Juhana Torkki: Kiireisen viestijän kaava

”Mikään yhtiö, varsinkaan globaali suuryritys, ei toimi ilman kunnollisia prosesseja. Vaikka yhtiössä olisi kuinka loistavia ja älykkäitä ihmisiä, tarvitaan prosesseja”, toteaa Jorma Ollila tuoreissa muistelmissaan.

Aamen. Ollilan kanssa en voisi olla enemmän samaa mieltä. Sanon näin, vaikka olen esiintymistaidon kouluttaja, en insinöörimäisen tuotantoprosessin johtaja. Prosesseista riippuu paitsi se, millaista kapulaa liukuhihna pukkaa, myös se, millaisen puheen toimitusjohtaja pitää yhtiökokouksessa. Prosessit ratkaisevat myös viestinnän laadun. Uskokaa tai älkää.

Kun aloitin esiintymistaidon kouluttajana vuonna 2006, ensi alkuun kiersin yrityksissä kertomassa hiukan naiivisti, millainen on täydellinen, kuulijat mukaan tempaava, hurmaava ja vaikuttava puhe. Ajattelin kai jotenkin alitajuisesti, että kunhan ihmiset tietävät, millainen on hyvä puhe, he alkavat myös automaattisesti pitää sellaisia. Olinhan kirjoittanut kirjan Puhevalta, jossa erittelin vakuuttavasti hyvän puheen ainesosat, ja uskoin totisesti tietäväni, mitä hyvässä puheessa pitää olla.

En tullut ajatelleeksi, että ehkä tieto päämäärästä ei vielä riitä. Ehkä pitäisi myös tietää, miten sinne päästään.

Vuosien mittaan olen huomannut, että asiakkaani tarvitsevat hyvin konkreettista ja käytännönläheistä ohjausta siinä, miten hyvä puhe syntyy.

Ensimmäinen ongelma, joka riivaa useimpia organisaatioita, on kiire. Kiire ei ole merkki urhoollisesta ja uhrautuvasta aikaresurssin käytöstä. Useimmiten se on merkki huonosta organisoinnista. Annan esimerkin.

Olin hiljakkoin eräässä yrityksessä, jossa järjestettiin omalle henkilöstölle seminaari. Siihen osallistui 65 ihmistä. Tilaisuuden piti päättyä klo 12, mutta kuten tavallista on, aikataulusta lipsuttiin, niin että väki pääsi poistumaan vasta klo 12.15.

Tein jälkeenpäin muutamia laskelmia. 65 x 15 minuuttia tekee liki tuhat minuuttia, mikä on hiukan yli 16 tuntia. Tämä tarkoittaa, että viattoman tuntuinen viivästys tuhlasi yli kaksi päivää inhimillistä työaikaa!

Mielenkiintoiseksi asian tekee se, että kun valmensin esiintyjiä kyseiseen seminaariin, he valittelivat kovaa kiirettään. He eivät kerenneet valmistaa puheenvuorojaan suosittamassani aikataulussa.

Eikös tässä ole ihan klassinen noidankehä? Ajatellaanpa äsken mainitun seminaarin kuulijoita, jotka edustavat samaa kiireen riivaamaa organisaatiota. Nyt heiltä varastettiin aikaa. Ehkäpä he ajautuvat tuleviin töihinsä huonommin valmistautuneina. Nyt he pitävät vuorostaan omille kuulijoilleen puheita, jotka ovat sekavia, ylittävät aikansa jne., jolloin ongelma taas moninkertaistuu.

(Huom! Aikataulun ylittyminen vartilla on vain osa ongelmaa. Usein kiireellä valmistellut puheenvuorot ovat myös sisällöltään sekavia, minkä takia kuulija joutuu jatkamaan ajatustyötä seminaarin päätyttyä, selventämään itse itselleen hämäryydet. Tämä on poissa ajasta, jonka hän voisi käyttää valmistautuakseen hyvin omiin tuleviin töihinsä jne. Jos 65 ihmistä joutuu kukin prosessoimaan puoli tuntia seminaarin epäselviä esityksiä, se tekee yli 32 tuntia lisää menetettyä työaikaa – eli yhteensä jo yli työviikon.)

***

Yllä olevan ongelman vuoksi olen kehittänyt puheiden valmistamiseen mallin, joka käyttää aikaa erityisen tehokkaasti. Se on eräänlainen kiireisen viestijän kaava.

Tyypillisin suunnittelematon kiireisen viestijän kaava on, että puheen valmistamisen paniikki alkaa viimeisenä iltana ennen esitystä: ”Ai niin, minulla on huomenna sekin puhe!”

Valvotaan pikkutunneille. Aikaa tuhrautuu. Ajatus kiertää kehää. Esityksestä tulee huono, tiedän sen itsekin, mutta kyllä minä tällä jotenkin selviän… olemme keskellä yllä kuvattua noidankehää.

Kehittämäni kiireisen viestijän kaava on tälle vaihtoehto. Se on yksinkertainen, se on maalaisjärkinen. Sen avulla voi valmistella erinomaisen esityksen niin, että valmistusprosessiin aikaa kuluu kaksi tuntia. Kaksi miellyttävää, hyvin järjestettyä tuntia, mukaviin kalenterinaikoihin, vailla paniikkia, niin että esityksestä tulee hyvä.

Kaksi tuntia, jotka ehkä säästävät 16 plus 32 tuntia koko organisaatiolta.

Olen nähnyt käytännössä tämän kaavan tekevän ihmeitä.

Tärkeintä on, miten käyttää tuon kahden tunnin ensimmäiset minuutit. ”Antakaa minulle kuusi tuntia aikaa kaataa puu”, veisteli Abraham Lincoln, ”niin käytän ensimmäisen tunnin siihen että teroitan kirveen”.

Toiseksi tärkeintä on, miten käyttää tuon kahden tunnin viimeiset minuutit. Kun luulet, että puheesi on valmis, se on ehkä 50-prosenttisesti valmis.

Kolmanneksi tärkeintä on, että noiden ensimmäisten ja viimeisten minuuttien väliin jää riittävästi aikaa, vähintään muutama päivä.

Pienenpienet tärkeät siirrot, muutama tarkka valinta, kohdillaan oleva rutiini. Siinä hyvän viestinnän salaisuus.

Prosessi ratkaisee, Ollila on oikeassa.

Kirjoittaja: Juhana Torkki on Tarinan valta, Puhevalta ja Neuvotteluvalta kirjojen kirjoittaja. Torkki kouluttaa Ikä3.0 hankkeen Future Leadership koulutuksessa syksyllä 2014 Joensuussa. Hanketta rahoittavat mm. Pohjois-Karjalan ELY-keskus ja Euroopan sosiaalirahasto.