Monenmoista toimintaa monitoimitiloissa | Versatile activities in new multi-purpose facilities

(Please, scroll down to read in English.)

Viimein se tapahtui: Joensuun kampuskirjaston noin nelikymmenpäinen henkilökunta pääsi tänä syksynä uusiin työtiloihin. Uuden konservatorion rakentaminen kirjastorakennuksen kylkeen joudutti kirjastonkin työtilojen rakentamista. Samalla kun kaivurit jyräsivät vanhoja, tiiliseinäisiä työhuoneita nurin, pohdittiin uusia työtiloja ja niiden toimivuutta erilaisissa verkkotyöpajoissa yhdessä arkkitehtien ja suunnittelijoiden kanssa.

Tavoitteena oli luoda kirjaston henkilökunnan käyttöön monitoimitilat, joissa olisi tilaa niin yhdessä tekemiselle kuin keskittymistä vaativalle työllekin. Korona-aika ja sen mukanaan tuoma etätyö olivat tuoneet nopeita muutoksia myös työntekemisen tapaan: sitä olimme oppineet tekemään yhä enemmän verkossa ja kodin lisäksi erilaisissa väistötiloissa. Paluuta vanhaan ei enää ollut.

Vanhoista työtiloista ja -tavoista siirrytään uusiin vuoden loppuun mennessä. | Old offices and ways of working will be history by the end of the year.

Uusien työtilojen suunnittelu ei ollut kuitenkaan pelkkien fyysisten tilojen suunnittelua, vaan yhteiset monitoimitilat toivat mukanaan tarpeen myös yhteiselle työtilaetiketille. Jo suunnitteluvaiheessa putkahti monenlaisia kysymyksiä: Jos minulla ei ole enää omaa työhuonetta, minne voin aamulla mennä? Entä jos puheeni häiritsee muita; missä voin puhua puhelimessa, opettaa tai ohjata, osallistua webinaariin? Millainen varustelu työpisteillä on, mitä kuljetan mukanani? Miten varaan neuvotteluhuoneen?

Asioita ratkaisemaan perustettiin etikettityöryhmäksi ristitty joukko, joka koostui vapaaehtoisista Joensuun kampuskirjaston työntekijöistä. Haaste oli vastaanotettu.

Ryhmän tehtävänä oli laatia uusien työtilojen käyttöohjeet, jotka esiteltäisiin kirjaston henkilökunnalle loppuvuodesta 2021. Ryhmä kokoontui viikoittain kuukauden ajan. Tuona aikana henkilökunta alkoi jo ottaa käyttöön uudistettuja tiloja, ja akuuttejakin tarpeita heräsi. Esimerkiksi uusille kokoustiloille järjestettiin varausjärjestelmä jo ennen kuin ryhmä sai esityksensä valmiiksi. Etiketin suunnittelua siis helpotti se, että tilat olivat jo käytössä ja kokemuksia kertyi, eikä enää tarvinnut kuvitella asioita pelkästään paperilla. Lisäksi ryhmällä oli aloittaessaan käytössä aiemmin pidetystä tilasuunnittelutilaisuudesta koostetut henkilökunnan kommentit, joista se lähti keskustelemaan ja rakentamaan etikettiä. Tyhjästä ei tarvinnut nyhjäistä.

Tiloista paljastui myös puutteita: hyvin nopeasti kävi esimerkiksi ilmi, että henkilökunnan iloinen naurunremakka kantautuu kahvihuoneesta muihin tiloihin työntekoa haitaten. Sen sijaan, että kahvihuonekäyttäytymistä lähdettiin rajoittamaan, ehdotti ryhmä käytäville lisäovia ääniä vaimentamaan. Tällaisia jokapäiväisistä huomioista kumpuavia toiveita ja ideoita syntyi runsas määrä varsinaisen etiketin ohessa.

Ryhmän työn kannalta olikin tärkeää oivaltaa, ettei kaikkea tarvitse, saatikka voi, tehdä itse, vaan ryhmä voi välittää tehtäviä muillekin toimijoille. Näin ryhmä saattoi keskittyä varsinaiseen tehtäväänsä ajautumatta keskusteluissaan liian kiemuraisille sivuraiteille – kuten meinasi käydä, kun ryhmä ponnisteli tilojen varausjärjestelmien parissa. Onneksi senkin pallon saattoi heittää kirjaston Verkko- ja julkaisupalveluille. Toinen keskeinen ajatus oli etiketin pitäminen mahdollisimman kevyenä: aikuisten ihmisten työyhteisössä on syytä jättää tilaa maalaisjärjelle ja muistaa, että tuiki tavallisilla käytöstavoilla pärjää pitkälle.

Olli, Riitta ja Elli Aineistolassa. | Olli, Riitta and Elli in Aineistola meeting room.

Ei riittänyt, että yhteiset ohjeet jäisivät pelkäksi paperiksi bittiavaruuteen. Tehtävänannossa toivottiin henkilökunnalle työpajaa etiketistä, mutta ryhmä päätti varsin nopeasti, että sellaisia oli pidetty remonttivuosien aikana tiloista jo tarpeeksi. Läpikäynti haluttiin pitää keskustelevana tilaisuutena, aivan kuten ryhmäkin oli koostanut etikettiä keskustellen, kysellen ja näkökulmiaan perustellen.

Sopiva ajankohta löytyi lopulta erään marraskuisen torstaiaamun palaverista, johon osallistuneet olivat saaneet tutustua etikettiin kuluneen viikon verran ja mietiskellä omia havaintojaan. Paikalla oli enimmäkseen Joensuun kampuksen väkeä, sillä ensisijaisesti heitä ajatellen ohjeet oli laadittukin. Työtoverit toivat esille osuvia lisäyksiä ja saimme huomata, että oikeastaan kaikista keskeisistä linjanvedoista tuntui vallitsevan hyväksyvä yksimielisyys. Niinpä etikettityöryhmä sai työnsä päätökseen.

Laatimiseen käytetyistä tunneista huolimatta toimistoetiketti oli vain uuden arkemme lähtölaukaus, ei lukkoon lyöty lopputulos.

Keskustelutilaisuudessa sovittiin, että etiketin hienosäätö olisi jatkossa koko Joensuun henkilökunnan yhteinen asia ja tapahtuisi muita reittejä pitkin, jolloin itse ryhmäkin voitiin hyvillä mielin lakkauttaa. Moni meistä saattaakin nyt arvuutella: millaiselta työnteko ja yhteiselo uusissa monitoimitiloissa näyttää vaikkapa vuoden kuluttua? Ken tietää. Sen sijaan on varmaa, mitä asiakkaamme tämän kaiken keskellä edelleen näkevät: laadukkaita palveluja, joita tarjoaa monenkirjava ja työhönsä sitoutunut kirjastoammattilaisten joukko. On hyvä, että jotkut asiat eivät muutu.

Maaginen mystinen kirjastokierros. | Magical mystery library tour.

Finally, it happened: The Joensuu Campus Library staff of around 40 was able to move into their new workspaces this autumn. The construction of the new conservatory of music on the side of the library building also sped up the construction of the new library facilities. While excavators were pulling down the old brick-walled offices, the new workspaces and their functionality were discussed in various online workshops together with architects and designers.

The objective was to provide the library staff with multi-purpose facilities with spaces for collaborative working as well as work that requires concentration. Remote working due to the coronavirus pandemic had already meant fast changes to the ways of working: More and more was done online and in different temporary spaces in addition to the home. There was no going back.

However, the planning of the new facilities did not simply entail designing physical spaces, as shared multi-purpose facilities created the need for a common workplace etiquette. Many questions arose already during the design phase: If I no longer have a dedicated office, where do I go in the mornings? What if my talking disturbs others: Where can I talk on the phone, offer teaching and guidance or take part in a webinar? How are the workstations equipped, what must I carry with me? How do I reserve a meeting room? The so-called etiquette working group, consisting of volunteers from the Joensuu Campus Library staff, was established in order to solve these issues. The challenge was accepted.

Henkilökunta on ehtinyt viettää yhden perinteisen pitsapäivän uudessa taukotilassa. | The staff has had already one traditional pizza day in the new break room.

The group’s assignment was to draw up instructions on the use of the new facilities to be presented to the library staff in late 2021. The group met once a week for a month. During that time, the staff were beginning to adopt the renovated facilities, meaning that acute issues also needed to be dealt with. For example, a reservation system for the new meeting rooms was set up while the group was still working.

The etiquette work was facilitated by the fact that people were already using the facilities and gathering experiences, rather than simply envisioning things on paper. Furthermore, the group was able to use staff comments collected at an earlier facility planning event as a starting point of discussion and etiquette work. This meant that the group had something concrete to build on.

Deficiencies in the facilities were also discovered: it very quickly became apparent that the employees’ happy laughter from the break room could disturb people working in other spaces. Instead of regulating coffee break behaviour, the group suggested additional doors on the corridors to reduce the noise. Many wishes and ideas of this kind arising from everyday observations were collected to complement the actual etiquette.

It was also important for the group to realise that they did not have to do everything themselves – nor could they. Instead, the group could also forward tasks to other operators. This allowed the group to focus on their actual task without veering off too much, as almost happened when the group struggled with the reservation systems. Luckily, that challenge could be placed with the Library IT and publishing services. Another key idea was to keep the etiquette as simple as possible: In a working community of grown-ups, room should be left for common sense, remembering that normal good manners go a long way.

“This is Halloween” Kuva | Photo: Laura Parikka

Simply publishing the shared instructions online was not enough. The assignment called for an etiquette workshop for the staff, but the working group quickly decided that quite enough workshops had been arranged during the years of renovation. Instead, the instructions were to be communicated through discussion, just as the group had worked on the etiquette by discussing, asking questions and justifying their views.

A suitable date for the discussion event was a morning meeting on a November Thursday that offered the participants a week to get to know the etiquette and come up with their observations. The meeting mainly involved people from the Joensuu Campus, as the guidelines were drawn up primarily for them. Colleagues brought up pertinent additions, and we discovered that there was a positive consensus on all central approaches. This meant that the etiquette group’s work was done.

Despite the hours spent in drawing up the office etiquette, it was just a starting point of our new everyday working, not something set in stone. The discussion event concluded that fine-tuning the etiquette would from now on be a shared responsibility of the entire Joensuu staff and take place through other routes, which meant that the group could be happily discontinued. Many of us may now be wondering: How will working and coexisting in the new multi-purpose facilities look in a year from now, for example? Who knows? But one thing is certain: Even among the changes, our customers will still see high-quality services offered by a diverse and committed group of library professionals. It is good that some things do not change.

Olli Hiltunen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Asiakaspalvelut | Customer services
Riitta Holopainen, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Elli Piirainen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Tietoaineistopalvelut | Collection services