Kysyvä ei tieltä eksy – Tiedonhakijan opas auttaa | There is no shame in asking – Information Retrieval Guide assists

(Please, scroll down to read in English.)

Tietoa hankitaan ja saadaan monin tavoin. Yksi, ehkäpä tärkein niistä, on kysyminen. Tuskin lapsi on oppinut puhumaan, kun hän jo alkaa kysellä. Puhutaan jopa kyselyiästä, jolloin lapsi tiedonjanossaan hukuttaa vanhempansa kysymyksiin. Äitini muistaa minun kyselyikäni, kun pommitin häntä mitä moninaisimmilla kysymyksillä: ”Mistä sade tulee? Miten radio toimii? Miksi on hyttysiä?”  Lopulta äiti tuskastui ja puuskahti, ettei osaa vastata kaikkiin kysymyksiini. Silloin kysyin järkyttyneenä: ”Äiti – etkö sinä olekaan viisas?” ”Ethän sinäkään ole, kun joudut kysymään”, äiti vastasi. ”Niin, mutta minä en olekaan vielä kysynyt kaikkea”, sanoin.

Kuva/Image: Gerd Altmann / Pixabay

Jos haku ei tuota tuloksia, onko totta että tutkimusta ei ole?

Halu tietää on johdattanut minut lopulta tietoasiantuntijaksi. En edelleenkään tiedä kaikkea, koska en ole kysynyt kaikkea. Mutta olen oppinut hakemaan tietoa ja opastamaan muita siihen. Tätä olen tehnyt jo 15 vuotta, kohdannut erilaisia tiedontarvitsijoita esitelmää tekevästä koululaisesta väitöskirjaansa laativaan tohtorikokelaaseen. Yhteydenottoja opiskelijoilta on tullut erityisesti silloin, kun pro gradu -työhön ei tunnu löytyvän mitään oman tutkielman kannalta merkittävää tutkimusta. Onko silloin johtopäätös, että tutkimusta ei ole? Monesti hakusanoja ja niiden yhdistelmiä hieman muuttamalla sitä onkin alkanut löytyä. Useimmiten siis kyse ei ole siitä, ettei tietoa eli vastauksia kysymyksiin olisi. On vain opittava kysymään oikeita kysymyksiä.

Viime aikoina on saanut paljon huomiota ChatGPT-keinoälysovellus.  Sille voi esittää kysymyksiä mistä tahansa aiheesta, ja se vastaa niihin sujuvalla suomen tai englannin kielellä. Eri asia on, mitä se löytää – tästä on hiljan ilmestynyt kollegoideni Maaritin ja Kirsin oivallinen blogaus. Mutta kun esitämme kysymyksen UEF-Primolle, Scopukselle tai Web of Sciencelle, voi kysymys yllättäen jäädäkin vaille vastausta. Tämä johtuu siitä, että vaikka tietäisi tarkalleen, mitä haluaa kysyä, pitäisi myös tietää, miten kysyä. Kysymys on muotoiltava järjestelmän omalle kielelle, joka voi ensin näyttää konstikkaammalta kuin luonnollinen kieli. Sen etuja ovat kuitenkin täsmällisyys, yksiselitteisyys ja aukoton loogisuus.

Yliopiston kirjasto tarjoaa käyttäjälleen yllin kyllin tutkittua ja tieteellisissä julkaisuissa julkaistua tietoa. On vain tiedettävä, mitä etsii ja mistä. Tähän tarpeeseen UEFin kirjasto on julkaissut Tiedonhakijan oppaan, jossa pääpaino on julkaistun tieteellisen tiedon hakemisessa. Paitsi oppaana, sitä voi käyttää myös tiedonhaun opetuksen oppimateriaalina. Sitä voi hyödyntää niin tutkielmaan tai esseeseen taustakirjallisuutta etsittäessä kuin satunnaisempaan tiedontarpeeseen liittyvissä hauissa. Oppaan syntyprosessista voit lukea tarkemmin aiemmin ilmestyneestä blogipostauksesta.

Opasta voi lukea läpi systemaattisesti alusta loppuun, osio osiolta. Tämä sopii asian perusteelliseen opiskeluun, mutta ison kokonaisuuden läpikäyminen vie aikaa ja vaatii sulattelua. Akuutimpaan tarpeeseen sopiva tapa onkin lähestyä oppaan käsittelemiä asioita kysymysten kautta. Uffe-chattibotti vastaa  nimittäin myös tiedonhakua koskeviin kysymyksiin. Siltä kannattaa hakea neuvoa, jos haluaa päästä alkuun tiedonhankinnassa.

Miten pääsen alkuun

Alku aina hankalaa. Päähän ja paperilla on hahmottunut kurssityön, esseen tai tutkielman  aihe ja sitä tarkentavia näkökulmia, mutta mistä päästä itse tutkimukseen käsiksi? Miten löytää julkaistua tieteellistä tietoa omasta aiheesta?  Annetaan Uffen vastata.

Kysymys: Miten teen tiedonhaun, miten aloitan?

Vastaus: Voit aloittaa tiedonhaun valitsemalla sopivan hakukoneen tai tietokannan. Mieti aiheeseesi liittyviä hakusanoja ja muodosta niistä hakulauseita. Arvioi saamiasi hakutuloksia ja muuta hakua tarpeen mukaan!

Pääset alkuun tiedonhaussa esimerkiksi tutustumalla UEF-Primoon ja oppaisiimme. UEF-Primo on kirjaston oma hakupalvelu, josta löytyvät kaikki kirjaston hankkimat aineistot, sekä painetut että verkossa olevat, näppärästi yhdestä paikasta.

Tämä oli Uffen ytimekäs vastaus. Ensin kannattaa siis tutustua Primoon ja sen ominaisuuksiin. Se on helppokäyttöinen, kunhan on tarkkana, mihin hakunsa kohdistaa. Jos valitsee hakukohteeksi oman kirjaston kokoelmat, Primo antaa aiheen mukaisen listauksen kirjaston kokoelmissa olevista kirjoista ja e-kirjoista, mutta ei yksittäisistä lehtiartikkeleista. Siinä pitää vaihtaa hakukohteeksi kansainväliset artikkelit. (Kotimaisia artikkeleita voi etsiä finna.fi-palvelun artikkelihausta.)

Uffe neuvoo myös tien kirjaston oppaisiin, joista Tiedonhakijan opas vastaa samaan kysymykseen laajemmin kertoen, mistä on kyse tiedonhaun prosessissa ja miten tiedonhakua on hyvä lähteä suunnittelemaan.  Tässä auttaa oppaasta löytyvä ympyräkaavio tiedonhaun prosessista, josta voit myös nähdä, missä kohden milloinkin olet menossa. Se puhuu tiedonhausta polkuna, jonka päämäärä on tarvittavan tiedon löytäminen.

Tiedontarpeesta riippuen kannattaa valita kulloiseenkin tilanteeseen kätevimmin sopiva hakutapa. Mutta millaisia vaihtoehtoja siinä on? Kysytään taas Uffelta.

Kysymys: Millaisia hakutapoja on olemassa?

Ja Uffe vastaa:

Tiedonhakuja voi lähestyä eri tavoin ja siksi hakutapojakin on monenlaisia. Hakutapoja ovat esimerkiksi pikahaku, suppeasta laajempaan -haku, jäljityshaku ja systemaattinen haku. Tiedonhakijan oppaasta taas saat tarkempia ohjeita ja esimerkkejä.

Tiedonhakijan oppaasta löytyykin osio  Hakutekniikka ja hakutavat , josta voi tarkentaa osioon Hakutavat. Sieltä löydät esimerkkejä selailevasta ja helmenkasvatushausta systemaattiseen tiedonhakuun.  

Ja miten niitä hakulauseita rakennetaan…

Google-hakuun tottuneelle tietokantahaku voi vaikuttaa ensin hankalalta. Googleen voi syöttää kysymyksiä luonnollisella kielellä, esimerkiksi: ”Mitkä asiat vaikuttavat vastavalmistuneiden insinöörien työviihtyvyyteen”. Google löytää useampiakin osumia, mutta UEF-Primossa vastaava haku tuottaa nollatuloksen. Google myös ehdottelee, ajattelee tiedonhakijan puolesta ja järjestelee tuloksia aiempien hakujen mukaan.  Kuitenkin Primo ja muut tietokannat antavat useimmiten täsmällisemmän ja paremmin analysoitavissa olevan hakutuloksen, kunhan hakulause on laadittu oikein periaattein. Mutta miten se tehdään? Kysytäänpä taas Uffelta.

Kysymys: Miten löydän toimivat hakusanat, miten teen hakulauseen?

Vastaus: Hakusanoja on mahdollista määritellä eri tavoilla. Voit käyttää omia sanoja (vapaat hakusanat), tietokannan käyttämiä asiasanoja tai niiden yhdistelmiä. Käytä hakusanoina yksittäisiä sanoja, synonyymeja tai sanaliittoja (fraaseja). Älä käytä kokonaisia luonnollisen kielen lauseita!

Hakulause sisältää hakusanat ja mahdolliset operaattorit. Joskus tiedonhakuun riittää lyhyt, täsmällinen hakusana ja toisinaan on tarpeen kirjoittaa pidempi hakulause. Kun hakulauseesi alkaa muotoutua, voit kokeilla erilaisia hakutapoja ja arvioida tiedonhaun onnistumista.

Eli hakusanat voivat siis olla vapaita hakusanoja eli mitä tahansa mieleen tulevia ja tarkoitukseen soveltuvia, tai sitten asiasanoja. Mutta mikä on asiasana? Tiedonhakijan oppaasta löytyvä sanasto-osio vastaa: ”Asiasanastoon eli tesaurukseen kuuluva sana tai fraasi, jota käytetään aineistojen sisällönkuvailussa ja tiedonhaussa. Yksi asiasana vastaa aina yhtä käsitettä.”  Asiasanoja voi siis poimia asiasanastoista.

Kun sopivat hakusanat ovat löytyneet, niitä voi yhdistellä hakulauseiksi, jotka, kuten aiemmin todettu, eivät ole niitä luonnollisen kielen lauseita. Ei siis ”miten verotus vaikuttaa talouskasvuun?” eikä edes ”verotuksen vaikutus talouskasvuun”, vaan: verotus AND talouskasvu. Mutta miksi pitää olla tuo AND, eikö ”verotus ja talouskasvu” olisi parempi? Tästä kertoo enemmän osio Hakusanojen yhdistäminen hakulauseeksi .

 Tuloksen arviointi

Kun hakuja on tehty, päästään tarkastelemaan, mitä kaikenlaista haaviin on tarttunut. Google-haun tuloslistasta voi löytyä vaikkapa kirjoja, artikkeleita, kotisivuja, opinnäytetöitä ja erilaisten instituutioiden julkaisuja, eli vain osa on tutkittua tietoa. UEF-Primon kirjahaussakin mukaan voi osua varsinaisen tutkimuskirjallisuuden ohella myös kaunokirjallisuutta, pamfletteja ja muita ei-tieteellisiä julkaisuja. Tulosjoukkoa on siis syytä arvioida siitä näkökulmasta, mitkä löytyneistä julkaisuista ovat tieteellisesti luotettavia.

Siitä päästäänkin seuraavaan kysymykseen.

Kysymys: Mistä tiedän, onko julkaisija tai julkaisu luotettava?

Vastaus: Tiedonhaun pikaoppaasta saat nopean ensiavun julkaisun tieteellisyyden arviointiin. Tiedonhakijan oppaan kanssa perehdyt aiheeseen tarkemmin verkkolähteiden, lehtien ja kirjojen luotettavuuden osalta.

Tiedonhakijan oppaasta löytyy siis neuvoja tähänkin. Osio Julkaisun luotettavuuden ja tieteellisen tason arviointi  kertoo, miten arvioida julkaisua tekijöiden, kustantajan ja julkaisutyypin perusteella sekä myös kertoo, mihin viittaa mystinen merkintä ”vertaisarvioitu” .

Antoisia hetkiä tiedonhaun ja Tiedonhakijan oppaan parissa!

Hakusanoja yhdistellään George Boolen (1815-1864) kehittämän logiikan avulla. | You can combine search terms using the logic developed by George Boole (1815-1864). Kuva/picture: Wikimedia Commons

There are several ways to both access and receive information. Perhaps the most central thing to do is to ask questions. Children have barely learnt to talk when they begin to ask questions. The time period when children, hungry for information, flood their parents with questions is referred to as the inquisitive age. My own mother recalls my inquisitive age, when I used to bombard her with a myriad of questions: “Where does rain come from? How does the radio operate? Why are there mosquitoes?” Eventually, mom snapped at me that she does not know how to answer all my questions, and I was taken aback: “Mum – are you not as wise as I thought?” “Well neither are you, since you need to ask,” mom retorted. “True, but I’m not done asking questions yet,” I said.

If a search query provides no results, does it indicate that no research exists?

Eventually, the urge to gather information led me to become an information specialist. Still, I do not know everything, since I have not asked questions about everything. However, what I have learnt is how to search for information, as well as, to guide others to do so. During the fifteen years I have been doing this, I have come across countless information seekers, ranging from students arranging school presentations to doctorate candidates preparing their doctoral dissertations. Students have contacted me particularly often when they have issues with finding relevant research for their master’s thesis. In that type of situation, should we settle with a conclusion that no such research exists? Nevertheless, this is not the case, as by tweaking the search terms and their combinations the information has often been found. Therefore, lack of information is usually not the issue. We just need to learn to ask the right questions.

The AI chatbot ChatGPT has received a great deal of attention lately. It can be proposed questions about any conceivable topic, and it will answer in fluent Finnish or English. However, what the answer will contain is another question – my colleagues Maarit and Kirsi have recently published an excellent blog post regarding the subject. Yet, when we present the same question to UEF Primo, Scopus, or Web of Science, we may, unexpectedly, be faced with no answer. The issue is that even though we would know exactly what we want to ask, we should also know how to ask. The question needs to be formatted in a language which the program understands, which may initially seem trickier to use than natural language. However, precision, unambiguity and solid logic are what makes it worth the effort.

The university library offers its customers an endless amount of research information and publications. We just need to know what to look for and where from. To answer this specific need the UEF library has published an Information Retrieval Guide, which is mainly focused on assisting the process of retrieving published scientific information. Not only as a guide, it can be utilized as teaching material for information retrieval education. It can be applied both in the process of searching source material for an essay or a thesis, as well as in more regular searches that serve more arbitrary information needs. For more information about the process behind creating the guide, see here.

The guide can be systematically read through section by section from the beginning to the end. This approach is suitable for a thorough dive into the topic, however, to go through and process a large unit of information takes time. For a more acute need a more feasible method would be to approach the subject matter through proposing questions. Library Bot Uffe has replies for questions regarding information retrieval among other topics. If you need to get started with the information retrieval process, get in touch with Uffe.

How to get started

The beginning is always difficult. The topic of a course assignment, essay or thesis has been formatted and outlined on paper, but how to get started with research? How to find published scientific information about the chosen topic? Let’s allow Uffe to answer.

Question: How do I search for information? How do I get started?

Answer: You can begin the information retrieval process by choosing a suitable search engine or database. Think of search words related to your topic and organise them into search queries. Evaluate the search results and develop the search according to your needs!

You can begin the information retrieval process by familiarising yourself with UEF Primo and our guides. UEF Primo is the library’s own search service, through which you can find all the materials acquired by the library, be they printed or electronic.

This is a concise answer from Uffe. Getting to know Primo and the features it offers is a good place to start. The database is easy to use as far as the search is directed accordingly. If the search is modified to show results from the library catalogue, Primo will offer a listing of books and e-books in the library collections that match the research topic. However, it will not show separate journal publications. In order to access these, the search needs to be modified to show results within international articles. (Domestic articles can be accessed through finna.fi database article search.)

Uffe will also offer access to the library guide books, out of which the Information Retrieval Guide will answer the same question more thoroughly by explaining the information retrieval process, as well as by demonstrating how to plan your information search. Found within the guide is a diagram presenting the information retrieval process, which can aid with the planning. The diagram is also easy to refer to in order to find out in which phase of the process you are currently at. It refers to the process of information retrieval as a path which leads to a point where the information is found.

The most suitable search method for the situation should be chosen according to the information need. What kinds of options exist? Again, let’s ask Uffe.

Question: What kinds of search methods are there?

Answer: Just as there are many ways to approach information retrieval itself, there is also a variety of search methods. These include the ‘quick search’, ‘from broad to narrow search’, ‘tracking search’, and the ‘systematic search’. The Guide to Information Retrieval will provide you with detailed instructions and examples.

In the Information Retrieval Guide a section focusing on Search Technique and Methods can be found, within which there is a subsection on Search Methods. In there you are able to find examples ranging from browsing search and pearl growing to systematic search.

And how to format search phrases…

For someone used to Google-search, database search may appear tricky at first. In Google the questions can be typed in natural language, for instance: “What affects the job satisfaction of recently graduated engineers”. Google will find several matches, however, on UEF Primo an identical search will result in zero matches. In addition to this, Google makes suggestions, thinks for the information seeker, and arranges results in accordance with previous queries. However, other databases, such as Primo, will often present a more precise and easier to analyze search result, as far as the search phrase has been formatted following proper methods. But how should it be done? Let’s ask Uffe.

Question: How do I find suitable search words? How do I formulate a search query?

Answer: Search words can be set in various ways. You can use your own words (natural language words), words used by a database (index terms or subject headings), or combinations of the two. You should use single words, synonyms and phrases for search words. Do not use entire sentences comprised of natural language words!

A search query includes search words and possible operators. While it is sometimes enough to use a short, precise search term, at other times you may need to use a longer search query. Once your search query begins to form, you can try different search methods and evaluate their success.

Therefore, search terms can be either free search terms, that is, anything that comes to mind and suits the purpose, or index terms. But what is an index term? The dictionary found in the Information Retrieval Guide offers an explanation: “A word or a phrase in a controlled vocabulary (thesaurus) that is used in content description (indexing) and retrieval of documents. One index term always stands for a single concept.” Therefore, index terms can be picked from index term lists or glossaries.

When suitable search terms have been found, these can be connected to form search phrases. Search phrases, as mentioned above, are not phrases in natural language. Thus, “how taxation affects the economic growth” or even “the effect of taxation on economic growth” should not be used, but instead: taxation AND economic growth. But why do we need an AND, and wouldn’t “taxation and economic growth” be better? For more information about this, have a look at the section on Combining Search Terms into a Search Query.

Reviewing the results

When search queries have been done, it is time to review the results. In the results of a Google search can be found, for instance, books, articles, websites, theses, and publications by various kinds of institutions, and therefore, only a fraction will be researched information. Even in the book search on UEF Primo, in addition to research literature, among the results there may be literary fiction, pamphlets and other non-academic publications. Therefore, the query results should be assessed by considering which of the results are scientifically reliable. This leads us to the next question.

Question: How do I know if a publication or its publisher are credible?

Answer: The quick guide for information searching provides you with a quick briefing on evaluating the quality of a publication. For further insight, the Guide to Information Retrieval covers the credibility of online resources, journals and books. Move to the guides through the buttons below.

Again, advice regarding this can be found in the Information Retrieval Guide. The section on Evaluating the Reliability and Scientific Status of a Publication  offers advice on how to review a publication according to the authors, publisher, and type of publication. It will also clarify the meaning behind the mysterious term “peer reviewed”.

Have fun with information retrieval and the Information Retrieval Guide!

Jussi Hyvärinen
Tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and Information Services