Tiedonhakijan opas -oppimateriaalin kehittäminen | Developing learning material Guide to Information Retrieval

(Please, scroll down to read in English.)

Kehittämishankkeen sisältö

Vuoden 2022 Itä-Suomen yliopiston opetuksen ja ohjauksen kehittämisen rahoituksella tuettiin verkko- ja monimuotopedagogiikkaa, uudistuvia opetusmenetelmiä, opetusyhteistyötä, jatkuvaa oppimista, opiskelijoiden ohjausta ja opiskeluhyvinvointia, koulutusvientiä ja geneeristä osaamista koskevia kehittämishankkeita. Yksi opetuksen kehittämisrahahankkeista oli Kirjaston koulutuspalveluiden kehittäminen -hanke.

Kirjaston koulutuspalveluiden kehittämishankkeen laajana tavoitteena oli kirjaston koulutuspalvelujen – tiedonhaun opintojaksot, lyhytkoulutukset, ohjaukset, oppimateriaalit – palvelumuotoileminen tuotekokonaisuudeksi. Kirjaston koulutuspalvelujen palvelumuotoilu aloitettiin Jatkuvan oppimisen keskuksen fasilitoimalla palvelumuotoiluprojektilla, jossa kirjaston kouluttajat suunnittelivat yhdessä kirjaston koulutuspalveluita.

Kehittämishankkeen ydin oli informaatiotaitojen avoimen oppimateriaalin tuottaminen. Oppiainekohtaisten tiedonhaun kurssimateriaalien pohjalta rakennettiin informaatiotaitojen avoin verkko-oppimateriaali suomeksi ja englanniksi. Oppimateriaali on käytettävissä itseopiskelumateriaalina, opintojaksojen oppimateriaalina ja yksilöohjausten tukimateriaalina. Rakenne mahdollistaa syventyvän osaamisen jatkumon opiskelu- ja työuran eri vaiheisiin aloittavista opiskelijoista tutkijoihin.

Kehittämishankkeen toimijat

Kirjaston koulutuspalvelujen kehittämishanke toteutettiin kirjaston kouluttajien yhteisenä kehittämistyönä. Parinkymmenen hengen kouluttajaryhmällä pidettiin parin viikon välein hankekokouksia, joissa muun muassa pohdittiin tieteenalakohtaisten materiaalien roolia sekä hankkeessa koottavan oppimateriaalin luonnetta ja sisältöä. Pienemmissä työryhmissä työstettiin tarkemmin oppimateriaalin teemasisältöjä.

Työryhmien sisällöntuotannon kokoamisesta vastasivat oman toimen ohella tietoasiantuntijat Jussi Hyvärinen ja Marika Mahlavuori. Oppimateriaalin kääntämisestä vastasi projektityöntekijä Niko Niskanen ja teknisestä toteutuksesta projektityöntekijä Anni Tarkiainen .

Oppimateriaalin sisällöntuotanto

Hanketyö käynnistyi keväällä suurten linjojen hahmottelulla sekä meillä ja muissa korkeakouluissa tuotettujen tiedonhaun materiaalien kartoittamisella. Suunnitteluvaiheessa pohdimme, kenelle oppimateriaalia laaditaan. Kaikille avoimessa materiaalissa tulee huomioida erilaisten tiedonhakijoiden erilaiset sekä suunnitelmallisen että satunnaisen tiedonhaun tarpeet. Tärkeäksi nähtiin tiedonhaun termien avaaminen yleistajuisesti opiskelijoille, tutkijoille ja kaikille kirjaston asiakkaille.

Olemassa olevissa oppimateriaaleissa pääpaino oli omaa opinnäytetyötä kirjoitettaessa tehtävässä tiedonhaussa. Sitä pidimme edelleen tärkeänä, mutta myös sitä, että oppimateriaali on opiskelijan käytettävissä opintojen alusta alkaen – myös silloin, kun tiedonhakija ei ole opiskelija, vaan kuka tahansa tutkittua tietoa ammatillisesta tai henkilökohtaisesta kiinnostuksesta etsivä kirjaston käyttäjä. Saman sivuston tuli siis olla käytettävissä sekä oppaana että oppimateriaalina, suomeksi ja englanniksi.

Sisällöntuotannon palauteprosessi

Keväällä alettiin koota ns. raakatekstitiedostoa, johon koottiin ja muokattiin jo olemassa olevaa ja luotiin uutta tiedonhakua käsittelevää sisältöä. Kirjaston kouluttajien palautteen perusteella raakatekstiä hiottiin ja täydennettiin mm. tieteenalakohtaisin esimerkein.

Palautevaiheessa tajusimme konkreettisesti eri tieteenaloja tuntevien, kokeneiden tietoasiantuntijoiden tärkeyden. Heiltä löytyi tietoa niin lääketieteen kuin historian julkaisukäytännöistä, tietokannoista, asiasanastoista ja tiedonhaun kompastuskivistä. Saimme käyttöömme eri tieteenalojen hakuesimerkkejä ja knoppeja havainnollistamaan ja tarkentamaan yleisellä tasolla liikkuvaa opasta. Opimme, että mikä pätee yhdellä tieteenalalla, ei välttämättä koske toista. Tästä suurkiitos kollegoillemme!

Oppimateriaalin kääntäminen

Käyttömahdollisuuksien laajentamiseksi oppimateriaali haluttiin toteuttaa kaksikielisenä. Oppimateriaalin tiedonhaun sanastosta tehtiin myös englanninkielinen versio, jota avuksi käyttäen oppimateriaali käännettiin englanniksi. Projektityöntekijä Niko Niskanen teki myös oppimateriaalin kielenhuollon, mikä osaltaan auttoi yhtenäistämään toteutettuja oppimateriaaleja.

Hankemuotoinen prosessityöskentely mahdollisti projektin eri osioiden limittymisen, minkä ansiosta oppimateriaalista saatiin yhtenäisempi. Aiempi tiedonhankinta auttoi myöhempää sisällöntuotantoa, ja tiedon asettuminen kontekstiin helpotti tarkistamista ja karsi ylimääräistä ja päällekkäistä työtä.

Oppimateriaalin rakentaminen WordPress-alustalle

Kirjaston avoimet oppimateriaalit on aiemmin tuotettu pääsääntöisesti WordPress-alustalle ja näin päätettiin tehdä myös tämän oppimateriaalin kohdalla. WordPress mahdollistaa laajasti erilaisten työkalujen ja upotusten käyttämisen, mikä todettiin hyväksi oppimateriaalien laatimisessa. Muutamalla lisäosalla saatiin myös toimivat kieliversioinnit sekä mahdollisuus lisätä kuvatyökaluna käytetyn ThingLinkin upotuskoodit sivuille.

Tekstisisällön lisääminen sivuille oli lopulta nopeaa. Aikaa kului kuitenkin ennakoitua enemmän kielikäännöksiin sekä kuvien työstämiseen. ThingLink mahdollisti oppimateriaalin yhtenäisen ulkoasun myös kuvien osalta. Uusien kuvien ja esitysten tuottaminen ThingLinkin avulla oli kätevää ja muodostunutta kuvapankkia on helppo ylläpitää myös jatkossa.

Oppimateriaalin saavutettavuus

ThingLink-kuvien saavutettavuus oli yksi asia, jota pohdimme projektin edetessä. Palveluntarjoajan mukaan ThingLink täyttää WCAG 2.1 AA-tason saavutettavuudessa, kun käytetään palvelussa valmiina olevaa saavutettavaa soitinta. Oppimateriaalissamme saavutettavan soittimen saa käyttöönsä Siirry tästä kuvan saavutettavaan versioon -linkistä.

Halusimme verkko-oppimateriaalista paitsi teknisesti toimivan myös kognitiivisesti saavutettavan. Totesimme työn edetessä, että verkkosivustolle upotetuilla ThingLink-esityksillä on omat rajoitteensa, eikä tavoittelemamme saavutettavuus toteutuisi pelkän soittimen varassa. Nämä laajan kuvamateriaalin ja ThingLinkin käyttöön liittyvät haasteet ratkaisimme täydentämällä kuvatekstien kerrontaa, tuottamalla sisältöä esimerkkien ympärille ja muokkaamalla alkuperäisten kuvien ja infograafien sisältöjä erilaiset käyttäjäryhmät huomioiden.

Seuraavat askeleet

Tiedonhakijan opas -oppimateriaalin toteuttamiseen osallistui monta kirjastolaista. Tekstisisällön kommenttikierrokset hankeryhmän kesken, kirjaston kouluttajien palaute ja kommenttien ja palautteen pohjalta tehdyt sisältömuutokset vaikuttivat oppimateriaalin tekniseen toteutukseen, kuvamateriaaliin ja käännöstyöhön. Onneksi Tiedonhakijan oppaan osalta oli mahdollista siirtää osa kehittämisideoista myöhempään ajankohtaan.

Kehittämishankkeessa tuotettu Tiedonhakijan opas -oppimateriaali ja aloitettu kirjaston koulutuspalvelujen palvelumuotoilu muodostavat pohjan kirjaston koulutuspalveluiden kehittämiselle seuraavina vuosina. Tiedonhakijan oppaalla ja muulla kirjaston oppimateriaalikokonaisuudella sekä kirjaston opetus- ja ohjauspalveluilla kirjasto tukee opiskelijoiden tutkitun tiedon hankintaa opintojen aloituksesta opinnäytetöihin tekemiseen. Kirjaston oppimateriaalikokonaisuus palvelee myös opetus- ja tutkimushenkilöstöä opetuksessa, opinnäytetöiden ohjauksessa ja omassa tutkimustyössä.

Jatkamme Tiedonhakijan opas -oppimateriaalin ylläpitoa ja kehittämistä osana normaalia kirjaston opetuksen kehittämistä. Jatkossa muun muassa lisäämme oppaaseen tieteenalakohtaisuutta, liitämme oppaan materiaaleja kirjaston Uffe-chattibottiin ja pohdimme oppaan sisältöjä käyttäjiltä saadun palautteen avulla. Yhteisen oppimateriaalin pohjalta kehitämme yhteisiä oppimistehtäviä, verkkokurssitoteutuksia ja automatisoituja harjoitteita ja pelejä, joilla pystyy testaamaan taitojaan itse.

Oppimateriaali Uffe-chattibottiin

Tiedontarvitsijan ja Tiedonhakijan oppaan kohtaamista edistää se, että kirjaston Uffe-chattibotti ohjaa jatkossa tiedonhakijan myös Tiedonhakijan oppaan sisältöön. Uffe-chattibotin tiedonhaun osuuden kehittäminen on aloitettu ja Uffen informaatiotaitoja ja tiedonhakua koskeva tietämys saadaan käyttöön keväällä.

Kuulemisiin Uffen tiedonhaun ohjaustaitojen kehittymisestä ja muista Tiedonhaun oppaan kehittämisen asioista alkavana vuonna.

Tiedonhakijan opas // UEF-kirjasto – Itä-Suomen yliopiston kirjaston tiedonhaun avoin oppimateriaali (linkki avautuu uuteen välilehteen)

Kuva: Jaakko Nyrönen | Photo: Jaakko Nyrönen

The development project’s content and the persons carrying out the project

In 2022, the University of Eastern Finland’s funding for the development of teaching and guidance was used to support development projects dealing with online and multi-modal pedagogy, innovative teaching methods, collaborative teaching, continuous learning, student guidance and well-being, educational exports and generic competence. One project where teaching development funds were used was the UEF library’s educational services development project.

Broadly speaking, the goal of the library’s educational services development project was to fashion the library’s educational services – courses on information retrieval, short training courses, guidance, learning materials – into a set of products. The service design process of the library’s education services began with a service design project facilitated by the Centre for Continuous Learning, where the library’s trainers planned out the library’s educational services together.

Creating open learning materials for information skills was at the heart of the development project. An open and online set of learning materials for information skills was created in Finnish and in English based on subject-specific course materials. The learning materials are available as self-study materials, as course learning materials and as support materials for individual guidance. The structure enables a continuum of in-depth knowledge during the different stages of study and working careers, from students just starting their studies to researchers.

Development project participants

The library’s educational services development project was carried out as a joint development project between the library’s trainers. The group of trainers, which consisted of about twenty people, held project meetings every couple of weeks. Among other things, the role of discipline-specific materials as well as the nature and content of the study materials drafted during the project were discussed in these meetings. Smaller working groups handled the thematic contents of the leaning materials in more detail.

Information Specialists Jussi Hyvärinen and Marika Mahlavuori compiled the contents produced by the working groups as an in addition to their other duties. Project workers Niko Niskanen and Anni Tarkiainen were responsible for translating the learning materials and and for their technical implamentation respectively.

Content production of the learning materials

The project began in the spring with the drafting of a broad outline as well as a review of learning materials related to information retrieval produced by our university and other higher education institutions. During the planning stage, we considered the target audience of the learning materials being drafted. In materials that are accessible to everyone, the different information retrieval needs – both systematic and occasional – of information seekers must be taken into account. Explaining information retrieval terminology to students, researchers and all of the library’s patrons in a comprehensible way was viewed as important.

Existing learning materials focused mainly on information retrieval carried out while writing one’s thesis. We still considered it to be important, but we also focused on the fact that students will have access to the learning materials from the beginning of their studies – even if the information seeker is not a student, but rather, any library patron looking for research data out of professional or personal interest.  Therefore, the same website needed to be available as both a guide and as learning materials, in Finnish and in English.

The feedback process

In the spring, work began on a so-called raw text file, in which existing content on information retrieval was compiled and edited and new content was created. Based on the feedback from the library’s trainers, the raw text was refined and supplemented with i.a. discipline-specific examples.

During the feedback stage, we were provided with a tangible understanding of the importance of experienced information specialists familiar with different disciplines. They provided information on publishing practices, databases, glossaries and stumbling blocks from medicine to history. We were given examples of searches and trivia related to different disciplines to illustrate and specify the guide, which had been written as more general. We learned that what applies in one discipline does not necessarily apply to another. Many thanks to our colleagues for this!

Translation of the learning materials

To increase the range of possible use, it was decided that the learning materials would be drafted in a bilingual fashion. An English version of the information retrieval glossary in the learning materials was also created. The glossary was then used to translate the learning materials into English. Project worker Niko Niskanen was also responsible for proofreading the learning materials, which helped to harmonise the drafted learning materials.

Project-based processing allowed different parts of the project to overlap, which resulted in the learning materials being more coherent. Information gathered earlier helped in later content production, and seeing the information in context both made reviewing it easier and reduced unnecessary and duplicated work.

Setting up the learning materials on a WordPress platform

Previously, the library’s open learning materials have mainly been produced on a WordPress platform, and it was decided that the new learning materials would be handled in the same way. WordPress allows for a wide range of tools and embeddings to be used, which was found useful during the preparation of learning materials. A few add-ons also provided working language versions and the option to add embedding codes for ThingLink, which was used as an image tool, to the site.

Adding text content to the site could ultimately be done fast. However, translations and image processing took more time than expected. ThingLink made it possible for the images in the learning material to also look consistent. Producing new images and presentations with ThingLink was convenient, and the maintaining the generated image bank will be easy to maintain in the future.

Accessibility of the Material

The accessibility of ThingLink images was one issue that was discussed during the project. According to the service provider, ThingLink meets the WCAG 2.1 AA level of accessibility when the player that is already part of the service is used. In our learning materials, the accessible player can be opened by clicking on the “Click here to open the accessible version of this image” link.

We wanted to make the online learning materials both technically functional and cognitively accessible. As the work progressed, we discovered that ThingLink presentations embedded on a website have their own limitations, and the accessibility that we were aiming for could not be reached using only the player. We solved these issues related to the extensive image data and ThingLink by supplementing the image texts, producing content around examples and editing the contents of original images and infographics while taking different user groups into account.

Several library employees participated in the creation of the learning material Guide to Information Retrieval. Rounds of comments within the project team on the text content, feedback from library trainers along with changes made to the content based on comments and feedback had an impact on the technical implementation, images and translation of the learning materials. Fortunately, some of the development ideas regarding the Guide to Information Retrieval could be postponed to a later date.

Next steps

The learning material Guide to Information Retrieval created during the development project as well as the library service design project that has been launched form a basis for how the library’s educational services will be developed in the upcoming years. With the Guide to Information Retrieval and the library’s other learning materials, along with the library’s teaching and guidance services, the library supports students as they search for scientific information – from the start of their studies to the completion of their theses. The library’s learning materials package also helps teachers and researchers in teaching, thesis guidance and their own research.

We will continue to maintain and develop the Guide to Information Retrieval as part of the library’s usual teaching development. Going forward, we will i.a. add discipline-specific information to the guide, link the guide’s materials to the library’s Uffe chatbot and evaluate the contents of the guide based on user feedback.

We will use common learning materials to develop common learning activities, online course implementations and automated exercises/games that allow users to test their own skills.

Linking the guide to library bot Uffe

Information seekers will also have an easier time accessing the Guide to Information Retrieval due to the fact that, going forward, the library’s Uffe chatbot will direct information seekers to the contents of the Guide to Information Retrieval . Development has started on the Uffe chatbot’s information retrieval, and Uffe’s information skills and information retrieval capabilities will become usable in the spring.

We will learn more about how Uffe’s information retrieval guidance skills have improved and other development issues related to the Guide to Information Retrieval in the coming year!

Guide to Information Retrieval (link opens in a new tab)

Jussi Hyvärinen, tietoasiantuntija | information specialist
Marika Mahlavuori, tietoasiantuntija | information specialist
Jaakko Nyrönen, tietoasiantuntija | information specialist
Katri Rintamäki, palvelupäällikkö | head of services
Anni Tarkiainen, projektityöntekijä | project worker
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Niko Niskanen, tietopalveluneuvoja | information services advisor
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services