Tyypillinen maanantaiaamu ennen marraskuuta 2022: työnsä aloittava kirjastolainen katsahtaa, millaisia yhteydenottoja asiakkailta on kertynyt viikonlopun aikana. Yksi kysymys toistuu ylitse muiden: miksi en pääse kirjautumaan UEF-Primoon? Kirjastolaisemme linkittää vastauksessaan asiakkaalle jälleen sen kohdan verkkosivuilta, jossa opastetaan kirjaston asiakkaaksi rekisteröityminen. Hän kiinnittää huomiota siihen, että vastaus lukuisiin asiakkaiden kysymyksiin löytyy näppärästi kirjaston sivuilta, jos vain tietää, mistä etsiä. Koska verkkosivuilla asiaa riittää kahmalokaupalla, on hyvin ymmärrettävää, ettei tarvittu tieto aina löydy. Kirjastolainen huomaa myös, että tiedontarve ei katso kelloa – yhteydenottoja on saapunut hyvin myöhäisinäkin kellonaikoina.
Useampi kirjastolainen alkaa keskustella ääneen: kuinka voisimme vastata asiakkaiden tarpeisiin tehokkaammin ja toisaalta palvella niinä aikoina, kun palvelua tarvitaan? Voisiko chatbot toimia tällaisessa tilanteessa? Samoihin aikoihin he kuulevat myönteisiä kokemuksia boteista kirjastomaailmassa, jolloin into botteihin yltyy entisestään. Kaikki lähtee toden teolla liikkeelle kirjastolaisten saadessa selville, että yliopiston Digipalvelut on tehnyt sopimuksen erään palveluntarjoajan kanssa, joten tekniikka on jo käden ulottuvilla. Ei muuta kuin hommiin!
Tyypillinen maanantaiaamu nykyään: kymmenkunta asiakasta on jo viikonlopun aikana saanut vastauksen kirjaston Uffe-nimiseltä chatbotilta. Tarinan kirjastolainen huomaa, että vastausta odottelevia yhteydenottoja on entistä vähemmän, ja hän pääsee keskittymään niihin kysymyksiin, jotka kaipaavat mutkikkuutensa vuoksi ihmisen huomiota. Chatbotin käyttöönotto on suoraviivaistanut arkea muiltakin osin, joten aikaa riittää entistä paremmin syvempää asiantuntemusta vaativaan kirjastotyöhön. Asiakkaatkin tuntuvat tykkäävän Uffesta. Ensimmäisen työvuoden aikana keskusteluita botin kanssa on kertynyt 6 200 kpl. Palaute on ollut vähäistä, mutta duurivoittoista.
Tähän tilanteeseen pääseminen vaati hommien paiskomista. Uffen loi kirjaston kymmenhenkinen työryhmä yhteistyössä yliopiston muiden toimijoiden kanssa. Kirjaston aiempi chat-palvelu ja pitkä historia erilaisista yhteydenotoista antoivat arvokasta dataa, jota kahlaamalla ryhmälle kirkastui, millaisia ongelmia chatbotin pitäisi pystyä ratkaisemaan. Ryhmä huomasi, että ratkaisut asiakkaiden yleisiin kysymyksiin ovat jo olemassa kirjaston verkkosivuilla, joten Uffe palvelee parhaiten opastamalla oikean tiedon äärelle. Työryhmä kehittää Uffea aina tarpeen mukaan. Viimeisin merkittävä lisäys on ollut tiedonhaun osuus, joka on erinomainen apuri silloin, kun raivaat tietäsi tieteellisen tiedon lähteille. Hädän hetkellä aloita siis etsintä Uffesta!
Uffe auttaa kirjaston verkkosivuilla ja UEF-Primossa. | Uffe helps you on library website and on UEF Primo.
A typical Monday morning before November 2022: a librarian starting a workday glances at emails that customers have sent over the weekend. One question repeats itself above the others: why can’t I log in to UEF Primo? In response to a customer, our librarian once again guides the customer to the exact place on the website where the customer registration is explained. The librarian pays attention to the fact that the answers to numerous questions from the customers can be found conveniently on the library’s website, if you only know where to look. It’s really understandable that finding the right piece of knowledge can be difficult, as there are heaps of information on the website. It’s also noticeable that some emails have been sent at very late hours.
A group of librarians starts talking out loud: how can we respond to customers’ needs more effectively and, on the other hand, help when we are needed? Could a chatbot work in such a situation? Around the same time, they hear positive experiences about bots in the library world, increasing their enthusiasm for bots. The ball starts rolling when the librarians find out that the university’s Digital Services has signed a contract with a service provider, so the technology is already available. Let’s get to work, then!
A typical Monday morning today: a dozen customers have already received a response over the weekend from the library’s chatbot Uffe. The librarian of the story finds that there are fewer and fewer emails waiting for an answer, and there is time to focus on the questions that need human attention because of their complexity. In addition, the chatbot has made everyday life smoother so there is more time for other work that requires deeper expertise. Customers also seem to like Uffe. During the first year, there were 6,200 conversations with the bot. The feedback has been minimal but positive.
Getting to this point has taken a lot of effort. Uffe was created by a ten-person working group of the library in cooperation with other parties at the university. The library’s previous chat service and long history of various enquiries provided valuable data which showed the group what kind of problems the chatbot should be able to solve. The working group found that solutions to common questions from customers already exist on the library’s website, so Uffe serves best by guiding the customer to the right place. The group develops Uffe when it’s needed. The latest significant addition has been the information retrieval section, which is an excellent help when you are making your way to the sources of scientific information. So, in the moment of need, consult Uffe first!
Olli Hiltunen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor Piia Pietarinen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor Asiakaspalvelut | Customer services
Vuosi 2022 muistetaan varmasti pitkään koronatoimien päättymisestä. Yliopistollekin pääsi taas vapaasti. Pohdimme kirjastossa alkuvuodesta, mahtavatko asiakkaat löytää takaisin tiloihimme. Iloksemme saatoimme todeta vastauksen positiiviseksi. Esimerkiksi syyslukukauden alku oli meille yhtä juhlaa, kun saimme tuta uusien opiskelijoiden hämmennyksen ja riemun opiskelun alkamisesta. Nuorten into tarttuu meihinkin, työelämässä kiinni oleviin kirjastolaisiin.
Useimmat aineistojamme käyttävistä asiakkaistamme tekevät työtään etänä, joten kirjaston palveluidenkin pitää olla saavutettavissa verkossa. Sähköisten aineistojen käyttö kasvaa koko ajan. Tukea siihen tarvitaan kuitenkin jatkuvasti. Siksi laadimme uuden tiedonhakijan oppaan sekä otimme käyttöön kaksi uutta palvelujen tukijärjestelmää, Efecten ja chattibotin. Ensin mainittu on kirjaston sisäinen järjestelmä, jolla voimme entistä tehokkaammin kohdentaa sähköisesti tulevat kysymykset oikean asiantuntijan vastattavaksi. Chattibotti Uffe puolestaan auttaa vastaamalla yksinkertaisiin kysymyksiin, monimutkaisemmat ohjautuvat edelleen asiantuntijoillemme.
Kuopion kampuskirjasto | Kuopio Campus Library. Kuva | Photo: Raija Törrönen.
Opiskelu ja tutkimus eivät enää katso aikaa ja paikkaa, joten kirjaston tilojenkin on oltava käytettävissä vuorokauden ympäri joka päivä. Niinpä laajensimme tilojen ympärivuorokautista käyttöä myös pyhäpäiviin. Käyttö edellyttää kulkutunnisteen hankkimista sekä sitoutumista käyttösääntöjen noudattamiseen. Menneenä vuonna havaitsimme muutamia käyttöhäiriöitä. Onneksi keskusteluilla ja tiedottamisella tilanteet purkautuivat nopeasti. On kaikkien kannalta parasta, että asiakkaamme antavat toisilleen työrauhan.
Yliopiston kampuskehityshanke käynnistyi viime vuonna. Opiskelun ja tutkimuksen teon muutokset edellyttävät uutta ajattelua myös tilojen käyttöön. Kirjastolle tämä on mahdollisuus. Esimerkiksi painettujen aineistojen vähenemisen myötä kokoelmille varattuja tiloja voidaan muuntaa asiakaskäyttöön. Kirjasto on myös luonteva paikka yliopistolaisten ja kaupunkilaisten yhteisiin tilaisuuksiin. Tämän suuntaisia tilankäytön muutoksia on jo ideoitu, toivottavasti ne tulevaisuudessa myös toteutuvat.
Opetuksen muutokset
Korona-aika joudutti kovasti yliopiston opetuksen monimuotoistumista. Pakkoetäopetus on koronan väistymisen myötä takana, hybridiopetus on tullut tilalle. Kansallinen Digivisio 2030 -hanke lisää opiskelijoiden mahdollisuuksia suorittaa etäkursseja eri yliopistoista. Tämä kaikki edellyttää paljon myös oppimateriaaleilta. Pelkkä painettu aineisto ei riitä, etäopetus ja korkeakoulujen välinen opetus kaipaavat kovasti sähköisiä aineistoja. Kirjastolle tämä on uhka ja mahdollisuus. Sähköiset kurssikirjat ovat jo lyöneet läpi, mutta ne ovat kalliita hankkia. Avoimet oppimateriaalit ovat hyvä ja joustava vaihtoehto, mutta niiden käyttö edellyttää vielä paljon pohtimista ja käytännön toimia ennen kuin ne saadaan laajalti käyttöön.
Kirjasto on saanut ottaa tärkeän askeleen opetuksen suunnittelussa, kun sen edustajat ovat päässeet mukaan tiedekuntien koulutuksen kehittämisen toimikuntiin (KOTO). Näin kirjasto saa tarpeellista tietoa opetussuunnitelmatyöstä ja voi olla mukana tarjoamassa omaa opetustaan mukaan kurssitarjottimiin. Erilaiset opintojaksomme ovat olleet kovin suosittuja ja niitä kaivataan lisää. Erityisesti tiedonhaku, tiedon luotettavuuden arviointi, saalistajajulkaisujen tunnistaminen sekä aineistonhallintasuunnitelman teko olivat aiheita, joista meiltä kaivattiin opastusta opintojen eri vaiheisiin. Kurssitarjontamme onkin laajenemassa edelleen.
Vuonna 2021 päättyneen datatukihankkeen palvelut saatiin vakinaistettua osaksi kirjaston toimintaa vuoden 2022 alussa. Näille palveluille onkin laaja tarve tutkimuksen digitalisoitumisen myötä. Tutkijoiden on saatava tukea datanhallintaan työnsä kaikissa vaiheissa aineistonhallintasuunnitelman laatimisesta datan elinkaaren päättymiseen asti. Kirjastolla on merkittävä rooli tämän kokonaisuuden hahmottamisessa sekä palvelutarjonnan koordinoinnissa. Kirjastossa on laadittu oma sivustonsa tutkimusdataan liittyville kysymyksille, ja se on jo osoittautunut tarpeelliseksi.
Avoin tiede
Kirjaston lokakuussa 2022 järjestämät valtakunnalliset Tiedejulkaisemisen päivät kokosivat korkeakoulujen väkeä pohtimaan avoimien aineistojen tulevaisuutta sekä haasteita. Alati kohoavien tieteellisten julkaisujen lisenssimaksujen rinnalle ovat tulleet korkeat julkaisujen avoimeksi saattamisen kustannukset. Sen lisäksi, että niistä on tullut kiinteä osa kustantajien lisenssimaksuja, yliopistossa maksettiin noin 400 000 euroa näitä niin sanottuja APC-maksuja. Kotimaisten tieteellisten lehtien avoimeksi saattaminen ei vieläkään edennyt, koska sopivaa kustannusmallia ei ole saatu aikaiseksi. Pohdinta jatkuu niiltäkin osin.
Yksi yliopistomme strategisista tavoitteista on olla avoimen tieteen edelläkävijä. Yliopistolle perustettu uusi avoimen tieteen työryhmä pohtii, mitä tämä tarkoittaa sekä tekee esityksiä avoimen tieteen linjaamiseksi sekä edistämiseksi. Sen agendalla ovat niin avoin julkaiseminen, avoin data kuin avoin oppiminenkin. Työryhmä pohtii, miten kansalliset linjaukset ja kansainväliset suositukset saadaan sovitettua toiminnaksi yliopistossamme. Se tekee esityksiä päättäville tahoille eli tutkimuksen johtoryhmälle sekä opetuksen ohjausneuvostolle. Työ on vasta alussa, mutta tahti on kiihtyvä.
Painetut aineistot
Vaikka lähes kaikki uutuushankinta suuntautuu sähköisiin aineistoihin, kirjaston laajat painetun aineiston kokoelmat ovat edelleen hyvin varteenotettava lähdemateriaali monille tutkimusaloille. Voidaankin puhua humanistisesta infrastruktuurista. Etenkin kirjaston vapaakappalekokoelma on vielä osin löytämätön voimavara, siksi sen markkinointiin panostettiin viime vuonna. Kokoelma käsittää lähes kaiken Suomessa painetun aineiston noin neljän vuosikymmenen ajalta. Vapaakappaleiden löytyvyys on parantunut, kun aineistoa on saatu näkyviin kirjaston Primo-hakupalveluun.
Toinen yllätyksiäkin tarjoava vapaakappaleiden osa-alue on Kansalliskirjaston keräämä sähköinen aineisto. Se on vapaasti käytettävissä kirjaston molemmilla kampuksilla olevilla työasemilla.
Kirjaston tehtävänä on pitää osaltaan huolta siitä, että yliopistolaiset menestyvät opinnoissaan, tutkimuksissaan ja muissa töissään. Nykyisin tämä tarkoittaa kirjastolle hyvin moninaisia tehtäviä. Työtehtävien vaativuus on kasvanut, mutta henkilökuntamme on vastannut haasteeseen laajentamalla osaamistaan. Uusissa rekrytoinneissa tohtorikoulutuksen saaneiden henkilöiden osuus on kasvanut. Tämä vahvistaa tutkijoille annettavien palvelujen tarjontaa entisestään. Kirjaston mahdollisuus tukea yliopiston menestystä on hyvissä käsissä.
Joensuun kampuskirjasto | Joensuu Campus Library. Kuva | Photo: Varpu Heiskanen.
The year 2022 will certainly be long remembered as the year when the corona measures came to an end, and the university too was once again freely available. At the beginning of the year, we at the library discussed whether customers would find their way back to our premises. We were pleased to confirm that the answer was positive. For example, the beginning of the autumn semester was a throughout celebration for us, as we got to know the confusion and joy of new students about to start their studies. Despite being firmly in working life ourselves, the enthusiasm of young people attached onto us librarians as well.
Most of the customers that use our materials work remotely, so the library services must also be accessible online. The use of electronic materials is growing continuously, and support for this use is also needed. This is why we created the new Guide to Information Retrieval and introduced two new service support systems, Efecte and a chatbot. The former is the library’s internal system, with which we can forward electronic queries efficiently to the right expert. The chatbot Uffe, on the other hand, helps by answering simple questions, although the more complex ones are still directed to our experts.
Studying and research are no longer tied to time and place, so the library facilities must also be available around the clock, every day. Thus, we extended the round-the-clock use of the facilities to public holidays as well. 24/7 use requires the acquisition of a personal access badge and commitment to comply with the terms of use. We noticed a few failures to comply in the past year. Fortunately, the situations quickly unravelled with discussion and proper informing. It is best for everyone that our customers grant each other a peaceful environment.
The university’s campus development project was launched last year. Changes in studying and research also require new ideas for the utilisation of facilities. We view this as an opportunity for the library. For example, with the decrease in printed materials, spaces previously reserved for collections can now be converted for customer use. The library is also a suitable environment for joint events between university students and personnel as well as other city residents. There has already been brainstorming regarding changes towards this direction, and these ideas will hopefully also be implemented in the future.
Changes in teaching
The coronavirus pandemic hastened the diversification of university teaching significantly. Compulsory remote education is behind us as the coronavirus has receded, and hybrid teaching has taken its place. The national Digivisio 2030 programme increases students’ opportunities to take online courses from different universities. All this requires much in terms of educational material. Printed material alone is not enough, as distance education and inter-university teaching are in dire need of electronic materials. For the library, this is both a threat and an opportunity. Electronic course books are already in wide use, but they are expensive to acquire. While open educational resources are a good and flexible option, a great deal of consideration and practical action is needed before they can serve as the main solution.
The library has been able to take an important step in the planning of teaching by having its representatives included in the faculties’ committees for the development of education (KOTO). This way, the library receives necessary information about the curriculum work and can participate by offering its own teaching to the list of courses. Our various courses have been a success and there is a demand for more. We were sought guidance from particularly on the topics of information retrieval, evaluation of the reliability of information, identification of predatory publishing, and the creation of a data management plan. Our list of courses is ever-expanding.
The services that were a part of our data support project, which ended in 2021, were made a permanent part of the library’s operations at the beginning of 2022. The digitalisation of research ensures a widespread need for these services. Researchers must receive support for data management at all stages of their work, from the preparation of a data management plan to the end of the data life cycle. The library plays a significant role in shaping the overall picture and coordinating the range of services. The library has created a specific website for questions related to research data, and it has already seen much use.
Open science
The Research Publishing Days 2022, organised by the library in October, brought together people from higher education institutions to reflect on the future and challenges of open materials. In addition to the ever-increasing licensing fees for research publications, there are now also the high costs of making them open access. These have become an integral part of publishers’ license fees, and the university spent close to 400,000 euros on these so-called APC fees. The process of making domestic scientific journals open access has not yet proceeded, because a suitable cost model has not been found. The reflection continues on those points as well.
One of the strategic goals of our university is to be a forerunner in open science. The new open science working group of the university will consider the topic and further propose actions for the outlining and promotion of open science. Open access publishing, open data, and open learning are all included in its agenda. The working group will consider how national policies and international recommendations are to be adapted into actions at our university. It will make proposals to the decision-making bodies, i.e., the research management team and the Council for Teaching and Guidance. The work is just beginning, but the pace is accelerating.
Printed materials
While almost all new material acquisitions are electronic in nature, the library’s extensive collections of printed material remain noteworthy information resources for many fields of research. It is suitable to talk about humanistic infrastructure. The library’s legal deposit collection, in particular, remains underutilised as a resource, which is why we invested in its marketing last year. The collection comprises almost all material printed in Finland over a period of about four decades. The findability of legal deposit copies has improved as the material has been made available in the Library’s UEF Primo search service.
Another, sometimes surprising area of the legal deposit activity consists of the electronic materials collected by the National Library of Finland. The collection is freely available on the legal deposit workstations on both campuses of the library.
The library’s task is to ensure that university students as well as staff members succeed in their studies, research, and other work. Today, this comes with a wide range of tasks for the library. The requirements for the tasks’ completion have increased, but our staff has responded to the challenge by developing their expertise. In new recruitments, the number of applicants with doctoral training has increased. This will further improve the services provided to researchers. The library’s opportunity to support the success of the university is in good hands.
Tietoa hankitaan ja saadaan monin tavoin. Yksi, ehkäpä tärkein niistä, on kysyminen. Tuskin lapsi on oppinut puhumaan, kun hän jo alkaa kysellä. Puhutaan jopa kyselyiästä, jolloin lapsi tiedonjanossaan hukuttaa vanhempansa kysymyksiin. Äitini muistaa minun kyselyikäni, kun pommitin häntä mitä moninaisimmilla kysymyksillä: ”Mistä sade tulee? Miten radio toimii? Miksi on hyttysiä?” Lopulta äiti tuskastui ja puuskahti, ettei osaa vastata kaikkiin kysymyksiini. Silloin kysyin järkyttyneenä: ”Äiti – etkö sinä olekaan viisas?” ”Ethän sinäkään ole, kun joudut kysymään”, äiti vastasi. ”Niin, mutta minä en olekaan vielä kysynyt kaikkea”, sanoin.
Kuva/Image: Gerd Altmann / Pixabay
Jos haku ei tuota tuloksia, onko totta että tutkimusta ei ole?
Halu tietää on johdattanut minut lopulta tietoasiantuntijaksi. En edelleenkään tiedä kaikkea, koska en ole kysynyt kaikkea. Mutta olen oppinut hakemaan tietoa ja opastamaan muita siihen. Tätä olen tehnyt jo 15 vuotta, kohdannut erilaisia tiedontarvitsijoita esitelmää tekevästä koululaisesta väitöskirjaansa laativaan tohtorikokelaaseen. Yhteydenottoja opiskelijoilta on tullut erityisesti silloin, kun pro gradu -työhön ei tunnu löytyvän mitään oman tutkielman kannalta merkittävää tutkimusta. Onko silloin johtopäätös, että tutkimusta ei ole? Monesti hakusanoja ja niiden yhdistelmiä hieman muuttamalla sitä onkin alkanut löytyä. Useimmiten siis kyse ei ole siitä, ettei tietoa eli vastauksia kysymyksiin olisi. On vain opittava kysymään oikeita kysymyksiä.
Viime aikoina on saanut paljon huomiota ChatGPT-keinoälysovellus. Sille voi esittää kysymyksiä mistä tahansa aiheesta, ja se vastaa niihin sujuvalla suomen tai englannin kielellä. Eri asia on, mitä se löytää – tästä on hiljan ilmestynyt kollegoideni Maaritin ja Kirsin oivallinen blogaus. Mutta kun esitämme kysymyksen UEF-Primolle, Scopukselle tai Web of Sciencelle, voi kysymys yllättäen jäädäkin vaille vastausta. Tämä johtuu siitä, että vaikka tietäisi tarkalleen, mitä haluaa kysyä, pitäisi myös tietää, miten kysyä. Kysymys on muotoiltava järjestelmän omalle kielelle, joka voi ensin näyttää konstikkaammalta kuin luonnollinen kieli. Sen etuja ovat kuitenkin täsmällisyys, yksiselitteisyys ja aukoton loogisuus.
Yliopiston kirjasto tarjoaa käyttäjälleen yllin kyllin tutkittua ja tieteellisissä julkaisuissa julkaistua tietoa. On vain tiedettävä, mitä etsii ja mistä. Tähän tarpeeseen UEFin kirjasto on julkaissut Tiedonhakijan oppaan, jossa pääpaino on julkaistun tieteellisen tiedon hakemisessa. Paitsi oppaana, sitä voi käyttää myös tiedonhaun opetuksen oppimateriaalina. Sitä voi hyödyntää niin tutkielmaan tai esseeseen taustakirjallisuutta etsittäessä kuin satunnaisempaan tiedontarpeeseen liittyvissä hauissa. Oppaan syntyprosessista voit lukea tarkemmin aiemmin ilmestyneestä blogipostauksesta.
Opasta voi lukea läpi systemaattisesti alusta loppuun, osio osiolta. Tämä sopii asian perusteelliseen opiskeluun, mutta ison kokonaisuuden läpikäyminen vie aikaa ja vaatii sulattelua. Akuutimpaan tarpeeseen sopiva tapa onkin lähestyä oppaan käsittelemiä asioita kysymysten kautta. Uffe-chattibotti vastaa nimittäin myös tiedonhakua koskeviin kysymyksiin. Siltä kannattaa hakea neuvoa, jos haluaa päästä alkuun tiedonhankinnassa.
Miten pääsen alkuun
Alku aina hankalaa. Päähän ja paperilla on hahmottunut kurssityön, esseen tai tutkielman aihe ja sitä tarkentavia näkökulmia, mutta mistä päästä itse tutkimukseen käsiksi? Miten löytää julkaistua tieteellistä tietoa omasta aiheesta? Annetaan Uffen vastata.
Kysymys: Miten teen tiedonhaun, miten aloitan?
Vastaus: Voit aloittaa tiedonhaun valitsemalla sopivan hakukoneen tai tietokannan. Mieti aiheeseesi liittyviä hakusanoja ja muodosta niistä hakulauseita. Arvioi saamiasi hakutuloksia ja muuta hakua tarpeen mukaan!
Pääset alkuun tiedonhaussa esimerkiksi tutustumalla UEF-Primoon ja oppaisiimme. UEF-Primo on kirjaston oma hakupalvelu, josta löytyvät kaikki kirjaston hankkimat aineistot, sekä painetut että verkossa olevat, näppärästi yhdestä paikasta.
Tämä oli Uffen ytimekäs vastaus. Ensin kannattaa siis tutustua Primoon ja sen ominaisuuksiin. Se on helppokäyttöinen, kunhan on tarkkana, mihin hakunsa kohdistaa. Jos valitsee hakukohteeksi oman kirjaston kokoelmat, Primo antaa aiheen mukaisen listauksen kirjaston kokoelmissa olevista kirjoista ja e-kirjoista, mutta ei yksittäisistä lehtiartikkeleista. Siinä pitää vaihtaa hakukohteeksi kansainväliset artikkelit. (Kotimaisia artikkeleita voi etsiä finna.fi-palvelun artikkelihausta.)
Uffe neuvoo myös tien kirjaston oppaisiin, joista Tiedonhakijan opas vastaa samaan kysymykseen laajemmin kertoen, mistä on kyse tiedonhaun prosessissa ja miten tiedonhakua on hyvä lähteä suunnittelemaan. Tässä auttaa oppaasta löytyvä ympyräkaavio tiedonhaun prosessista, josta voit myös nähdä, missä kohden milloinkin olet menossa. Se puhuu tiedonhausta polkuna, jonka päämäärä on tarvittavan tiedon löytäminen.
Tiedontarpeesta riippuen kannattaa valita kulloiseenkin tilanteeseen kätevimmin sopiva hakutapa. Mutta millaisia vaihtoehtoja siinä on? Kysytään taas Uffelta.
Kysymys: Millaisia hakutapoja on olemassa?
Ja Uffe vastaa:
Tiedonhakuja voi lähestyä eri tavoin ja siksi hakutapojakin on monenlaisia. Hakutapoja ovat esimerkiksi pikahaku, suppeasta laajempaan -haku, jäljityshaku ja systemaattinen haku. Tiedonhakijan oppaasta taas saat tarkempia ohjeita ja esimerkkejä.
Tiedonhakijan oppaasta löytyykin osio Hakutekniikka ja hakutavat, josta voi tarkentaa osioon Hakutavat. Sieltä löydät esimerkkejä selailevasta ja helmenkasvatushausta systemaattiseen tiedonhakuun.
Ja miten niitä hakulauseita rakennetaan…
Google-hakuun tottuneelle tietokantahaku voi vaikuttaa ensin hankalalta. Googleen voi syöttää kysymyksiä luonnollisella kielellä, esimerkiksi: ”Mitkä asiat vaikuttavat vastavalmistuneiden insinöörien työviihtyvyyteen”. Google löytää useampiakin osumia, mutta UEF-Primossa vastaava haku tuottaa nollatuloksen. Google myös ehdottelee, ajattelee tiedonhakijan puolesta ja järjestelee tuloksia aiempien hakujen mukaan. Kuitenkin Primo ja muut tietokannat antavat useimmiten täsmällisemmän ja paremmin analysoitavissa olevan hakutuloksen, kunhan hakulause on laadittu oikein periaattein. Mutta miten se tehdään? Kysytäänpä taas Uffelta.
Kysymys: Miten löydän toimivat hakusanat, miten teen hakulauseen?
Vastaus: Hakusanoja on mahdollista määritellä eri tavoilla. Voit käyttää omia sanoja (vapaat hakusanat), tietokannan käyttämiä asiasanoja tai niiden yhdistelmiä. Käytä hakusanoina yksittäisiä sanoja, synonyymeja tai sanaliittoja (fraaseja). Älä käytä kokonaisia luonnollisen kielen lauseita!
Hakulause sisältää hakusanat ja mahdolliset operaattorit. Joskus tiedonhakuun riittää lyhyt, täsmällinen hakusana ja toisinaan on tarpeen kirjoittaa pidempi hakulause. Kun hakulauseesi alkaa muotoutua, voit kokeilla erilaisia hakutapoja ja arvioida tiedonhaun onnistumista.
Eli hakusanat voivat siis olla vapaita hakusanoja eli mitä tahansa mieleen tulevia ja tarkoitukseen soveltuvia, tai sitten asiasanoja. Mutta mikä on asiasana? Tiedonhakijan oppaasta löytyvä sanasto-osio vastaa: ”Asiasanastoon eli tesaurukseen kuuluva sana tai fraasi, jota käytetään aineistojen sisällönkuvailussa ja tiedonhaussa. Yksi asiasana vastaa aina yhtä käsitettä.” Asiasanoja voi siis poimia asiasanastoista.
Kun sopivat hakusanat ovat löytyneet, niitä voi yhdistellä hakulauseiksi, jotka, kuten aiemmin todettu, eivät ole niitä luonnollisen kielen lauseita. Ei siis ”miten verotus vaikuttaa talouskasvuun?” eikä edes ”verotuksen vaikutus talouskasvuun”, vaan: verotus AND talouskasvu. Mutta miksi pitää olla tuo AND, eikö ”verotus ja talouskasvu” olisi parempi? Tästä kertoo enemmän osio Hakusanojen yhdistäminen hakulauseeksi .
Tuloksen arviointi
Kun hakuja on tehty, päästään tarkastelemaan, mitä kaikenlaista haaviin on tarttunut. Google-haun tuloslistasta voi löytyä vaikkapa kirjoja, artikkeleita, kotisivuja, opinnäytetöitä ja erilaisten instituutioiden julkaisuja, eli vain osa on tutkittua tietoa. UEF-Primon kirjahaussakin mukaan voi osua varsinaisen tutkimuskirjallisuuden ohella myös kaunokirjallisuutta, pamfletteja ja muita ei-tieteellisiä julkaisuja. Tulosjoukkoa on siis syytä arvioida siitä näkökulmasta, mitkä löytyneistä julkaisuista ovat tieteellisesti luotettavia.
Siitä päästäänkin seuraavaan kysymykseen.
Kysymys: Mistä tiedän, onko julkaisija tai julkaisu luotettava?
Vastaus: Tiedonhaun pikaoppaasta saat nopean ensiavun julkaisun tieteellisyyden arviointiin. Tiedonhakijan oppaan kanssa perehdyt aiheeseen tarkemmin verkkolähteiden, lehtien ja kirjojen luotettavuuden osalta.
Tiedonhakijan oppaasta löytyy siis neuvoja tähänkin. Osio Julkaisun luotettavuuden ja tieteellisen tason arviointi kertoo, miten arvioida julkaisua tekijöiden, kustantajan ja julkaisutyypin perusteella sekä myös kertoo, mihin viittaa mystinen merkintä ”vertaisarvioitu” .
Antoisia hetkiä tiedonhaun ja Tiedonhakijan oppaan parissa!
Hakusanoja yhdistellään George Boolen (1815-1864) kehittämän logiikan avulla. | You can combine search terms using the logic developed by George Boole (1815-1864). Kuva/picture: Wikimedia Commons
There are several ways to both access and receive information. Perhaps the most central thing to do is to ask questions. Children have barely learnt to talk when they begin to ask questions. The time period when children, hungry for information, flood their parents with questions is referred to as the inquisitive age. My own mother recalls my inquisitive age, when I used to bombard her with a myriad of questions: “Where does rain come from? How does the radio operate? Why are there mosquitoes?” Eventually, mom snapped at me that she does not know how to answer all my questions, and I was taken aback: “Mum – are you not as wise as I thought?” “Well neither are you, since you need to ask,” mom retorted. “True, but I’m not done asking questions yet,” I said.
If a search query provides no results, does it indicate that no research exists?
Eventually, the urge to gather information led me to become an information specialist. Still, I do not know everything, since I have not asked questions about everything. However, what I have learnt is how to search for information, as well as, to guide others to do so. During the fifteen years I have been doing this, I have come across countless information seekers, ranging from students arranging school presentations to doctorate candidates preparing their doctoral dissertations. Students have contacted me particularly often when they have issues with finding relevant research for their master’s thesis. In that type of situation, should we settle with a conclusion that no such research exists? Nevertheless, this is not the case, as by tweaking the search terms and their combinations the information has often been found. Therefore, lack of information is usually not the issue. We just need to learn to ask the right questions.
The AI chatbot ChatGPT has received a great deal of attention lately. It can be proposed questions about any conceivable topic, and it will answer in fluent Finnish or English. However, what the answer will contain is another question – my colleagues Maarit and Kirsi have recently published an excellent blog post regarding the subject. Yet, when we present the same question to UEF Primo, Scopus, or Web of Science, we may, unexpectedly, be faced with no answer. The issue is that even though we would know exactly what we want to ask, we should also know how to ask. The question needs to be formatted in a language which the program understands, which may initially seem trickier to use than natural language. However, precision, unambiguity and solid logic are what makes it worth the effort.
The university library offers its customers an endless amount of research information and publications. We just need to know what to look for and where from. To answer this specific need the UEF library has published an Information Retrieval Guide, which is mainly focused on assisting the process of retrieving published scientific information. Not only as a guide, it can be utilized as teaching material for information retrieval education. It can be applied both in the process of searching source material for an essay or a thesis, as well as in more regular searches that serve more arbitrary information needs. For more information about the process behind creating the guide, see here.
The guide can be systematically read through section by section from the beginning to the end. This approach is suitable for a thorough dive into the topic, however, to go through and process a large unit of information takes time. For a more acute need a more feasible method would be to approach the subject matter through proposing questions. Library Bot Uffe has replies for questions regarding information retrieval among other topics. If you need to get started with the information retrieval process, get in touch with Uffe.
How to get started
The beginning is always difficult. The topic of a course assignment, essay or thesis has been formatted and outlined on paper, but how to get started with research? How to find published scientific information about the chosen topic? Let’s allow Uffe to answer.
Question: How do I search for information? How do I get started?
Answer: You can begin the information retrieval process by choosing a suitable search engine or database. Think of search words related to your topic and organise them into search queries. Evaluate the search results and develop the search according to your needs!
You can begin the information retrieval process by familiarising yourself with UEF Primo and our guides. UEF Primo is the library’s own search service, through which you can find all the materials acquired by the library, be they printed or electronic.
This is a concise answer from Uffe. Getting to know Primo and the features it offers is a good place to start. The database is easy to use as far as the search is directed accordingly. If the search is modified to show results from the library catalogue, Primo will offer a listing of books and e-books in the library collections that match the research topic. However, it will not show separate journal publications. In order to access these, the search needs to be modified to show results within international articles. (Domestic articles can be accessed through finna.fi database article search.)
Uffe will also offer access to the library guide books, out of which the Information Retrieval Guide will answer the same question more thoroughly by explaining the information retrieval process, as well as by demonstrating how to plan your information search. Found within the guide is a diagram presenting the information retrieval process, which can aid with the planning. The diagram is also easy to refer to in order to find out in which phase of the process you are currently at. It refers to the process of information retrieval as a path which leads to a point where the information is found.
The most suitable search method for the situation should be chosen according to the information need. What kinds of options exist? Again, let’s ask Uffe.
Question: What kinds of search methods are there?
Answer: Just as there are many ways to approach information retrieval itself, there is also a variety of search methods. These include the ‘quick search’, ‘from broad to narrow search’, ‘tracking search’, and the ‘systematic search’. The Guide to Information Retrieval will provide you with detailed instructions and examples.
In the Information Retrieval Guide a section focusing on Search Technique and Methods can be found, within which there is a subsection on Search Methods. In there you are able to find examples ranging from browsing search and pearl growing to systematic search.
And how to format search phrases…
For someone used to Google-search, database search may appear tricky at first. In Google the questions can be typed in natural language, for instance: “What affects the job satisfaction of recently graduated engineers”. Google will find several matches, however, on UEF Primo an identical search will result in zero matches. In addition to this, Google makes suggestions, thinks for the information seeker, and arranges results in accordance with previous queries. However, other databases, such as Primo, will often present a more precise and easier to analyze search result, as far as the search phrase has been formatted following proper methods. But how should it be done? Let’s ask Uffe.
Question: How do I find suitable search words? How do I formulate a search query?
Answer: Search words can be set in various ways. You can use your own words (natural language words), words used by a database (index terms or subject headings), or combinations of the two. You should use single words, synonyms and phrases for search words. Do not use entire sentences comprised of natural language words!
A search query includes search words and possible operators. While it is sometimes enough to use a short, precise search term, at other times you may need to use a longer search query. Once your search query begins to form, you can try different search methods and evaluate their success.
Therefore, search terms can be either free search terms, that is, anything that comes to mind and suits the purpose, or index terms. But what is an index term? The dictionary found in the Information Retrieval Guide offers an explanation: “A word or a phrase in a controlled vocabulary (thesaurus) that is used in content description (indexing) and retrieval of documents. One index term always stands for a single concept.” Therefore, index terms can be picked from index term lists or glossaries.
When suitable search terms have been found, these can be connected to form search phrases. Search phrases, as mentioned above, are not phrases in natural language. Thus, “how taxation affects the economic growth” or even “the effect of taxation on economic growth” should not be used, but instead: taxation AND economic growth. But why do we need an AND, and wouldn’t “taxation and economic growth” be better? For more information about this, have a look at the section on Combining Search Terms into a Search Query.
Reviewing the results
When search queries have been done, it is time to review the results. In the results of a Google search can be found, for instance, books, articles, websites, theses, and publications by various kinds of institutions, and therefore, only a fraction will be researched information. Even in the book search on UEF Primo, in addition to research literature, among the results there may be literary fiction, pamphlets and other non-academic publications. Therefore, the query results should be assessed by considering which of the results are scientifically reliable. This leads us to the next question.
Question: How do I know if a publication or its publisher are credible?
Answer: The quick guide for information searching provides you with a quick briefing on evaluating the quality of a publication. For further insight, the Guide to Information Retrieval covers the credibility of online resources, journals and books. Move to the guides through the buttons below.
Again, advice regarding this can be found in the Information Retrieval Guide. The section on Evaluating the Reliability and Scientific Status of a Publication offers advice on how to review a publication according to the authors, publisher, and type of publication. It will also clarify the meaning behind the mysterious term “peer reviewed”.
Have fun with information retrieval and the Information Retrieval Guide!
Jussi Hyvärinen
Tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and Information Services
