Mitä tilastoja kirjastossa kerätään? | What kind of statistics we collect at the library?

Please, scroll down to read a summary in English.

Yliopiston kirjasto kerää joko vuosi suuren määrän toiminnastaan ja asiakkaistaan kertovia tilastotietoja. Osa näistä tiedoista kerätään vain kirjaston oman toiminnan seuraamista ja kehittämistä varten, mutta suurin osa myös Suomen tieteellisten kirjastojen yhteistilaston (KITT2) tarpeisiin. Tämä tilastotietokanta sisältää yliopistokirjastojen lisäksi tietoja myös Helsingissä sijaitsevasta kansalliskirjastosta, ammattikorkeakoulukirjastoista ja useista erikoiskirjastoista (esimerkkinä eduskunnan kirjasto). Me suomalaiset haluamme tavallisesti tehdä kaikki meille annetut tehtävät mahdollisimman perusteellisesti, ja näin ollen olemme jatkuvasti keränneet parhaiten maailman tieteellisten kirjastojen kansainvälisen ohjeistuksen mukaista, monikielistä kirjastotilastoa, joka lisäksi on vapaasti verkossa luettavissa.

Mihin kaikkeen tätä tietoa sitten tarvitaan? Kirjastot voivat käyttää yhteistilastoa näyttöön perustuvaan johtamiseen ja kirjastojen väliseen vertailuun. Yhteistilastoa varten kerättyjä tietoja hyödynnetään vuosikertomuksissa, tulosneuvotteluissa ja tulevan toiminnan suunnittelussa. Tilastokeskus saa yhteistilastosta vuosittain tarvitsemansa tiedot ja välittää niitä myös kansainvälisiin tilastoihin. Yhteistilaston tietoja käytetään myös tutkimuksessa, opetuksessa ja lähteenä julkaisutoiminnassa. Sekä EU että kansallinen lainsäädäntö velvoittavat jo sinällään kirjastojakin keräämään standardisoituja tietoja toiminnastaan.

KITT2-tietokantaan toimitetaan kunkin yliopistokirjaston perustiedot, kuten toimipisteiden määrä ja yliopiston opiskelijamäärä. Myös kokoelmien suuruus kuvataan vuosittain sekä painetun että elektronisen aineiston osalta. Kuten kaikki ovat varmasti huomanneet, elektronisen aineiston määrä kasvaa vuosi vuodelta. Kokonaismäärien lisäksi raportoidaan myös kokoelmien kartunta ja poistot.

Kuva: Colin Behrens (Pixabay)

Asiakasryhmiä tilastoidaan hyvinkin monipuolisesti. Kirjaston omalta kannalta tärkeimmät asiakasryhmät ovat luonnollisesti omat opiskelijat, avoimen yliopiston opiskelijat ja yliopiston henkilökunta. KITT2:n tarpeita varten selvitämme kuitenkin myös sen, ovatko niin sanotut ”muut asiakkaat” esimerkiksi ammattikorkeakoulun tai jonkin toisen yliopiston opiskelijoita vaiko elinkeinoelämän tai julkishallinnon edustajia. Usein löytyy kuitenkin sellaisia uusia ”muita asiakkaita”, joille ei tarkempaa luokitusta löydy. Suomessa yliopistokirjastot ovat julkisia kirjastoja, joten on hyvä että myös suuri yleisö käyttää palveluitamme. Nehän ovat kuitenkin julkisesti rahoitettuja. Uusien asiakkaiden määrän lisäksi raportoimme myös ”aktiivisten lainaajien” määrän. He ovat lainanneet ainakin yhden teoksen tilastointivuoden aikana.

KITT2:een on toimitettava sekä kotisalilainojen, lukusalilainojen, kaukolainojen että e-kirjojen lainojen kokonaismäärät, uusintoja unohtamatta. Lisäksi raportoidaan asiakkaiden tekemät tiedonhakupyynnöt. Nämä lasketaan vuosittain määrättävien otantapäivien perusteella. Otantapäivät on jaettu mahdollisimman tasaisesti ympäri vuoden niin että viikonpäivistä kaikki aukiolopäivät ovat edustettuina. Tervetuloa esimerkiksi 15.5. tiedonhakutilastoja kartuttamaan! Kirjaston on myös raportoitava järjestämistään tapahtumista, kuten esimerkiksi näyttelyistä. Koska yhä suurempi osa kokoelmistamme on elektronisessa muodossa, eri tietokantojen käyttömääriä on pyrittävä seuraamaan. Sekin olisi selvitettävä, kuinka moni asiakas käy kirjaston www-sivuilla.

Fyysisesti kirjastoon tulevien asiakkaisen määriä lasketaan automaattisilla kävijälaskureilla. Vuosikymmenien kokemus ja käsin suoritetut kontrollilaskut ovat antaneet sellaiset kertoimet, joiden avulla kävijälaskurin lukema saadaan vastaamaan todellista kävijämäärää. Vaikka kävisit välillä syömässä tai kahvilla, tilastoidut silti suunnilleen vain yhdeksi kävijäksi! Sinänsä Itä-Suomen yliopiston opiskelijat viihtyvät hyvin kirjastoyksiköissämme, ja se on vuosien kuluessa herättänyt jopa ihmetystä kansallisella tasolla. Kirjasto tilastoi myös antamaansa käyttäjäkoulutusta, sekä annettujen opetustuntien määrää että suoritettuja opintopisteitä. Näissä olemme todella haka, opintopisteissä toisena heti Aalto-yliopiston jälkeen! Aukiolopäivät ja aukiolotunnit on luonnollisesti laskettava, samoin kuin asiakkaiden käytössä olevat työasemat ja muut työskentelypaikat.Näiden asiakkaille näkyvien toimintojen lisäksi raportoimme esimerkiksi kirjastoyksiköiden tilat pinta-aloittain ja todella paljon tietoja kirjaston taloudesta ja henkilökunnan määrästä ja toiminnasta.

Kaiken tämän tietomäärän kerääminen vaatii paljon työtä, ja sitä on tehtävä jatkuvasti jo seuraavaa vuotta silmällä pitäen. Aina alkuvuodesta edellisen vuoden tiedot kootaan yhteen ja raportoidaan sitten keskitetysti KITT2-tietokantaan. Sieltä ne päätyvät yleiseksi hyödyksi sekä yliopistossamme, kansallisella tasolla että myös kansainvälisesti. Tervetuloa tilastoitumaan!

Briefly in English:

Every year the University of Eastern Finland Library collects a vast amount of statistical data, which it passes to KITT2 Research Library Statistics Database. From here you can find information about our collections and customers. We also report how many books our customers have checked out in a whole year and how many students we have taught. We also calculate just how many people visit the different library units each day, and also give many other indicators about our different functions. From this database you can find out how we manage compared to other Finnish university libraries. All in all, pretty well!

Tapani Toivanen, tietoasiantuntija / information specialist
Opetus- ja tietopalvelut / Training and information services