to the coronavirus pandemic, and last year’s figures are not far behind either. Thus, it can be stated that the University of Eastern Finland produces high-quality publications, and that the result in the publication data collection is yet again positive for UEF.

The number of research publications from 2019 to 2022: 2359 in 2019, 2465 in 2020, 2744 in 2121, 2747 in 2022.
The number of research publications from 2019 to 2022, figure extracted from the Research.fi online service (https://research.fi/en/) on the 20th of April 2023. The figure includes peer-reviewed articles and conference proceedings (publication types A1 to A4)

Additional information: cris@uef.fi

Jukka Kananen, palvelupäällikkö |Head of services
Mari Niemi, tietoasiantuntija | Information specialist
Heta Mikkonen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Laura Hämäläinen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Taina Sahlman, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Antti Laurila, tietojärjestelmäasiantuntija | Information systems specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Jaakko Nyrönen, tietoasiantuntija | Information specialist |Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Niko Niskanen, tietoasiantuntija | Information specialist

Kerro, kerro luokitus, mik’ on näistä parahin? | Level, level on the wall, which is the fairest of them all?

(Please, scroll down to read a in English.)

Julkaisufoorumi (JUFO) on Tieteellisten seurain valtuuskunnan hallinnoima tieteellisen julkaisemisen luokitusjärjestelmä. Luokituksia tekevät 23 tieteenalakohtaista JUFO-paneelia, joissa on mukana tieteen- ja tutkimusalan/tutkimus- ja julkaisutyön asiantuntijoita. JUFO:ssa julkaisukanavat luokitellaan kolmeen eri luokkaan (tasot 1, 2 ja 3) perustuen asiantuntijapaneeleiden arviointiin julkaisukanavan laadusta. Taso 0 kertoo, ettei julkaisukanava vielä täytä jotakin tason 1 kriteereistä, eikä siten ole mikään erityinen status.

Julkaisufoorumiluokitus on tarkoitettu suurten julkaisumäärien keskimääräisen laadun arviointiin, eikä sitä tule käyttää yksikkö- tai tutkijantason arviointiin tutkimusmetriikan vastuullisen käytön ohjeistuksen mukaisesti.

Tässä muutamia yleisimpiä kirjastosta kysyttyjä kysymyksiä ja vastauksia JUFO-luokituksesta:

Mitä JUFO sisältää?

JUFO:ssa on listattuna ja luokiteltuna tieteellisiä julkaisukanavia, joissa suomalaiset korkeakoulut ovat julkaisseet. Julkaisukanava voi olla lehti tai sarja, kustantaja tai konferenssi.

Tieteellisellä julkaisukanavalla tulee olla toimituskunta sekä vertaisarviointipolitiikka, ja julkaisukanavan tulee olla erikoistunut tieteellisten tutkimustulosten julkaisemiseen.

Kuinka JUFO-tasot määritellään?

Tasojen 1-3 julkaisujen tulee olla vertaisarvioituja ja tieteellisiä julkaisukanavia. Taso 1 on tieteellisen julkaisemisen “perustaso”, johon suurin osa julkaisukanavista sijoittuu. Tasot 2 ja 3 panelistit ovat arvioineet keskimääräistä korkeatasoisemmiksi ja vaikuttavammiksi. Näillä tasoilla on tietyt kiintiöt perustuen julkaisuvolyymiin.

Taso 0 sisältää julkaisukanavia, jotka eivät täytä tasojen 1-3 kriteereitä sekä uusia julkaisukanavia, joita ei ole vielä arvioitu. Lisää ja tarkemmin luokitusten perusteista löydät täältä.

Mihin JUFO-tasoja Itä-Suomen yliopistossa käytetään?

Itä-Suomen yliopiston julkaisut rekisteröidään SoleCRIS-tietokantaan ja raportoidaan vuosittain opetus- ja kulttuuriministeriölle. Jokainen julkaisu saa JUFO-tason julkaisukanavansa eli joko lehden, kirjakustantajan tai konferenssin mukaan. Yliopiston valtiolta saama rahoitus perustuu osittain julkaisujen määrään ja julkaisujen JUFO-tasoihin. Kukin julkaisu saa JUFO-tasonsa julkaisuraportoinnin yhteydessä automaattisesti rajapintojen avulla, eli niitä ei manuaalisesti julkaisuille tallenneta.

Miten JUFO vaikuttaa julkaisumaksujen tukemiseen?

Itä-Suomen yliopisto tukee Open Access –julkaisumaksujen (APC-maksut) korvaamista, mikäli tutkimuksen rahoittaja ei hyväksy julkaisumaksuja hankkeen kustannuksiksi. Tuki koskee JUFO-luokkiin 2 ja 3 kuuluvien julkaisukanavien kustannuksia. Tuki ei koske Open Access –julkaisumaksuja tilausmaksullisiin julkaisukanaviin, joissa julkaisu saatetaan avoimeksi erillisellä maksulla (ns. Hybridi-julkaiseminen). Tiedekunnilla voi olla näistä poikkeavia ohjeistuksia, löydät lisää tietoa täältä.

Mistä löydän julkaisukanavien JUFO-tasot?

JUFO-portaalista

Haka-tunnuksella kirjautumalla saa tarkempia tietoja.

Olen julkaissut samassa lehdessä useamman kerran, mutta julkaisuilla on eri JUFO-tasot. Miksi?

Täydennysarviointeja tehdään jatkuvasti. Niissä tason 1 julkaisuja voidaan laskea tasolle 0 tai nostaa 0-tason lehtiä 1-tasolle. Niissä mukaan voidaan ottaa myös kokonaan uusia julkaisukanavia. Tasoja 2 ja 3 panelistit arvioivat vain neljän vuoden välein tehtävissä kaikkia julkaisukanavia koskevassa laajassa uudelleenarvioinnissa. Julkaisun JUFO-taso määräytyy siis julkaisuvuoden perusteella ja virallistuu, kun OKM:n vuosittainen julkaisutiedonkeruu vahvistetaan loppukeväästä.

Miksi jokin lehti ei ole JUFO:ssa?

Ks. edellinen vastaus. Saattaa olla, ettei kukaan ole vielä ehdottanut lehteä lisättäväksi Julkaisufoorumiin ja/tai siinä ei ole vielä ilmestynyt suomalaisten tutkijoiden julkaisuja, jotta lehti olisi päätynyt JUFO-arviointiin. Tyhjä JUFO-taso kertoo, että julkaisukanava on arvioitavana.

Mihin tutkija voi käyttää JUFO-luokitusta?

JUFO:n avulla voi etsiä tieteellisiä julkaisukanavia, jotka ovat tieteenalan asiantuntijoiden arvioimia. JUFO-tasoa voi käyttää yhtenä kriteerinä julkaisukanavan valinnassa.

logo and text

Publication Forum (JUFO) is a classification system for scientific publications managed by the Federation of Finnish Learned Societies. The classifications are drafted by 23 discipline-specific JUFO panels with experts in publishing and research in the specific scientific and research disciplines. In JUFO, publication channels are classified into three classes (levels 1, 2 and 3) based on a quality rating provided by the expert panels. Level 0 indicates that the publication channel does not yet meet some of the criteria of level 1, meaning that 0 is not a status as such.

The publication forum classification is intended for evaluating the average quality of large volumes of publications. It should not be used for evaluating individual units or researchers in accordance with the instructions concerning the responsible use of research metrics.

Below are some of the most frequently asked questions and answers on the JUFO classification.

What does JUFO contain?

JUFO lists and classifies scientific publication channels with publications by Finnish institutes of higher education. A publication channel may be a journal or series, publisher or conference.

A scientific publication channel must have editorial staff as well as a peer-review practice, and the channel must specialise in publishing scientific research results.

How are JUFO levels determined?

Publications on levels 1–3 must be peer-reviewed and scientific. Level 1 is the basic level of scientific publishing, which most of the channels are on. Panellists have evaluated levels 2 and 3 to be of higher than average quality and have an above-average impact. These levels have certain publication volume quotas.

Level 0 contains publication channels that do not meet the criteria of levels 1–3 as well as new publication channels that have not been classified yet.
For further and more detailed information on classification grounds, please visit Classification criteria.

What are JUFO levels used for at the University of Eastern Finland?

Publications by the University of Eastern Finland are registered in the SoleCRIS database and reported to the Ministry of Education and Culture each year. Each publication is provided with a JUFO level based on its publication channel, i.e. a journal, book publisher or conference. Government funding allocated to the university is in part based on the number of publications and the JUFO levels of the publications. Each publication is assigned its JUFO level automatically in connection with publication reporting with the help of interfaces, meaning that levels are not recorded for publications manually.

How does JUFO influence the payment of article processing charges?

The University of Eastern Finland supports the reimbursement of Open Access article processing charges (APCs) if the funder of the research does not approve processing charges as project costs. The support is applied to costs incurred by publication channels on JUFO levels 2 and 3. The support is not applied to Open Access processing charges for publication channels subject to a subscription fee, in which publications are made open by way of a separate charge (so-called hybrid publication). Faculties may have their own instructions. More information.

Where can I find JUFO levels for publication channels?

In the JUFO portal
You can access more detailed information when signed in using your Haka ID.

I have published in the same journal several times, but the publications are on different JUFO levels. Why is this?

Supplementary evaluation is carried out continually. In it, level 1 publications may be downgraded to level 0, or level 0 journals may be upgraded to level 1. This evaluation process may also include completely new publication channels. Panellists evaluate levels 2 and 3 only every four years in a comprehensive re-evaluation process pertaining to all publication channels. This means that the JUFO level of the publication is determined based on the year of publication and made official when the annual publication data collection of the Ministry of Education and Culture is completed in late spring.

Why are some journals not featured in JUFO?

See the previous answer. It is possible that no one has suggested the journal to be added to the Publication Forum and/or it has not yet featured publications by Finnish researchers, which is a requirement to be eligible for JUFO evaluation. An empty JUFO level indicates that the channel is under review.

How can researchers use the JUFO classification?

You can use JUFO to search for scientific publication channels that are evaluated by experts in the field. JUFO levels may also be used as a criterion in selecting a publication channel.

 

Heta Mikkonen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Mari Niemi, tietoasiantuntija | Information specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Tomi Rosti, tietoasiantuntija |  Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Terveisiä Kuopion kampuskirjaston uudelta työntekijältä | Greetings from a new staff member at Kuopio campus library

(Please, scroll down to read in English.)

Hei kaikille! Olen Jaakko Nyrönen, ja aloitin tietopalveluneuvojana verkko- ja julkaisupalveluissa Kuopion kampuskirjastossa tammikuussa 2021. Lähtöisin olen Keski-Suomesta, vaikka Itä-Suomessa olenkin asunut jo pidempään. Opinnot sain valmiiksi Itä-Suomen yliopistossa Joensuun kampuksella (Suomen historia). Tuolloin kiinnosti historiallinen kriminologia. Informaatiotutkimuksen opinnot tein myöhemmin Oulun yliopistoon.

Valmistumisen jälkeen olen ollut töissä opettajana / yläkoulun erityisopetuksessa sekä kirjastovirkailijana, kirjastonhoitajana ja informaatikkona yleisessä ja korkeakoulukirjastossa. Kirjastoissa olen päässyt tekemään kaikenlaista, liittyen vaikkapa verkko-opintojen suunnitteluun ja toteutukseen, kirjastojärjestelmiin, kuvailuun tai julkaisutoimintaan. Nyt työ UEFissa onkin välistä mukavaa vaihtelua, kun voi keskittyä ja perehtyä seikkaperäisemmin tiedonkeruuseen sekä verkkojulkaisemiseen.

Kuopion kampuskirjastossa tehtäviini kuuluvat tällä hetkellä opinnäytetöiden eRepo-tallennukset sekä julkaisutiedonkeruuseen ja SoleCRISiin liittyvät tehtävät. Asiakaspalvelusta minut löytää myös muutamana päivänä viikossa.

Vapaa-ajallani luen – kirjasuosikkeina vaikkapa Pultava, Vihan hedelmät ja The Killer Angels – ja ulkoilen, kesällä viihdyn järvellä. Tietokilpailuista ja pallopeleistä olen myös aina tykännyt. Taloa yritän remontoida osaamiseni puitteissa silloin, kun aikaa riittää.

Mukavaa kevättä kaikille!

Mies, talvi, lumi, sininen taivas, aurinkoinen sää. Man, winter, snow, blue sky, sunny weather.
Melanian edustalla Kuopion kampuksella kylmänä, mutta aurinkoisena kevätpäivänä. Taustalla Savilahti. | In front of Melania building at Kuopio campus on a cold but sunny spring day.

Hi! My name is Jaakko Nyrönen. I started my new job as an information services advisor in the Library IT and publishing services at the Kuopio campus library in January 2021. I was born in Central Finland but I’ve been living in Eastern Finland for a while now.

I earned my master’s degree at the UEF Joensuu campus in Finnish history and I have also studied information studies at the University of Oulu.

My key duties here at UEF library include publishing the electronic master’s theses and registering university publications in the UEF SoleCRIS database. You can also find me at the university’s customer service desk.

My favourite hobbies are reading, quizzing, renovating the house and spending time at the lake.

Wishing a Nice Spring to Everybody!

Jaakko Nyrönen, tietopalveluneuvoja | Infomation Services Advisor
Verkko- ja julkaisupalvelut| Library IT and publishing services