Tieteellisissä kirjastoissa työskentelee muutosmyönteisiä agentteja! | There are some radical positive change agents working in the academic and medical libraries!

(Please, scroll down to read in English.)

Osallistuin kesäkuussa 2023 Norjan Trondheimissa EAHILin (European Association for Health Information and Libraries) työpajaan/kongressiin, jossa terveys- ja lääketieteellisten kirjastojen työntekijät tapaavat toisiaan vuosittain. Eikä pelkästään Euroopan vaan maailmanlaajuisesti, koska paikalla oli osallistujia Yhdysvalloista, Kanadasta ja jopa Australiasta saakka. Jännitystä oli ilmassa, kun tämä EAHIL-ensikertalainen saapui Trondheimiin.

Työskentelen sekä yliopiston kirjastossa että siihen kuuluvassa Kuopion yliopistollisen sairaalan tieteellisessä kirjastossa. Työnkuvaani kuuluu mm. terveystieteen opiskelijoiden tiedonhaun opetus ja ohjaus, mutta myös tutkijoiden tukipalvelut, eritoten tutkimusdatanhallinnan parissa. Kuvittelin EAHIL-workshopin käsittelevän ainoastaan tiedonhaun puolta, mutta olin onneksi väärässä. Kuinka monia ja hienoja puheita kuulinkaan myös tutkimusdatanhallinnan puolelta, kun kirjastojen asiantuntijat esittelivät kehitystyötään datanhallinnan työkalujen parissa. Lisäksi minäkin pidin esitykseni siitä, kuinka tutkimusdatanhallintaan saisi integroitua perustutkinto-opetukseen mukaan.

Tieteellisten kirjastojen työntekijät ovat todellakin muutosmyönteisiä agentteja, kuten EAHIL-teemakin tänä vuonna kertoo. Tieteellisten kirjastojen työnkuva on kokenut suuria muutoksia menneinä vuosina; tutkimusdatanhallinnan tukipalvelut ovat kiinteä osa tämän päivän kirjastojen osaamista. Muutoksia tapahtuu myös tiedonhaun puolella, kun tekoäly (AI) saapuu näkyvämmin mukaan prosessiin. Muutosmyönteiset agentit tekevät töitä tutustuessaan eri AI-työkaluihin ja näkevät ne ennemminkin mahdollisuutena kuin uhkana. Lisäksi Professori David Lankes Yhdysvaltojen Teksasista piti huikean keynote-puheen (ks. keynote-tallenteet), jossa hän korosti meidän kirjastolaisten roolia nykyaikana siinä, että vastuullamme on tarjota luotettavaa ja tasa-arvoa kunnioittavaa materiaalia ja aineistoa kaikelle kansalle. Teemme tärkeää työtä!

Kollegojen tapaaminen ja verkostoituminen on jokaisessa työssä tärkeää ja tunnen olevani etuoikeutettu, kun sain kesäkuussa tavata sekä uusia että kokeneita EAHIl-kävijöitä. En voi kyllin korostaa kuinka arvokasta vertaistukea ja -tietoa sain työpajan aikana. Ja kuinka lämminhenkisiin ihmisiin sain tutustua. Sain paljon innostusta ja inspiraatiota myös omaan arkityöhöni, mikä kantaa pitkälle talven yli ja siihen hetkeen, kunnes tapaamme jälleen Riiassa ensi kesäkuussa!

konferenssi. conference
Tervetuloa! | Welcome!

Excitement, anticipation, enthusiasm, but also a little bit of fear and stress! The roller coaster of feelings that an EAHIL first timer goes through while attending the workshop in Trondheim, Norway. EAHIL stands for European Association for Health Information and Libraries. I have been a member for a year now and this was my first time attending their workshop and meeting all the health information specialists around the world. My workplace is at the University of Eastern Finland Library including Kuopio University Hospital Medical Library. In my work, I teach e.g., medical students in information retrieval but also help researchers with research data management. I thought that this EAHIL event would be all about health information retrieval (which would be fine) but I was glad to be wrong. Guidance of research data management has become more and more of a duty of academic libraries, and this was also heavily shown in EAHIL 2023 workshop. I saw some incredible talks about developing tools for research data management, but I also gave my talk about implementing research data management to the education of the undergraduate students.

Radical positive change agents! That was the theme of this year’s EAHIL workshop. And that is what the academic and health librarians certainly are: radical positive change agents! For example, let’s take a look at the development of research data management in being a big part of our job nowadays. It’ s a big change, but also, what I think, a positive change. My background is in the research and without research data management duties, I would probably not have been hired to the UEF Library. Secondly, some changes are happening around the world nowadays with artificial intelligence (AI) coming part of everything, including information retrieval. It’s our job to make it a positive change and see it as a possibility, not a thread. Finally, we, the librarians in every library around the world, have the responsibility to offer reliable material e.g., books, journals, articles, without misinformation to our clients. This is something that David Lankes highlighted in his keynote talk. (See keynote recordings.)

How about the mixed feelings that I mentioned in the first sentence? How did I get over the fear and the stress in EAHIL? Fortunately, the first timers also feel very welcome because EAHIL organizes an event for the newbies on the first night of the workshop where you can meet not just others in the same situation but also the experienced board members. Amazing how inspirational it can be to hear the stories on what had happened in EAHIL conferences in the past. Not to mention, to get to know all the other first timers and have fruitful discussions with them. We were joking that we shall be able to praise, let’s say in 20 years from now, that we had our first EAHIL in Trondheim, and we had really warm feelings and memories in order to mentor and welcome the newcomers then, wherever the EAHIL will then take place.

What about the feelings afterwards? I feel inspired, satisfied, full of ideas, happy but also physically tired (yet mentally rested). So, turning on the positive side definitely. This workshop brought some positive, radical changes to my work absolutely! How fortunate I am to have this amazing workplace that makes it possible to attend these international events.

kaupunki, taloja, joki. city, houses, river.

Taisa Sallinen, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Mieleenpainuvinta Itä-Suomen kirjastopäivillä | Most memorable at Eastern Finland Library Days

(Please, scroll down to read a brief summary in English.)

Itä-Suomen aluehallintovirasto, Itä-Suomen yliopiston (UEF) kirjasto, Kuopion kaupunginkirjasto, Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto ja Varastokirjasto järjestivät Itä-Suomen kirjastopäivät 2023 teemalla ”Palvelut sähköistävät – kirjastotyön uudet muodot”. Itä-Suomen kirjastopäivät on ainutlaatuinen tapahtuma, sillä vastaavia alueellisia kaikkien eri kirjastosektorien yhteisiä seminaareja ei muualla (vielä) järjestetä. Itä-Suomen kirjastopäivät järjestetään joka toinen vuosi niinä vuosina, kun valtakunnallisia kirjastopäiviä ei pidetä.

Kahden päivän aikana noin 120 osallistujaa kuuli mielenkiintoisia luentoja, seurasi paneelikeskustelua ja osallistui työpajoihin Kuopion kaupunginkirjastossa sekä verkostoitui iltatilaisuudessa UEFin Kuopion kampuksella.

Oli mukava tavata kollegoita pitkästä aikaa. Ilahduttavaa oli myös esitellä Snellmanian kirjaston remontoituja tiloja, jotka herättivät kovasti kiinnostusta.

Itä-Suomen yliopiston kirjastosta osallistujia oli yli 20. Kirjasimme kukin lyhyesti yhden tärkeimmän tai mieleenpainuvimman idean, ajatuksen tai muistikuvan päivien monipuolisesta annista.

Palvelut ja tilat

Mieleen jäi erityisesti Mikkelin seutukirjaston palveluissa oleva Mikkelin kaupungin viihdeuimala Rantakeitaaseen sijoitettu kirjakaappi, josta voi noutaa varattua aineistoa. Kirjakaappi on hyvä esimerkki kirjaston palveluiden tuomista lähelle kirjaston käyttäjiä.

Kansainvälisten opiskelijoiden tarpeet esim. tilojen näkökulmasta. Onko heille hyviä kohtaamis- ja opiskelutiloja muualla kuin kirjastossa?

Kaikilla kirjastosektoreilla korostuu nykyisin viihtyisät/asianmukaiset tilat, joiden käytön mahdollisuus on hyvin merkityksellinen niin asiakkaille kuin henkilökunnallekin.

Erilaiset kirjastot, yhteistyö, verkostot

Oman kuplan puhkaisemiseen on hyvä kuulla eri kirjastosektoreita. Etenkin yleisten kirjastojen (kaupungin- ja kunnankirjastot) toimintaympäristö on hyvin erilainen kuin yliopistokirjastojen.

Paneelikeskustelussa yhteistyö näyttäytyi eri kirjastosektorien johtajien yhteistyönä. Miten saataisiin ulotettua yhteistyö myös eri kirjastosektoreiden henkilökunnan väliseksi?

Vanhemmilta kollegoilta olen kuullut, että yhteyksiä vaikkapa muihin oman kaupungin kirjastoihin on aiemmin pidetty nykyistä tiiviimmin yllä. Viime vuosina korona on osaltaan hillinnyt etenkin kasvokkain kohtaamisia, mutta muutos kulttuurissa on kaiketi tapahtunut jo ennen koronaa. Kirjastopäivien kaltainen tapahtuma, jossa pääsee kasvokkain tutustumaan kollegoihin, tekee hyvin näkyväksi sen, että meillä on osaavia ja innostuneita työkavereita myös naapurikirjastoissa ja ympäri Suomen. Kirjastonjohtajilla on omat yhteistyöverkostonsa, mutta ns. ruohonjuuritasolla voisimme varmaan kurkotella toisiamme kohti enemmänkin. Kehittämispäivämme [heti kirjastopäivien jälkeen] puheenvuoroissa kuului hyvin, että uutta oli lähtenyt itämään, kun astuimme oman kuplamme ulkopuolelle pariksi päiväksi.

Miten osaamista saadaan siirrettyä virkaiältään vanhemmilta nuoremmille? Eläköitymisiä on luvassa, ja kokeneempien hiljainen tieto on arvokasta. Systemaattisuutta tähän: mentorointi, job shadowing? Ei reagointia vaan ennakointia.

Työvoima

Kirjasto on kaikille suomalaisille tuttu paikka, mutta ehkä alaa pitäisi markkinoida paremmin, jotta uudet ihmiset kiinnostuisivat työstä. Itä-Suomen työvoimatilanteesta puhuttaessa ei keskitytty kirjastoihin, koska ala on niin marginaalinen. Mutta vaikka ulkopuoliset kouluttajat näkevätkin kirjaston lähinnä paikkana, jossa käydään lasten kanssa kääntymässä, pitää kirjasto sisällään paljon erilaisia tehtäviä. Mikäli koulutusta olisi paikallisesti saatavilla, voisivatko kirjastot olla houkuttelemassa työvoimaa ylitarjonta-aloilta? Mikäli opiskeluja tai alanvaihtoa pohtivat ihmiset näkisivät takahuoneisiinkin, eivätkä ainoastaan palvelutiskille, esiintyisikö kirjastoala kiinnostavana vaihtoehtona?

Esityksessä Työvoiman riittävyys Itä-Suomessa avoimet kirjastoalan työpaikat TE-palvelussa esitettiin perinteisten kirjastonimekkeiden kautta esim. kirjastonhoitaja. Yhä enenevässä määrin ammattinimekkeissämme ei ole lainakaan mainittu sanaa kirjasto. Jäämmekö siis katveeseen? Jos ELY-keskus ei löydä meitä, löytääkö meitä alasta kiinnostuneetkaan?

Oisi mielenkiintoista tietää enemmän siitä mistä, miksi ja millä koulutustaustalla alalle kouluttaudutaan ja työllistytään.

Monissa kirjastoissa kamppaillaan jo nyt työntekijäpulan kanssa eikä kaikkiin paikkoihin ole ollenkaan päteviä hakijoita. Vaikka tähän asti tieteellinen kirjasto on houkutellut hyviä hakijoita, on hakijoiden määrä laskenut vuosien varrella. Tulossa on paljon eläköitymisiä ja Itä-Suomesta puuttuu yhä alan koulutus, joten riittääkö hyviä hakijoita myös tulevaisuudessa?

Vuorovaikutustaidot, työyhteisötaidot, muuttuva työ

Työyhteisötaidot digiajassa: monia eri viestintävälineitä, erilaisia ihmisiä erilaisilla valmiuksilla tekemässä työtä. Olemmeko kaikki samalla kartalla ja saavatko kaikki äänensä kuuluviin?

Työn muotoilu (job crafting) lisää työntekijän sitoutumista omaan työhönsä, vähentää kyllästymistä sekä tuottaa työssään viihtyviä työntekijöitä.

Oivalliset neuvot katseen kohdistamisesta ja kehonkielen hallinnasta hankalassa asiakastilanteessa.

Oman kehonkielen ja äänen käyttö, ja kuinka käyttää näitä paremmin asiakaspalvelussa.

Selityksiä itsensä kanssa tapahtuvalle vuorovaikutukselle. ”Sisäinen kommenttiraita” ilmenee itsensä kanssa käymänä keskusteluna ja ajatuksina ”Miten minä nyt noin… Onpa ihmeellinen….”

Keskittykäämme enemmän hyviin asioihin, onnistumisiin, ja kaikkeen hyvään mitä työyhteisössä saadaan aikaan. Ja onnistumisia ja pieniäkin saavutuksia kannattaa aina juhlistaa.

paneelikeskustelu, seminaari, kuunnella, yleisö, istua, tilaisuus. Panel discussion, seminar, listening, audience, sitting. event.
Paneelikeskustelua luotsasi Anna Simolin (yhteyspäälikkö, UEF) | Panel discussion was led by Anna Simolin (External relations manager, UEF)

Briefly in English

The Regional State Administrative Agency of Eastern Finland, the University of Eastern Finland (UEF) Library, the Kuopio City Library, the Savonia University of Applied Sciences Library and the National Repository Library organised the Eastern Finland Library Days 2023 at the Kuopio City Library. Over the course of two days, approximately 120 participants heard interesting lectures, followed a panel discussion, participated in workshops and networked. More than 20 members of UEF Library staff took part in the event.

Tero Heiskanen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Olli, Hiltunen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Piia Pietarinen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Kirsi Rask, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Sofi Timonen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Asiakaspalvelut | Customer services

Tuulevi Ovaska, erityistietoasiantuntija | Senior information specialist
Maarit Putous, tietoasiantuntija | Information specialist
Katri Rintamäki, palvelupäällikkö | Head of services
Tuula Rissanen, tietoasiantuntija | Information specialist
Anni Tarkiainen, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Eeva Honkanen, kirjastoamanuenssi | Library amanuensis
Hanna Kamppuri, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Harri Parviainen, tietoasiantuntija | Information specialist
Elli Piirainen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Riitta Porkka, palvelupäällikkö | Head of services
Kati Rautiainen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Kirsi Salmi, tietoasiantuntija | Information specialist
Tarja Turunen, tietoasiantuntija | Information specialist
Suvi Tolvanen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Tietoaineistopalvelut | Collection services

Jukka Kananen, palvelupäällikkö | Head of services
Heta Mikkonen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Harjoittelijan jäähyväiset | Farewell from the intern

(Please scroll down to read in English.)

Kahden kuukauden mittainen työharjoitteluni Joensuun kampuskirjastossa alkaa lähentyä loppuaan, joten on hyvä hetki koota jonkinlainen tiivistelmä siitä mitä kaikkea olen täällä viettämänäni aikana tehnyt, kokenut ja oppinut.

Taustatietona voisin kertoa että opiskelen pääaineena englantia täällä Itä-Suomen yliopistossa, jonka lisäksi olen tehnyt informaatiotutkimuksen opintoja sivuaineena. Harjoittelu kirjastossa tuntui siis koulutustaustaani sopivalta, ja koska kirjastoalan työt kiinnostavat minua tulevaisuudessakin olin iloinen päästessäni harjoitteluun juuri tänne. On ollut mielenkiintoista nähdä mitä kaikkea yliopistokirjastossa tehdään ja minkälaisia työnkuvia ja työtehtäviä täällä työskentelevillä on.

Rakenteeltaan harjoittelu on ollut monipuolinen, sillä sen aikana olen tutustunut useaan eri palveluun kirjaston sisällä, kuten tietoaineistopalveluun, asiakaspalveluun, opetus- ja tietopalveluun, verkko- ja julkaisupalveluun sekä hallintoon. Tämän lisäksi olen saanut tehdäkseni monenlaisia työtehtäviä, kuten hyllyttämistä, aineiston poistoja, blogikäännöksiä sekä äänivyöhykekyselyn suunnittelua ja toteuttamista. Harjoitteluun kuuluivat lisäksi vierailut vapaakappalevarastoon sekä Kuopion kampuskirjastoon ja KYSin tieteelliseen kirjastoon. Tällä viikolla teimme myös Joensuussa ensi viikolla järjestettäviin Optiikan ja fotoniikan päiviin liittyen aineistonoston Primoon. Kannattaa käydä tsekkaamassa!

Kokonaisuudessaan koko harjoittelun ajan olen saanut vastaanottaa todella paljon uutta tietoa. Kirjaston eri palveluihin perehtymisen lisäksi olen oppinut lisää esimerkiksi avoimesta tieteestä sekä tekoälyn hyödyntämisestä kirjaston arjessa. Kirjaston sisällä tehtävän työn monipuolisuus on yllättänyt ja en aiemmin tiennytkään miten paljon kaikenlaista kirjaston niin sanotusti kulisseissa tapahtuu.

Aika on kulunut nopeasti ja olen todella nauttinut harjoittelustani täällä. Kirjastolaisilla on todella lämminhenkinen työilmapiiri ja koin itseni tervetulleeksi tänne koko harjoittelun ajan alusta loppuun. Suuri kiitos kaikille minua perehdyttäneille ja muutenkin koko kirjaston henkilökunnalle!

Nainen katsoo kameraan kirjahyllyjen välissä. Woman looking at the camera between book shelves.
Harjoittelija kirjastossa. | Intern at the library. Kuva | Photo: Sofi Timonen

My two-month internship at Joensuu campus library is nearing its end, so it is a perfect time to summarize and share what I have done, learned and experienced during the time I have spent here.

To give a brief background, I major in English at UEF, in addition to which I have done minor studies on information science. Therefore, an internship at the library fitted my academic background perfectly, and since I am considering to further my career within the library field in the future as well, I was extremely glad to be able to do my internship here. I have found it quite fascinating to experience the life of an academic library and to see firsthand what kind of both daily and long-term tasks the library employees have.

Structurally the internship has been diverse, and I have been able to get acquainted with various services within the library, such as collections, customer service, training and information services, research support and publishing, as well as library administration. In addition to this I have been given some work to do on my own, such as shelfing, material removals, blog text translations, and formatting and conducting the sound zones questionnaire. During the internship we also visited the legal deposit unit in Joensuu, as well as Kuopio campus library and KUH Medical Library. Just this week we also compiled and launched an exhibition on UEF Primo, in regards to the Optics and Photonics days that will be held at UEF next week. Do go check it out!

Overall, the internship has been packed with new information for me to internalize. In addition to the introductions to different services within the library, I have learnt more about open science and the application of AI to the library’s daily services, for instance. The diversity of the work that is done within the library has suprised me – prior the internship I was not aware of the myriad of things that happen behind the scenes.

My time here has gone by incredibly fast, and these two months have been an absolute pleasure. The working environment here at the library is remarkably warm and heartfelt, and I felt welcome to be here throughout the whole internship. I want to offer big thanks to everybody who has shown me around, and to the whole library staff for everything you do!

Riina Rautiainen, harjoittelija | intern