Korkeakoulukirjasto vaasalaiseen tapaan — opintomatka | Study trip to an academic library in Vaasa
(Please, scroll down to read in English.)
Kollegoita koko Suomesta
Osallistuimme 12.4.2024 BMF ry:n opintomatkalle Vaasaan kohteenamme Tritonia-kirjasto. BMF (Bibliothecarii Medicinae Fenniae) on lääke- ja terveystieteiden sekä lähialojen kirjasto- ja tietopalveluammattilaisten yhdistys. Yhdistys järjestää vuosittain kaikille avoimen syysseminaarin ja keväisin jäsenilleen opintomatkan joko Suomessa tai johonkin naapurimaahan. Kaikkiaan meitä opintomatkalaisia oli tällä kertaa 15.
Tritonia sijaitsee Palosaaren kampuksella, jossa toimivat Vaasan yliopisto, Vaasan ammattikorkeakoulu ja Novia yrkeshögskolan. Kirjasto palvelee noin 10 000 hengen korkeakouluyhteisöä. Henkilökuntaa on 28. Alkuperäinen, vuonna 2001 aloittanut Tritonia toimi Vaasan yliopiston, Åbo Akademin ja Hankenin (Svenska handelshögskolan) kirjastona (Vaasassa), mutta parissakymmenessä vuodessa on tapahtunut monenlaisia organisaatiouudistuksia.
Ohjelma oli monipuolinen: kirjaston yleisesittely; tilakierros; viestintä; kokoelmat ja hankinta; datanhallinnan palvelut; avoin tiede; opetus ja ohjaus. Jotakin siis meille kaikille!
Valoisa, moderni kirjasto
Tutustuimme kirjaston uusiin tiloihin viiden hengen ryhmissä. Nykyinen, 1.9.2022 avattu kirjasto on kooltaan vain noin kolmanneksen alkuperäisestä Tritoniasta, joka sijaitsi eri rakennuksessa. Valoisa, moderni kirjasto sijaitsee kampusalueella keskeisellä paikalla, ja on suosittu kohtaamispaikka, jonka tilat ovat käytössä kulkuavaimella klo 6-24. Eivät siis 24/7 kuten meillä.
Tiloissa on kirjahyllyjen ja lehtikaappien lisäksi monenlaisia oleskelu- ja lukupaikkoja, hiljainen lukusali, paljon ryhmätyötiloja, puhelinkoppi (meiltäkin paljon kyselty) ja itsepalvelupalvelukahvila. Maininnan ansaitsee myös kirjahyllyjen yllä ollut origamikatto, jonka arkkitehti oli suunnitellut tilaan paitsi visuaalista ilmettä myös akustiikkaa ajatellen.
Viestintää kolmella eri kielellä
Tritonia viestii kolmella kielellä: suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Parhaimmillaan kaikki kieliversiot tukevat toisiaan. Kääntämiseen käytetyn ajan tritonialaiset kokevat antavan aikaa myös sisällön pohtimiseen ja auttavan selkeän sisällön tuottamisessa. UEFin kirjastossa kaksikielinen viestintä riittää ja panostamme siihen, ettei mikään jäisi vain yhden kielen varaan.
Tritoniassa viestintätyöryhmään kuuluu palvelupäällikkö, kaksi tietoasiantuntijaa ja yksi tietopalveluneuvoja. Meillä ei ole viestintätyöryhmää, vaan viestintäryhmä (johtaja, kaikki neljä palvelupäällikköä ja erityistietoasiantuntija), joka linjaa kirjaston viestintää mm. viestintäsuunnitelman avulla sekä huolehtii resursseista. Lisäksi kirjastossamme on pieniä viestinnän työryhmiä (uutishuone, someryhmät, aineistonostoryhmä), jotka huolehtivat ajankohtaisviestinnästä eri kanavilla. Verkkosivujemme päivitysvastuu jakautuu myös usealle henkilölle. Yleisesti viestintä kuuluu kirjastossamme kaikille.
Tritonian viestintäkanavia ovat ulkoiset verkkosivut, sähköposti, kolmen korkeakoulun intranetit, tapahtumakalenteri, chatti (ei chattibotti), infonäytöt, tilaviestintä (kyltit yms.) ja sosiaalinen media (Facebook, Instagram ja X). Meidän ulkoinen pääviestintäkanavamme ovat kattavat verkkosivut, joita myös kirjastobottimme Uffe osaa hyvin hyödyntää. UEFin sisällä viestimme enemmän Viva Engagessa kuin Heimossa (intranet). Myös me hyödynnämme aulojen infonäyttöjä ja viestimme tiloissamme sekä somessa, mutta olemme luopuneet X-viestipalvelusta vuoden 2023 lopussa.
Tritonian viestinnässä pyritään suunnitelmallisuuteen, kohderyhmäajatteluun ja selkeyteen. Sama sisältö voi olla eri kanavilla eri muodoissa. Tärkeintä niin siellä kuin meilläkin on saada oikea tieto oikeaan aikaan oikeaan paikkaan.
Avointa tiedettä ja tutkijoille suunnattuja palveluita markkinoidaan erityisen aktiivisesti, jatkuvasti ja kohdistetusti periaatteella “Be bold, be strong, be everywhere”. Kanavia ovat Teams, sosiaalinen media, korkeakoulujen omat ilmoitukset, kirjeet ja listat, kirjaston ja muiden yksiköiden koulutukset sekä kaikenlaiset kokoukset.
Tietoaineistot enimmäkseen verkossa
Parissakymmenessä vuodessa on kokoelmien näkökulmasta tapahtunut paljon. Tavoitteena ei enää ole olla fyysisten kirjakokoelmien osalta Pohjanmaan suurin korkeakoulukirjasto, vaan kirjat hankitaan nykyisin pääasiassa elektronisena. Uusiin tiloihin muutettaessa noin neljäsosa painetusta aineistosta karsittiin. Peräti 1655 muuttolaatikollista kirjoja siirtyi Kuopioon, Varastokirjastoon. Vanhentuneet ja niin sanotut nollalainan kirjat veivät turhaan tilaa kirjastossa. Sama trendi on nähtävissä UEFinkin kirjastossa. Lisäksi kun tietoaineistot painottuvat verkkoaineistoon, ei fyysisille kokoelmille tarvita entisenlaisia tiloja. Tilat halutaan tarjota asiakkaiden käyttöön.
Tilakierros poiki idean myös omaan kirjastoomme sovellettavaksi – lisäämme kirjojen laina-aikatiedon myös Kuopion kampuskirjaston ja KYSin tieteellisen kirjaston hyllynpäätyopasteisiin.
Datanhallinnan palvelut moniammatillisesti
Tietoasiantuntija Katja Laine työskentelee erityisesti tutkimusdatanhallinnan parissa ja hän esittelikin meille ansiokkaasti Tritonian datanhallinnan palveluja. Tritonian datanhallinnan palvelut käsittävät niin Vaasan yliopiston kuin ammattikorkeakoulunkin puolen. Vaatimukset ja säädökset datanhallinnan osalta eriävät hieman näiden tahojen välillä, joten Tritonian palveluntarjoajien täytyy todellakin olla monipuolisia ja osaavia datanhallinnan asiantuntijoita. Mitä he selkeästi ovatkin!
Tritoniassa datanhallinnan tuki toteutuu monelta osin samoin tavoin kuin UEFissakin eli moniammatillisen tiimityön tuloksena. Niin Tritoniassa kuin UEFissakin datanhallinnan kysymyksiin ovat vastaamassa niin kirjastolaiset, lakipalvelut, tietotekniikan osaajat, tiedonhallinnan asiantuntijat kuin tietosuoja- ja tietoturvavastaavatkin. Tritoniassa palvelun käyttäjät ottavat yhteyttä suoraan asiantuntijoihin, kun taasen UEFissa on käytössä yhden luukun palveluna tunnettu datasupport@uef.fi -palvelusähköposti, jonka taustalla pyörii asiantuntijatoimijoiden yhteinen Efecte-tikettijärjestelmä.
Myös Tritoniassa, kuten meillä UEFissa, suunnitellaan datanhallinnan integroimista osaksi perustutkinto-opintoja. Tritoniassa datanhallintaa aiotaan ujuttaa osaksi tiedonhaun kandikursseja. Suunnitelma eroaa hieman UEFin vastaavasta, jossa datanhallinta pyritään sitomaan osaksi maisterivaiheen opinnäytetyöprosessia (pro gradu, syventävien opinnäytetyö). UEFissa ratkaisuun päädyttiin opinnäytetöiden ohjaajille ja yliopiston opettajille suunnatun kyselyn tulosten pohjalta. Mutta kuten meillä, Tritoniassa datanhallinta nähdään tärkeänä geneerisenä taitona, joten jäämme innolla seuraamaan, kuinka heidän toteutuksensa tiedonhaun ja datanhallinnan yhdistämisestä kandivaiheessa onnistuu.
Muina datanhallinnan palvelujen kehittämiskohteina Tritoniassa on huomattu tutkimusdatan kuvailutietojen kartuttaminen heidän omaan CRIS-järjestelmäänsä sekä data-agenttitoiminnan käynnistäminen. Näistä molemmista varmasti kuulemme kansallisissa datanhallinnan ja avoimen tieteen työryhmissä enemmän. Data-agenttitoimintaa seuraamme erityisellä mielenkiinnolla, koska myös UEFissa olisi tarvetta tiedekuntayhteistyön tiivistämiselle datanhallinnan saralla. Tiedekuntakohtaiset data-agentit voisivat olla yksi hyvä ratkaisu tähän.
Tiedonhaun opetusta ja ohjausta kolmelle korkeakoululle
Tritoniassa tarjotaan tietenkin myös tiedonhankinnan opetusta ja ohjausta. Ammattikorkeakoulujen opetuksessa painottuvat lyhyet kahden tunnin luennot ja työpajatyyppinen työskentely, yliopiston puolella tarjonta on laajempaa. Sekä yliopistossa aloittaville että kandivaiheen opiskelijoille on yhden opintopisteen kurssit, maisterivaiheessa tarjotaan räätälöityjä luentoja ja opinnäytetyöpajoja. Mikä varmasti on opiskelijoiden mieleen, opinnäytetyöpajoja on tarjolla myös joinakin lauantaipäivinä kahvin ja sämpylän kera.
Tritonia järjestää tilauksesta myös räätälöityjä koulutuksia Vaasan yliopiston, Vaasan ammattikorkeakoulun ja Novian henkilökunnalle, tutkintokoulutusten, avoimen yliopiston, avoimen ammattikorkeakoulun ja erikoistumisopintojen opiskelijoille sekä ulkopuolisille.
Tiedonhaun henkilökohtaista ohjausta annetaan asiakkaille Tritonian neuvontapisteissä ja ajanvarauksella. Omalle väelle ohjaus on maksutonta ja muille maksullista.
Vaasalaisten kollegojen toiminta vaikutti tilastojen valossa todella ketterältä, sillä tiedonhaun opetus tavoitti 5 567 opiskelijaa vuonna 2023.
Pitkä matka kannatti
Opintomatkan kohde oli kiinnostava ja samalla matka tarjosi mahdollisuuden tavata sekä ennestään tuttuja että uusia kollegoita eri puolilta Suomea.
Colleagues from all over Finland
On 12 April 2024 we participated in BMF’s study trip to Tritonia Library in Vaasa. BMF (Bibliothecarii Medicinae Fenniae) is an association for health and medical librarians and other information professionals in Finland. The association organises an annual autumn seminar open to all and a study trip in spring for its members either in Finland or in a neighbouring country. There were 15 of us on the field trip this time.
Tritonia is located on the Palosaari campus, where three higher education institutions (HEIs), i.e. University of Vaasa, Vaasa University of Applied Sciences (Finnish-language) and Novia University of Applied Sciences (Swedish-language), operate. The library serves the higher education community of approximately 10,000 people. The staff is 28. Tritonia, which started in 2001, was originally the library of the University of Vaasa, Åbo Akademi (Vaasa branch) and Hanken School of Economics (Vaasa branch), but a variety of organisational reforms have taken place in the past twenty years.
The programme was diverse: general presentation; library tour; communications; collections and acquisitions; data management services; open science; teaching and guidance. Something for all of us!
Bright, modern library space
We visited the library’s new premises in groups of five. The current library, which opened on 1 September 2022, is only about a third the size of the original Tritonia (different building).
The bright, modern library is centrally located in the campus area, and is a popular meeting place with facilities in use with a key from 6am to midnight. Not 24/7 like UEF Library. In addition to bookcases and newspaper cabinets, the premises have a wide variety of places to stay and read, a quiet reading room, a lot of group workspaces, a telephone booth (often asked here, too) and a self-service café, among other things.
Communications and marketing in three different languages
Tritonia Library communicates in three languages: Finnish, Swedish and English. At best, all language versions support each other. Tritonians feel that the time spent translating also gives time to reflect on the content and to help produce clear content. For us, bilingual communication is enough, and we invest in ensuring that nothing is left to just one language.
In Tritonia, the communication working group consists of a service head, two information specialists and one information services advisor. In our library, we do not have a communication working group, but a communications group (the director, all four service managers and a senior information specialist) that outlines the library’s communications by e.g. the communication plan, and by allocating resources. In addition, our library has small communication working groups that take care of current affairs communication on different channels. The responsibility for updating our website is also shared with several people. In general, communication belongs to everyone in our library.
Tritonia’s communication channels include external websites, email, intranets of three organisations, event calendar, chat (not chatbot), info screens, signposts in the library, and social media (Facebook, Instagram, and X). Our external main communication channels are comprehensive websites, which our library bot Uffe can also make good use of. Within the UEF, we communicate more in Viva Engage than in Heimo (intranet). We also use the info screens in the lobbies, signposts in libraries, and use social media, but we stopped using X at the end of 2023.
Tritonia’s communication aims at planning, target group thinking and clarity. The same content can be on different channels in different formats. The most important thing, both there and here, is to provide the right information at the right time in the right place.
Open science and services for researchers are marketed very actively, continuously and in a targeted manner on the principle of “Be bold, be strong, be everywhere”. The channels are Teams, social media, all three HEI’s announcements, letters and lists, in connection with the trainings of the library and of other units, and in all kinds of meetings.
Collections mostly online
A lot has happened in the past twenty years also in library’s book collections. The goal is no longer to be the largest university library in Ostrobothnia with extensive physical book collections, but books are now mainly acquired electronically. When moving to new premises, about a quarter of the printed books was removed from the collections. As many as 1,655 moving boxes of books were moved to Kuopio, to the National Repository Library. Obsolete and the so-called zero-loan books took up unnecessary space in the library. The same trend can be seen in the UEF Library. In addition, when the collections are mainly online, there is no longer need for the same amount of space for book collections. The premises are to be made available to customers.
The space tour also brought one idea that we are going to apply in our own library – we will add loan period information into the shelf signs in the Kuopio Campus Library and in the KUH Medical Library.
Multi-professional data support services
Information specialist Katja Laine works with research data management (RDM) and she gave us an excellent overview to the RDM support services in Tritonia. The RDM support services are offered to both university and university of applied sciences students and staff. The RDM support experts in Tritonia definitely need to have a versatile and professional skillset in RDM due to the fact that requirements and regulations are slightly different if talking about RDM in university or university of applied sciences. And that expertise they certainly have!
In Tritonia, RDM support is implemented in many ways in the same way as in UEF, i.e. as a result of multi-professional teamwork. At Tritonia as well as at UEF, questions about data management are answered by librarians, legal services, IT experts, information management experts, and data protection and information security officers. In Tritonia, the service users contact the experts directly, while UEF uses the datasupport@uef.fi service email, known as a one-stop-shop service, with the help of the Efecte ticketing system shared by all the experts in the UEF Data Support team.
Tritonia, like us at UEF, is also planning to integrate RDM into undergraduate education programme. In Tritonia, RDM is going to be embedded as part of the bachelor’s information retrieval courses and this plan differs slightly from that of UEF, where the aim is to tie RDM as part of the master’s thesis process. At UEF, this solution was reached based on the results of a survey that was conducted among thesis supervisors and university teachers. But just like in UEF, in Tritonia, RDM is seen as an important generic skill, so we will be looking forward to following how their implementation of combining information retrieval and RDM together at the bachelor’s level of the university studies succeeds.
In addition to undergraduate education, Tritonia has other areas of development of RDM support services such as collecting metadata of the research data to their own CRIS system as well as the initiation of data agent activities. We will certainly hear more about both of these areas in the national RDM and open science working groups in the future, but especially the data agent activity is of special interest in UEF, because there would also be a need for closer faculty cooperation in RDM at UEF and faculty-specific data agents could be one good solution to this.
Information skills teaching and guidance for three HEIs
Naturally, Tritonia also offers instruction and guidance in information skills. In the universities of applied sciences, the emphasis is on short two-hour lectures and workshop-type training, while at the university, the offering is more extensive. There is a one-credit course for new students and also at the bachelor’s level, while tailor-made lectures and thesis workshops are offered at the master’s level. Sure, to the students’ pleasure, thesis workshops are available also on some Saturdays with coffee and rolls.
Tritonia also arranges tailor-made trainings for the staff of the HEIs, as well as the students of degree courses, of the Open University, of the Open University of Applied Sciences and specialization studies, and outsiders.
Personal guidance for information retrieval is provided to customers at Tritonia’s helpdesks and by appointment. For their own higher education community, the guidance is free of charge and for others, it is subject to a charge.
In terms of statistics, the activities of colleagues in Vaasa seemed really agile, as the teaching of information skills reached 5,567 students in 2023.
Long journey worth making
The destination of the study trip was interesting. The trip also gave us an opportunity to meet both old and new colleagues from different parts of Finland.
Tuulevi Ovaska, erityistietoasiantuntija | senior information specialist
Taisa Sallinen, tietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Kirsi Salmi, tietoasiantuntija | information specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection servces