Millaista osaamista etäjohtajalta vaaditaan?

Olen viime aikoina haastattelut tutkimusprojektiamme varten useita kymmeniä johtajia aina suurten IT-alan yritysten johtoryhmän jäsenistä pienempien tiimien vetäjiin. Tyypillisesti haastateltavat ovat kokeneet etäjohtamisen perinteistä lähijohtamista haastavammaksi, eikä vuosikymmenten takaisilla johtamisopeilla tahdo enää pärjätä nykypäivän digitaalisessa työympäristössä. Johtajien kokemus heidän omista valmiuksistaan etätyön ja virtuaalitiimien johtamiseen vaihtelee äärestä laitaan. Käynnissä oleva työntekemisen paikan ja tavan murros nostaakin perustellusti esiin kysymyksen siitä, millaista osaamista etäjohtaja työssään tarvitsee. Oletko itse määritellyt keskeiset etäjohtamisessa korostuvat osaamisalueet? Entä onko organisaatiosi määritellyt, millaista osaamista etäjohtaja tarvitsee? Tarjoaako organisaatiosi konkreettista tukea, kuten viestintäkoulutusta, etäjohtajille?

Van Wart kollegoineen selvitti, millaista osaamista työssään menestyvät etäjohtajat tarvitsevat. He tutkivat ilmiötä ennen koronapandemiaa ja keräsivät aineistonsa julkisesta yliopistosta. Tutkimuksen löydöksissä menestyvän etäjohtajan osaaminen tiivistettiin kuuden taidon ympärille, jotka ovat (1) etäviestintätaidot, (2) etäsosiaaliset taidot, (3) viestintäteknologiset taidot, (4) etätiimin rakentamisen taidot, (5) etämuutosjohtamisen taidot sekä (6) etäluotettavuus.

1.     Etäviestintätaidot

Johtajan oman viestinnän on tärkeää olla selkeää, ymmärrettävää ja organisoitua. Viestin vastaanottajilla tulisi olla mahdollisuus reagoida ja antaa palautetta viestiin väärinymmärrysten välttämiseksi. Koska digitaalinen viestintä on helppoa ja nopeaa, voi tämä johtaa viestintätulvaan, joka hankaloittaa tiimin jäsenten kykyä hoitaa omaa ydintyötään. Siksi johtajalta odotetaankin taitoa hallita viestinnän määrää sekä kykyä nostaa esiin tärkeät viestit tulvan joukosta.

2.     Etäsosiaaliset taidot

Johtajan on tärkeää pitää yhteyttä alaisiinsa sekä tarjota tukea tarpeen tullen. Johtaja voi varata säännöllisiä tapaamisia keskustellakseen henkilökohtaisesti jokaisen alaisensa kanssa. Myös sopivan viestintäkanavan valinta tärkeää ja johtajan tuleekin punnita kulloisenkin viestintätilanteen mukaan, onko tarkoituksenmukaista järjestää esimerkiksi kasvokkainen tapaaminen, etäpalaveri tai chat-keskustelu osapuolten välillä.

3.     Viestintäteknologiset taidot

Johtajan on tärkeää olla ajan tasalla uusimmista viestintäteknologisista ratkaisuista. Lisäksi sopivan tasapainon löytäminen digitaalisen ja kasvokkaisen viestinnän välillä on usein johtajan vastuualuetta. Toisinaan organisaatiot ja tiimit kohtaavat hakkerointeja tai muita teknologisia häiriötiloja ja tällöin johtajan tulee osata käsitellä kriisitilanteita joko itsenäisesti tai ammattilaisten avustuksella. Tietoturvan merkitys ja siitä huolehtiminen korostuu.

4.     Etätiimin rakentaminen

Etätiimin rakentamisessa korostuu jäsenten motivointi ja heidän integrointinsa yhdeksi toimintayksiköksi. Etätiimin jäsenten on tärkeää tuntea toisensa ihmisinä ja ymmärtää syvällisesti tiimin olemassaolon tarkoitus. Myös vastuuttaminen korostuu ja sen vuoksi johtajan tulee varmistaa, että tiimin jäsenet ymmärtävät oman tonttinsa hoitamisen tärkeyden. Sopivissa tilanteissa myös kunnianosoitukset, kehut ja palkinnot tiimin jäsenille ovat tärkeitä.

5.     Etämuutosjohtaminen

Monet organisaatiot ja tiimit ovat jatkuvan muutoksen alaisuudessa. Johtajan tulisikin suunnitella muutokseen liittyvät siirtymät huolella etukäteen, tarjota muutoksenhallintatekniikoita ja seurata aktiivisesti muutoksen toteutusta.

6.     Etäluotettavuus

Johtajan on tärkeää levittää luottamuksellista ilmapiiriä ympärilleen. Aito työntekijöistä välittäminen korostuu. Työntekijöitä tulee kannustaa työn ja vapaa-ajan välisen tasapainon ylläpitämiseen, eivätkä työasiat saa tunkeutua liikaa työntekijöiden vapaa-ajalle. Johtajan on myös tärkeää huolehtia monimuotoisuuden toteutumisesta omassa tiimissään.

Kuudesta etäjohtajan taidosta koostuvaa mallia on sittemmin testattu esimerkiksi Romanin ja kollegoiden puolesta. Käytännössä uusi johtaja voi ryhtyä kehittämään osaamistaan keskittyen ensiksi yhteen taitoulottuvuuteen ja laajentaen myöhemmin osaamistaan muutkin taitoulottuvuudet kattavaksi. Lyhyellä tähtäimellä johtajan osaamattomuus tai puutteet joidenkin tietoulottuvuuksien hallinnassa eivät välttämättä nouse räikeästi esille. On kuitenkin arvioitu, että pidemmällä aikavälillä puutteet kuuden taitoulottuvuuden hallinnassa voivat johtaa tehottomampaan ja heikompaan johtamiseen. Sen vuoksi johtajien olisikin toivottavaa tavoitella kaikkien kuuden taitoulottuvuuksien hallintaa.

Kirjoittajat: Lotta Salin ja Jonna Koponen

Etäjohtajan vuorovaikutusosaaminen – empaattisuus ja arvostuksen osoittaminen

Johtajan kannattaa olla kiinnostunut kehittämään omaa viestintä- ja vuorovaikutusosaamistaan hybridityöhön sopivaksi, koska hybridityö ei ole ohimenevä ilmiö. Käsitystä hybridityön pysyvyydestä tukee se, että korona on muuttanut laajasti ymmärrystä siitä, miten, missä ja milloin asiantuntijatyötä tehdään. Etäjohtajan vuorovaikutusosaamisessa korostuvat empaattisuus sekä tuen ja palautteen antamisen taito sekä taito vahvistaa vuorovaikutussuhteita. Johtaja voi osoittaa arvostusta esimerkiksi nostamalla työntekijöiden asiantuntemusta esille niin työyhteisön sisäisissä kokouksissa kuin sosiaalisessa mediassa.

Akatemiatutkija, palvelujohtamisen ja viestinnän apulaisprofessori Jonna Koponen Itä-Suomen yliopistosta johtaa Etäjohtaminen digitaalisen viestinnän avulla -tutkimushanketta. Hankkeen tarkoitus on tutkia, mitä digitaalinen vuorovaikutusosaaminen on. Aihetta on toistaiseksi tutkittu vielä vähän, mutta teema on erittäin ajankohtainen. Yhä useampi asiantuntijatyötä johtava toimii etäjohtajana, jolloin digitaalinen vuorovaikutusosaaminen on keskeinen osa ammattiosaamista. ”Yhä useamman työyhteisö on verkosto vuorovaikutussuhteita, jossa digitaalinen vuorovaikutus on keskiössä. Digitaalinen vuorovaikutusosaaminen on edellytys työtehtävien onnistuneelle hoitamiselle”, kuvaa Koponen.

Vuorovaikutusosaamisen tutkimuksista tiedetään, että se millaista vuorovaikutusosaamista tarvitaan, vaihtelee eri ammattien välillä. Hybridityön kontekstissa johtajan vuorovaikutusosaamisen tulisi tukea sellaisen vuorovaikutusympäristön rakentumista, jossa osoitetaan tukea ja luodaan luottamusta. ”Etäjohtajan vuorovaikutusosaamisessa korostuu empatian osoittamisen taito ja taito luoda sellaista vuorovaikutusympäristöä, joka vahvistaa ihmisten välisiä vuorovaikutussuhteita. Johtamisessa on merkityksellistä keskityttyä asioiden edistämisen lisäksi myös ihmisten välisiin suhteisiin”, Koponen sanoo.

Lähityössä rakennettu luottamus ei välttämättä siirry teknologiavälitteiseen ympäristöön ilman, että sitä aktiivisesti vuorovaikutuksella tuetaan. Jos tuki ja sosiaaliset suhteet puuttuvat, työntekijät voivat kokea tyytymättömyyttä ja tuntea olevansa vähemmän tehokkaita. ”Tutkimuksista tiedetään, että etätyössä oman työpäivän aikatauluttaminen ja oman työn johtaminen ei ole kaikille helppoa. Työn ulkopuoliset sosiaaliset suhteet ovat työntekijöillä erilaisia, mikä voi myös osaltaan vaikuttaa siihen, kuinka etätyöhön sopeudutaan”, kertoo Koponen.

Johtaja voi edistää yhteisöllistä vuorovaikutusilmapiiriä monin tavoin. Hybridityöskentelyssä voidaan kokeilla esimerkiksi ideointipalavereita kävelypuheluina. Ulkoilulla voidaan luoda välittömämpää ilmapiiriä ja samalla liikkuminen ulkoilmassa tukee työntekijöiden kokonaisvaltaista hyvinvointia. Sisätiloissa pidettävissä kokouksissa kameroiden käyttö vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. ”Vuorovaikutussuhteiden syventymistä voidaan edistää esimerkiksi niin, että kokouksiin varataan tietty aika vapaalle keskustelulle. Etäjohtajan kannattaa ottaa säännöllisesti aikaa myös ”mitä kuuluu” -kierroksille. On myös tunnistettu, että kameroiden käytön koetaan tuovan yhteisöllisyyden tunnetta yhdessä olemiseen. Kun vuorovaikutussuhde on syventynyt, kameran käyttö ei aina ole välttämätöntä työtehtävien edistämiseksi. Se kuitenkin vahvistaa sosiaalisen läsnäolon kokemusta, koska tunne välittyy eri tavoin, kun näemme toisemme”, tiivistää Koponen konkreettisia keinoja vahvistaa vuorovaikutussuhteita etäjohtamisessa.

Johtajan vuorovaikutusosaamista on tukea asiantuntijuutta myös työpaikan ulkopuolella

Etäjohtamisen tutkimuksen mukaan etäjohtajien vuorovaikutusosaamista on esimerkiksi etäviestintätaito, jolla tarkoitetaan viestin selkeyttä ja harkintaa siitä, milloin ja kuinka paljon esimerkiksi kirjallisia viestejä vaikkapa sähköpostilla kannattaa lähettää, viestintäteknologiset taidot eli käytettävän teknologian valinta ja hallinta sekä etäsosiaaliset taidot, joilla tarkoitetaan johtajan vuorovaikutustaitoja, kuten tuen osoittamista. Johtajan tuella ja kannustavalla palautteella on suuri merkitys työelämässä. Se vaikuttaa muun muassa motivaatioon ja työhön sitoutumiseen sekä lisää työtyytyväisyyttä.

Supportiivinen eli tukea-antava vuorovaikutus ei välttämättä aina ole helppoa kasvokkain tapahtuvissa kohtaamisissa. Teknologiavälitteisesti toimittaessa sen on tutkimusten mukaan todettu olevan vielä haastavampaa. Vuorovaikutuksen tutkimuksista tiedetään, että tuen osoittaminen kuuntelemalla on tärkeää. Kuuntelemista voi ilmaista muun muassa eleillä ja ilmeillä sekä reagoimalla esimerkiksi vuorovaikutusteknologian mahdollistamilla peukutuksilla, hymiöillä tai giffeillä. Kuuntelemiseen kuuluu myös tilan antaminen toiselle niin, että vuorovaikutusosapuolelle jää riittävästi aikaa harkita ennen vastaamista tai muuta reagointia.

Teknologiavälitteisesti työskenneltäessä johtaja voi osoittaa tukea, arvostusta ja kiinnostusta myös aktiivisella chatin käytöllä, joka tukee työntekijän esitystä. ”Johtaja voi tukea työntekijän esitystä ja puheenvuoroa myös niin, että hän lähettää yksityisviestin, jossa hän rohkaisee työntekijää esityksessä tai muistuttelee vielä jostain sisällöstä, joka vahvistaa työntekijän puheenvuoroa”, kuvaa Koponen tuen osoittamista.

Etäjohtajan vuorovaikutusosaamiseen kuuluu tuen ja arvostuksen osoittaminen myös työn ulkopuolisissa tilanteissa ja oman organisaation ulkopuolisissa verkostoissa, joissa johtajan kannattaa aktiivisesti nostaa esille asiantuntijoiden osaamista. ”Esimerkiksi sosiaalisessa mediassa johtaja voi osoittaa kiinnostusta ja arvostusta työntekijöille reagoimalla asiantuntijoiden työhön liittyviin postauksiin tykkäämällä, jakamalla tai kommentoimalla niitä”, Koponen kannustaa.

Aktiivisella toiminnalla sosiaalisessa mediassa johtaja luo kuvaa asiantuntijaorganisaatiosta, edistää organisaation uskottavuutta ja on mukana keskustelemassa organisaatiolle tärkeistä teemoista kaikille avoimilla alustoilla. Johtajan aktiivinen läsnäolo ja toiminta sosiaalisessa mediassa on arvostuksen ja tuen osoitus koko työyhteisölle ja sen tekemälle työlle.

Kirjoittaja: Anna Tenho

Blogikirjoitus on osa Anna Tenhon viestinnän maisterintutkielmaa Johtajan vuorovaikutusosaaminen hybridityössä: blogikirjoitusten sarja, jonka hän on tehnyt Jyväskylän yliopiston kieli- ja viestintätieteiden laitoksella. Blogikirjoitusta varten on haastateltu akatemiatutkija, palvelujohtamisen ja viestinnän apulaisprofessori, dosentti Jonna Koposta Itä-Suomen yliopistosta.

Etäkokousten tehokas johtaminen on tärkeä osa etäjohtajan työtä

Etäkokoukset

Viimeisen kahden vuoden aikana olemme saaneet maistaa etätyön arkea useilla toimialoilla. Myös hallitusammattilaiset ovat työskennelleet pääosin etänä koronapandemian aikana. Esimerkiksi pitkän linjan hallitusammattilainen Mika Sutinen kertoo, että korona-aikana työskentely on hoitunut lähes kokonaan etänä ja suurelta osin kotoa käsin. Eri yritysten hallituksen kokoukset johdetaan etäyhteyksin, samoin strategiatyöskentely sekä epäviralliset ja viralliset keskustelut hallituksen jäsenten kesken. Käytössä on lukuisia viestintäkanavia ja erilaisia viestintäteknologisia ratkaisuja, kuten Microsoft Teams, HowSpace ja WhatsApp.

Etäkokous pitää valmistella hyvin

Etäjohtajille yksi yleisimmistä ja tärkeimmistä vuorovaikutustilanteista on etäkokousten johtaminen. Ennen koronapandemiaa etäkokouksia pidettiin harvemmin, mutta tänä päivänä kokoukset toteutetaan pääosin etäyhteyksin. Onnistuakseen hyvin tällaisten kokousten johtaminen vaatii puheenjohtajalta hyvää valmistelua, kuten kokouskutsun lähettämistä sekä agendan ja kokousmateriaalien suunnittelua hyvissä ajoin ennen tapaamista. Näin osallistujien on mahdollista perehtyä käsiteltäviin asioihin, pohtia mahdollisia kysymyksiä ja kannanottojaan etukäteen.

Vuorovaikutukseen täytyy kiinnittää erityistä huomiota

Etäkokouksessa puheenjohtaja on vastuussa puheenvuorojen tasapuolisesta jakamisesta, ajankäytön hallinnasta sekä osallistujien aktivoimisesta yhteisten asioiden käsittelyyn. Kokouksen alussa on hyvä sopia pelisäännöt puheenvuorojen ottamiseen. Varsinkin hybridikokouksissa on vältettävä päälle puhumista, mitä tapahtuu helposti silloin, kun osa kokouksen osallistujista on mukana paikan päällä ja osa on mukana lankoja pitkin. Jotta vuorovaikutus kokouksessa ei jäisi liikaa puheenjohtajan ja yksittäisen osallistujan väliseksi vuoropuheluksi, puheenjohtaja tekemät kierrokset ja suorat kysymykset aktivoivat kaikkia osallistujia. Myös chat-toiminnon käytöllä kokouksiin voi saada lisää vuorovaikutteisuutta ja vaihtelua. Osallistujia voi pyytää kirjoittamaan kommentteja tai kannanottoja chattiin keskustelun kirvoittamiseksi. Toisaalta puheenjohtajan tehtävä on myös tarvittaessa rajoittaa puheaikaa aikataulussa pysymiseksi.  

Useissa organisaatiossa on luotu yhteisiä pelisääntöjä kameroiden käyttöön etäkokouksissa. Kameran välittämän videokuvan kautta kokouksen osallistujille välittyy enemmän sanattoman viestinnän piirteitä, kuin jos kameraa pidetään kiinni. Sanaton viestintä – kuten äänen piirteet, katse, kasvojen ilmeet, vartalon yläosan liikkeet ja asennot – auttavat tulkitsemaan ja ymmärtämään toisten viestejä paremmin. Kokouksen osallistujien näkeminen auttaa myös yhteisöllisyyden luomisessa ja sen ylläpitämisessä, mikä on tutkitusti yksi etäjohtamisen haasteista.

Välillä on hyvä tavata fyysisesti kasvokkain

Puheenjohtajan kannattaa harkita, mikä on etäkokousten ja kasvokkaisten lähikokousten sopiva rytmitys. Esimerkiksi Mika Sutisen mukaan hallituksen kokoukset voi jäsentää niin, että kolmen lyhyemmän etäkokouksen jälkeen pidetään pidempikestoinen lähikokous. Näin säästyy resursseja matkustamisen jäädessä minimiin, mutta toisaalta on mahdollisuus käsitellä vaativampia ja enemmän yhteistä pohdintaa vaativia asioita lähikokouksessa. Koronasta ja työelämän muutoksista huolimatta etäkokoukset eivät kokonaan korvaa fyysisiä kasvokkaisia kohtaamisia ja lähikokouksilla on yhä tärkeä merkityksensä liike-elämässä.

Kirjoittajat: Jonna Koponen ja Lotta Salin