UEFin julkaisutoiminta vuonna 2021 | UEF´s publishing activities in 2021

(Please, scroll down to read a summary in English.)

UEFissa julkaistiin enemmän kuin koskaan 2021

Itä-Suomen yliopiston julkaisutoiminta on vakiintunut hyvälle kansalliselle tasolle. UEFilaiset olivat mukana tekemässä viime vuonna noin 3800 julkaisua, mikä on kaikkien aikojen ennätys. Kasvua on noin 8,8 % edellisestä vuodesta. Tieteellisten julkaisujen osuus on hieman yli 2400 kappaletta. Samalla yliopiston kansainvälisten julkaisujen määrä kasvoi hieman.

Kaavio julkaisumääristä vuosien 2010 ja 2021 välillä

Vuoden 2021 tieteellisistä vertaisarvioiduista julkaisuista valtaosa on avoimesti saatavilla, kaikkiaan noin 75 %. Jos tarkastellaan vain alkuperäis- ja katsausartikkeleita, on avoimuuden osuus ylittänyt jo 80 % rajan. Kokoomateosartikkelien sekä kokonaisten kirjojen avoin julkaiseminen on osoittautunut haasteellisemmaksi johtuen mm. kustantajien asettamista vaatimuksista.

Tasapaino eri open access -julkaisumallien välillä on viime vuosina ollut muutoksessa. Hybridijulkaiseminen on tilastojen valossa vienyt tilaa maksumuurin takana olevien artikkelien rinnakkaistallentamiselta(rt+). Syynä tähän voisi olla esimerkiksi se, että koronapandemia ja etätyöskentely ovat lisänneet tarvetta saada julkaisut välittömästi avoimeksi. Myös yliopiston maksama julkaisumaksutuki ohjaa tutkijoita julkaisemaan OA- ja hybridilehdissä.

Itä-Suomen yliopiston julkaisujen avoimuuden kehitys

 

Opinnäytteet

Opinnäytteiden avoimuudessa on vuonna 2021 ylitetty 90 %:n avoimuuden taso peräti kahdella laitoksella. Tähän hienoon tavoitteeseen yllettiin sekä sovelletun fysiikan että historia- ja maantieteiden laitoksilla. Yleisellä tasolla avoimuus jatkaa rauhallista kehitystään, vuosittainen avoimuuden nousu on keskimäärin 3–4 prosenttiyksikköä.

Opinnäytteiden avoimuus tiedekunnittain

Väitöskirjoja julkaistiin vuonna 2021 155 kappaletta, joista 139 yliopiston omissa väitöskirjasarjoissa. Vuoden 2021 väitöskirjoista 92 % julkaistiin avoimesti verkossa.

More publications than ever before

A record number of publications were published by UEFians in the year 2021. The number of publications increased by 8,8 percentage points compared to last year, the total of publications being about 3800 publications. Of this 3800, the share of scientific publications was a little over 2400 publications.

Graph of the number of publications in the UEF between 2010 and 2021

The most (75%) of the peer-reviewed publications published in the year 2021 are available as open access publications. If you look only at scientific journal articles and reviews, the open access percentage reaches 80%. The overall percentage of open access publications is lower for example because the publishers pose very strict conditions or simply forbid self-archiving articles in books or articles in compiled works.

The balance between the different ways of achieving open access has been changing lately. Seems that as the self-archiving is in a steady decline, the publishing in hybrid journals is increasing at the same rate. This may be due to the covid-19 pandemic and remote work, which have created a need to have immediate open access to articles instead of various embargo periods. The changes in hybrid publishing may also be a result of the open access support provided by the UEF.

Open access percentages of scientific articles in the UEF between 2019 and 2021

 

Theses

Two departments had the openness level of more than 90%. This achievement was reached at the department of applied physics and at the department of geographical and historical studies. As previous years, the openness of theses continues to increase at the steady rate of 3-4 percentage points per year.

Open Access in theses, grouped by faculties

155 dissertations were published in 2021, 139 of these in the UEF publishing series. 92% of dissertations were published as OA publications.

Jukka Kananen, palvelupäällikkö | Head of Services

Laura Hämäläinen, tietopalveluneuvoja | Information Services Advisor
Antti Laurila, tietojärjestelmäasiantuntija | IT Systems Specialist
Mari Niemi, tietoasiantuntija | Information specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

 

Share

Avoimen julkaisemisen kustannuksista UEFissa | Costs of Open Access publishing in UEF

Please, scroll down to read a summary in English.

Tässä blogikirjoituksessa käsitellään avointa julkaisemista Itä-Suomen yliopistossa kirjoittajamaksujen näkökulmasta. Tarkastelussa on mitä avaamisesta maksetaan, miten maksut jakaantuvat yliopiston sisällä ja millaisia eroja kustantajien väliltä löytyy. Yhteenveto kirjoittajamaksukuluista ja niiden jakautumisesta käsittää vain maksut artikkeleista. Blogin loppuosassa käsitellään myös laajemmin avoimen julkaisemisen kustannuksia osana perinteistä aineistohankintaa.

Itä-Suomen yliopiston kirjasto aloitti vuoden 2019 alusta yliopiston kautta maksettujen kirjoittajamaksujen seurannan yhdessä talouspalveluiden kanssa (ks. Kirjoittajamaksut Itä-Suomen yliopistossa vuonna 2019 12.2.2020 ja Kirjoittajamaksut 2020 5.3.2021).  Aiempien vuosien tietojen tapaan myös viime vuoden kirjoittajamaksudata on viety Bielefeldin yliopiston hallinnoimaan OpenAPC-palveluun.

Rinnakkaistallentamista avoimena julkaisemisena käsitellään kirjaston myöhemmässä blogissa keväällä.

Mitä vuonna 2021 maksettiin ja kenelle?

Kirjoittajamaksuja maksettiin Itä-Suomen yliopistossa vuonna 2021 yhteensä 398 775 eurolla. Kulut kasvoivat edelliseen vuoteen verrattuna 5,1 %, absoluuttisesti kasvua oli 19 390 euroa. Kasvu oli maltillisempaa verrattuna vuosien 2019 ja 2020 eroon, jolloin kulut kasvoivat lähes 30 %. Vuoden 2021 kuluista 46 % (182 103 €) maksettiin täydentävästä rahoituksesta ja 54 % (216 672 €) perusrahoituksesta. Täydentävän rahoituksen osuus laski vuoteen 2020 verrattuna 16 prosenttiyksikköä.

Kirjoittajamaksuista 78 % (311 055 €) maksettiin Gold OA -julkaisuille ja 22 % (87 720 €) hybridijulkaisuille (ks. avoimen julkaisemisen vaihtoehdot). Edelliseen vuoteen verrattuna Gold OA -julkaisukanavien osuus nousi peräti 20 prosenttiyksikköä. Avoimen julkaisemisen maksuja maksettiin yhteensä 231 artikkelista, joten kirjoittajamaksujen keskihinnaksi Itä-Suomen yliopistossa vuonna 2021 tuli noin 1726 euroa. Keskihinta laski 2,3 % vuoteen 2020 verrattuna.

Kaaviossa 1 esitellään kirjoittajamaksujen jakautuminen tiedekunnittain vuonna 2021. Eniten maksuja maksettiin edelleen terveystieteiden tiedekunnassa, yhteensä 166 925 eurolla. Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunnan suhteellinen osuus kirjoittajamaksuista laski kolmella prosenttiyksiköllä edelliseen vuoteen verrattuna, vuonna 2020 kirjoittajamaksuja maksettiin tiedekunnassa 148 164 eurolla. Yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunnassa maksuja maksettiin 36 471 eurolla. Summa pieneni edelliseen vuoteen verrattuna reilut 13 000 euroa. Filosofisen tiedekunnan kirjoittajamaksukulut nousivat vuoteen 2020 verrattuna 80 prosentilla 18 350 euroon.

Piirakkakaavio: filosofinen tiedekunta 5 %, luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta 37 %, terveystieteiden tiedekunta 49 %, yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta 9 %. | Pie chart: philosophical faculty 5 %, faculty of science and forestry 37 %, faculty of health sciences 49 %, faculty of social sciences and business studies 9 %.
Kaavio 1. Itä-Suomen yliopistossa maksettujen kirjoittajamaksujen jakautuminen tiedekunnittain 2021 (%). | Diagram 1. APC distribution among faculties in 2021 (%).

Kaaviossa 2 on havainnollistettu kirjoittajamaksukulujen kehitystä tiedekunnittain vuosien 2019 ja 2021 välillä. Kulujen kasvu on jatkunut terveystieteiden tiedekunnassa ja yliopistossa kokonaisuudessaan, mutta taittunut hienoiseen laskuun luonnontieteiden ja metsätieteiden sekä yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunnissa. Filosofisen tiedekunnan kirjoittajamaksukulujen hurjalta kuulostava prosentuaalinen kasvu näkyy tässä taulukossa paremmin kontekstissaan – summa palasi reilun 8000 euron nousulla vuoden 2019 tasolle.

Kaavio: filosofinen tiedekunta vuonna 2019 18797 euroa, vuonna 2020 10175 euroa, vuonna 2021 18350 euroa, luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta vuonna 2019 104241 euroa, vuonna 2020 152342 euroa, vuonna 2021 148164 euroa, terveystieteiden tiedekunta vuonna 2019 132441 euroa, vuonna 2020 166925 euroa, vuonna 2021 195790 euroa, yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta vuonna 2019 41605 euroa, vuonna 2020 49943 euroa, vuonna 2021 36471 euroa, kaikki vuonna 2019 279083 euroa, vuonna 2020 379385 euroa, vuonna 2021 398775 euroa. | Diagram: philosophical faculty 18797 euros in year 2019, 10175 euros in year 2020, 18350 euros in year 2021, faculty of science and forestry 104241 euros in 2019 152342 euros in year 2020, 148164 euros in year 2021, faculty of health sciences 132442 euros in year 2019, 166925 euros in year 2020, 195790 euros in year 2021, faculty of social sciences and business studies 41605 euros in year 2019, 49943 euros in year 2020, 36471 euros in year 2021, all 279083 euros in year 2019, 379385 euros in year 2020, 398775 euros in year 2021.
Kaavio 2. Kirjoittajamaksukulujen kehitys tiedekunnittain 2019–2021 (€). | Diagram 2. Development of paid APCs by faculties between 2019–2021 (€).

Kaaviossa 3 vertaillaan täydentävästä rahoituksesta ja perusrahoituksesta maksettujen kirjoittajamaksujen määrää tiedekunnittain. Edellisen vuoden lukuihin verrattuna perusrahoituksesta maksettujen kirjoittajamaksujen osuus on kasvanut jokaisessa tiedekunnassa. Täydentävästä rahoituksesta maksettujen maksujen osuus on yli puolet (54 %) vain terveystieteiden tiedekunnassa. Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunnassa perusrahoituksesta maksettujen kirjoittajamaksujen osuus oli noussut kymmenen prosenttiyksikköä 55 prosenttiin. Samoin perusrahasta maksettujen maksujen osuus oli noussut yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunnassa 53 prosentista 71 prosenttiin. Filosofisessa tiedekunnassa kaikki vuoden 2021 kirjoittajamaksut maksettiin perusrahoituksesta.

Kaavio: filosofinen tiedekunta: perusrahoituksesta maksetut 18350 euroa, luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: perusrahoituksesta maksetut 81707 euroa, täydentävästä rahoituksesta maksetut 66456 euroa, terveystieteiden tiedekunta: perusrahoituksesta maksetut 90614 euroa, täydentävästä rahoituksesta maksetut 105176 euroa, yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta: perusrahoituksesta maksetut 26000 euroa, täydentävästä rahoituksesta maksetut 10470 euroa. | Diagram: philosophical faculty: basic funding 18350 euros, faculty of science and forestry: basic funding 81707 euros, external funding 66456 euros, faculty of health sciences: basic funding 90614 euros, external funding 105176 euros, faculty of social sciences and business studies: basic funding 26000 euros, external funding 10470 euros.
Kaavio 3. Perusrahoituksesta ja täydentävästä rahoituksesta maksetut kirjoittajamaksut tiedekunnittain 2021 (€). | Diagram 3. APCs paid from basic and external funding by faculties in 2021 (€).

Vuoden 2021 kirjoittajamaksujen jakautuminen kustantajittain on nähtävissä kaaviossa 4. Eniten Itä-Suomen yliopistosta kirjoittajamaksuja keränneeksi kustantajaksi nousi MDPI lähes neljänneksen osuudellaan. Kasvu oli huomattavaa vuoden 2020 alle 15 % osuudesta. Sekä Springer Naturen että Elsevierin osuudet laskivat muutamalla prosenttiyksiköllä. Kuuden kärkeen laskuttajista kiilasivat myös Frontiers, Copernicus ja Wiley-Blackwell. Kuudesta eniten laskuttaneista kustantajista Copernicus, Frontiers ja MDPI julkaisevat ainoastaan kokonaan avoimia Full OA -lehtiä. Myös kaikki Springer Naturelle maksetut kirjoittajamaksut kohdistuivat Full OA -lehtiin.

Kaavio: Copernicus GmbH 3,2 %, Elsevier 10,4 %, Frontiers 6,1 %, MDPI 24,5 %, Springer Nature 17,1 %, Wiley-Blackwell 3,7 %, muut 35,0 %. | Diagram: Copernicus GmbH 3,2 %, Elsevier 10,4 %, Frontiers 6,1 %, MDPI 24,5 %, Springer Nature 17,1 %, Wiley-Blackwell 3,7 %, others 35,0 %.
Kaavio 4. Maksetut kirjoittajamaksut kustantajittain 2021 (%). | Diagram 4. Distribution of the APCs with the six largest publishers and the rest of the publishers in 2021 (%).

On syytä korostaa, että maksetut kirjoittajamaksut eivät anna koko kuvaa avoimen julkaisemisen kustannuksista tai niiden jakautumisesta kustantajittain. Suuressa roolissa ovat myös avoimen julkaisemisen sopimukset, joiden nojalla kirjoittajamaksuista voidaan saada alennus, tai artikkelit voidaan julkaista avoimina ilman erillistä kirjoittajamaksua. Esimerkiksi Elsevierin kohdalla laskuun on vaikuttanut hybridilehtien kirjoittajamaksuedun vaihtuminen 50 % alennuksesta maksuttomaan avoimeen julkaisemiseen vuoden 2021 alusta. Myös Springer Naturen ja Wiley-Blackwellin osuuksiin suorista kirjoittajamaksukuluista vaikuttavat kustantajien kanssa solmitut sopimukset. Lisäksi edellisenä vuonna viidennellä sijalla ollut Oxford University Press tippui listalta vuoden 2021 kirjoittajamaksuedun tultua voimaan.

Seurannassa näkymättömät kulut

Kustantajille artikkelikohtaisesti maksetut kirjoittajamaksut ovat vain osa avoimen julkaisemisen tuen kustannuksia. Yhä suurempi osa avoimen julkaisemisen kustannuksista koostuu FinElibin kustantajien kanssa solmimista transformatiivisista sopimuksista. Näissä sopimuksissa kustantajalle maksetaan perinteisen aineistolisenssin eli lukuoikeuden ohella myös julkaisemisesta. Etu on yleensä alennus kirjoittajamaksusta tai mahdollisuus artikkelin avoimeen julkaisemiseen ilman erillistä kirjoittajamaksua. Vertailukelpoista tietoa näiden sopimusten kautta maksettavista kirjoittajamaksuista ei voi saada, koska kaikissa sopimuksissa ei eritellä sitä, mikä on julkaisemisen osuus kokonaishinnasta. Niissä sopimuksissa, missä lukemisen ja julkaisemisen kustannukset on ilmoitettu eriteltynä, on julkaisemisen osuus yhteensä noin 64 % kokonaishinnasta. Huomion arvoista myös on, että näiden transformatiivisten sopimusten kautta julkaistiin avoimena yli 400 artikkelia, kun kirjoittajamaksuja maksettiin viime vuonna 231 artikkelista. UEFin käytössä olevat kirjoittajamaksuedut löytyvät yliopiston avoimen julkaisemisen sivuilta.

Monografioiden ja kokoomateosten BPC-maksatus (book processing charge) on vielä vähäistä artikkeleiden kirjoittajamaksuihin verrattuna. Vuonna 2021 niitä maksettiin talousseurannan kautta noin 22 000 eurolla. Lisäksi UEF on jäsenenä tai maksaa tukimaksuja avoimen julkaisemisen kustantajille ja yhteisöille (mm. PLOS, Open Book Publishers, DOAJ, DOAB). Näitä maksuja kertyi yhteensä noin 13 000 euroa. Myös näistä jäsenyyksistä löytyy lisätietoja kirjaston avoimen julkaisemisen sivuilta.

UEF siis panostaa avoimeen tieteeseen ja julkaisemiseen osana perinteistä aineistohankintaa jo varsin paljon. FinELibin transformatiivisten sopimusten tavoitteena on, että sopimuksissa siirrytään kokonaan lukemisen maksamisesta julkaisemisen maksamiseen. Tätä työtä tehdään suurien kansainvälisten, kaupallisten tiedekustantajien kanssa. Melko varmaa on, että kaupalliset kustantajat eivät tule luopumaan niistä taloudellisista voitoista, joita he ovat voineet saada perinteisessä tieteellisessä kustantamisessa, ja tämä tulee näkymään korkeina kirjoittajamaksuina. Mihin suuntaan avoin julkaiseminen tulee kehittymään, laajeneeko esimerkiksi rinnakkaistallentaminen ja kasvavatko tiedeyhteisöjen piirissä syntyneet avoimen julkaisemisen yhteisöt ja kustantamot todellisiksi vaihtoehdoiksi ja väyliksi tieteellisessä julkaisemisessa? Tämän ratkaisee pitkälti se, mihin suuntaan tieteellinen meritoituminen tulee kehittymään.

Briefly in English

How much did UEF spend on article processing charges (APCs) in 2021? How are the APC costs distributed among the faculties or publishers? This blog answers these questions and a few more. The blog will also address the issue of Open Access publishing costs as a part of the traditional library material acquisition costs.

The University of Eastern Finland Library and the university’s Financial Services started monitoring the article processing charges (APCs) paid by the university in 2019 (see Article processing charges in UEF 2019 and Article processing charges 2020). The monitoring has continued since and it is time to take a look at the 2021 expenses.

The UEF’s APC data is also available at the OpenAPC service though it doesn’t completely match with the university’s own monitoring. This is due to the restrictions of the OpenAPC’s data schema and the fact that the data in OpenAPC is based on library’s monitoring, when the numbers on this blog are based on Financial Services’ accounts.

The total sum of APCs paid by the UEF in the year 2021 was €398,775. The costs grew by 5.1 % compared with the 2020 expenses. 46 % of last year’s sum was paid from external funding and 54 % from university’s basic funding. 78 % of the charges were paid to Gold Open Access publications and 22 % were paid to hybrid publications. APCs were paid for 231 articles, so the average charge per article was about €1,726. The average charge decreased 2.3 % from the previous year.

Diagram 1 (above) shows the APC distribution among faculties. The development of paid APCs can be seen on diagram 2. On diagram 3 one can see the share of APCs paid from basic funding in blue and APCs paid from external funding in orange. The share of basic funding has increased in all faculties. Diagram 4 shows the distribution of APCs with the six largest publishers and the rest of the publishers. In the diagrams, FILO stands for Philosophical Faculty, LUMET for Faculty of Science and Forestry, TERV for Faculty of Health Sciences and YHKA for Faculty of Social Sciences and Business Studies.

In addition to the charges per article paid to the publishers, the library also pays varying amounts of Open Access fees in licence agreements. These agreements vary so much in their terms and conditions that they cannot be directly compared. What can be said is that in the agreements that distinguish between the costs of reading and publishing, the publishing costs are roughly 64 % of the total sum. It is also worth noting that the effect of these agreements on UEF’s open publishing is not insignificant. For example, APCs were paid for 231 articles in 2021, but over 400 articles were published in Open Access via these agreements. This naturally has an effect also on the distribution of APCs with the publishers. For example, UEF has an Open Access agreement with three (Elsevier, Springer Nature and Wiley-Blackwell) of the six publishers in diagram 4. If we didn’t have the agreements with these publishers, the distribution of the costs would certainly look very different. The APC benefits for Open Access publishing gained by these agreements can be found at university’s open publishing web page.

Book processing charges (BPC) that are paid for publishing books or book chapters in Open Access are still relatively minor in comparison with APCs in UEF. BPCs were paid for approximately €22,000 in 2021. In addition to APCs and BPCs UEF also contributed to different Open Access publishing programmes with some €13,000 last year. The list of these programmes can also be found at university’s open publishing web page.

In conclusion, UEF is already investing considerably in Open Science and Open Access publishing through library material acquisition. The transformative Open Access agreements aim for agreements in which organizations pay for publishing, and not for reading. The other parties in these deals are commercial publishers, who naturally aim for financial profit whether it is from read-only and transformative agreements or APCs and BPCs. It will be interesting to see in which direction the Open Access publishing is headed for. Will self-archiving become a more important part of the publishing? Or will the scientific communities’ own publishing platforms and different kinds of diamond/platinum OA journals and platforms take a bigger role? Much depends also on how the scientific merit system develops in the future.

Juho Jussila, tietoasiantuntija | Information Specialist
Riitta Porkka, palvelupäällikkö | Head of Services
Kaarina Meriläinen, tietoasiantuntija | Information Specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection Services

Share

Tutkijoiden viesti: Lisää tukea, osaamista ja suunnitelmallisuutta tutkimusdatan hallintaan! | Message from the researchers: More support, skills and planning for research data management, please!

(Please, scroll down to read in English.)

Tutkimusaineistoihin liittyy mitä moninaisempaa tietämystä, osaamista ja toimenpidettä. Jossain kohdin törmää yleensä siihen, että omat taidot eivät riitä tai että asiat olisivat sujuneet paremmin, jos olisi tiennyt, mistä apu on löydettävissä. Tästä aihepiiristä UEFin tutkijat ja kirjaston datatuen väki jakoivat ajatuksiaan ja kokemuksiaan 27.10.2021 pidetyssä työpajassa, jonka otsikkona oli “Tutkijoiden dataosaaminen ja -tarpeet esiin”. Teemaa on sivuttu taannoisessa blogkirjoituksessa, jossa pohdimme tutkimusaineistojen asiantuntijoiden rikasta kenttää. Työpajan teema osui selvästi ajankohtaiseen aiheeseen, sillä samalle päivälle sattuneessa Yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunnan strategiapäivässäkin avoin tiede tutkimusaineistoineen keräsi mittavan osallistujajoukon ja herätti vilkasta keskustelua.

Tutkimuksen ja tutkimusaineiston elinkaaret

Tutkimusaineistoa tai -dataa voidaan jäsentää suhteessa tutkimukseen, jonka raaka-aineena se toimii. Tutkimuksen edetessä raakadatasta muokkautuu usein valikoidumpia datasettejä, jotka ovat voineet käydä läpi erilaisia prosesseja ja muokkauksia. Aineistonhallinnan keskustelussa puhutaan usein tutkimuksen ja tutkimusaineistojen elinkaarista. Tutkimuksen elinkaari hahmotetaan kolmeen vaiheeseen: ennen tutkimusta, tutkimuksen aikana ja sen jälkeen. Tutkimusaineistojen elinkaari ulottuu usein tutkimuksen elinkaarta pidemmälle, kun aineistoja hyödynnetään uudelleen.

Työpajassa tunnistettiin tutkimusaineistoihin liittyviä toimenpiteitä ja tietotaitoa erityisesti tutkimuksen aikana. Tällaisina mainittiin vaikkapa datan analysointi, dokumentointi, ohjelmointi, tietokantaosaaminen, sensitiivisen aineiston käsittely ja datan jakaminen tietoturvallisesti yhteistyökumppaninen välillä. Työ on kuitenkin alkanut jo tutkimusta ennen aineiston keruun ja yleisemmin aineistonhallinnan suunnitteluna. Tutkimuksen jälkeen täytyy aineistollekin tehdä jotain: jokin osa aineistosta säilytetään, jokin tuhotaan, ja aineistoa myös avataan tai julkaistaan. Ihannetapauksessa aineisto on uudelleenkäytettävissä jonkin muun tutkimuksen raaka-aineena, jolloin aineiston elinkaari konkretisoi mainiosti asiakirjahallinnan ja arkistotoimen keskustelussa esiintyvää jatkumomallia.

Tutkimusaineiston käsittely edellyttää tutkijoilta usein teknisten taitojen lisäksi yleisiä aineistonhallinnan taitoja vaikkapa terminologian ymmärtämiseen tai tiedon etsimiseen omaan tilanteeseen ja tarkoitukseen sopivista toimenpiteistä ja ratkaisuista. Kaiken pohjana ovat kuitenkin tutkijan perustaidot eli tutkittavan aiheen perustavanlaatuinen tunteminen ja ymmärrys, tutkimusetiikka ja sen käytäntöjen hallinta.

Lisää osaamista ja tukea, kiitos!

UEFin datatuen kehittämisen yksi kulmakivi on yhden luukun palvelun parantaminen, jolloin tutkija pääsisi datasupport@-osoitteen kautta monen eri alan asiantuntijan avulla tuotetun kattavan tuen ja tiedon äärelle. Työpajassa tutkijat saivat vapaat kädet ideoida ja toivoa, mitä palvelua datatuen yhdestä luukusta pitäisi saada ja millainen tuki heitä olisi auttanut eteen tulleissa ongelmatilanteissa ja osaamisen puutteissa. Osa toiveista kohdistui sellaisiin tukipalveluihin, joita on jo nyt tarjolla, mutta joiden olemassaolo ei ole vielä tavoittanut tutkijoita. Esimerkiksi aineistonhallintasuunnitelman (DMP) tukea on saatavilla kommentointipalveluna ja koulutuksina, ja myös kohdennettuna tiettyihin rahoituksiin.

Neuvoja, ohjausta ja koulutusta kaivataan myös datan säilyttämiseen tutkimuksen aikana ja sen jälkeen, datan anonymisointiin, tietokantoihin ja vaikkapa datan käyttämiseen kahden yliopiston yhteisessä hankkeessa eri yliopistojen tunnuksilla. Datanhallinnan ratkaisuihin ja toimintatapoihin toivottiin suunnitelmallisuutta sekä jaettua ymmärrystä ja osaamista vähintäänkin tutkimushankkeiden sisällä. Kokonaisuuden hallinta ei saisi jäädä vain yhden ihmisen varaan.

Yleisemmän aineistonhallinnan tuen rinnalle tunnistettiin tarve aineisto- tai alakohtaisille asiantuntijoille sekä tiedekunnan tasolla oleville tukihenkilöille. Aineistonhallinnan vastuiden konkretian tasot on kuitenkin muistettava: Tukitoimet keskittyvät ohjeistuksiin, koulutuksiin ja neuvoihin, mutta ne eivät pysty vastaamaan varsinaiseen aineistonhallintaan, sillä se on tutkijoiden omalla vastuulla.

Vertaistuesta datatukeen

Vertaistuki on tutkijankin työssä ja aineistonhallinnan asioissa kullan arvoista. Vaikka epäviralliset, usein sattumanvaraiset keskustelut kollegoiden kesken ovat tiedon jakamisen tärkeä kanava, tarvetta on organisoidummalle kollegiaaliselle tuelle. Koulutukset, webinaarit ja oppimisyhteisöt mainittiin hyvinä keinoina jakaa ja saada tietoa. Osastoilla ja laitoksilla voisi olla myös tieteenalakohtaisia datanhallinnan mentoreita, jolloin vertaistukea olisi saatavilla järjestäytyneemmin.

Mikä sitten motivoisi tutkijaa tarjoamaan omaa osaamistaan? Tähänkin kaivataan kannustimia aivan kuten moniin avoimen tieteen käytännön toimiin ylipäätään. Työpajassa mainittiin esimerkkinä koulutuksiin osallistuminen, joka pitäisi pystyä kirjaamaan työraportointeihin. Datanhallinnan taitojen tulisi ylipäätään näkyä selkeämmin tutkijan meritoitumisessa. Tämä antaisi kaivattua nostetta osaamisen kehittämiselle ja lisäisi panostusta tiedekuntien datanhallintaan.

Eräänlaisena yleisenä ohjenuorana ja työpajan kiteytyksenä on suunnitelmallisuus, joka tuli keskustelussa esiin monessa kohdin. Käytännön esimerkkinä mainittiin tutkimushankkeet, joissa datanhallinnan käytänteet pitäisi dokumentoida kunnolla ja joissa niistä pitäisi huolehtia siten, että käytänteet välittyvät myös hankkeisiin tuleville uusille tutkijoille. Tämä saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta tutkimuksen arjessa ideaalit eivät välttämättä toteudu. Aineistonhallinnan suunnittelun olisi löydettävä paikkansa tutkimussuunnitelman kiistattomana osana. Tässä kohdin tiedekuntien vertaistuki ja yliopiston yleinen datatuki voivat täydentää toisiaan luontevasti ja kaikkien erityisasiantuntemusta tehokkaasti hyödyntäen.

 

Arrows depicting the research data cycle from data collection to analysis and to disseminating results
Työpaja oli osa kirjaston OA-viikon ohjelmaa ja liittyi kirjaston koordinoimaan datatuen kehittämishankkeeseen, jonka kuulumisia on esitelty kirjaston blogissa. Työpajaan osallistui tutkijoita kaikista neljästä tiedekunnista. | The workshop was part of the Library’s OA Week program as well as of the data support project coordinated by the Library (see our project update from an earlier blog article). All four faculties were represented in the workshop. Image by: Patrick Hochstenbach (CC-BY)

Working with research data involves a wide variety of know-how. At some point, you may notice that your skills aren’t enough, or that things would have worked out better if you had known where help was to be found. Researchers and the library’s data support staff shared their thoughts and experiences on this theme in a workshop held on 27 October 2021, with the title “Uncovering the data skills and needs of the researchers”. We handled the same theme in our recent blog, reflecting on the wide variety of expertise in research data.

The life cycles of research and research data

Research data may be perceived in relation to the research for which it serves as the raw material. As research progresses, raw data is often modified to select data sets, which may have gone through various processes. In the context of research data management, the life cycle of both the research and the research data are common concepts. Research life cycle is often divided into three phases: before, during and after the research. The life cycle of research data typically extends beyond the life cycle of research when the data may be reutilized.

In the workshop, we identified measures and know-how related to research data particularly during the research, such as analysing and documenting data, programming and database skills, handling sensitive data and safe data sharing with research partners. The work, however, starts even before the research when data collection and managing data are planned. After the research, the data calls for some actions as well: something will be stored, something destroyed, and some data may be opened or published. Ideally, the data can be reused as raw data for new research. In this case, the life cycle of the data concretizes, in a nice way, the continuum model used in records management.

In addition to technical know-how, data handling requires skills and knowledge of a more general kind, for example, understanding the terminology or finding solutions best suited for one’s needs. However, the basic skills of the researcher, namely fundamental knowledge and understanding of the subject matter, research ethics and its practices, are the basis of everything.

More skills and support – yes, please!

Improving the one-stop-shop for data management support services at UEF is one of the cornerstones of the development project: researchers will be able to access extensive support and information through the datasupport@ service channel produced by different professionals coming together from different fields of expertise. Researchers were able to pitch their ideas and make wishes for the kinds of services the one-stop-shop for data management support should offer and what type of support would have helped them during past problems and lack of skills. Portion of the hopes matched services that had already been implemented but that the researchers were not familiar with yet. As an example of existing services, support for writing a research data management plan (DMP) is already in place in the form of a DMP commenting service and various trainings, including targeted training for specific funding instruments.

Advice, guidance, and training are also needed for storing data during and after research, anonymization of data, research data bases, and using data in a collaborative project between two different universities. Researchers also called for well-planned solutions and procedures for data management, including shared understanding and skills at least within individual research projects as a minimum level.

Managing the big picture should not be left on the shoulders of one person. The importance of experts specific to datatypes and disciplines along with support personnel embedded in faculties was recognized in supplementing general research data management support services. One must bear in mind the concrete levels of data management responsibilities though: support measures focus on guidance, training and advice, while they cannot meet the actual management of research data which remains the responsibility of researchers.

From collegial support to datasupport

Collegial support is valuable not only in matters of data management but more generally in the everyday work of a researcher. Although unofficial, often random conversations with colleagues are important channels of information sharing, there is a recognized need for more organized collegial support. Trainings, webinars and learning communities were mentioned during the workshop as good means of sharing and receiving information. Faculties and departments could also have embedded discipline-specific data management mentors, to make peer support more systematically available.

What would, then, motivate researchers to offer their know-how to others? Incentives may be needed for willingness to mentor others, and this is also recognized more widely in relation to many practical measures in open science. The possibility to record attendance on data management training sessions to work reports was mentioned as one suggestion. Overall, research data management skills should be made more visible in meriting researchers. This would give a much-needed lift to developing skills and add investment by faculties on managing research data.

The importance of planning ahead was raised several times during the conversation and hence it can be summarized here as a kind of general guideline and a take-home message from our workshop. There were practical examples from research projects, where research data management practices should be documented well and thoroughly to make sure that they will be available to new researchers entering the project. Although this may sound self-evident, such ideals do not necessarily actualize during everyday research. Data management planning should find its rightful place as an undisputable part of a research proposal. Moreover, it is one of the many avenues, where collegial support of the departments can complement general data support services, making best use of everyone’s expertise most efficiently.

Manna Satama, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Niina Nurmi, datanhallinnan projektisuunnittelija | Data management project planner
Tutkimuksen tuki | Research support
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Share