Tukipalvelut aineistonhallintasuunnitelmiin | Support services for DMP

(Please, scroll down to read in English.)

Itä-Suomen yliopiston kirjasto tarjoaa tutkimusaineistojen hallintaan tietoa ja tukea koulutuksissa sekä aineistonhallintasuunnitelmien (DMP) kommentointipalveluna. Kirjaston tutkimuksen tuen data-asiantuntijat kommentoivat pyynnöstä tutkimusta varten tehtyjä aineistonhallintasuunnitelmia. Tukipalvelu toimii palveluosoitteen opendata[at]uef kautta. Palvelu on keskitetty erityisesti tukemaan rahoitusta hakevia tutkijoita, mutta palvelee kaikkia aineistonhallintaa suunnittelevia tutkijoita. Vuoden suurin kommentointiurakka oli syyskuussa Suomen Akatemian hakujen yhteydessä, tässä yhteenvetoa kokemuksista ja tutkijoilta kerätystä palautteesta.

Kommentoitavia suunnitelmia tuli lähes kaksinkertainen määrä edellisen vuoden syksyyn verrattuna. Silti vasta osa Suomen Akatemialta rahoitusta hakevista hyödyntää kommentointipalvelua. Lisätiedotusta palvelusta tarvitaan varmasti vielä. Tutkijat lähettivät kommentointipyynnöt ajoissa, ensimmäiset kommentoitavat aineistonhallintasuunnitelmat tulivat jo elokuun puolivälissä, mikä oli erittäin hyvä; palvelu ei ruuhkautunut ja pystyimme vastaamaan nopeasti kysymyksiin. Tänä syksynä kirjastossa aineistonhallintasuunnitelmia kommentoitiin kahden henkilön voimin, muun työn ohessa. Palvelua toteuttava porukka voi vaihdella työtilanteesta ja resurssista riippuen, joten siksi on tärkeää käyttää kommentointipyyntöihin ja kysymyksiin palveluosoitetta, etteivät viestit jää kenenkään henkilökohtaiseen sähköpostiin, vaan ne tavoittavat oikeat henkilöt.

DMP tuki- ja kommentointityö on todella mielenkiintoista, aina tulee uutta opittavaa eteen. Tänäkin syksynä saimme pohtia esimerkiksi geenidatan, luunäytteiden, haastattelujen, historiallisten tekstien ja MRI-datan hallintaa. Tieteenalojen ja eri tyyppisten tutkimusaineistojen kirjo on valtava, ja me voimme tietenkin antaa tukea vain yleisellä tasolla aineistonhallintaan, vaikka parhaamme mukaan huomioimmekin aina kyseisen aineiston erityisvaatimukset. Kommentoimme esimerkiksi sitä, onko suunnitelmassa vastattu kaikkiin olennaisiin kysymyksiin datanhallinnasta, muistutamme tarvittaessa esimerkiksi siitä, että data tai vähintään metadata eli kuvaileva tieto tutkimusaineistosta tulee avata (edellytys ainakin Suomen Akatemian hauissa), autamme ymmärtämään mitä metadata on, miksi on tärkeää dokumentoida dataa ja muistutamme siitä, että datan varmuuskopioinnista tulee huolehtia. Nämä ovat tärkeitä ennen kaikkea tutkijan työn sujuvuuden takia.

Keräsimme kirjaston DMP kommentointipalvelusta palautetta syksyn rahoitushaun päätyttyä. Palautekyselyn perusteella palvelun käyttäjät olivat hyvin tyytyväisiä palveluun; palvelu sai keskiarvosanaksi 4,6 (asteikko 5 paras – 1 huonoin).  Vastaajat kokivat saaneensa varmuutta oman aineistonhallintasuunnitelman suhteen, sekä uutta tietoa tai näkökulmia aineistonhallintaan. Suunnitelmaan laitettavia valmiita tekstejä toivottiin, mutta niitä on mahdotonta kenenkään muun kuin aineistonsa tuntevan tutkijan kirjoittaa. Sen sijaan tutkijaa aineistonhallinnan suunnittelussa tukevia ohjeita ja materiaalia kehitetään edelleen saadun palautteen perusteella.

Aineistonhallintasuunnitelmien yhteydessä kannattaa huomioida, että siinä vaiheessa, kun rahoitushaku on käynnissä, aika on rajallinen ja tutkijalla on paljon muutakin valmisteltavaa. Eli aineistonhallintaan kannattaa kouluttautua etukäteen, ja niitä oppeja voi hyödyntää sitten kun oman suunnitelman kirjoittaminen on ajankohtaista. Kirjaston tutkimuksen tuen verkkosivuilta löytyy tietoa aineistonhallintaan. Kirjasto toteuttaa yhteistyössä tietotekniikkapalvelun kanssa keväisin ja syksyisin aineistonhallintaan koulutuksia ja työpajoja, joissa tarjotaan perustietoa ja tuetaan rahoitusta hakevia tutkijoita oman suunnitelman tekemisessä. Myös jatko-opiskelijat ja muut aiheesta kiinnostuneet ovat tervetulleita koulutuksiin ja työpajoihin. Jatko-opiskelijoille tarjoamme datanhallinnan opetusta myös tohtorikoulun valinnaisella opintojaksolla. Tutkimusaineistojen avaamiseen kirjasto toteuttaa koulutusta vähintään kerran vuodessa lyhyenä verkkokoulutuksena. Tulemme mielellämme pitämään koulutusta myös vaikka laitokselle tai muulle pienemmälle ryhmälle, jolloin voimme yhdessä syventyä aineistohallintasuunnitelman tekemiseen tai miten tutkimusaineistoja voidaan avata. Kirjaston koulutukset tarjottimella.

DMP kommentointipalvelun palautekyselyn tuloksia | Results from the feedback about DMP commenting service

The University of Eastern Finland Library provides information and support for research data management in trainings and by offering the data management plan (DMP) review service. The Library’s research data experts provide comment on data management plans made for research on request. The support service uses the service email opendata[at]uef. The support service is especially intended to support researchers who apply for research funding, but it likewise serves all researchers planning data management. The largest commenting task of the year involved the Academy of Finland’s applications in September; here is a summary of the experiences and feedback from researchers.

The number of plans that were sent for review almost doubled from the previous year. Nonetheless, only some of the researchers who applied for funding from the Academy of Finland submitted their DMPs for review. More information about the service is definitely needed. The researchers sent their review requests on time; the first DMPs were sent already in mid-August. This was very good for the staff, as the service was not congested during this period and we could respond quickly to the requests. This autumn, two people from the Library reviewed the DMPs in addition to their other work tasks. As the service team can vary depending on the work situation and available resources, it’s vital to use a service address for review requests and questions so that the messages are not left in anyone’s personal email but reach the right people instead.

DMP support work is very interesting because there is always something to learn. This autumn, we helped in planning the management of gene data, bone samples, interviews, historical texts and MRI data. As there are a wide range of disciplines and different types of research data, we can naturally only provide support at a general level for data management, though we always do our best to consider the specific requirements of each data type. We comment, for example, on whether the plan covers all the relevant questions about data management, remind the researchers that data or at least metadata, i.e. the descriptive information about research data, should be opened (which is a requirement at least for Academy of Finland funding) and that it is important to back up data. Above all, these are important aspects for the researcher’s work.

We collected feedback from the Library’s DMP review service after the autumn funding call. According to the feedback survey, the service users were very satisfied with the service; the service received an average score of 4.6 (scale: 5 best – 1 worst). The respondents felt that they gained confidence about their own data management plan, as well as new knowledge or perspectives on data management. The ready-made texts to be included in the plan were desired, but it is impossible for anyone other than the researcher who knows their data to write the texts to the DMP. Instead, the guidance and material supporting the researcher in writing the DMP will be further developed based on the feedback received.

With regard to data management plans, it is worth noting that time is limited and the researcher has much to prepare when applying for funding. Therefore it is a good idea to participate in data management training in advance, and these lessons can be applied when writing your own plan. The Library’s Research Support website provides information on data management. In the spring and autumn, the Library, in cooperation with the IT service, provides training and workshops on data management, offering basic information and support for researchers who are writing DMPs for funding applications. Doctoral students and others interested in the subject are also welcome to training and workshops. For doctoral students, we also offer data management education as an optional course. The Library provides training about open research data at least once a year in the form of a short online training session. We are also happy to provide training for the departments or other smaller groups about data management plans or opening research data. Full details about the Library’s training are provided on a menu.

Anne Karhapää, tietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Jaa tämä / Share this
Share

Ajankohtaista tutkimusdatan hallinnasta ja avaamisesta | Current issues in research data management and sharing

(Please, scroll down to read in English.)

UEFin kirjasto ja tietotekniikkapalvelut järjestivät Tutkimusdatan hallinta ja avaaminen –seminaarin Kuopion kampuksella 4.10.2018 . Päivän ohjelmassa kuultiin UEFin omien tutkimusdatapalvelujen esittelyä, kansallisten palvelujen esittelyä ja tutkijoiden puheenvuoroja.

UEF tietotekniikkapalvelut tarjoaa tutkijoille tutkimuksen IT-palveluja yhteistyössä CSC Tieteen tietotekniikan keskuksen kanssa. Palveluihin kuuluu muun muassa tutkimuksen aikainen datan säilytys. Datan säilytyspalvelu kannattaa valita sen mukaan millaisen suojaustason aineistosta on kysymys. Suojaustasojen tarkemmat kuvaukset löytyvät Heimosta (vain UEFilaisille). Pääasialliset tallennuspaikat ovat Microsoft O365-ympäristön OneDrive for Business sekä ryhmille tarkoitetut Teams-työtilat. Korkean suojaustason aineistot voi tallentaa tutkimuksen levytilaan yliopiston oman konesalin uumeniin. Lisätietoa on saatavilla Heimosta. Tutkimuksen IT-palveluita voi tilata asiointipalvelusta Tutkimuksen palvelut -otsikon alta ja koulutuksia järjestetään pyynnöstä tarpeen mukaan.

Kirjasto tarjoaa monipuolisesti tutkimukseen tukea. Tutkimusdatanhallinnan suunnitteluun ja toteutukseen löytyy kattavasti tietoa kirjaston tutkimuksen tuen verkkosivuilta. Tutkimusdatan avaamiseen löytyy tietoa Open UEF -sivustolta. Tutkimusdatanhallintaan liittyviä kysymyksiä voi lähettää opendata(at)uef.fi osoitteeseen, johon tutkija voi myös lähettää oman aineistonhallintasuunnitelman kommentoitavaksi. Kirjaston UEF eRepo palvelu kokoaa yhteen metatietoja Itä-Suomen yliopiston tutkijoiden tuottamasta tutkimusdatasta. Kirjasto tarjoaa myös koulutuksia, esimerkiksi aineistonhallintatyöpajoja lukuvuosittain molemmilla kampuksilla ja verkossa.

Tietosuojalaki on tuonut täsmennyksiä myös tutkimusaineistojen käsittelyyn. Tietosuojavastaava Helena Eronen kertoi tietosuojan huomioimisesta henkilötietoja sisältävän tutkimusaineiston käsittelyssä. UEF ohjeita aiheeseen koostetaan tietosuoja -sivustolle.

Päivän tärkeintä antia olivat tutkijoiden ja opettajien puheenvuorot. Apulaisprofessori Tomi Kinnunen tietojenkäsittelytieteen laitokselta kertoi tutkijan näkökulmaa tutkimusdatan avaamiseen. Viesti oli selvä, tutkimusdatan avaaminen edistää sekä tiedettä että tutkijan työtä ja uraa, mutta tällä hetkellä avaamiseen liittyvät käytännöt ovat tutkijoille liian hankalia ja työllistäviä. Tarvitaan selkeät ohjeet ja käytännöt. Tomi totesi tutkijoille, että olkaa aktiivisia ja pitäkää ääntä tutkimusdatastanne. Yliopistonlehtori Marja Alastalo yhteiskuntatieteiden laitokselta kertoi omassa esityksessään avattujen aineistojen käytöstä opetuksessa ja oppimisessa, ja totesi myös, että usein aineistojen avaaminen on tutkijalle hankalaa. Aineistojen avaaminen jatkokäyttöön vaatii resursseja eli aikaa, rahaa ja osaamista. Monien paljon käsittelyä, kuten anonymisointia vaativien aineistojen kohdalla resursseja ei ole tällä hetkellä riittävästi. Avattujen tutkimusaineistojen käytöllä opetuksessa on monia hyötyjä; se mahdollistaa opiskelijoille tuntuman oikeaan tutkimukseen ja keskittymisen analyysimenetelmien harjoitteluun. Avatut aineistot siis edistävät paitsi tutkimusta, myös oppimista.

Professori Markku Keinänen ympäristö- ja biotieteiden laitokselta esitteli Sm4rtLab-virtuaalilaboratoriokonseptin soveltamista kasvien automatisoitua kasvatusta ja monitorointia hyödyntävässä oppimisympäristössä. Sm4rtLab-konseptia ja siihen liittyviä IoT (Internet of Things) -palveluja voidaan hyödyntää mielikuvituksellisen monipuolisesti osana opetusta ja tutkimusta.

Tietoarkisto ja CSC tarjoavat kansallisesti palveluja tutkimusdatan avaamiseen ja hallintaan. Hannele Keckman-Koivuniemi esitteli Tietoarkiston palveluja. Aineistoportaali Aila arkistoi ja tarjoaa jatkokäyttöön tutkimusaineistoja. Tietoarkisto tarjoaa palvelua ja laadukasta materiaalia tutkimusaineistojen hallintaan, kuten aineistonhallintakäsikirjan. Anssi Kainulainen kertoi seminaarissa CSC:n tutkimusdatapalveluista. Fairdata-palvelut ovat yliopiston tutkijoille käytettävissä olevia palveluja tutkimusdatan säilytykseen, kuvailuun ja hakemiseen. Jussi Enkovaara kertoi CSC:n tieteellisen laskennan palveluista.

Useilla rintamilla tehdään työtä avoimen tieteen ja avoimen tutkimusdatan edistämiseksi, niin yliopistotason työryhmissä, kuin kansallisissa ja kansainvälisissä yhteistyöryhmissä. Seminaaripäivän esitykset ja syntynyt keskustelu olivat hyvä katsaus tämän hetken tilanteeseen, ja työhön jota on vielä tehtävänä.

In English

UEF Library and IT services arranged a Research data management and sharing seminar at Kuopio campus 4.10.2018. The program included presentations about UEF research data services, national services and views from researchers.

UEF IT services provide IT services for researchers together with CSC. Services include among others data storing during the research. The content of the data and the protection level it requires determines where it can be stored. More information in Heimo (only for UEFians).  The main storage services are Microsoft O365 OneDrive for Business and for groups Teams. High protection level data can be stored to university’s own server. More information in Heimo. Research IT services can be ordered in UEF e-Services and training is arranged on request.

Library offers widely research support services. Research support web pages offer information for research data management.  Open UEF web pages give information about sharing the research data. Questions about research data management can be sent  to opendata(at)uef.fi. Researchers can also sent data management plans for commentry. UEF eRepo gathers the metadata of the research data from the researchers of the University of Eastern Finland. Library also offers training.

The experiences from researchers and teachers were the most important offering of the seminar. Tomi Voutilainen and Marja Alastalo shared their experiences of data sharing and reusing the research data for research and teaching. Open research data advances science and researcher’s work and career. Also using open research data in teaching has several benefits as the students get to work with real research data. However, opening the data is often difficult because there are no straightforward guidelines and practices. It also requires resources: time, money, and expertise.

Markku Keinänen introduced how Sm4rtLab virtual laboratory concept can be used in creative ways in teaching and research.

Data Protection Officer Helena Eronen talked about data protection in scientific research. UEF guidelines can be found here.

The Finnish Social Science Data Archive (FSD)  and CSC Faidata services offer national services for research data management and sharing. CSC also offers computing services.

The presentations and conversations in seminar were a good overview on open science and open data, and to the work we still need to do to promote open data.

Anne Karhapää, tietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Jaa tämä / Share this
Share

Love data -viikko 12.-16.2.2018 | Love data week February 12-16, 2018

(Please, scroll down to read in English.)

Love data -viikko on OA -viikon kaltainen, kansainvälisesti pääosin verkossa vietettävä tapahtuma, jonka tarkoitus on lisätä tietoisuutta tutkimusdatanhallinnasta, jakamisesta, säilyttämisestä, uudelleenkäytöstä ja kirjaston tarjoamista tutkimusdatapalveluista. Tapahtuma jakaa käytännön vinkkejä, tietolähteitä ja tarinoita edistämään hyvää datanhallintaa. UEF kirjasto osallistuu 2018 Love data viikkoon sosiaalisessa mediassa; blogissa,  Twitterissä,  sekä Facebookissa,  seuraa siis kirjastoa sosiaalisessa mediassa.

Hyvä aineistonhallintasuunnitelma on olennainen osa tutkimusprosessia, ja sitä edellyttää myös UEFin julkaisu- ja datapolitiikka. UEF kirjaston tutkimuksen tuen palvelut tarjoavat tukea tutkimusdatanhallinnassa.   Kirjaston tietoasiantuntijat auttavat jo tutkimuksen alkuvaiheessa aineistonhallintasuunnitelmien laatimisessa. DMPTuuli on työväline datanhallinnan suunnitteluun.  Se auttaa käymään läpi kaikki hyvän tutkimusdatanhallinnan kannalta oleelliset kysymykset.

Kirjaston asiantuntijat auttavat myös tutkimusdatan avaamiseen, säilyttämiseen ja uudelleenkäyttöön liittyvissä kysymyksissä. Koulutusta tutkimusdatan avaamiseen on tarjolla, esimerkiksi 22.3.2018 Skype-koulutus  Tutkimusdatan avaaminen, miten ja missä avata tutkimusdataa. Ilmoittautuminen ja lisätietoja HRM-kalenterin kautta. Tutustu muihin kirjaston koulutuksiin.

 

 

Love data week is international event similar to OA week. The purpose of this online event is to raise awareness on topics related to research data management, sharing, preservation, reuse, and library’s research data services. The event shares practical tips, resources, and stories to increase good data management. UEF library participates Love Data week in social media; in blog, Twitter and Facebook, so follow UEF Library in social media.

Good data management plan is important part of the research process, and required in The Publishing and Data Policy of the University of Eastern Finland and increasing number of research funders. UEF Library research support offers services for research data management.  Information specialists help from the begging of the research with data management planning. DMP Tuuli is a tool for planning data management.  This tool helps to consider all important questions related to good data management.

Library’s specialists help also in questions related to opening, preserving and reusing research data. Upcoming training, for instance: 22nd March, 2018 Skype training about opening research data, how and where to open your data. Enrolling and more information in the HRM training calendar. Check out also library’s training menu.

Anne Karhapää, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Jaa tämä / Share this
Share