Julkaistu

Onko etätyö uhka vai mahdollisuus? Kokemuksiamme etätyöstä

Monessa yrityksessä henkilöstöä houkutellaan palaamaan toimistolle pitkän etätyöpätkän jälkeen. Ajankohtainen teema johtajien huulilla tuntuukin olevan kysymys siitä, kuinka työt järjestetään tästä eteenpäin. Mikä on sopiva etätyön ja lähityön keskinäinen suhde? Onko henkilöstöä syytä kehottaa palaamaan ainakin osaksi aikaa viikosta toimistolle vai annetaanko työntekijöille täysi valinnanvapaus oman työntekopaikan valinnassa?

Etätyön uhat ja mahdollisuudet

Viimeisen vajaan kahden vuoden aikana olemme yhteiskunnassamme todistaneet, että työskentely onnistuu monessa tapauksessa etänäkin. Kaiken kaikkiaan etätyö vaikuttaa olevan täällä jäädäkseen. Virtuaali- ja hybriditiimien määrä kasvaa työelämässä pitkällä aikajänteellä entisestään. Eräs nimeltä mainitsematon yritysmaailman johtaja pohti etätyön tulevaisuutta seuraavalla tavalla: uskon, että tulevaisuuden työelämässä jokainen työntekijä voi valita vapaasti itselleen tehokkaimman, mieluisimman ja mukavimman paikan töiden tekemiselle. On se paikka sitten yrityksen toimistotila, koti, kahvila, mökki Levillä tai huvila Fuengirolassa.

Tutkittuun tietoon perustuen etätyö luo puitteet uusille mahdollisuuksille kuten myös odottamattomille uhille. Suurimpana uhkana etätyössä nähdään eristäytyneisyys ja sosiaalinen etäisyys työyhteisöön. Jotkut etätyöntekijät ovat kuvailleet ei-toivotusta etätyöstä aiheutunutta tunnetta seinien päälle kaatumiseksi. Muita tunnistettuja uhkia ovat työmotivaation heikentyminen, konfliktit työelämän ja perhe-elämän välillä sekä vähentynyt tiedon ja osaamisen vaihto työporukan sisällä.

Etätyön hyvistä puolista on keskeistä mainita, että etätyömahdollisuuden omaavat työntekijät ovat keskimäärin onnellisempia ja muita tyytyväisempiä työhönsä. Muita havaittuja hyötyjä ovat tehokkuuden kasvu, tavoitteiden korkeampi saavuttaminen, työn ja vapaa-ajan tasapaino, henkilöstön matalampi vaihtuvuus sekä työntekijöiden madaltunut stressi.

Kokemuksiamme etätyöstä

Myös Lotan ja Jonnan yhteistyö alkoi keskellä etätyön kulta-aikaa. Tapasimme ensimmäistä kertaa (virtuaalisesti) tammikuussa 2021 gradukurssin merkeissä. Jonna toimi kurssilla ohjaajana ja Lotta opiskelijana, joka oli aloittamassa graduprojektia. Tuolloin yliopiston kurssit ja opetus toteutettiin täysin digitaalisessa ympäristössä. Yhteistyömme jatkui läpi kevään ja kesän, täysin digitaalisissa kanavissa. Syksyllä aloimme työskennellä saman tutkimusprojektin parissa, minkä johdosta olemme lähes päivittäin digitaalisesti yhteyksissä toisiimme, niin tekstipohjaisia, äänipohjaisia, kuin videopohjaisia viestintäkanavia hyödyntäen.

Kaiken tämän ajan olemme asuneet keskenämme eri kaupungeissa, mistä huolimatta töiden teko on sujunut erinomaisesti ja olemme onnistuneet rakentamaan keskinäisen luottamuksen digitaalisessa ympäristössä. Yhteistyömme aikana olemme tavanneet toisiamme fyysisesti samassa paikassa kaksi kertaa: kesällä Lappeenrannan aurinkoinen satama tarjosi parastaan ja nyt syksyllä oli ilo päästä tapaamaan kauniissa Kuopiossa työmatkan merkeissä.

Etätyöhön liittyville pienille kömmähdyksille, kuten videokuvan jäätymiselle ja netin pätkimiselle, on päästy myös nauramaan. Esimerkiksi kun Lotta lopetteli kahvitaukoa ja palasi läppärille, yhteinen konferenssipaperi näytti kirjoittavan itse itseään eteenpäin. Todellisuudessa Jonna oli kirjoitustyön takana ja teksti päivittyi dokumenttiin täysin reaaliaikaisesti.

Vinkkejämme onnistuneeseen viestintään etätyössä:

  1. Pidä kollegoidesi kanssa videotapaamisissa kamerat auki, jotta ilmeet, eleet ja muu sanaton viestintä välittyvät.
  2. Käytä hymiöitä tekstipohjaisessa viestinnässä välittääkseni tunnetiloja ja vähentääksesi väärinkäsityksiä.
  3. Varaa aikaa asiapitoisten tapaamisten lisäksi myös vapaamuotoiselle keskustelulle.
  4. Huolehdi kollegoiden tasavertaisesta osallistamisesta etätapaamisissa ja varmista, että jokaisella on mahdollisuus saada oma äänensä kuuluviin.
  5. Valitse omiin tarkoituksiisi parhaiten sopivat teknologiset ratkaisut ja ohjelmat. Esimerkiksi Miron ja muiden digitaalista yhteistyötä tukevien alustojen suosio on kasvanut huimasti virtuaalitiimien keskuudessa. Me odotamme jo innolla uusia teknologisia ratkaisuja, kuten virtuaalilaseja, osaksi etätyömme arkea.

Kirjoittajat: Lotta Salin ja Jonna Koponen

Julkaistu

Miksi etäjohtamista tutkitaan juuri nyt?

Etätyö tuli osaksi ihmisten arkea niin Suomessa kuin muuallakin maailmassa keväällä 2020, kun koronapandemian vuoksi yhteiskuntaa jouduttiin sulkemaan eri tavoin. Turvavälit, kasvomaskit ja käsihygieniasta huolehtiminen tulivat osaksi meidän jokaisen arkea. Koronapandemialla on ollut laajoja yhteiskunnallisia seurauksia ja uusi tilanne on vaatinut meiltä kaikilta digitaalisten viestintävälineiden ja kanavien opettelua. Teknologinen kehitys, joka oli nopeaa jo ennen koronaa, sai aivan uuden ”buustin”: Opettajat aloittivat etäopetuksen kaikilla koulutustasoilla ja ottivat käyttöön joko olemassa olevia tai uusia viestintäteknologisia ratkaisuja. Verkko-ostaminen lisääntyi rajusti ja kansainvälisessä myynnissä matkustuskiellot pakottivat siirtymään digitaaliseen vuorovaikutukseen asiakkaiden kanssa. Etätyösuosituksen ja erilaisten rajoitusten vuoksi työpaikoilla piti nopeasti oppia uusia viestintätapoja ja ottaa haltuun uusia viestintävälineitä. Myös johtajat olivat uusien haasteiden edessä, kun he joutuivat nopeasti ratkaisemaan, miten rakennetaan työyhteisön viestintää tilanteessa, jossa koko henkilökunta tai osa siitä tekee yhtäkkiä etätyötä.

Toisaalta osalle meistä etätyö, etäopetus ja etävuorovaikutus on ollut arkipäivää jo ennen koronapandemiaa, eikä muutos siinä mielessä ole ollut kovin suuri. Tietyillä aloilla, kuten esimerkiksi IT-alalla, etätöitä on tehty jo kauan. Silti on tärkeää muistaa, että viestintäteknologia on vaikuttanut ihmisten väliseen vuorovaikutukseen työpaikalla, ja nämä muutokset ovat tulleet laajemmin näkyväksi viime aikoina. Voimme esimerkiksi tehdä yhteistyötä helpommin ja nopeammin, kun meidän ei tarvitse matkustaa tapaamaan toisiamme kasvokkain. Kansainvälinen yhteistyö onnistuu vaivattomasti, kun voimme ottaa yhteyden toiselle puolelle maapalloa samana päivänä. Toisaalta kasvokkaisen vuorovaikutuksen puute näkyy yhteiskunnassamme esimerkiksi yksinäisyyden lisääntymisenä. Tuoreen Miten Suomi voi? kyselyn mukaan tylsistyminen etätöissä kasvaa. Ongelmatilanteissa kynnys ottaa yhteyttä esimieheen voi olla suuri ja etänä spontaani vuorovaikutus on rajattua. Etäjohtajalla riittääkin haastetta esimerkiksi turvallisen, luottamuksellisen ja innostavan työilmapiirin rakentamisessa.

Useassa yrityksessä käydään parhaillaan keskustelua siitä, kuinka työntekoa jatketaan pandemian päätyttyä. Moni suunnittelee työyhteisöön hybridimallia tai täyden etätyömahdollisuuden jatkamista. Myös etätyöskentelyyn tarvittavista välineistä käydään keskustelua ja niiden kehitysmahdollisuudet kiinnostavat. Kuinka menestyksekäs ja tuloksellinen johtaminen onnistuu tulevaisuudessa, jos etätyönteko on tullut Suomeen monelle toimialalle jäädäkseen? Miten johtaja saa henkilöstön pysymään työn imussa ja tuottavana? Mitkä ovat yleisimmät etäjohtamiseen ja digitaaliseen viestintään liittyvät sudenkuopat ja miten ne voidaan välttää?

Mitä etäjohtaminen on?

Etäjohtaminen on tehokasta digitaalisen ja kasvokkaisen viestinnän käyttöä ja näiden yhdistämistä johtamistyössä. Siihen liittyy tietoisuus käytössä olevista viestintäteknologisista ratkaisuista, valikoiva uusien viestintäteknologioiden käyttöönotto sekä omaan viestintään että organisaation viestintään sekä viestintäteknologisten välineiden tekninen hallinta (Van Wart ym., 2019). Etäjohtaja johtaa alaisia, jotka työskentelevät usein monipaikkaisesti ja joko kokonaan tai osittain virtuaalisissa tiimeissä. Etäjohtamista voidaan pohtia eri näkökulmista: meso-tason tarkastelu kytkeytyy yhteiskunnallisiin muutoksiin ja työn muuttumiseen sekä siihen, kuinka nämä muutokset vaikuttavat johtamiseen. Makro-tason tarkastelu liittyy organisaatiotason ilmiöihin ja mikro-taso puolestaan interpersonaaliseen eli ihmisten väliseen vuorovaikutukseen. Vaikka etäjohtamista on tutkittu jo reilut kaksikymmentä vuotta, on sitä kuitenkin tutkittu vielä sangen niukasti ja empiiristä tutkimusta aiheesta kaivataan kipeästi.

Tutkimusprojektimme lupaa tarjota uusia näkökulmia etäjohtamiseen

Me tutkimme etäjohtamista digitaalisen viestinnän avulla, koska se on todella ajankohtainen työelämän ilmiö ja koska sillä on laajoja yhteiskunnallisia vaikutuksia. Suomen Akatemian rahoittaman tutkimusprojektin avulla tuotamme uutta tietoa ja ymmärrystä etäjohtamisen käytänteistä, strategisista valinnoista sekä etäjohtajan digitaalisesta vuorovaikutusosaamisesta. Tarvitsemme uutta tietoa, jotta ymmärrämme paremmin etävuorovaikutusta ihmisten välillä, tunnistamme etäjohtamisen haasteita ja toisaalta löydämme hyviä etäjohtamisen käytänteitä. Tutkimuksen tuottaman uuden tiedon avulla myös yritykset voivat kehittää ja ymmärtää etäjohtamiskäytänteitään uudella tavalla.

Tutkimuksemme toteutetaan IT-alan yrityksissä kansainvälisessä kontekstissa. IT-ala antaa tutkimukseen hyvän tarttumapinnan, koska se on kansainvälinen, ja siellä etätöitä on tehty kauan. Tuomme etäjohtamiseen myös kulttuurienvälisen viestinnän näkökulman, sillä vertailemme etäjohtamista ja digitaalisen viestinnän käytänteitä IT-alan yrityksissä Suomessa ja Japanissa. Näissä kulttuureissa on omat erityispiirteensä, jotka näkyvät yritysten johtamisessa. Esimerkiksi neuvottelutyyleissä, luottamuksen ja ihmissuhteiden rakentumisessa sekä hierarkkisuudessa on eroja. Tutkimukseen sisältyy muun muassa asiantuntija- ja ryhmähaastatteluita sekä osallistujien havainnointia. Tavoitteemme on tuottaa ja ottaa käyttöön uusi teoreettinen käsite, etäjohtajien digitaalinen vuorovaikutusosaaminen. Luomme uuden mittarin, jonka avulla on mahdollista tutkia, onko etäjohtajien digitaalisella vuorovaikutusosaamisella myönteinen yhteys työntekijöiden motivaatioon, työtyytyväisyyteen, sitoutumiseen ja työn tuloksiin. Tutkitun tiedon avulla on mahdollista uudistaa myös yritysten etäjohtamiskäytänteitä ja toivomme, että tulokset palvelevat yhteiskunnan eri toimijoita monella eri sektorilla.

Kirjoittajat: Jonna Koponen ja Lotta Salin