Tukipalvelut aineistonhallintasuunnitelmiin | Support services for DMP

(Please, scroll down to read in English.)

Itä-Suomen yliopiston kirjasto tarjoaa tutkimusaineistojen hallintaan tietoa ja tukea koulutuksissa sekä aineistonhallintasuunnitelmien (DMP) kommentointipalveluna. Kirjaston tutkimuksen tuen data-asiantuntijat kommentoivat pyynnöstä tutkimusta varten tehtyjä aineistonhallintasuunnitelmia. Tukipalvelu toimii palveluosoitteen opendata[at]uef kautta. Palvelu on keskitetty erityisesti tukemaan rahoitusta hakevia tutkijoita, mutta palvelee kaikkia aineistonhallintaa suunnittelevia tutkijoita. Vuoden suurin kommentointiurakka oli syyskuussa Suomen Akatemian hakujen yhteydessä, tässä yhteenvetoa kokemuksista ja tutkijoilta kerätystä palautteesta.

Kommentoitavia suunnitelmia tuli lähes kaksinkertainen määrä edellisen vuoden syksyyn verrattuna. Silti vasta osa Suomen Akatemialta rahoitusta hakevista hyödyntää kommentointipalvelua. Lisätiedotusta palvelusta tarvitaan varmasti vielä. Tutkijat lähettivät kommentointipyynnöt ajoissa, ensimmäiset kommentoitavat aineistonhallintasuunnitelmat tulivat jo elokuun puolivälissä, mikä oli erittäin hyvä; palvelu ei ruuhkautunut ja pystyimme vastaamaan nopeasti kysymyksiin. Tänä syksynä kirjastossa aineistonhallintasuunnitelmia kommentoitiin kahden henkilön voimin, muun työn ohessa. Palvelua toteuttava porukka voi vaihdella työtilanteesta ja resurssista riippuen, joten siksi on tärkeää käyttää kommentointipyyntöihin ja kysymyksiin palveluosoitetta, etteivät viestit jää kenenkään henkilökohtaiseen sähköpostiin, vaan ne tavoittavat oikeat henkilöt.

DMP tuki- ja kommentointityö on todella mielenkiintoista, aina tulee uutta opittavaa eteen. Tänäkin syksynä saimme pohtia esimerkiksi geenidatan, luunäytteiden, haastattelujen, historiallisten tekstien ja MRI-datan hallintaa. Tieteenalojen ja eri tyyppisten tutkimusaineistojen kirjo on valtava, ja me voimme tietenkin antaa tukea vain yleisellä tasolla aineistonhallintaan, vaikka parhaamme mukaan huomioimmekin aina kyseisen aineiston erityisvaatimukset. Kommentoimme esimerkiksi sitä, onko suunnitelmassa vastattu kaikkiin olennaisiin kysymyksiin datanhallinnasta, muistutamme tarvittaessa esimerkiksi siitä, että data tai vähintään metadata eli kuvaileva tieto tutkimusaineistosta tulee avata (edellytys ainakin Suomen Akatemian hauissa), autamme ymmärtämään mitä metadata on, miksi on tärkeää dokumentoida dataa ja muistutamme siitä, että datan varmuuskopioinnista tulee huolehtia. Nämä ovat tärkeitä ennen kaikkea tutkijan työn sujuvuuden takia.

Keräsimme kirjaston DMP kommentointipalvelusta palautetta syksyn rahoitushaun päätyttyä. Palautekyselyn perusteella palvelun käyttäjät olivat hyvin tyytyväisiä palveluun; palvelu sai keskiarvosanaksi 4,6 (asteikko 5 paras – 1 huonoin).  Vastaajat kokivat saaneensa varmuutta oman aineistonhallintasuunnitelman suhteen, sekä uutta tietoa tai näkökulmia aineistonhallintaan. Suunnitelmaan laitettavia valmiita tekstejä toivottiin, mutta niitä on mahdotonta kenenkään muun kuin aineistonsa tuntevan tutkijan kirjoittaa. Sen sijaan tutkijaa aineistonhallinnan suunnittelussa tukevia ohjeita ja materiaalia kehitetään edelleen saadun palautteen perusteella.

Aineistonhallintasuunnitelmien yhteydessä kannattaa huomioida, että siinä vaiheessa, kun rahoitushaku on käynnissä, aika on rajallinen ja tutkijalla on paljon muutakin valmisteltavaa. Eli aineistonhallintaan kannattaa kouluttautua etukäteen, ja niitä oppeja voi hyödyntää sitten kun oman suunnitelman kirjoittaminen on ajankohtaista. Kirjaston tutkimuksen tuen verkkosivuilta löytyy tietoa aineistonhallintaan. Kirjasto toteuttaa yhteistyössä tietotekniikkapalvelun kanssa keväisin ja syksyisin aineistonhallintaan koulutuksia ja työpajoja, joissa tarjotaan perustietoa ja tuetaan rahoitusta hakevia tutkijoita oman suunnitelman tekemisessä. Myös jatko-opiskelijat ja muut aiheesta kiinnostuneet ovat tervetulleita koulutuksiin ja työpajoihin. Jatko-opiskelijoille tarjoamme datanhallinnan opetusta myös tohtorikoulun valinnaisella opintojaksolla. Tutkimusaineistojen avaamiseen kirjasto toteuttaa koulutusta vähintään kerran vuodessa lyhyenä verkkokoulutuksena. Tulemme mielellämme pitämään koulutusta myös vaikka laitokselle tai muulle pienemmälle ryhmälle, jolloin voimme yhdessä syventyä aineistohallintasuunnitelman tekemiseen tai miten tutkimusaineistoja voidaan avata. Kirjaston koulutukset tarjottimella.

DMP kommentointipalvelun palautekyselyn tuloksia | Results from the feedback about DMP commenting service

The University of Eastern Finland Library provides information and support for research data management in trainings and by offering the data management plan (DMP) review service. The Library’s research data experts provide comment on data management plans made for research on request. The support service uses the service email opendata[at]uef. The support service is especially intended to support researchers who apply for research funding, but it likewise serves all researchers planning data management. The largest commenting task of the year involved the Academy of Finland’s applications in September; here is a summary of the experiences and feedback from researchers.

The number of plans that were sent for review almost doubled from the previous year. Nonetheless, only some of the researchers who applied for funding from the Academy of Finland submitted their DMPs for review. More information about the service is definitely needed. The researchers sent their review requests on time; the first DMPs were sent already in mid-August. This was very good for the staff, as the service was not congested during this period and we could respond quickly to the requests. This autumn, two people from the Library reviewed the DMPs in addition to their other work tasks. As the service team can vary depending on the work situation and available resources, it’s vital to use a service address for review requests and questions so that the messages are not left in anyone’s personal email but reach the right people instead.

DMP support work is very interesting because there is always something to learn. This autumn, we helped in planning the management of gene data, bone samples, interviews, historical texts and MRI data. As there are a wide range of disciplines and different types of research data, we can naturally only provide support at a general level for data management, though we always do our best to consider the specific requirements of each data type. We comment, for example, on whether the plan covers all the relevant questions about data management, remind the researchers that data or at least metadata, i.e. the descriptive information about research data, should be opened (which is a requirement at least for Academy of Finland funding) and that it is important to back up data. Above all, these are important aspects for the researcher’s work.

We collected feedback from the Library’s DMP review service after the autumn funding call. According to the feedback survey, the service users were very satisfied with the service; the service received an average score of 4.6 (scale: 5 best – 1 worst). The respondents felt that they gained confidence about their own data management plan, as well as new knowledge or perspectives on data management. The ready-made texts to be included in the plan were desired, but it is impossible for anyone other than the researcher who knows their data to write the texts to the DMP. Instead, the guidance and material supporting the researcher in writing the DMP will be further developed based on the feedback received.

With regard to data management plans, it is worth noting that time is limited and the researcher has much to prepare when applying for funding. Therefore it is a good idea to participate in data management training in advance, and these lessons can be applied when writing your own plan. The Library’s Research Support website provides information on data management. In the spring and autumn, the Library, in cooperation with the IT service, provides training and workshops on data management, offering basic information and support for researchers who are writing DMPs for funding applications. Doctoral students and others interested in the subject are also welcome to training and workshops. For doctoral students, we also offer data management education as an optional course. The Library provides training about open research data at least once a year in the form of a short online training session. We are also happy to provide training for the departments or other smaller groups about data management plans or opening research data. Full details about the Library’s training are provided on a menu.

Anne Karhapää, tietoasiantuntija | information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services