Tulokselliset työtavat vai neljä kättä?
Suurin osa meistä suunnittelee mihin aikansa laittaa ja kuinka tavoitteensa saavuttaisi. Kuitenkin lähes 60% ihmisistä kärsii jatkuvasti tunteesta, ettei ehdi tehdä työpäivän aikana kaikkea sitä mitä pitäisi. Tuntuu, että pitäisi olla vähintään neljä kättä. Lisäksi työuupumus lisääntyy jatkuvasti. Nyt kouluista valmistuu jo ihmisiä, jotka pelkäävät uupuvansa ennen 30. ikävuottaan. Suomalaisessa tutkimuksessa todettiin että neljännes työkyvystä huolestunut alle 40-vuotias piti nykyisen työn sisällöttömyyttä suurimpana uhkana työkyvylleen. Lisäksi työn mielekkäällä sisällöllä oli näille ihmisille suurempi merkitys kuin työyhteisöllä. Työn sisältö muuttuu jatkuvasti ja työmme vaatii parempaa psyykkistä toimintakykyä kuin 20 vuotta sitten. Tietotyö on informaation käsittelyä ja tapahtuu entistä enemmän vuorovaikutuksessa toisten ihmisten kanssa.
Tuloksellista tietotyötä?
Tietotyöläisen keskeinen tehtävä on ajatella
Tietotyöläisen tuloksellisuus perustuu siihen, kuinka hyvin hän pystyy ja kykenee hyödyntämään ajatteluaan. Ajatustyötä hankaloittavat kuitenkin mm. rasittavat keskeytykset, informaatiotulva, stressi, useat samanaikaiset työtehtävät, tekemättömät työt, aikapaine sekä unen ja levon puute. Ajattelun tehokkuuteen vaikuttavat työtavat ja ajattelun tavat. Näin ollen voidaan yleistäen tiivistää, että tietotyöläisen tehokkuuden ja laadullaan ajattelun mahdollistavat tulokselliset ajattelutavat sekä toiminta- ja elintavat.
Tulevaisuuden työlle on leimallista toimintaympäristön muutosvauhdin kiihtyminen ja kognitiivisen ei-rutiininomaisen työn lisääntyminen. Tämä edellyttää tietotyöläisen työtapojen kehittämistä ja muuttamista sekä erityisesti jatkuvaa oppimista. Jos tietotyötä tehdään tulevaisuudessa samalla tavalla kuin nyt, niin saadaan samoja (60% ihmisistä kärsii jatkuvasti tunteesta, ettei ehdi tehdä työpäivän aikana kaikkea sitä mitä pitäisi ) tai huonompia tuloksia. ”Näin on aina tehty” ajattelu tavan voi siis unohtaa. Tilalle tarvitaan jotain uutta. Mitä asialle voisimme tehdä?
Vanhat työtavat eivät sovi muuttuvaan työhön?
Tarvitsemme uusia kokeiluja
Me tarvitsemme kokeilukulttuuria joka tukee tietotyötä. Työtavat ovat toimintatapoja, automaattisia toimintatapoja. Jopa 90% toiminnastamme perustuu automaattisiin toimintatapoihin. Tämän takia me ihmiset olemme äärimmäisen tehokkaita. Mutta nyt voi olla, että muutosvauhti ajaa omaksumiemme toimintatapojen yli ja ohi. Omaksumamme tavat tehdä tietotyötä eivät yksinkertaisesti enää riitä. Tästä syntyy riittämättömyyden tunne, ja se ahdistaa. Tarvitsemme uusia tapoja tehdä tietotyötä.
Entäs jos tietotyöläisen toimintatapoja kehitettäisiin siten, että ne vastaisivat vielä paremmin nykyistä työelämää? Entä jos osaisimme sanoa ei kiireelle, taklata yllättävät tilanteet ja keskeytykset, osaisimme keskittyä vielä paremmin sekä suunnitella töitämme siten, että ne kaikista tärkeimmät asiat tulisi tehdyksi – olisiko työn tekeminen mielekkäämpää ja kokisimmeko saavamme enemmän aikaan? Ehkä.
Tarvitsemme tuloksellisen tietotyön työtapoja
Talvella 2015-16 valmensimme yli 10 ryhmää tuloksellisen tietotyön työtapoihin. Osallistujat kokeilivat ajanhallinnan ja itsensä johtamisen menetelmiä, haitallisten keskeytyksien vähentämistä, keskittymiskyvyn parantamista sekä erilaisia tapoja toteuttaa kokouksia ja tapaamisia. Tässä muutama kommentti valmennuksiin osallistuneilta:
”rauhallisempaa porukkaa ja tässä hetkessä olevia”,
”pitempi pinna”,
”keskittyminen olennaiseen parempi”,
”menetelmät tarjoavat tavan huoltaa aivoja ja palauttaa keskittymiskyky”
”kiireen hallitsee paremmin”,
”kaikkea ei tarvitse myydä, esim. lakisääteisiä ruokataukoja”
”palavereissa keskitytään nyt palavereihin, ei vilkuilla kännykkään”
”ahaa elämyksiä”
”kokouksessa ei kannata käydä kahvinjuonnissa”
Osallistujat kokivat, että eivät enää olleet ”virran vietävinä”, vaan he itse päättivät keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Yksi keskittymisharjoituksia kokeillut totesi, että ”aamuiset harjoitukset pelastavat – uskon, että ne ovat pelastaneet minut kahdelta hirvikolarilta”. Keskittymisharjoituksia sisällytettiin työpaikan nykyisiin käytänteisiin kuten taukojumppaan.
Toivomme asiakkaillemme uusia työskentelytapoja ja siten kokemusta mielekkäästä työn tekemistä. Tarkoituksena on, että asiakkaamme kokevat vähemmän häiritseviä keskeytyksiä, osaavat keskittyä vielä paremmin, osaavat käyttää erilaisia menetelmiä ja tekniikoita työnsä aikatauluttamiseksi, suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi.
Ja erityisesti, toivomme tunnetta hallinnasta ja aikaansaamisesta.
Kirjoittaja:
Arttu Puhakka // arttu.puhakka@uef.fi @arttucoach, arttupuhakka.com
Tuloksellisen tietotyön menetelmistä lisää Kokeilukirjassa, jonka kirjoittivat Arttu Puhakka ja Petteri Kallio.