Miten Alma / Primo VE tuli Itä-Suomen yliopistoon? | How was Alma/Primo VE selected for the University of Eastern Finland?

(Please, scroll down to read in English.)

Itä-Suomen yliopistossa otettiin 23.12.2019 käyttöön uusi Alma-kirjastojärjestelmä ja sen asiakaskäyttöliittymä Primo VE.

Jo muutaman vuoden on ollut tiedossa, että vanhaa 20 vuotta käytössä ollutta Voyager-kirjastojärjestelmää ei enää kehitetä. Suomen korkeakoulukirjastot ovat olleet tietoisia tilanteesta, mutta jo vuonna 2014 päätettiin lopettaa kansallinen UJK-hanke uuden kirjastojärjestelmän hankkimiseksi. Myös pitkä yhteistyö kirjastojen välillä Linnea2-konsortion muodossa päättyi.

Kansalliskirjaston vetämä työryhmä kartoitti markkinoilla olevat kirjastojärjestelmät vuonna 2017. Kävi selväksi, että korkeakoulukirjastoilla oli keskenään hyvin erilaisia järjestelmään kohdistuvia odotuksia ja tarpeita. Osa kirjastoista halusi hankkia valmiin SaaS (Sofware as a Service) -järjestelmän, jossa lisääntyvien e-aineistojen hallinnointi helpottuisi. Kirjaston hankkima kaikentyyppinen aineisto päästään hallinnoimaan samalla järjestelmällä. Toiset taas halusivat omiin tarpeisiinsa rakennettavan avoimen lähdekoodin järjestelmän. Syntyi kaksi ryhmittymää: kaupallisen SaaS-mallin kilpailuttava ryhmä sekä avoimen lähdekoodin KOHA-järjestelmän käyttöön ottava ryhmä. Jo tässä vaiheessa oli tiedossa, että kahteen eri järjestelmään jakautuminen aiheuttaisi tiettyjen tutuksi tulleiden asiakaspalveluiden lakkauttamisen.

Itä-Suomen yliopisto on ollut mukana Lumikko-hankintakonsortiossa, jossa valtuutettiin Turun yliopisto kilpailuttamaan kirjastojärjestelmän hankinta sopijapuolten puolesta. Kilpailutus toteutettiin syksyllä 2018 kaikkiaan 27 korkeakoulun ja muun organisaation puolesta. Määräaikaan mennessä tarjouskilpailuun jätettiin kaksi tarjousta, joista vain Ex Libris -yhtiön Alma täytti kirjastojärjestelmälle määritellyt ehdottomat vaatimukset.

Lisäksi Itä-Suomen yliopiston kirjastossa valittiin käyttöliittymäksi samalta toimittajalta Primo VE, koska haluttiin saada käyttöön SaaS-mallin mukaiset integroidut palvelut. Samalla päästiin eroon ratkaisusta, jossa kirjastojärjestelmällä ja sen asiakaskäyttöliittymällä olisivat olleet eri toimittajat, Ex Libris ja Kansalliskirjasto/CSC. Myös kaikki kirjaston aineistot haluttiin näkyvän samassa hakutuloksessa.

Lumikko-projektin käyttöönotto on jaettu kahteen osaan, jossa Itä-Suomen yliopisto on mukana ensimmäisessä käyttöönottoaallossa yhdessä Turun ja Tampereen yliopistojen ja Åbo Akademin sekä Karelian, Satakunnan, Seinäjoen ja Turun ammattikorkeakoulujen kanssa. Kirjastot eivät voineet valita käyttöönoton aikataulua, vaan se tuli järjestelmätoimittajalta annettuna.

Toisessa aallossa ovat mukana Helsingin, Lapin ja Oulun yliopistot, Taideyliopisto, LUT-yliopisto, Savonian, Jyväskylän, Kajaanin ja Oulun ammattikorkeakoulut sekä Eduskunnan kirjasto. Toinen aalto ottaa Alman käyttöön kesällä 2020.

Kaiken kaikkiaan Alma on kansainvälisesti käytössä yli tuhannessa eri kirjastossa. Kirjasto ja asiakkaat saavat käyttöönsä nykyaikaisen työkalun, joka mahdollistaa rajapintojensa kautta palveluiden kehittämisen jatkossakin. Järjestelmänvaihto oli työläs ja vaativa projekti. Aikaa taustatyöhön ja kouluttautumiseen käyttöönoton aikana varsinaisen työn ohessa oli vain puoli vuotta. Kaikkea ei saatu valmiiksi tuotantoon siirtymiseen mennessä 23.12.2020, vaan rakentaminen, toimintojen säätäminen ja ohjeiden laatiminen jatkuu toistaiseksi. Lisäksi Almaa päivitetään säännöllisesti kuukausittain, yhteistyössä kaikkien Alma-kirjastojen kanssa maailmanlaajuisesti.

The University of Eastern Finland introduced its new Alma library system and the related customer interface Primo VE on 23 December 2019.

For a few years already, we were aware of the fact that the old Voyager library system that we had used for the past 20 years was no longer being developed. The university libraries in Finland were aware of the situation, but the national UJK project to procure a new library system was terminated already in 2014. The long-term collaboration between libraries under the Linnea2 consortium has also ended.

A working group coordinated by the National Library of Finland mapped the library systems available in the market in 2017. It became obvious that different university libraries had very different needs and expectations regarding the system. Some of the libraries wanted to purchase a complete SaaS (Software as a Service) system that makes it easier to manage the increasing amounts of electronic materials. It would make it possible to manage all kinds of materials in the library in a single system. Others wanted a system based on open source code that they could build according to their own needs. As a result, two groups were formed: one that invited tenders for commercial SaaS systems and another that would implement an open-source KOHA system. It was already clear at this point that the implementation of two separate systems would lead to the termination of some of the services that customers were accustomed with.

The University of Eastern Finland participated in the Lumikko procurement consortium that authorised the University of Turku to invite library system providers to tender on behalf of the parties. The invitation to tender was sent in autumn 2018 on behalf of a total of 27 universities and other organisations. Two tenders were submitted by the deadline, and only the Alma system offered by Ex Libris fulfilled the non-negotiable requirements set for the library system.

Additionally, the University of Eastern Finland wanted to benefit from services integrated according to the SaaS model, and selected the Primo VE user interface provided by the same company. Thanks to this decision, we did not need a library system from one provider, Ex Libris, and its customer interface from another, the National Library of Finland/CSC. We also wanted to have all the materials in the library available in the same search results.

The Lumikko project is rolled out in two phases. The University of Eastern Finland is in the first phase, together with the Universities of Turku and Tampere, Åbo Akademi University, and the Karelia, Satakunta, Seinäjoki and Turku Universities of Applied Sciences. The libraries did not have a say in the roll-out schedule that was set by the system provider.

In the second phase, the system is rolled out at the Universities of Helsinki, Lapland and Oulu, the University of the Arts Helsinki, LUT University, the Savonia, Jyväskylä, Kajaani and Oulu Universities of Applied Sciences, and the Library of Parliament. The second phase of the roll-out will take place in summer 2020.

All in all, over a thousand libraries worldwide use the Alma system. It will provide the library and its customers with a modern tool with interfaces that make it possible to further develop the services. The change of system was a laborious and challenging task. We only had six months for the background work and training during implementation, in addition to our regular tasks. We were unable to complete the project by the roll-out on 23 December 2019. Therefore, the system is still being constructed, functionalities are being fine-tuned and instructions are being drafted. Additionally, Alma is updated regularly on a monthly basis in collaboration with all Alma libraries worldwide.

Marja Kuittinen
tietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Harri Kalinen
tietoasiantuntija | information specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services
Aino Taskinen
tietoasiantuntija | information specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services
Jukka Kananen
palvelupäällikkö | head of services
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services