Tietokannassa yksittäinen tietue koostuu kentistä. Julkaisutietokantoihin tallennetaan tietoja sekä julkaisun aiheesta, että siitä, missä ja milloin julkaisu on ilmestynyt.
Otsikko- ja Asiasanakentistä (Title & subject) hakeminen aiheenmukaisessa haussa antaa kaikista tarkimman tuloksen. Kumpikin kenttä sisältää sanoja, jotka ovat keskeisiä myös julkaisun sisällössä. Hakusanojen kohdistaminen näihin kenttiin on erityisen hyödyllistä silloin, kun haussa muutoin tulee paljon ja/tai epätarkkoja tuloksia.
Tiivistelmässä (Abstract) esiintyvä sana voi olla keskeinen koko sisällön kannalta tai sitten ei – paljon riippuu hakuaiheesta. Tällöin useampien hakusanojen käyttö auttaa tarkentamaan aihetta.
Kokotekstistä tai julkaisun kaikista tiedoista (FullText & All Fields) hakeminen on tarpeellista ainakin silloin, kun hakuaihe (ja -termi) on hyvin harvinainen.
Hakukenttien käyttö, esimerkki UEF-Finnasta:
