1 Motivaation johtaminen. Mielekäs muutos – onko sitä?
Tervetuloa muutosjohtamista käsittelevään blogisarjaan, jossa esitellään ajatuksia, näkökulmia ja menetelmiä muutosten johtamiseen. Tämä blogisarja on tehty Opetushallituksen rahoittamassa TOMU – Toimintaympäristön muutoksien johtaminen -koulutushankkeessa.
Muutosten johtamiseen on monia näkökulmia, ja tässä blogisarjassa esittelen joitakin niistä. Ensimmäisessä blogissa tarkastelemme motivaation johtamista ja sitä, mikä tekee muutoksesta mielekkään. Samalla käsittelemme tunteiden kohtaamisen tärkeyttä. Seuraavassa blogissa syvennymme osaamisen ja oppimisen näkökulmaan: miten voimme vahvistaa uskoa uuden oppimiseen suuren muutoksen keskellä. Viimeisessä blogissa painopisteenä ovat rakenteet ja esimerkin voima.
Muutosta johdettaessa on tärkeää pohtia, mikä tekee muutoksista mielekkäitä ja tavoittelemisen arvoisia. Jos itse ei näe muutoksessa mieltä, on todennäköistä, ettei henkilöstökään näe. Motivaation johtamisen tutkimuksen mukaan mielekkäät perustelut ovat avain onnistuneeseen muutokseen ja uudistukseen. Keskeinen kysymys on: mitä hyötyä muutoksesta on meille ja muille? Ihmiset eivät yleensä vastusta muutosta, vaan haitalliseksi kokemiaan muutoksia.
Muutosta voi ajatella pitkänä junana: veturissa ovat muutosta suunnitelleet ja sen tavoitteet tuntevat henkilöt, usein johtajat ja esihenkilöt. Henkilöstö kulkee eri vaunuissa – osa nousee vasta viimeiseen vaunuun, pohtien muutoksen mielekkyyttä. Heillä ei välttämättä ole ollut aikaa käsitellä muutosta keskustelujen kautta. Tämä eriaikaisuus on tärkeää tunnistaa, ja siksi esihenkilönä kannattaa varata riittävästi aikaa keskusteluille muutoksen tavoitteista ja hyödyistä.
Muutoksista keskustellessa voit hyödyntää valmentavaa johtamista. Tällöin valmennuskeskustelun ajaksi siirryt ns. ei-tietämisen-positioon, joka auttaa kuuntelemaan työntekijän kokemusta sellaisenaan ilman aikomusta muuttaa sitä. Ei-tietämisen-positio käytännössä tarkoittaa, että keskustelun ajaksi siirrämme sivuun omat oletuksemme ja mielipiteemme, annamme työntekijälle enemmän tilaa, neuvojen sijaan esitämme enemmän kysymyksiä ja kuuntelemme työntekijän ajatuksia ja kokemuksia. Tämä on erityisen tärkeää, kuten hieman tulemme havaitsemaan. Kuunteleminen mahdollistaa taitavien, oivalluttavien kysymyksien esittämisen. Ne avaavat työntekijälle uusia näkökulmia muutoksen mahdollisiin hyötyihin.
Itsemääräämisteorian mukaan ihminen tavoittelee menestystä, tyytyväisyyttä ja sopeutumista, kun ympäristö tukee psykologisia perustarpeita. Muutosta suunniteltaessa ja toteutettaessa näiden perustarpeiden vahvistaminen on tärkeää.
Perustarpeita ovat kompetenssi, autonomia ja yhteenkuuluvuus. Kompetenssia käsittelemme seuraavassa jaksossa, joten keskitytään nyt kahteen muuhun. Autonomia tarkoittaa kokemusta vaikutusmahdollisuuksista. Käytännössä se tarkoittaa osallistumista muutoksen suunnitteluun ja toteutukseen. Esihenkilöinä voimme hyödyntää esimerkiksi yhteiskehittämisen menetelmiä. Otetaan henkilöstö riittävän ajoissa mukaan muutoksen suunnitteluun. Valitettavasti tämä ei aina toteudu. Kuten eräs asiakas kertoi suunnitellusta muutoksesta, jossa henkilöstöä ei ollut otettu mukaan. Tämä johti suureen vastarintaan ja HR-asiantuntijat pääsivät selvittelemään sotkua. Yhteiskehittämisellä tämäkin tilanne olisi voitu välttää. Yhteiskehittäminen ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki mielipiteet toteutuvat – ja tämä on hyvä sanoittaa ääneen.
Motivaatiotutkimuksesta tiedämme ainakin 123 erilaista keinoa vaikuttaa motivaatioon. Tutkijat ovat tiivistäneet ne seuraavasta: tavoite merkitykselliseksi, konkreettisen suunnitelman laatiminen, edistymisen huomaaminen, eteneminen pienin askelin, ympärille kannustavia ihmisiä, joustavuus laaditun suunnitelman toteuttamisessa ja varasuunnitelman laatiminen. Mielekäs tavoite ja yhteinen tekeminen eivät siis riitä. Motivaation vahvistamiseksi tarvitaan suunnitelma mahdollisine varasuunnitelmiin, joiden laadinnassa voimme hyödyntää valmentavaa työotetta.
Palataan sisäisen motivaation toiseen tekijään eli yhteenkuuluvuuteen. Se tarkoittaa kahta asiaa: kokemusta siitä, että minusta välitetään, ja kokemusta siitä, että teen jotain hyödyllistä toisille. Yhdessä tekeminen ja yksinkertaiset kysymykset, kuten ”mitä kuuluu”, voivat ylläpitää ja vahvistaa tätä tunnetta. Myös keskustelu muutoksen hyödyistä muille tukee yhteenkuuluvuutta; teemme jotain sellaista, joka hyödyttää muita.
Muutos herättää joskus myös niin sanottuja negatiivisia tunteita, joita voidaan tulkita muutosvastarinnaksi. Olennaista on tunnistaa ja kohdata nämä tunteet, validoida ne ja siirtää keskustelua kohti muutoksen mahdollisia hyötyjä sekä konkreettisia seuraavia askeleita. Validointi tarkoittaa tunteiden hyväksymistä ilman yrityksinä korjata, muuttaa tai ohittaa niitä. Tiivistäen: tunnistamme työntekijän tunteet, validoimme ja hyväksymme, kysymme lisää työntekijän kokemuksesta, suuntaamme keskustelun mahdollisiin hyötyihin ja lempeän jämäkästi autamme ottamaan ensimmäisen askeleen muutostavoitetta kohti.
Oletetaan, että olemme onnistuneet viestimään ja keskustelemaan muutoksen hyödyistä tai asioista, joita muutoksella voidaan välttää. Olemme myös onnistuneet yhteiskehittämisessä ja siten tukemaan autonomian ja yhteenkuuluvuuden kokemusta laatimalla konkreettisen suunnitelman muutostavoitteen saavuttamiseksi. Suunnitelman toteutus on käynnissä, joten kuinka voimme tukea henkilöstön motivaation suunnitelman toteutusvaiheessa. Teresa Amabilen tutkimuksista tiedämme, että motivaatio on edistymisen kokemista merkitykselliseksi koetussa työssä. Toisin sanoen, meidän tulisi mahdollistaa edistymisen kokemus laatimalla aiemmin mainittuja konkreettisia suunnitelmia, raivaamalla esteitä, järjestämällä tarvittavia resursseja ja huomaamalla edistymistä.
Motivaation johtaminen muutoksissa on siis keskustelua mielekkäästä ja merkityksellisestä tavoitteesta, mahdollisten huoliajatusten ja -tunteiden kuuntelua, yhteiskehittämistä ja konkreettisten suunnitelmien laadintaa, esteiden raivaamista ja tarvittavien resurssien järjestämistä.
Muutos on kuitenkin muutakin kuin motivaatiota. Joskus muutoksen toteutuminen vaatii uudenlaista osaamista ja uskoa siihen, että tätä osaamista voidaan oppia. Seuraavassa blogissa syvennymme siihen, miten kompetenssia voi vahvistaa muutoksessa. Tule mukaan jatkamaan matkaa.
Kuuntele jakso Spotifyista!
