Muutosvoimia: Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2021 | Powers of change: University of Eastern Finland Library – Annual Report 2021
(Please, scroll down to read in English.)
Miksi kirjasto on? Tätä kysyi edeltäjäni Jarmo Saarti viimeisessä kirjaston blogiin kirjoittamassaan tekstissä. Jarmo perusti vastauksensa intialaisen kirjastonhoitaja S. R. Ranganathanin viiteen lakiin, jotka tämä määritteli jo vuonna 1931. Ne ovat edelleen ajankohtaisia, joskin uudella tavalla tulkittuna. Tärkein viesti oli kuitenkin se, että kirjastolle on edelleen paikkansa.
Itselleni on tärkeää kysyä, miten kirjasto parhaiten palvelee asiakkaitaan eli yliopiston henkilökuntaa, opiskelijoita ja kansalaisia. Kirjaston tehtävä yliopiston yksikkönä tulee täytetyksi tätä kautta. Siksi en näe, että kirjaston pitäisi olla paras joillakin luvuilla tai adjektiiveilla määriteltynä. Asiakkaidemme menestys on tärkeämpää. Kun he menestyvät, me olemme onnistuneet. Tämän mittaaminen onkin sitten vaikeampi juttu.
Tilastojen tulkinnan vaikeus
Painettujen aineistojen aikakaudella kirjaston keskeistä toimintaa kyettiin kuvaamaan kohtuullisen hyvin esimerkiksi kävijä- ja lainaustilastoilla. Enää nuo luvut eivät yksinään kerro kuin osatotuuden toiminnastamme, koska kirjaston palveluvalikoima on kasvanut parina viime vuosikymmenenä huomattavasti. Kokonaiskuvan hahmottamiseen vaaditaan nyt paljon enemmän tietoa.
Sähköisten palvelujemme tilastoluvut antavat vielä oman mausteensa soppaan, koska niiden tulkinta ei ole helppoa. Jos kirjaston sähköisten tiedonhakujen vuotuinen määrä ylittää kolme miljoonaa (kuten se tekee), mitä se meille kertoo? Yksittäisen luvun merkitys ei välttämättä avaudu mitenkään, aikasarja kertoo jo enemmän. Monesti tilastojen käyttäjät eivät näe, miten luku on tuotettu tai kaivettu tietojärjestelmien syvyyksistä. Näin luvun vertaaminen muiden yliopistokirjastojen antamiin tietoihin ei oikein ole mielekästä, sillä yhteismitallisuus ei ole taattu.
Hankaluuksista huolimatta tilastot ovat edelleen tärkeitä, niitä vain pitää osata lukea oikein. Vuoden 2021 tilastoista voimme esimerkiksi hyvin päätellä, että korona sekä kirjastotilojen remontit hankaloittivat edelleen kirjaston toimintaa. Kirjojen lainaus pieneni noin neljänneksen ja kävijämäärät kirjastoissa hieman yli kolmannekseen vuoden 2019 lukuihin verrattuna. Parempaan suuntaan ollaan onneksi menossa nyt, kun kampuskirjastot saavat olla taas normaalisti avoinna. Veikkaan kuitenkin, että entiset ajat eivät enää palaa, vaan etäily on tullut jäädäkseen.
Kirjaston toimintakulut ovat kasvaneet jokseenkin kohtuullisesti, nousu vuodesta 2017 vuoteen 2021 on 11 %. Samana aikana aineistokustannukset ovat kasvaneet lähes 25 %, eli kuutisen prosenttia vuodessa. Avoimesti saatavilla olevien aineistojen käyttö ei vielä ole tuonut riittävästi painetta niin, että kustantajat olisivat maltillistaneet hintojensa korotuksia. Avoimen tieteen saralla on vielä paljon tehtävää.
Kirjaston henkilöstökustannusten kasvu on pysynyt varsin maltillisena, nousu vuodesta 2017 vuoteen 2020 on kaikkiaan vain kaksi prosenttia. Viime vuoden kasvupyrähdys johtuu pääosin datatukihankkeen kustannuksista. Olenkin ylpeä kirjaston henkilökunnasta, joka on hienosti kyennyt laajentamaan kirjaston palvelutarjontaa kehittämällä osaamistaan ja muokkaamalla toimenkuviaan. Samalla olen kyllä huolissani työn määrän kasvusta, uusia palveluita varten tarvitsemme jatkossa myös uusia vakansseja.
Arjen kuvausta
Kirjaston asiantuntijat tekevät paljon asiakkaille näkymätöntä työtä. Arkemme moninaisuudesta saa hyvän kuvan blogistamme, jossa kuvaamme työtämme ja sen tuloksia. Tekstit ovat niin mainioita, että päätimme rakentaa vuosikertomuksemme muutaman hyvän esimerkin varaan.
Avoin tiede on noussut merkittävään asemaan yliopiston toiminnassa. Kirjastolla on ollut luonnollinen rooli tutkijoiden tukena, lähtihän koko tieteen avoimuus liikkeelle julkaisujen avaamisesta vapaasti kaikkien käyttöön. Avoimen tieteen edistäminen on kuitenkin koko yliopiston asia. Se edellyttää mielenmaiseman muuttamista, toiminnan katsomista kokonaisvaltaisesti avoimen tieteen näkökulmasta. Myös tässä kirjasto on mukana.
Vuoden 2021 merkittävimmässä hankkeessamme rakensimme tutkijoille tutkimusdatanhallinnan palvelua. Jo tutkimusrahoitusta haettaessa pitää tutkijan osata kuvailla, miten dataa kerätään, tallennetaan ja säilytetään. Lokakuisessa seminaarissamme tutkijat toivat esille tarpeensa saada lisää tukea aineistonsa elinkaaren suunnitteluun. Hanke jatkuu vuoden 2022 ajan, ja tavoitteena on saada aikaan yhden luukun palvelu, josta tutkijat saavat monipuolista tukea avoimen tieteen toimintaansa.
Tietotaitojen opetusta
Kaiken avoimuuden ja internetin maailmassa opiskelija ja miksei tutkijakin voi välillä olla eksyksissä tiedon virrassa. Kirjastolla on pitkät perinteet tiedonhaun ja tutkimustaitojen opetuksessa. Viimeisen kahden vuoden aikana ne ovat korostuneet, kun opiskelijat ovat joutuneet opiskelemaan paljolti itsenäisesti etäyhteyden varassa. Siksi useimmat kirjaston järjestämät kurssitkin voi suorittaa etänä ja monet niistä missä vaiheessa opintoja tahansa.
Kirjasto on rakentanut koulutuspaketit, jotka tukevat opiskelua sen kaikissa vaiheissa. Avoin tiede on nyt yksi opetettavista aiheista, onhan esimerkiksi aineistonhallinta hyvä opetella heti samalla, kun tutkimuksen tekoa ryhdytään harjoittelemaan.
Uusittuja tiloja
Kirjaston käyttö opiskelu- ja työskentelytilana on tunnetuista syistä vähentynyt parin viime vuoden aikana huomattavasti. On tällä kuitenkin ollut myös puolensa, kun kampuskirjastojen tiloissa tehdyt remontit on saatu tehtyä pienemmin häiriöin kuin mitä alun perin ajateltiin. Kuopion kampuskirjasto palvelee entistä paremmin lukutilana. Joensuussa konservatorion rakentaminen Carelia-rakennuksen kylkeen pienensi hieman kirjaston tiloja, jolloin esimerkiksi asiakaspalvelupiste piti siirtää uuteen paikkaan. Nyt remontit ovat ohi, ja kirjasto voi taas palvella täysimittaisesti molemmilla kampuksilla.
Joensuussa myös kirjaston henkilökunnan tiloja uusittiin. Ensimmäiseen kerrokseen saatiin monitoimityötila avarine työskentelyalueineen. Häiriöttömään työskentelyyn on tarjolla vetäytymis- ja neuvottelutiloja sekä taukoja varten kahvihuone. Siitä on tullut yhteisöllisyyskeskus, jossa voi vapaasti keskustella kollegojen kanssa niin työ- kuin muistakin asioista.
Työskentely uudentyyppisissä tiloissa edellytti kampuskirjaston henkilökunnan sitoutumista yhteisiin pelisääntöihin. Ne laadittiin hyvällä meiningillä koko porukan kesken, ja homma pyörii nyt erinomaisesti. Akustiikka toimii hyvin, kun sisustusmateriaalit vaimentavat äänet sopivasti, eikä kohtuullisella äänellä puhuminen vaikuta muiden työskentelyyn. Vastamelukuulokkeita voi tarvittaessa käyttää lisävaimennukseen sekä etäkokousten kuunteluun.
Kirjasto on saavuttanut vuodelle 2021 asetetut tavoitteet vaikeista olosuhteista huolimatta. Kiitän kaikkia kirjaston työntekijöitä hyvin suoritetusta työstä. Jarmo Saarti lopetti blogikirjoituksensa seuraavin sanoin: “Hyvä kirjasto elää aina ajassa ja muuttuu sen mukana”. Tämä meidän kannattaa pitää mielessämme.
Kirjaston johtaja Ari Muhonen | Library Director Ari Muhonen
Why does the library exist? This was my predecessor Jarmo Saarti’s question in his final blog text. He based his answer on the five laws of library science established in 1931 by S. R. Ranganathan, which remain relevant to this day, with some reinterpretation. The most important message is that the library still has its place.
To me, it is important to ask how the library can best serve its customers, i.e. the university staff, the students and the general population. This is how the library can fulfil its mission as a university unit. That’s why I don’t see that a library should be the best as defined by any numbers or adjectives. The success of our customers is more important. When they do well, we have done our job right. However, measuring success can be tricky.
The difficulty of interpreting statistics
In the era of printed materials, figures such as visitor and loan statistics were a reasonably accurate way of describing the library’s core operations. At this point, they only represent a part of our activities since the library’s range of services has expanded significantly in the past two decades. Much more data is now required to cover the whole picture.
Statistics on our online services stir the pot further, as they are not easy to interpret. If the annual number of online searches of library resources exceeds three million (which it does), what does this tell us? The meaning of an individual figure may not be apparent in any way – a time series can be more informative. Many times, the users of statistics have no way of telling how a figure has been produced or drenched up from the depths of the data systems. This means that comparing such figures with the data provided by university libraries is not meaningful as comparability is not guaranteed.
Despite the difficulties, statistics remain important – we simply need to be able to read them correctly. For example, the 2021 statistics indicate that the Covid-19 pandemic and renovations of library premises continued to hamper library operations. Book loans dropped by roughly a quarter and visitor numbers decreased by slightly more than a third from 2019. Fortunately, the situation is now improving since campus libraries are allowed to remain open as normal. That being said, I suspect that there is no going back to what once was and studying and working remotely are here to stay.
The library’s operating expenses have increased somewhat moderately: the increase from 2017 to 2021 is 11%. During the same period, material costs have increased by nearly 25%, i.e. about 6% a year. The use of open access resources has not yet put enough pressure on publishers to make their price increases more reasonable. There is still a great deal of work to do regarding open science.
The increase of the library’s personnel costs has remained moderate: the total increase from 2017 to 2020 is only 2%. Last year’s sharp rise was primarily due to the costs of the data support project. In this regard, I am very proud of our library staff who have succeeded in expanding the library’s range of services by developing their expertise and adapting their job descriptions. At the same time, I am concerned about the increased workload. We will need new positions to cover all the new services to come.
Describing the day-to-day activities
Library experts conduct a lot of work that remains invisible to the customers. Our blog, which we use to describe our work and its results, provides a good idea of the diversity of our daily activities. The texts have been so good that we even decided to build our annual report around a few good examples.
Open science has reached a substantial position in the university’s operations. The library has had a natural role in supporting researchers. After all, the whole idea of open science started with making publications available to everyone. However, promoting open science is a task for the entire university. It requires changing one’s thinking and viewing the operations as a whole from the perspective of open science. The library is also involved in these efforts.
Our most important project in 2021 involved building a research data management service for researchers. Even when applying for research funding, the researcher must be able to describe how the data will be collected, saved and stored. In our seminar in October, researchers brought up their need to gain more support for planning the life cycle of their materials. The project will continue through 2022, and the aim is to produce a one-stop shop service that will provide researchers with a diverse range of support for activities related to open science.
Teaching information skills
In the modern era of openness and the internet, students and researchers alike can sometimes find themselves lost in the never-ending stream of information. The library has a long tradition in teaching the skills related to information retrieval and research. In the past two years, these skills have become even more important than before, as students have had to complete much of their studies independently over remote connections. Therefore, most courses provided by the library can be taken remotely, and students can complete many of them at any time during their studies.
The library has created training packages that support studies in all phases. Open science is now one of the subjects covered since it is good to learn about data management right away when beginning to practice research activities.
Renovated premises
For reasons we all know, the use of the library for studies and work has seen a substantial decline in the past two years. However, this has also had its upsides since the renovations of the campus libraries were completed with fewer interruptions than expected. The Kuopio Campus Library is now better than ever before as a reading space. In Joensuu, the construction of the Conservatory of music next to the Carelia building cut into the library premises slightly, which is why the customer service point had to be relocated, for example. The renovations are now over, and the libraries can once again provide a full range of services on both campuses.
In Joensuu, the library staff’s premises were also renovated. The first floor now has a multipurpose working space with plenty of room to work. Work pods and conference rooms are also available for uninterrupted work, alongside a break room for enjoying the occasional cup of coffee. The break room has become something of a community hub where you can freely discuss work and other matters with colleagues.
Working in the new kinds of premises required the campus library staff to commit to shared rules. They were prepared jointly with the right amount of enthusiasm, and everything is now running smoothly. The acoustics are good, and the interior materials dampen sound sufficiently that talking at a moderate volume does not affect other workers. If necessary, noise cancelling headphones can be used for added sound attenuation and listening to remote meetings.
Despite the difficult conditions, the library has reached the goals it set for 2021. I would like to thank all employees of the library for a job well done. Jarmo Saarti concluded his blog text with the following words: ”A good library lives in time and changes with it.” This is something we should all keep in mind.
Ari Muhonen, kirjaston johtaja | Library director
***
Tilastot 2021 | Statistics 2021
Henkilökunta 2021 | Library staff 2021
Kirjaston henkilökunnan julkaisut 2021 | Library staff’s publications 2021