information retrieval guides Archives

2023-09-112023-09-08

Tervetuloa tiedonhaun pariin, uudet ja konkarit! | Welcome to information retrieval, both newcomers and old hands!

(Please, scroll down to read in English.)

Olitpa sitten uusi tulokas, vakiintunut kulkija tai vanha konkari, on tavallista, että etsit oppikirjoja, artikkeleita ja muita julkaisuja juuri silloin, kun se itsellesi sopii ja tiedolle on jokin tarve. Usein jo opintojen alussa on osattava erottaa luotettava tieteellinen tieto ja julkaisutapa populaarikulttuurin kerronnasta. Tätä varten tarvitset tiedonhakutaitoja!

Tiedonhakijan oppaassa on paljon sisältöä — miten opasta kannattaa lukea?

Tiedonhakijan oppaassa on runsaasti tiedonhakutaitoja tukevaa materiaalia tiedonhaun aihepiireistä. Laajan tietopaketin hyödyntäminen voi kuitenkin tuntua uuvuttavalta, etenkin jos tarvitset tietoa ja osaamista nopeasti.

Tiedonhakijan opasta ei onneksi ole pakko lukea alusta loppuun saakka. Jos tarvitset tietoa jostain tietystä aihepiiristä tai haluat vain kerrata tiedonhaun perustaitoja, siirry suoraan hyödylliseen sisältöön oikean yläkulman valikosta tai juttelemalla Uffe-chattibotin kanssa.

Kuvankaappaus Tiedonhakijan oppaan menuvalikosta. — Tiedonhakijan oppaan sisältö avautuu oikean yläkulman valikosta. Isompia kokonaisuuksia ovat Johdanto, Tiedonlähteet ja arviointi, Hakuaihe ja asiasanat, Hakutekniikka ja hakutavat, Lähteiden ja kirjallisuuden käyttö, Hakuesimerkkejä ja Kirjastosanasto. Esimerkiksi tiedonlähteet ja arviointi -kokonaisuus pitää sisällään kuusi osiota: Mikä on tieteellinen julkaisu?, Open access eli avoin julkaiseminen, Tieteelliset julkaisut eri aloilla, Hakukoneita ja tietokantoja, Julkaisun luotettavuuden ja tieteellisen tason arviointi sekä Tutkimusaineistonhallinta.

Oppaasta ei opiskella ihan kaikkea myöskään kirjaston tieteenalakohtaisilla opintojaksoilla, vaan kukin opettaja poimii oppaasta käyttöönsä opintojaksolle sopivat aiheet ja sisällöt. Keräsimme alle vinkkejä kolmelta kirjaston tiedonhaun opettajalta siitä, miten Tiedonhaun oppaan sisällöt ovat mukana heidän opintojaksoillaan. Ehkä keksit samalla, miten voisit soveltaa oppaan sisältöjä omiin tiedonhakuihisi ja löydät yleisimpiin tiedonhaun tarpeisiin parhaiten sopivat linkkivinkit.

Jussin opintojaksoilla Tiedonhakijan oppaan avulla opitaan tiedonhaun perusteet

Tiedonhakijan oppaaseen kannattaa tutustua jo opintojen alussa: pakollisten tenttikirjojen ja oppimateriaalien lisäksi on hyvä etsiä tietoa juuri itseä kiehtovista asioista ja kysymyksistä, joiden pohjalta voi myöhemmin edetä kandin- ja maisterintutkielmaan. Itse tiedonhaun opintojakso tukeekin jo kandiseminaaria, jossa harjoitellaan tieteellisen tutkielman kirjoittamista omasta aiheesta.

Teologian ja suomen kielen tiedonhaun opintojaksoni koostuvat lähiopetuksesta sekä itsenäisestä tutustumisesta Tiedonhakijan oppaan sisältämään materiaaliin, jonka jälkeen opiskelija tekee oppimistehtävän omasta aiheesta. Oppimistehtävään kuuluu hakusuunnitelman tekeminen, sen toteuttaminen ja arviointi.

Tiedonhakijan opas sopii hyvin oppimateriaaliksi tiedonhaun perusteiden omaksumiseen yleisellä tasolla:

Jotta käsiteltävästä ilmiöstä löytäisi aiempaa tutkimusta, on saatava selville, millä käsitteillä ilmiötä on nimetty ja kuvattu. Tieteenalan terminologian tuntemus auttaa tässä, mutta sen lisäksi on tärkeä oppia käyttämään asiasanastoja, kuten YSOa, joka auttaa ideoimaan aihepiiriä kartoittavia hakusanoja sekä suomeksi että englanniksi.
Tiedonhakijan opas: Aiheesta hakukysymykseksi
Tiedonhakijan opas: Asiasanat ja asiasanastot

Hakusanoja yhdistellessä voi hyödyntää Tiedonhakijan oppaan ohjeita katkaisumerkkien, operaattorien, lainausmerkkien ja sulkujen käytöstä.
Tiedonhakijan opas: Fraasihaku, sanankatkaisu ja korvausmerkit

Opas auttaa myös tieteellisten julkaisujen tunnistamisessa. Jos vaikkapa arvostettu teologian tutkija on kirjoittanut Vuorisaarna-aiheesta, on tärkeä ottaa huomioon, onko kyseessä hartauskirjoitus tai saarna, aikakauslehteen annettu haastattelu, yleistajuinen raamatunselitysteos vai vertaisarvioidussa tieteellisessä lehdessä julkaistu artikkeli.
Tiedonhakijan opas: Mikä on tieteellinen julkaisu?
Tiedonhakijan opas: Tieteelliset julkaisut eri aloilla

Tiedonhaun opintojakson aikana harjaannutaan myös kartoittamaan sekä kotimaista että kansainvälistä tutkimusta eri tietokantoja apuna käyttäen. Alakohtaisia tiedonlähteitä ja tieteenalan erityispiirteitä käyn läpi tiedonhaun harjoituksissa sekä Moodleen sijoittamissani oppimateriaaleissa. Alakohtaisia hakuesimerkkejä sisältyy tosin Tiedonhakijan oppaaseenkin, ja lisää on tulossa.
Tiedonhakijan opas: Hakuesimerkkejä

Myös julkaisun viitetietojen tunnistaminen ja oikeanlainen viittaaminen lähteeseen on tärkeä oppia hallitsemaan. Näiden taitojen varassa edetään sitten maisterivaiheeseen ja graduun, ja niistä tulee olemaan hyötyä myös myöhemmin työelämässä – ja Tiedonhakijan opashan on vapaasti luettavissa myös valmistumisen jälkeen.

Marikan opintojaksoilla Tiedonhakijan oppaasta korostuvat hakusanat ja hakutekniikka

Lähes kaikessa antamassani opetuksessa ja ohjauksessa korostuu tiedonhakijan tarve löytää omaa hakuaihetta parhaiten kuvaavat hakusanat, sopivin hakulause sekä oikea paikka etsiä tietoa (usein jokin kansainvälinen tietokanta).

Osa kursseistani toteutetaan ”flipattuna” eli käänteisen opetuksen periaatteiden mukaisesti. Tällöin ennen kutakin harjoituskertaa tulee opiskelijan ottaa haltuun muun muassa seuraavia aihepiirejä Tiedonhakijan oppaasta: tieteellinen julkaiseminen, hakusanat ja hakutekniikka. Opintojakson jälkeen opiskelijan tulisi olla kokonaiskuva oppaan sisällöstä sekä taito käyttää opasta kurssin jälkeen.

Tiedonhakijan oppaan sisällöstä korostuvat logopedian sekä maantieteen ja ympäristöpolitiikan tiedonhaun opetuksessa erityisesti hakusanoihin ja hakutekniikkaan liittyvä sisältö. Koska opiskelija on ottanut haltuun ennakkotehtävissä Tiedonhakijan oppaan avulla yleisellä tasolla tiedonhakuun liittyviä asioita, jää opetuksessa enemmän tilaa alakohtaisen tietämyksen kartuttamiselle ja soveltamiselle.
Tiedonhakijan opas: Miten löydän toimivat hakusanat?
Tiedonhakijan opas: Hakusanojen yhdistäminen hakulauseeksi
Tiedonhakijan opas: Hakukentät

Mistä keksiä ja löytää hakusanoja? -aihe on yksi Marikan mainitsemista tiedonhaun opetuksen ja ohjauksen teemoista.

Alakohtaisten tiedonhaun taitojen opettelu tapahtuu erityisesti Moodle-ympäristön tehtävien avulla, mutta myös hyödyntäen kirjaston avoimia oppimateriaaleja (erityisesti Research information retrieval and management –kurssimateriaali) sekä muita kirjaston oppaita. Moodlen tehtävissä tiedonhaussa keskitytään erityisesti alakohtaisen tietämyksen kasvattamiseen hyödyntämällä opiskelijalla jo olevaa tietämystä omasta alastaan.

Jaakon opintojaksolla Tiedonhakijan opas auttaa maisterivaiheen opiskelijoita kertaamaan ja syventämään tiedonhakutaitoja

Tiedonhakijan opas on otettu käyttöön myös Tutkielmantekijän informaatiotaidot -opintojaksolla. Opintojakso on tarkoitettu niille maisterivaiheen opiskelijoille, jotka haluavat syventää mutta toisaalta myös kerrata tutkielman tekemisessä vaadittuja taitoja.

Opintojaksolla käydään läpi esimerkiksi eri julkaisutyyppien tunnistamista, tiedonhakua, viitteidenhallintaa, lähteiden luotettavuuden arviointia, tutkimusaineistonhallintaa, julkaisun kuvailua sekä perehdytään avoimen tieteen perusteisiin. Opintojakson oppimateriaalina käytettävä Tiedonhakijan opas toimii hyvin yleisenä oppimateriaalina kurssin sisältöihin ja keskeiset aihepiirit löytyvät oppaasta.
Tiedonhakijan opas: Julkaisun luotettavuuden ja tieteellisen tason arviointi
Tiedonhakijan opas: Open access eli avoin julkaiseminen
Tiedonhakijan opas: Tutkimusaineistonhallinta
Tiedonhakijan opas: Lähteiden ja kirjallisuuden käyttö

Tutkielmantekijän informaatiotaidot -opintojakson sisältöjä ei ole sidottu mihinkään tiettyyn oppiaineeseen, vaan kurssille voivat tulla kaikki tieteenalasta riippumatta. Opintojakso on myös pääsääntöisesti itsenäisesti suoritettava, joten oppimateriaalin tulisi soveltua myös tähän tarkoitukseen. Oppimateriaalille tämä on haaste. Opittuja taitoja voidaan kuitenkin syventää opintojakson tehtävissä ja tehtävien yhteydessä annetussa palautteessa. Opiskelijat voivat esimerkiksi opiskella keskeiset sisällöt oppaasta ennakkotehtäviä varten ja muokata vastauksiaan opettajien antaman palautteen perusteella. Tarpeen mukaan asioita syvennetään myös lisämateriaaleilla.

Jussi ja Jaakko mainitsivat hakuesimerkit. Hakuesimerkeissä on mukana erilaisia tietokantoja, tiedonhaun aiheita ja hakulauseita.

Tieteenalakohtaisuutta on otettu Tiedonhakijan oppaassa huomioon etenkin eri tietokantojen ja niissä tehtyjen hakuesimerkkien kohdalla. Hakuesimerkit laadittiin oppaassa kuitenkin siten, että esimerkkejä voisi soveltaa mahdollisimman monella alalla. Perusteiden ja yleisen tiedon löytyminen oppaasta on tärkeää etenkin, jos opiskelija on vaikkapa palannut opintojen pariin pidemmän tauon jälkeen. Opas on myös avoin kaikille sitä tarvitseville, eikä sitä ole sisällytetty esimerkiksi johonkin suljettuun oppimisympäristöön. Tiedonhakijan oppaaseen voi palata aina halutessaan myös opintojen jo päätyttyä.

Mitä Tiedonhakijan oppaan käytöstä on hyvä muistaa?

Pääset Tiedonhakijan oppaan avulla itsenäisessä tiedonhaussa mukavasti alkuun tieteenalastasi tai osaamisestasi riippumatta. Oppaassa käydään läpi tiedonhakua perusteista alkaen, joten et tarvitse aiempaa osaamista tiedonhausta. Opas sopii usein monitieteisen tiedonhaun tueksi, ja voit käyttää opasta myös opintojakson jälkeen.

Jussin, Marikan ja Jaakon Tiedonhakijan oppaaseen liittyvien vinkkien ja linkkien avulla pääset nopeasti tavallisimpien tiedonhakutaitojen pariin. Tiedonhaun opintojaksoilla keskitytään näiden perustaitojen lisäksi tarkemman alakohtaisen osaamisen kartuttamiseen sekä omien tiedonhakutarpeiden syventämiseen yhdessä muiden kanssa, opettajan antaman opetuksen, oppimistehtävien ja palautteen avulla.

Lue lisää:
Kysyvä ei tieltä eksy – Tiedonhakijan opas auttaa
Tiedonhakijan opas -oppimateriaalin kehittäminen

…

Whether you are a novice, an experienced hand, or a proven expert, it is normal for you to look for textbooks, articles, and other publications at a suitable time whenever you need information. Already at the beginning of studies it is often important to distinguish reliable scientific information and its publication methods from popular culture narratives. This is where information retrieval skills come in handy!

The Guide to Information Retrieval has plenty of content — how should I read the guide?

The Guide to Information Retrieval contains a wealth of material to support your information retrieval skills. However, using an extensive information pack may seem exhausting, especially if your need for knowledge and skills is urgent.

Fortunately, there is no need to read the Guide to Information Retrieval from beginning to end. If you need information about a particular subject, or if you merely wish to review the basic skills of seeking information, you can go directly to the useful content from the menu in the top right corner or with the help of Library Bot Uffe.

A screenshot from the menu of the Guide to Information Retrieval web-page. — The contents of the Guide to Information Retrieval will open from the menu in the upper right corner. The guide is divided into parts: Introduction, Information Sources and Evaluation, Search Terms and Index Terms, Search Technique and Methods, Using Sources and Literature, Search Examples and Library Terminology. For example, the Search Technique and Methods part has six sections: Phrase Search, Truncation, and Wildcards, Combining Search Terms into a Search Query, Search Fields, Search Methods, and Was the Information Retrieval Successful?

Not everything in the guide is studied in the library’s discipline-specific courses. Instead, each teacher selects the topics and content that are appropriate for the course. Below you can read on tips from three teachers of information retrieval at the library on how the content of the Guide to Information Retrieval is present in their courses. Perhaps you will also figure out how to apply the content of the guide to your own searches along with useful links that best correspond to your information retrieval needs.

In Jussi’s courses, the Guide to Information Retrieval helps students learn the foundations of information seeking

Students would do well to acquaint themselves with the Guide to Information Retrieval right at the beginning of their studies: in addition to mandatory textbooks and study materials, it is recommendable for the students to seek information specifically on matters and questions that they find to be of special interest, from which they can later proceed to write a bachelor’s or master’s thesis about. The information retrieval course itself supports the bachelor’s seminar, which involves practising the writing of a scientific study on the student’s own topic.

My courses on information retrieval in theology and the Finnish language involve both classroom study and independent learning about the material contained in the Guide to Information Retrieval, after which the student completes an assignment about their own topic. The assignment includes drawing up an application plan, its implementation, and evaluation.

Jussi mentions it is important to do referencing correctly. How do I cite Properly? is one part of the Guide to Information Retrieval.

The Guide to Information Retrieval is suitable material for absorbing the basics of information retrieval on a general level:

To find prior research on the phenomenon in question, it is necessary to learn what concepts have been used to name and describe the phenomenon. Familiarity with the terminology of the specific field helps, but it is also important to learn how to use glossaries, such as YSO, which make it easier to come up with search words that map out the topic both in Finnish and English.
Guide to Information Retrieval: From a Topic into a Search Query
Guide to Information Retrieval: Index Terms and Glossaries

When combining search words, you can make use of the Guide to Information Retrieval’s lessons on wild cards, operators, quotation marks, and brackets.
Guide to Information Retrieval: Phrase Search, Truncation, and Wildcards

The guide also helps in the identification of scientific publications. If, for example, a respected researcher of theology has written on the topic of the Sermon on the Mount, it is important to consider if it is a devotional text or sermon, a magazine interview, an easily comprehended of biblical exegesis, or an article published in a peer-reviewed scientific journal.
Guide to Information Retrieval: What is a Scientific Publication?
Guide to Information Retrieval: Scientific Publications in Different Fields

The information retrieval course also hones students’ skills in surveying both domestic and international research while making use of different databases. I go through currently relevant information resources as well as the special features of my field through the material I have constructed in Moodle. Discipline-specific examples can also be found in the Guide to Information Retrieval, and there are more to come.
Guide to Information Retrieval: Search Examples

It is also important to learn how to identify the publication’s reference information and how to cite a source correctly. Mastery of these skills makes it possible to proceed to the master’s degree phase and the master’s thesis itself, and the skills will continue to be useful later in the working life. The Guide to Information Retrieval too will be freely available after graduation.

Marika’s course emphasises the search terms and search technique sections of the guide

The information seeker’s need to find the search terms that best describe their search topic, the most suitable search query, and the right place to search for information (often an international database) is emphasized in almost all the teaching and guidance I give.

Some of my courses follow the principles of flipped learning. What this means is that before each lesson, the student should get accustomed with, i.e., the following topics in the Guide to Information Retrieval: scientific publishing, search terms, and search techniques. After the course, the student should have an overview of the content of the guide and be able to use it after the course.

Regarding information retrieval teaching on the fields of logopaedics, geography and environmental policy, the content of the guide related to search terms and technique is emphasised. As the student has in the advance assignments acquired a general knowledge of information retrieval through the Guide to Information Retrieval, more room is left in the teaching for the accumulation and application of discipline-specific knowledge.
Guide to Information Retrieval: How Can I Find Useful Search Terms?
Guide to Information Retrieval: Combining Search Terms into a Search Query
Guide to Information Retrieval: Search Fields

The teaching of discipline-specific information retrieval skills will be carried out in particular through Moodle assignments, but also by using the library’s open study materials (in particular the Research information retrieval and management course material) and other guides of the library. The Moodle assignments on information retrieval primarily focus on increasing the students’ discipline-specific knowledge by utilising their existing knowledge of their field.

In Jaakko’s course, the Guide to Information Retrieval helps students in their master’s degree phase to review and deepen their information retrieval skills

The Guide to Information Retrieval has also been introduced in the course on information skills for thesis writers. The course is aimed at students working on their master’s degree who want to both deepen and revise the skills they need to write a thesis.

The topics of the course include matters such as identifying different types of publications, information retrieval, reference management, evaluating the reliability of sources, management of research material, description of a publication, and learning about the fundamentals of open science. The Guide to Information Retrieval that is used on the course functions well as a general study material for the course content as the key topics can be found in the guide.
Guide to Information Retrieval: Evaluating the Reliability and Scientific Status of a Publication
Guide to Information Retrieval: Open Access Publishing
Guide to Information Retrieval: Managing Research Material
Guide to Information Retrieval: Using Sources and Literature

The content of the course on information skills for thesis writers has not been tied down to any specific subject: the course is open to all, regardless of their scientific field. Completing the course primarily involves independent work, and the study material should also be applicable to this purpose. This poses a challenge for the study material. However, the skills that are learned can be enhanced through course assignments and the resulting feedback. For example, students can study the key content from the guide for the advance assignments and modify their answers according to feedback from the teachers. If necessary, additional material will also be used to expand on the topics.

In Jaakko’s courses students study for example evaluating the reliability and scientific status of a publication.

Discipline-specific content has been considered in the Guide to Information Retrieval in particular with the various databases and related search examples. However, the examples in the guide were drafted so that they may be applied in as many fields as possible. Finding fundamentals and general information in the guide is important especially if a student has, for example, resumed studies after a couple of longer breaks. The guide is also open to all who need it, and it has not been strictly included in closed learning environments, for example. Thus, the Guide to Information Retrieval will remain available even after graduation.

What should be remembered when using the Guide to Information Retrieval?

The Guide to Information Retrieval will give you a good start to independent information retrieval regardless of your branch of science or your skills. The guide examines information retrieval starting from the basics, so you will not need prior skills in information retrieval. The guide can also be used as support for multidisciplinary information retrieval, and you can continue using it after the course.

Jussi, Marika, and Jaakko’s tips and links to the Guide to Information Retrieval will help you to quickly attain the most common information retrieval skills. The information retrieval courses focus on these fundamentals, in addition to amassing more detailed disciplinary-specific skills and the deepening of the student’s own needs for information retrieval together with others, with the help of instructions, assignments, and feedback.

Anni Tarkiainen, tietoasiantuntija | information specialist
Jussi Hyvärinen, tietoasiantuntija | information specialist
Marika Mahlavuori, tietoasiantuntija | information specialist
Jaakko Nyrönen, tietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Thank You Niko Niskanen for helping us with the translation!

2023-05-232023-05-23

Paluu arkeen – Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2022 | Back to Normal – The University of Eastern Finland Library’s Annual Report 2022

(Please, scroll down to read in English.)

Vuosi 2022 muistetaan varmasti pitkään koronatoimien päättymisestä. Yliopistollekin pääsi taas vapaasti. Pohdimme kirjastossa alkuvuodesta, mahtavatko asiakkaat löytää takaisin tiloihimme. Iloksemme saatoimme todeta vastauksen positiiviseksi. Esimerkiksi syyslukukauden alku oli meille yhtä juhlaa, kun saimme tuta uusien opiskelijoiden hämmennyksen ja riemun opiskelun alkamisesta. Nuorten into tarttuu meihinkin, työelämässä kiinni oleviin kirjastolaisiin.

Useimmat aineistojamme käyttävistä asiakkaistamme tekevät työtään etänä, joten kirjaston palveluidenkin pitää olla saavutettavissa verkossa. Sähköisten aineistojen käyttö kasvaa koko ajan. Tukea siihen tarvitaan kuitenkin jatkuvasti. Siksi laadimme uuden tiedonhakijan oppaan sekä otimme käyttöön kaksi uutta palvelujen tukijärjestelmää, Efecten ja chattibotin. Ensin mainittu on kirjaston sisäinen järjestelmä, jolla voimme entistä tehokkaammin kohdentaa sähköisesti tulevat kysymykset oikean asiantuntijan vastattavaksi. Chattibotti Uffe puolestaan auttaa vastaamalla yksinkertaisiin kysymyksiin, monimutkaisemmat ohjautuvat edelleen asiantuntijoillemme.

Näkymä oven läpi Kuopion kampuskirjastoon | A view through a door to the Kuopio Campus Library. — Kuopion kampuskirjasto | Kuopio Campus Library. Kuva | Photo: Raija Törrönen.

Opiskelu ja tutkimus eivät enää katso aikaa ja paikkaa, joten kirjaston tilojenkin on oltava käytettävissä vuorokauden ympäri joka päivä. Niinpä laajensimme tilojen ympärivuorokautista käyttöä myös pyhäpäiviin. Käyttö edellyttää kulkutunnisteen hankkimista sekä sitoutumista käyttösääntöjen noudattamiseen. Menneenä vuonna havaitsimme muutamia käyttöhäiriöitä. Onneksi keskusteluilla ja tiedottamisella tilanteet purkautuivat nopeasti. On kaikkien kannalta parasta, että asiakkaamme antavat toisilleen työrauhan.

Yliopiston kampuskehityshanke käynnistyi viime vuonna. Opiskelun ja tutkimuksen teon muutokset edellyttävät uutta ajattelua myös tilojen käyttöön. Kirjastolle tämä on mahdollisuus. Esimerkiksi painettujen aineistojen vähenemisen myötä kokoelmille varattuja tiloja voidaan muuntaa asiakaskäyttöön. Kirjasto on myös luonteva paikka yliopistolaisten ja kaupunkilaisten yhteisiin tilaisuuksiin. Tämän suuntaisia tilankäytön muutoksia on jo ideoitu, toivottavasti ne tulevaisuudessa myös toteutuvat.

Opetuksen muutokset

Korona-aika joudutti kovasti yliopiston opetuksen monimuotoistumista. Pakkoetäopetus on koronan väistymisen myötä takana, hybridiopetus on tullut tilalle. Kansallinen Digivisio 2030 -hanke lisää opiskelijoiden mahdollisuuksia suorittaa etäkursseja eri yliopistoista. Tämä kaikki edellyttää paljon myös oppimateriaaleilta. Pelkkä painettu aineisto ei riitä, etäopetus ja korkeakoulujen välinen opetus kaipaavat kovasti sähköisiä aineistoja. Kirjastolle tämä on uhka ja mahdollisuus. Sähköiset kurssikirjat ovat jo lyöneet läpi, mutta ne ovat kalliita hankkia. Avoimet oppimateriaalit ovat hyvä ja joustava vaihtoehto, mutta niiden käyttö edellyttää vielä paljon pohtimista ja käytännön toimia ennen kuin ne saadaan laajalti käyttöön.

Kirjasto on saanut ottaa tärkeän askeleen opetuksen suunnittelussa, kun sen edustajat ovat päässeet mukaan tiedekuntien koulutuksen kehittämisen toimikuntiin (KOTO). Näin kirjasto saa tarpeellista tietoa opetussuunnitelmatyöstä ja voi olla mukana tarjoamassa omaa opetustaan mukaan kurssitarjottimiin. Erilaiset opintojaksomme ovat olleet kovin suosittuja ja niitä kaivataan lisää. Erityisesti tiedonhaku, tiedon luotettavuuden arviointi, saalistajajulkaisujen tunnistaminen sekä aineistonhallintasuunnitelman teko olivat aiheita, joista meiltä kaivattiin opastusta opintojen eri vaiheisiin. Kurssitarjontamme onkin laajenemassa edelleen.

Vuonna 2021 päättyneen datatukihankkeen palvelut saatiin vakinaistettua osaksi kirjaston toimintaa vuoden 2022 alussa. Näille palveluille onkin laaja tarve tutkimuksen digitalisoitumisen myötä. Tutkijoiden on saatava tukea datanhallintaan työnsä kaikissa vaiheissa aineistonhallintasuunnitelman laatimisesta datan elinkaaren päättymiseen asti. Kirjastolla on merkittävä rooli tämän kokonaisuuden hahmottamisessa sekä palvelutarjonnan koordinoinnissa. Kirjastossa on laadittu oma sivustonsa tutkimusdataan liittyville kysymyksille, ja se on jo osoittautunut tarpeelliseksi.

Avoin tiede

Kirjaston lokakuussa 2022 järjestämät valtakunnalliset Tiedejulkaisemisen päivät kokosivat korkeakoulujen väkeä pohtimaan avoimien aineistojen tulevaisuutta sekä haasteita. Alati kohoavien tieteellisten julkaisujen lisenssimaksujen rinnalle ovat tulleet korkeat julkaisujen avoimeksi saattamisen kustannukset. Sen lisäksi, että niistä on tullut kiinteä osa kustantajien lisenssimaksuja, yliopistossa maksettiin noin 400 000 euroa näitä niin sanottuja APC-maksuja. Kotimaisten tieteellisten lehtien avoimeksi saattaminen ei vieläkään edennyt, koska sopivaa kustannusmallia ei ole saatu aikaiseksi. Pohdinta jatkuu niiltäkin osin.

Yksi yliopistomme strategisista tavoitteista on olla avoimen tieteen edelläkävijä. Yliopistolle perustettu uusi avoimen tieteen työryhmä pohtii, mitä tämä tarkoittaa sekä tekee esityksiä avoimen tieteen linjaamiseksi sekä edistämiseksi. Sen agendalla ovat niin avoin julkaiseminen, avoin data kuin avoin oppiminenkin. Työryhmä pohtii, miten kansalliset linjaukset ja kansainväliset suositukset saadaan sovitettua toiminnaksi yliopistossamme. Se tekee esityksiä päättäville tahoille eli tutkimuksen johtoryhmälle sekä opetuksen ohjausneuvostolle. Työ on vasta alussa, mutta tahti on kiihtyvä.

Painetut aineistot

Vaikka lähes kaikki uutuushankinta suuntautuu sähköisiin aineistoihin, kirjaston laajat painetun aineiston kokoelmat ovat edelleen hyvin varteenotettava lähdemateriaali monille tutkimusaloille. Voidaankin puhua humanistisesta infrastruktuurista. Etenkin kirjaston vapaakappalekokoelma on vielä osin löytämätön voimavara, siksi sen markkinointiin panostettiin viime vuonna. Kokoelma käsittää lähes kaiken Suomessa painetun aineiston noin neljän vuosikymmenen ajalta. Vapaakappaleiden löytyvyys on parantunut, kun aineistoa on saatu näkyviin kirjaston Primo-hakupalveluun.

Toinen yllätyksiäkin tarjoava vapaakappaleiden osa-alue on Kansalliskirjaston keräämä sähköinen aineisto. Se on vapaasti käytettävissä kirjaston molemmilla kampuksilla olevilla työasemilla.

Kirjaston tehtävänä on pitää osaltaan huolta siitä, että yliopistolaiset menestyvät opinnoissaan, tutkimuksissaan ja muissa töissään. Nykyisin tämä tarkoittaa kirjastolle hyvin moninaisia tehtäviä. Työtehtävien vaativuus on kasvanut, mutta henkilökuntamme on vastannut haasteeseen laajentamalla osaamistaan. Uusissa rekrytoinneissa tohtorikoulutuksen saaneiden henkilöiden osuus on kasvanut. Tämä vahvistaa tutkijoille annettavien palvelujen tarjontaa entisestään. Kirjaston mahdollisuus tukea yliopiston menestystä on hyvissä käsissä.

Näkymä portaikkoon Joensuun kampuskirjastossa | A view to a staircase in the Joensuu Campus Library. — Joensuun kampuskirjasto | Joensuu Campus Library. Kuva | Photo: Varpu Heiskanen.

The year 2022 will certainly be long remembered as the year when the corona measures came to an end, and the university too was once again freely available. At the beginning of the year, we at the library discussed whether customers would find their way back to our premises. We were pleased to confirm that the answer was positive. For example, the beginning of the autumn semester was a throughout celebration for us, as we got to know the confusion and joy of new students about to start their studies. Despite being firmly in working life ourselves, the enthusiasm of young people attached onto us librarians as well.

Most of the customers that use our materials work remotely, so the library services must also be accessible online. The use of electronic materials is growing continuously, and support for this use is also needed. This is why we created the new Guide to Information Retrieval and introduced two new service support systems, Efecte and a chatbot. The former is the library’s internal system, with which we can forward electronic queries efficiently to the right expert. The chatbot Uffe, on the other hand, helps by answering simple questions, although the more complex ones are still directed to our experts.

Studying and research are no longer tied to time and place, so the library facilities must also be available around the clock, every day. Thus, we extended the round-the-clock use of the facilities to public holidays as well. 24/7 use requires the acquisition of a personal access badge and commitment to comply with the terms of use. We noticed a few failures to comply in the past year. Fortunately, the situations quickly unravelled with discussion and proper informing. It is best for everyone that our customers grant each other a peaceful environment.

The university’s campus development project was launched last year. Changes in studying and research also require new ideas for the utilisation of facilities. We view this as an opportunity for the library. For example, with the decrease in printed materials, spaces previously reserved for collections can now be converted for customer use. The library is also a suitable environment for joint events between university students and personnel as well as other city residents. There has already been brainstorming regarding changes towards this direction, and these ideas will hopefully also be implemented in the future.

Changes in teaching

The coronavirus pandemic hastened the diversification of university teaching significantly. Compulsory remote education is behind us as the coronavirus has receded, and hybrid teaching has taken its place. The national Digivisio 2030 programme increases students’ opportunities to take online courses from different universities. All this requires much in terms of educational material. Printed material alone is not enough, as distance education and inter-university teaching are in dire need of electronic materials. For the library, this is both a threat and an opportunity. Electronic course books are already in wide use, but they are expensive to acquire. While open educational resources are a good and flexible option, a great deal of consideration and practical action is needed before they can serve as the main solution.

The library has been able to take an important step in the planning of teaching by having its representatives included in the faculties’ committees for the development of education (KOTO). This way, the library receives necessary information about the curriculum work and can participate by offering its own teaching to the list of courses. Our various courses have been a success and there is a demand for more. We were sought guidance from particularly on the topics of information retrieval, evaluation of the reliability of information, identification of predatory publishing, and the creation of a data management plan. Our list of courses is ever-expanding.

The services that were a part of our data support project, which ended in 2021, were made a permanent part of the library’s operations at the beginning of 2022. The digitalisation of research ensures a widespread need for these services. Researchers must receive support for data management at all stages of their work, from the preparation of a data management plan to the end of the data life cycle. The library plays a significant role in shaping the overall picture and coordinating the range of services. The library has created a specific website for questions related to research data, and it has already seen much use.

Open science

The Research Publishing Days 2022, organised by the library in October, brought together people from higher education institutions to reflect on the future and challenges of open materials. In addition to the ever-increasing licensing fees for research publications, there are now also the high costs of making them open access. These have become an integral part of publishers’ license fees, and the university spent close to 400,000 euros on these so-called APC fees. The process of making domestic scientific journals open access has not yet proceeded, because a suitable cost model has not been found. The reflection continues on those points as well.

One of the strategic goals of our university is to be a forerunner in open science. The new open science working group of the university will consider the topic and further propose actions for the outlining and promotion of open science. Open access publishing, open data, and open learning are all included in its agenda. The working group will consider how national policies and international recommendations are to be adapted into actions at our university. It will make proposals to the decision-making bodies, i.e., the research management team and the Council for Teaching and Guidance. The work is just beginning, but the pace is accelerating.

Printed materials

While almost all new material acquisitions are electronic in nature, the library’s extensive collections of printed material remain noteworthy information resources for many fields of research. It is suitable to talk about humanistic infrastructure. The library’s legal deposit collection, in particular, remains underutilised as a resource, which is why we invested in its marketing last year. The collection comprises almost all material printed in Finland over a period of about four decades. The findability of legal deposit copies has improved as the material has been made available in the Library’s UEF Primo search service.

Another, sometimes surprising area of the legal deposit activity consists of the electronic materials collected by the National Library of Finland. The collection is freely available on the legal deposit workstations on both campuses of the library.

The library’s task is to ensure that university students as well as staff members succeed in their studies, research, and other work. Today, this comes with a wide range of tasks for the library. The requirements for the tasks’ completion have increased, but our staff has responded to the challenge by developing their expertise. In new recruitments, the number of applicants with doctoral training has increased. This will further improve the services provided to researchers. The library’s opportunity to support the success of the university is in good hands.

Ari Muhonen
Kirjaston johtaja | Library Director

***

Tilastot 2022 | Statistics 2022
Katso myös Tilastopalikat syöksykierteessä | See also Statistical blocks in a tailspin

Henkilökunta 2022 | Library staff 2022

Kirjaston henkilökunnan julkaisut 2022 | Library staff’s publications 2022

Kirjaston henkilökunnan luennot, esitelmät, konferenssiosallistumiset ja asiantuntijatehtävät 2022 | Library staff’s lectures, presentations, conference participation and expert activities in 2022

2023-04-142023-04-14

Kysyvä ei tieltä eksy – Tiedonhakijan opas auttaa | There is no shame in asking – Information Retrieval Guide assists

(Please, scroll down to read in English.)

Tietoa hankitaan ja saadaan monin tavoin. Yksi, ehkäpä tärkein niistä, on kysyminen. Tuskin lapsi on oppinut puhumaan, kun hän jo alkaa kysellä. Puhutaan jopa kyselyiästä, jolloin lapsi tiedonjanossaan hukuttaa vanhempansa kysymyksiin. Äitini muistaa minun kyselyikäni, kun pommitin häntä mitä moninaisimmilla kysymyksillä: ”Mistä sade tulee? Miten radio toimii? Miksi on hyttysiä?” Lopulta äiti tuskastui ja puuskahti, ettei osaa vastata kaikkiin kysymyksiini. Silloin kysyin järkyttyneenä: ”Äiti – etkö sinä olekaan viisas?” ”Ethän sinäkään ole, kun joudut kysymään”, äiti vastasi. ”Niin, mutta minä en olekaan vielä kysynyt kaikkea”, sanoin.

Lapsi pitelee kiikaria ja kyselee kysymyksiä / A child holds binoculars and asks questions. — Kuva/Image: Gerd Altmann / Pixabay

Jos haku ei tuota tuloksia, onko totta että tutkimusta ei ole?

Halu tietää on johdattanut minut lopulta tietoasiantuntijaksi. En edelleenkään tiedä kaikkea, koska en ole kysynyt kaikkea. Mutta olen oppinut hakemaan tietoa ja opastamaan muita siihen. Tätä olen tehnyt jo 15 vuotta, kohdannut erilaisia tiedontarvitsijoita esitelmää tekevästä koululaisesta väitöskirjaansa laativaan tohtorikokelaaseen. Yhteydenottoja opiskelijoilta on tullut erityisesti silloin, kun pro gradu -työhön ei tunnu löytyvän mitään oman tutkielman kannalta merkittävää tutkimusta. Onko silloin johtopäätös, että tutkimusta ei ole? Monesti hakusanoja ja niiden yhdistelmiä hieman muuttamalla sitä onkin alkanut löytyä. Useimmiten siis kyse ei ole siitä, ettei tietoa eli vastauksia kysymyksiin olisi. On vain opittava kysymään oikeita kysymyksiä.

Viime aikoina on saanut paljon huomiota ChatGPT-keinoälysovellus. Sille voi esittää kysymyksiä mistä tahansa aiheesta, ja se vastaa niihin sujuvalla suomen tai englannin kielellä. Eri asia on, mitä se löytää – tästä on hiljan ilmestynyt kollegoideni Maaritin ja Kirsin oivallinen blogaus. Mutta kun esitämme kysymyksen UEF-Primolle, Scopukselle tai Web of Sciencelle, voi kysymys yllättäen jäädäkin vaille vastausta. Tämä johtuu siitä, että vaikka tietäisi tarkalleen, mitä haluaa kysyä, pitäisi myös tietää, miten kysyä. Kysymys on muotoiltava järjestelmän omalle kielelle, joka voi ensin näyttää konstikkaammalta kuin luonnollinen kieli. Sen etuja ovat kuitenkin täsmällisyys, yksiselitteisyys ja aukoton loogisuus.

Yliopiston kirjasto tarjoaa käyttäjälleen yllin kyllin tutkittua ja tieteellisissä julkaisuissa julkaistua tietoa. On vain tiedettävä, mitä etsii ja mistä. Tähän tarpeeseen UEFin kirjasto on julkaissut Tiedonhakijan oppaan, jossa pääpaino on julkaistun tieteellisen tiedon hakemisessa. Paitsi oppaana, sitä voi käyttää myös tiedonhaun opetuksen oppimateriaalina. Sitä voi hyödyntää niin tutkielmaan tai esseeseen taustakirjallisuutta etsittäessä kuin satunnaisempaan tiedontarpeeseen liittyvissä hauissa. Oppaan syntyprosessista voit lukea tarkemmin aiemmin ilmestyneestä blogipostauksesta.

Opasta voi lukea läpi systemaattisesti alusta loppuun, osio osiolta. Tämä sopii asian perusteelliseen opiskeluun, mutta ison kokonaisuuden läpikäyminen vie aikaa ja vaatii sulattelua. Akuutimpaan tarpeeseen sopiva tapa onkin lähestyä oppaan käsittelemiä asioita kysymysten kautta. Uffe-chattibotti vastaa nimittäin myös tiedonhakua koskeviin kysymyksiin. Siltä kannattaa hakea neuvoa, jos haluaa päästä alkuun tiedonhankinnassa.

Miten pääsen alkuun

Alku aina hankalaa. Päähän ja paperilla on hahmottunut kurssityön, esseen tai tutkielman aihe ja sitä tarkentavia näkökulmia, mutta mistä päästä itse tutkimukseen käsiksi? Miten löytää julkaistua tieteellistä tietoa omasta aiheesta? Annetaan Uffen vastata.

Kysymys: Miten teen tiedonhaun, miten aloitan?

Vastaus: Voit aloittaa tiedonhaun valitsemalla sopivan hakukoneen tai tietokannan. Mieti aiheeseesi liittyviä hakusanoja ja muodosta niistä hakulauseita. Arvioi saamiasi hakutuloksia ja muuta hakua tarpeen mukaan!

Pääset alkuun tiedonhaussa esimerkiksi tutustumalla UEF-Primoon ja oppaisiimme. UEF-Primo on kirjaston oma hakupalvelu, josta löytyvät kaikki kirjaston hankkimat aineistot, sekä painetut että verkossa olevat, näppärästi yhdestä paikasta.

Tämä oli Uffen ytimekäs vastaus. Ensin kannattaa siis tutustua Primoon ja sen ominaisuuksiin. Se on helppokäyttöinen, kunhan on tarkkana, mihin hakunsa kohdistaa. Jos valitsee hakukohteeksi oman kirjaston kokoelmat, Primo antaa aiheen mukaisen listauksen kirjaston kokoelmissa olevista kirjoista ja e-kirjoista, mutta ei yksittäisistä lehtiartikkeleista. Siinä pitää vaihtaa hakukohteeksi kansainväliset artikkelit. (Kotimaisia artikkeleita voi etsiä finna.fi-palvelun artikkelihausta.)

Uffe neuvoo myös tien kirjaston oppaisiin, joista Tiedonhakijan opas vastaa samaan kysymykseen laajemmin kertoen, mistä on kyse tiedonhaun prosessissa ja miten tiedonhakua on hyvä lähteä suunnittelemaan. Tässä auttaa oppaasta löytyvä ympyräkaavio tiedonhaun prosessista, josta voit myös nähdä, missä kohden milloinkin olet menossa. Se puhuu tiedonhausta polkuna, jonka päämäärä on tarvittavan tiedon löytäminen.

Tiedontarpeesta riippuen kannattaa valita kulloiseenkin tilanteeseen kätevimmin sopiva hakutapa. Mutta millaisia vaihtoehtoja siinä on? Kysytään taas Uffelta.

Kysymys: Millaisia hakutapoja on olemassa?

Ja Uffe vastaa:

Tiedonhakuja voi lähestyä eri tavoin ja siksi hakutapojakin on monenlaisia. Hakutapoja ovat esimerkiksi pikahaku, suppeasta laajempaan -haku, jäljityshaku ja systemaattinen haku. Tiedonhakijan oppaasta taas saat tarkempia ohjeita ja esimerkkejä.

Tiedonhakijan oppaasta löytyykin osio Hakutekniikka ja hakutavat , josta voi tarkentaa osioon Hakutavat. Sieltä löydät esimerkkejä selailevasta ja helmenkasvatushausta systemaattiseen tiedonhakuun.

Ja miten niitä hakulauseita rakennetaan…

Google-hakuun tottuneelle tietokantahaku voi vaikuttaa ensin hankalalta. Googleen voi syöttää kysymyksiä luonnollisella kielellä, esimerkiksi: ”Mitkä asiat vaikuttavat vastavalmistuneiden insinöörien työviihtyvyyteen”. Google löytää useampiakin osumia, mutta UEF-Primossa vastaava haku tuottaa nollatuloksen. Google myös ehdottelee, ajattelee tiedonhakijan puolesta ja järjestelee tuloksia aiempien hakujen mukaan. Kuitenkin Primo ja muut tietokannat antavat useimmiten täsmällisemmän ja paremmin analysoitavissa olevan hakutuloksen, kunhan hakulause on laadittu oikein periaattein. Mutta miten se tehdään? Kysytäänpä taas Uffelta.

Kysymys: Miten löydän toimivat hakusanat, miten teen hakulauseen?

Vastaus: Hakusanoja on mahdollista määritellä eri tavoilla. Voit käyttää omia sanoja (vapaat hakusanat), tietokannan käyttämiä asiasanoja tai niiden yhdistelmiä. Käytä hakusanoina yksittäisiä sanoja, synonyymeja tai sanaliittoja (fraaseja). Älä käytä kokonaisia luonnollisen kielen lauseita!

Hakulause sisältää hakusanat ja mahdolliset operaattorit. Joskus tiedonhakuun riittää lyhyt, täsmällinen hakusana ja toisinaan on tarpeen kirjoittaa pidempi hakulause. Kun hakulauseesi alkaa muotoutua, voit kokeilla erilaisia hakutapoja ja arvioida tiedonhaun onnistumista.

Eli hakusanat voivat siis olla vapaita hakusanoja eli mitä tahansa mieleen tulevia ja tarkoitukseen soveltuvia, tai sitten asiasanoja. Mutta mikä on asiasana? Tiedonhakijan oppaasta löytyvä sanasto-osio vastaa: ”Asiasanastoon eli tesaurukseen kuuluva sana tai fraasi, jota käytetään aineistojen sisällönkuvailussa ja tiedonhaussa. Yksi asiasana vastaa aina yhtä käsitettä.” Asiasanoja voi siis poimia asiasanastoista.

Kun sopivat hakusanat ovat löytyneet, niitä voi yhdistellä hakulauseiksi, jotka, kuten aiemmin todettu, eivät ole niitä luonnollisen kielen lauseita. Ei siis ”miten verotus vaikuttaa talouskasvuun?” eikä edes ”verotuksen vaikutus talouskasvuun”, vaan: verotus AND talouskasvu. Mutta miksi pitää olla tuo AND, eikö ”verotus ja talouskasvu” olisi parempi? Tästä kertoo enemmän osio Hakusanojen yhdistäminen hakulauseeksi .

Tuloksen arviointi

Kun hakuja on tehty, päästään tarkastelemaan, mitä kaikenlaista haaviin on tarttunut. Google-haun tuloslistasta voi löytyä vaikkapa kirjoja, artikkeleita, kotisivuja, opinnäytetöitä ja erilaisten instituutioiden julkaisuja, eli vain osa on tutkittua tietoa. UEF-Primon kirjahaussakin mukaan voi osua varsinaisen tutkimuskirjallisuuden ohella myös kaunokirjallisuutta, pamfletteja ja muita ei-tieteellisiä julkaisuja. Tulosjoukkoa on siis syytä arvioida siitä näkökulmasta, mitkä löytyneistä julkaisuista ovat tieteellisesti luotettavia.

Siitä päästäänkin seuraavaan kysymykseen.

Kysymys: Mistä tiedän, onko julkaisija tai julkaisu luotettava?

Vastaus: Tiedonhaun pikaoppaasta saat nopean ensiavun julkaisun tieteellisyyden arviointiin. Tiedonhakijan oppaan kanssa perehdyt aiheeseen tarkemmin verkkolähteiden, lehtien ja kirjojen luotettavuuden osalta.

Tiedonhakijan oppaasta löytyy siis neuvoja tähänkin. Osio Julkaisun luotettavuuden ja tieteellisen tason arviointi kertoo, miten arvioida julkaisua tekijöiden, kustantajan ja julkaisutyypin perusteella sekä myös kertoo, mihin viittaa mystinen merkintä ”vertaisarvioitu” .

Antoisia hetkiä tiedonhaun ja Tiedonhakijan oppaan parissa!

Matemaatikko George Boolen muotokuva / Mathematician George Boole's portrait. — Hakusanoja yhdistellään George Boolen (1815-1864) kehittämän logiikan avulla. | You can combine search terms using the logic developed by George Boole (1815-1864). Kuva/picture: Wikimedia Commons

There are several ways to both access and receive information. Perhaps the most central thing to do is to ask questions. Children have barely learnt to talk when they begin to ask questions. The time period when children, hungry for information, flood their parents with questions is referred to as the inquisitive age. My own mother recalls my inquisitive age, when I used to bombard her with a myriad of questions: “Where does rain come from? How does the radio operate? Why are there mosquitoes?” Eventually, mom snapped at me that she does not know how to answer all my questions, and I was taken aback: “Mum – are you not as wise as I thought?” “Well neither are you, since you need to ask,” mom retorted. “True, but I’m not done asking questions yet,” I said.

If a search query provides no results, does it indicate that no research exists?

Eventually, the urge to gather information led me to become an information specialist. Still, I do not know everything, since I have not asked questions about everything. However, what I have learnt is how to search for information, as well as, to guide others to do so. During the fifteen years I have been doing this, I have come across countless information seekers, ranging from students arranging school presentations to doctorate candidates preparing their doctoral dissertations. Students have contacted me particularly often when they have issues with finding relevant research for their master’s thesis. In that type of situation, should we settle with a conclusion that no such research exists? Nevertheless, this is not the case, as by tweaking the search terms and their combinations the information has often been found. Therefore, lack of information is usually not the issue. We just need to learn to ask the right questions.

The AI chatbot ChatGPT has received a great deal of attention lately. It can be proposed questions about any conceivable topic, and it will answer in fluent Finnish or English. However, what the answer will contain is another question – my colleagues Maarit and Kirsi have recently published an excellent blog post regarding the subject. Yet, when we present the same question to UEF Primo, Scopus, or Web of Science, we may, unexpectedly, be faced with no answer. The issue is that even though we would know exactly what we want to ask, we should also know how to ask. The question needs to be formatted in a language which the program understands, which may initially seem trickier to use than natural language. However, precision, unambiguity and solid logic are what makes it worth the effort.

The university library offers its customers an endless amount of research information and publications. We just need to know what to look for and where from. To answer this specific need the UEF library has published an Information Retrieval Guide, which is mainly focused on assisting the process of retrieving published scientific information. Not only as a guide, it can be utilized as teaching material for information retrieval education. It can be applied both in the process of searching source material for an essay or a thesis, as well as in more regular searches that serve more arbitrary information needs. For more information about the process behind creating the guide, see here.

The guide can be systematically read through section by section from the beginning to the end. This approach is suitable for a thorough dive into the topic, however, to go through and process a large unit of information takes time. For a more acute need a more feasible method would be to approach the subject matter through proposing questions. Library Bot Uffe has replies for questions regarding information retrieval among other topics. If you need to get started with the information retrieval process, get in touch with Uffe.

How to get started

The beginning is always difficult. The topic of a course assignment, essay or thesis has been formatted and outlined on paper, but how to get started with research? How to find published scientific information about the chosen topic? Let’s allow Uffe to answer.

Question: How do I search for information? How do I get started?

Answer: You can begin the information retrieval process by choosing a suitable search engine or database. Think of search words related to your topic and organise them into search queries. Evaluate the search results and develop the search according to your needs!

You can begin the information retrieval process by familiarising yourself with UEF Primo and our guides. UEF Primo is the library’s own search service, through which you can find all the materials acquired by the library, be they printed or electronic.

This is a concise answer from Uffe. Getting to know Primo and the features it offers is a good place to start. The database is easy to use as far as the search is directed accordingly. If the search is modified to show results from the library catalogue, Primo will offer a listing of books and e-books in the library collections that match the research topic. However, it will not show separate journal publications. In order to access these, the search needs to be modified to show results within international articles. (Domestic articles can be accessed through finna.fi database article search.)

Uffe will also offer access to the library guide books, out of which the Information Retrieval Guide will answer the same question more thoroughly by explaining the information retrieval process, as well as by demonstrating how to plan your information search. Found within the guide is a diagram presenting the information retrieval process, which can aid with the planning. The diagram is also easy to refer to in order to find out in which phase of the process you are currently at. It refers to the process of information retrieval as a path which leads to a point where the information is found.

The most suitable search method for the situation should be chosen according to the information need. What kinds of options exist? Again, let’s ask Uffe.

Question: What kinds of search methods are there?

Answer: Just as there are many ways to approach information retrieval itself, there is also a variety of search methods. These include the ‘quick search’, ‘from broad to narrow search’, ‘tracking search’, and the ‘systematic search’. The Guide to Information Retrieval will provide you with detailed instructions and examples.

In the Information Retrieval Guide a section focusing on Search Technique and Methods can be found, within which there is a subsection on Search Methods. In there you are able to find examples ranging from browsing search and pearl growing to systematic search.

And how to format search phrases…

For someone used to Google-search, database search may appear tricky at first. In Google the questions can be typed in natural language, for instance: “What affects the job satisfaction of recently graduated engineers”. Google will find several matches, however, on UEF Primo an identical search will result in zero matches. In addition to this, Google makes suggestions, thinks for the information seeker, and arranges results in accordance with previous queries. However, other databases, such as Primo, will often present a more precise and easier to analyze search result, as far as the search phrase has been formatted following proper methods. But how should it be done? Let’s ask Uffe.

Question: How do I find suitable search words? How do I formulate a search query?

Answer: Search words can be set in various ways. You can use your own words (natural language words), words used by a database (index terms or subject headings), or combinations of the two. You should use single words, synonyms and phrases for search words. Do not use entire sentences comprised of natural language words!

A search query includes search words and possible operators. While it is sometimes enough to use a short, precise search term, at other times you may need to use a longer search query. Once your search query begins to form, you can try different search methods and evaluate their success.

Therefore, search terms can be either free search terms, that is, anything that comes to mind and suits the purpose, or index terms. But what is an index term? The dictionary found in the Information Retrieval Guide offers an explanation: “A word or a phrase in a controlled vocabulary (thesaurus) that is used in content description (indexing) and retrieval of documents. One index term always stands for a single concept.” Therefore, index terms can be picked from index term lists or glossaries.

When suitable search terms have been found, these can be connected to form search phrases. Search phrases, as mentioned above, are not phrases in natural language. Thus, “how taxation affects the economic growth” or even “the effect of taxation on economic growth” should not be used, but instead: taxation AND economic growth. But why do we need an AND, and wouldn’t “taxation and economic growth” be better? For more information about this, have a look at the section on Combining Search Terms into a Search Query.

Reviewing the results

When search queries have been done, it is time to review the results. In the results of a Google search can be found, for instance, books, articles, websites, theses, and publications by various kinds of institutions, and therefore, only a fraction will be researched information. Even in the book search on UEF Primo, in addition to research literature, among the results there may be literary fiction, pamphlets and other non-academic publications. Therefore, the query results should be assessed by considering which of the results are scientifically reliable. This leads us to the next question.

Question: How do I know if a publication or its publisher are credible?

Answer: The quick guide for information searching provides you with a quick briefing on evaluating the quality of a publication. For further insight, the Guide to Information Retrieval covers the credibility of online resources, journals and books. Move to the guides through the buttons below.

Again, advice regarding this can be found in the Information Retrieval Guide. The section on Evaluating the Reliability and Scientific Status of a Publication offers advice on how to review a publication according to the authors, publisher, and type of publication. It will also clarify the meaning behind the mysterious term “peer reviewed”.

Have fun with information retrieval and the Information Retrieval Guide!

Jussi Hyvärinen
Tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and Information Services