Työpäivä kirjastossa 11: tietoasiantuntijan salaisuuksia | Workday at the library 11: secrets of an information specialist

(Please, scroll down to read in English.)

Tämä teksti kuuluu kirjoitussarjaan, jossa Itä-Suomen yliopiston kirjaston työntekijät kertovat tavallisesta työpäivästään. Sarjan tarkoituksena on havainnollistaa nykypäivän tieteellisten kirjastojen erilaisia tehtäviä ja vastuita.

Ihan aluksi on pakko kertoa tämän blogitekstin ensimmäinen salaisuus: aina kun esittelen itseni Riitaksi ja kerron olevani tietoasiantuntija, alkaa minua vähän hirvittää. Ei nimeni, vaan ammattinimikkeeni. Tietoasiantuntija kuulostaa niin suureelliselta! Ihan kuin tietäisin ihan kaiken ihan kaikesta maailman tiedosta. Olisi jotenkin helpompaa vain kertoa olevansa ihminen, jota kiinnostaa tiedon järjestäminen, etsiminen, löytäminen ja hallitseminen sekä monen muotoisen informaation lukutaito. Ajattelen itse, että olen sellainen arkipäivän Sherlock Holmes, aina nuuskimassa, ratkomassa ja etsimässä jotain.

Näin syksyisin minun työpäiväni pyörivät lähinnä tieteellisen tiedon hakemisen ja löytämisen parissa. Opetan tiedonhaun kursseja kandiseminaarivaiheessa oleville vieraiden kielten, käännöstieteen ja kulttuurintutkimuksen opiskelijoille. Minä olen jo monta vuotta ollut flippari eli käytän opetuksessani flipped classroom (käänteisen luokkahuoneen) metodia. Minun kursseillani flippaus tarkoittaa, että opiskelijat opiskelevat aluksi itsenäisesti tiedonhaun teoriaa videopätkien ja soveltavien tehtävien avulla. Vasta sitten tapaamme ja ryhdymme yhdessä harjoittelemaan erilaisten hakupalveluiden ja tietokantojen käyttöä jokaisen omaa kandintutkielman aihetta apuna käyttäen. Tiedonhaun opettajalle tämä toteutustapa tarkoittaa loputonta videoiden äänittämistä, editoimista, tekstittämistä ja päivittämistä. Koska teen myös opiskelijoille lähtevät kurssipalautteet videomuotoon, on Panopto-videopalvelusta tullut hyvinkin tuttu päivittäinen työväline. Videoiden tekemiseen liittyykin päivän toinen salaisuus: oman äänen ja takeltelun kuunteleminen pitää mukavan nöyränä ja saa sietämään keskeneräisyyttä.

Tänään mietin heti aamusta video-oppimateriaalini ajantasaisuutta ja erityisesti sitä, mitä sanoisin tekoälystä tiedonhaussa. Koska olen luonteeltani helposti lentoon lähtevä ja kokeilunhaluinen, pohdin, voisinko käyttää joissain videopätkissä avataria oman naamani ja ääneni sijaan. Kaivelin siis kokeiluun tekoälyavusteisen videoeditorin ja tällaisen puolen minuutin mittaisen pätkän sain aikaan:

Koska päiväni lähti hienosti vauhtiin tekoälyasioiden parissa, jatkoin samalla teemalla. Ryhdyin lisätestailemaan kirjastomme hakupalvelu UEF-Primoon tulevaa tekoälyavustajaa, Research Assistanttia. Avustaja ei ole vielä kaikkien käytössä, vaan testailemme sitä ensin vähän salaa (päivän kolmas salaisuus!) ja koetamme saada sen solmuun täällä kirjaston sisällä. Koska olen umpihumanisti, koetin haastaa AI-lisäkettä mahdollisimman humanistisilla kysymyksillä. Hyvinhän se ne klaarasi, mutta ihan vielä en ole valmis luopumaan vanhoista kunnon hakukäsitteistä ja herra Boolen tarkasta logiikasta. Iloitsin kuitenkin siitä, että tieteellisenkin tiedon hausta tulee intuitiivisempaa ja helpompaa. Kaikenlainen luotettavan tiedon löytämisen helpottaminen on vain plussaa, sillä jos relevanttia tietoa ei löydy tai löydä, jää helposti mutuilun varaan eivätkä omat kriittiset argumentointitaidotkaan pääse kehittymään.

Jokaiseen työpäivääni kuuluu myös kolme tarpeellista paussia: kaksi teetaukoa ja yksi ruokatauko. Nämä tauot ja huiput kollegani ovat syitä, jotka saavat minut etätöiden sijaan polkemaan kampukselle päivästä toiseen. Pidän siitä, että löydämme aina uutta juteltavaa ja ihmeteltävää ja saan olla oma itseni. Monesti opin jotain uutta joko kirjallisuudesta tai populaarikulttuurista, työasioista puhumattakaan. Myös parhaat (ja pahimmat) ideat syntyvät yleensä jonkun pöydänkulmaan nojaillen ja ajatuksia pallotellen.

Tämä työpäiväni jatkui mukavan erilaisella työtehtävällä eli yliopistomme tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman päivittämisellä sekä sen miettimisellä, millaisin keinoin suunnitelmaa voisi jalkauttaa. Olen mukana yliopistomme tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustoimikunnassa, jonka yhtenä tehtävänä on laatia ja päivittää tuo kaksivuotinen suunnitelma koko yliopistoyhteisön käyttöön. Tämä työ on minulle yksi mieluisimmista, sillä se tuntuu niin merkitykselliseltä. Uskon, että tänään enemmän kuin koskaan tasa-arvon, yhdenvertaisuuden ja moninaisuuden edistämiselle ja ymmärtämiselle on tarvetta. Tämän työtehtävän kiinnostavuutta lisää vielä sekin, että toimikunnan jäsenet ovat rohkeita, idearikkaita ja muutoshenkisiä asiantuntijoita. Heidän myötään paljastan neljännen salaisuuden: kun tahto on kova, esteetkin madaltuvat. Yhdessä on oikeasti mukava edistää asioita.

Viimeisenä salaisuutena kerron kaksi työhyvinvointiani lisäävää asiaa, jotka teen päivittäin. Ensimmäisen olen mielessäni nimennyt aivomusiikkitauoksi. Pidän joka päivä tauon, jonka aikana kuuntelen yhden tai kaksi minua tavalla tai toisella liikuttavaa biisiä. Tänään biisit olivat Genesiksen Home by the sea ja CHVRCHESin Clearest blue (jota ei pystynyt kuuntelemaan istualtaan, vaan piti vähän tanssia). Musiikin kuuntelu vähentää tutkitusti stressiä ja lisää hyvinvointia – työpaikallakin. Jos et usko, niin tee vaikka tämä haku UEF-Primossa. (Mihinkäs sitä tietoasiantuntija tiedonhausta pääsee, edes blogia kirjoittaessaan!)

Toisen hyvinvointitauon olen nimennyt imelästi positiivisuuspläjäykseksi. Koetan joka päivä viimeistään konetta sulkiessani miettiä muutaman asian, jotka tänään menivät töissä hyvin ja joista olen kiitollinen. Tänään hyvin sujuivat tekoälymörön kutistaminen pienemmäksi ja opiskelijoiden tiedonhaun kurssien lopputehtävien arviointi, sillä innostuin jälleen kerran mielenkiintoisista kandintutkielmien aiheista. Kiitollisuutta tunsin siitä, että työpäivääni mahtui uuden opettelua ja sain monta palapelin palaa paikoilleen – niin kirjaston taukotilan palapeliin, kuin vertauskuvallisestikin.

This text belongs to a series of blog posts in which the University of Eastern Finland Library staff describe their ordinary days at work. The intention of the series is to illustrate the different tasks and responsibilities involved in present day academic libraries.

First, I must reveal the first secret of this blog post: every time I introduce myself as Riitta and say that I am an information specialist, it makes me a bit uncomfortable. Not because of my name, but because of my job title. Information specialist sounds so grand! As if I knew everything about all the knowledge in the world. It would somehow be easier to just say that I am a person who is interested in organizing, searching, finding, and managing information, as well as being literate in various forms of information. I think of myself as an everyday Sherlock Holmes, always solving and searching for something.

In autumn, my workdays mainly revolve around searching and finding scientific information. I teach information retrieval courses to undergraduate students in foreign languages, translation studies, and cultural studies. For many years, I have used the flipped classroom method in my teaching. In my courses, this means that students initially study the theory of information retrieval independently through video clips and applied tasks. Only then do we meet and start practicing the use of various search services and databases together, using each student’s own bachelor’s thesis topic as a search topic. For an information retrieval teacher, this method means endless recording, editing, subtitling, and updating of videos. Since I also create course feedback for students in video format, the Panopto video service has become a very familiar tool. The second secret of the day is that listening to my own voice and stumbles keeps me pleasantly humble and helps me tolerate imperfection.

This morning, I was thinking about the relevance of my learning materials and especially what I would say about artificial intelligence in information retrieval. Since I am naturally adventurous and eager to experiment, I wondered if I could use an avatar instead of my own face and voice in some video clips. So, I tried out an AI-assisted video editor. You may check out the result above, the video with the Finnish speaking otter.

Since my day got off to a great start with AI-related matters, I continued with the same theme. I began further testing the upcoming AI assistant, so called Research Assistant, for our library’s search service UEF Primo. The assistant is not yet available to everyone; we are testing it a bit secretly first (the third secret of the day!). Since I am entirely humanist, I tried to challenge the AI add-on with as many humanistic questions as possible. It handled them well, but I am not yet ready to give up on good old search terms and Mr. Boole’s precise logic. However, I was pleased that scientific information retrieval is becoming more intuitive and easier. Any facilitation in finding reliable information is only a positive thing, because if relevant information cannot be found, one easily relies on guesswork, and critical argumentation skills do not develop.

Each of my workdays also includes three necessary breaks: two tea breaks and one lunch break. These breaks and my amazing colleagues are the reasons that make me cycle to the campus day after day instead of working remotely. I enjoy that we always find something new to talk about, and I can be myself. Often, I learn something new, whether it’s about literature or popular culture, not to mention work-related topics. The best (and worst) ideas usually come about while leaning on a colleague’s table corner and bouncing ideas around.

This workday continued with a pleasantly different task: updating our university’s gender equality and equal opportunities plan and considering ways to implement it. I am part of our university’s equality and equal opportunities committee, whose one task is to draft and update this biennial plan for the entire university community. Working in this committee is one of my favorites because it feels so meaningful. I believe that today, more than ever, there is a need to promote and understand equality, non-discrimination, and diversity. The interest in this task is further enhanced by the fact that the committee members are courageous, creative, and change-oriented experts. Thanks to them, I reveal a fourth secret: when there’s a will, there’s a way. It is truly enjoyable to promote things together.

As the final secret, I’ll share two things I do daily to enhance my work well-being. The first one I’ve named “a music brake for brain”. Every day, I take a break during which I listen to one or two songs I like. Today, the songs were Genesis’s “Home by the Sea” and CHVRCHES’s “Clearest Blue” (which I couldn’t listen to sitting down, so I had to dance a bit). Listening to music has been scientifically proven to reduce stress and increase well-being—even at work. If you don’t believe me, just do a search on UEF-Primo. (After all, where would an information specialist be without information retrieval, even when writing a blog!)

The second well-being break I’ve sweetly named a “positivity burst”. Every day, before shutting down my computer, I try to think of a few things that went well at work and for which I am grateful. Today, I successfully shrunk the AI monster to a manageable size and evaluated the final assignments for the students’ information retrieval courses, as I once again got excited about the interesting topics of their bachelor’s theses. I felt grateful that my workday included learning something new and that I managed to fit many puzzle pieces into place—both in the library break room jigsaw puzzle and metaphorically.

Riitta Holopainen, tietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services