Avoimen julkaisemisen hinta UEFilla | The cost of Open Access publishing at UEF

(Please, scroll down to read in English.)

Avoimen julkaisemisen kustannuksista puhuttaessa keskitytään usein kirjoittajamaksuihin, mutta kokonaiskustannuksiin täytyy laskea mukaan myös avoimen julkaisemisen sopimukset ja kirjastolla tehtävä asiantuntijatyö.

Kansainvälisen Open Access -viikon teema 2026 on The Cost of Knowledge, tiedon hinta. Perinteisessä julkaisumaailmassa se on usein konkreettinen: lehdellä tai kirjalla on hinta, joka täytyy maksaa, jotta sen sisältämään tietoon pääsee käsiksi. Tiedejulkaisemisen kenttä on kuitenkin muuttunut vauhdilla avoimemmaksi, ja vuonna 2025 Itä-Suomen yliopistossa tehdyistä vertaisarvioiduista julkaisuista jo 87 prosenttia oli avoimesti saatavilla. Avoimet julkaisut ovat avoimen tieteen periaatteiden mukaan kaikkien kiinnostuneiden luettavissa ja käytettävissä maksutta. Ilmaisia lounaita ei kuitenkaan ole; tiedon hinta on muuttunut vähemmän näkyväksi.

Raha – kuinka paljon maksamme avoimuudesta?

Tiedekustantajat perivät Open Access -artikkeleiden julkaisemisesta kirjoittajamaksuja (Article Processing Fee, APC tai Book Processing Fee, BPC) julkaisemisen kulujen kattamiseen. Perinteinen asetelma on siis kääntynyt toisin päin: kirjoittaja maksaa kustantajalle siitä, että tieto voidaan tarjota lukijoille maksutta.

Vuonna 2025 UEF maksoi kirjaston seurannan mukaan perus- ja täydentävästä rahoituksesta APC-maksuja 265 083 euroa ja BPC-maksuja 50 529 euroa. Nämä summat eivät sisällä arvonlisäveroa tai muita julkaisukustannuksia, joita artikkeleista on voinut syntyä. Luvut on viety OpenAPC-palveluun, jossa rahan jakautumista on mahdollista tutkia tarkasti.

Perinteisellä tilausmallilla toimivien yksittäisiä artikkeleita APC-maksun kautta avaavien hybridilehtien OA-kustannuksia avoimen tieteen Plan S -suunnitelmaan sitoutuneet rahoittajat eivät hyväksy. Näissä lehdissä julkaisua mahdollistetaan kirjaston solmimien transformatiivisten sopimusten kautta. Sopimuksiin kuuluvissa lehdissä julkaistavien UEF-affilioituneiden vastuukirjoittajien artikkelit voidaan avata ilman erillistä APC-maksua – ainakin niin kauan kuin sopimusten vuosittaisissa julkaisukiintiöissä on tilaa.

Vaikka sopimuksen kattama julkaisu on kirjoittajalle ja laitokselle ilmaista, transformatiiviset sopimukset ovat kirjastolle suuri vuosittainen kuluerä. Ne ovat yleensä ns. Read & Publish -sopimuksia, joissa kirjasto hankkii samalla luku- ja julkaisuoikeudet tiettyihin lehtikokoelmiin. Vuonna 2025 julkaisuoikeuksien laskennallinen osuus näiden sopimusten arvosta nousi UEFilla jo noin 1,1 miljoonaan euroon. Artikkeleita avattiin 568 kappaletta, joten artikkelikohtainen kustannus oli hieman alle 2000 euroa. Näin laskettu julkaisuoikeuden osuus sopimusten kokonaisarvosta perustuu kuitenkin jossain määrin teoreettisiin jakoihin, sillä sopimukset ovat kokonaisuuksia, joissa ei aina tarkasti määritellä eri osien hintoja. Kustannusten suuruusluokka on joka tapauksessa merkittävä.

Avoimen tieteen periaatteisiin sitoutuneen tutkimusorganisaation näkökulmasta transformatiiviset sopimukset ovat välivaihe julkaisumaailman matkalla kohti täyttä avoimuutta. Suuret kustantajat ovat kuitenkin olleet hitaita siirtymässään kohti Open Access -julkaisua, ja hybridimallilla toimivien lehtien määrä on yhä suuri. On perusteltua sanoa, että transformatiivisilla sopimuksilla rahoitetaan suoraan vanhalla tilausmallilla toimivia lehtiä varsin kovaan hintaan. Kirjastojen, korkeakoulujen ja tutkimusorganisaatioiden muodostama FinElib-konsortio onkin vetänyt tiukan linjan Elsevierin kanssa tällä hetkellä käytävissä neuvotteluissa: uutinen ”Nykyehdoilla sopimukseen ei ole enää varaa” FinElibin sivuilla.

Työ – mitä avoin julkaiseminen vaatii kirjastolta?

Kirjoittajamaksut ovat selvärajainen ja näkyvä osa avoimen julkaisemisen hintaa, mutta kustannuksia syntyy myös asiantuntijatyön vaatiman henkilöresurssin ja yliopiston oman julkaisuinfrastruktuurin ylläpitämisen kautta. Julkaisemisen avoimuus koskettaa tavalla tai toisella monia kirjaston tehtäviä, mutta suorimmin se liittyy kirjoittajamaksujen ja rinnakkaistallentamisen parissa tehtävään työhön.

Sopimukset ja maksut

Transformatiivisten sopimusten solmiminen, hallinnointi ja seuranta ovat jatkuva työnsarka kirjaston hankinta-asiantuntijoille. Hankintojen tueksi analysoidaan käyttö- ja julkaisudataa ja kuunnellaan herkällä korvalla yliopistoyhteisön tarpeita. Kirjasto on velvoitettu varmistamaan, että sopimusten kautta rahoitusta hakevat artikkelit ovat siihen oikeutettuja, sillä sopimukset asettavat niille erilaisia kelpoisuusvaatimuksia. Jokainen tällainen artikkeli kiertääkin sopimusasiantuntijoiden kautta. Kirjasto tarkistaa myös kaikki muut yliopiston maksamat kirjoittajamaksut ja kirjaa ne CRIS-tutkimustietojärjestelmään. Näin muun muassa OpenAPC-palveluun voidaan raportoida tarkkaa kustantajakohtaista tietoa.

Rinnakkaistallentaminen

Lehdissä avoimena julkaistujen OA-artikkeleiden ohella toinen merkittävä tapa julkaista avoimesti on rinnakkaistallentaminen. Kirjasto rinnakkaistallentaa kaikki yliopistomme tutkijoiden julkaisemat vertaisarvioidut artikkelit UEFin eRepo-julkaisuarkistoon, ja jokainen tallennus vaatii tarkkaa työtä rinnakkaistallennus- ja CRIS-asiantuntijoilta. Erityisesti maksumuurin takana julkaistujen artikkeleiden osalta prosessi sisältää usein myös viestintää kirjoittajien kanssa, käsikirjoitusversion tallennuskelpoisuuden tarkistamista ja muuta työtä, joka ei suoraan liity itse tallentamiseen. eRepo on yliopiston itse hallinnoima arkisto, joten sen (ja rinnakkaistallentamiseen liittyvien taustajärjestelmien) ylläpito ja kehittäminen vaativat nekin kirjaston järjestelmäasiantuntijoilta jatkuvaa työtä.

Kirjasto tarjoaa myös tukea ja neuvontaa yliopistoyhteisölle avoimen julkaisemisen kysymyksissä kautta linjan, järjestää koulutusta ja viestii ajankohtaisista kehityksistä koko yhteisölle. Vuonna 2026 uusia ja merkittäviä avauksia UEFilla ovat mahdollisuus väitöskirjojen CC-lisensointiin ja esilisensointimalli.

Esilisensointi – avoimen julkaisemisen kestävä tulevaisuus?

Suomalaiset yliopistot ovat ottaneet 2026 käyttöön esilisensointimallin, joka antaa tutkijoille ja tutkimusorganisaatioille aiempaa enemmän kontrollia tuottamaansa tietoon ja sen avoimuuteen. Esilisensointi on suomalainen toteutus kansainvälisestä cOAlition S -konsortion Rights Retention Strategysta, ja usea eurooppalainen maa onkin ottanut vastaavan mallin käyttöönsä.

UEFin tutkijat voivat nyt lisensoida artikkeleidensa vertaisarvioidut käsikirjoitukset välittömästi avoimiksi CC-lisenssillä, jolloin kustantaja ei voi enää asettaa rinnakkaistallentamiselle rajoitteita. Näin kirjoittajat voivat julkaista hybridilehdissä maksumuurin takana, mutta samalla rinnakkaistallentaa käsikirjoituksen avoimena eRepoon heti julkaisuhetkellä. Tällä tavalla saavutettu avoimuus täyttää merkittävien rahoittajien vaatimukset, joten malli avaa esimerkiksi Suomen Akatemian ja Horizon Europen rahoituksella tehtävälle tutkimukselle julkaisukanavia, joissa ei olisi aikaisemmin ollut mahdollista rahoitusehtojen puitteissa julkaista.

Esilisensointi on kustannustehokas tie avoimuuteen, koska siinä lopullisen artikkelin avaamisesta ei makseta APC-maksuja hybridilehdille. Samalla se mahdollistaa aikaisempaa laajemmin tieteellisen tiedon kustantajista riippumattoman avoimuuden ja pitkäaikaissäilytyksen. Mallin käyttöönotto onkin tutkimusorganisaatioille mahdollisuus suunnata avoimeen julkaisemiseen käytettyjä resursseja aiempaa kestävämmin ja toteuttaa avoimen tieteen periaatteita riippumatta kustantajien maksumuureja rakentavista toimintamalleista.

Esilisensoinnin konkreettiset vaikutukset kustannuksiin ja transformatiivisiin sopimuksiin nähdään vasta pitkällä aikavälillä, mutta se on selvä askel kohti taloudellisesti kestävämpää avoimen julkaisemisen kulttuuria.

////

When discussing the costs of open access publishing, the focus is often on author fees. However, open access agreements and the expert work carried out at the library must also be included in the total costs.

The theme of the international Open Access Week 2026 is The Cost of Knowledge. In the traditional publishing world, this cost is often concrete: a journal or a book has a price that must be paid in order to access the information it contains. The field of academic publishing has, however, been changing rapidly towards greater openness, and in 2025 as much as 87 per cent of the peer-reviewed publications produced at the University of Eastern Finland were open access. In line with the principles of open science, open publications are available to anyone interested, free of charge. However, there is no such thing as a free lunch. The price of knowledge has simply become less visible.

Money – how much do we pay for openness?

Academic publishers charge author fees (Article Processing Charge, APC, or Book Processing Charge, BPC) for publishing Open Access articles in order to cover the costs of publishing. The traditional setting has thus been reversed: the author pays the publisher so that the information can be offered to readers free of charge.

According to the library’s monitoring, in 2025 UEF paid 265 083 euros in APCs and 50 529 euros in BPCs from its basic and supplementary funding. These sums do not include value added tax or any other publication costs that may have been incurred by the articles. The figures have been submitted to the OpenAPC service, where the distribution of the money can be examined in detail.

Funders committed to the Plan S initiative for open science do not accept OA costs for hybrid journals that operate on the traditional subscription model and open individual articles via an APC. In these journals, publishing is enabled through transformative agreements negotiated by the library. In the journals covered by these agreements, articles by UEF-affiliated corresponding authors can be made open without a separate APC – at least as long as there is room in the annual publishing quotas of the agreements.

Even though publication covered by an agreement is free of charge for the author and the department, transformative agreements are a major annual expense for the library. They are usually so-called Read & Publish agreements, in which the library acquires both reading and publishing rights to specific journal collections. In 2025, the calculated share of publishing rights in the value of these agreements rose to approximately 1.1 million euros at UEF. 568 articles were made OA this way, so the cost of one OA article was just under 2000 euros. The share of publishing rights in the total value of the agreements calculated in this way is, however, based to some extent on theoretical allocations, as the agreements are packages in which the prices of the different components are not always precisely defined. In any case, the order of magnitude of the costs is significant.

From the perspective of a research organisation committed to the principles of open science, transformative agreements are a transitional phase on the publishing world’s journey towards full openness. However, major publishers have been slow to move towards open access publishing, and the number of journals operating on a hybrid model is still large. It is fair to say that transformative agreements directly fund journals operating on the old subscription model, and at a rather high price. The FinElib consortium, formed by libraries, higher education institutions and research organisations, has therefore taken a firm line in its current negotiations with Elsevier: see the news item ”Continuing the Elsevier deal with the current terms is no longer financially sustainable” on the FinElib website.

Work – what does open access publishing require from the library?

Author fees are a clearly defined and visible part of the price of open access publishing, but costs also arise from the human resources required for expert work and from maintaining the university’s own publishing infrastructure. Openness in publishing touches many of the library’s services in one way or another, but it is most directly linked to the work carried out around author fees and self-archiving.

Agreements and APCs

Negotiating, administering and monitoring transformative agreements is an ongoing task for the library’s acquisition specialists. To support acquisitions, usage and publication data are analysed, and the needs of the university community are listened to carefully. The library is required to ensure that articles seeking funding through the agreements are eligible for it, as the agreements set various eligibility requirements for them. Every such article therefore goes through the agreement specialists. The library also checks all other author fees paid by the university and records them in the CRIS research information system. This makes it possible, among other things, to report detailed publisher-specific data to the OpenAPC service.

Self-archiving

Alongside OA articles published openly in journals, another significant way of publishing openly is self-archiving. The library self-archives all peer-reviewed articles published by our university’s researchers in UEF’s eRepo publication archive, and each deposit requires meticulous work from the self-archiving and CRIS specialists. In particular for articles published behind a paywall, the process often also involves communication with the authors, checking whether the manuscript version is eligible for deposit, and other work that is not directly related to the deposit itself. eRepo is an archive managed by the university itself, so maintaining and developing it (and the background systems related to self-archiving) also require continuous work from the library’s system specialists.

The library also provides support and advice to the university community on open access publishing issues across the board, organises training and communicates current developments to the whole community. In 2026, new and significant developments at UEF include the possibility of CC licensing for doctoral dissertations and the prior licence model.

Prior licensing – a sustainable future for open access publishing?

In 2026, Finnish universities have adopted prior licence model, which gives researchers and research organisations more control than before over the knowledge they produce and its openness. Pre-licensing is the Finnish implementation of the international cOAlition S consortium’s Rights Retention Strategy, and a similar model has recently been adopted in other European countries as well.

UEF researchers can now license the peer-reviewed manuscripts of their articles as immediately open with a CC licence, which means that the publisher can no longer impose restrictions on self-archiving. In this way, authors can publish in hybrid journals behind a paywall, but at the same time self-archive the manuscript openly in eRepo right at the moment of publication. Openness achieved in this way meets the requirements of major funders, so the model opens up publishing channels for research funded, for example, by the Research Council of Finland and Horizon Europe, which previously could not have been used within the limits of the funding terms.

Prior licensing is a cost-effective route to openness, because it does not involve paying APCs to hybrid journals for opening the final article. At the same time, it enables publisher-independent openness and long-term preservation of scientific knowledge on a wider scale than before. The adoption of the model therefore gives research organisations an opportunity to direct resources used for open access publishing in a more sustainable way than before, and to implement the principles of open science independently of publishers’ paywall-based business models.

The concrete effects of prior licensing on costs and on transformative agreements will only be seen in the long term, but it is a clear step towards a financially more sustainable culture of open access publishing.

Riku Lehtimäki, tietoasiantuntija | Information specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection services