Tag: research funding

Posted on

Tutkimushallinnon ESRAM-koulutuksessa Prahassa | Getting to know research administration during ESRAM training in Prague

(Please, scroll down to read a summary in English.)

Osallistuimme Prahassa, Tšekissä järjestettyyn ESRAM-koulutukseen lokakuun 2022 loppupuolella. ESRAM eli Early Stage Research Administrator Masterclass on tutkimushallinnon asiantuntijoille suunnattu lyhyt koulutus. Se on eritoten räätälöity työnsä muutaman vuoden sisään aloittaneille, eri taustoista alalle tulleille henkilöille. ESRAMin toteutuksesta vastaa EARMA. Tässä blogissa kerromme hiukan taustaa EARMAsta ja kokemuksistamme ESRAM-koulutukseen osallistumisesta.

EARMA ja ESRAM

European Association of Research Managers and Administrators (EARMA) edustaa tutkimushallinnon ammattilaisia. Vuonna 1995 Italiassa perustettu yhdistys syntyi tarpeesta luoda yhteinen verkostoitumispaikka ja foorumi, jossa tutkimushallinnon asiantuntijat voisivat vaihtaa ammatillisia kokemuksiaan. Tätä nykyä Brysselistä käsin toimivassa EARMAssa on muutama sata jäsenorganisaatiota – UEF näiden joukossa – kymmenistä Euroopan maista. Suomessa kansallisella tasolla toimiva Finn-ARMA-verkosto edustaa suomalaisissa korkeakouluissa ja tutkimusorganisaatioissa työskenteleviä tutkimushallinnon ammattilaisia, ja sillä on edustajisto EARMAn johtokunnassa.

Early Stage Research Administrator Masterclass eli ESRAM on modulaarisesti rakennettu kurssi, joka koostuu ennakkotehtävistä, lyhyistä luennoista, interaktiivisista työpajoista, tapauskohtaisista esimerkeistä ja yhteisistä keskusteluista. Kurssille otetaan yleensä noin 30 uraansa aloittavaa tutkimushallinnon asiantuntijaa (Research Manager and Administrator, jäljempänä RMA). Sen tavoitteena on selkeyttää tutkimushallinnon työrooleja ja urapolkuja sekä hahmottaa, millaista tukea tutkimushallinnon ammattilaiset tarjoavat eri vaiheissa tutkimusprosessia. ESRAM-koulutus järjestetään kaksi kertaa vuodessa eri puolilla Eurooppaa. Syksyn 2022 koulutus pidettiin Diplomat Vienna House -hotellissa. Kurssimaksuun oli mahdollista hakea EARMAn stipendiä ja matkakuluihin puolestaan Erasmus+ -tukea.

Tutkimushallinnon asiantuntijoiden urapolkuja ja työnkuvia

Kurssilaisemme edustivat melko tyypillisiä taustoja: osa oli tutkijataustaisia ja osalla oli kokemusta hallinnollisesta työstä. Moni heistä työskenteli eurooppalaisissa tutkimusorganisaatioissa, mutta joukossa oli myös mm. valtiollisen tutkimusrahoittajan palveluksessa työskenteleviä asiatuntijoita. Kurssin ohjaajilla oli taustallaan vuosien työkokemus eri organisaatioista, yritysten kanssa tehtävästä yhteistyöstä ja hallinnon eri osa-alueista. Osalla oli myös tutkijataustaa.

Joukko ihmisiä, taustalla Prahan kaupunkisiluettia. A group of people. A silhouette of Prague in the background.
ESRAM kurssilaiset. | The participants of the ESRAM course. Kuva | Photo: Terezia Minarikova

Tutkimushallinnon asiantuntijoiden työnkuvia ei voine tyhjentävästi kertoa, mutta useimmiten nämä asiantuntijat auttavat rahoitushakemuksen valmistelussa, etsivät sopivia rahoituksia ja tulkitsevat avoimen tieteen linjauksia. Lisäksi he ylläpitävät yhteistyötä lakiosaston, TKI-osaston (Tutkimus-, Kehittämis- ja Innovaatiotoiminta) ja kirjaston välillä. Niinpä RMA:t yleensä sijoittuvat tutkimusstrategian, rahoittajan strategian ja organisaation strategian rajapintaan. Organisaatiot voivat järjestää tutkimuspalvelunsa monin eri tavoin. Koulutuksen osana meille esiteltiin Milanon teknillisen korkeakoulun esimerkki dynaamisesti rakennettavasta palvelusta. Proaktiivisessa palvelussa voidaan hyödyntää erilaisia työkaluja (esim. Scival) ja yliopistosta kerättyä dataa (esim. tutkimusryhmien osaamisalueista). Näiden tietojen pohjalta tutkimushallinnon asiantuntijat voivat haravoida eri tutkimusryhmille sopivia rahoitusinstrumentteja ja paikantaa erilaisia teemahakuja.

Useissa organisaatiossa RMA:t työskentelevät määräaikaisissa pesteissä, jotka rahoitetaan esimerkiksi viiden vuoden ajaksi. Työ on monipuolista ja vaativaa eritoten silloin, jos organisaatiossa ei ole erillisiä pre-award- ja post-award-yksikköjä. Tällöin yksi ja sama asiantuntija voi joutua tukemaan yksittäistä hanketta suunnitteluvaiheesta (ennen rahoituksen saamista eli pre-award) raportointivaiheeseen (rahoituksen myöntämisen jälkeen eli post-award). Rahoitushakuprosessin ns. pre-award-vaiheisiin lukeutuvat muun muassa tuki konsortion rakentamisessa ja tutkimussuunnitelman kirjoittamisessa sekä yhteydenpito rahoittajatahoon. RMA:lle lankeaa myös erityyppisten muodollisten menettelytapojen selvittämistä, kuten vaikkapa se, kenen pitää mikäkin asiakirja allekirjoittaa ja missä muodossa allekirjoitus vaaditaan. Rahoitusmyönnön jälkeisiin työtehtäviin eli ns. post-award-puoleen kuuluvat esimerkiksi budjetoinnissa avustaminen ja käytettyjen varojen raportoiminen. Myös hankkeen kulkua on seurattava siltä varalta, ettei jotain hankkeen luvatuista tuotoksista (ns. deliverable) olekaan mahdollista toteuttaa.

Ihmisiä seisomassa vierekkäin. | People standing next to each other.
Ohjaajat vasemmalta oikealle | The instructors from left to right: Angela Noble (Leiden University), Ellen Schenk (Holland Proton Therapy Center, Delft, The Netherlands & DrEAMS Funding Consultancy), Stefania Grotti (Politecnico di Milano), Olaf Svenningsen (Research Lighthouse), John Donovan (TU Dublin). Kuva | Photo: Terezia Minarikova

Roolit ja kommunikointi

Tutkimushallinnon asiantuntijoiden tehtäviä harjoiteltiin roolipelin avulla, mikä auttoi konkretisoimaan tarvittavaa osaamista. Roolipeliin liittyi myös saamamme ennakkotehtävä. Tehtävässä oli pitänyt listata asioita, joihin tulisi valmistautua ennen EU:n Horisontti-rahoitusta hakevan tutkijan tapaamista. Roolipelissä kurssilaiset jaettiin pienryhmiin, joissa jokainen valitsi itselleen jonkin asiantuntijaroolin (esim. tietosuoja, henkilöstö, sopimukset, tutkimusaineistot, avoin tiede). Kurssin ohjaajat toimivat tutkimusryhmän päätutkijan eli PI:n (principal investigator) roolissa.

Roolipeli valaisi meille osallistujille hyvin niitä ennakkovalmisteluja, joita suuria EU:n rahoittamia tutkimushankkeita valmistellessa tulisi huomioida. Yhtenä kohtana esiin nousivat kansainväliset konsortiot, joissa on tärkeää sopia ennalta esimerkiksi datan jakamisen ja yhteistyön sujuvuus. Toinen tärkeä esiinnoussut teema koski immateriaalioikeuksia (IPR) ja omistajuudesta sopimista, eritoten jos EU-hankkeen osana on tarkoitus tuottaa myös kaupallisesti hyödynnettäviä ratkaisuja.

Yksi keskeinen opetus oli kommunikaation tärkeys. On osattava kuunnella tutkimusryhmän johtajaa ja muita tutkimusryhmän jäseniä ja selittää tarvittavat toimenpiteet ymmärrettävästi. Kuten yksi kurssin ohjaajista muistutti, meille on annettu kaksi korvaa ja yksi suu, ja tämän suhdeluvun mukaisesti tutkimushallinnon asiantuntijan on oltava läsnä tutkimusryhmän kanssa kommunikoidessa: kuuntele x 2, puhu x 1. Tutkimuspalveluiden sisäinen kommunikaatio on yhtä lailla keskeistä. On tärkeää, että keskustelussa ja palvelussa on mukana juuri oikeat asiantuntijat, sillä yksi ihminen ei voi hallita kaikkia osa-alueita tarvittavalla perusteellisuudella.

Avoin tiede, etiikka ja tutkimusaineistonhallinta

Meitä datanhallinnan asiantuntijoita lähellä olevia teemoja käsiteltiin paljon. Avoin tiede, tutkimusetiikka ja tutkimusaineistonhallinta olivat esillä molempien kurssipäivien luennoilla ja roolipelissä. Niitä pitää osata sekä sanoittaa rahoitushakemuksissa että toteuttaa itse tutkimuksessa. Vaikka moni asia olikin itselle ennestään tuttua, oli hyödyllistä kuulla pohdintaa tieteen etiikasta ja tutkimusdatan jakamisesta tutkimushallinnon laajemmassa yhteydessä.

Tutkimusetiikka on osa vastuullisen tieteen tekemistä. Esimerkiksi tutkimusmenetelmien eettiset kysymykset, kuten koe-eläinten käytön tarpeellisuuden arviointi, ihmisiin kohdistuvien tiedonkeruiden tietosuojan varmistaminen tai ympäristölle tapahtuvan vahingon ehkäisy ja minimointi ovat tyypillisiä tutkimusetiikkaan liittyviä teemoja. Tutkimusetiikka pitää sisällään hyvän tieteellisen käytännön (HTK) noudattamisen (englanniksi Responsible Conduct of Research eli RCR). Tutkijan ammattietiikka liittyy puolestaan siihen, miten tutkimusdataa hallitaan, miten julkaistaan vastuullisesti ja miten huolehditaan velvollisuuksista kollegoita ja organisaatiota kohtaan.

Tutkimushallinnon asiantuntijuuteen kuuluu keskeisesti eettisten seikkojen ymmärtäminen, jotta asiantuntija pystyy neuvomaan tutkimusryhmää ennalta ennen kuin vakavia rikkeitä tapahtuu. Tässä kohdin muistutettiin, että tutkimushallinnon asiantuntijan vaikeimpia tilanteita ovat ne, joissa hän on ollut mukana tutkimusetiikkaa rikkoneessa tutkimushankkeessa – tietämättään. Tutkimushankkeiden avoimuus ja luottamus hankkeen sisällä onkin ensiarvoisen tärkeää. EARMAssa toimii kollegiaalinen yhteisö, Ethics and Research Integrity Officer Network (ERION), jossa voidaan jakaa tietoa ja hyviä käytänteitä tutkimusetiikan käytännön toteuttamiseen.

Tutkimusaineistonhallinnan kohdalla listattiin erityisen hankalia asioita, jotka me datanhallinnan ihmiset taisimme jo tietääkin. Tällaisina mainittiin tutkimusdatan avoimeksi saattaminen mahdollisuuksien mukaan ja sen toteuttaminen käytännössä, aineistonhallintasuunnitelman monimutkaisuus, kansainväliset hankkeet ja datan jakaminen, eettiset kysymykset ja tietosuoja. Ja kaiken päätteeksi esitettiin tuttuakin tutumpi kysymys, miten tutkimusdata ylipäätään määritellään. Eikä tälläkään kurssilla kysymykseen saatu kaikenkattavaa vastausta.

Kokonaisuutena kurssi oli erittäin antoisa. Se tarjosi kattavan kuvan tutkimushallinnon asiantuntijatehtävistä, antoi ajatuksia oman osaamisen kehittämiseen ja hahmotti oman asiantuntijuuden sijoittumiseen tutkimushallinnon tehtävien kirjossa.

Kerrostaloja. Blocks of flats.
Kaupunkinäkymää kongressihotellin lähistöltä. | Cityscape nearby the congress hotel. Kuva | Photo: Manna Satama

Tuliaisina kurssilta myös uusia tuttavuuksia ja turisti-iltapäivä

Kurssi ei ollut pelkkää luentosalissa istumista, olihan yksi sen tavoitteista auttaa osallistujia verkostoitumaan eri puolilla Eurooppaa työskentelevien kollegoiden kanssa. Tähän tarjottiin mahdollisuus jo varsinaisia kurssipäiviä edeltävänä iltana. Kokoonnuimme kongressihotelliin drinkeille, mistä jatkoimme matkaa paikallista tšekkiläistä perinneruokaa tarjoavaan ravintolaan. Kävelymatkan aikana tehtävämme oli jutella mahdollisimman monen kurssilaisen kanssa muutaman ennalta annetun kysymyksen pohjalta.

Ensimmäisen kurssipäivän illallinen tarjottiin kongressihotellissa. Illallisen jälkeen me kurssilaiset jäimme pienryhmissä ratkomaan monipuolista, tosin hieman keskieurooppalaisvetoista pubivisaa, jonka tulokset julistettiin seuraavana päivänä. Voittoa ei meidän ryhmällemme tullut mutta kärkisijoja silti hätyyttelimme. Vajaat kaksi päivää olivat kaikkinensa tehokkaita siis myös uusiin kollegoihin tutustumisen kannalta.

Kaupungille kerkesimme varsinaista kurssipäivää edeltävänä päivänä ennen yhteistä kurssi-illallista. Aurinkoa ja lämpöä oli juuri sopivasti tehokkaaseen kävelykierrokseen Prahan historiallisessa keskustassa. Museoita emme kolunneet vaan ihailimme ja ihmettelimme kapeita katuja, rakennusten arkkitehtonisia yksityiskohtia ja turistien kansoittamia nähtävyyksiä. Matkatuomiset jäivät pääosin valokuviin ja työpaikan kahvipöytään tuotuihin paikallisiin herkkuihin.

Kohokuva rakennuksen ulkoseinässä. A relief on the outside wall of a building.
Arkkitehtoninen yksityiskohta. | An architectural detail. Kuva | Photo: Manna Satama

English summary

We participated in the ESRAM training organized in Prague, Czech Republic at the end of October 2022. ESRAM, i.e. Early Stage Research Administrator Masterclass, is a short training aimed at experts in research administration. It is especially tailored for people who have started their work within a few years. In this blog, we tell a little background about EARMA (the organization responsible for the course) and our experiences of participating in the ESRAM training.

EARMA and ESRAM

The European Association of Research Managers and Administrators, or EARMA, represents research administration professionals. The association, founded in Italy in 1995, arose out of the need to create a common networking place and a forum where experts in research administration could exchange their professional experiences. Today EARMA operates from Brussels and has a few hundred member organizations – UEF among them.

The Early Stage Research Administrator Masterclass or ESRAM is a modularly structured course consisting of preliminary assignments, short lectures, interactive workshops, case-specific examples and joint discussions. About 30 research management experts (Research Manager and Administrator, hereinafter RMA) are usually accepted for the course. Its goal is to clarify the work roles and career paths of research administration and to understand what kind of support research administration professionals offer at different stages of the research process. This year the bi-annual ESRAM course was held at the Diplomat Vienna House hotel in Prague. It is possible to apply for an EARMA scholarship for course fees and Erasmus+ support for travel expenses.

traditional fod Czek food beef stew dumplings
Paikallinen ruokalaji vepřo knedlo zelo (naudalihaa ja vehnämykyjä) tiistain tutustumisillallisella. | The local delicacy vepřo knedlo zelo (beefstew and breaddumplings) on Tuesdays get together dinner. Kuva | Photo: Niina Nurmi

Career paths and job descriptions of experts in research administration

Our fellow course attendants represented fairly typical backgrounds: some came from a research background or others from a diverse background in administrative work. The participants mostly worked in European research organizations. The course instructors had years of work experience in various organizations and different areas of research administration, with some also coming from a researcher background. The job descriptions of research administration experts cannot be given exhaustively, but they mostly deal with preparation of funding applications, looking for suitable funding, interpreting e.g. guidelines for open science and maintaining cooperation between the legal and the R&D departments. Hence, they are positioned at the interface of research strategy, funder’s strategy and organizational strategy.

As part of the training, we were presented with one organizational example of a dynamically built research office service in Italy. Taking a proactive approach, RMAs can identify suitable funding instruments for different research groups and locate funding calls with a relevant theme. An RMAs job is versatile and demanding, especially if the organization does not have separate pre-award and post-award units. In this case, one and the same expert may have to support a certain project from the pre-award to the post-award phases. The pre-award phases include, for example, support in building a consortium and writing a research plan. The post-award tasks include assistance in budgeting and reporting of used funds, among others. The progress of the project must also be monitored.

Roles and communication

We had a chance to practise some RMA’s tasks during a role-playing game. The role-playing game included a preliminary assignment we had received before the ESRAM. The assignment had been to list things that and RMA should prepare and find out before meeting the researcher applying for an EU’s Horizon funding call. For the role-playing game, we were divided into small groups, where everyone chose an expert role (e.g. data protection, personnel, contracts, research materials, open science) and the instructors took the PI (principal investigator) role. During the game, issues with international consortia, intellectual property rights and data ownership were raised, among other themes. The importance of communication was a key take-away message. As one of the instructors reminded us, we have been given two ears and one mouth, and according to this ratio, the research administration expert must be present when communicating with the research team: listen x 2, speak x 1. Internal communication in research services is equally important.

Open science, ethics and research data management

Many themes relevant to research data management experts were discussed during the lectures and role-play, including open science, research ethics and research data management. Despite being familiar with many of them, it was useful for us to hear reflections on the ethics of science and the sharing of research data in a broader context of research administration.

Research ethics is part of conducting responsible science. Ethical questions concerning research methods, such as assessing the necessity of using laboratory animals, ensuring data protection of data collection on humans, or preventing and minimizing damage to the environment are typical themes within research ethics. A researcher’s professional ethics, on the other hand, is related to how research data is managed, how to publish responsibly and how to take care of obligations towards colleagues and the organization. Research management’s expertise includes understanding ethical issues, so that the expert can advise the research team in advance before serious violations occur. At this point, it was reminded that the most difficult situations for a research administration expert are those where he has been involved in a research project that violated research ethics – unknowingly. The openness of research projects and trust within the project is of paramount importance. EARMA has a collegial community, the Ethics and Research Integrity Officer Network (ERION), where information and good practices for the practical implementation of research ethics can be shared.

Particularly difficult issues in research data management, already familiar to us working on the topic, were listed. Among these were the opening of research data as much as is possible, the complexity of the data management plan, international projects and data sharing, ethical issues and data protection, to name a few. At the end, the even more familiar question arose, namely how to define research data. This course didn’t provide an all-encompassing answer to the question either. Overall, the course was very rewarding. It offered a comprehensive picture of expert tasks in research administration, gave ideas for developing one’s own expertise and outlined the placement of one’s expertise in the spectrum of tasks in research administration.

New acquaintances and a tourist afternoon

Another goal of ESRAM was to help the participants network with colleagues from around Europe and beyond. In the evening before the actual course days, we gathered at the congress hotel for drinks, followed by a walk to a nearby restaurant serving traditional Czech food. The following evening, we course participants stayed after dinner in small groups to attend a pub quiz. Just short of two days, the ESRAM was effective also in terms of getting to know new colleagues. In the afternoon before the actual course day, we had a brief chance to check out the main historic sites of old Prague city centre. Instead of touring museums, our main takeaways were mostly photos and local delicacies brought to the workplace coffee table.

Katua reunustava muuri, joka on tuettu puupölkyin. Muurin päällä patsas. A streetview with a wall supported by wooden structures.
Katunäkymää. | A streetview. Kuva | Photo: Manna Satama

Niina Nurmi, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Manna Satama, tietoasiantuntija | Information specialist
Tutkimuksen tuki | Research support
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Posted on

6:AM ei alkanut aamukuudelta – kuudes Altmetrics-konferenssi | 6:AM did not start at six in the morning – the 6th Altmetrics Conference

(Please, scroll down to read in English.)

Altmetriikka

Altmetriikka (altmetrics) tulee sanoista alternative ja metrics. Bibliometriikan eräänlaisena täydentäjänä myös altmetriikka liittyy tieteen ja tieteellisen julkaisemisen näkyvyyden mittaamiseen. Altmetriikka mittaa nimenomaan verkkojulkaisemista, esimerkiksi tutkimuksen näkyvyyttä verkossa klikkausten, latausten, blogikirjoitusten, kirjanmerkkien, tykkäysten ja twiittien määrinä. Se ei kuitenkaan ole vaikuttavuusmittari, vaan osa tieteellisen informaation suodattamista. Oikeastaan se ei edes ole vaihtoehtoista metriikkaa, vaan lisäke, jota tarvitaan verkkojulkaisemisen ja datan uudenlaisen saatavuuden aikana.

6:AM

Osallistuin lokakuun toisella viikolla kuudenteen Altmetrics-konferenssiin, joka pidettiin tällä kertaa Stirlingin yliopistossa Skotlannissa. 6:AM-konferenssi oli kaksipäiväinen 9.-10.10. ja osallistuin pelkästään siihen, mutta konferenssia edelsi yksipäiväinen ”epäkonfrenssi” (do-a-thon) ja seurasi työpajapäivä (workshop). Myös konferenssissa oli epäkonferenssimaisuutta. Emme istuneet riveissä, vaan pyöreissä kahdeksan ihmisen pöydissä, joissa keskustelu ja tutustuminen käy(nee) muita muotoja helpommin.

Ensimmäisenä päivänä löysinkin itseni Euan Adien (Overton.io) vierestä. Hän on Altmetricin perustajia, jonka artikkelia “The Rise of Altmetrics” (teoksessa: Altmetrics : a practical guide for librarians, researchers and academics) olin lukenut matkalla Skotlantiin. Adie on todennut, että koska informaatiota on aina liikaa, on tärkeää suodattaa laadun näkökulmasta, karsia pois epärelevantti ja huonolaatuinen sisältö. Altmetriikassa tähän voidaan käyttää digitaalista oppineisuutta, jonka työvälineisiin kuuluvat esimerkiksi yhteinen viitteidenhallinta ja jakaminen verkossa, joukkoistaminen, käyttäjien yhdessä tekemä metadata, “post-publication review”. Hänen altmetriikkaohjeistukseensa kuuluu avoimuus: indikaattoria käytettäessä sen takana olevaan dataan pitää olla pääsy, tuon datan pitää olla niin avointa kuin mahdollista ja datan pitää olla relevanttia.

Maisema

Adie piti myös yhden kiinnostavimmista esityksistä “Mapping the Policy Landscape” todeten, että käsite “policy document” – joka voi ilmestyä kirjan muodossa, mutta myös blogipostauksena, tutkimusjulkaisuna, työpaperina, raporttina jne. – on vaikeasti määriteltävä, muuttuva, epäakateeminen, käytännöllinen, poliittinen, mutta aina kirjoitettu muuttamaan toimintatapaa tai käytäntöä. Se voi olla kansainvälinen, kansallinen, alueellinen tai jopa korttelikohtainen. Tämän tyyppisistä julkaisuista kolmannes viittaa muihin vastaaviin dokumentteihin, kolmannes tieteelliseen tutkimukseen, kuudesosa mediaan ja loput lainsäädäntöön ja muuhun vastaavaan. Viittaus voi olla suora, esimerkiksi hoitosuositukseen, mutta voi muodostaa myös ketjun esimerkiksi sanomalehden kautta blogiin, jonka kautta työpaperiin. Ei siis voida mitata yksinkertaisia viittauksia, vaan muodostuu viittausten verkko, joka muodostuu arviolta 10 000 eri lähteestä. Altmetriikan mittarit voivat siis olla todella monimutkaisia verrattuna perinteisiin bibliometriikan mittareihin.

Tervetuloa

Säkkipillin toivotettua meidät tervetulleiksi Skotlantiin ja tutkimus- ja innovaatiopalveluiden johtaja John Rogersin Stirlingin yliopiston kampukselle sekä Catherine Williamsin (Altmetric) avattua konferenssin, piti ensimmäisen keynote-puheen “Beyond Bibliometrics” Martin Kirk (King’s College London, UK). Hänen tehtävänään on huolehtia siitä, että yliopistolla on parhaat välineet ja että sen tutkimuksen näkyvyys on niin hyvä kuin vain voi olla. Hän esitti paljon pohdittavaa siitä, mikä metriikka palvelee milloinkin, ja kenen vastuulla altmetriikka organisaatiossa on. Huomioidaanko se strategiatyössä, onko se tutkimushallinnon hallussa, kuuluuko se tutkijoille, tekeekö sitä kirjasto vai kenties viestintä? Joka tapauksessa altmetriikka kuuluu julkaisustrategisiin työkaluihin. Avoimesti julkaistu saa enemmän viittauksia ja muuta huomioita kuin maksumuurien takana julkaistu – jos ei julkaista avoimesti, näkyvyys ja maine kärsivät.

Kohokohtia

Kaikkiaan kahdessa päivässä pidettiin kaksi keynote-esitelmää, yksi “Highlight Talk”, kaksi paneelikeskustelua ja 26 muuta esitystä.

Altmetrics in Action -session kiinnostavin esitys oli mielestäni Rebecca Welzenbachin (University of Michigan Library, USA) “Beyond the “Cool” Factor: The Challenge of Making Alternative Metrics Indispensable”. Hän kertoi, miten heillä hyödynnetään Altmetric Explorer -työkaluja ja miten altmetriikan avulla selvitettävä näkyvyys ja vaikuttavuus kiinnostaa sekä viestintää että tutkimushallintoa. Welzenbach on “research impact librarian”, jollainen olisi varmasti hyvä olla jokaisessa yliopistossa. Samassa sessiossa otsikolla “Collaborating to Target Doctoral Students and Postdoctoral Staff” puhunut Robyn Price (Imperial College London, UK) korosti laadun ja tunnettuuden merkitystä kertoessaan kiinnostusta herättävästi, miten altmetriikan työkaluja opetetaan osana kurssia nimeltä “Digital academic skills” väitöskirjatutkijoille ja hyödynnetään myös post-docien hakemuksissa.

The Researcher View -sessiossa Mithu Lucraft (Springer Nature) puhui muun muassa siitä, mikä tutkijoita kiinnostaa ja mistä he välittävät, kuten kiinnostaako heitä tutkimuksen vaikuttavuus akateemisen maailman ulkopuolella ja merkitys avoimuudella on juuri siihen. Koska viittauksia on helppo seurata, niitä usein ja monilla aloilla pidetään tärkeimpinä, joten tukea myös muiden seurantavälineiden käyttämiseen ja ymmärtämiseen tarvitaan. Samassa sessiossa Rachel Miles (Virginia Tech, USA) puhui tutkimuksen arvioinnista ja sen vaikutuksesta tutkijoiden palkkaukseen korostaen, että arviointimenetelmien pitää olla avoimia.

Vain yhden session ajaksi osallistujajoukko jakaantui kahtia. Osallistuin otsikon “Rumor Has It: How Exploring Research Engagement through Metrics Transforms Student Learning” alla pidettyyn työpajaan. Rachel Miles ja Amanda MacDonald (Virginia Tech, USA) kertoivat ja demonstroivat käytännössä, miten he opettavat altmetriikkaa 1.-2. vuoden opiskelijoille.

Decoding the Data -sessiossa “Measuring knowledge mobilization for grant-funded research using bibliometric, patent and policy indicators” oli Ben McLeishin (Altmetric) otsikkona. Hän korosti, että näiden aineistojen osalta Altmetric– ja Dimensions-tyyppisten palveluiden avulla voidaan mitata ideoita ja käsitteitä, muttei vaikuttavuutta. Hän puhui myös tutkimuksen tuottavuudesta, jota voidaan vertailla esimerkiksi rahoitusta saaneiden julkaisujen määrällä tutkijaa kohti eri maissa. Maria Levchenko (Europe PMC/EMBL-EBI), jonka kanssa juttelin useammallakin kahvitauolla, kertoi aiheesta “Exploring the Landscape of Curated Publications in Biology”. Biokuraattori kuratoi, kerää, kommentoi ja validoi biologisten ja organismitietokantojen tietoa. Kyse on biotutkimuksen tutkimusdatan laadunvalvonnasta ja kuvailusta. Hän puhui biokuratoinnin (biocuration) arvosta ja kysyi muun muassa, mikä tekee paperista kuratoitavan, korreloiko kuratointi laadun kanssa ja johtaako kuratointi suurempaan viittausmäärään? “Can the Impact of Grey Literature be Assessed?” kysyi Matthew Bickley (University of Wolverhampton, UK) ja perehdytti kuulijoita siis siihen, miten mitata niin sanotun harmaan kirjallisuuden – jota ei siis itse asiassa ole julkaistu – vaikuttavuutta. Andy Miahin puhe käsitteli kansalaistiedettä ja tieteen viestimistä eri kanavilla ja menetelmillä (kuvat, videot, performanssit, virtuaalitodellisuus, festivaalit…) sekä sen tyyppisen toiminnan vaikuttavuuden mittaamista. Hän korosti, että tieteentekijöiden tulee olla ensiksi kansalaisia ja vasta toiseksi tutkijoita.

Muissa konferenssin esityksissä käsiteltiin muun muassa rahoittajien näkökulmia, joidenkin tutkimusalojen vaikuttavuuden todella pitkää aikajännettä, tutkimuksen elinkaarta yleensä, kehitteillä olevia uusia malleja tieteen ja tutkimuksen indikaattoreiksi, tiedepodcasteja, saalistajakustantajia sekä tiedeviestintää ja kansalaistiedettä maissa, joissa on käytössä satoja eri kieliä, esimerkiksi Nigeriassa 529. Vaikka tiede on maailmanlaajuista, on politiikka (yleensä) paikallista, todettiin.

ihmisryhmät, posterit, halli, ikkunat, katto, pöydät. groups of people, posters, hall, windows, ceiling, tables.
Posterisessio | Poster session

Posterit

Konferenssissa oli esillä myös kymmenen posteria, jotka nekin esiteltiin ”poster lightning talks” -sessiossa. Mielenkiintoisin posteri on Syddansk Universitetin kirjaston kuuden henkilön laatima “Coloring the Donut”, jossa he tutkivat, miten hyvin niin sanottua altmetriikkadonitsia (“Altmetric Donut”, katso esimerkiksi kirjaston tutkimuksen tuen sivut) voi manipuloida. Heidän tapaustutkimuksensa mukaan se ei ole helppoa ja lähinnä twiiteillä sekä Wikipedian avulla sitä voi yrittää. Tyylikkäin, mutta myös todella informatiivinen ja runsas, posteri oli Twenten yliopiston Luuk van Ewijkin “Supporting researchers in their usage of Altmetrics Explorer”. Se rakentuu, kuten tutkimuksen tuki, muutenkin, hallinnon, kirjaston, tutkijoiden, viestinnän sekä rahoittajien ja julkaisijoiden tukipilareille, ja siihen tarvitaan avoimen tieteen arvioinnin kehittämistä ja panostusta siihen, asialle omistautuneita avainkäyttäjiä ja konkreettisia päämääriä, integroitumista prosesseihin, tiedonhankintaa ja -välitystä, seurantaa ja jatkuvaa keskustelua.

Osallistujat

Konferenssi oli melko pieni, osallistujia oli alle sata. Olin kansainvälisen konferenssin ainoa suomalainen ja yksi neljästä pohjoismaalaisesta. Suurin osa osallistujista oli ymmärrettävästi Britanniasta. Alankomaalaisia, kanadalaisia ja yhdysvaltalaisia oli myös paljon. Kirjasto- ja tietopalveluammattilaisten lisäksi mukana oli professoreita ja muita tutkijoita, johtajia, toimittajia, analyytikkoja, muotoilijoita, koordinaattoreita, suunnittelijoita ja myös opiskelijoita. Suurin osa tuli yliopistoista, mutta merkittävä osa kustantamoista sekä järjestäjäorganisaatioista (Altmetric, PlumX, Kudos) ja muista sponsoriorganisaatioista (CWTS, Hindawi, Minso Solutions, Springer Nature, Wiley). Koolla oli siis pieni mutta sekalainen joukko altmetriikasta eri näkökulmista kiinnostuneita ihmisiä. Kahvitaukoja oli usein ja niiden, samoin kuin lounaiden, aikana ennätti jutella ja tutustua. Olin ensimmäistä kertaa konferenssissa, jonka osallistujista tunsin ennestään vain yhden, Valeria Scottin (Fondazione IRCCS Policlinico San Matteo of Pavia, Italia), jolla oli konferenssissa posteri “Measure of Scientific Impact: How Altmetrics Can Innovate the Approach in a Multidimensional Model?”

Tuleeko 7:AM?

Loppuyhteenvedossaan Mike Taylor (Digital Science) puhui siltojen rakentamisesta muun muassa tiedeyhteisön ja yhteiskunnan välille, eri maanosien välille, akateemisen maailman eri osa-alueiden välille. Hänen mukaansa nyt on noussut pintaan “curation generation” ja pohti mikä tulee olemaan seuraava. Joka tapauksessa tiedeyhteisön on hänen mielestään sitouduttava tieteestä viestimiseen. Viimeiseen kysymykseen, tarvitaanko 7:AM, saatiin yleisöltä positiivinen vastaus. Moni alusta saakka (järjestelyissä) mukana ollut lienee pohtinut pienempää osallistujamäärä verrattuna vaikkapa viime vuoteen, mutta sijainnilla on vaikutuksensa – Stirling ei ole Lontoo (2014, 2018), Amsterdam (2015), Toronto (2017) eikä edes Bukarest (2016).

Linkit

konnferenssi, ihmiset, hymy, vilkuttaa. conference, people, smile, wave
Jutun kirjoittaja kuvassa keskellä | Blog post writer in the middle of the photo. Kuva | Photo: Mike Taylor

Altmetrics

The term ‘altmetrics’ is derived from the words ‘alternative’ and ‘metrics’. Being complementary to bibliometrics in a way, altmetrics are also related to the measurement of the visibility of science and scientific publications. Altmetrics specifically measure online publications. For example, they can measure the visibility of a particular study through the number of clicks, downloads, blog posts, bookmarks, likes and tweets related to it. However, instead of being indicators of impact, they are a part of the filtering of scientific information. In reality, they do not even constitute alternative metrics but an appendage that is necessary in this modern era of online publishing and new accessibility to data.

6:AM

During the second week of October, I participated in the sixth Altmetrics Conference, which was held at the University of Stirling in Scotland this year. The 6:AM Altmetrics Conference was a two-day event that took place on 9 and 10 October. I only participated in the conference, but it was preceded by a one-day do-a-thon and followed by a workshop day. The conference itself also featured unconference elements. Instead of sitting in rows, we sat around tables that each seated eight people, which makes it easier to talk and get to know people than other types of seating arrangements.

On the first day, I found myself seated next to Euan Adie (Overton.io). He is one of the founders of Altmetric, and I had been reading his article ‘The Rise of Altmetrics’ (in Altmetrics: A practical guide for librarians, researchers and academics) on my way to Scotland. Adie has stated that because there is always too much information available, it is important to filter it from the perspective of quality, weeding out irrelevant and poor-quality content. In altmetrics, this aim can be pursued with the help of digital erudition, the tools of which include shared reference management tools, sharing online, crowdsourcing, metadata created together by the users and post-publication peer review, for example. Openness is part of his altmetrics guidelines: when the indicator is used, the user must have access to the data behind it and the data must be as open as possible and relevant.

Landscape

Adie also gave one of the most interesting presentations, ‘Mapping the Policy Landscape’, where he stated that the concept of ‘policy document’ – which may appear in the form of a book, but also as a blog post, research publication, working paper, report, etc. – is difficult to define, being changing, unacademic, practical and political in nature but always written for the purpose of changing policy or practice. It can be international, national, regional or even neighbourhood-specific. One third of the publications of this type refer to other similar documents, while another third refer to scientific research, one sixth refer to the media and the rest refer to legislation and other similar things. The reference can be direct, such as a reference to a clinical guideline, but it can also form a chain extending from a newspaper via a blog to a working paper, for example. In other words, it is not possible to measure single citations, as the references form a network can comprise roughly 10,000 different citations. Thus, the altmetric indicators can be very complex in comparison with traditional bibliometric indicators.

Welcome

We were welcomed to Scotland with bagpipe music and to the University of Stirling campus by Executive Director of Research and Innovation Services John Rogers, after which the conference was opened by Catherine Williams (Altmetric) and the first keynote speech, ‘Beyond Bibliometrics’, was given by Martin Kirk (King’s College London, UK). His task is to ensure that the university is equipped with the best equipment and that the university’s research activities have as high visibility as possible. He presented many things to consider regarding which metric serves which purpose, and who is in charge of altmetrics in organisations. Are they taken into account in strategic work, is the research administration in charge of them, are they part of researchers’ work, do libraries or communications units use them? In any case, altmetrics are strategic tools used in publishing. Open access publications receive more citations and other attention than publications behind paywalls – if a publication is not openly accessible, the publisher’s visibility and reputation suffer.

Highlights

Two conference days included two keynote presentations, one ‘Highlight Talk’, two panel discussions and 26 other presentations.

In my opinion, the most interesting presentation of the Altmetrics in Action session was ‘Beyond the “Cool” Factor: The Challenge of Making Alternative Metrics Indispensable’ by Rebecca Welzenbach (University of Michigan Library, USA). She talked about the ways in which her workplace utilises Altmetric Explorer tools and how both communications and the research administration are interested in the visibility and impact determined with the help of altmetrics. Welzenbach is a research impact librarian, a position that every university would benefit from having. Robyn Price (Imperial College London, UK), who gave a presentation titled ‘Collaborating to Target Doctoral Students and Postdoctoral Staff’ during the same session, emphasised the significance of quality and awareness in her rousing speech about the teaching of altmetric tools to PhD students as part of a course called ‘Digital academic skills’ and their utilisation in the applications of postdocs.

In a session called The Researcher View, Mithu Lucraft (Springer Nature) spoke on many topics, including what researchers are interested in and what they care about, such as whether they are interested in the impact of research outside the academic world and what role openness plays in this. Because citations are easy to monitor, they are often considered important in many fields, which is also why support is needed for the use and understanding of other monitoring tools. During the same session, Rachel Miles (Virginia Tech, USA) spoke about research evaluation and its effect on researchers’ salaries, emphasising that the evaluation methods should be open.

The participants only once divided into parallels sessions. I participated in a workshop titled ‘Rumor Has It: How Exploring Research Engagement through Metrics Transforms Student Learning’. Rachel Miles and Amanda MacDonald (Virginia Tech, USA) discussed and gave a practical demonstration of how they teach altmetrics to undergraduate students.

In a session called Decoding the Data, Ben McLeish (Altmetric) held a presentation titled ‘Measuring knowledge mobilization for grant-funded research using bibliometric, patent and policy indicators’. He emphasised that while services similar to Altmetric and Dimensions can be used to measure ideas and concepts with regard to this data, they cannot be used to measure impact. He also spoke about the profitability of research, which can be compared by examining the number of funded publications per researcher in different countries, for example. Maria Levchenko (Europe PMC/EMBL-EBI), with whom I conversed during more than one coffee break, spoke about the topic ‘Exploring the Landscape of Curated Publications in Biology’. A biocurator is a professional scientist who curates, collects, annotates, and validates information that is disseminated by biological and model organism databases. The role encompasses quality control of primary biological research data intended for publication, extracting and organizing data from original scientific literature, and describing the data with standard annotation protocols and vocabularies that enable powerful queries and biological database inter-operability. She spoke about the value of biocuration and posed questions such as what makes a paper curatable, does curation correlate with quality, and does curation lead to a higher citation rate? Matthew Bickley (University of Wolverhampton, UK) asked ‘Can the Impact of Grey Literature be Assessed?’ and introduced how to measure the impact of grey literature, i.e. unpublished literature. Andy Miah’s speech addressed the topics of citizen science, how science is communicated via various channels and with different methods (images, videos, performances, virtual reality, festivals, etc.) and how the impact of this type of outreach is measured. He emphasised that scientists must be citizens first and researchers second.

The other presentations at the conference addressed themes such as the perspectives of funders, the extremely long time span of the impact of certain research fields, the lifecycle of research, new types of indicators under development, science podcasts, predatory publishers, and scientific communication and citizen science in countries in which hundreds of languages are spoken, such as Nigeria with its 529 languages. It was noted that although science is global, politics is (often) local.

ilta, taivas, järvi, rakennus, kuu, valot, pilvet, puut. evening, sky, lake, clouds, building, lights, moon, trees
Stirlingin yliopiston kampus kuunvalossa | University of Stirling campus in moonlight

Posters

The conference also displayed ten posters that were introduced as ‘poster lightning talks. For me, the most interesting poster was ‘Coloring in the Donut’, prepared by six staff members of Syddansk Universitet. In the poster, its creators studied how well the Altmetric donut (see, for example, the library’s research support page) can be manipulated. According to their case study, it is not easy, and it can primarily be attempted with tweets and Wikipedia. In my opinion, the most stylish poster, which was also very informative and rich in content, was ‘Supporting researchers in their usage of Altmetric Explorer’ by Luuk van Ewijk from the University of Twente. Just as research support in general, this is built on the pillars of management, library & IT, researchers, marketing & communications, funders and publishers, and it requires development of and investment in open science and research evaluation, key users dedicated to the matter, concrete targets, integration into processes, information provision and promotion, and ongoing conversation between key users.

Participants

The conference was relatively small, with less than a hundred participants. I was the only Finnish participant and one of the four Nordic participants in this international conference. Understandably, most of the participants were British. There was also a large number of participants from the Netherlands, Canada and the USA. In addition to librarians and other information professionals, the participants included many professors and other researchers, leaders, journalists, analysts, designers, coordinators and students. Most of them came from universities, but a considerable number also represented publishers, the organisations that organised the conference (Altmetric, PlumX, Kudos) and other sponsor organisations (CWTS, Hindawi, Minso Solutions, Springer Nature, Wiley). In other words, the conference was attended by a small but mixed group of people interested in altmetrics from different perspectives. Coffee breaks were held often, and they, together with lunch times, provided time for conversation and for people to get to know each other. This was my first time I attended a conference in which I only knew one other participant in advance and that was Valeria Scotti (Fondazione IRCCS Policlinico San Matteo of Pavia, Italy), who presented a poster called ‘Measure of Scientific Impact: How Altmetrics Can Innovate the Approach in a Multidimensional Model?’.

Will there be a 7:AM?

In his closing remarks, Mike Taylor (Digital Science) spoke about building bridges between the research community and society, between different continents and between different parts of the academic world. According to him, this is the era of the “Curation Generation”, and he wondered what the next one would be. In any case, he thinks that the science community must commit to communicating about science. The final question of whether a 7:AM is needed received a positive response from the audience. Many of those who were involved (in the arrangements) from the beginning perhaps pondered the smaller number of participants compared with last year, for example, but the location matters – Stirling is not London (2014, 2018), Amsterdam (2015), Toronto (2017) or Bucharest (2016).

Links

 

Tuulevi Ovaska
erityistietoasiantuntija | communications coordinator & information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training & information services

Posted on

Tutkimusjulkaisutiedot talteen meillä ja muualla | Saving research publication data at home and away

(Please, scroll down to read in English.)

Yliopistojen tutkimustoiminta ja siitä syntyvät julkaisut ovat keskeinen osa yliopistojen toimintaa ja muodostavat 13 prosenttia niiden rahoituksesta. Julkaisutiedot kerätään yliopistoissa ja korkeakouluissa vuosittain, sillä ne raportoidaan eteenpäin opetus- ja kulttuuriministeriölle. Julkaisujen erityisasiantuntijuus kirjastoissa tarjoaa hyvän lähtökohdan opastaa ja neuvoa tutkijoita sekä tallentaa ja tarkistaa julkaisutiedot oikeaan, raportoinnissa vaadittavaan muotoon.

Vierailimme maaliskuussa 2018 Tampereen yliopiston kirjastossa, jossa paikalla oli myös TTY:n edustaja, sekä Turun yliopiston ja Åbo Akademin kirjastoissa. Vierailuilla keskustelimme yhdessä muiden kirjaston edustajien kanssa julkaisutiedonkeruusta ja –raportoinnista. Selvisi, että työn tekemisen tavat vaihtelevat jonkin verran eri toimijoiden kesken, mutta kohdatut ongelmat ovat samankaltaisia.

Kirjastot keräävät tietoa tutkimusjulkaisuista muun muassa tuomalla viitteitä tutkimustietojärjestelmiin säännöllisin väliajoin sekä kansainvälisistä (esim. Web of Science, Scopus, PubMed) että kotimaisista (esim. Medic, Arto) viitetietokannoista. Näin saadaan tallennettua merkittävä osa erityisesti luonnontieteen julkaisuista. Humanistisilla aloilla tieto taas saadaan useammin kirjastojen luomilla palvelulomakkeilla tai tutkijoiden suorilla tallennuksilla. Tiedot tallennetaan julkaisutietojärjestelmiin, joita yliopistoilla on erilaisia. Tampereen yliopisto ja Itä-Suomen yliopisto tallentavat julkaisutietonsa SoleCRISiin, kun taas Tampereen teknillinen yliopisto käyttää Purea ja Turun yliopisto ja Åbo Akademi Converista. Järjestelmien tietosisältö vaihtelee eri toimijoittain – toisissa yliopistoissa tallennetaan myös henkilökunnan asiantuntijatehtäviä ja laajempia tietoja hankkeista tai käytetään järjestelmää itsessään julkaisuarkistona. Itä-Suomen yliopiston SoleCRIS-järjestelmä toimii raportoinnin tukena ja viitetietoarkistona.

Järjestelmien erilaisuudesta huolimatta kirjastoissa kohdataan kuitenkin samankaltaisia ongelmia: henkilöresurssien riittävyys ja kohdentaminen raportointi- ja rinnakkaistallennustehtäviin ja järjestelmän ylläpitoon, järjestelmän toimittajien käyttötuen hitaus ja järjestelmien päivittäminen muuttuviin vaatimuksiin (raportointi, tutkijoiden näkyvyys) sekä työn ruuhkautuminen vuodenvaihteessa raportoinnin alla. Yhteistä kaikille on myös se, ettei julkaisujen raportointi ministeriölle onnistu suoraan mistään tutkimustietojärjestelmästä, vaan kaikissa näissä yliopistoissa raportointi tehdään yliopiston oman tietovaraston avulla. Usein myös johto seuraa julkaisumääriä nimenomaan tietovarastoon perustuvan johdon raportointijärjestelmän avulla. Samaa julkaisutietojärjestelmää käyttävillä kirjastoilla on myös eritasoista yhteistyötä keskenään esimerkiksi uusien ominaisuuksien käyttöön saamiseksi.

Yliopistokirjastoilla on myös erilaisia tapoja saada tutkimustietoja tutkijoilta itseltään. Esimerkiksi Tampereen yliopistossa heitä lähestytään neljä kertaa vuodessa sähköpostitse, ja TTY:ssa tutkijat tallentavat itse ne julkaisut, joita ei löydy importointitietokannoista. Itä-Suomen yliopisto kehottaa SoleCRIS-yhteyshenkilöiden kautta tutkijoita pitkin vuotta käyttämään kirjaston tarjoamaa palvelulomaketta, ja erityisesti nämä muistutusviestit painottuvat loppuvuoteen. Lomakkeen avulla julkaisutiedot voi ilmoittaa minimitiedoin kirjastossa tallennettavaksi ja samalla pyytää kirjastoa rinnakkaistallentamaan julkaisun yliopiston eRepo-julkaisuarkistoon. Tavat ovat erilaisia, mutta kaikissa tutustumiskohteina olleissa yliopistokirjastoissa kirjaston rooli julkaisutiedonkeruussa on merkittävä. Henkilöresurssit kuitenkin vaihtelevat. Itä-Suomen yliopistossa CRIS-tallentajia on kuusi, joista vain yksi tällä hetkellä tallentaa rinnakkaistallenteita julkaisuarkistoon. Turussa henkilöitä on tuplasti enemmän, ja kaikki myös tuovat tietoja tietokannoista sekä rinnakkaistallentavat julkaisuja. Muut toimijat sijoittuvat tälle välille. Toki julkaisumäärätkin vaihtelevat melkoisesti (1600–5400). UEF sijoittuu tässä tarkastelussa hyvään keskiarvoon vuosittaisella noin 3400 julkaisullaan. Myös työnjaossa on eroja – toiset kirjastot tekevät tallennukset tiedekuntajaolla ja toiset julkaisutyypeittäin.

Kirjastojen lisäksi julkaisutiedonkeruuseen liittyy olennaisesti yliopiston hallinto ja it-palvelut sekä kansallisella tasolla tieteen tietotekniikan keskus CSC, joka siirtää omalla VIRTA-julkaisutietopalvelullaan tiedot kaikille näkyviksi valtakunnalliseen Juuli-julkaisutietoportaaliin. Tietojen oikeellisuus on tärkeää, ei ainoastaan raportointiteknisesti, vaan myös siksi, että esimerkiksi julkaisujen open access -prosentteja seurataan kansallisella tasolla nimenoman Juulin avulla.

Järjestelmät eivät ole muuttumattomia, ja vaihdoksiakin tapahtuu. Esimerkiksi Åbo Akademi selvittää parhaillaan mahdollista järjestelmänvaihdosta ja Tampereen tulevaisuus on erityisen kovassa murroksessa, kun kolme toimijaa yhdistyy Tampere3-yhteistyöhön. Tämä aiheuttaa väistämättä myös muutoksia tutkimustietojärjestelmään. Muualla muutoksia ei ole tällä hetkellä tulossa, joten Turun yliopisto ja Itä-Suomen yliopisto lähtevät kohti uutta raportointikautta entisillä järjestelmillään ja osittain myös viime vuodelta vakiintuneiden työnjakojen turvin.

Saving research publication data at home and away

Research activities and publications originating from the research are an essential part of the universities’ operations. In fact, publications form 13% of the university funding. The research publication data is collected annually at the universities because the data must be reported to the Ministry of Education and Culture.

In March 2018, we visited Tampere University Library where we also met a representative from Tampere University of Technology (TUT). In addition, on the same tour we paid a visit to Turku University Library and Åbo Akademi University Library. During our visits, we discussed the subject of collecting and reporting research publication data with representatives from the libraries. It became clear to us that the ways of doing the work vary to some degree with different organisations but the encountered problems are similar.
The libraries collect publication data to their systems. Tampere University and University of Eastern Finland save their publication data to SoleCRIS whereas TUT uses a system called Pure and Turku University and Åbo Akademi use a system called Converis. The content of the information saved into the systems varies with different organisations.

The libraries collect data on research publications, for example, by harvesting at regular intervals references to their research publication data systems from both international (e.g. Web of Science, Scopus, PubMed) and national (e.g. Medic, Arto) reference databases.

Despite the differences in the systems, the libraries are facing similar problems: insufficient human resources, as well as difficulties in allocating the human resources to the tasks of reporting, self-archiving and system maintenance. In addition, slowness of the helpdesk services provided by the system suppliers and continuous need to update the systems to meet with the changing demands (reporting, visibility of researchers) cause problems as well as the fact that the workload is clustered around the turn of the year due to the upcoming annual reporting.

The university libraries also have different ways of getting the research publication data from the researchers. The University of Eastern Finland, with the help of the SoleCRIS contact persons, prompts researchers to use the service form provided by the library throughout the year– though the reminder emails are typically sent around the end of the year. With the form, you can report the publication data with minimum information to be saved to the system by the library and at the same time, you can request the library to self-archive the publication into the UEF eRepository. Even though the ways of doing things differ, in all of the universities that we visited the role of the library in collecting the publication data is significant. However, the human resources vary with different universities. At the University of Eastern Finland, we have six CRIS data entry operators of whom, at the moment, only one saves self-archived publications into the UEF eRepository. In Turku, they have twice as much workforce and all of them are involved in both harvesting information from databases and self-archiving publications. The human resources of the rest of the libraries we visited are within these parameters. Of course, also the number of publications varies considerably between these organisations (from 1600 to 5400). In this respect, the University of Eastern Finland ranks somewhere in the middle with about 3400 publications annually.

Besides the libraries, university administration and IT services as well as CSC – IT Center for Science, on a national level, play an inherent part in the collection of publication data. Data provided to CSC’s Virta Research Information Service is then harvested to the national Juuli publications portal where the data becomes visible for all.

Systems may change and sometimes one system is changed to another system altogether. Nevertheless, the University of Eastern Finland heads for the new reporting period with the same system as before and partly following the same division of duties established last year.

 

Mari Niemi, tietoasiantuntija | Information specialist
Taina Sahlman, tietopalveluneuvoja | Information services advisor  Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Käännös | Translation: Suvi Tolvanen