Vakuuttava viestintä syntyy pienistä puroista
Kirjallinen viestintä on yrityksen käyntikortti. Sähköpostit, mainokset, sosiaalisen median julkaisut, tarjoukset… Ne kaikki edellyttävät kirjallisia viestintätaitoja. Huonosti kirjoitettu viesti on epäselvä ja saa yrityksen vaikuttamaan epäammattimaiselta. Hyvin kirjoitettu viesti taas vaikuttaa asiakaskokemukseen myönteisesti. Mikä kirjallisessa viestinnässä sitten on tärkeää?
Keskeistä on, että kaikki osapuolet ymmärtävät kirjallisen viestin siten kuin se on tarkoitettu. Lisäksi huolellisesti kirjoitettu viesti antaa viestijästä ammattitaitoisen ja vakuuttavan kuvan. Kirjallisen viestinnän tulee siis olla vakuuttavaa, selkeää ja saavutettavaa. Onneksi kaikkiin kolmeen kohtaan on sama lääke: kielenhuolto. Hyvin huollettu teksti on
- vakuuttavaa: huoliteltu kieliasu antaa kirjoittajasta ammattimaisen kuvan
- selkeää: lukijat ymmärtävät tekstin siten kuin se on tarkoitettu ja väärinymmärrysten riski pienenee
- saavutettavaa: lukuohjelmat osaavat lukea tekstin, esimerkiksi sen tauot, oikein.
Mitä kielenhuolto on?
Kielenhuolto tarkoittaa kielenkäytön tietoista ohjailua. Suomessa Kotimaisten kielten keskus tekee kielenhuoltoa. Yksinkertaistettuna Kotimaisten kielten keskus siis päättää, mikä on kirjoitettu oikein ja mikä väärin. Arkikielessä ja ihmisten elämässä kielenhuollolla on kuitenkin toinenkin merkitys. Kielenhuolto on kirjoitetun tekstin muokkaamista ja viimeistelemistä siten, että se noudattaa yleiskielen ohjeita ja sääntöjä.
Kun pilkut ja pisteet ovat paikallaan, isot alkukirjaimet on eroteltu pienistä, päivämäärät on kirjoitettu oikein ja virkkeet ovat selkeitä ja yksinkertaisia, viesti on paitsi helposti ymmärrettävä ja saavutettava, myös vakuuttava. Huolellinen kirjoitusasu kaikissa yrityksen teksteissä luo ammattimaisen kuvan yrityksestä. Samalla säästyy arvokasta aikaa, kun ei tarvitse selittää samaa asiaa moneen kertaan, vaan viesti menee heti perille.
Kielenhuollon merkitys liiketoiminnalle
Hyvä kirjallinen viestintä vaikuttaa suoraan yrityksen menestykseen. Selkeät ja vakuuttavat viestit auttavat rakentamaan luottamusta asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden keskuudessa. Toisaalta epäselvät tai virheelliset viestit voivat aiheuttaa väärinkäsityksiä, jotka voivat maksaa aikaa, rahaa ja mainetta.
Kielenhuolto ei pelkästään paranna yrityksen ulkoista viestintää, vaan sillä on myös suuri merkitys sisäiselle viestinnälle. Kun yrityksen sisäinen viestintä on selkeää ja johdonmukaista, työntekijät ymmärtävät paremmin tehtävänsä ja tavoitteensa, mikä parantaa työtehoa ja vähentää virheitä. Selkeä viestintä vähentää myös epävarmuutta ja stressiä, mikä voi johtaa parempaan työilmapiiriin ja työntekijöiden tyytyväisyyteen. Näin ollen kielenhuolto on olennainen osa yrityksen kokonaisvaltaista viestintästrategiaa ja sen laiminlyönti voi heikentää koko organisaation toimintakykyä.
Mistä saa apua?
Kotimaisten kielten keskuksen ylläpitämä Kielitoimiston ohjepankki auttaa monissa kielenhuollollisissa pulmissa. Sieltä voi helposti tarkistaa, kirjoitetaanko jokin sanapari yhteen vai erikseen tai miten numeron taivutuspäätteet merkittiinkään. Tarjolla on myös monenlaisia kursseja ja koulutuksia. Itä-Suomen yliopiston Jatkuvan oppimisen keskuksen Vakuuttavaa viestintää -verkkokurssilla voit itsenäisesti kerrata kaikkein keskeisimmät kielenhuollon asiat. Mikäli organisaatiosi tarvitsee lisää koulutusta kirjalliseen viestintään, on myös räätälöity tilauskoulutus mahdollinen.
