Työpäivä kirjastossa 4: verkko- ja julkaisupalvelut | Workday at the library 4: online and publishing services

(Please, scroll down to read in English.)

Tämä teksti jatkaa kirjoitussarjaa, jossa Itä-Suomen yliopiston kirjaston työntekijät kertovat tavallisesta työpäivästään. Sarjan tarkoituksena on havainnollistaa nykypäivän tieteellisten kirjastojen erilaisia tehtäviä ja vastuita.

Työskentelen verkko- ja julkaisupalveluiden päällikkönä Itä-Suomen yliopiston kirjastossa. Toimipisteeni on Kuopion kampuksella, mutta käytännössä työpäivät sujuvat verkossa.

Kytken virran päälle läppäriin ja avaan tärkeimmät ohjelmat. Vilkaisen sähköpostiin tulleet viestit ja vastaan muutamaan pikaisella kuittauksella. Tänä aamuna ei onneksi ole tullut poissaoloilmoituksia, muuten olisin ilmoittanut asiasta eteenpäin varapäivystäjille tai muille tätä tietoa tarvitseville.

On kevättalvinen keskiviikko ja klo 8.15 aloitetaan päällikköpalaveri. Mukana ovat kirjaston johtaja ja palvelupäälliköt. Käsittelemme kahdesti viikossa juoksevia asioita; tiedotteita, rekrytointien tilannetta, yllättäviä ongelmatilanteita ja muita pikaisesti ratkaistavia pulmia. Teemme työnjaon saman tien tai päätämme kenen vastuulla homma jatkuu. Päivän sihteerinä kirjoitan tiedoksi yhteenvedon yleisistä asioista kirjastolaisten Viva Engageen.

Hörppään aamupäivän välikahvit, tällä kertaa etätöissä. Kampuspäivänä olisin kävellyt taukohuoneeseen yhdessä työtovereiden kanssa. Samalla olisin saattanut hoitaa kiireellisiä tai keskeneräisiä asioita, tai kommentoida muita keskusteluissa esille nousseita aiheita. Jalkapallosta ja rockista voi milloin tahansa aloittaa sivistyneen keskustelun.

Palaan työhuoneeseen ja avaan Teamsin. Olen mukana kirjaston palveluryhmän kokouksessa. Kuuntelen asialistan käsittelyn, mutta tällä kertaa minulla ei ole juurikaan kommentoitavaa. Asiat tuntuvat menevän eteenpäin eikä isoja uusia aloitteita tullut esille.

Vilkaisen Viva Engageen tulleita viestejä. Harkitsen osallistumista Kirjastopäiville ja käyn lukemassa avoimeen tieteeseen liittyvän seminaarin ohjelmaa. Sähköpostiin tulee muistutus Efecteen tulleista viesteistä. Käyn lukemassa ne, ja vastaan väitöskirjatutkijalle julkaisuasioihin liittyviin kysymyksiin. Sähköpostissa on viesti myös julkaisusarjan toimittajalta. Pohdimme yhdessä artikkelin uudelleenjulkaisulupaan liittyvää ongelmaa.

Huomaan että chatissa käydään keskustelua meneillään olevasta CRIS-julkaisujen lopputarkastuksesta. Peukutan paria kommenttia mutta huomaan että asiat ovat kunnossa enkä kommentoi sanallisesti ainakaan vielä. Valmistelen TE-keskuksen virkailijan kanssa vuorotteluvapaan sijaisuutta ja käyn lävitse sopivien ehdokkaiden listaa. Merkitsen mielestäni parhaat hakijat ja päätän palata asiaan huomenna. Yön yli nukkuminen on hyväksi suurempia päätöksiä tehtäessä.

Laitan kuulokkeet uudestaan korville koska on kirjaston viestintäryhmän kokous. Käsittelemme kirjaston menneitä ja tulevia viestintätoimenpiteitä ja sovimme, miten kirjaston harjoittelu- ja vierailuohjelmat hoidetaan jatkossa. Käsittely jatkuu seuraavassa kokouksessa.

Kollegalta on tullut viesti tarpeesta päivittää opinnäytteiden julkaisusopimusta. Vastaan kuinka asiassa voitaisiin mielestäni edetä ja saan kuittauksen siitä, miten homma onnistuu. Tyytyväisenä syön lounaan ja luen aamulla kesken jääneen lehden loppuun.

Osallistun seuraavaan kokoukseen, tällä kertaa Zoomilla. Menee hetki, että saan nappulat ja kamerat kohdalleen. Tällä kertaa kyseessä on kampuksen sisäinen yhteistyöpalaveri, tai pikemminkin keskusteleva seminaari, jossa mietitään kirjaston mahdollisuutta liittyä mukaan kansainväliseen tekoälyhankkeeseen. Käytiin mukavaa ja innostavaa keskustelua ajankohtaisesta ja tärkeästä aiheesta. Toivottavasti kuulemme tästäkin myöhemmin lisää.

Juon kahvit.

Myöhemmin iltapäivällä sähköposti alkaa hiljentyä, olen lukenut tai vastaillut viesteihin pitkin päivää muiden töiden ohella. Suunnilleen puolet olen saman tien poistanut. Muutama viesti on vaatinut enemmänkin selvittämistä ja huolellista muotoilua ennen lähettämistä. Pariin viestiin olen vastannut lähettämällä asiaan liittyvien ohjeiden linkit. Puhelin soi yhden kerran, ja sovin julkaisun toimittamisesta yliopiston General-sarjaan.

Katson vielä parin tulevan kokouksen esityslistat ja teen niihin pieniä tarkennuksia. Huomenna onkin taas neljä verkkopalaveria. Istun siis jälleen kuulokkeet korvilla lähes koko päivän, vaikka olenkin kampuksella.

Tyypillinen päivä; pienempiä asioita lukuun ottamatta en saanut kokonaan valmiiksi juuri mitään. Toisaalta asiat tuntuvat sujuvan ja sain keskeneräisiä asioita vietyä eteenpäin. Kokonaisuudessaan oikein mainio ja melkoisen tyypillinen työpäivä oli tämä.

This text continues a series of posts in which the University of Eastern Finland Library staff describe their ordinary days at work. The intention of the series is to illustrate the different tasks and responsibilities involved in present day academic libraries.

I work as head of Library IT and publishing services at the University of Eastern Finland Library. My office is located on the Kuopio campus, but in practice my working days are spent online.

I switch on my laptop and open the most important programmes. I check my emails and respond to a few with quick acknowledgements. Fortunately, there have been no absence notifications this morning, otherwise I would have passed the word on to the stand-ins or others who may need this information.

It is a late-winter Wednesday, and the meeting of the heads starts at 8:15 a.m. The library director and the heads of services will be present. Twice a week, we discuss ongoing issues; bulletins, recruitment status, unexpected problems, and other issues that need to be resolved quickly. We make divisions of labour on the spot or decide who is given charge over the matter at hand. As secretary for the day, I will post a summary of the general matters discussed on the librarians’ Viva Engage channel.

I have my morning coffee break, this time when working remotely. On a campus day, I would have walked to the break room with my colleagues. I might have simultaneously dealt with urgent or unfinished business, or commented on other topics that came up in conversation. You can always start a civilized conversation about football or rock.

I return to my office and open Teams to attend the library service group meeting. I listen to the agenda, but this time I don’t have much to comment on. Things seem to be moving along and no big initiatives come up.

I look through the messages on Viva Engage. I consider attending the Kirjastopäivät event (national Library Days) and read the programme of one seminar on open science. I receive an email reminder about messages on Efecte. I read the messages and answer a doctoral researcher’s questions about publishing. There is also a message from the editor of a publication series. Together we discuss a problem concerning the republishing permission of an article.

I notice that there is a discussion in the chat about the ongoing final review of CRIS publications. I give thumbs up reactions to a couple of comments but find that things are currently fine and that there is no need for me to comment verbally, at least not yet. I am preparing a replacement for a job alternation leave together with a TE services official and going through a list of suitable candidates. I mark the candidates that I find most applicable and decide to resume tomorrow. It is good to sleep overnight before making bigger decisions.

I put my headphones back on because there is a meeting of the library’s communications group. We discuss the library’s past and future communications efforts and agree on how to handle the library’s future internship and visitor programmes. The discussion will continue in the next meeting.

A colleague has sent me a message about the need to update the thesis publishing agreement. I reply with how I think we could proceed and receive back an acknowledgement of how it could be done. Satisfied, I have lunch and finish reading the unfinished newspaper from the morning.

I attend the next meeting, this time with Zoom. It takes a while to get the buttons and cameras in place. This time it is a campus-specific collaboration meeting, or rather a discussion seminar, in which we consider the possibility of the library joining an international AI project. We had a nice and stimulating discussion on the topical and important subject. We hope to hear more about this in the future.

I have a coffee.

In the late afternoon, the email starts to slow down. I have been reading or replying to messages all day alongside other work, and about half of them I deleted right away. A few emails have required more investigating and careful formatting before being sent. I have responded to a couple of messages by posting links to the relevant instructions. My phone rang once, and I agreed on the submitting of a publication to the university’s General series.

I view the agendas for a couple of upcoming meetings and elaborate on a few points. Tomorrow I will have four more online meetings to attend, which means I will be sitting with headphones on for most of the day, despite being on campus.

A typical day; apart from a few minor things, I didn’t manage to completely finish too many tasks. On the other hand, things seem to be going smoothly, and I was able to further some unfinished matters. All in all, it was an excellent and fairly typical day at work.

Jukka Kananen, palvelupäällikkö | Head of Services
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Translated by Niko Niskanen | Information Services Advisor