Avainsana: digitaalinen viestintä

Johtajan kannattaa olla kiinnostunut kehittämään omaa viestintä- ja vuorovaikutusosaamistaan hybridityöhön sopivaksi, koska hybridityö ei ole ohimenevä ilmiö. Käsitystä hybridityön pysyvyydestä tukee se, että korona on muuttanut laajasti ymmärrystä siitä, miten, missä ja milloin asiantuntijatyötä tehdään. Etäjohtajan vuorovaikutusosaamisessa korostuvat empaattisuus sekä tuen ja palautteen antamisen taito sekä taito vahvistaa vuorovaikutussuhteita. Johtaja voi osoittaa arvostusta esimerkiksi nostamalla työntekijöiden asiantuntemusta esille niin työyhteisön sisäisissä kokouksissa kuin sosiaalisessa mediassa.

Akatemiatutkija, palvelujohtamisen ja viestinnän apulaisprofessori Jonna Koponen Itä-Suomen yliopistosta johtaa Etäjohtaminen digitaalisen viestinnän avulla -tutkimushanketta. Hankkeen tarkoitus on tutkia, mitä digitaalinen vuorovaikutusosaaminen on. Aihetta on toistaiseksi tutkittu vielä vähän, mutta teema on erittäin ajankohtainen. Yhä useampi asiantuntijatyötä johtava toimii etäjohtajana, jolloin digitaalinen vuorovaikutusosaaminen on keskeinen osa ammattiosaamista. ”Yhä useamman työyhteisö on verkosto vuorovaikutussuhteita, jossa digitaalinen vuorovaikutus on keskiössä. Digitaalinen vuorovaikutusosaaminen on edellytys työtehtävien onnistuneelle hoitamiselle”, kuvaa Koponen.

Vuorovaikutusosaamisen tutkimuksista tiedetään, että se millaista vuorovaikutusosaamista tarvitaan, vaihtelee eri ammattien välillä. Hybridityön kontekstissa johtajan vuorovaikutusosaamisen tulisi tukea sellaisen vuorovaikutusympäristön rakentumista, jossa osoitetaan tukea ja luodaan luottamusta. ”Etäjohtajan vuorovaikutusosaamisessa korostuu empatian osoittamisen taito ja taito luoda sellaista vuorovaikutusympäristöä, joka vahvistaa ihmisten välisiä vuorovaikutussuhteita. Johtamisessa on merkityksellistä keskityttyä asioiden edistämisen lisäksi myös ihmisten välisiin suhteisiin”, Koponen sanoo.

Lähityössä rakennettu luottamus ei välttämättä siirry teknologiavälitteiseen ympäristöön ilman, että sitä aktiivisesti vuorovaikutuksella tuetaan. Jos tuki ja sosiaaliset suhteet puuttuvat, työntekijät voivat kokea tyytymättömyyttä ja tuntea olevansa vähemmän tehokkaita. ”Tutkimuksista tiedetään, että etätyössä oman työpäivän aikatauluttaminen ja oman työn johtaminen ei ole kaikille helppoa. Työn ulkopuoliset sosiaaliset suhteet ovat työntekijöillä erilaisia, mikä voi myös osaltaan vaikuttaa siihen, kuinka etätyöhön sopeudutaan”, kertoo Koponen.

Johtaja voi edistää yhteisöllistä vuorovaikutusilmapiiriä monin tavoin. Hybridityöskentelyssä voidaan kokeilla esimerkiksi ideointipalavereita kävelypuheluina. Ulkoilulla voidaan luoda välittömämpää ilmapiiriä ja samalla liikkuminen ulkoilmassa tukee työntekijöiden kokonaisvaltaista hyvinvointia. Sisätiloissa pidettävissä kokouksissa kameroiden käyttö vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. ”Vuorovaikutussuhteiden syventymistä voidaan edistää esimerkiksi niin, että kokouksiin varataan tietty aika vapaalle keskustelulle. Etäjohtajan kannattaa ottaa säännöllisesti aikaa myös ”mitä kuuluu” -kierroksille. On myös tunnistettu, että kameroiden käytön koetaan tuovan yhteisöllisyyden tunnetta yhdessä olemiseen. Kun vuorovaikutussuhde on syventynyt, kameran käyttö ei aina ole välttämätöntä työtehtävien edistämiseksi. Se kuitenkin vahvistaa sosiaalisen läsnäolon kokemusta, koska tunne välittyy eri tavoin, kun näemme toisemme”, tiivistää Koponen konkreettisia keinoja vahvistaa vuorovaikutussuhteita etäjohtamisessa.

Johtajan vuorovaikutusosaamista on tukea asiantuntijuutta myös työpaikan ulkopuolella

Etäjohtamisen tutkimuksen mukaan etäjohtajien vuorovaikutusosaamista on esimerkiksi etäviestintätaito, jolla tarkoitetaan viestin selkeyttä ja harkintaa siitä, milloin ja kuinka paljon esimerkiksi kirjallisia viestejä vaikkapa sähköpostilla kannattaa lähettää, viestintäteknologiset taidot eli käytettävän teknologian valinta ja hallinta sekä etäsosiaaliset taidot, joilla tarkoitetaan johtajan vuorovaikutustaitoja, kuten tuen osoittamista. Johtajan tuella ja kannustavalla palautteella on suuri merkitys työelämässä. Se vaikuttaa muun muassa motivaatioon ja työhön sitoutumiseen sekä lisää työtyytyväisyyttä.

Supportiivinen eli tukea-antava vuorovaikutus ei välttämättä aina ole helppoa kasvokkain tapahtuvissa kohtaamisissa. Teknologiavälitteisesti toimittaessa sen on tutkimusten mukaan todettu olevan vielä haastavampaa. Vuorovaikutuksen tutkimuksista tiedetään, että tuen osoittaminen kuuntelemalla on tärkeää. Kuuntelemista voi ilmaista muun muassa eleillä ja ilmeillä sekä reagoimalla esimerkiksi vuorovaikutusteknologian mahdollistamilla peukutuksilla, hymiöillä tai giffeillä. Kuuntelemiseen kuuluu myös tilan antaminen toiselle niin, että vuorovaikutusosapuolelle jää riittävästi aikaa harkita ennen vastaamista tai muuta reagointia.

Teknologiavälitteisesti työskenneltäessä johtaja voi osoittaa tukea, arvostusta ja kiinnostusta myös aktiivisella chatin käytöllä, joka tukee työntekijän esitystä. ”Johtaja voi tukea työntekijän esitystä ja puheenvuoroa myös niin, että hän lähettää yksityisviestin, jossa hän rohkaisee työntekijää esityksessä tai muistuttelee vielä jostain sisällöstä, joka vahvistaa työntekijän puheenvuoroa”, kuvaa Koponen tuen osoittamista.

Etäjohtajan vuorovaikutusosaamiseen kuuluu tuen ja arvostuksen osoittaminen myös työn ulkopuolisissa tilanteissa ja oman organisaation ulkopuolisissa verkostoissa, joissa johtajan kannattaa aktiivisesti nostaa esille asiantuntijoiden osaamista. ”Esimerkiksi sosiaalisessa mediassa johtaja voi osoittaa kiinnostusta ja arvostusta työntekijöille reagoimalla asiantuntijoiden työhön liittyviin postauksiin tykkäämällä, jakamalla tai kommentoimalla niitä”, Koponen kannustaa.

Aktiivisella toiminnalla sosiaalisessa mediassa johtaja luo kuvaa asiantuntijaorganisaatiosta, edistää organisaation uskottavuutta ja on mukana keskustelemassa organisaatiolle tärkeistä teemoista kaikille avoimilla alustoilla. Johtajan aktiivinen läsnäolo ja toiminta sosiaalisessa mediassa on arvostuksen ja tuen osoitus koko työyhteisölle ja sen tekemälle työlle.

Kirjoittaja: Anna Tenho

Blogikirjoitus on osa Anna Tenhon viestinnän maisterintutkielmaa Johtajan vuorovaikutusosaaminen hybridityössä: blogikirjoitusten sarja, jonka hän on tehnyt Jyväskylän yliopiston kieli- ja viestintätieteiden laitoksella. Blogikirjoitusta varten on haastateltu akatemiatutkija, palvelujohtamisen ja viestinnän apulaisprofessori, dosentti Jonna Koposta Itä-Suomen yliopistosta.