Tiedonhaun oppimispolku | Learning path of information retrieval

(Please, scroll down to read in English.)

Tiedonhaun opetus kirjastoissa on ikiaikaista. Itse olen osallistunut 1980-luvun lopulla opetukseen, jossa käytiin läpi painettuja bibliografioita ja tutustuttiin tieteellisiin lehtiin. Opettajana olen vetänyt niin atk-passia kuin erilaisia tiedonhaun verkko- tai lähikursseja 2000-luvun alusta alkaen. Sisällöt ja opetusmuodotkin ovat olleet vuosien varrella myllerryksessä, mutta tiedonhaun opetuksen tärkeys on kirjastossa ollut tunnustettu läpi vuosikymmenten. Tämä perustavanlaatuinen tuki ja opetukseen resursoiminen on ollut keskeinen edellytys tiedonhaun opetuksen jatkuvaksi kehittämiseksi.

Pikkuhiljaa tiedonhaun opetuksesta onkin rakentunut kokonaisuus, joka läpäisee opiskelijan koko opintopolun: tavoitteena on tarjota oikea-aikaisesti taitoja ja välineitä, joita tarvitaan opiskelun, oppimistehtävien ja opinnäytteiden vaatiman tieteellisen tiedon, erityisesti lähdekirjallisuuden, hankkimiseksi.

Tämä oppimispolku on nyt nähtävillä kirjaston verkkosivuilla. Sivulla kuvataan lyhyesti opetuksen tarkoitus ja sisällöt, jotta opiskelijat voivat hahmottaa tiedonhakuun liittyvän oppimiskokonaisuuden ja vaikkapa opettajat olla selvillä siitä, millaisia taitoja kirjasto opiskelijoille opettaa.

Kaaviokuva tiedonhaun opetuksesta opiskelujen eri vaiheissa.
Tiedonhaun oppimispolku tiivistettynä.

Oppimispolun rungon muodostavat tiedonhaun kurssit, jotka ovat tarjolla sekä perus- että jatko-opiskelijoille. Tiedonhaun opintojaksot on Itä-Suomen yliopiston kirjastossa linkitetty vahvasti opiskelijan omaan tekemiseen sekä osittain oppiainekohtaisesti räätälöidyn sisällön että oppimistehtävien kautta. Opiskelija pääsee tekemään tiedonhaun harjoituksia johonkin omaan, todelliseen tiedontarpeeseen liittyen ja saa myös henkilökohtaista palautetta tekemisestään.

Tiedonhaun kurssit opettavatkin ensisijaisesti laajempaa tiedonhakua, kun tarvitaan kattavaa kuvaa tiettyyn aiheeseen liittyvästä tieteellisestä kirjallisuudesta: kirjoista ja artikkeleista. Näin järeää tietopakettia ei tarvita eikä siten ole tarkoituksenmukaista tarjotakaan kaikissa tilanteissa, esimerkiksi ihan opiskelujen alkuun riittää vaikkapa tieto siitä, kuinka löytää kurssikirjan, verkosta tai painettuna.

Toisaalta monet esimerkiksi tiedonhaun tekniikkaan liittyvät pienet mutta tärkeät asiat unohtuvat herkästi, jos ja kun laajaa, syvällistä tiedonhakua ei ole koko ajan tarpeen tehdä. Siksi oppimispolkua täydentävät erimuotoiset muut opetukset, joissa sekä kerrataan jo aiemmin opittua että tuodaan rinnalle uusia taitoja ja tietoja.

Varsinaisen opetuksen rinnalla on aina kulkenut myös ajatus erilaisista oppaista, joihin tukeutumalla voi kukin tiedontarvitsija milloin vain saada selville, kuinka käyttää yliopistokirjastoa ja hankkia tietoa erilaisiin tarpeisiin. Oppaita onkin kertynyt melkoinen määrä, eikä varmaksi voi luvata, etteikö lisääkin vielä tulisi. Ongelma on, kuten aina, löytävätkö käyttäjät nämä tiedot juuri silloin kun tarve on. Kirjaston oppaisiin on linkki kirjaston etusivuilla ja googlaamallakin niitä voi löytää. Myös kirjastobotti Uffe linkittyy kirjaston verkkosivujen oppaisiin ja ohjeisiin. Tiedonhaun ohjaus, henkilökohtainen tai ryhmässä tapahtuva, täydentää varsinaista opetusta ja itseopiskelua.

Tiedon digitalisoituminen 90-luvulta alkaen oli valtavan suuri murros tiedonhankinnan maailmassa. Tuleeko tekoälyn uusimmasta kehitysharppauksesta yhtä iso muutos? Se jää nähtäväksi, mutta täällä sitä edelleenkin ollaan, kirjastolla valmiina tallaamaan tiedonhaun polkua uusille urille.

Kulkija vehreän metsän polulla. A walker in a path of a green forest.
Kuva | Photo: Laura Parikka.

The teaching of information retrieval is a long-time activity in libraries. In the late 1980s, as a student, I participated in a teaching that went through printed bibliographies and became familiar with scientific journals. As a teacher, I have been instructing in various online or classroom courses in information retrieval since year 2001. Contents and forms of teaching have changed over the years, but the importance of teaching information retrieval has been recognized in the library throughout the decades. This fundamental support and resourcing for teaching has been a key prerequisite for the continuous development of information retrieval teaching.

Gradually, the teaching of information retrieval has become an entity that spans over a student’s entire study path: the goal is to provide in a timely manner the skills and tools needed to acquire the scientific information, especially literature sources, required for studying, learning assignments and theses.

This learning path is now available on the library’s website. The page briefly describes the teaching so that students can discover purpose, contents and timing related to information retrieval, and teachers, for example, are aware of the kinds of skills the library teaches students.

A graph of information retrieval teaching in different stages of studies.
Information retrieval learning path in UEF Library.

The core of the learning path consists of information retrieval courses, which are available to both undergraduate and postgraduate students. The information retrieval courses at the UEF Library are strongly linked to students’ own work through partially subject-specific tailored content and learning assignments. Students will be able to do information retrieval exercises related to their own topics of interest and will also receive personal feedback on their work.

Information retrieval courses primarily teach extensive information retrieval skills when a comprehensive picture of the scientific literature related to a particular topic is needed. Such an exhaustive information package is not needed and it is not appropriate to offer in all situations, for example in the beginning of studies, when just an ability to find a course book, online or in print, is quite enough.

Alongside the actual teaching, there is the idea of online guides, on which each customer can at any time find out how to use the university library and search information for different needs. Indeed, quite a number of guides have been published, and even more might appear. The problem is, as always, whether users can find this information exactly when the need arises. There is a link to the library’s guides on the library’s front page and even by googling they can be found. The library bot Uffe also relies on guides and instructions from the library’s website. Information retrieval guidance, personal or in a group, supplements the actual teaching and self-studying.

The digitalisation of information since the 1990s was a huge transformation in the world of information supply. Will the latest development leap in AI become just as big a change? It remains to be seen, but here we are still, in the library ready to tread the path of information retrieval onto new trails.

Laura Parikka, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Yksilöllistä, yhteistä vai jotain siltä väliltä? – Yksi esimerkki opetuksen kehittämisestä kirjastossa | Personalized, general or something in between? – An example about the library’s teaching development

(Please, scroll down to read in English.)

Vaikka on helppoa ajatella tietävänsä mitä toiset tarvitsevat, tulisi välillä muistaa kuunnella myös muita. Opetusta kehitettäessä toisten kuuleminen pätee yhtä lailla työkavereiden, opiskelijoiden kuin oppiaineidenkin suuntaan. Esimerkiksi opiskelijat saattavat tulla eri lähtötilanteista kirjaston opintojaksoille, sillä opintojen loppuunsaattaminen on voinut syystä tai toisesta viivästyä tai opiskelija tulee yliopistoon suoraan maisterivaiheeseen. Tällöin vaikkapa tiedonhaussa ja viitteidenhallinnassa käytettävät välineet ovat muuttuneet tai ovat kokonaan uusia ja asioiden kertaamiselle on tarvetta uusien asioiden opettelemisen lisäksi.

Monet kirjaston opintojaksoilla läpikäytävät, esimerkiksi tiedonhaun tekniikoihin liittyvät aiheet, ovat ainakin periaatteiltaan samankaltaisia eri tieteenaloilla. Tästä huolimatta tieteenalakohtaisuus ja opiskelijoiden erilaiset tarpeet tulisi kuitenkin ottaa riittävällä tavalla huomioon opetusta suunniteltaessa. Oman tieteenalan esimerkit alalle relevanteista aineistoista ja tietokannoista sekä opetuksen oikea-aikaisuus tekevät asioista mielekkäitä ja tukevat myös oppiaineiden toimintaa. Sisältöjen tarjontaa voi aina ajatella tieteenaloittain laajemminkin, koska vaikkapa lähteiden käyttö voi painottua eri tavalla eri oppiaineissa. Tässäkin kommunikointi oppiaineiden ja kirjaston välillä nousee tärkeäksi.

Perinteisen tiedonhaun lisäksi kirjaston vastuulle on viime vuosina tullut myös avoimen tieteen edistäminen ja neuvonta tutkimusaineistojenhallinnassa. Tutkimusaineistoilla tarkoitetaan aineistoa, johon  tutkimus perustuu ja jolla tutkimuksen tulokset voidaan todentaa. Tutkimusaineistoa ovat esimerkiksi mittaustulokset, haastattelujen tuottama aineisto, muistiinpanot, lähdekoodit ja fyysinen tai digitalinen aineisto (esim. näytteet ja äänitteet). Aineistonhallintaan kuuluu mm. aineistojen (jotka ovat useimmiten digitaalisessa muodossa datana) laillinen, eettinen ja tietoturvallinen käsittely, aineiston dokumentointi ja tallennus sekä aineistojen hävittäminen.

Avoin tiede pyrkii edistämään tieteellisen tiedon saatavuutta kaikille kansalaisille riippumatta siitä toimivatko he akateemisessa yhteisössä vai eivät. Kirjasto järjestää koulutuksia avoimesta tieteestä ja aineistonhallinasta henkilökunnalle, mutta tulevaisuudessa nämä aiheet tulee sisällyttää tavalla tai toisella myös perusopiskelijoiden opetukseen.

Kirjaston järjestämän opetuksen sisältöjen lisäksi on mietittävä, missä vaiheessa sitä on tarjolla. Voisiko tarjolla olla avoin oppimateriaali tai oppimisympäristö, jossa opiskelijat voisivat valita sisältöä oman toiveensa mukaan? Mahdollinen olisi myös vaihtoehto, jossa yhteisen perussisällön päälle voisi valita itselleen sopivimmat syventävät osiot. Vai olisiko opettajavetoinen opetus pienemmissä ryhmissä ja henkilökohtaisemmalla otteella sittenkin sitä, mitä halutaan?

Kuinka siis ottaa huomioon opiskelijoiden erilaiset tarpeet ja eri tieteenalojen näkökulmat siten, että opinnot tarjoavat sekä perusasioiden kertaamista että vastauksia oman osaamisen syventämiseen? Onko tätä kaikkea pakko edes tarjota samassa paketissa? Yhtenä vaihtoehtona tämän tiedon saamiseen on kysyminen.

Notes on hands
Kuva | Picture: Maarit Putous

Kirjaston opetustarjonta löytyy Kirjaston OPSista

Kirjasto on mukana tällä hetkellä lähes neljälläkymmenellä myös kirjaston opetussuunnitelmasta löytyvällä opintojaksolla. Opintoja tarjotaan kandidaatti- ja maisterivaiheessa sekä jatko-opiskelijoille. Suuri osa etenkin perustutkinto-opiskelijoille tarkoitetuista opintojaksoista liittyy kiinteästi esimerkiksi tutkielmavaiheeseen, jolloin opetus tapahtuu ajallisesti sopivassa kohdassa. Tämän lisäksi on myös koko lukuvuoden auki olevia opintojaksoja, jolloin niiden suorittaminen on vapaampaa, mutta usein myös vähemmän opettajavetoista.

Opintojaksomuotoisen opetuksen ulkopuolella kirjasto tarjoaa myös yksilöllistä ohjausta opiskelijoille, jolloin opiskelijat voivat ottaa yhteyttä oman alansa tietoasiantuntijaan kirjastossa ja saada tarvitsemiaan neuvoja esimerkiksi opinnäytetyön tiedonhakuun liittyen. Lisäksi kirjaston sivuilla on paljon tiedonhankintaa tukevia avoimia materiaaleja ja kirjasto järjestää räätälöityjä koulutuksia ja lyhytkursseja yliopiston tutkijoille ja henkilökunnalle esimerkiksi avoimesta tieteestä ja tutkimusaineistonhallinnasta.

Vaikka opetusta sekä avoimia oppimateriaaleja on runsaasti, tulee silti mieleen ajatus, kuinka hyvin tämä kaikki on löydettävissä sekä mahdollisesti myös tiedossa ja käytössä opiskelijoilla ja yliopiston laitoksilla? Kuinka keskusteluyhteyttä oppiaineisiin voisi vielä parantaa? Onko järkevää tehdä uutta, vai tulisiko miettiä, kuinka jo olemassa olevaa voisi mahdollisesti käyttää monipuolisemmin? Voisiko tehtyä työtä, oli se sitten uutta tai jo olemassa olevaa, hyödyntää esimerkiksi avoimena oppisympäristönä tai oppimateriaalina myös yliopiston ulkopuolella?

Miten opetuksen sisältöjä voisi kehittää?

Palataan vielä toisten kuulemiseen ja toisilta kysymiseen. Itä-Suomen yliopiston kirjaston palvelupäällikkö Katri Rintamäen marraskuisessa blogikirjoituksessa kirjaston opetuksen hyvinä puolina opiskelijapalautteessa pidettiin esimerkiksi käytännönläheisyyttä, vaihtoehtoisia suoritustapoja sekä rakentavaa ja kannustavaa ilmapiiriä. Mikäli opintojen sisältö on helpommin kytkettävissä käytäntöön, se myös koetaan usein merkityksellisemmiksi. Palautteessa arvostettiin opettajavetoista opetusta, mutta toisaalta myös itseopiskelun tuomaa joustavuutta suoritustapoihin ja aikatauluihin.

Normaalien kurssipalautekyselyiden lisäksi kirjasto teki viime keväänä kyselyn perusopiskelijoiden aineistonhallinnan opetuksesta ja ohjauksesta  kartoittaakseen minkä verran aineistonhallintaa yleensä opetetaan, kuinka hyvin opettajat tuntevat aineistonhallinnan eri osa-alueet ja mihin vaiheeseen opintoja aineistonhallinnan opetus tulisi kohdistaa. Tulokset olivat rohkaisevia sen suhteen, että opettajat ja ohjaajat yleisesti ottaen kokivat aineistonhallinnan opetuksen tärkeäksi osaksi opintoja. Toisaalta opettajat ja ohjaajat kokivat, että he tarvitsevat apua aiheen opettamiseen. Etenkin aineistonhallinnassa korostuvat tieteenalakohtaiset erot, joten sen opettaminen on tehtävä yhteistyössä oppiaineiden kanssa. Aineistonhallinnan opetuksen jalkauttamisessa perusopiskelijoille kirjasto on ensimmäisen askeleena kokoamassa tutkimusaineistojen hallintaan liittyen ohjaajaan opasta, jolla varmistetaan, että opinnäytetyön ohjaajilla on käytössään sopivaa materiaalia aineistonhallinnan opetuksen. Lisää kyselystä ja sen tuloksista voi lukea lokakuisesta blogikirjoituksesta.

Vaikka palaute kirjaston tällä hetkellä järjestämistä kursseista on ollut pääsääntöisesti positiivista, on kirjaston opetus- ja tietopalveluiden henkilöstö menneen syksyn aikana pyrkinyt vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin kehittämällä opetusta palvelumuotoilun keinoin. Uusien opetusvastuiden lisäksi kansainvälisten opiskelijoiden ja avoimen yliopiston väylää tulevien tutkinto-opiskelijoiden määrät tulevat lisääntymään. Tämä tarkoittaa sitä, että lisääntyneiden opiskelijamäärien lisäksi tulevaisuuden opiskelijoilla tulee olemaan hyvin erilaiset taidot ja taustat tiedonhakuun, avoimeen tieteeseen ja tutkimusaineistojen hallintaan, mikä tulee ottaa huomioon myös niiden opetuksessa.

Kysymällä tietoa opintojaksojen kehittämiseen

Kirjaston opetussuunnitelmassa on vapaavalintaisia opintoja, joiden tavoitteena on esimerkiksi auttaa opiskelijoita opinnäytetyön tekemisessä. Yhtenä esimerkkinä vapaavalintoisista opinnoista on opinnäytetyövaiheen maisteriopiskelijoille suunnattu yhden opintopisteen opintojakso Syventävät informaatiotaidot.

Opintojaksoa olisi mahdollista kehittää jatkossa siten, että se toimisi mahdollisimman hyvin opiskelijoille yhteisten ja valittavien sisältöjen sekä ajankohdan puolesta. Yhtenä vaihtoehtona tähän voisi olla modulaarisuus. Opiskelijoilta saadun palautteen mukaan opintojaksolta toivotaan toisaalta kertausta, mutta myös jo opittujen taitojen syventämistä. Samoin palautteessa arvostetaan opettajavetoista opetusta, mutta toivotaan myös itsenäistä opiskelua. Tämä mahdollistaisi paremmin sen, että opintojakson voisi suorittaa haluamanaan ajankohtana ja valinnaisemmilla sisällöillä. Tällöin henkilökohtaisen ohjauksen tarjoama tuki jäisi kuitenkin vähäisemmäksi.

Opintojakson kehittäjien taholla on herännyt kysymyksiä ainakin tieteenalakohtaisuudesta, modulaarisuudesta, kurssin saatavuudesta, kieliversioista ja siitä tulisiko sisällön olla enemmän kertaavaa vai nimensä mukaisesti syventävää. Opintojakson toteutusmuoto myös mietityttää: Voisiko kurssi olla tarjolla itseopiskeltavampana koko lukuvuoden vai koetaanko opettajavetoinen opetus ja henkilökohtaisempi ohjaus kuitenkin tärkeämmäksi?

Voit auttaa kehittämään kirjaston kurssien sisältöjä ja toteutustapoja vastaamalla tähän lyhyeen kyselyyn.

Personalized, general or something in between? – An example about the library’s teaching development

Although it is easy to think that you know what others want, it is also important to ask regularly whether it still holds true. When developing teaching, it is utmost important to hear students, staff, and departments. For example, some students may have delayed their studies or come directly to master’s studies without prior university level information retrieval skills. In those cases, the tools used in information retrieval may need to be updated or completely new, meaning that there is a need for revising existing or learning new skills.

The principles of the information retrieval techniques taught in library courses are similar regardless of the field of study. However, the field specific examples and databases, along with the right timing, make the course contents interesting for the students. Therefore, it is important that there is regular communication between the library and the departments/schools, so that the library knows what they need and the other way around, they know what the library can offer.

In addition to the traditional library services, the university libraries are now responsible also for data management training and promoting open science. Data management means that data that is collected during the research process is treated according to the legislation and ethical principles, is stored securely, and documented and destroyed appropriately. Open science is a movement where scientific outputs, such as publications, software, and data, are brought available to all citizens, regardless of their involvement in the academia. The new responsibilities have already trickled into staff trainings, but in the future, they should be also more integrated into the student trainings.

In addition to the course contents, also the timing of the course is crucial and it can vary between students. Should library offer open materials and learning environments where students could freely select the most relevant and interesting content for themselves? Should the courses be available always as an online course? Maybe contact teaching with a more restricted study period would be preferred? How can the library accommodate all needs of the students?

You can find the library courses from the study guide

The library currently offers almost 40 courses that can be found in the study guide. The courses are offered for Bachelor, Master, and PhD level students. The timing of most library teaching is bound to the preparation of the thesis, which is a time point when information retrieval skills are needed. There are also courses available throughout the academic year, but naturally those courses contain very little or no contact teaching. The library also offers personal guidance upon request, for example when students need help in finding references for their thesis.

Although there are plenty of courses and material available, you wonder how well all that can be found by students and staff? How to improve the communication between the library and departments? Do we need new materials or develop the existing ones to be better utilized? Should we prepare learning material that can be utilized also after graduation, because many topics taught by the library are general skills that are needed in working life, too.

Notes on paper
Kuva | Picture: Marja Aho

How should the course contents be developed?

Let’s get back to asking and listening. In this blog post Katri Rintamäki, head of library’s teaching and information services, goes over feedback collected from courses taught by the library. Overall, the feedback was very positive and students liked the constructive and supportive atmosphere during the courses. Some students liked contact teaching while others preferred self-study. Regardless which was preferred, flexibility on how to complete the course was valued.

In addition to the normal course feedback, the library conducted a survey last spring about teaching and supervision of data management. The survey was targeted towards teaching and research staff who usually oversee Master’s thesis supervision. The results of the survey revealed that although data management is not systematically taught, the thesis supervisors felt that this is an important topic that should be taught more. Thesis supervisors also thought that they need further training for themselves on data management to be able to teach it properly. As a response to the survey results, the library will prepare next year a supervisor’s guide for data management. You can read more about the survey and its results from this blog post.

Although the feedback about the library courses and trainings has been overall positive, the library must also look into the future. The increasing numbers of international students and the students entering via the open university means that the skills levels of students attending the library courses can be very heterogeneous; hence course contents and learning materials should accommodate a wide variety skill level.

Survey to develop course contents

There are optional library courses which purpose is, for example, to support thesis writing. One such course is a master’s level course about information skills (1 cp, offered currently only in Finnish). This course could be developed so that it would serve better and have more students. The feedback from the course indicated, that many students are selecting this course to update their information retrieval skills although other topics are also taught in this course. The students valued contact teaching but wished flexibility on the timing of the course. The flexibility however means that there will be more self-study. Perhaps the increase in the amount of self-study could be compensated by modular course structure where students could pick modules that are the most interesting and useful for them. The library would like to hear more about the hopes and wishes regarding the field specificity, modularity, availability, and teaching languages of its courses in this short questionnaire. Thank you for your input!

Jaakko Nyrönen, tietoasiantuntija | Information specialist
Helena Jäntti, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Aineistonhallinnan opetukseen kaivataan tukea Itä-Suomen yliopistossa | Support is needed for teaching data management at the University of Eastern Finland

(Please, scroll down to read in English.)

Aineistonhallinta on olennainen osa tutkimus- ja tietotyötä, ja sen laatuun on alettu kiinnittää entistä enemmän huomiota. Aineistonhallinnalla tarkoitetaan toimenpiteitä, joilla kerätään, säilytetään ja käytetään aineistoja — mittaustuloksia, haastatteluja, tekstejä, näytteitä ja niistä kertynyttä dataa — turvallisesti ja tehokkaasti. Tutkimustyössä aineistonhallinnalla huolehditaan, että aineisto pysyy käytettävänä koko tutkimuksen ajan ja myös sen jälkeen. Lisäksi aineistonhallintaan voi kohdistua lainsäädännöllisiä vaatimuksia, kuten esimerkiksi tietosuoja-asetuksen vaatimukset henkilötietojen käsittelyyn. Useimmiten tutkimusaineistojen hallinnan suunnitelmat rajautuvat datan hallintaan.

Tavoitteena systemaattisempi aineistonhallinnan opetus perusopinnoissa

Aineistonhallinta on avoimen tieteen edellytys, minkä edistämiseen suomalaiset korkeakoulut, mukaan lukien Itä-Suomen yliopisto, ovat sitoutuneet. Suomessa tutkimusyhteisö on aktiivisesti mukana linjaamassa avoimen ja vastuullisen tieteen tavoitteita ja toimenpiteitä. Tutkimusaineistojen ja -menetelmien linjaus (1) julkaistiin vuonna 2021, ja yksi sen tavoitteista koskee opinnäytetöiden datanhallintasuunnitelmien opetusta: “Viimeistään vuonna 2024 korkeakoulut huolehtivat, että opinnäytetöiden ohjaajat osaavat osana ohjaustyötään arvioida ja kommentoida datanhallintasuunnitelmia” (s. 14). Aikataulu on tiukka, eikä tavoiteajassa pysymistä helpota se, että aineistonhallinnan opetus perusopiskelijoille on vasta kehittymässä ja sille ollaan vasta luomassa osaamistasoja sekä yhtenäisiä kansallisia käytänteitä.

Aineistonhallintasuunnitelman tekeminen on ollut jo pidemmän aikaa ehtona monien tutkimushankkeiden rahoitukselle, ja tutkijat ovat saaneet ohjeistusta niiden tekemiseen kirjastosta. Lisäksi aineistonhallinnan kurssi on ollut osa UEFin tohtorikoulun vapaavalintaisia opintoja jo useamman vuoden ajan. Sen sijaan aineistonhallinnan opetus perusopiskelijoille on ollut lähinnä laitosten, osastojen ja yksittäisten ohjaajien vastuulla, eikä opetuksen määrä ja laatu koko Itä-Suomen yliopiston tasolla ole ollut tiedossa.

Aineistonhallinnan opetukseen on kuitenkin syytä kiinnittää huomiota, sillä aineistojen ja datan asianmukainen käsittely lisää opinnäytetöiden laatua ja riskinhallintaa monin tavoin. Aineiston keruun ja käsittelyn läpinäkyvyys parantuu, kun toimenpiteet dokumentoidaan ja aineisto kuvaillaan huolellisesti. Asianmukainen tallennus ja jakaminen koko opinnäytetyön elinkaaren ajan ennaltaehkäisee vahingossa tapahtuvan aineiston tuhoutumisen tai sen päätymisen vääriin käsiin Aineistonhallinnan osaamisesta on hyötyä opintojen ja tutkimuksen teon ohella myös työelämässä ylipäätään.

Kysely ja sen tulokset

Aineistonhallinnan opetuksen tilanteen kartoittamiseksi UEF kirjasto teki kyselyn oppiaineiden opettajille ja opinnäytetyön ohjaajille. Kyselyssä keskityttiin datanhallintaan, ei fyysisten aineistojen hallintaan, vaikka fyysisetkin aineistot edellyttävät suunnitelmallista käsittelyä ja hallintaa. Kyselyyn saatiin 130 vastausta, ja vastaajia oli kaikista tiedekunnista ja useimmilta laitoksilta/osastoilta.

Jakauma: FILO 22 %. LUMET 18 %. TT 43 %. YHKA 17 %.
Kuva 1. Vastaajien määrä tiedekunnittain (n = 130). FILO = Filosofinen tiedekunta. LUMET = Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta. TT = Terveystieteiden tiedekunta. YHKA = Yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunta.

Kyselyyn sai vastata suomeksi ja englanniksi. Vastauksista ilmeni, että aineistonhallintaa ei opeteta yksittäisenä kokonaisuutena, vaan se nivoutuu osaksi metodikursseja ja/tai opinnäytetyön ohjausta. Kyselyyn saatiin 130 vastausta, ja vastaajia oli kaikista tiedekunnista ja useimmilta laitoksilta/osastoilta.

Kyselyn tulokset osoittivat, että FAIR-periaatteet ja metadata tunnetaan heikoimmin opettajien ja ohjaajien keskuudessa. FAIR tulee sanoista Findable (=löydettävä), Accessible (=saavutettava), Interoperable (=yhteentoimiva) ja Re-usable (=uudelleen käytettävä) ja tarkoittaa käytännössä sitä, että aineistoa käsitellään niin, että tutkimuksen tulokset voidaan tarvittaessa verifioida sekä aineistoa on mahdollista jatkokäyttää olemassa olevan tutkimuksen jälkeen.

FAIR-periaatteiden käytännön toteuttaminen edellyttää hyvää tieteenala- ja aineistokohtaista ymmärrystä ja alan tutkimuskäytänteiden tuntemusta, mikä hankaloittaa yksityiskohtaisten yleisohjeiden antamista. Yleisluonteisia ohjeita kuitenkin laaditaan, mutta niiden perusteella FAIR-periaatteiden noudattaminen saattaa olla varsin vaikeaa. Myös metadata eli aineiston kuvailu oli heikommin tunnettua. FAIR-periaatteet ja metadata voivat myös olla termeinä vieraita, mutta monet ohjaat ja opettajat voivat käyttää niiden kuvaamiseen vaikkapa eri termejä ja toteuttaa niitä käytännössä tietämättään. Toisaalta opettajat ja ohjaajat tunsivat hyvin avoimen datan ja sen saatavuuden, mutta sitä ei juuri opeteta opiskelijoille, vaikka se on keskeinen aineistonhallinnan osa-alue.

Graafi. Kuinka hyvin tunnet seuraavat datanhallinnan osa-alueet? FAIR 44 % ei tunne eikä opeta. 7 % opettaa. Datan omistajuus 20 % ei tunne eikä opeta, 20 % opettaa. Avoin data 16 % ei tunne eikä opeta, 13 % opettaa. Datan tallennus tutkimuksen aikana 13 % ei tunne eikä opeta, 28 % opettaa. Metadata 28 % ei tunne eikä opeta, 16 % opettaa. Datan sensitiivisyys ja tietosuoja 10 % ei tunne, 37 % opettaa. Datan säilytys/hävitys tutkimuksen jälkeen 14 & ei tunne, 36 % opettaa.
Kuva 2. Datahallinnan osa-alueiden tuntemus

Vaikka aineistonhallinnan osa-alueet tunnettiin kohtalaisesti, noin puolet opettajista ja ohjaajista koki, että he tarvitsevat tukea aineistonhallinnan opetukseen ja ohjaukseen. Neuvontaa kaivattiin lähes kaikkiin aineistonhallinnan osa-alueisiin. Kun vastauksia tarkasteltiin tiedekuntakohtaisesti, Terveystieteiden tiedekunta (TT) erottui muista tiedekunnista siinä, että TT:ssä tunnetaan melko hyvin henkilötietoja ja arkaluonteisia henkilötietoja sisältävän aineiston käsittely. Toisaalta Terveystieteiden tiedekunnassa kaivattiin neuvontaa henkilö- ja terveystietoa sisältävien aineistojen avaamiseen. Se saattaakin olla usein työlästä ja vaikeaa, sillä avaamisessa tulee kiinnittää erityistä huomiota aineiston avaamisen laajuuteen ja käyttöoikeuksien asianmukaiseen jakeluun.

Graafi. Kaipaan neuvontaa seuraaviin datanhallinnan osa-alueisiin. FAIR-periaatteet 60 % kyllä, 40 % ei. Datan omistajuus 50 % kyllä, 50 % ei. Avoin data ja sen saatavuus 53 % kyllä, 47 % ei. Datan tallennus tutkimuksen aikana 43 % kyllä, 57 % ei. Metadata 49 & kyllä, 51 % ei. Datan sensitiivisyys ja tietosuoja 38 % kyllä, 62 % ei. Datan säilytys/hävitys tutkimuksen jälkeen 39 % kyllä, 61 % ei.
Kuva 3. Tuen tarve aineistonhallinnan eri osa-alueilla.

Missä vaiheessa opintoja? Kuka opettaa?

Aineistonhallinnan opetus nivoutuu useimmiten osaksi pro gradu -tutkielmaa joko osana seminaaria tai varsinaista työnohjausta. Opettajat ja ohjaajat myös kokivat, että tämä olisi luonnollisin ajankohta aineistonhallinnan opetukselle. Kyselyn avovastauksista ilmeni, että aineistonhallinta ylipäätään koetaan tarpeelliseksi ja että sen laadukkaaseen opetukseen ja ohjaukseen on syytä kiinnittää huomiota. Lisäksi kirjastolta toivottiin ohjausta aineistonhallinnan opetukseen ja tiivistä materiaalipakettia aineistonhallinnasta sekä ohjaajille, opettajille että opiskelijoille.

Vastauksena aineistonhallinnan opetuksen tarpeisiin, kirjastossa on suunnitteilla ohjaajan paketti kirjaston verkkosivuille. Lisäksi päivitämme ja pyrimme lisäämään nykyisten perusopiskelijoille suunnattujen aineistonhallinnan verkkosivujen näkyvyyttä. Suunnitelmissa on myös aineistonhallinnan opetuksen kehittäminen ja pilotoiminen yhteistyössä oppiaineiden kanssa.

(1) Nykyri, S., Päällysaho, S., Rosti, T., Sunikka, A., Neuvonen, A., & Kuusniemi, M. E. (2021). Tutkimusaineistojen ja -menetelmien avoimuus : korkeakoulu- ja tutkimusyhteisön kansallinen linjaus ja toimenpideohjelma 2021-2025. Osalinjaus 1, Tutkimusdatan avoin saatavuus. Helsinki: Tieteellisten seurain valtuuskunta. DOI: https://doi.org/10.23847/isbn.9789525995466 

Support is needed for teaching data management at the University of Eastern Finland

Data management, an essential part of research- and information work, has received increasing attention in recent years. Data management means procedures, which are used to collect, store, and use data safely and efficiently. Data can include measurement results, interviews, texts, samples, or data based on the aforementioned. In scientific research, data management ensures that the data will be usable throughout the research process – from preliminary data to data reposition after research. There can be also legal requirements, such as data privacy issues regulated by the general data protection regulation (GDPR), that mandate the data management procedures. Although data can also include physical samples, data management plans typically only concern data in a digital format.

Goal: Systematic training for data management during master’s studies

Data management is an integral part of Open Science, and Finnish higher education institutions (incl. University of Eastern Finland, UEF) are committed on promoting it. In Finland, the research community is actively developing goals and actions to promote open and responsible science. The National Policy and Executive plan by the higher education and research community (1) was published in 2021 and one of its goals involves teaching of data management during thesis supervision: “No later than 2024, higher education institutions will ensure that thesis supervisors are able to evaluate and comment on data management plans as part of their supervisory work” (pp 13). Because the skill levels and national practices are at the moment still being developed, the schedule is quite ambitious.

Writing data management plans has been a pre-requisite for several research funding instruments for a while and UEF Library has a major role in training researchers to write them. In addition, Library has offered a course on research data management for doctoral students for some years now. However, the training of master’s students for research data management has not been systematic, and instead the training has been organized mainly by departments and individual teachers and thesis supervisors. Therefore, the extent and the quality of the training is not known at the university level.

Nevertheless, it is necessary to pay attention to data management training and appropriate treatment of data because it will increase the quality of theses and it is also part of risk management. Appropriate storing and sharing of data will decrease the risks, such as accidental loss of data or data misuse. Being knowledgeable about data management is also an important general skill that is needed in working life.

Survey and results

The UEF library conducted a survey during May-June 2022 about the teaching of data management by teachers and thesis supervisors. The survey focused on management of digital data, rather than physical samples, although physical samples also need systematic handling and treatment. We received 130 answers, which covered all faculties and most departments.

Distribution. FILO 22%, LUMET 18%, TT 43%, YHKA 17%
Figure 1. Percentage of responses in faculties (n = 130). FILO = Philosophical Faculty. LUMET = Faculty of Science and Forestry. TT = Faculty of Health Sciences. YHKA = Faculty of Social Sciences and Business Studies.

Answers were accepted both in Finnish and English. The results showed that data management is not taught as a separate entity/topic, but instead as part of methodological courses or thesis supervision.

The results also show that the FAIR-principles and metadata are the least known parts of data management. The acronym derives from the words Findable, Accessible, Interoperable and Re-usable. In practice FAIR means that data are treated in a manner that research results can be verified, and the data can be re-used after the current work is completed. Applying FAIR-principles, however, requires good knowledge of data types used in each scientific field. This makes giving detailed, one-size-fits-all instructions difficult. Other less familiar data management topic was metadata, i.e., the description of data. The unfamiliarity with FAIR-principles and metadata could also be unknown as terms; hence, it is possible that many teachers and supervisors practice or work with them without knowing it. On the other hand, teachers and supervisors were familiar with open data, yet it was rarely taught to students despite being a key component of research data management.

Graph. How familiar are you with...? FAIR principles: Do not know 44%, teach 7%.Data ownership Do not know 20%, teach 20%. Open data Do not know 16%, teach 13%.Data storage Do not know 13%, teach 28%.Metadata Do not know 28%, teach 16%.Data sensitivity and data protection Do not know 10%, teach 37%. Data storage/disposal after research Do not know 14%, teach 36%.
Figure 2. Knowledge about areas of data management

Although all the key aspects of data management were known to some extent, almost half of the teachers and supervisors felt that they need support for teaching data management. Guidance was needed in all aspects of data management. When answers were compared between faculties, the knowledge about personal and sensitive data was the best in the Faculty of Health Science. On the other hand, teachers and supervisors in the Faculty of Health Science felt that they need guidance on how to open the data the most. Indeed, opening sensitive data can be difficult because the degree of openness and used rights must be considered carefully.

Graph. I need guidance in: FAIR principles Yes 60%, No 40%. Data ownership Yes 50%, No 50%. Open data Yes 53%, No 47%. Data storage Yes 43%, No 57%. Metadata Yes 49%, No 51%. Data sensitivity and data protection Yes 38%, No 62%. Data storage/disposal after research Yes 39%, No 61%.
Figure 3. Support needed in different areas of research data management

In which part of studies? Who is teaching?

According to the survey results, research data management was mostly taught as a part of thesis work, either as a part of seminar or during the actual thesis supervision. The teachers and supervisors also felt that this is the most suitable timing for the teaching. The open answers of the survey showed that teaching data management is important, and attention should be paid to good quality in teaching it. Respondents wished guidance and compact material bank for students, teachers, and supervisors.

In a response for the need for support in the teaching of data management, the UEF library will prepare a supervisor’s guide in the library website. We will also update and increase the visibility of the existing material for the students. Obviously, the first step is to translate all material in English. We will also possibly pilot the teaching of data management together with the departments.

(1) Nykyri, S., Päällysaho, S., Rosti, T., Sunikka, A., Neuvonen, A., & Kuusniemi, M. E. (2021). Open research data and methods National policy and executive plan by the higher education and research community for 2021–2025: Policy component 1: Open access to research data. DOI: https://doi.org/10.23847/isbn.9789525995480

Helena Jäntti, tietoasiantuntija | Information specialist
Taisa Sallinen, tietoasiantuntija | Information specialist
Manna Satama, tietoasiantuntija | Information specialist
Niina Nurmi, tietoasiantuntija | Information specialist
Laura Parikka, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and Information Services