Author: ueflibrary

The UEF Library is a public academic library offering state-of-the-art library and information services especially for the university's staff members and students. However, the library is also open to everyone else who is seeking information. The UEF Library campus libraries are in Joensuu, Kuopio and Savonlinna, and in the Kuopio there is also the KUH Medical Library. The electronic collections can be accessed also off-campus by UEF staff and students.
Posted on

Kiitos UEF:n kirjaston lukuvuoden 2022–2023 opintojaksojen opiskelijapalautteista! | Thank You for the Student Feedback on the UEF Library’s Courses for the Academic Year 2022-2023!

Opintojaksoja ja lyhytkursseja

Lukuvuonna 2022–2023 Itä-Suomen yliopiston kirjasto tuotti Itä-Suomen yliopiston opetustarjontaan 38 opintopisteytettyä opintojaksoa. Tiedonhaun ja -hallinnan opetusta toteutettiin 27 suomenkieliselle kandidaatintutkinto-ohjelmille ja 7 englanninkieliselle kandidaatin- tai maisteriohjelmalle. Tiedonhaun opintojaksot toteutetaan pääosin erillisinä yhden opintopisteen opintojaksoina tieteenaloittain. Lääketieteen opinnoissa ja toksikologian maisteriopinnoissa tiedonhaku on integroitu osaksi laajempia viestinnän ja akateemisten opiskelutaitojen opintojaksoja Lääketieteellinen tieto ja viestintä (3 op) ja Academic Study Skills in Toxicology (5 op).

Kaikkien suomenkielisten maisteriohjelmien opiskelijoille oli tarjolla vapaasti valittavana opintojaksona Syventävät informaatiotaidot -opintojakso, joka auttaa erityisesti gradun tiedonhaun ja -hallinnan kysymyksissä. Lukuvuodesta 2023–2024 alkaen vastaava opintojakso löytyy opinto-oppaasta nimellä Tutkielmantekijän informaatiotaidot. Tohtorikoulun opetustarjontaan kirjasto tuottaa opintojaksot tutkimuksen tiedonhausta ja -hallinnasta, tutkimusaineistonhallinnasta ja avoimesta tieteestä.

Opintopisteytettyjen opintojaksojen lisäksi kirjasto tarjoaa tiedonhaun ja -hallinnan sekä tutkimuksen tuen lyhytkursseja UEFin opiskelijoille ja UEFin ja KYSin henkilöstölle. Lukuvuonna 2022–2023 suosittuja olivat mm. Zotero-viitteidenhallintaohjelman ja aineistonhallintasuunnitelmien (DMP) lyhytkurssit. Kirjaston opetusta toteutetaan etä-, lähi- ja hybridiopetuksena ja opintojaksoja toteutetaan verkko- ja monimuoto-opetuksena.

Lukuvuoden 2022-2023 opintojaksopalautetta

Kirjaston lukuvuoden 2022–2023 opintojaksojen opiskelijapalautteissa erinomaisina pidettiin opintojaksojen tehtäviä ja oppimateriaaleja, joita kiitettiin hyviksi, hyödyllisiksi, selkeiksi ja innostaviksi. Muistathan, että kirjaston tuottamat oppimateriaalit ovat avoimesti saatavissa kaikille tiedonhakijoille myös opintojaksojen ulkopuolella. Kiitosta saivat myös tiedonhaun käytännön harjoitukset, tehtävien liittyminen omaan tutkimusaiheeseen, opintojaksojen viestintä ja vuorovaikutus, opettajan antama palaute sekä mahdollisuus suorittaa opintojakso itsenäisesti ja joustavasti omassa aikataulussa. Opintojaksoja kokonaisuudessaan kiitettiin hyvin jäsennellyiksi, kattaviksi ja hyödyllisiksi.

Kandidaattiopiskelijoille suunnatut tiedonhaun opintojaksot suositellaan suoritettaviksi kandidaatintutkielman yhteydessä. Tämä suoritusajankohta sai kiitosta myös opiskelijapalautteissa, sillä tiedonhaun opintojakso myös auttoi kandidaatintutkielman kirjoittamisen aloittamisessa. Tiedonhaun opintojakson opintojensa loppuun jättäneet puolestaan katuivat opintojakson lykkäämistään. Kehittämisehdotuksissa toivottiin sekä lisää vuorovaikutusta, visualisointia ja video-oppimateriaaleja että kirjallista oppimateriaalia yhtenä (PDF-tiedosto) kokonaisuutena pienempien osasten sijaan. Huomioimme nämä palautteet opintojaksojen kehittämistyössämme.

Opintojaksolla opittuina hyödyllisinä asioina mainittiin tiedonhaku, tiedonhakutekniikat, hakusanojen valinta, maksulliset tietokannat, tieteellisen tiedon merkitys sekä tekoälyn käyttömahdollisuudet. Maisteriopintojen Syventävät informaatiotaidot -opintojakso ja tohtorikoulun opintojaksot saivat samoin kiitosta mielenkiintoisista sisällöistä, joista uusina opittuina asioina nostettiin esille asiasanoitus, viitteidenhallinta, tieteellinen julkaiseminen, tutkijan näkyvyys, bibliometriikka, data-arkistot, tutkimusdatan käsittelyn periaatteet ja avoimen tieteen mahdollisuudet työelämässä.

Lopuksi

Kirjasto kiittää annetusta opintojaksopalauteesta! Palautteet ovat arvokas lisä kirjaston tiedonhaun ja tutkimuksen tuen opintojaksojen kehittämistyössä. Kirjastolle voi antaa palautetta ja tehdä kehittämisehdotuksia myös opintojaksojen ulkopuolella mm. kirjaston palautelomakkeella. Samoin kirjasto järjestää koulutuksia niin opiskelija- kuin henkilöstöryhmille myös tilauksesta. Kaikki kirjaston kouluttajat tavoittaa sähköpostiosoitteella tietopalvelu@uef.fi. Otahan yhteyttä!

Kuva | Photo: freestocks.org licensed under CC0 (Creative Commons Zero)

Study units and short courses

In the study year 2022-2023, the University of Eastern Finland’s Library produced 38 credited study units for the University’s study catalogue. Teaching on information retrieval and management was produced for 27 Finnish-language bachelor’s programs and 7 English-language bachelor’s or master’s programs. Study units on information retrieval are mainly organised as separate, discipline-specific courses worth one credit each. For studies in medicine and the master’s degree studies in toxicology, information retrieval is integrated as part of the broader study units in communication and academic study skills Philosophy of science and communications in medicine (3 cp) and Academic Study Skills in Toxicology (5 cp).

All students in Finnish-language master’s programmes were offered an optional course called Advanced information skills (in Finnish), which was particularly useful for information retrieval and management during thesis writing. From the academic year 2023-2024 onwards, the corresponding course will be available in the study guide under the title Information skills for master’s student (in Finnish). In addition, the library produces courses in research information retrieval and management, research data management and open science for the Doctoral School’s study catalogue.

In addition to credit courses, the library offers short courses in information retrieval and management as well as research support for UEF students and UEF and KUH staff. In the academic year 2022-2023, popular short courses included the short courses in the reference management software Zotero and Data Management Plans (DMP). The library’s teaching is organised as distance, face-to-face and hybrid teaching, and courses are organised online and in blended learning.

Course feedback for the study year 2022–2023

The student feedback on the library’s courses for the academic year 2022-2023 included mentions of excellent assignments and learning materials, which were praised as good, useful, clear, and inspiring. It is worth mentioning that the learning materials produced by the Library are openly available to all information seekers, even outside the course. The practical exercises for information retrieval, the linking of the assignments to individual research topics, the communication and interaction during the course, the feedback from the teacher, and the possibility to complete the course independently and flexibly within one’s own schedule were also praised. The courses as a whole were praised as well-structured, comprehensive, and practical.

The information retrieval courses for bachelor’s degree students are recommended to be taken while working on the bachelor’s thesis. This timing was also praised in the student feedback, as the course was considered helpful for the starting of the thesis writing itself. Similarly, those who had left the course to the end of their studies regretted having postponed it. Suggestions for improvement included more interaction, visualisation, and the inclusion of video learning materials, as well as compiling the written learning materials into a single (PDF) file rather than smaller chunks. We will consider this feedback in our course development work.

Students listed information retrieval, information retrieval techniques, search term selection, knowledge on paid databases, the importance of scientific information, and the potential uses of artificial intelligence as valuable things they learned on the course. The master’s degree course in advanced information skills and the doctoral school courses were also praised for their interesting content, with the following new lessons being highlighted: subject indexing, reference management, scientific publishing, researcher visibility, bibliometrics, data archives, principles of research data management, and the potentials of open science in working life.

Finally

The library thanks you for your feedback! The feedback is a valuable asset to the library’s work in developing courses in information retrieval and research support. You can also give feedback to the library and make suggestions for improvements outside the course, for example by using the library’s feedback form. The library also organises training sessions for both student and staff groups, also on request. All library trainers can be contacted by e-mail at information.services@uef.fi. Please contact us!

Katri Rintamäki, palvelupäällikkö | Head of services
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Thank You Niko Niskanen for helping with the translation!

Posted on

Uusi työkaverimme Uffe | Our new colleague Uffe

(Please, scroll down to read in English.)

Tyypillinen maanantaiaamu ennen marraskuuta 2022: työnsä aloittava kirjastolainen katsahtaa, millaisia yhteydenottoja asiakkailta on kertynyt viikonlopun aikana. Yksi kysymys toistuu ylitse muiden: miksi en pääse kirjautumaan UEF-Primoon? Kirjastolaisemme linkittää vastauksessaan asiakkaalle jälleen sen kohdan verkkosivuilta, jossa opastetaan kirjaston asiakkaaksi rekisteröityminen. Hän kiinnittää huomiota siihen, että vastaus lukuisiin asiakkaiden kysymyksiin löytyy näppärästi kirjaston sivuilta, jos vain tietää, mistä etsiä. Koska verkkosivuilla asiaa riittää kahmalokaupalla, on hyvin ymmärrettävää, ettei tarvittu tieto aina löydy. Kirjastolainen huomaa myös, että tiedontarve ei katso kelloa – yhteydenottoja on saapunut hyvin myöhäisinäkin kellonaikoina.
 
Useampi kirjastolainen alkaa keskustella ääneen: kuinka voisimme vastata asiakkaiden tarpeisiin tehokkaammin ja toisaalta palvella niinä aikoina, kun palvelua tarvitaan? Voisiko chatbot toimia tällaisessa tilanteessa? Samoihin aikoihin he kuulevat myönteisiä kokemuksia boteista kirjastomaailmassa, jolloin into botteihin yltyy entisestään. Kaikki lähtee toden teolla liikkeelle kirjastolaisten saadessa selville, että yliopiston Digipalvelut on tehnyt sopimuksen erään palveluntarjoajan kanssa, joten tekniikka on jo käden ulottuvilla. Ei muuta kuin hommiin! 
 
Tyypillinen maanantaiaamu nykyään: kymmenkunta asiakasta on jo viikonlopun aikana saanut vastauksen kirjaston Uffe-nimiseltä chatbotilta. Tarinan kirjastolainen huomaa, että vastausta odottelevia yhteydenottoja on entistä vähemmän, ja hän pääsee keskittymään niihin kysymyksiin, jotka kaipaavat mutkikkuutensa vuoksi ihmisen huomiota. Chatbotin käyttöönotto on suoraviivaistanut arkea muiltakin osin, joten aikaa riittää entistä paremmin syvempää asiantuntemusta vaativaan kirjastotyöhön. Asiakkaatkin tuntuvat tykkäävän Uffesta. Ensimmäisen työvuoden aikana keskusteluita botin kanssa on kertynyt 6 200 kpl. Palaute on ollut vähäistä, mutta duurivoittoista. 
 
Tähän tilanteeseen pääseminen vaati hommien paiskomista. Uffen loi kirjaston kymmenhenkinen työryhmä yhteistyössä yliopiston muiden toimijoiden kanssa. Kirjaston aiempi chat-palvelu ja pitkä historia erilaisista yhteydenotoista antoivat arvokasta dataa, jota kahlaamalla ryhmälle kirkastui, millaisia ongelmia chatbotin pitäisi pystyä ratkaisemaan. Ryhmä huomasi, että ratkaisut asiakkaiden yleisiin kysymyksiin ovat jo olemassa kirjaston verkkosivuilla, joten Uffe palvelee parhaiten opastamalla oikean tiedon äärelle. Työryhmä kehittää Uffea aina tarpeen mukaan. Viimeisin merkittävä lisäys on ollut tiedonhaun osuus, joka on erinomainen apuri silloin, kun raivaat tietäsi tieteellisen tiedon lähteille. Hädän hetkellä aloita siis etsintä Uffesta!

Selän takaa kuvattu kirjaston asiakas tutkii hakupalvelu UEF-Primon etusivua kirjaston tietokoneella.
Uffe auttaa kirjaston verkkosivuilla ja UEF-Primossa. | Uffe helps you on library website and on UEF Primo.

A typical Monday morning before November 2022: a librarian starting a workday glances at emails that customers have sent over the weekend. One question repeats itself above the others: why can’t I log in to UEF Primo? In response to a customer, our librarian once again guides the customer to the exact place on the website where the customer registration is explained. The librarian pays attention to the fact that the answers to numerous questions from the customers can be found conveniently on the library’s website, if you only know where to look. It’s really understandable that finding the right piece of knowledge can be difficult, as there are heaps of information on the website. It’s also noticeable that some emails have been sent at very late hours. 

A group of librarians starts talking out loud: how can we respond to customers’ needs more effectively and, on the other hand, help when we are needed? Could a chatbot work in such a situation? Around the same time, they hear positive experiences about bots in the library world, increasing their enthusiasm for bots. The ball starts rolling when the librarians find out that the university’s Digital Services has signed a contract with a service provider, so the technology is already available. Let’s get to work, then! 
 
A typical Monday morning today: a dozen customers have already received a response over the weekend from the library’s chatbot Uffe. The librarian of the story finds that there are fewer and fewer emails waiting for an answer, and there is time to focus on the questions that need human attention because of their complexity. In addition, the chatbot has made everyday life smoother so there is more time for other work that requires deeper expertise. Customers also seem to like Uffe. During the first year, there were 6,200 conversations with the bot. The feedback has been minimal but positive.
 
Getting to this point has taken a lot of effort. Uffe was created by a ten-person working group of the library in cooperation with other parties at the university. The library’s previous chat service and long history of various enquiries provided valuable data which showed the group what kind of problems the chatbot should be able to solve. The working group found that solutions to common questions from customers already exist on the library’s website, so Uffe serves best by guiding the customer to the right place. The group develops Uffe when it’s needed. The latest significant addition has been the information retrieval section, which is an excellent help when you are making your way to the sources of scientific information. So, in the moment of need, consult Uffe first!

Olli Hiltunen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Piia Pietarinen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Asiakaspalvelut | Customer services

Posted on

Saying Goodbye to the UEF Library Internship

As I find myself at the doorstep of my final week in the “pool of knowledge” that is the UEF Library, it’s hard to believe how quickly the last two months have passed. It feels like just yesterday that I started my journey as a trainee, and what a journey it has been. This experience has been nothing short of amazing, and I can’t help but reflect on the incredible wealth of knowledge and the valuable insights I’ve gained while here.

When I first stepped into this library during my internship, I was an eager second-year Master in IT student. If I could turn back time, I wish I knew about all the services and opportunities this library offers from the moment I set foot on campus as a first-year student. As I prepare to dive into my thesis work, I now understand just how crucial the library is in accessing research materials, publications, and electronic books through resources like UEF Primo. It’s more than just a storage of books; it’s a valuable collection of resources that can guide the direction of one’s academic journey. I credit my recently acquired insight to the incredible staff members who make it all happen. The dedication, passion, and hard work they put into their roles in different departments are truly admirable. Without them, the library wouldn’t be the dynamic centre of learning that it is.

Michael Gebremedhin stands in front of a lending machine in hall 2A of Joensuu Campus Library.
Michael Gebremedhin lending a book using the lending machine in hall 2A of Joensuu Campus Library.

During my time here, I had the opportunity to explore various aspects of library operations. I gained valuable insights into Training and Information Services, where I witnessed how knowledge is distributed and shared effectively. The Collection Services team taught me how they take care of all the books and materials in the library. I also saw how the library’s extensive communication channels, are vital for connecting with the academic community. IT and Publishing Services provided me with a newfound understanding of the technological backbone that supports the library’s digital resources.

However, my journey didn’t stop there. I had the privilege of attending important meetings, where I met inspiring individuals like Rafaella Lenoir Improta, a Ph.D. holder, during the YERUN research mobility visit at UEF. I also had the chance to interact with Marko Aupic from the University of Ljubljana, who shared insights about the Erasmus Exchange Programme. One of the memorable highlights of this internship was the opportunity to travel to Kuopio with Marko. It was an experience that not only expanded my network but also allowed me to appreciate the diversity of academic opportunities available within the UEF community.

My journey as an intern in this library has been nothing short of awesome. I’ve grown both personally and academically, and I’m very grateful for the experiences and knowledge I’ve gained. As I bid farewell to this incredible place, I want to express my heartfelt thanks to all the library staff members. Your interest, dedication, and warm acceptance have made this experience truly special. You are the heart and soul of this place, and I’m grateful for the support and guidance you’ve provided.

My time at the UEF Library has been a journey in the world of knowledge, and it’s a journey that I’ll carry with me throughout my academic pursuits. It’s a farewell, but it’s also the beginning of new chapters in my academic and professional life. Thank you, UEF Library, for being an essential part of my journey.

Michael Gebremedhin, Intern