Tekemällä huipulle – Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2024 | Success through doing – The University of Eastern Finland Library’s Annual Report 2024
(Please, scroll down to read in English.)
Aina avoin
Avoimuus on yksi tämän hetken trendeistä korkeakouluissa. Avoin tiede, avoin data, avoimet julkaisut ja avoin oppiminen näkyvät strategioissa ja käytännön toimissa. Avoimuudella tarkoitetaan myös henkeä, jonka mukaan korkeakouluissa toimitaan. Näin itse tulkitsen Itä-Suomen yliopiston strategian virkkeen ”Olemme rohkeita, avoimia ja vastuullisia”.
Vuonna 2024 kirjasto ponnisteli kahden eri dokumentin kanssa, joissa avoimuus oli keskeisessä osassa. Kirjaston oma toimenpideohjelma vuosille 2025-2028 perustuu ajatukseen, että kaikki kirjaston toiminta tähtää avoimuuteen, onhan yliopiston kirjasto kaikille avoin tieteellisen tiedon tyyssija. Yliopiston avoimen tieteen ja tutkimuksen linjaus sai rinnalleen toimenpideohjelman, jossa konkretisoidaan linjaukseen kirjatut tavoitteet. Nämä kaksi toimenpideohjelmaa viitoittavat niin kirjaston kuin yliopistonkin tietä seuraavien vuosien ajan.
Suomen korkeakoulukirjastot palvelevat tasapuolisesti kaikkia kansalaisia eivätkä rajoita asiakaskuntaansa millään tavalla. Kirjastojen toiminta tähtää kaikkinensa siihen, että tieteellinen tieto on kaikkien saatavilla ja löydettävissä. Tätä varten kirjastot hankkivat, järjestävät ja asettavat käyttöön suuren valikoiman tieteellistä kirjallisuutta. Laajasti ajatellen tämä kaikki tukee avoimuuden asiaa.
Kokoelmat ytimessä
Kirjaston kokoelmaohjelma linjaa aineistotyön periaatteet. Kaikkea maailmassa ilmestyvää tieteellistä tietoa ei voi tallettaa yhteen kirjastoon, siksi kirjaston on linjattava, mitä aineistoa se hankkii omiin kokoelmiinsa. On myös mietittävä, millä tavalla avoimesti kaikkien saatavilla olevat julkaisut asetetaan asiakkaiden käyttöön. Niitä ei voi luetteloida kirjaston omaan tietokantaan kuin pieneltä osin, joten niille on luotava oma kanavansa saatavuuden varmistamiseksi.
Yksi vähemmän tunnettu keino tieteellisen tiedon löytyvyyden parantamiseksi on henkilöihin ja yhteisöihin liittyvien tietojen tallentaminen. Tekijätieto voi eri syistä olla kirjoitettu hieman eri muodoissa eri teoksissa. Auktorisoimalla nimimuoto varmistetaan, että tekijä löytyy tästä huolimatta. Samaan tavoitteeseen tähdätään tallentamalla tekijän ORCID- ja/tai ISNI-tunniste.
Vaikka tieteellinen tieto julkaistaan nykyisin paljolti sähköisessä muodossa, painettua aineistoa kaivataan edelleen. Kirjasto valikoi omiin kokoelmiinsa relevanttia kirjallisuutta. Kaukopalvelu on keino, jolla harvemmin tarvittavaa aineistoa lainataan muista kirjastoista omille asiakkaille. Käytäntö on vanha, mutta edelleen tarpeellinen. Etenkin Kuopiossa sijaitseva Varastokirjasto on tärkeä kirjallisuuden säilyttäjä. Sieltä löytyy valtavasti sellaista tietoa, jota kirjastot ovat sinne lahjoittaneet.
Avoin tiede
Yliopiston avoimen tieteen ja tutkimuksen linjausta tukeva toimenpideohjelma antaa hyvät eväät jatkaa työtä niin avoimen julkaisemisen, avoimen datan kuin avoimen oppimisenkin kehittämiseksi. Kirjaston rooli on merkittävä monissa tähän liittyvissä toimissa.
Kirjasto rinnakkaistallentaa mahdollisimman paljon yliopiston omia julkaisuja avoimesti kaikkien saataville. Toinen keino on maksaa kirjoittajamaksu, jolloin kustantaja asettaa artikkelin itse vapaasti kaikkien luettavaksi. Kirjasto seuraa yliopiston vuosittain maksamien kirjoittajamaksujen määrää. Niihin menee merkittävä summa, avoimuus ei ole ilmaista.
Aineistonhallintasuunnitelma on tärkeä dokumentti, jonka käytön soisi laajentuvan koko yliopistoon. Sen laatiminen auttaa tutkijaa tai opiskelijaa jäsentämään jo suunnitteluvaiheessa, millaista dataa hän tarvitsee, miten hän sen kerää ja säilyttää sekä milloin siitä voi luopua. Kirjasto järjesti elokuussa 2024 kesäkoulukurssin, jossa sukellettiin aineistonhallinnan toteuttamiseen tutkimusmetodien ja analyysin osana. Eri alojen tutkijat kertoivat omia menestystarinoitaan. Taustasta riippumatta suunnittelu, rutiinien korostaminen sekä datanhallinnan ja tutkimusprosessin dokumentointi nousivat vahvasti esille.
Avoimen tieteen kolmas tärkeä osa-alue avoin oppiminen etenee kirjaston johdolla laaditun tiekartan mukaisesti. Erilaisin pilotein luomme maaperää sen laajemmalle käyttöönotolle. Digivisio 2030 -hanke on käynnissä, ja siinä avoimilla oppimateriaaleilla on tärkeä osa.
Asiakkaat
Asiakkaat ja heidän tiedontarpeensa ovat kaiken toimintamme ydin. Kirjasto mittaa toimintaansa ja kerää palautetta jatkuvasti kehittääkseen palveluitaan. Lisätiedon hankkimiseksi kyselyt ovat yksi tärkeä työkalu. Näillä saamme esille etenkin opiskelijoiden näkemyksiä. Tämänkertaisen kyselyn tavoitteena oli saada tietoa etenkin tiloistamme, aineistotarjonnastamme sekä tiedonhausta. Yli 200 vastausta antoi meille oivan lähtökohdan analysoida onnistumistamme sekä pohtia kehittämistoimiamme. Kiitän kaikkia vastaajia aktiivisuudesta!
Kirjaston vuosikertomuksen ilmestyessä olen itse jo siirtynyt uuteen työpaikkaan. Mieleni on haikea, olivathan vuoteni Itä-Suomen yliopiston palveluksessa elämäni tähän asti parasta työaikaa. Koin yliopiston ilmapiirin erittäin kannustavaksi. Kirjaston henkilökunnan ammattitaito ja kunnianhimo siivittivät yhteistä työtämme eteenpäin kohti kansallisia ja kansainvälisiä huippusuorituksia. Kiitän kaikkia hyvästä yhteistyöstä ja toivotan menestystä yliopistolle sekä sen kirjastolle.
Vielä vinkki: lue kertomukset kirjastolaisten työpäivistä. Saat monipuolisen kuvan siitä, mitä kaikkea kirjastossa tehdään.
Always Open
Openness is one current trend in higher education institutions. Open science, open data, open publishing and open learning are important parts of strategies and actions. Openness also describes the spirit in which these institutions operate. That is how I interpret the sentence “We are courageous, open and responsible” found in the University of Eastern Finland’s strategy.
Openness was in the centre of two documents the library focused intently on in 2024. The library’s action plan 2025–2028 is based on the idea that our efforts aim to advance openness in all aspects of our operations. The library is a hub of scientific information that is open to everyone, after all. UEF’s Open Science and Research Policy has also been materialised into an action plan that gives concrete form to the goals presented in the policy. These two plans guide not only the library but also the university forward in the coming years.
Finnish university libraries and their services are open to everyone. The fundamental principle guiding library operations is the idea that scientific information should be accessible and available to all. This is why libraries acquire, arrange and make available large collections of scientific literature. In a broad sense, this all works towards the ideal of openness.
The Collections Are Key
The library’s collection programme outlines the core principles of our collection management. All the scientific information produced worldwide cannot be stored in a single library and we must decide which materials to acquire for our own collections. It is also important to find ways to bring open access publications to our patrons. Only a small minority can be catalogued into our own database so we must find other means to make sure they are readily available.
One lesser-known way to further the discoverability of scientific information is recording the data relating to persons and groups. Author details can, for various reasons, be recorded slightly differently in different works. By creating an authorised form of the author’s name it can be made sure their work always remains discoverable. ORCID and ISNI identifiers also work towards the same goal.
While most scientific information today is published in digital form, printed materials are also still needed. Relevant literature is acquired to the UEF library’s collections. Interlibrary services make sure that infrequently needed materials are also available to library patrons. It is a time-tested service that is still relevant today. Especially the National Repository Library in Kuopio is an important preserver of literature that stores vast amounts of knowledge other libraries have donated to their collections.
Open Science
The action plan upholding UEF’s Open Science and Research Policy offers us a solid basis for advancing open publishing, open data and open learning in the future. The library plays a key role in many of these operations.
The library self-archives as many of the university’s own publications as possible to make sure they are available to everyone. Another way to guarantee the availability of publications is paying an Article Processing Charge to the publisher, who then provides open access to the article in question. The library also keeps track of the amount of Article Processing Charges the university pays on a yearly basis. The amount of money paid is considerable – openness is not free.
The Data Management Plan is an important document the whole university could benefit from. Creating the plan in an early stage of the research process helps the researcher or student to outline the data they need, how to collect and store said data as well as understanding when the data can be discarded. In 2024, the library organised a Summer School course that dealt with data management as a part of research methods and analysis. There researchers hailing from different fields shared their own success stories. Planning, routines and documenting data management as well as research processes were strongly highlighted regardless of the background of the researcher.
Open learning, the third important area of open science, is moving forward according to a roadmap whose creation was led by the library. We will pave the way for its broader implementation with small-scale test initiatives. Digivisio 2030 programme is underway and open teaching materials play a key part in it.
Customers
Customers and their information requirements are at the core of library operations. We constantly assess our performance and collect feedback to improve our services. Surveys are an important tool for gaining more knowledge. They are especially important in order to hear the voices of the students. The aim of this year’s survey was to learn the customers’ views on our facilities, collections and information retrieval services. We received over 200 responses that give us a solid starting point in analysing our successes and finding targets for development. Thank you for your responses!
I have already moved on to a new position in a different organisation by the time this annual report is published. My heart is heavy – the years I spent with the University of Eastern Finland were the best years of my professional life so far. I found the atmosphere to be very encouraging. The professional skill and ambition of the library staff took our work to exceptional achievements, both nationally and internationally. Thank you all for the excellent teamwork and I wish the university and its library all the best.
One last tip: please read the entries on the workdays of different library staff members. They provide a multifaceted picture of the many things happening inside the library.
Ari Muhonen
Kirjaston johtaja (31.1.2025 saakka)|Library Director (until 31 January 2025)
Tilastot 2024 | Statistics 2024
Henkilökunta 2024 | Library staff 2024
Kirjaston henkilökunnan julkaisut 2024 | Library staff’s publications 2024