Etäjohtaminen on osa yhä useamman johtajan työtä. Suomessa etätyötä tekevien työikäisten määrä oli jo ennen koronapandemiaa Euroopan korkeimpia. Pandemian siivittämä teknologinen kehitys nopeutti entisestään siirtymistä monipaikkaiseen työhön ja lisäsi tarvetta etäjohtamisosaamiselle.
Yhä useampi yritys ja julkinen organisaatio mahdollistaa joustavan ja paikkariippumattoman työn tekemisen. Siksi kaikilla aloilla on akuutti tarve etäjohtamisosaamisen kehittämiselle.
Etäjohtamista on tutkittu reilut kaksikymmentä vuotta. Ensimmäiset alan tutkimukset määrittelivät etäjohtamisen sosiaaliseksi prosessiksi, jolla vaikutetaan asenteisiin, tunteisiin, ajatteluun, käyttäytymiseen ja yksilöiden, ryhmien tai organisaatioiden suoriutumiseen informaatioteknologian avulla.
Tuoreempien tutkimusten mukaan etäjohtaja tarvitsee työssä menestyäkseen myös uudenlaista etäjohtamisosaamista. Siihen liittyy useita erityispiirteitä:
- Etäjohtaja johtaa usein maantieteellisesti hajautettua organisaatiota tai sellaista työyhteisöä, jonka jäsenet työskentelevät eri paikoissa samalla paikkakunnalla tai globaalisti eri maissa tai maanosissa sijaitsevissa yksiköissä. Etätyö on tyypillisesti sallittua hajautetuissa organisaatioissa.
- Etäjohtajien on tärkeää osata valita tehokkaat ja tarkoituksenmukaiset tieto- ja viestintäratkaisut, jotka sopivat kulloiseenkin työtehtävään. Digitaalisten viestintäkanavien ja yhteistyöalustojen, kuten Microsoft Teamsin, Miron, Zoomin ja Slackin, käyttö on asiantuntijaorganisaatioissa työskenteleville jo arkipäivää.
- Virtuaalitiimejä on otettu käyttöön yritysten suorituskyvyn parantamiseksi. Virtuaalitiimeihin voidaan rekrytoida parhaat osaajat asuinpaikasta ja -maasta riippumatta.
- Viestinnän merkitys ja määrä korostuvat etäjohtamisessa. Etäjohtaja voi hyödyntää työssään niin erilaisia digitaalisia viestintäkanavia kuin kasvokkaisia kohtaamisia. Johtajan on tärkeää huolehtia säännöllisestä vuorovaikutuksesta yksilö- ja tiimitasolla sekä koko organisaation tasolla.
- Etäjohtamisen osaaminen edellyttää etäviestintätaitoja, etäsosiaalisia taitoja, teknologisia taitoja, virtuaalitiimin rakentamisen taitoja, etämuutosjohtamisen taitoja sekä etäluotettavuutta.
Miten yhdistää etä- ja lähijohtaminen?
Tyypillisesti etäjohtaminen koetaan lähijohtamista haastavammaksi erityisesti siksi, että etäjohtaja ei pysty samalla tavalla tulkitsemaan johdettaviensa nonverbaalista eli sanatonta viestintää.
Tutkimusten mukaan teknologiavälitteisessä vuorovaikutuksessa syntyy helpommin väärintulkintoja kasvokkaisiin kohtaamisiin verrattuna. Toimistossa voi myös tavata spontaanisti ihmisiä, vaihtaa kuulumisia ja jutella muustakin kuin työstä.
Etävuorovaikutuksessa spontaanisuus on paljon rajatumpaa. Etäjohtajien on ollut pakko ottaa käyttöön uusia viestintätapoja spontaaniuden edistämiseen sekä sosiaalisten suhteiden ylläpitämiseen ja vahvistamiseen.
On perustettu epävirallisia chat-kanavia koko työyhteisön tai tiimin tasolle, monipuolistettu käytössä olevia tieto- ja viestintäteknologisia ratkaisuja, aikataulutettu epävirallisia virtuaalikahveja tai varattu kalenteriin aikaa spontaaneille kävelypuheluille.
Aiemmissa tutkimuksissa on havaittu, että jos johtajien tieto- ja viestintätekniset taidot ovat riittämättömät, työntekijät voivat kokea hämmennystä. Samalla syntyy herkästi väärinymmärryksiä ja luottamuksen rakentaminen voi olla haastavaa.
On myös näyttöä siitä, että johtajia, joilla on suuria haasteita uusien teknologioiden käyttöönotossa henkilökohtaisiin tai organisatorisiin tarkoituksiin, pidetään vähemmän tehokkaina työssään ja riittämättöminä roolimalleina.
Jos johtamiskäytännöt eivät sovellu digitaaliseen työympäristöön ja etäjohtaminen on tehotonta, työntekijät voivat pahimmassa tapauksessa eristäytyä sosiaalisesti työympäristöstään ja kollegoistaan.
Toisaalta organisaatiot, joissa etäjohtaminen toimii tehokkaasti, pitävät etätyötä ja etäjohtamista positiivisena mahdollisuutena. Etäjohtamisen ja digitaalisen työympäristön ansiosta tiedonsaannista on tullut tasa-arvoisempaa, työntekijöiden keskinäiset yhteydet ovat lisääntyneet, muiden tavoittaminen verkossa on helpottunut ja viestinnästä on tullut yhä pysyvämpää.
Lisäksi etäjohtamisen positiivisena seurauksena organisaatiohierarkia on vähentynyt ja johtajat ja heidän seuraajansa ovat tulleet tasa-arvoisemmiksi.
Mikäli etäjohtajat onnistuvat mukauttamaan yrityksen rakennetta ja omia johtamiskäytäntöjään digitaalisessa työympäristössä,
- työntekijät voivat saada aikaan parempia työsuorituksia
- heidän työtyytyväisyytensä kasvaa
- heillä on vähemmän epätasapainoa työn ja perheen yhteensovittamisessa
- heidän stressitasonsa madaltuvat.
Virtuaalitiimit ovat etäjohtajan vastuulla
Monet etäjohtamisen myönteisistä seurauksista liittyvät menestyksekkäisiin virtuaalitiimeihin, joiden hallinnasta etäjohtajat ovat vastuussa. On havaittu, että etäjohtajan hyvät viestintätaidot ovat usein hyödyllisiä koko virtuaalitiimin suorituskyvylle.
Esimerkiksi etäjohtajan palaute ja motivaatio sähköpostitse voivat vaikuttaa positiivisesti tiimien luovuuteen ja ideoiden luomiseen. Lisäksi etäjohtajan viestinnän selkeyttä pidetään ratkaisevana taitona virtuaalitiimin tehokkaassa hallinnassa.
Etäjohtajat voivat rakentaa ja vahvistaa luottamusta virtuaalitiimeissä sujuvoittamalla tehtävien hoitamista, ymmärtämällä jokaisen tiimin jäsenen henkilökohtaiset tarpeet sekä rakentamalla tiimin yhteenkuuluvuutta.
Esimerkiksi digitaalisen yhteistyöalustan käyttöönotto mahdollistaa dokumenttien jakamisen sekä synkronisen ja asynkronisen vuorovaikutuksen tiimiläisten kesken. Tällöin tiimin yhteiset tavoitteet, tehtävienjako, vastuualueet ja projektin edistyminen voidaan helpommin avata kaikkien nähtäville. Tiimiläiset ovat tietoisempia siitä mitä heiltä odotetaan ja mitä tiimi kokonaisuutena tekee.
Synkroniset kokoukset ja säännöllinen viestintä virtuaalitiimissä auttavat rakentamaan positiivisia ja luottavaisia ihmissuhteita virtuaalitiimin jäsenten välillä. Samalla tiimien suorituskyky paranee.
Haasteena yksinäisyys ja mielenterveysongelmat
Viestintäteknologia on vaikuttanut ihmisten väliseen vuorovaikutukseen työpaikoilla jo pitkään.
Olemme tottuneet ja sopeutuneet käyttämään tieto- ja viestintäteknologisia ratkaisuja monipuolisesti työssämme. Voimme tehdä yhteistyötä helpommin ja nopeammin, kun ei tarvitse matkustaa tapaamaan toisiamme kasvokkain. Kansainvälinen yhteistyö onnistuu vaivattomasti ottamalla yhteys toiselle puolelle maapalloa.
Toisaalta kasvokkaisen vuorovaikutuksen puute näkyy yhteiskunnassamme esimerkiksi yksinäisyyden lisääntymisenä, tylsistymisen kasvuna sekä mielenterveysongelmien lisääntymisenä. Ongelmatilanteissa kynnys ottaa yhteyttä etäjohtajaan voi olla suuri.
Kansainvälisten laajojen kyselyjen perusteella etätyön suosio näyttää jatkuvan myös koronapandemian jälkeen. Etäjohtajalla riittää haastetta turvallisen, luottamuksellisen ja innostavan työilmapiirin rakentamisessa myös tulevaisuudessa.
Jonna Koponen
Akatemiatutkija
Kauppatieteiden laitos
Itä-Suomen yliopisto
Artikkeli on julkaistu alunperin MustRead Akatemia -verkkomediassa.
