Monitilatyöympäristöön muuttaminen merkitsee myös mielentilan muutosta.

Itä-Suomen yliopiston koulutus- ja kehittämispalvelu Aducate muutti uusiin monitoimitiloihin lähes vuosi sitten, joten on sopiva hetki tuumailla muutokseen liittyviä kokemuksia ja havaintoja. Tavaroiden muuton jälkeen on ollut vuorossa oman työn ja yhteispelin muotoileminen uusiin tiloihin. Olemme hakeneet itselle sopivaa yksilöllistä työskentelytapaa uudessa ympäristössä, minäkin ajattelin kokeilevani jokaista mahdollista työpistettä puolen vuoden sisällä. Huomasin kuitenkin sen olevan haastavaa, sillä laskin että meillä on yli 100 tuolia istahdettavaksi. Oivalsin että tilojen toiminnallisuuden ohella on erittäin tärkeää käsitellä myös sosiaalisen ja psyykkisen työympäristön muutosta. Muutto ei pääty tavaroiden sisään kantamiseen vaan jatkuu yhteistyön tapojen muotoiluna ja yksilön mielensisäisinä prosesseina. Tila muuttaa myös työntekemisen kulttuuria, kuten työkaveri Seija oivalsi:

”Nyt on harjoiteltu sitä, miten monitilaympäristössä voidaan tehdä tuttuja töitä toisin. Mutta näyttää siltä, että siinä kohdassa isoin selätettävä ei olekaan uusi tilaratkaisu, vaan se että uusissa tiloissa tehdään töitä vanhalla tavalla. Siitä syntyy se kitka, mitä edelleen podetaan. Toisin sanoen: näihin tiloihin pitääkin työ tuunata erilaiseksi kuin se oli vuosikausitiloissa. Olen samaa mieltä siitä, että nyt pitäisi vaan puhua, puhua ja puhua, jotta mikään ei jäisi käsittelemättä ja mielet olisivat avoimia uudenlaiseen työn muotoutumiseen.” 

Mistä olisi hyvä puhua? Kaikesta mahdollisesta – työpöytien ja tuolien järjestämisestä, säilytystiloista, roskakorin paikasta, tilavarausten pelisäännöistä ja viime kädessä arvopäivityksistä ja arjen työhyveistä. Miten yksityisyys ja oman tilan tarve otetaan huomioon, millaisia mahdollisuuksia yhteiseen ideointiin? Missä voi puhua, missä on voitava keskittyä hiljaiseen työhön, mihin voi vetäytyä? Onko taukoliikunnalle tilaa ja välineitä?

On tärkeää luoda edellytykset keskittymistä vaativien töiden tekemiseen ja ehkäistä keskeytyksiä. Toisin sanon varmistaa työrauha. Työn intensiivistyminen merkitsee kasvavia vaatimuksia keskittymiselle. Tiedämme että keskeytykset häiritsevät eniten juuri pitkäkestoista, intensiivistä keskittymistä edellyttäviä tehtäviä. Keskeytykset haukkaavat ajan ohella myös ison palan psyykkistä energiaa, joka tarvitaan ajatusten palauttamiseen ja voi toisaalta merkitä henkisen prosessin uudelleen aloittamista. Henkisen työn tallentaminen ja palauttaminen ei ole yhtä helppoa kuin tiedostojen muokkaaminen. Henkisiä varmuuskopioita ei juuri ole.

Asiakastyössä myös tietosuojan varmistaminen on tärkeää: vastaanottotilojen äänieristys ja näkösuoja korostuvat sitä enemmän, mitä luottamuksellisimpia asioita käsitellään, kuten esimerkiksi ohjaus- tai terapiatyössä tapahtuu. Tietosuoja voi vaarantua myös siten, että monitoimitilassa tietokoneen ruudulla on näkyvissä henkilökohtaisia tietoja työntekijän niitä käsitellessä tai siten, että avotilassa alkanut puhelinkeskustelu kantautuu sivullisille.

Monitilatoimisto ei ole avokonttori – mistä monitilatyöympäristön konsepti syntyi?

Yleensä työympäristöjen muutostrendien ajureina on muuttuvan työn tarpeisiin vastaaminen. Monitilatoimisto on tietotyön murrokseen liittyvä, alun perin monipaikkaisen ja liikkuvan tietotyön tarpeisiin kehitetty tilakonsepti, jolla on pyritty ratkaisemaan perinteisten avotoimistojen ongelmia. Muunneltavassa modernissa monitilatoimistossa on tarjolla erilaisiin työtehtäviin soveltuvia tiloja: rauhallisia tiloja keskittymistä vaativille töille, hiljaisia vetäytymistiloja, asiakastiloja, yhteistyöhön ja neuvotteluihin soveltuvia tiloja sekä erilaisia julkisia kohtaamispaikkoja. Tilat ovat usein nimeämättömiä, jolloin työtiloja varataan päivittäisten työtehtävien mukaan. Tämä näyttää toimivan silloin, kun tiloja on riittävästi ja henkilöstöä on työmatkoilla, etätyössä tai muuten poissa työpaikalta. Tämä on mielentilan muutto ”minun huoneesta meidän taloon”. Yhteisöllisyyttä korostaviin tiloihin voidaan rakentaa kodinomaisuutta vaikkapa työolohuoneeksi nimetyn yhteistilan tai yhteisten taukoaskareiden ja liikunnan kautta.

Tilamuutos tulisi lähteä työn ja asiakkaiden tarpeista käsin.

Erilaisten toimitilavirtausten riskinä on konseptien kritiikitön kopiointi sellaisiinkin työympäristöihin, joissa jokin muu vaihtoehto olisi sopivampi. Rauhallisia yksilötyöhuoneita tarvitaan edelleen, jos työ edellyttää jatkuvaa keskittymistä. Vastaavasti yksilöpainotteista vastaanottotyötä tekevässä organisaatiossa on viisainta varmistaa rauhallisten, asiakkaan tietosuojan ja yksityisyyden takaavien tilojen riittävyys. Jatkuvaa asiakastyötä tekeviä työntekijöitä ei pitäisi juoksuttaa toimitiloissa kulloinkin vapaana olevaa työtilaa etsimässä, vaan varata heille nimettyjä pysyviä tiloja. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tilaa hallinnoi yksi työntekijä kerrallaan. Jos tilojen käyttöastetta halutaan nostaa ja käyttöä tehostaa, niin silloin kannattaa harkita työvuorojen porrastamista asiakaskysynnän mukaan.

Työtilojen omistaminen ja kunnossapitäminen on koko ajan kalliimpaa, siksi monilla työpaikoilla pyritään hillitsemään tilakustannuksia. Seinät maksavat, jolloin niiden kustannuksissa pyritään säästämään. Muuntuvien monitilatoimistojen rakentaminen tulisi kuitenkin lähteä ensisijaisesti työn tarpeista käsin, tulevaisuutta ennakoiden eikä ainakaan ensisijaisesti säästösyistä.

Työtilat säätelevät hyvinvointia – hyvinvoiva työyhteisö tekee parhaat tulokset.

Työtila vaikuttaa suoraan ihmisten terveyteen, hyvinvointiin ja työsuoritukseen. Virpi Ruohomäki työtovereineen kehitti työtilojen suunnitteluun henkilöstön hyvinvointia edistävän lähestymistavan, joka pohjautuu sosiotekniseen systeemisuunnitteluun, oppivan organisaation teorioihin, positiiviseen työpsykologiaan sekä työympäristön hyvinvointi- ja työsuoritusvaikutusten tutkimuksiin. Hyvinvointia edistävä työtila on terveellinen, turvallinen ja esteetön. Se tukee työprosessien sujuvuutta, on hallittava ja kunnioittaa henkilökohtaista tilantarvetta. Hyvä työtila antaa mahdollisuuden työrauhaan ja yksityisyyteen ja tarjoaa valinnan mahdollisuuksia. Se edistää vuorovaikutusta, yhteistyötä ja yhdessä oppimista. Käyttäjälähtöinen ja osallistava tilasuunnittelu vastaa parhaiten muuttuvan, hyvinvointia tukevan työn vaatimuksiin.

Tässä joitakin erityisesti tilojen suunnitteluvaiheeseen liittyviä kysymyksiä: 

• Miten työn toiminnallinen sujuvuus varmistetaan uusissa tiloissa?
• Miten vuorovaikutus, yhteispeli ja yhteisoppiminen rakentuvat?
• Miten työrauha varmistetaan?
• Entä pitkäkestoiseen intensiiviseen työhön keskittyminen?
• Millaisia mahdollisuuksia on yksityisyyteen ja oman tilaan?
• Millaisia edellytyksiä on luottamuksellisiin asiakastapaamisiin?
• Toimiiko ergonomisuus ja esteettömyys?

Sirolan, Ruohomäen ja Lehtisen v. 2017 julkaistussa tutkimuksessa tarkasteltiin yliopistohenkilöstön kokemuksia uudistuneesta työympäristöstä. Monitilatoimistoon siirtymisen koettiin parantaneen yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta sekä lisänneen viihtyisyyttä ja tilatehokkuutta. Tulokset vastasivat pitkälti aiempia tutkimustuloksia, joissa monitilatoimistojen myönteisinä puolina on tunnistettu tiedonkulun ja vuorovaikutuksen helppous, yhteisöllisyyden parantuminen sekä tilojen mukavuus ja tyylikkyys. Sen sijaan psykologisia ulottuvuuksia arvioitiin kriittisemmin. Keskeinen kehittämiskohde oli työrauhan parantaminen kuten monissa aiemmissa tutkimuksissa on osoitettu. Sirolan ym. tutkimukseen osallistuneista kolmannes arvioi tilojen tukevan heikosti yksilötehtäviä. Lähes kaksi kolmannesta vastaajista arvioi, että siirtyminen rauhallisempaan paikkaan työskentelemään ei ollut helppoa. Keskittymisen häiriötekijöinä olivat riittämätön äänieristys vetäytymistiloissa, puheäänet läheisissä työpisteissä ja näkökentän liikehavainnot. Tilaratkaisuja suunniteltaessa on em. tutkimukseen mukaan kiinnitettävä erityistä huomiota työrauhaa lisääviin tekijöihin, joilla voidaan tukea työsuoritusta ja jaksamista sekä välttää avoimissa tiloissa mahdollisesti herkemmin syntyviä konflikteja.

Sirolan ym. tutkimuksen tulokset vahvistivat aiempia tutkimustuloksia, joiden mukaan avoin työympäristö vetäytymistiloineen ei tukenut keskittymistä vaativaa akateemista työtä yhtä hyvin kuin huoneratkaisu, josta oli pääsy yhteisiin vuorovaikutuksellisiin tiloihin. Tulosten perusteella myös yksilötyöhuoneiden mahdollisuutta osana uudenlaisia monitilaratkaisuja tulisi harkita intensiivistä ja pitkäjänteistä keskittymistä vaativissa työtehtävissä. Tutkijoiden mukaan tulos saattoi heijastaa neuvottelu- ja vetäytymistilojen riittävyyteen ja saavutettavuuteen sekä niiden äänieristykseen liittyviin puutteisiin kohdistettua kritiikkiä.

Merkittävä osa vastaajista koki myös, ettei tilojen toimivuutta parannettu henkilöstöltä saadun palautteen mukaisesti. Myös useiden muiden tutkijoiden mukaan on yleistä, että työympäristön kehittämisprosessi päätetään liian aikaisin heti käyttäjien muutettua uusiin työtiloihin. Tilojen alkuvaiheen käyttökokemusta voitaisiin hyödyntää tilojen kehittämiseksi ja siten välttää hankalasti korjattavia valuvikoja. Monitilatoimisto ei yksistään paranna työn sujumista. Lisäksi tarvitaan tilavalintojen vapautta tukevaa tietoteknologiaa. Myös työn tekemisen tapoja on uusittava, sillä aiemmin omissa huoneissa toimivia työtapoja ei sellaisinaan siirtää monitilatoimistoon. Työtapojen uusintaminen onkin yhteisöllisiin suhtautumistapoihin sekä yksilön mielentiloihin ja tunteisiin syvälle ulottuva prosessi, jolle on annettava riittävästi aikaa. Tarvitaan paljon vuoropuhelua yhteistyön ja toiminnan organisoitumisesta uusissa tiloissa.  Uuden työkulttuurin tärkeitä tekijöitä ovat lisäksi osallistava, myös muuttopäivän jälkeen jatkuva tila- ja käyttösuunnittelu ja yhteisesti sovitut pelisäännöt, jotka ohjaavat toimimaan uusissa tiloissa.  

Pauli Kallio

Työn ja organisaatioiden erikoispsykologi, PsT

Itä- Suomen yliopisto, Koulutus- ja kehittämispalvelu Aducate

Lähteitä & luettavaa:

Bakke, J.W. (2007) A Nordic guide to workplace design (DEKAR). Oslo, Nordic Innovation Center. http://norden.diva-portal.org/smash/get/diva2:707118/FULLTEXT01.pdf. Luettu 6.3.2020.

Haapamäki, J., Hietanen, P., Mikkonen, V., Nenonen, S…. Vuorela, M. (2011). Käyttäjälähtöiset tilat. uutta ajattelua tilojen suunnitteluun. Helsinki: Tekesin julkaisu 12/2011.

Ruohomäki, V., Lahtinen, M., Joutsiniemi, A., Tuominen, P. & Airaksinen, M. (2015b). Human & Green toimintamalli sisäympäristöjen kehittämiseen. SIY-raportti, 33 (s- 155-160). Aalto yliopisto ja Sisäilmayhdistys.

Sirola, P., Ruohomäki, V. & Lahtinen, M. (2017) Yliopiston henkilöstön työn sisällöt ja kokemukset uudistuneesta työympäristöstä. Psykologia 52 (01) 2017.