EU-tallekirjastojen tuoreita tuulahduksia Brysselistä | Hear the latest about European Documentation Centres from Brussels

(Please, scroll down to read in English.)

Aluksi

Reilun puolentoista päivän mittainen ”European Documentation Centres’ Training Seminar” pidettiin 16.–17. marraskuuta 2022 Brysselissä. Reippaasti yli satapäinen EU-tallekirjastojen edustajajoukko kokoontui tähän Euroopan komission Viestinnän pääosaston organisoimaan tapahtumaan, jonka viisi pääteemaa olivat akateemisten yhteisöjen osallistaminen, EU-tietokantakoulutukset, sosiaalinen media, vuoden 2024 europarlamenttivaalit ja työpajat EU-tallekirjastojen roolista. Koulutuspäivien ohjelma oli tiivis ja asiapitoinen. Tarkempi linkkilistaus koulutuspäivien materiaaleihin löytyy blogitekstin lopusta.

“European Documentations Centres’ Training Seminar” -koulutustapahtuman esitystekstit heijastettuna valkokankaalle. | Presentation texts of the “European Documentation Centres’ Training Seminar” displayed on the screen.
Tervetuloa. | Welcome. Kuva | Photo: Marika Mahlavuori

Ensimmäinen päivä

Jo ennen ensimmäisen puheenvuoron alkua yleisöstä oli aistittavissa avoin, innostunut, ja oppimisen janoinen ilmapiiri. Ehkä koronavuosien myötä yleistyneiden etäkokousten jälkeen kaikki olivat erityisen ilahtuneita tapaamaan vanhoja ja uusia kollegoita kasvotusten. Uutena EU-tallekirjastolaisena oli varsin helppoa ja luontevaa sujahtaa joukon jatkoksi verkostoitumaan ja kuuntelemaan mielenkiintoisia esityksiä.

Richard Kühnel (Euroopan komissiosta) kertoi avajaispuheessaan ensimmäisen EU-tallekirjaston perustamisvuoden olleen 1963. Veikkaan tiedon saaneen monen kuulijan pohtimaan kuinka tätä voidaan huomioida ja kenties juhlistaa omassa työyhteisössä ensi vuonna.

EU-tallekirjastojen roolia käsiteltiin monesta näkökulmasta koulutuspäivien aikana. Ensimmäisenä Gaetane Ricard-Nihoul ja Alessandro Giordani (molemmat Euroopan komissiosta) valottivat paneelikeskustelussa muun muassa EU-tallekirjastojen mahdollisuuksia osallistaa akateemista maailmaa mukaan aktiiviseen keskusteluun Euroopan tulevaisuudesta. Yhdeksi keinoksi mainittiin kansalaispaneelit, joita tullaan järjestämään tulevaisuudessa. EU-tallekirjastojen rooliteeman pohdiskelua jatkettiin neljässä rinnakkaisessa työpajassa. Jokainen osallistuja sai valita kaksi itselleen mieluista työpajaa.

Suuria keltaisia Post-it -lappuja fläppitaululle koottuna. | Big yellow Post-it notes collected on a flip chart.
Rinnakkaisten työpajojen oivalluksia koottiin yhteen. | Insights from parallel workshops were gathered together. Kuva | Photo: Marika Mahlavuori

Osallistuin ensin työpajaan, jossa keskusteltiin keinoista saada opiskelijat ohjattua EU-tietokantojen ja -tietolähteiden äärelle. Toisessa työpajassa hahmoteltiin keinoja saada opiskelijoita osallistumaan muun muassa kansalaistoimintaan napakan johdantoesitelmän pohjalta. Nuorille suunnattua osallistavaa materiaalia on yllättävän paljon valmiiksi luotuna. Lopuksi rinnakkaisista työpajoista koottiin keskeisimmät huomiot ja oivallukset suurille Post it-lapuille seuraaviin kategorioihin luokiteltuina: haasteet, parhaat käytännöt ja suositukset. Koulutuspäivien päätteeksi työpajojen keskeisimmät oivallukset esiteltiin yhteisesti kaikille.

Neljässä tiiviissä ja käytännönläheisessä ”Search Like a Pro” -tietoiskussa tarjoiltiin tietoa neljästä EU-tietolähteestä:

  • EUR-LEX
  • EU Open Data Portal
  • Legislative Observatory
  • EC Library Guides

Jokainen “Search Like a Pro”-tietoisku alkoi lyhyellä tietoiskulla kulloisestakin tietolähteestä ja päättyi kysymys-vastaus-osioon, jossa yleisön kiperiin kysymyksiin vastailtiin syvällä asiantuntemukselle. Tietoiskujen suurin anti oli niiden konkreettiset tiedonhakuesimerkit.

Kolmessa lyhyessä hissipuheessa esiteltiin kolmea eri tietovarantoa:

  • EU Academy
  • Publications Office
  • Learning Corner

Mielenkiintoisina nostoina näistä voi mainita Learning Corner -sivuston yllättävän laajat ja monipuoliset opetusmateriaalit, pelit ja esitysmateriaalit, jotka on jaoteltu ikäryhmittäin. Maininnan arvoisena tutustumiskohteena voi suositella myös EU Academyn aineistojen (muun muassa opetusvideoita sisältäviä) kursseja. Palvelun käyttäminen vaatii rekisteröitymisen. Euroopan unionin julkaisutoimiston sivusto pitää sisällään valtavasti aineistoa esimerkiksi eurooppalaisesta datasta, EU-julkaisuista sekä tutkimuksesta ja innovoinnista.

Ensimmäisen päivän ehtoopuolella Stephen Clarkin (Euroopan parlamentista) taidokkaasti koottua esitystä vuoden 2024 europarlamenttivaaleista oli ilo katsella ja kuunnella. Clarkin taito kiteyttää sanomansa kuvan ja parin ydinsanan avulla on taito, jonka toivon oppivani. Vaikka europarlamenttivaaleihin on yli vuosi aikaa, niihin valmistautuminen aloitetaan hyvissä ajoin Euroopan unionissa.

Ensimmäisen päivän viimeisessä esityksessä paneuduttiin tuhdilla tietopaketilla sosiaalisen median maailmaan. Esityksen valovoimaisin anti oli Belgian Antwerpenin EUROPE DIRECT -pisteen edustajien konkreettiset esimerkit heidän tavoistaan käyttää sosiaalista mediaa (Facebook, Instagram, LinkedIn ja Pinterest). Yleisöstä kyseltiin, miksi heillä ei ole Twitter-tiliä. Syynä oli muun muassa sen päivitystiheyden tarve. Kuulijoille tarjoiltiin myös tietoa sosiaalisen median käytön hyödyistä.

Ensimmäinen päivä päättyi cocktail-tilaisuuteen ja illalliseen.

Toinen päivä

Toinen koulutuspäivä alkoi Jeremy Herryn (Euroopan komissiosta) Euroopan vihreän kehityksen ohjelman esittelyllä. Sen tavoitteena on ilmastoneutraali Eurooppa vuoteen 2050 mennessä. Esityksessä annettiin EU-tallekirjastolaisille vinkkejä, kuinka ilmastosanomaa voidaan viedä eurooppalaisten tietoisuuteen. Valmiiden (englanninkielisten) tietovarantojen avulla, kuten Climate Pact ja Education for Climate Coalition, on helppo järjestää esimerkiksi keskustelutilaisuuksia ilmastonmuutoksesta.

Koulutuspäivien viimeisessä puheessa Alessandro Giordani antoi lähtijöille kotiinviemisiksi tehtäviä, jotka liittyvät muun muassa viestintään omassa työyhteisössä. Koulutuspäivät eivät jää irralliseksi tapahtumaksi, vaan kotitehtävät tuovat jatkuvuutta EU-tallekirjastojen toimintaan Euroopan unionissa. EU-tallekirjastojen toimintaverkoston laajuus hahmottuu parhaiten kurkkaamalla kartasta toimipisteet. Kartasta löytyy myös EU-tallekirjastolaisten yhteystiedot. Ota rohkeasti yhteyttä meihin!

Valkokankaalle heijastettu kartta, josta käy ilmi, että EU-tallekirjastoja on runsaasti erityisesti Manner-Euroopassa. | A map projected on the screen showing how many EDCs there are, especially in continental Europe.
Alessandro Giordanin esityksessä oli EU-tallekirjastojen sijainteja kuvaava kartta. | In his presentation, Alessandro Giordani showed the map of the locations of European Documentation Centres. Kuva | Photo: Marika Mahlavuori

Toisen päivän päätteeksi jäi hieman aikaa pyörähtää Brysselin tunnelmallisessa keskustassa muun muassa Grand-Place-aukiolla. Tuliaisiksi valikoitui kaupoista suklaata ja karkkia, mutta pitsihankinnat jäävät seuraavalle kerralle.

Lopuksi

Koulutuspäivien tuhtiin sisältöön voi tutustua kätevästi vaikkapa nauhoitteiden tai esitysmateriaalien avulla (katso alta linkkilistaus). Toivottavasti vastaavanlaista koulutusta järjestetään tulevaisuudessa lähitapaamisformaatilla, vaikka etäkoulutuksilla on oma tärkeä paikkansa nykymaailmassa. Lähitapaamisissa innostava ilmapiiri on lähes käsinkosketeltavaa ja verkostoituminen kansainvälisestikin käy kädenkäänteessä kahvitauolla.

Linkit

Koulutuspäivien

Koulutuspäivässä jaossa ja näytillä ollut uudehko julkaisu nimeltä: ”Tools and Resources to Manage a European Documentation Centre”. | The relatively new publication “Tools and Resources to Manage a European Documentation Centre” distributed and displayed during the training days.
Tuore ohjekirjanen. | A new instruction manual. Kuva | Photo: Marika Mahlavuori

Introduction

The “European Documentation Centres’ Training Seminar”, lasting about a day and a half, was held in Brussels on 16–17 November 2022. This event, organised by the European Commission’s Directorate-General for Communication, brought together an audience of well over 100 representatives from most European Documentation Centres (EDC). The five main themes of the seminar were: engagement with the academic community, EU database training, social media, the European Elections 2024, and workshops on the role of EDCs. The programme of the training days was concise and informative. You can find a more detailed list of links to the materials of the training days at the end of the blog post.

Day one

Even before the first speech was held, one could sense that the audience was on an open and enthusiastic mood, and had a thirst for learning. Perhaps after remote meetings that became a commonplace during the COVID-19 years, everyone was particularly pleased to meet old and new colleagues face to face. As a new employee of the European Documentation Centre, it was fairly easy and natural to blend in with others, and network and listen to interesting presentations.

In his opening speech, Richard Kühnel (from the European Commission) said that the first European Documentation Centre was established in 1963. I bet that hearing this piece of information made many of the listeners consider how they could take this into account and perhaps celebrate it in their own work community next year.

The role of EDCs was discussed from many perspectives during the training days. First, Gaetane Ricard-Nihoul and Alessandro Giordani (both from the European Commission) shed light on the possibilities of EDCs, among others, to involve the academic community in an active debate on the future of Europe. One of the means mentioned was the European citizens’ panels, which will be organised in the future. The reflection on the theme concerning the role of EDCs continued in four parallel workshops. Each participant could choose two workshops of their preference.

I first took part in a workshop that discussed how to guide students to EU databases and sources of information. The second workshop outlined ways by which to attract students to participate in, for example, civic life with the help of compact introductory presentations. There is already a surprisingly large amount of ready-made participatory materials intended for young people available. Finally, the main observations made and insights found in the parallel workshops were collected on big Post-it notes and divided into the following categories: challenges, best practices and recommendations. At the end of the training days, the key insights of the workshops were shared with everyone.

Four concise and practical “Search Like a Pro” information spots provided knowledge on four sources of EU information:

  • EUR-LEX
  • EU Open Data Portal
  • Legislative Observatory
  • EC Library Guides

Each “Search Like a Pro” spot started with a short bulletin on the source of information in focus and ended with a Q & A session where experts with in-depth knowledge of the subject answered the tough questions from the audience. The biggest benefit the information spots gave me were the concrete examples of information searches.

Three short elevator pitches were held to present three different information resources:

  • EU Academy
  • Publications Office
  • Learning Corner

As an interesting highlight of these, I could mention the surprisingly extensive and versatile educational materials, games and presentation materials on the Learning Corner website, divided by age group. Another resource I could recommend as worth exploring are the courses found in the EU Academy materials (including educational videos). Using the service requires registration. The website of the Publications Office of the EU contains a huge amount of material on European data, EU publications, research and innovation, etc.

Towards the end the first day, it was a pleasure to see and listen to Stephen Clark’s (from the European Parliament) skilfully compiled presentation of the European Elections 2024. Clark’s ability to crystallise his message with the help of an image and a few key words is the kind skill I hope to learn. Even though the European Parliament elections are still more than a year away, the European Union is starting to prepare for them well in advance.

Stephen Clarkin esityksen diakuva, jossa Ukrainan presidentti Volodymyr Zelenskyi kättelee naista. | A slide from Stephen Clark's presentation in which the President of Ukraine, Volodymyr Zelenskyi, is shaking hands with a woman.
Stephen Clarkin esityksessä kuvat olivat merkittävässä roolissa viestinnässä. | In Stephen Clark’s presentation, images played an important role in communications. Kuva | Photo: Marika Mahlavuori

The last presentation of the first day focused on the world of social media in the form of a very generous information package. The most illuminative part of the presentation were the concrete examples given by the representatives of the EUROPE DIRECT service point in Antwerp, Belgium, of how they use social media (Facebook, Instagram, LinkedIn and Pinterest). The audience asked them why they do not have a Twitter account. One of the reasons was that it would need to be updated very frequently. The listeners were also informed about the benefits of using social media.

The first day ended with a cocktail reception and dinner.

Day two

The second day of training began with the presentation by Jeremy Herry (from the European Commission) on the European Green Deal, aimed at a climate-neutral Europe by 2050. The presentation gave tips to EDC employees on how they could bring the climate message to the attention of Europeans. Ready-made data resources (in English), such as Climate Pact and Education for Climate Coalition, make it easy to organise discussion events on climate change, for example.

In the last speech of the training days, Alessandro Giordani gave as homework for the delegates tasks related, among other things, to communications in their own work community. The training days will not remain a separate event, but the homework given brings continuity to the activities of EDCs within the European Union. The best way to fathom the scope of the operating network of EDCs is to take a look at the locations of the EDC service points on a map. You can also find the contact details of EDC employees on the map. Do not hesitate to contact us!

At the end of the second day, there was some time left to visit the atmospheric centre of Brussels, including the central square La Grand-Place. As my homecoming gifts from the local shops, I chose chocolate and candy – I’ll need to come back to buy the Brussels lace later.

Vanha rakennus Grand-Place-aukiolla. | An old building in La Grand-Place.
Grand-Place on Brysselin keskusaukio. | La Grand-Place is the central square of Brussels. Kuva | Photo: Marika Mahlavuori

Conclusion

You can easily get acquainted with the generous content of the training days, for example, through recordings or presentation materials (see list of links below). Hopefully, similar training events will be arranged in the future in the form of face-to-face meetings, even though remote training also has its own important role in the modern world. When meeting in person, the atmosphere is so inspiring that you can almost touch it, and even international networking can happen in no time at all during a coffee break.

Links

Training days’

Marika Mahlavuori, tietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Kurkkaus informaatiotutkimuksen kulisseihin: Informaatiotutkimuksen päivät 2022 | A peek behind the curtain of information studies: Information Studies Day 2022

(Please, scroll down to read in English.)

Informaatiotutkimuksen päivät, jotka tunnetaan myös nimellä i-päivät, on joka toinen vuosi järjestettävä tapahtuma, jossa käsitellään informaatioalan ilmiöitä eri näkökulmista. Vuoden 2022 Informaatiotutkimuksen päivät olivat järjestykseltään seitsemännet ja järjestettiin 3.–4.11. Tampereen yliopistolla. Tämä oli toinen kerta, kun osallistuminen sopi aikatauluihini, ja junamatka Tampereelle alkoi. Ennakkoon saatu ohjelma antoi osviittaa päivien monipuolisesta ja mielenkiintoisesta sisällöstä, ja odottelinkin innolla tapahtumaa.

Torstai

Päivien avajaissanat lausui Informaatiotutkimuksen yhdistys – ITY ry:n puheenjohtaja Ari Haasio esitellen päivien ohjelmaa ja toivottaen kuulijat tervetulleeksi. Avajaissanojen jälkeen oli vuorossa professori Tuomas Harviaisen mielenkiintoinen keynote-esitys aiheesta “Tiedon jakamisen tutkimus osana tietokäytäntöjen tutkimusta”. Torstain sessioiden aiheita olivat Keho ja ruumiillisuus informaatiotutkimuksessa ja Informaatiovuorovaikutus ja vuorovaikutteinen tiedonhaku, Terveystieto ja -viestintä sekä Nousevat i-tähdet: Informaatiotutkimuksen opinnäytteet ja väitöstutkimussuunnitelmat.

Keho ja ruumiillisuus informaatiotutkimuksessa & Informaatiovuorovaikutus ja vuorovaikutteinen tiedonhaku oli alun perin kaksi erillistä sessiota, jotka oli ohjelmamuutosten myötä yhdistetty. Ensimmäisessä esityksessä käsiteltiin tutkimusta, jonka aiheena oli kehollisuuden merkitys suomalaisjuoksijoiden teknologian ei-käytölle. Tämän jälkeen kuultiin avoimen kuvakokoelman kuvamateriaalin hyödyntämisestä tutkimusdatana.

Lounaan jälkeisen session aiheena oli terveystieto ja -viestintä. Esityksissä nostettiin esille erilaisten ryhmien, kuten turvapaikanhakijoiden, tyypin 1 diabetesta sairastavien sekä ikääntyneiden terveystietoon liittyviä tiedontarpeita ja käytäntöjä. Session viimeisessä esityksessä käsiteltiin Suomi24-keskustelufoorumin masennusaiheisiin keskusteluihin toteutettua tunneanalyysiä, jolla pyrittiin tunnistamaan viestien sisällön tunnetilojen ajoittaisia vaihteluita ja muutoksia.

Päivän päätti Nousevat i-tähdet: Informaatiotutkimuksen opinnäytteet ja väitöstutkimussuunnitelmat -posterisessio, jossa opinnäytetöiden ja väitöskirjojen tekijät saivat aluksi pitää minuutin mittaisen esityksen, jonka avulla he herättelivät kuulijoiden kiinnostuksen. Kahvittelun ohella kuulijat pääsivät sitten tutustumaan postereihin ja jututtamaan tekijöitä tarkemmin. Opinnäytteitä ja väitöskirjoja olikin syntynyt ja syntymässä useista eri aiheista, ja niiden tekemiseen oli hyödynnetty erilaisia menetelmiä, kuten haastatteluja, kuvailevaa kirjallisuuskatsausta ja semanttista hakua.

Perjantai

Perjantain ohjelma oli jaettu kahteen eri tilaan ja haasteena olikin valita, kumpaako milloinkin kuuntelisi, sillä esitykset vaikuttivat kaikissa sessioissa erittäin mielenkiintoisilta. Päädyin aamupäivällä kuuntelemaan esityksiä avoimen tieteen teemaan liittyen ja iltapäivällä aiheesta Informaatio vähemmistöjen ja erityisryhmien kontekstissa. Toisessa tilassa teemoina olivat Lukutaidon monet muodot ja Knowledge Management. Onneksi päivien esitysten abstraktit on julkaistu Informaatiotutkimus-lehden numerossa 2-3/2022, joten niihin pääsee tutustumaan myös jälkikäteen.

Avoin tiede -sessio koostui kuudesta esityksestä. Ensimmäisessä esityksessä verrattiin Altmetric.com- ja Overton-viittausten kattavuutta ja päällekkäisyyttä. Lisäksi kuultiin erilaisia näkökulmia avoimen tieteen kannalta muun muassa tutkimustietojärjestelmistä, korkeakouluyhteisöjen avoimuudesta, kaupunkisuunnittelun työprosesseista ja FAIR-periaatteista. Session viimeisessä esityksessä esiteltiin, millaista avoimuutta tieteellisten lehtien lukijat toivovat kansainvälisiltä ja kotimaisilta lehdiltä. Kyselyyn vastanneet toivoivat erityisesti, että julkisilla varoilla tehdyn tutkimuksen tulosten tulisi olla maksutta kaikkien saatavilla.

Perjantain viimeinen sessio Informaatio vähemmistöjen ja erityisryhmien kontekstissa alkoi esityksellä, jossa käsiteltiin turvapaikanhakijataustaisten terveystiedontarpeita ja terveyspalveluiden käyttöä Norjassa. Toisessa esityksessä kuultiin Saamelaiskielten tuki digitaalisissa palveluissa -hankkeesta, jonka tavoitteena rakentaa pohjoissaamen kielen tuki kolmeen Kansalliskirjaston palveluun: Finto-sanasto- ja ontologiapalveluun, Kotoistuspalveluun sekä Finna-hakupalveluun. Viimeisimmässä esityksessä paneuduttiin vielä tutkimukseen, joka käsitteli huumeiden myyntiin liittyvän tiedon jakamista pimeässä verkossa.

Informaatiotutkimuksen päivien ohjelmaa oli jouduttu hieman muokkaamaan alkuperäisestä ja teemoja yhdistelemään, sillä joitakin esityksiä oli peruuntunut, mutta päivien rakenne toimi siitä huolimatta hyvin ja ohjelma oli erittäin kattava. Pelkästään esitysten aihepiireistä voi todeta informaatiotutkimuksen olevan tieteenalana harvinaisen monipuolinen ja ajankohtainen. Esitykset olivat hyvin toteutettuja ja herättivät paljon uutta intoa alan tuoreisiin kysymyksiin. Oli erittäin mukava nähdä sekä tuttuja että uusia alan kasvoja pitkän koronatauon jälkeen.

Käytävä, jonka varrella on lokeroita, tietokoneita ja kirjahyllyjä. A passageway with lockers, computers and bookshelves.
Esitysten välissä oli aikaa vierailla Tampereen yliopiston Linna-kirjastossa. | Between the sessions there was time to visit Tampere University Library Linna. Kuva | Photo: Marjut Perälä

Information Studies Days, also known as i-days, is a biennial event focusing on information studies phenomena from various points of view. The 2022 event was the seventh of its kind and it was held from the 3rd of November to the 11th of November in Tampere University. For me, this was the second time the event fit my calendar, and the train trip to Tampere started. The programme I had reviewed in advance, had showed the diverse and interesting composition of the event, and I was looking forward towards the event.

Thursday

The opening words were given by the chairman of Association for Information Studies Ari Haasio, who presented the programme for the day and welcomed all listeners. After the opening speech professor, Tuomas Harviainen gave a captivating keynote speech on “Researching Information sharing as a part of Information Practices Research”. Thursday’s themes were The Body and Embodiment in Information Studies, Information Interaction and Interactive Information Retrieval, Health Information and Communication and Rising I-stars: Information Studies Theses and Doctoral Dissertations plans.

The themes Body and Embodiment in Information Studies & Information Interaction and Interactive Information Retrieval were originally two separate sessions, but were combined due to changes in the programme. The first presentation examined research that focused on the effect of embodiment to the Finnish runners’ disuse of technology. Afterwards listeners heard about utilisation of materials from open image collections as research data.

After lunch, the theme was Health Information and Communication. The first presentation highlighted the information needs and practices related to health information of different groups, such as refugees, the elderly as well as people who have type 1 diabetes. The last presentation was about a sentiment analysis on Suomi24 discussion forum conversations related to depression, with the aim of recognising the sentimental changes present in the messages.

The day came to an end with Rising I-stars: Information Studies Theses and Doctoral Dissertations plans -poster session, where the thesis and doctoral dissertation researchers got to make a one-minute presentation to pique the interest of those present. While having a cup of coffee the listeners could circle about and familiarise themselves with the posters and chat with their authors. The theses and dissertations turned out to be on a multitude of topics, and various methods had been used in their development, including interviews, descriptive literary reviews, and semantic search.

Friday

On Friday, the programme had been divided into two separate spaces and it was hard to choose which ones to listen to, as every session seemed to have interesting presentations. I ended up listening to presentations on open science in the morning and on Information behaviour and information practices in the context of minorities and special groups in the afternoon. The other themes were Many Forms of Literacy and Knowledge Management. Fortunately, the abstracts of the presentations have been published in issue 2-3/2022 of the journal Informaatiotutkimus, so that one look more closely into them later.

The Open Science session consisted of six presentations. First session cross-examined the coverage and overlap of Altmetric.com and Overton references. In addition, the multiple points of view on open science were brought forward, including views on research information systems, the openness of higher education communities, city planning work process, and the FAIR principles of the National Library, among others. The last presentation of the session presented what kinds of openness the readers of scientific publications had for international and national publications. Participants of the survey especially hoped that publicly funded research would be open to everyone without a fee.

The last session of Friday, Information behaviour and information practices in the context of minorities and special groups, began with a presentation on the information practices and the usage of health services of people with a refugee background in Norway. The second presentation represented Digital Service Support for Sámi People initiative, which aims for the development of support in Northern Sámi for the three services of the National Library: Finto thesaurus and ontology service, Kotoistus service, and Finna search service. The last presentation delved into research, that handled information sharing concerning selling drugs on the dark web.

The programme of Information Studies Days had to be altered from the original and some themes were combined as some presentations had been cancelled.  Nevertheless, the overall structure of the days functioned well, and the programme was extremely comprehensive. The themes of the presentations lead to the conclusion that information studies can be considered a remarkably diverse and topical field of study. The presentations were well executed and kindled a lot of fresh enthusiasm into the recent questions in the field. It was wonderful to see both familiar and new faces in the field after a long break due to Covid-19.

Marjut Perälä, tietopalveluneuvoja | information services advisor
Tietoaineistopalvelut | Collection services

Tutkimushallinnon ESRAM-koulutuksessa Prahassa | Getting to know research administration during ESRAM training in Prague

(Please, scroll down to read a summary in English.)

Osallistuimme Prahassa, Tšekissä järjestettyyn ESRAM-koulutukseen lokakuun 2022 loppupuolella. ESRAM eli Early Stage Research Administrator Masterclass on tutkimushallinnon asiantuntijoille suunnattu lyhyt koulutus. Se on eritoten räätälöity työnsä muutaman vuoden sisään aloittaneille, eri taustoista alalle tulleille henkilöille. ESRAMin toteutuksesta vastaa EARMA. Tässä blogissa kerromme hiukan taustaa EARMAsta ja kokemuksistamme ESRAM-koulutukseen osallistumisesta.

EARMA ja ESRAM

European Association of Research Managers and Administrators (EARMA) edustaa tutkimushallinnon ammattilaisia. Vuonna 1995 Italiassa perustettu yhdistys syntyi tarpeesta luoda yhteinen verkostoitumispaikka ja foorumi, jossa tutkimushallinnon asiantuntijat voisivat vaihtaa ammatillisia kokemuksiaan. Tätä nykyä Brysselistä käsin toimivassa EARMAssa on muutama sata jäsenorganisaatiota – UEF näiden joukossa – kymmenistä Euroopan maista. Suomessa kansallisella tasolla toimiva Finn-ARMA-verkosto edustaa suomalaisissa korkeakouluissa ja tutkimusorganisaatioissa työskenteleviä tutkimushallinnon ammattilaisia, ja sillä on edustajisto EARMAn johtokunnassa.

Early Stage Research Administrator Masterclass eli ESRAM on modulaarisesti rakennettu kurssi, joka koostuu ennakkotehtävistä, lyhyistä luennoista, interaktiivisista työpajoista, tapauskohtaisista esimerkeistä ja yhteisistä keskusteluista. Kurssille otetaan yleensä noin 30 uraansa aloittavaa tutkimushallinnon asiantuntijaa (Research Manager and Administrator, jäljempänä RMA). Sen tavoitteena on selkeyttää tutkimushallinnon työrooleja ja urapolkuja sekä hahmottaa, millaista tukea tutkimushallinnon ammattilaiset tarjoavat eri vaiheissa tutkimusprosessia. ESRAM-koulutus järjestetään kaksi kertaa vuodessa eri puolilla Eurooppaa. Syksyn 2022 koulutus pidettiin Diplomat Vienna House -hotellissa. Kurssimaksuun oli mahdollista hakea EARMAn stipendiä ja matkakuluihin puolestaan Erasmus+ -tukea.

Tutkimushallinnon asiantuntijoiden urapolkuja ja työnkuvia

Kurssilaisemme edustivat melko tyypillisiä taustoja: osa oli tutkijataustaisia ja osalla oli kokemusta hallinnollisesta työstä. Moni heistä työskenteli eurooppalaisissa tutkimusorganisaatioissa, mutta joukossa oli myös mm. valtiollisen tutkimusrahoittajan palveluksessa työskenteleviä asiatuntijoita. Kurssin ohjaajilla oli taustallaan vuosien työkokemus eri organisaatioista, yritysten kanssa tehtävästä yhteistyöstä ja hallinnon eri osa-alueista. Osalla oli myös tutkijataustaa.

Joukko ihmisiä, taustalla Prahan kaupunkisiluettia. A group of people. A silhouette of Prague in the background.
ESRAM kurssilaiset. | The participants of the ESRAM course. Kuva | Photo: Terezia Minarikova

Tutkimushallinnon asiantuntijoiden työnkuvia ei voine tyhjentävästi kertoa, mutta useimmiten nämä asiantuntijat auttavat rahoitushakemuksen valmistelussa, etsivät sopivia rahoituksia ja tulkitsevat avoimen tieteen linjauksia. Lisäksi he ylläpitävät yhteistyötä lakiosaston, TKI-osaston (Tutkimus-, Kehittämis- ja Innovaatiotoiminta) ja kirjaston välillä. Niinpä RMA:t yleensä sijoittuvat tutkimusstrategian, rahoittajan strategian ja organisaation strategian rajapintaan. Organisaatiot voivat järjestää tutkimuspalvelunsa monin eri tavoin. Koulutuksen osana meille esiteltiin Milanon teknillisen korkeakoulun esimerkki dynaamisesti rakennettavasta palvelusta. Proaktiivisessa palvelussa voidaan hyödyntää erilaisia työkaluja (esim. Scival) ja yliopistosta kerättyä dataa (esim. tutkimusryhmien osaamisalueista). Näiden tietojen pohjalta tutkimushallinnon asiantuntijat voivat haravoida eri tutkimusryhmille sopivia rahoitusinstrumentteja ja paikantaa erilaisia teemahakuja.

Useissa organisaatiossa RMA:t työskentelevät määräaikaisissa pesteissä, jotka rahoitetaan esimerkiksi viiden vuoden ajaksi. Työ on monipuolista ja vaativaa eritoten silloin, jos organisaatiossa ei ole erillisiä pre-award- ja post-award-yksikköjä. Tällöin yksi ja sama asiantuntija voi joutua tukemaan yksittäistä hanketta suunnitteluvaiheesta (ennen rahoituksen saamista eli pre-award) raportointivaiheeseen (rahoituksen myöntämisen jälkeen eli post-award). Rahoitushakuprosessin ns. pre-award-vaiheisiin lukeutuvat muun muassa tuki konsortion rakentamisessa ja tutkimussuunnitelman kirjoittamisessa sekä yhteydenpito rahoittajatahoon. RMA:lle lankeaa myös erityyppisten muodollisten menettelytapojen selvittämistä, kuten vaikkapa se, kenen pitää mikäkin asiakirja allekirjoittaa ja missä muodossa allekirjoitus vaaditaan. Rahoitusmyönnön jälkeisiin työtehtäviin eli ns. post-award-puoleen kuuluvat esimerkiksi budjetoinnissa avustaminen ja käytettyjen varojen raportoiminen. Myös hankkeen kulkua on seurattava siltä varalta, ettei jotain hankkeen luvatuista tuotoksista (ns. deliverable) olekaan mahdollista toteuttaa.

Ihmisiä seisomassa vierekkäin. | People standing next to each other.
Ohjaajat vasemmalta oikealle | The instructors from left to right: Angela Noble (Leiden University), Ellen Schenk (Holland Proton Therapy Center, Delft, The Netherlands & DrEAMS Funding Consultancy), Stefania Grotti (Politecnico di Milano), Olaf Svenningsen (Research Lighthouse), John Donovan (TU Dublin). Kuva | Photo: Terezia Minarikova

Roolit ja kommunikointi

Tutkimushallinnon asiantuntijoiden tehtäviä harjoiteltiin roolipelin avulla, mikä auttoi konkretisoimaan tarvittavaa osaamista. Roolipeliin liittyi myös saamamme ennakkotehtävä. Tehtävässä oli pitänyt listata asioita, joihin tulisi valmistautua ennen EU:n Horisontti-rahoitusta hakevan tutkijan tapaamista. Roolipelissä kurssilaiset jaettiin pienryhmiin, joissa jokainen valitsi itselleen jonkin asiantuntijaroolin (esim. tietosuoja, henkilöstö, sopimukset, tutkimusaineistot, avoin tiede). Kurssin ohjaajat toimivat tutkimusryhmän päätutkijan eli PI:n (principal investigator) roolissa.

Roolipeli valaisi meille osallistujille hyvin niitä ennakkovalmisteluja, joita suuria EU:n rahoittamia tutkimushankkeita valmistellessa tulisi huomioida. Yhtenä kohtana esiin nousivat kansainväliset konsortiot, joissa on tärkeää sopia ennalta esimerkiksi datan jakamisen ja yhteistyön sujuvuus. Toinen tärkeä esiinnoussut teema koski immateriaalioikeuksia (IPR) ja omistajuudesta sopimista, eritoten jos EU-hankkeen osana on tarkoitus tuottaa myös kaupallisesti hyödynnettäviä ratkaisuja.

Yksi keskeinen opetus oli kommunikaation tärkeys. On osattava kuunnella tutkimusryhmän johtajaa ja muita tutkimusryhmän jäseniä ja selittää tarvittavat toimenpiteet ymmärrettävästi. Kuten yksi kurssin ohjaajista muistutti, meille on annettu kaksi korvaa ja yksi suu, ja tämän suhdeluvun mukaisesti tutkimushallinnon asiantuntijan on oltava läsnä tutkimusryhmän kanssa kommunikoidessa: kuuntele x 2, puhu x 1. Tutkimuspalveluiden sisäinen kommunikaatio on yhtä lailla keskeistä. On tärkeää, että keskustelussa ja palvelussa on mukana juuri oikeat asiantuntijat, sillä yksi ihminen ei voi hallita kaikkia osa-alueita tarvittavalla perusteellisuudella.

Avoin tiede, etiikka ja tutkimusaineistonhallinta

Meitä datanhallinnan asiantuntijoita lähellä olevia teemoja käsiteltiin paljon. Avoin tiede, tutkimusetiikka ja tutkimusaineistonhallinta olivat esillä molempien kurssipäivien luennoilla ja roolipelissä. Niitä pitää osata sekä sanoittaa rahoitushakemuksissa että toteuttaa itse tutkimuksessa. Vaikka moni asia olikin itselle ennestään tuttua, oli hyödyllistä kuulla pohdintaa tieteen etiikasta ja tutkimusdatan jakamisesta tutkimushallinnon laajemmassa yhteydessä.

Tutkimusetiikka on osa vastuullisen tieteen tekemistä. Esimerkiksi tutkimusmenetelmien eettiset kysymykset, kuten koe-eläinten käytön tarpeellisuuden arviointi, ihmisiin kohdistuvien tiedonkeruiden tietosuojan varmistaminen tai ympäristölle tapahtuvan vahingon ehkäisy ja minimointi ovat tyypillisiä tutkimusetiikkaan liittyviä teemoja. Tutkimusetiikka pitää sisällään hyvän tieteellisen käytännön (HTK) noudattamisen (englanniksi Responsible Conduct of Research eli RCR). Tutkijan ammattietiikka liittyy puolestaan siihen, miten tutkimusdataa hallitaan, miten julkaistaan vastuullisesti ja miten huolehditaan velvollisuuksista kollegoita ja organisaatiota kohtaan.

Tutkimushallinnon asiantuntijuuteen kuuluu keskeisesti eettisten seikkojen ymmärtäminen, jotta asiantuntija pystyy neuvomaan tutkimusryhmää ennalta ennen kuin vakavia rikkeitä tapahtuu. Tässä kohdin muistutettiin, että tutkimushallinnon asiantuntijan vaikeimpia tilanteita ovat ne, joissa hän on ollut mukana tutkimusetiikkaa rikkoneessa tutkimushankkeessa – tietämättään. Tutkimushankkeiden avoimuus ja luottamus hankkeen sisällä onkin ensiarvoisen tärkeää. EARMAssa toimii kollegiaalinen yhteisö, Ethics and Research Integrity Officer Network (ERION), jossa voidaan jakaa tietoa ja hyviä käytänteitä tutkimusetiikan käytännön toteuttamiseen.

Tutkimusaineistonhallinnan kohdalla listattiin erityisen hankalia asioita, jotka me datanhallinnan ihmiset taisimme jo tietääkin. Tällaisina mainittiin tutkimusdatan avoimeksi saattaminen mahdollisuuksien mukaan ja sen toteuttaminen käytännössä, aineistonhallintasuunnitelman monimutkaisuus, kansainväliset hankkeet ja datan jakaminen, eettiset kysymykset ja tietosuoja. Ja kaiken päätteeksi esitettiin tuttuakin tutumpi kysymys, miten tutkimusdata ylipäätään määritellään. Eikä tälläkään kurssilla kysymykseen saatu kaikenkattavaa vastausta.

Kokonaisuutena kurssi oli erittäin antoisa. Se tarjosi kattavan kuvan tutkimushallinnon asiantuntijatehtävistä, antoi ajatuksia oman osaamisen kehittämiseen ja hahmotti oman asiantuntijuuden sijoittumiseen tutkimushallinnon tehtävien kirjossa.

Kerrostaloja. Blocks of flats.
Kaupunkinäkymää kongressihotellin lähistöltä. | Cityscape nearby the congress hotel. Kuva | Photo: Manna Satama

Tuliaisina kurssilta myös uusia tuttavuuksia ja turisti-iltapäivä

Kurssi ei ollut pelkkää luentosalissa istumista, olihan yksi sen tavoitteista auttaa osallistujia verkostoitumaan eri puolilla Eurooppaa työskentelevien kollegoiden kanssa. Tähän tarjottiin mahdollisuus jo varsinaisia kurssipäiviä edeltävänä iltana. Kokoonnuimme kongressihotelliin drinkeille, mistä jatkoimme matkaa paikallista tšekkiläistä perinneruokaa tarjoavaan ravintolaan. Kävelymatkan aikana tehtävämme oli jutella mahdollisimman monen kurssilaisen kanssa muutaman ennalta annetun kysymyksen pohjalta.

Ensimmäisen kurssipäivän illallinen tarjottiin kongressihotellissa. Illallisen jälkeen me kurssilaiset jäimme pienryhmissä ratkomaan monipuolista, tosin hieman keskieurooppalaisvetoista pubivisaa, jonka tulokset julistettiin seuraavana päivänä. Voittoa ei meidän ryhmällemme tullut mutta kärkisijoja silti hätyyttelimme. Vajaat kaksi päivää olivat kaikkinensa tehokkaita siis myös uusiin kollegoihin tutustumisen kannalta.

Kaupungille kerkesimme varsinaista kurssipäivää edeltävänä päivänä ennen yhteistä kurssi-illallista. Aurinkoa ja lämpöä oli juuri sopivasti tehokkaaseen kävelykierrokseen Prahan historiallisessa keskustassa. Museoita emme kolunneet vaan ihailimme ja ihmettelimme kapeita katuja, rakennusten arkkitehtonisia yksityiskohtia ja turistien kansoittamia nähtävyyksiä. Matkatuomiset jäivät pääosin valokuviin ja työpaikan kahvipöytään tuotuihin paikallisiin herkkuihin.

Kohokuva rakennuksen ulkoseinässä. A relief on the outside wall of a building.
Arkkitehtoninen yksityiskohta. | An architectural detail. Kuva | Photo: Manna Satama

English summary

We participated in the ESRAM training organized in Prague, Czech Republic at the end of October 2022. ESRAM, i.e. Early Stage Research Administrator Masterclass, is a short training aimed at experts in research administration. It is especially tailored for people who have started their work within a few years. In this blog, we tell a little background about EARMA (the organization responsible for the course) and our experiences of participating in the ESRAM training.

EARMA and ESRAM

The European Association of Research Managers and Administrators, or EARMA, represents research administration professionals. The association, founded in Italy in 1995, arose out of the need to create a common networking place and a forum where experts in research administration could exchange their professional experiences. Today EARMA operates from Brussels and has a few hundred member organizations – UEF among them.

The Early Stage Research Administrator Masterclass or ESRAM is a modularly structured course consisting of preliminary assignments, short lectures, interactive workshops, case-specific examples and joint discussions. About 30 research management experts (Research Manager and Administrator, hereinafter RMA) are usually accepted for the course. Its goal is to clarify the work roles and career paths of research administration and to understand what kind of support research administration professionals offer at different stages of the research process. This year the bi-annual ESRAM course was held at the Diplomat Vienna House hotel in Prague. It is possible to apply for an EARMA scholarship for course fees and Erasmus+ support for travel expenses.

traditional fod Czek food beef stew dumplings
Paikallinen ruokalaji vepřo knedlo zelo (naudalihaa ja vehnämykyjä) tiistain tutustumisillallisella. | The local delicacy vepřo knedlo zelo (beefstew and breaddumplings) on Tuesdays get together dinner. Kuva | Photo: Niina Nurmi

Career paths and job descriptions of experts in research administration

Our fellow course attendants represented fairly typical backgrounds: some came from a research background or others from a diverse background in administrative work. The participants mostly worked in European research organizations. The course instructors had years of work experience in various organizations and different areas of research administration, with some also coming from a researcher background. The job descriptions of research administration experts cannot be given exhaustively, but they mostly deal with preparation of funding applications, looking for suitable funding, interpreting e.g. guidelines for open science and maintaining cooperation between the legal and the R&D departments. Hence, they are positioned at the interface of research strategy, funder’s strategy and organizational strategy.

As part of the training, we were presented with one organizational example of a dynamically built research office service in Italy. Taking a proactive approach, RMAs can identify suitable funding instruments for different research groups and locate funding calls with a relevant theme. An RMAs job is versatile and demanding, especially if the organization does not have separate pre-award and post-award units. In this case, one and the same expert may have to support a certain project from the pre-award to the post-award phases. The pre-award phases include, for example, support in building a consortium and writing a research plan. The post-award tasks include assistance in budgeting and reporting of used funds, among others. The progress of the project must also be monitored.

Roles and communication

We had a chance to practise some RMA’s tasks during a role-playing game. The role-playing game included a preliminary assignment we had received before the ESRAM. The assignment had been to list things that and RMA should prepare and find out before meeting the researcher applying for an EU’s Horizon funding call. For the role-playing game, we were divided into small groups, where everyone chose an expert role (e.g. data protection, personnel, contracts, research materials, open science) and the instructors took the PI (principal investigator) role. During the game, issues with international consortia, intellectual property rights and data ownership were raised, among other themes. The importance of communication was a key take-away message. As one of the instructors reminded us, we have been given two ears and one mouth, and according to this ratio, the research administration expert must be present when communicating with the research team: listen x 2, speak x 1. Internal communication in research services is equally important.

Open science, ethics and research data management

Many themes relevant to research data management experts were discussed during the lectures and role-play, including open science, research ethics and research data management. Despite being familiar with many of them, it was useful for us to hear reflections on the ethics of science and the sharing of research data in a broader context of research administration.

Research ethics is part of conducting responsible science. Ethical questions concerning research methods, such as assessing the necessity of using laboratory animals, ensuring data protection of data collection on humans, or preventing and minimizing damage to the environment are typical themes within research ethics. A researcher’s professional ethics, on the other hand, is related to how research data is managed, how to publish responsibly and how to take care of obligations towards colleagues and the organization. Research management’s expertise includes understanding ethical issues, so that the expert can advise the research team in advance before serious violations occur. At this point, it was reminded that the most difficult situations for a research administration expert are those where he has been involved in a research project that violated research ethics – unknowingly. The openness of research projects and trust within the project is of paramount importance. EARMA has a collegial community, the Ethics and Research Integrity Officer Network (ERION), where information and good practices for the practical implementation of research ethics can be shared.

Particularly difficult issues in research data management, already familiar to us working on the topic, were listed. Among these were the opening of research data as much as is possible, the complexity of the data management plan, international projects and data sharing, ethical issues and data protection, to name a few. At the end, the even more familiar question arose, namely how to define research data. This course didn’t provide an all-encompassing answer to the question either. Overall, the course was very rewarding. It offered a comprehensive picture of expert tasks in research administration, gave ideas for developing one’s own expertise and outlined the placement of one’s expertise in the spectrum of tasks in research administration.

New acquaintances and a tourist afternoon

Another goal of ESRAM was to help the participants network with colleagues from around Europe and beyond. In the evening before the actual course days, we gathered at the congress hotel for drinks, followed by a walk to a nearby restaurant serving traditional Czech food. The following evening, we course participants stayed after dinner in small groups to attend a pub quiz. Just short of two days, the ESRAM was effective also in terms of getting to know new colleagues. In the afternoon before the actual course day, we had a brief chance to check out the main historic sites of old Prague city centre. Instead of touring museums, our main takeaways were mostly photos and local delicacies brought to the workplace coffee table.

Katua reunustava muuri, joka on tuettu puupölkyin. Muurin päällä patsas. A streetview with a wall supported by wooden structures.
Katunäkymää. | A streetview. Kuva | Photo: Manna Satama

Niina Nurmi, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Manna Satama, tietoasiantuntija | Information specialist
Tutkimuksen tuki | Research support
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services