Hyvä kiertoon avoimella otteella | Sharing good practices with an open approach

Tutkimusaineisto haltuun -opintojakson kokemukset ja vinkit | Experiences and tips from the Mastering the research data -course

(Please, scroll down to read in English.)

Elokuussa 2024 olimme kiivaassa työn touhussa toteuttamassa kertaluonteista opintojaksoa Mastering the research data – Tutkimusaineisto haltuun. Sen avulla halusimme kehittää aineistonhallinnan ja tutkimusmetodien opetusta. Kirjaston koordinoima opintojakso oli suunnattu erityisesti väitöskirjatutkijoille osana UEF Summer Schoolin kurssitarjontaa. Vuosi sitten me opintojakson vastuuopettajat — kirjastolla työskentelevät aineistonhallinnan asiantuntijat — kirjoitimme tuoreista kokemuksistamme tässä samaisessa blogissa (Tutkimusaineisto haltuun! | Mastering the research data! | UEF Library). Kirjoituksen lopussa totesimme, että tuosta ”kokemuksesta ammennamme vielä pitkään ja pistämme hyvän kiertoon”. Sitä olemme toteuttaneet jo omassa opetuksessamme, mutta nyt saimme puettua vinkkimme ja kokemuksemme myös laajemmaksi julkaisuksi: Mastering the research data! – Tutkimusaineisto haltuun! Tutkijoiden monitieteinen osaaminen toimivaksi aineistonhallinnan opintojaksoksi. Se on avoimesti käytettävissä aoe.fi-alustan kautta CC BY-lisenssillä ja tarjolla sekä suomeksi että englanniksi.

Emme käy julkaisussa läpi luentojen sisältöjä sellaisinaan, vaan keskitymme avaamaan opetusmenetelmää eli kertomaan suunnitteluun ja toteuttamiseen liittyviä hyvinkin käytännönläheisiä toimia. Julkaisun tarkoitus on tarjota apua ja vinkkejä oikeastaan minkä tahansa opintojakson tai tilaisuuden järjestämiseen etenkin silloin, kun suunnittelussa on mukana laajahko joukko ihmisiä tai yksiköitä.

Opintojakso tiiviisti

Opintojakson kantava idea oli tietoisesti yhdistää tutkimusaineistonhallinnan ja tutkimusmenetelmien opettaminen. Usein näiden teemojen opetus on eriytetty tai niiden luontevaa rinnakkaineloa ei ole ehkäpä huomioitu opetuksessa. Etenkin aineistonhallinta saatetaan nähdä tutkimuksen arjesta erillisenä toimintona, jossa keskustelu rajoittuu vain aineistonhallintasuunnitelmaan yksittäisenä dokumenttina. Opintojakson taustalla oli vahva tarve lisätä omaa ymmärrystämme ja osaamistamme, jotta pystyisimme aiempaa paremmin konkretisoimaan tutkimuksen tekemistä sekä aineistonhallinnan että tutkimusmenetelmien osalta opetuksessa ja ohjeiden laadinnassa.

Opintojakso toi yhteen eri tieteenalojen tutkijoiden kokemuksia, käytännön oppeja, ongelmia ja kysymyksiä. Vierailevat asiantuntijaluennoitsijat edustivat lukuisia eri tieteenaloja ja näkökulmia. Opintojakson vastuuopettajina toimivat kirjaston aineistonhallinnan asiantuntijat, joilla kaikilla on myös tutkijatausta. Opintojakson opiskelijat tulivat hekin eri tieteenaloilta, mikä myös teki opiskelijoiden yhteisestä työskentelystä varsin rikasta ja antoisaa.

Työn tekeminen näkyväksi

Opetuksen suunnittelussa mukana oleville on tuttua, että toteutetun opetuksen takana on valtava määrä työtä. Opintojakso on kuin kiteytynyt jalokivi tai jäävuoren huippu, joka ei tosiaankaan synny tyhjästä tai pysy korkeuksissa ilman tukevaa pohjaa. Suunnittelutyö jää usein jalkoihin ja pahimmillaan muiden töiden ohessa tapahtuvaksi hajanaiseksi toiminnaksi. Suunnitteluun ei välttämättä osaa varata riittävästi aikaa, ja tarvittava osaaminenkin saattaa paljastua vasta suunnittelun aikana. Työt eivät lopu myöskään opetustapahtumaan, sillä viestintää ja opintohallinnollista työtä riittää vallan mainiosti toteutuksen jälkeiseenkin aikaan. Tämä kaikki olisi syytä huomioida toiminnan suunnittelussa — vaikkapa hieman yläkanttiin. Tätä konkretisoimme julkaisussa tiiviin taulukkomuotoisen aikataulutuksen avulla. Taulukon avulla voi luoda yhdellä silmäyksellä yleiskäsityksen, mitä tehdään ennen opintojaksoa, sen aikana ja jälkeen, ja milloin mikäkin asia kannattaa aloittaa.

Kun ryhdyimme porukalla kirjoittamaan julkaisua, dokumentoimme samalla osin myös jälkikäteen kaikkea tekemäämme työtä. Sellaisenaan kirjoitustyö osoittautui itsessään opettavaiseksi kokemukseksi. Se, mikä projektin kuvauksessa voidaan kuitata yhdellä lauseella (”opintojakso järjestetään X-toimijan kanssa”), keriytyy toiminnassa auki mitä moninaisempana tekemisenä (”etsi yhteyshenkilö”, ”kirjoita sähköposti”, ”luo tunnukset” jne.) Yksittäisten viestien muotoileminen eri kohderyhmille saattaa viedä paljon enemmän aikaa kuin mihin on varautunut. Niinpä olemme sisällyttäneet julkaisuun myös viestipohjia eri kohderyhmille ja toteutuksen eri vaiheisiin helpottamaan ilmaisun hiomisen tuskaa. Noita tekstipohjia on helppo lähteä muokkaamaan moniin tarkoituksiin.

Ideoista toteutukseen

Julkaisu rakentuu kolmeen pääosioon: Ideoinnista järjestelyihin, Opintojakson markkinointi ja viestintä, Opintojakson toteutus. Jokaisessa osiossa on muutama alaotsikko ja koottuja vinkkejä. Vinkit saattavat kuulostaa päivänselviltä ja ovatkin sitä monin osin, sillä kysehän on projektityön toteuttamisesta, mihin on tarjolla paljon hyviä ohjeita. Koimme kuitenkin hyödylliseksi pukea omiin kokemuksiimme perustuvat vinkit tiiviiseen ja selkeäkieliseen muotoon. Se auttoi lisäksi meitä huomaamaan, mitä parannettavaa meillä olisi ollut. Esimerkiksi niinkin yksinkertainen asia kuin palautteen systemaattinen kerääminen vierailijaluennoitsijoilta jäi meiltä täysin muun tekemisen tohinan jalkoihin.

Olemme kirjoittaneet auki kokemuksiamme oppimisympäristöistä ja luentojen käytännön järjestelyistä arkipäiväisellä otteella. Pohdimme kampuksella tapahtuvan lähiopetuksen edellytyksiä (monitoimitilan toimivuus), etäyhteyksin pidettyjen luentojen teknisiä järjestelyjä (suljetaan opetustilan mikrofoni etäluennon ajaksi) ja tauotuksia (15 min liikkumistauko, jolloin voidaan varmistaa myös seuraavan luennoitsijan kanssa laitteiden toimivuus). Vaikka emme käy julkaisussa läpi luentojen sisältöjä, kerromme siinä lukujärjestyksen, opetuspäivien teemoitukset ja luentojen otsikot luennoitsijoineen. Opintojakson tehtävät on julkaisussa kuvailtu tehtävänantoineen. Nämä havainnollistavat osaltaan opiskelijoille tarjoutuvaa näkymää opintojakson kokonaisuudesta.

Toivomme, että julkaisumme antaa muille ideoita jatkojalostaa kokemuksiamme avoimen oppimisen hengessä!

In August 2024, we were hard at work delivering a one-time course titled Mastering the Research Data. With the help of this course, we wanted to develop teaching on research data management and research methods. The course was designed especially for doctoral students as part of the UEF Summer School offering and coordinated by the UEF Library.
A year ago, we — the course instructors and data management specialists working at the library — shared our fresh experiences in this very blog (Tutkimusaineisto haltuun! | Mastering the research data! | UEF Library). At the end of that post, we concluded that we “will draw from this experience for a long time to come and spread what we have learned”. Since then, we’ve done just that in our own teaching. Now, we’ve taken it a step further by compiling our insights into a publication with the title Mastering the research data! – Tutkimusaineisto haltuun! Turning Researchers’ Multidisciplinary Competence into a Functional Data Management Course. The publication is openly available in Finnish and in English on the aoe.fi platform under a CC BY license.

In the publication, we don’t go through the lecture content as such. Instead, we focus on explaining our teaching approach by sharing very practical steps related to the planning and implementation of the course. The aim is to offer support and tips for organizing any kind of course or event — especially when the planning involves a larger group of people or multiple units.

Course in brief

The core idea of the course was to intentionally combine the teaching of research data management and research methods. These topics are often taught separately, and their natural coexistence may not always be acknowledged in educational settings. Data management, in particular, is sometimes viewed as a task detached from the everyday practice of research, with discussions limited to the data management plan as a standalone document. Behind the course was a strong need to deepen our own understanding and expertise so that we could better illustrate the research process in both data management and methodological contexts—whether in teaching or in the development of guidance materials.

The course brought together experiences, practical lessons, challenges, and questions from researchers across various disciplines. Guest lecturers represented a wide range of academic fields and perspectives. The course was led by data management specialists from the library, all of whom have research backgrounds themselves. The students also came from diverse disciplines, which made their collaborative work particularly rich and rewarding.

Making the work visible

Those involved in planning teaching activities know well that behind any delivered course lies an enormous amount of work. A course is like a polished gem or the tip of an iceberg —it doesn’t emerge from nothing, nor does it stay afloat without a solid foundation. Planning work often gets overshadowed or reduced to fragmented tasks squeezed in between other responsibilities. It’s easy to underestimate the time needed for planning, and the required expertise may only become apparent during the process itself. The work doesn’t end with the teaching event either—there’s plenty of communication and administrative follow-up to handle after the course is over. All of this should be considered when planning activities—if anything, it’s better to overestimate than underestimate. In our publication, we illustrate this with a concise, table-based timeline. The table provides a clear overview of what needs to be done before, during, and after the course, and when each task should ideally begin.

When we began writing the publication together, we also ended up retrospectively documenting much of the work we had done. The writing process itself turned out to be an educational experience. What might be summarized in a single sentence in a project description (“the course is organized in collaboration with X”) unravels into a wide range of concrete actions (“find a contact person,” “write an email,” “create user accounts,” etc.). Crafting individual messages for different target groups can take far more time than expected. That’s why we’ve included message templates in the publication for different audiences and stages of implementation to ease the burden of perfecting the wording. These templates are easy to adapt for various purposes.

From ideas to implementation

The publication is structured into three main sections: From Conception to Implementation, Course Marketing and Communications, Course Implementation. Each section includes a few subheadings and a collection of practical tips. While many of the tips may sound obvious – and in many ways they are, given that project work is already well-covered by existing guidance – we still found it valuable to put our own experiences into a concise format using easy-to-understand language. This also helped us identify areas where we could have improved. For example, something as simple as systematically collecting feedback from guest lecturers got lost in the shuffle.

We’ve written about our experiences with learning environments and the practical arrangements of lectures in a down-to-earth tone. We reflect on the conditions for on-campus teaching (such as the functionality of a multipurpose space), the technical setup for remote lectures (like muting the classroom microphone during online sessions), and the importance of breaks (e.g., a 15-minute break that also allows time to check equipment with the next lecturer). Although we don’t go into the lecture contents, the publication includes the course schedule, daily themes, and lecture titles with the names of the lecturers. The course assignments with the instructions are also described in the publication. These elements help illustrate for their part the overall structure of the course from the student’s perspective.

We hope our publication will inspire others to build on our experiences in the spirit of open education!

Manna Satama, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services