Itä-Suomen yliopiston julkaisusarjojen CC-lisensointi | CC-licensing of University of Eastern Finland publication series

(Please, scroll down to read in English.)

Itä-Suomen yliopistossa on yhdeksän virallista julkaisusarjaa. Jokaisella tiedekunnalla on oma väitöskirja- ja raporttisarjansa. Lisäksi yliopistolla on poikkitieteellinen General-sarja. Itä-Suomen yliopiston väitöskirjat julkaistaan pääsääntöisesti tiedekuntien väitöskirjasarjoissa. Raporttisarjat taas tarjoavat julkaisukanavan esimerkiksi hankkeiden loppuraporteille ja muille monografioille. Yliopiston sarjat julkaistaan sähköisenä eRepo-julkaisuarkistossa. Tämä takaa pitkäaikaissäilytyksen sekä mahdollistaa pysyvien URN-pohjaisten linkkien käytön. Myös muut Itä-Suomen yliopistossa tehdyt monografiat on mahdollista tallentaa pitkäaikaissäilytettäväksi eRepoon. Digipalvelulain mukaan eRepossa julkaistavien teosten tulee olla teknisesti saavutettavia. Tänä vuonna sarjoissa on tapahtunut suurempi edistysaskel: väitöskirjoille on nyt mahdollista valita Creative Commons (CC) -lisenssi, mistä kerromme tässä blogipostauksessa lisää.

Lisätietoa sarjoista löydät Intrasta (vaatii UEF-tunnukset). Lisätietoa saavutettavuudesta löydät Saavutettavasti-sivustolta sekä Intrasta (vaatii UEF tunnukset).

Yliopisto suosittelee CC-lisenssiä

Vuonna 2024 julkaistusta Itä-Suomen yliopiston avoimen tieteen ja tutkimuksen linjauksesta poiki suositus CC-lisensoinnista yliopiston raporttisarjojen osalta jo vuonna 2024. Väitöskirjasarjojen CC-lisenssisuositus saatiin valmiiksi keväällä 2026. Väitöskirjoissa on raporttisarjoja useammin esimerkiksi muualta lainattuja kuvia ja alkuperäisartikkeleita, mikä tuli ottaa ohjeistuksessa huomioon. Laadimme yhdessä yliopiston lakiosaston sekä innovaatiopalveluiden kanssa julkaisusopimuksen tueksi CC-lisensoimisen tarkistuslistan, sekä ohjeistuksen lisenssin merkitsemiseksi teokseen. Tarkistuslistan tarkoitus on auttaa väittelijää hahmottamaan, onko hänen väitöskirjassaan kuvia, kaavioita tai muita osia, jotka tulee rajata CC-lisenssin ulkopuolelle ja tarkistamaan, liittyykö väitöskirjaan jonkinlaisia avoimuuden ehtoja esimerkiksi rahoittajien taholta.

Mutta mikä CC-lisenssi edes on?

CC-lisenssiä suositellaan ja se löytyy jo suurimmasta osasta yliopiston tuottamia artikkeleita, mutta kysymys “mikä se oikeastaan edes on?” saattaa putkahtaa yhden jos toisenkin mieleen.

Creative Commons on tekijänoikeuslisenssi, jolla annetaan muille lupa käyttää ja jakaa teosta. CC-lisenssiä käytetään avoimesti julkaistaviin teoksiin eli teoksen tulee olla saatavissa jokaiselle ilman erillistä maksua. Tekijänoikeus säilyy teoksen tekijällä, ellei hän ole sopinut asiasta toisin esimerkiksi julkaisusopimuksessa. Itä-Suomen yliopiston julkaisusarjoissa julkaistessa tekijänoikeus ei siirry yliopistolle, vaan säilyy tekijällä. CC-lisenssejä on olemassa kuusi erilaista, ja jokaisella lisenssillä on omat käyttöehtonsa. Yhteistä kaikissa lisensseissä on se, että alkuperäinen tekijä tulee aina mainita, kun teosta tai sen osaa jatkokäytetään joko sellaisenaan tai osana uutta teosta. Lisätietoja lisensseistä ja niiden käyttöehdoista voit löytää Creative Commonsin sivuilta sekä UEFin Intrasta (vaatii UEF-tunnukset).

Lisensoitua aineistoa on helpompaa jatkokäyttää, sillä erillistä lupaa ei tarvitse pyytää tekijänoikeuden haltijalta, kunhan noudattaa lisenssin ehtoja. Lisensoinnilla voi siis olla positiivista vaikutusta esimerkiksi teoksen levinneisyyteen ja näkyvyyteen. Myös monet tutkimuksen rahoittajat vaativat heidän rahoituksellaan tehtyjen tuotosten julkaisemisen CC-lisenssillä.

Vaikka lisensoinnin tuomat mahdollisuudet ovat pääasiassa positiivisia, tulee teoksen lisensointia suunnitellessa ottaa huomioon, kuinka haluat teostasi voivan käytettävän. Onko esimerkiksi kaupallinen käyttö sallittua vai tuleeko se rajata uudelleenkäytön ulkopuolelle? Onko jokin perusteltu syy, miksei teosta tulisi edes lisensoida? On myös syytä muistaa, että CC-lisensointia ei voi peruuttaa.

Jos olet epävarma, mikä CC-lisenssi sopisi parhaiten teoksellesi, voit käyttää apuna esimerkiksi Creative Commonsin kehittämää työkalua tai Intrasta löytyvää kaaviota (vaatii UEF-tunnukset).

Kuinka lisensoida teos Itä-Suomen yliopiston sarjassa?

CC-lisensoiminen yliopiston sarjoissa on helppoa ja ilmaista. Lisensointipäätöksen ja lisenssin valitsemisen jälkeen lisensoimisesta sovitaan julkaisusopimuksessa tai väitöskirjojen osalta julkaisusopimuksen liitteessä (tarkistuslista). Keskustele asiasta ensin julkaisusarjan toimittajan kanssa ja valitse sopimuksesta tai liitteestä haluamasi lisenssi. CC-lisenssi tulee merkitä selkeästi teoksen alkuun. Voit käyttää joko valmiita tekstimalleja tai sopia sarjan toimittajan kanssa jostakin vaihtoehtoisesta tavasta merkitä CC-lisenssi. Jos teoksessa on sellaisia osia, esimerkiksi kuvia tai kaavioita, joita ei ole sallittua lisensoida, rajaa nämä selkeästi lisenssin ulkopuolelle kuvatekstissä. Kun julkaisusopimus on laadittu ja allekirjoitettu tekijän, sarjan toimittajan sekä kirjaston julkaisupalveluiden edustajan kanssa ja valmis väitöskirjatiedosto on toimitettu meille kirjastoon, huolehdimme verkkojulkaisemisesta.

Muutama ekstravinkki tulevalle tohtorille

Väitöskirjaprosessi ja etenkin sen loppuvaiheet ovat usein kiireistä aikaa väittelijälle. Tässä muutama vinkki kirjastolta tulevalle tohtorille:

• Kamusta löydät kattavat ohjeet väitöskirjoista. Jokaisella tiedekunnalla on omat ohjeensa, josta löydät mm. ohjeet väitöskirjan painatuksesta ja julkaisemisesta. Ohjeet kannattaa käydä läpi hyvissä ajoin.
• Artikkeliväitöskirjaa kirjoittaessasi ota huomioon artikkeleiden uudelleenjulkaisuluvat ja tekijänoikeutesi, kun valitset lehteä, jonne lähetät käsikirjoituksesi. Onko sinulla lupa liittää artikkeli osaksi väitöskirjaasi, sekä painettuun että verkkoversioon? Jos on, niin mikä versio sallitaan? CC-lisenssi on tässä hyvä valinta, sillä se itsessään antaa luvan uudelleenjulkaisulle.
• Väitöskirjan julkaisemisessa ole liikkeellä hyvissä ajoin ja ota yhteyttä sarjasi toimittajaan heti väittelyluvan saatuasi. Aikaa kuluu yllättävän paljon mahdolliseen oikolukuun, taittoon, painoon ja moneen muuhun.

The University of Eastern Finland has nine official publication series. Each faculty has its own dissertation series and report series. In addition, the university has an interdisciplinary General series. As a rule, doctoral dissertations at the University of Eastern Finland are published in the faculties’ dissertation series. The report series, in turn, provide a publication channel for items such as final project reports and other monographs. The university’s series are published electronically in the eRepo repository. This ensures long-term preservation and enables the use of persistent URN-based links. Other monographs produced at the University of Eastern Finland can also be deposited in eRepo for long-term preservation. Under the Act on the Provision of Digital Services, works published in eRepo must be technically accessible. This year, a major step forward has been taken in the series: it is now possible to select a Creative Commons (CC) licence for dissertations. We will discuss this in more detail in this blog post.

Further information about the series and accessibility is available on Intra (UEF login required).

University recommends CC License

In 2024, the University of Eastern Finland’s Open Science and Research Policy led to a recommendation on CC licensing for the university’s report series already in the same year. The CC licensing recommendation for dissertation series was completed in spring 2026. Dissertations more often than report series include, for example, images borrowed from elsewhere and original articles, which had to be taken into account in the guidance.
Together with the university’s Legal Affairs and Innovation Services, we prepared a CC licensing checklist to support the publication agreement, as well as guidance on how to indicate the licence in the work. The purpose of the checklist is to help doctoral researchers identify whether their dissertation contains images, diagrams, or other elements that should be excluded from the CC licence, and to check whether any openness-related conditions apply to the dissertation, for example from funders.

But what is a CC licence, exactly?

CC licensing is recommended and is already used in most articles produced by the university, but the question “what actually is it?” may well occur to many people.
Creative Commons is a copyright licence that gives others permission to use and share a work. A CC licence is used for openly published works, meaning that the work must be available to everyone without a separate fee. Copyright remains with the author of the work unless they have agreed otherwise, for example in a publishing agreement. When publishing in the University of Eastern Finland’s publication series, copyright is not transferred to the university but remains with the author.

There are six different CC licences, each with its own terms of use. What all the licences have in common is that the original author must always be credited when the work, or part of it, is reused either as such or as part of a new work. More information about the licences and their terms of use is available on the Creative Commons website and on the UEF Intra (UEF login required).

Licensed material is easier to reuse, as separate permission does not need to be requested from the copyright holder, provided that the terms of the licence are followed. Licensing can therefore have a positive impact on, for example, the dissemination and visibility of the work. Many research funders also require outputs produced with their funding to be published under a CC licence.

Although the opportunities offered by licensing are mainly positive, when planning to license a work it is important to consider how you want your work to be used. For example, is commercial use permitted, or should it be excluded from reuse? Is there a justified reason why the work should not be licensed at all? It is also worth remembering that CC licensing cannot be revoked.
If you are unsure which CC licence would be most suitable for your work, you can use, for example, the tool developed by Creative Commons.

How to license a work in a University of Eastern Finland publication series?

CC licensing in the university’s publication series is easy and free of charge. Once you have decided to license your work and chosen a suitable licence, the licensing is agreed on in the publication agreement or, in the case of doctoral dissertations, in an appendix to the publication agreement (a checklist). Start by discussing the matter with the editor of the publication series, and then select your preferred licence in the contract or its appendix. The CC licence must be clearly indicated at the beginning of the work. You can either use the ready-made text templates or agree with the series editor on an alternative way of marking the CC licence. If the work contains parts that cannot be licensed, such as images or diagrams, clearly exclude them from the licence in the caption. Once the publication agreement has been drawn up and signed by the author, the series editor and a representative of the library’s publication services, and the finalised dissertation file has been delivered to us at the library, we will take care of publishing it online.

A few tips from the library for doctoral candidates

The doctoral process, and especially its final stages, is often a busy time for the candidate. Here are a few tips from the library for future doctors:

• You will find comprehensive instructions on doctoral dissertations in Kamu. Each faculty has its own instructions, including guidance on the printing and publishing of dissertations. It is a good idea to go through the instructions well in advance.
• When writing an article-based dissertation, remember to consider the republication permissions and your copyright when choosing the journal to which you submit your manuscript. Do you have permission to include the article as part of your dissertation, in both the printed and online versions? If so, which version is allowed? A CC licence is a good choice here, as it grants permission for republication by itself.
• When it comes to publishing your dissertation, get started well in advance and contact the editor of your series as soon as you have been granted permission to defend your dissertation. A surprising amount of time is spent on possible proofreading, layout, printing and many other stages.

Heta Mikkonen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services