Osallistuin kesäkuussa 2023 Norjan Trondheimissa EAHILin (European Association for Health Information and Libraries) työpajaan/kongressiin, jossa terveys- ja lääketieteellisten kirjastojen työntekijät tapaavat toisiaan vuosittain. Eikä pelkästään Euroopan vaan maailmanlaajuisesti, koska paikalla oli osallistujia Yhdysvalloista, Kanadasta ja jopa Australiasta saakka. Jännitystä oli ilmassa, kun tämä EAHIL-ensikertalainen saapui Trondheimiin.
Työskentelen sekä yliopiston kirjastossa että siihen kuuluvassa Kuopion yliopistollisen sairaalan tieteellisessä kirjastossa. Työnkuvaani kuuluu mm. terveystieteen opiskelijoiden tiedonhaun opetus ja ohjaus, mutta myös tutkijoiden tukipalvelut, eritoten tutkimusdatanhallinnan parissa. Kuvittelin EAHIL-workshopin käsittelevän ainoastaan tiedonhaun puolta, mutta olin onneksi väärässä. Kuinka monia ja hienoja puheita kuulinkaan myös tutkimusdatanhallinnan puolelta, kun kirjastojen asiantuntijat esittelivät kehitystyötään datanhallinnan työkalujen parissa. Lisäksi minäkin pidin esitykseni siitä, kuinka tutkimusdatanhallintaan saisi integroitua perustutkinto-opetukseen mukaan.
Tieteellisten kirjastojen työntekijät ovat todellakin muutosmyönteisiä agentteja, kuten EAHIL-teemakin tänä vuonna kertoo. Tieteellisten kirjastojen työnkuva on kokenut suuria muutoksia menneinä vuosina; tutkimusdatanhallinnan tukipalvelut ovat kiinteä osa tämän päivän kirjastojen osaamista. Muutoksia tapahtuu myös tiedonhaun puolella, kun tekoäly (AI) saapuu näkyvämmin mukaan prosessiin. Muutosmyönteiset agentit tekevät töitä tutustuessaan eri AI-työkaluihin ja näkevät ne ennemminkin mahdollisuutena kuin uhkana. Lisäksi Professori David Lankes Yhdysvaltojen Teksasista piti huikean keynote-puheen (ks. keynote-tallenteet), jossa hän korosti meidän kirjastolaisten roolia nykyaikana siinä, että vastuullamme on tarjota luotettavaa ja tasa-arvoa kunnioittavaa materiaalia ja aineistoa kaikelle kansalle. Teemme tärkeää työtä!
Kollegojen tapaaminen ja verkostoituminen on jokaisessa työssä tärkeää ja tunnen olevani etuoikeutettu, kun sain kesäkuussa tavata sekä uusia että kokeneita EAHIl-kävijöitä. En voi kyllin korostaa kuinka arvokasta vertaistukea ja -tietoa sain työpajan aikana. Ja kuinka lämminhenkisiin ihmisiin sain tutustua. Sain paljon innostusta ja inspiraatiota myös omaan arkityöhöni, mikä kantaa pitkälle talven yli ja siihen hetkeen, kunnes tapaamme jälleen Riiassa ensi kesäkuussa!
Tervetuloa! | Welcome!
Excitement, anticipation, enthusiasm, but also a little bit of fear and stress! The roller coaster of feelings that an EAHIL first timer goes through while attending the workshop in Trondheim, Norway. EAHIL stands for European Association for Health Information and Libraries. I have been a member for a year now and this was my first time attending their workshop and meeting all the health information specialists around the world. My workplace is at the University of Eastern Finland Library including Kuopio University Hospital Medical Library. In my work, I teach e.g., medical students in information retrieval but also help researchers with research data management. I thought that this EAHIL event would be all about health information retrieval (which would be fine) but I was glad to be wrong. Guidance of research data management has become more and more of a duty of academic libraries, and this was also heavily shown in EAHIL 2023 workshop. I saw some incredible talks about developing tools for research data management, but I also gave my talk about implementing research data management to the education of the undergraduate students.
Radical positive change agents! That was the theme of this year’s EAHIL workshop. And that is what the academic and health librarians certainly are: radical positive change agents! For example, let’s take a look at the development of research data management in being a big part of our job nowadays. It’ s a big change, but also, what I think, a positive change. My background is in the research and without research data management duties, I would probably not have been hired to the UEF Library. Secondly, some changes are happening around the world nowadays with artificial intelligence (AI) coming part of everything, including information retrieval. It’s our job to make it a positive change and see it as a possibility, not a thread. Finally, we, the librarians in every library around the world, have the responsibility to offer reliable material e.g., books, journals, articles, without misinformation to our clients. This is something that David Lankes highlighted in his keynote talk. (See keynote recordings.)
How about the mixed feelings that I mentioned in the first sentence? How did I get over the fear and the stress in EAHIL? Fortunately, the first timers also feel very welcome because EAHIL organizes an event for the newbies on the first night of the workshop where you can meet not just others in the same situation but also the experienced board members. Amazing how inspirational it can be to hear the stories on what had happened in EAHIL conferences in the past. Not to mention, to get to know all the other first timers and have fruitful discussions with them. We were joking that we shall be able to praise, let’s say in 20 years from now, that we had our first EAHIL in Trondheim, and we had really warm feelings and memories in order to mentor and welcome the newcomers then, wherever the EAHIL will then take place.
What about the feelings afterwards? I feel inspired, satisfied, full of ideas, happy but also physically tired (yet mentally rested). So, turning on the positive side definitely. This workshop brought some positive, radical changes to my work absolutely! How fortunate I am to have this amazing workplace that makes it possible to attend these international events.
Taisa Sallinen, tietoasiantuntija | Information specialist Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Vuosi 2022 muistetaan varmasti pitkään koronatoimien päättymisestä. Yliopistollekin pääsi taas vapaasti. Pohdimme kirjastossa alkuvuodesta, mahtavatko asiakkaat löytää takaisin tiloihimme. Iloksemme saatoimme todeta vastauksen positiiviseksi. Esimerkiksi syyslukukauden alku oli meille yhtä juhlaa, kun saimme tuta uusien opiskelijoiden hämmennyksen ja riemun opiskelun alkamisesta. Nuorten into tarttuu meihinkin, työelämässä kiinni oleviin kirjastolaisiin.
Useimmat aineistojamme käyttävistä asiakkaistamme tekevät työtään etänä, joten kirjaston palveluidenkin pitää olla saavutettavissa verkossa. Sähköisten aineistojen käyttö kasvaa koko ajan. Tukea siihen tarvitaan kuitenkin jatkuvasti. Siksi laadimme uuden tiedonhakijan oppaan sekä otimme käyttöön kaksi uutta palvelujen tukijärjestelmää, Efecten ja chattibotin. Ensin mainittu on kirjaston sisäinen järjestelmä, jolla voimme entistä tehokkaammin kohdentaa sähköisesti tulevat kysymykset oikean asiantuntijan vastattavaksi. Chattibotti Uffe puolestaan auttaa vastaamalla yksinkertaisiin kysymyksiin, monimutkaisemmat ohjautuvat edelleen asiantuntijoillemme.
Kuopion kampuskirjasto | Kuopio Campus Library. Kuva | Photo: Raija Törrönen.
Opiskelu ja tutkimus eivät enää katso aikaa ja paikkaa, joten kirjaston tilojenkin on oltava käytettävissä vuorokauden ympäri joka päivä. Niinpä laajensimme tilojen ympärivuorokautista käyttöä myös pyhäpäiviin. Käyttö edellyttää kulkutunnisteen hankkimista sekä sitoutumista käyttösääntöjen noudattamiseen. Menneenä vuonna havaitsimme muutamia käyttöhäiriöitä. Onneksi keskusteluilla ja tiedottamisella tilanteet purkautuivat nopeasti. On kaikkien kannalta parasta, että asiakkaamme antavat toisilleen työrauhan.
Yliopiston kampuskehityshanke käynnistyi viime vuonna. Opiskelun ja tutkimuksen teon muutokset edellyttävät uutta ajattelua myös tilojen käyttöön. Kirjastolle tämä on mahdollisuus. Esimerkiksi painettujen aineistojen vähenemisen myötä kokoelmille varattuja tiloja voidaan muuntaa asiakaskäyttöön. Kirjasto on myös luonteva paikka yliopistolaisten ja kaupunkilaisten yhteisiin tilaisuuksiin. Tämän suuntaisia tilankäytön muutoksia on jo ideoitu, toivottavasti ne tulevaisuudessa myös toteutuvat.
Opetuksen muutokset
Korona-aika joudutti kovasti yliopiston opetuksen monimuotoistumista. Pakkoetäopetus on koronan väistymisen myötä takana, hybridiopetus on tullut tilalle. Kansallinen Digivisio 2030 -hanke lisää opiskelijoiden mahdollisuuksia suorittaa etäkursseja eri yliopistoista. Tämä kaikki edellyttää paljon myös oppimateriaaleilta. Pelkkä painettu aineisto ei riitä, etäopetus ja korkeakoulujen välinen opetus kaipaavat kovasti sähköisiä aineistoja. Kirjastolle tämä on uhka ja mahdollisuus. Sähköiset kurssikirjat ovat jo lyöneet läpi, mutta ne ovat kalliita hankkia. Avoimet oppimateriaalit ovat hyvä ja joustava vaihtoehto, mutta niiden käyttö edellyttää vielä paljon pohtimista ja käytännön toimia ennen kuin ne saadaan laajalti käyttöön.
Kirjasto on saanut ottaa tärkeän askeleen opetuksen suunnittelussa, kun sen edustajat ovat päässeet mukaan tiedekuntien koulutuksen kehittämisen toimikuntiin (KOTO). Näin kirjasto saa tarpeellista tietoa opetussuunnitelmatyöstä ja voi olla mukana tarjoamassa omaa opetustaan mukaan kurssitarjottimiin. Erilaiset opintojaksomme ovat olleet kovin suosittuja ja niitä kaivataan lisää. Erityisesti tiedonhaku, tiedon luotettavuuden arviointi, saalistajajulkaisujen tunnistaminen sekä aineistonhallintasuunnitelman teko olivat aiheita, joista meiltä kaivattiin opastusta opintojen eri vaiheisiin. Kurssitarjontamme onkin laajenemassa edelleen.
Vuonna 2021 päättyneen datatukihankkeen palvelut saatiin vakinaistettua osaksi kirjaston toimintaa vuoden 2022 alussa. Näille palveluille onkin laaja tarve tutkimuksen digitalisoitumisen myötä. Tutkijoiden on saatava tukea datanhallintaan työnsä kaikissa vaiheissa aineistonhallintasuunnitelman laatimisesta datan elinkaaren päättymiseen asti. Kirjastolla on merkittävä rooli tämän kokonaisuuden hahmottamisessa sekä palvelutarjonnan koordinoinnissa. Kirjastossa on laadittu oma sivustonsa tutkimusdataan liittyville kysymyksille, ja se on jo osoittautunut tarpeelliseksi.
Avoin tiede
Kirjaston lokakuussa 2022 järjestämät valtakunnalliset Tiedejulkaisemisen päivät kokosivat korkeakoulujen väkeä pohtimaan avoimien aineistojen tulevaisuutta sekä haasteita. Alati kohoavien tieteellisten julkaisujen lisenssimaksujen rinnalle ovat tulleet korkeat julkaisujen avoimeksi saattamisen kustannukset. Sen lisäksi, että niistä on tullut kiinteä osa kustantajien lisenssimaksuja, yliopistossa maksettiin noin 400 000 euroa näitä niin sanottuja APC-maksuja. Kotimaisten tieteellisten lehtien avoimeksi saattaminen ei vieläkään edennyt, koska sopivaa kustannusmallia ei ole saatu aikaiseksi. Pohdinta jatkuu niiltäkin osin.
Yksi yliopistomme strategisista tavoitteista on olla avoimen tieteen edelläkävijä. Yliopistolle perustettu uusi avoimen tieteen työryhmä pohtii, mitä tämä tarkoittaa sekä tekee esityksiä avoimen tieteen linjaamiseksi sekä edistämiseksi. Sen agendalla ovat niin avoin julkaiseminen, avoin data kuin avoin oppiminenkin. Työryhmä pohtii, miten kansalliset linjaukset ja kansainväliset suositukset saadaan sovitettua toiminnaksi yliopistossamme. Se tekee esityksiä päättäville tahoille eli tutkimuksen johtoryhmälle sekä opetuksen ohjausneuvostolle. Työ on vasta alussa, mutta tahti on kiihtyvä.
Painetut aineistot
Vaikka lähes kaikki uutuushankinta suuntautuu sähköisiin aineistoihin, kirjaston laajat painetun aineiston kokoelmat ovat edelleen hyvin varteenotettava lähdemateriaali monille tutkimusaloille. Voidaankin puhua humanistisesta infrastruktuurista. Etenkin kirjaston vapaakappalekokoelma on vielä osin löytämätön voimavara, siksi sen markkinointiin panostettiin viime vuonna. Kokoelma käsittää lähes kaiken Suomessa painetun aineiston noin neljän vuosikymmenen ajalta. Vapaakappaleiden löytyvyys on parantunut, kun aineistoa on saatu näkyviin kirjaston Primo-hakupalveluun.
Toinen yllätyksiäkin tarjoava vapaakappaleiden osa-alue on Kansalliskirjaston keräämä sähköinen aineisto. Se on vapaasti käytettävissä kirjaston molemmilla kampuksilla olevilla työasemilla.
Kirjaston tehtävänä on pitää osaltaan huolta siitä, että yliopistolaiset menestyvät opinnoissaan, tutkimuksissaan ja muissa töissään. Nykyisin tämä tarkoittaa kirjastolle hyvin moninaisia tehtäviä. Työtehtävien vaativuus on kasvanut, mutta henkilökuntamme on vastannut haasteeseen laajentamalla osaamistaan. Uusissa rekrytoinneissa tohtorikoulutuksen saaneiden henkilöiden osuus on kasvanut. Tämä vahvistaa tutkijoille annettavien palvelujen tarjontaa entisestään. Kirjaston mahdollisuus tukea yliopiston menestystä on hyvissä käsissä.
Joensuun kampuskirjasto | Joensuu Campus Library. Kuva | Photo: Varpu Heiskanen.
The year 2022 will certainly be long remembered as the year when the corona measures came to an end, and the university too was once again freely available. At the beginning of the year, we at the library discussed whether customers would find their way back to our premises. We were pleased to confirm that the answer was positive. For example, the beginning of the autumn semester was a throughout celebration for us, as we got to know the confusion and joy of new students about to start their studies. Despite being firmly in working life ourselves, the enthusiasm of young people attached onto us librarians as well.
Most of the customers that use our materials work remotely, so the library services must also be accessible online. The use of electronic materials is growing continuously, and support for this use is also needed. This is why we created the new Guide to Information Retrieval and introduced two new service support systems, Efecte and a chatbot. The former is the library’s internal system, with which we can forward electronic queries efficiently to the right expert. The chatbot Uffe, on the other hand, helps by answering simple questions, although the more complex ones are still directed to our experts.
Studying and research are no longer tied to time and place, so the library facilities must also be available around the clock, every day. Thus, we extended the round-the-clock use of the facilities to public holidays as well. 24/7 use requires the acquisition of a personal access badge and commitment to comply with the terms of use. We noticed a few failures to comply in the past year. Fortunately, the situations quickly unravelled with discussion and proper informing. It is best for everyone that our customers grant each other a peaceful environment.
The university’s campus development project was launched last year. Changes in studying and research also require new ideas for the utilisation of facilities. We view this as an opportunity for the library. For example, with the decrease in printed materials, spaces previously reserved for collections can now be converted for customer use. The library is also a suitable environment for joint events between university students and personnel as well as other city residents. There has already been brainstorming regarding changes towards this direction, and these ideas will hopefully also be implemented in the future.
Changes in teaching
The coronavirus pandemic hastened the diversification of university teaching significantly. Compulsory remote education is behind us as the coronavirus has receded, and hybrid teaching has taken its place. The national Digivisio 2030 programme increases students’ opportunities to take online courses from different universities. All this requires much in terms of educational material. Printed material alone is not enough, as distance education and inter-university teaching are in dire need of electronic materials. For the library, this is both a threat and an opportunity. Electronic course books are already in wide use, but they are expensive to acquire. While open educational resources are a good and flexible option, a great deal of consideration and practical action is needed before they can serve as the main solution.
The library has been able to take an important step in the planning of teaching by having its representatives included in the faculties’ committees for the development of education (KOTO). This way, the library receives necessary information about the curriculum work and can participate by offering its own teaching to the list of courses. Our various courses have been a success and there is a demand for more. We were sought guidance from particularly on the topics of information retrieval, evaluation of the reliability of information, identification of predatory publishing, and the creation of a data management plan. Our list of courses is ever-expanding.
The services that were a part of our data support project, which ended in 2021, were made a permanent part of the library’s operations at the beginning of 2022. The digitalisation of research ensures a widespread need for these services. Researchers must receive support for data management at all stages of their work, from the preparation of a data management plan to the end of the data life cycle. The library plays a significant role in shaping the overall picture and coordinating the range of services. The library has created a specific website for questions related to research data, and it has already seen much use.
Open science
The Research Publishing Days 2022, organised by the library in October, brought together people from higher education institutions to reflect on the future and challenges of open materials. In addition to the ever-increasing licensing fees for research publications, there are now also the high costs of making them open access. These have become an integral part of publishers’ license fees, and the university spent close to 400,000 euros on these so-called APC fees. The process of making domestic scientific journals open access has not yet proceeded, because a suitable cost model has not been found. The reflection continues on those points as well.
One of the strategic goals of our university is to be a forerunner in open science. The new open science working group of the university will consider the topic and further propose actions for the outlining and promotion of open science. Open access publishing, open data, and open learning are all included in its agenda. The working group will consider how national policies and international recommendations are to be adapted into actions at our university. It will make proposals to the decision-making bodies, i.e., the research management team and the Council for Teaching and Guidance. The work is just beginning, but the pace is accelerating.
Printed materials
While almost all new material acquisitions are electronic in nature, the library’s extensive collections of printed material remain noteworthy information resources for many fields of research. It is suitable to talk about humanistic infrastructure. The library’s legal deposit collection, in particular, remains underutilised as a resource, which is why we invested in its marketing last year. The collection comprises almost all material printed in Finland over a period of about four decades. The findability of legal deposit copies has improved as the material has been made available in the Library’s UEF Primo search service.
Another, sometimes surprising area of the legal deposit activity consists of the electronic materials collected by the National Library of Finland. The collection is freely available on the legal deposit workstations on both campuses of the library.
The library’s task is to ensure that university students as well as staff members succeed in their studies, research, and other work. Today, this comes with a wide range of tasks for the library. The requirements for the tasks’ completion have increased, but our staff has responded to the challenge by developing their expertise. In new recruitments, the number of applicants with doctoral training has increased. This will further improve the services provided to researchers. The library’s opportunity to support the success of the university is in good hands.
Itä-Suomen yliopistossa on paneuduttu viime vuosina tutkimusdatan hallinnan tukipalveluiden kehittämiseen. Tätä työtä ovat tehneet kirjaston tietoasiantuntijat, aluksi muiden tehtäviensä ohella ja sittemmin erillisen projektin turvin. Kaksi vuotta sitten, talvella 2021, käynnistyi kirjaston koordinoima projekti “Datatuen kehittäminen osana tutkimuksen tukea”. Projekti päättyi 31.12.2022. Sen kattotavoitteeksi määriteltiin toimivan palvelun, osaamisen ja asiantuntijaverkoston kehittäminen yliopiston tutkimusdatan tukipalveluun.
Tässä blogissa kerromme, miten projektin tavoitteet ovat toteutuneet ja mitä datatuen perustoiminnassa on työn alla.
Datatuen kehittäminen osana tutkimuksen tukea: projektin alkumetrit ja tavoitteiden täsmentyminen
Viime vuosina tutkimusdatanhallinta on noussut vahvasti esiin avoimen tieteen yhteydessä. Osaltaan tähän on vaikuttanut alati kasvava tutkimusdatan määrä sekä uusien dataformaattien ja -settien monimuotoisuus. Tutkimusdatan avaamisesta on tullut ainakin puheen tasolla yleinen tavoite ja samalla on herätty datanhallinnan toteuttamisen käytäntöihin, jotta dataan liittyvät eettiset ja juridiset seikat voidaan huomioida hallitusti ja riskit ennakoiden. Samalla tutkijoiden tukitarpeet ovat lisääntyneet huomattavasti.
UEFilla on ollut tutkimusdatan hallintaan liittyviä tukipalveluita jo useamman vuoden. Palvelut ovat kuitenkin olleet osin hajallaan, niitä ei tunneta, eikä siten löydetä, mikä kävi ilmi vuosina 2019 ja 2020 UEFin tutkijoille toteutetuissa kyselyissä. Kyselyt vahvistivat myös sen, että käyttäjälähtöisten tukipalveluiden kehittämiselle on kasvava tarve. Tutkijat kaipaavat usein nopean vastauksen johonkin tiettyyn ja vahvasti sidonnaiseen ongelmaan, jolloin yleistason ratkaisut eivät välttämättä sovellu useamman tukipyynnön ratkaisuiksi.
Helmikuun alussa 2021 käynnistyneessä datatuen kehittämishankkeessa tarkoituksena oli jatkokehittää yliopistossa jo olevia palveluita, ei rakentaa uutta palvelua. Avuksi otettiin käyttäjälähtöisyyttä korostava palvelumuotoilu, jota hyödyntäen datatuen sisäisiä prosesseja pyrittiin selkeyttämään.
Projektiin palkattiin 12 kuukaudeksi kaksi tutkijataustaista suunnittelijaa eri tieteenaloilta. Tämä auttoi erilaisten tutkimusaineistojen tarpeiden ymmärtämistä jo heti projektin alkumetreiltä. Projektille saatiin jatkoa vuoden 2022 loppuun yhden projektisuunnittelijan palkkauksen ja yhden opintovapaan sijaisuuden turvin.
Projektin vetovastuussa oli kirjaston tietoasiantuntija, joka oli jo toiminut useamman vuoden tutkimusdatan hallinnan tukitehtävien parissa UEFissa. Ohjausryhmä tuki projektin etenemistä tarpeen mukaan tarkentaen, mihin seuraavaksi kannattaisi kiinnittää huomioita ja keihin yliopistolla voisi olla yhteydessä. Projektin alku, sen ohjausryhmä ja projektisuunnittelijat on esitelty maaliskuussa 2021 julkaistussa blogissa Datatuen projektisuunnittelijoiden terveiset.
Keväällä 2021 saimme ohjausryhmältä myös tehtäväksi hahmotella datatuen tiekarttaa, joka selventäisi UEFin kannalta akuuteimmat datatuen palvelutavoitteet. Jaottelimme tiekartan neljään keskeiseen teemaan: linjaukset ja strategiatyö, datatuen palvelut, datanhallinnan koulutukset ja datanhallinnan asiantuntijatyö. Linjaus- ja strategiatyössä osallistuminen kansalliseen ja kansainväliseen avoimen tieteen työryhmätoimintaan on tärkeässä roolissa. Tieteellisten seurain valtuuskunnan avoimen tieteen ja tutkimuksen koordinaatiossa tehdään parhaillaan perustavanlaatuista linjaustyötä, ja UEFin datanhallinnan parissa työskentelevät asiantuntijat ovatkin olleet siinä aktiivisesti mukana jo ennen datanhallinnan tukipalveluiden kehittämisprojektia, projektin aikana ja sen jälkeen. Datanhallinnan ja tutkimusaineistojen avoimuuden lisäämisen kannalta on tärkeä saada UEFin datapolitiikka päivitettyä. Sitä edistetään nyt UEFin tasolla kirjaston vetämässä Avoimen tieteen työryhmässä, joka aloitti toimintansa syksyllä 2022.
Kirjaston datatuesta yliopiston datatuen yhden luukun palveluksi
Tiekartan toinen kokonaisuus, datatuen palvelut, olivat kehittämishankkeen keskiössä. Jo ennen projektia toiminut aineistonhallintasuunnitelmien kommentointipalvelu tarjosi hyvän lähtökohdan, josta pystyimme jäsentämään kehittämistarpeita. Tavoitteena oli virtaviivaistaa keskitettyjen datatuen palveluiden tarjoamista yhdestä luukusta. Kommentointipalvelu auttoi myös pohjustamaan uutta tehtävää eli tutkimusinfrastruktuurien aineistonhallintalinjausten (ns. DMPol) kommentointia. Projektin ensimmäisellä kaudella saimme luotua pohjat uudistuville palveluille ja jatkokaudella pääsimme pilotoimaan niitä.
Datatuen palvelut ovat tyypillisesti laaja-alaisia, sillä usein tukipyyntöjen purkaminen vaatii moniammatillista yhteistyötä ja useamman asiantuntijan osaamista. UEFissa datanhallinnan tukipalveluista löytyy asiantuntemusta esimerkiksi avoimesta tieteestä ja sen vaatimuksista, tietosuojasta, tietoturvasta, IT-palveluista, tiedonhallinnasta ja sopimuslaista. Tukipalvelua koordinoi kirjasto. Tutkimusdatanhallinnan tukipalvelut koostuvat yleensä organisaation sisällä kehitettävistä ja tarjottavista palveluista sekä ns. kolmansien osapuolien palveluista, joita organisaatiot voivat hyödyntää, sillä kaikkea ei voi eikä kannata tehdä ja tuottaa itse. UEFissa hyödynnetään ja UEFin tutkijat käyttävät eri tarkoituksiin myös ulkopuolisia palveluita, kuten CSC:n laskentapalveluja, aineistonhallintasuunnitelman laatimiseen DMPTuuli-palvelua ja aineistojen tallentamiseen ja arkistointiin vaikkapa Kielipankkia tai Tietoarkistoa. Tätä osin hajanaista kokonaisuutta halusimme saada paremmin haltuun.
Tutkimusinfrastruktuurit ovat lähellä tutkimusdatanhallinnan teemoja. Tutkimusinfrastruktuurit tuottavat usein suuriakin määriä dataa. Laitteiden lisäksi ne voivat käsittää alustoja tai palveluita, jotka pitävät sisällään esimerkiksi alakohtaisia tietoaineistoja. Siten tutkimusinfrastruktuurit voivat toimia myös erilaisten datanhallinnan teknisten ratkaisujen ajureina. UEFin tutkimusinfrastruktuuriohjelmassa (2021–2024) käynnistyi infrakoordinaattorien toiminta loppuvuodesta 2021. Tämä tarjosi omalle hankkeellemme erinomaisen mahdollisuuden verkostoitua tutkimusinfran osaajien kanssa. Yhytimme myös esimerkiksi tiedekuntien dekaanit ja varadekaanit ja järjestimme tutkijoille suunnattuja työpajoja. Kaikissa tapaamisissa kävi vahvasti ilmi tahto tehdä yhteistyötä levein hartioin, jotta vältettäisiin hajallaan olevan tieto ja päällekkäinen tekeminen.
Palvelumuotoilu kehittämistyön avuksi
Kehittämishankkeessa tavoiteltiin siis aiempaa selkeämpää ja jäsennellympää datatukipalvelua, jossa datanhallintaan liittyvä tieto olisi keskitetysti saatavilla yhden luukun palveluna. Tätä lähdettiin työstämään hankkeelle räätälöidyn palvelumuotoilukoulutuksen avulla. Kouluttajana toimi Sanna Soppela UEFin Jatkuvan oppimisen keskukselta. Koulutus- ja sparrauskerrat kokosivat yhteen datatuessa toimivaa verkostoa. Pääsimme yhdessä määrittelemään keskeisiä kohderyhmiä palvelulle, palvelun tarkoitusta ja käytännön järjestämistä palvelukanavineen. Pitkin matkaa työstimme palvelulupausta eli niitä yhteisen palvelun sisältöjä ja resursseja, joihin datatukea tuottavat yksiköt voivat sitoutua.
Nopeat ja kevyestikin rakennetut palautetoteutukset ovat osa palvelumuotoilun laajaa työkalupakkia. Tapaamiskertojen välillä pääsimmekin myös testaamaan suunnittelemiamme ratkaisuja palvelun keskeisimpien kohderyhmien kanssa. Punaiseksi langaksi yhden luukun palvelulle muodostui melko pian tuen saaminen oikeaan aikaan. Jäsentelimme datanhallintaan liittyviä teemoja tutkimuksen elinkaaren mukaiseksi palveluksi, jolloin tutkija ihannetapauksessa saa tarvitsemansa tuen aina kulloiseenkin tutkimusvaiheeseen selkeästi ja yhdestä paikasta. Palvelumuotoilun yksi konkreettinen tulos näkyy mainiosti UEF Datatuen verkkosivulla, joka myös tutkijoilta saadun palautteen perusteella haluttiin avoimeksi ja melko kattavaksi tietolähteeksi. Painotus ei siten olisi vain lukuisten linkkien tarjoamisessa, vaan keskeistä tietoa olisi avattu myös suoraan verkkosivustolle.
Toinen tärkeä palvelukanava on ollut uuden palvelunhallinta- eli tikettijärjestelmän käyttöönotto myös datatuen palveluissa; Hanketta edeltävällä ajalla datatukeen tulleita palvelupyyntöjä käsiteltiin sähköpostitse. Jos verkkosivut konkretisoivat datatuen palvelua tuen tarvitsijan kannalta, niin tikettijärjestelmä tekee eräällä tapaa sitä samaa tuen tuottajien näkökulmasta. Palvelumuotoilu terävöitti tutkimusaineistojen tuen parissa olevaa verkostoa, joka on nyt selkeämmin jäsennelty niin sanottuihin datatuen ydintoimijoihin ja laajempaan tutkimusaineistojen tuen verkostoon. Prosessi selkeytti myös palvelun brändäystä ja viestintää uudistuneen yhden luukun palvelun nimen vakiintuessa UEF Datatueksi. UEF Datatuen ydintoimijat ovat aktiivisesti mukana esimerkiksi datatuen tukipyyntöjen purkamisessa, ja nämä asiantuntijat kokoontuvat säännöllisesti noin kerran kuussa. Laajemman verkoston kokoonpano on joustava ja jäsenistössä on vaihtuvuutta. Se kokoontuu muutaman kerran lukukaudessa ajankohtaisten asioiden äärelle. Koordinaation ja UEFin datatukipalvelun vetovastuun tärkeys tuli selkeästi esille.
Datatuen palveluiden kehittämisen tiekartan kolmantena pääteemana on datanhallinnan koulutus. Vaikka opetus ja koulutus eivät sellaisenaan kuuluneet projektimme alkuperäisiin tavoitteisiin, on niiden merkitys datanhallinnan palveluissa ja niiden jatkuvuuden takaamisessa suuri. Koulutus on osa palvelua ja vastaa osaamistasojen saavuttamisen tavoitteisiin eri vaiheessa opinto- ja tutkimuspolkuja. Osaamistasoista on käyty paljon keskustelua muun muassa kansallisessa avoimen tieteen työryhmätyössä, mihin osallistuimme aktiivisesti. Olimme myös projektilaisina mukana oman kirjastomme aineistonhallinnan opetuksen kehittämisessä.
Aineistonhallinnan jäsentynyttä osaamista peräänkuulutetaan jo perusopintovaiheessa. Kansallisesti on asetettu tavoitteeksi, että vuoteen 2024 mennessä opinnäytetyön ohjaajat pystyvät arviomaan ja kommentoimaan opiskelijoiden aineistonhallintasuunnitelmia osana ohjaustyötään. Datanhallinta sisältyy – tai saattaa sisältyä – jo nyt luonnollisena osana opinnäytetyön ohjaukseen, mutta jatkossa tavoitteena on tarkastella datanhallintaa kokonaisuutena sekä kirkastaa myös opiskelijalle, mistä datanhallinnassa on kyse. Kirjastossa toteutettiin aiheesta kysely oppiaineiden opettajille ja opinnäytetyön ohjaajille loppukeväästä 2022. Siihen saatiin 130 vastausta kaikista tiedekunnista ja useimmilta laitoksilta tai osastoilta. Viesti oli selvä: Aineistonhallinnan opetukseen kaivataan tukea Itä-Suomen yliopistossa (ks. blogikirjoitus tuloksista).
Kouluttamisen teemaan liittyy erottamattomasti myös datatuen kehittämisen tiekartan neljäs kokonaisuus, datanhallinnan ammattilaisuus. Projektin kuvauksessa hankkeen yhdeksi tavoitteeksi oli asetettu tiedekuntien parempi linkittyminen datatukeen. Sitä kautta ryhdyimme pohtimaan datanhallintaan liittyvää osaamista ja osaamistarpeita ja melko pian totesimme, että datanhallinnan asiantuntijuus ja ammattilaisuus ovat erottamattomasti osa datatuen kokonaisvaltaista kehittämistä. Tiedekuntien näkökulmaa huomioiden laadimme sisäiseen käyttöön selvityksen, jonka tavoitteena oli tuottaa suosituksia siitä, millaista tieteenalakohtaista asiantuntijuutta tarvittaisiin täydentämään datatukea. Tässä meille hyödyllistä taustatietoa tarjosi Helsingin yliopiston koordinoima lukupiiri, jossa tutustuttiin erilaisiin eurooppalaisiin toteutuksiin datanhallinnan ammattilaisuuden ja ns. data stewardshipin määrittelyssä ja kehittämisessä. Lukupiiri toimi ponnistuslautana myöhemmin vuonna 2021 aloittaneeseen Avoimen tieteen ja tutkimuksen työryhmään, jossa edistetään datanhallinnan asiantuntijuuden tunnistamista, terävöitetään työrooleja sekä tarkennetaan erilaisia työnimikkeitä ja suunnitellaan alalle kouluttautumista.
Datatuen pysyvyys
Koordinaation merkitys tulee esiin kaikessa tutkimusdatanhallintaan liittyvässä tukityössä. Tutkimusaineistonhallinnan tuen kokonaisuudessa ja asiantuntijuuksia määriteltäessä erityistä huomioita on myös kiinnitettävä siihen, että tutkimusaineistot ovat eri aloilla erilaisia. Aineistojen uudelleenkäytön tarpeet ja tavat vaihtelevat tutkimusalasta toiseen ja niihin kohdistuu valtava toimenpiteiden ja hallinnan käytäntöjen kirjo. Osaamistasot ja -vaatimukset liikkuvat teknisestä datanhallinnasta tutkimusaineistojen hallinnan kokonaiskuvan ymmärtämiseen. Yksi asiantuntija ei pysty vastaamaan kaikkiin vaatimuksiin eivätkä yhden tieteenalan osaamisvaatimukset saa määritellä koko kenttää. Siksi on ehdottoman tärkeää, että jokainen tutkimusala ja -aineistotyyppi saa äänensä kuuluviin ja tarvitsemansa palvelut ja infrat. Sen mahdollistaa pysyvä, yliopiston yhteinen datatuki, joka yhdistää eri asiantuntijat verkostoksi palvelun taustalle. Yliopistossamme ollaankin hyvällä tiellä. Projektin päätyttyä kirjastolle on saatu kaksi uutta työtehtävää, joiden toimenkuva liittyy täysimääräisesti datanhallinnan tukeen ja koulutukseen. Tiedekunnissakin tapahtuu: Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnassa aloittaa keväällä tiedekunnan yhteinen datanhallinnan asiantuntija. Tästä on ilo jatkaa yhteisen palvelun ja osaamisen kehittämistä.
Kuva | Source: Alexa, Piaxabay (CC0)
In recent years, the University of Eastern Finland has focused on the development of research data management support services, initially alongside the other tasks of the library’s information experts and later with the support of a separate project. Two years ago, in the winter of 2021, the project “Development of data support as part of research support” started, coordinated by the library. The project ended on 31 December 2022. Its overarching goal was defined as the development of a functional service, know-how and expert network for the university’s research data support service.
In this blog, we shed light on how the project’s goals have been realized and what is being worked on as part of the daily functions of UEF Data Support.
Development of data support as part of research support: the project’s initial meters and specification of goals
In recent years, research data management has strongly emerged in the context of open science. In part, this has been influenced by the ever-increasing amount of research data and the diversity of new data formats and data sets. Opening of research data has become a general goal, at least at the level of speech. And at the same time, there has been a wake-up call to implement data management practices, so that the ethical and legal issues related to data can be resolved in a controlled manner and in anticipation of risks. This has meant that the support needs of researchers have increased considerably.
UEF has had support services related to research data management for several years. However, the services have been scattered to some extent, they are not well known and thus cannot be found, which was evident in the surveys carried out for UEF researchers in 2019 and 2020. The surveys also confirmed that there is a growing need for developing user driven support services. Researchers often need a quick answer to a specific and very context dependent problem, and in such cases general-level solutions are not necessarily adequate.
The purpose of the “Development of data support as part of research support” project, coordinated by the library, was not to build a new service from scratch but rather to develop the existing support services of the university. With an emphasis on making the services more user driven, service design was utilised in clarifying the internal processes and external service model of data support. Two project planners with a research background from different disciplines were hired for the project for 12 months, which helped to increase understanding about the varying needs of different research disciplines and datatypes from the very beginning of the project. The project was extended for one additional year, until the end of 2022, thanks to the hiring of one project planner and one substitute on study leave.
The project was led by the library’s information specialist, who had already worked for several years in research data management support tasks at UEF. A steering group was set up in support of the project progress, with a task of clarifying what should be paid attention to next and who was the most suitable contact person at the university in various topics. The beginning of the project, its steering group and the project planners are presented in the blog “Greetings from the data support project planners” published in March 2021.
In the spring of 2021, the steering group gave us a task to begin outlinining a road map for data management support services on a longer time span, which would help in delineating the most acute service goals of UEF. We divided the roadmap into four key themes: policies and strategy work, data support services, data management training and data management expert work. Participation in national and international open science working groups plays an important role in the policy and strategy work. Fundamental policy work is currently being conducted in the coordination of open science and research by the Federation of Finnish Learned Societies, and the experts working on data management at UEF have been actively involved in it before, during and after the data support development project. In terms of data management and increasing the transparency of research materials, it is important to have UEF’s data policy updated, and this is now being promoted at UEF level in the Open Science working group led by the library. The working group has started its activities in autumn 2022.
From a library data support to a university one-stop shop data support service
The second entity of the road map, data support services, was also the focus of the development project. Even before the project, a commenting service for data management plans at UEF offered a good starting point from which we could structure the development needs. The goal was to streamline the provisioning of centralised data support services from a one-stop shop. The commenting service also helped to establish a new support task, namely the commenting of research infrastructures’ data management policies (so-called DMPol’s).
In the first season of the project, we were able to lay the foundations of the renewing services, and in the second season we proceeded to piloting them. Data support services are typically wide-ranging, because resolving support requests often requires the involvement and expertise of several professionals from different units. In the data management support services at UEF, you can find expertise in, for example, open science and its requirements, data protection, information security, IT services, information management and contract law. The support service is coordinated by the library.
Besides the services offered and developed within the organisation, there are also so-called third-party data management services that organisations can use, because organisations cannot and should not do everything by themselves. The third-party services utilised by UEF researchers cover various purposes, such as CSC’s computing services, the DMPTuuli service for preparing a data management plan, and the Language Bank of Finland or the Finnish Social Science Data Archive for storing and archiving research data, to name a few. We wanted to get a better hold of this partly fragmented whole.
Research infrastructures are close to the themes of research data management. Research infrastructures often produce large amounts of data, and in addition to equipment, they can also consist of larger entities that contain, for example, discipline-specific databases. Thus, research infrastructures can also act as drivers of various technical solutions for data management. A number of infrastructure coordinators started working at the end of 2021 as part of UEF’s Research infrastructure program (2021-2024). This offered our development project an excellent opportunity to network with experts on research infrastructures. We also brought together, for example, the deans and vice-deans of the faculties and organized workshops for researchers. All the meetings showed a strong will to cooperate with broad shoulders, in order to avoid scattered information and duplication of effort.
Service design to aid the development work
The development project aimed to build a clearer and more structured data support service, where information related to data management would be centrally available as a one-stop shop service. To help in achieving this goal, the project was able to utilise a tailored service design training package. The trainer was Sanna Soppela from UEF’s Continuing Learning Center. The service design training and sparring sessions brought together members of the UEF data support network. Together, we managed to define the key target groups for the service, its purposes, and the practical organisation including the main service channels. Along the way, we worked on a service promise, i.e. the contents and resources of the common service that the units producing data management support can commit to. Fast and light feedback implementations are part of the extensive toolbox of service design. Between the meetings, we were able to test our planned solutions with the most important target groups of the service.
Getting support at the right time soon became a red thread for the one-stop shop service. We organised the various data management themes into a service that aligns accordingly with the research life cycle, so that ideally the researchers get the support they need for each research phase clearly and from one place. One concrete result of the service design process can be seen perfectly on the UEF Data Support website. The construction of the website was influenced by feedback received from the researchers, with an aim to provide an open and a fairly comprehensive source of information. Instead of providing numerous links to other sources, the emphasis was on providing key information directly findable on the website.
Another important development of data support service channels has been the introduction of a new service management (aka ticket) system; During the period preceding the project, service requests that came to data support were handled via e-mail. If the website concretizes the data support service from the point of view of the support user, then the ticket system does the same from the point of view of the support producers. The service design training and process helped to clarify the UEF network involved in supporting research materials and data. The network is now more clearly structured into data support core operators and to a wider research materials and data support network. The process also clarified the branding of and communication about the service, as the name of the renewed one-stop shop service became fixed as UEF Data Support.
UEF Data Support’s core operators are actively involved in e.g. solving data management support requests, and these experts meet regularly about once a month. The composition of the wider network is flexible and there is some turnover in membership. The network meets a few times per semester to discuss current issues in data management. The importance of coordination and the main responsibilities underlying the UEF Data Support service became clearer during the service design process. We have discussed our experiences and thoughts about utilising service design for developing data support services in an article called “Better data support with service design” (Signum 2/2022).
Competence, training and expertise
The third main theme of the data support service development roadmap is data management training. Although teaching and training as such were not parts of the original goals of our project, their importance in data management services and in guaranteeing service continuity is major. Education is part of the service and meets the goals of achieving appropriate data management competence levels at different stages of studies and research career paths. There has been a lot of discussion about data management competence levels and skills, for example in the national open science working group, in which we actively participate in. As project planners, we were also able to take part in developing the UEF Library’s research data management teaching.
Structured expertise in data management is already being called for during the Bachelor degree phase, and a national goal has been set that by the year 2024, all thesis supervisors should be able to evaluate and comment students’ data management plans as part of their supervision work. Data management is already included – or may be included – in varying degrees as a natural part of thesis supervision. However, the future goal is to consider data management as an entity in order to clarify for the student what data management is all about. The library conducted a survey on the topic for subject teachers and thesis supervisors during late spring of 2022. The survey garnered 130 responses from all faculties and most departments. The message was clear: Support is needed for the teaching of data management at the University of Eastern Finland (see the blog post about the results).
The theme of training is also inextricably linked to the fourth entity of the data support development roadmap, the professionalisation of data management expertise. In the project description, one of the goals was to link the faculties to the data support services more efficiently. From this viewpoint, we started to think about the skills and competences needed for data management expertise and pretty soon concluded, that the professionalisation of data management is an inseparable part of the overall development of data support. Taking into account the faculties’ perspective, we prepared a report for internal use, the aim of which was to produce recommendations on the types of discipline-specific expertise and skills needed to supplement the university data support service. In preparation of the report, were gained useful background information by attending a study circle coordinated by the University of Helsinki, where we got to know various European solutions in implementing the professionalisation of data management experts and on defining and developing data stewardship in general. The study circle served as a springboard for the Open Science and Research Working Group, which started later in 2021 and aims to promote the identification of expertise in data management, to sharpen job roles and specify various job titles, and to plan training of professionals in the field.
The continuity of data support services
The importance of coordination emerges in all support work related to research data management. From the perspective of general research data management support and when defining skills and expertise, special attention must also be paid to the fact that, despite the similarities among some disciplines, the research materials and data tend to differ depending on the field of study. Hence the needs and ways of reusing research materials vary from one research field to another and are subject to a huge range of procedures and management practices. Competence levels and requirements move from technical data management to understanding the overall picture. One expert cannot meet all requirements, and the competence requirements of one discipline must not define the entire field. That is why it is absolutely important that each field of research and type of data gets its voice heard and the services and infrastructure it needs.
This is made possible by the university’s permanent and shared data support, which connects different experts into a network behind the one-stop shop service. At our university, we are on the right path. Since the development project has come to an end, the UEF Library has received two new positions, where the job descriptions are specific to data management support and training. Things are also moving forward in the faculties: the Faculty of Social Sciences and Business Studies will have a joint data management expert in the spring. It is a pleasure to continue the development of joint services and to build expertise together.
Niina Nurmi, tietoasiantuntija | Information specialist
Manna Satama, tietoasiantuntija | Information specialist
Tutkimuksen tuki | Research support
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
