Työpäivä kirjastossa 9: Kuvailijan päivät Helsingissä | Workday at the library 9: Cataloger days in Helsinki

Please, scroll down to read a summary in English.

Tämä teksti kuuluu kirjoitussarjaan, jossa Itä-Suomen yliopiston kirjaston työntekijät kertovat tavallisesta työpäivästään. Sarjan tarkoituksena on havainnollistaa nykypäivän tieteellisten kirjastojen erilaisia tehtäviä ja vastuita.

Hei te innokkaat blogin lukijat! Olen Katja, työskentelen Itä-Suomen yliopiston kirjastossa tietoasiantuntijana ja vastaan erityisesti kirjamuotoisen aineiston kuvailutyöstä ja metadatasta. Bibliografisen kuvailun, jota luetteloinniksikin kutsutaan, lisäksi teen jonkin verran sisällönkuvailua sekä kaikenlaisia korjauksia kirjaston tietokanta UEF-Primoon. Käytännössä kuvailutyö tarkoittaa sitä, että aineiston meta- ja sijaintitiedot tallennetaan kirjaston tietokantaan, jolloin aineistot ovat asiakkaiden löydettävissä ja käytössä. Metadatan tallentamiseen liittyvät konventiot perustuvat puolestaan sovittuun kuvailuformaattiin ja -sääntöihin. Työhöni kuuluu myös pitää huolta siitä, että kirjastomme kuvailutyötä tekevät pysyvät ajan tasalla kuvailusäännöistä. Mutta onko tässä ajassa vielä järkeä puhua kuvailutyön merkityksestä, kun tietoa on saatavilla enemmän kuin eilen ja vähemmän kuin huomenna? Sukellapa hetkeksi kanssani kuvailumaailmaan, josko ajatus siitä kirkastuisi. Tällä kertaa luvassa on astetta erilaisempi kuvailijan arki, sillä tämä kirjoitus perustuu pitkälti muutamaan syyskuiseen työpäivääni Helsingissä.

Tällä hetkellä Suomessa kirjastoaineiston bibliografinen kuvailu perustuu kansainväliseen MARC 21 -formaattiin niiden kirjastojen osalta, jotka ovat sitoutuneet ylläpitämään yhteistä metatietovaranto Melindaa. Kuvailusäännöt tulevat RDA-kuvailuohjeista (RDA = Resource Description and Access). Juuri nyt kansainvälisesti ja kansallisesti otetaan kehitysaskeleita, jotka vaikuttavat kuvailutyön lähitulevaisuuteen merkittävästi: puhumme vakavasti kuvailuformaatin vaihtamisesta ja MARC 21 -elämän taakse jättämisestä. No, todellisuus on vähemmän dramaattisempaa. Kirjastoalaa seuraavat ehkä tunnistavat puheen MARCin kuolemasta jo pidemmän ajan takaa ja tunnustettava onkin, ettei tilanne ole uusi. Mutta aivan viime vuosina askeleita uuden formaatin käyttöön on otettu kansainvälisesti tiheämmin ja Suomessakin vaihtoehtoja on tutkittu Kansalliskirjastossa jo pidemmän aikaa. Ratkaisevaksi uudistajaksi on noussut vuosien saatossa BIBFRAME (Bibliographic Framework) -tietomalli, jota pidetään yleisesti MARC 21 -formaatin korvaajana. Kansalliskirjasto on kehittänyt BIBFRAMEa suomalaiseen kuvailuympäristöön sopivaksi tietomalliksi tänä vuonna päättyvässä LKD- eli linkitetty kirjastodata -projektissaan. Lähtökohtana on säilyttää RDA-kuvailusäännöt myös BIBFRAME-ympäristössä. Tästä pääsemmekin itse asiaan eli siihen, miten kuvailijakin pääsee joskus nostamaan katseensa aineistosta ihmisiin.

Osallistuin kansainväliseen, järjestyksessään kahdeksanteen, BIBFRAME Workshop in Europe -tilaisuuteen Helsingissä 17.-18.9.2024. Materiaalit ja tallenteet ovat kaikkien katsottavissa workshopin sivuilla, mutta halusin koota blogiin hieman yleistä yhteenvetoa kuvailutyöstä ja sen tulevaisuudesta.

Kuvailutyön kehittyminen

Meillä Itä-Suomen yliopiston kirjastossa on kirjastojärjestelmänä Ex Libriksen tuottama Alma. Workshopissa oli muutama puheenvuoro, joissa tuotiin esiin Alman kehittämistä BIBFRAME-yhteensopivaksi sekä tulevaisuuden kehitysaskeleita. Jo nyt Almassa voi tarkastella MARC 21 -muotoista metadataa BIBFRAME-muotoisena, mutta itse tietueen editoiminen ei ole toistaiseksi mahdollista Alman omassa ympäristössä. Jotta BIBFRAME-mallia voidaan tuottaa Almassa aktiivisesti, täytyy tietueet käsitellä tällä hetkellä erillisessä editorissa, josta ne viedään Almaan. Järkevin ja taloudellisin ratkaisu toki olisi, että kahden päällekkäisen kuvailuympäristön sijaan voitaisiin tukea vain toista ja vanhat tietueet konvertoitaisiin uuteen malliin. Tällaista päällekkäistä metadatan tallennustyötä emme vielä tee, mutta teoriassa se olisi meidänkin kirjastossamme jo nyt mahdollista. Koska kirjastomme on mukana kansallisessa Melinda-yhteistyössä, täytyy toki meidänkin järjestelmämme kehitysaskeleet sovitella kansallisen yhteistyön kanssa samaan tahtiin.

Yksi BIBFRAME-yhteistyön merkittävimmistä kirjastoista on Yhdysvaltojen Kongressin kirjasto. Workshopin avauspuheenvuorossa kuulimme Kongressin kirjaston näkemyksiä ja kokemuksia BIBFRAME-malliin siirtymisestä. Kongressin kirjasto on nimittäin kaikessa hiljaisuudessa aloittanut BIBFRAME-kuvailun elokuussa 2024 tuotantokantaansa, pienemmällä kuvailijaporukalla tosin ja MARC 21 -formaatin rinnalla. Tieto on eräänlainen merkkipaalu kirjastoille: jos Kongressin kirjaston kokoinen instituutio pystyy kääntämään, vaikkakin hitaasti, kuvailukäytäntönsä uuteen formaattiin, se ei ole mahdotonta muillekaan. Kirjastojen on uusiuduttava ja seurattava aikaa myös kuvailukäytänteiden ja -formaatin kohdalla.

Workshopin yksittäisissä puheenvuoroissa nousivat esiin kirjastojen kokeilut BIBFRAME-ympäristössä. Kirjastokohtaisesti suhdetta BIBFRAMEen tarkasteltiin eri lähtökohdista: mikä on nykyinen kirjastojärjestelmä, mitä metadataformaattia käytetään ja millaisin kuvailusäännöin aineistoa kuvaillaan kirjaston tietokantaan. Oli mielenkiintoista kuulla, millaisia kokeiluja kirjastot ovat käytännössä tehneet, kun MARC-muotoista dataa on konvertoitu BIBFRAME-muotoon ja kun kuvailua on opeteltu täysin uudella tavalla.

Kohti uutta

Erityisesti bibliografista kuvailua tekevät kirjastoammattilaiset ajattelevat kuvailutyötä usein juuri MARC-formaatin kautta. Monessa puheenvuorossa nousikin esiin kuvailijoiden osaaminen ja ajatusmaailman muuttaminen. Tällä hetkellä kirjastoaineiston metadata järjestetään aineistokohtaisissa tietueissa erisisältöisiin kenttiin, joita MARC 21 -formaatissa on periaatteessa käytettävissä satoja. BIBFRAMEssa kentät tavallaan puretaan ja järjestetään uudelleen käyttämällä suhteita ja linkityksiä. Konversiot MARC-pohjaisesta metadatasta BIBFRAMEEn (ja todennäköisesti hyvän aikaa vielä toisinkin päin) ovat välttämättömiä, jotta metadatan vaihtokelpoisuus säilyy, kirjastojen tietokantojen sisältämät tietueet voidaan näyttää asiakkaalle oikein ja kuvailutyötä voidaan jatkaa tietomallin muuttuessakin. Kuriositeettina voisi tässä yhteydessä mainita Ruotsin kansalliskirjaston, jonka kirjastojärjestelmä on BIBFRAME-pohjainen eikä MARC-pohjaista kuvailua tehdä enää ollenkaan – ratkaisu tehtiin periaatteessa päättämällä hetki x, jonka jälkeen ei enää tuotettu tai tuettu MARC-pohjaista kuvailua. Monissa puheenvuoroissa kuitenkin muistutettiin, ettei MARCista BIBFRAMEen siirtyminen ole vain kirjastojen tahtokysymys, vaan on otettava huomioon myös kustantajat sekä aineiston välittäjät ja heidän valmiutensa välittää kirjastoille sopivaa metadataa.

Pieni kevennys paneelikeskustelun aluksi: Mikä eläin BIBFRAME olisi? | Panellists want to know what animal BIBFRAME would be. Kuva | Photo: Katja Hyvärinen

Workshopin toiseen päivään painottuneissa paneelikeskusteluissa perattiin yleisemmin sitä, kuinka BIBFRAMEA tuotetaan erilaisissa editoreissa ja kuinka tietomallia ylipäänsä hyödynnetään. Keskustelua syntyi kahden eri kuvailuympäristön ylläpitämisestä, konversioista ja käytännön ratkaisuista. Ratkaisevaksi koettiin kuvailijoiden ajattelutavan muuttaminen, kouluttaminen ja järjestelmäratkaisujen tukeminen. Enkä olisi kuvailija, ellen muistaisi nostaa esiin keskustelua nykyisen kuvailuformaatin välimerkkisäännöistä! Vallankumouksellisimmat workshopin puhujat jopa ehdottivat, voisiko välimerkeistä nyt viimeinkin luopua – onko niillä mitään merkitystäkään BIBFRAME-ympäristössä, voisiko jo MARC-formaattia muuttaa siten, ettei välimerkkejä tallennettaisi? Entä voisiko datan elementtien erottamiseen käytettyjä välimerkkejä korvata jollain muulla tavalla tai jopa jättää merkitsemättä – miten sellaiset päätökset vaikuttaisivat datan siirtoon tietomallista toiseen? Toki näitä tilanteita kannattaa testata ja on testattukin, mutta keskustelun aiheuttama kiihkeys puhujissa ja yleisössä havainnollisti hyvin, millainen historian painolasti kuvailutyössä on.

Paneelikeskusteluihin tiivistettiin myös ajatukset siitä, ettei kirjastoaineiston kuvailu voi jämähtää vanhoihin käytänteisiin ja käyttöympäristöihin, nyt on aika siirtyä eteenpäin. BIBFRAMEn osalta olisi tärkeää myös ymmärtää asiakkaiden tarpeita, jotta hakuliittymää voidaan kehittää aidosti vastaamaan tiedonhakutarpeita. Paneelikeskusteluissa arvioitiin toimivia kuvailukäytäntöjä jatkossa, esimerkiksi sitä kuinka syvällisesti kuvailijan on tunnettava jatkossa BIBFRAME ja linkitetyn datan toiminnallisuus. Yleisöstä esitettiin myös ajatus siitä, etteivät kaikki kuvailijat ole muutosvastarintaisia: olennaista olisi tuoda esiin uuden tietomallin tuomat hyödyt sen sijaan että painotetaan, mitä konversioissa tai formaatin vaihdossa menetetään. Tekoäly toki nousi yhdeksi aiheeksi, mutta yllättävän vähän siitä lopulta puhuttiin. Tekoälyn käyttäminen tulevaisuudessa myös bibliografisen kuvailun apuvälineenä tulee varmastikin olemaan enemmän sääntö kuin poikkeus. Ihmiskuvailijan ammattitaidon roolia tekoälypohjaiset kuvailuratkaisut eivät kuitenkaan kokonaan poista, mahdollisesti jopa kasvattavat sitä.

Koko workshopin annista päällimmäiseksi jäi ajatus siitä, että BIBFRAMEen siirtyminen mahdollistaa ja edistää avoimen metadatan tallentamista. Niinpä aineistojen tietueisiin linkatun datan pitäisi olla myös linkitettyä avointa dataa, tämä tukisi erityisesti tieteellisten kirjastojen tehtävää avoimen tieteen edistäjinä. Datan ja metadatan kuvailu ei ole vain kirjastoaineiston ”yksinoikeus”, vaan ylipäänsä tehokkaaseen tiedonhallintaan liittyvät kokonaisuus.

Kuvailijan päiväni Helsingissä jatkuivat vielä torstain 19.9. ajan Kalasatamassa, Kirjastopalvelun tiloissa. Siellä järjestettiin Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän eli Kumean kokous. Työni puolesta olen saanut kuulua kyseiseen ryhmään jo vuodesta 2018. Ryhmä on kansallinen ja siihen kuuluu jäseniä eri kirjastosektoreilta sekä Kansalliskirjastosta. Tehtävämme on osallistua MARC 21 -formaatin sovellusohjeiden ylläpitoon ja toimia kirjastojen kuvailijoiden tukena, esimerkiksi kuvailukysymyksiin vastaamalla. Koko päivän kokouksessa keskityimme tällä kertaa lähinnä uudistuvan RDA:n linjaustarpeisiin. Palaankin tässä kohtaa vielä yleisempään ajatukseen siitä, miksi kuvailutyöstä pitäisi olla kiinnostunut ja miksi tarvitaan ymmärrystä ja osaamista myös jatkossa. Aihe puhututtaa sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Omalta osaltaan esimerkiksi BIBFRAME-workshop etsii ratkaisuja kuvailutyön kehittämiseen, koska kirjastojen on seurattava aikaa. Käytännön työssä esimerkiksi juuri Kumea-ryhmä pyrkii auttamaan kuvailijoita tallentamaan ja järjestämään metadataa niin, että tiedonhaku tuottaa relevantteja tuloksia. Kuvailutyöstä täytyy olla kiinnostunut, jotta kirjastot pystyvät jatkossakin lunastamaan roolin luotettavana tiedonhaun lähteenä.

Kuva | Photo: Elli Piirainen

Briefly in English

This text belongs to a series of blog posts in which the University of Eastern Finland Library staff describe their ordinary days at work. The intention of the series is to illustrate the different tasks and responsibilities involved in present day academic libraries.

Hello there, my name is Katja. I work as an information specialist in University of Eastern Finland Library, and I am responsible for cataloguing. Cataloguing, or bibliographic description, is the process of recording, verifying and correcting the metadata of the books in our library catalog, UEF-Primo. In this blog I concentrate on my “not so ordinary” working days in Helsinki and share some thoughts on the future of cataloguing.

I got the opportunity to participate in a conference called BIBFRAME workshop in Europe. This 8th annual workshop was held in Helsinki September 17-18. All materials are available on the conference’s website, but I would like to highlight some key points. The format and description rules we currently use are MARC 21 (Machine Readable Cataloguing) and RDA (Resource Description and Access). BIBFRAME (Bibliographic Framework) is a data model which is considered to be the future replacement of MARC 21. BIBFRAME is based on using linked data, and there is no need to use structured data fields like in MARC 21, so it promises lots of new opportunities for cataloging in the future. For the record it should be noted that the National Library of Finland also has its own Linked Library Data project which is planning a new data model for bibliographic description.

Participating the workshop was very fruitful. I got the opportunity to hear many real-life experiences on how to use BIBFRAME in cataloging and how to map the metadata from current metadata format to BIBFRAME. Our library system is called Alma, provided by Ex Libris, and there were also a few presentations on using the BIBFRAME data model in Alma. Cataloguing with MARC 21 has long traditions in libraries and it’s not very easy to change librarians’ minds to a different way of thinking – though even the Library of Congress has recently succeeded to change parts of their cataloging into BIBFRAME. A curiosity in this field is the National Library of Sweden, as they do not use MARC at all anymore! So, it was very interesting to hear real-life experiences, whether the libraries worked in Alma or other environments, because just like the workshop presentations and roundtable discussions demonstrated, libraries need to change. MARC 21 is dated format, and it doesn’t give many opportunities to use linked data. Here in Finland cataloguers are used to using RDA as the rules of describing metadata. That wouldn’t change even if we used BIBFRAME as our data model. But artificial intelligence, new ways of cataloging and linking data are clearly a part of the future of cataloging. That is why we still need professional cataloguers who understand the data model and cataloging rules, perhaps using AI as an assistant tool in cataloging. Moving towards open linked data and BIBFRAME enables and promotes the storage of open metadata with better search results.

My days in Helsinki ended on Thursday 19th when I participated in a Kumea meeting. Kumea is an acronym for a group of experts on descriptive metadata and we have participants from various libraries in Finland, including the National Library of Finland. I have been a member of Kumea since 2018. Our main task is to guide and give support to catalogers in Finnish libraries and lately we have been concentrating on RDA rules and make them clear for practical applications.

Overall, I think my “not so ordinary” working days in Helsinki offered me a lot food for thought. I may not change our ways of cataloguing quite yet, but I can certainly promote the new way of thinking to my colleagues. Libraries still have a significant role in providing realiable information retrieval.

Lisätietoa | More information:

BIBFRAME Workshop in Europe
Linkitetty kirjastodata -projekti | Linkeds Library Data project
Library of Congress BIBFRAME

Katja Hyvärinen, tietoasiantuntija | Information specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection services

Special thanks to Riku Lehtimäki for the English proofreading.