Palautteen merkitys etäjohtamisessa

Näin joulun alla moni reflektoi, mitä on vuoden aikana saanut aikaan. Pohditaan, mitkä ovat vuoden ”topit ja flopit” sekä tehdään lupauksia uuteen alkavaan vuoteen. Yhteisissä johtajan ja johdettavan välisissä keskusteluissa on mahdollisuus antaa ja vastaanottaa palautetta sekä kiittää kuluneen vuoden aikana tehdystä työstä.

Palaute on tärkeä osa arvostavaa etäjohtamista, jonka soisi olevan arkinen ja jokapäiväinen ilmiö modernissa työyhteisössä. Ilman palautetta on nimittäin vaikea tietää, onko onnistunut tehtävissään tai miten omaa toimintaa voisi kehittää. Tutkimusten mukaan palaute toimii oivana työkaluna, kun reflektoidaan työsuorituksissa onnistumista. Palaute antaa meille tärkeää tietoa siitä, miten muut kokevat tapamme toimia. Palaute on ikään kuin peili, joka näyttää, miltä me ja toimintamme muiden silmissä vaikuttaa. Sen ei kuitenkaan tarvitse rajoittua vain juhlahetkiin, sillä pienelläkin palautteella arjen keskellä voit viestiä, että toisten työ on huomattu.

Palautteen antamisen ja vastaanottamisen taito

Yksi tärkeistä työelämässä tarvittavista vuorovaikutustaidoista on taito antaa ja vastaanottaa palautetta. Sitä tarvitsevat siis sekä johtajat että heidän johdettavansa. Palautteella on työyhteisössä tärkeä merkitys, sillä se on yhteydessä esimerkiksi työmotivaatioon, päätöksenteon onnistumiseen, työhyvinvointiin ja muutoksiin sopeutumiseen. Aiemmista tutkimuksista tiedetään myös, että työntekijän kokemukset esihenkilön palautteesta vaikuttavat siihen, miten työntekijät sitoutuvat organisaatioon.

Etäjohtajan työssä palautetta harvemmin pystyy antamaan kasvokkaisissa fyysisissä kohtaamisissa, sillä johdettavana voi olla globaali organisaatio, jonka työntekijät työskentelevät pääsääntöisesti virtuaalitiimeissä. Palautetta annetaan siis useimmiten digitaalisten viestintäkanavien kautta, jolloin mahdollisuuksia on runsaasti. Palautetta voidaan antaa esimerkiksi Slack-kanavalla, videopalavereissa tai tekstiviestillä. Sen muoto voi vaihdella hymiöistä kirjoitettuun tekstiin tai harkitusta ääniviestistä spontaaniin keskusteluun.

Palaute voi parhaimmillaan auttaa meitä kehittymään ja osaltaan motivoi meitä vielä parempiin suorituksiin. Positiivisen ja kannustavan palautteen avulla etäjohtaja voi motivoida alaisiaan. Palautteeseen usein liitetty ongelma on kuitenkin sen puute: ihmiset kokevat antavansa ja saavansa liian niukasti palautetta. Ihmiset hakevat työpaikalla palautetta eri syistä, esimerkiksi saavuttaakseen tavoitteensa ja säädelläkseen toimintaansa, puolustaakseen tai vahvistaakseen minäkuvaansa tai suojellakseen heistä syntyvää vaikutelmaa. Jos omalla kohdalla tuntuu siltä, että palautetta saa liian niukasti, sitä saa myös pyytää. Tällöin palautteen antamiselle ja vastaanottamiselle on helpompi järjestää tietoisesti aikaa kalenterista – etenkin kun etätyössä harvemmin nähdään fyysisesti eikä sitä kautta tule ohimennen sanotuksi toisille mitään.

Etäjohtamisessa, kuten muussakin johtamisessa, johtajan tehtäviin kuuluu myönteisen palautteen kertomisen ohella myös korjaavan palautteen antaminen. Korjaavan palautteen antaminen koetaan usein haastavammaksi kuin myönteisen palautteen antaminen: onhan helpompaa juhlistaa yhteistä onnistumista leveän hymyn kera kuin pohtia, miten saadaan asiat korjattua. Jos tehtävänä on antaa korjaavaa palautetta, palautteen antamisen olisi hyvä tapahtua keskustellen mieluummin kuin esimerkiksi sähköpostilla, sillä pelkkä kirjoitettu teksti on usein monitulkintaisempi kasvokkaiseen vuorovaikutukseen verrattuna. Mitä monitulkintaisemmasta ja monimutkaisemmasta asiasta on kyse, sitä varmemmin kannattaisi valita sellainen viestintäkanava, joka välittää mahdollisimman paljon sanatonta viestintää sekä mahdollistaa synkronisen keskustelun ihmisten välillä. Sanattoman viestinnän, kuten eleiden, ilmeiden, liikkeiden ja äänenpainojen, näkeminen ja kuuleminen auttavat saamaan kokonaisvaltaisemman ymmärryksen viestistä ja siihen liittyvistä vivahteista. Synkroninen yhteys mahdollistaa jatkokysymysten tekemisen, nopean reagoinnin sekä tulkintojen ja ymmärryksen varmistamisen, kun voidaan samanaikaisesti keskustella esitetyistä asioista ja korjata mahdollisesti syntyneet väärinymmärrykset.  

Haastamme Sinut, rakas lukijamme, mukaan antamaan lisää palautetta työkaverillesi tulevana vuonna!

Kirjoittajat: Jonna Koponen ja Lotta Salin